Tải bản đầy đủ (.ppt) (55 trang)

KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.55 MB, 55 trang )

Chương 2. Kỹ năng lập kế hoạch


2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KỸ NĂNG VÀ
KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH
Khái niệm Kỹ năng:
Kỹ năng (Skill)- là khả năng, năng lực
để thực hiện một nhiệm vụ với kết quả
được xác định thường xuyên trong một
khoảng thời gian nhất định


Khái niệm Kỹ năng lập kế hoạch
Kỹ năng lập kế hoạch là kỹ năng xây dựng các mục tiêu, lựa chọn
và tiến hành các chương trình hoạt động trong tương lai của một tổ
chức và xác định các nguồn lực, quyết định cách tốt nhất để thực
hiện các mục tiêu đã đề ra.


2.2. BẢN CHẤT, YÊU CẦU VÀ CÁC NHÂN TỐ TÁC ĐỘNG
ĐẾN LẬP KẾ HOẠCH
2.2.1. Bản chất của lập kế hoạch


Sự đóng góp của việc lập kế hoạch

vào việc thực hiện mục đích và các mục
tiêu của tổ chức:
Lập kế hoạch chỉ ra con đường đi
tới mục tiêu một cách chính xác.





Sự ưu tiên cho việc lập kế hoạch trong số các nhiệm vụ
của người quản lý:
- Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên của nhà quản lý
- Giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng quan về hệ thống, làm
việc chủ động, tự tin hơn.
- Lập kế hoạch là cơ sở để kiểm tra, đánh giá. Có nghĩa là
giữ cho các hoạt động theo đúng tiến trình bằng cách điều
chỉnh các sai lệch so với kế hoạch.


- Tính phổ biến của việc lập kế
hoạch:
Tất cả những người quản lý
đều phải lập kế hoạch từ chủ tịch
công ty tới người quản lý ở cấp
thấp nhất


2.2.2. Yêu cầu của lập kế hoạch
 Công tác lập kế hoạch phải được ưu tiên
đặc biệt
Phải luôn chủ động lập kế hoạch và tạo ra mơi
trường làm việc có kế hoạch trong tổ chức.
- Ưu tiên về mặt nhân lực
- Ưu tiên về mặt tài chính
- Ưu tiên về mặt thời gian
- Ưu tiên về mặt vật lực





Lập kế hoạch phải mang tính kế

thừa
- Giúp cho tổ chức xây dựng một
nền tảng vững chắc
- Sự phát triển của một tổ chức là
một q trình mang tính lịch sử mà
những người đi sau phải kế thừa
những ưu điểm của thế hệ đi trước


Lập kế hoạch phải mang tính
khách quan, dân chủ
- Mục tiêu phải được xây dựng
phù hợp với năng lực của tổ chức
- Để có được kế hoạch đúng
đắn, có tính khả thi và hiệu quả, quá
trình lập kế hoạch phải thực hiện
một cách dân chủ, khách quan
- Thời gian được xác định trong
kế hoạch phải phù hợp với những
chỉ tiêu và các giải pháp đưa ra


Lập kế hoạch phải mang tính khả
thi, hiệu quả

- Kế hoạch phải mang tính
thực tế.
- Kế hoạch phải gắn với những
chỉ tiêu đúng đắn phải thực hiện,
những cách thức tối ưu để đạt tới,
gắn liền với những con người được
phân công phù hợp, đồng thời phải
gắn với những điều kiện về cơ sở
vật chất - kỹ thuật và tài chính xác
định


- Một kế hoạch được coi là
hiệu quả khi nó được thực thi
một cách tốt nhất trên cơ sở sử
dụng nguồn lực ít nhất với
một thời gian ngắn nhất.


 Tính linh hoạt trong lập kế hoạch
Phù hợp với sự thay đổi của mơi
trường bên ngồi cũng như bên trong
tổ chức;
Nhạy bén, linh hoạt để đối phó với
những bất thường có thể xảy ra khi
thực hiện kế hoạch


2.2.3. Các nhân tố tác động đến lập kế hoạch
- Mục tiêu , chiến lược của tổ chức

+Mục tiêu là nền tảng của việc lập kế
hoạch.
+ Chiến lược chỉ ra phương hướng
cho tất cả các quyết định quản lý và
hình thành nên những tiêu chuẩn đo
lường cho việc thực hiện trong thực tế


Trình độ của người lập kế hoạch:
+ Hiểu biết kiến thức về các vấn đề kinh tế, văn hoá, xã hội;
+ Có kỹ năng về nhận thức, hoạch định, có tầm nhìn xa
trơng rộng
+ Có khả năng tổng hợp và phân tích vấn đề
+ Giúp người lập kế hoạch hiểu được các thành phần của kế
hoạch và mối quan hệ giữa các thành phần đó, để ra được
một bản kế hoạch hợp lý, có tính khả thi và độ linh hoạt
cao


Thơng tin để lập kế hoạch:
+ Thơng tin có đầy đủ và đáng tin cậy
+ Dựa trên các căn cứ, điều kiện tiền đề như các dự báo về thị
trường, môi trường tổ chức, các đối thủ cạnh tranh, nội lực của tổ
chức;
+ Là cơ sở để dự báo trước các tình huống, khả năng có thể xảy ra và
đề ra các biện pháp khắc phục


Sự tham gia của các thành viên trong tổ chức vào q trình lập kế
hoạch

+ Đóng góp các ý kiến thuộc lĩnh vực chun mơn của mình.
+ Có được sự nhất trí về các cơ sở tiền đề để lập kế hoạch => sẽ có
sự phối hợp chặt chẽ với nhau trong q trình lập kế hoạch, hiểu rõ
cơng việc mình sẽ phải thực hiện.


 Môi trường kinh doanh của tổ chức
+ Môi trường ổn định: Xây dựng kế hoạch dài
hạn, tổng hợp và phức tạp
+ Môi trường bất ổn định: Kế hoạch ngắn hạn,
chi tiết
 Chu kỳ kinh doanh của tổ chức


2.3. QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH
2.3.1. Cơng cụ của lập kế hoạch
-Phân tích các bên liên quan: để đánh giá vấn đề, các mối quan tâm
và tiềm năng của các nhóm đối tượng khác nhau có liên quan đến
kết luận của đánh giá ban đầu
- Các bước phân tích đối tượng liên quan như sau:
Bước 1: Xác định các bên liên quan
+ Những người bị tác động bởi công việc của bạn, những người có
ảnh hưởng, có quyền hành đối với nó, hoặc những người có mối
quan tâm tới sự thành cơng hoặc thất bại của nó


Bước 2. Xếp thứ tự ưu tiên
Bước 3: Hiểu các đối tượng chính
Cần phải tìm hiểu sâu hơn về các đối tượng chính. Cần phải
biết họ cảm thấy như thế nào và phản ứng thế nào về dự án/ kế hoạch

đang xây dựng. Cách để liên hệ và cách giao tiếp nào là tốt nhất.


2.3.1. Cơng cụ của lập kế hoạch
- Phân tích cây vấn đề: để giúp hiểu được các vấn đề chính và
nguyên nhân, tập trung phân tích mối quan hệ nhân - quả.
Phương pháp trực quan này sử dụng hình tượng giống như cái
cây để hỗ trợ phân tích vấn đề. Cơng cụ này sẽ cho chúng ta một
bức tranh tóm tắt về tình trạng xấu/tiêu cực hiện tại, ví dụ như
vấn đề chính tượng trưng cho “thân cây”, nguyên nhân của vấn
đề là “rễ cây” và kết quả của vấn đề là “các nhánh cây”


Kết quả
của vấn
đề

Kết quả
của vấn
đề

HẬU QUẢ

Kết quả
của vấn
đề

TRUNG TÂM
VẤN ĐỀ


Vấn đề cốt
lõi

Nguyên
nhân trực
tiếp
Ng/nhân
của ng
/nhân

Ng/nhân
của ng
/nhân

Nguyên
nhân trực
tiếp
Ng/nhân
của ng
/nhân

Nguyên
nhân trực
tiếp
Ng/nhân
của ng
/nhân

Ng/nhân
của ng

/nhân

NGUYÊN
NHÂN

Ng/nhân
của ng
/nhân


HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN CÂY VẤN ĐỀ
Bước 1: Xác định vấn đề cốt lõi
Bước đầu tiên trong việc xây dựng cây vấn đề là xác định vấn đề mà
chúng ta cần tìm cách vượt qua. Vấn đề cốt lõi được viết vào giữa tờ giấy
hoặc trên tờ ghi chú được dán vào giữa của bức tường.


Bước 2: Xác định các nguyên nhân
Những người tham gia phải xem xét đâu là những nguyên nhân của
vấn đề.
Cách thực hiện: Những người tham gia có thể cùng nhau suy nghĩ
và thảo luận các phát biểu tiêu cực về vấn đề và người hỗ trợ sẽ ghi các
câu tiêu cực này lên một mảnh giấy. Các câu này sau đó sẽ được dán lên
một bức tường để những người tham gia phân tích và sắp xếp.
Những người tham gia cần tiếp tục lặp lại quá trình trên các đường
ngang tiếp theo cho tới khi họ không thể tiếp tục xác định được bất kỳ
nguyên nhân sâu xa nào nữa.


Bước 3: Xác định hệ quả

Những người tham gia phải xem xét đâu là những hệ quả
của vấn đề. Từ mỗi nguyên nhân dẫn tới hệ quả như thế nào?
Cần phải xem xét lại trình tự của nguyên nhân/ hệ quả để
đảm bảo tính rõ ràng và có logic hợp lý. Đảm bảo sự đồng thuận
của những người tham gia cũng rất quan trọng. Nếu như có nhiều
hơn một nguyên nhân dẫn tới 1 ảnh hưởng thì có thể đặt chúng
cạnh nhau.


2.3.2. Các bước lập kế hoạch


Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay
×