KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
Đề tài: TỔ CHỨC GIAO NHẬN HÀNG TẤM BẢO VỆ MẶT
SAU TIVI XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY
TNHH DOLPHIN LOGICSTICS
1
LỜI MỞ ĐẦU
Hiện nay kinh tế - xã hội Việt Nam chịu tác động nặng nề của dịch COVID-19,
với những đợt giãn cách xã hội và gián đoạn sản xuất, lưu thơng kéo dài. Bối
cảnh đó đặt ngành dịch vụ logistics vào thế vừa bị ảnh hưởng trực tiếp nhất, vừa
phải thể hiện sức chống chịu bền bỉ để duy trì hoạt động của các chuỗi cung ứng
trong nước cũng như xuất nhập khẩu hàng hóa.
Logistics là ngành dịch vụ được ví như là những “mạch máu”của nền kinh tế
quốc dân, có vai trị quan trọng trong việc kết nối, hỗ trợ và thúc đẩy phát triển
kinh tế - xã hội. Thị trường logistics tại Việt Nam được cộng đồng doanh nghiệp
và các tổ chức quốc tế đánh giá là một thị trường đầy tiềm năng để phát triển
mạnh mẽ, nhất là sau khi đại dịch COVID-19 được kiểm soát và các hoạt động
sản xuất, kinh doanh phục hồi, tăng trưởng trở lại.
Nhận thức được tầm quan trọng đó, thời gian qua, Chính phủ và các bộ, ngành,
địa phương đã luôn quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo, hỗ trợ, tạo điều kiện cho ngành
dịch vụ logistics phát triển; ban hành nhiều nghị định, quyết định, chỉ thị, kế
hoạch và văn bản chỉ đạo nhằm đẩy mạnh thực hiện các giải pháp giảm chi phí,
nâng cao năng lực cạnh tranh, tạo môi trường thuận lợi cho ngành logistics phát
triển, hạn chế tối đa sự đứt gãy của chuỗi cung ứng, bảo đảm lưu thơng hàng hóa
trong nước và xuất, nhập khẩu, nhất là trong bối cảnh chịu sự tác động nặng nề,
chưa từng có của đại dịch COVID-19.
Ngành dịch vụ logistics của nước ta vẫn còn nhiều hạn chế, chưa phát triển
tương xứng với tiềm năng, lợi thế địa kinh tế của Việt Nam; năng lực cạnh tranh
của ngành còn thấp, chi phí logistics cịn cao; sự liên kết giữa các doanh nghiệp
xuất, nhập khẩu và doanh nghiệp dịch vụ logistics chưa chặt chẽ, kém hiệu quả.
Một trong những nguyên nhân chủ quan chủ yếu của những hạn chế nêu trên đó
là sự thiếu hụt nguồn nhân lực, chưa thực sự đáp ứng kịp thời nhu cầu phát triển
trong tình hình mới.
Bản thân là một sinh viên ngành logistics em nhận thấy ngoài việc học tập và
tiếp thu những kiến thức chuyên ngành tại trường thì việc trau dồi kiến thức thực
tế, quan sát thực tiễn các quy trình nghiệp vụ là điều vơ cùng quan trọng và cần
thiết để góp phần phát triển ngành logistics tại Việt Nam
MỤC LỤC
CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CƠNG TÁC GIAO NHẬN
HÀNG HĨA XUẤT NHẬP KHẨU
I.1. Tổng quan hoạt động giao nhận trong logistics
1.1.1 Khái niệm giao nhận
1.1.2 Vai trò của người giao nhận
1.1.3 Quyền hạn nghĩa vụ trách nhiệm của người giao nhận
I.2 Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại cảng biển
1.2.1 Cơ sở pháp lý, nguyên tắc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu
1.2.2 Nhiệm vụ của các cơ quan tham gia giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu
I.3 Tổ chức cơng tác vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu
1.3.1 Đối với hàng xuất khẩu phải lưu kho bãi tại cảng
1.3.2 Đối với hàng xuất khẩu không lưu kho bãi tại cảng
1.3.3 Đối với hàng xuất khẩu đóng trong container
I.4 Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa
I.5 Quy trình làm thủ tục hải quan với hàng xuất khẩu
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VẬN TẢI HÀNG HĨA XUẤT
NHẬP KHẨU TẠI CƠNG TY TNHH DOLPHIN LOGISTICS
II.1. Tổng quan về công ty TNHH Dolphin logistcs.
2.1.1 Giới thiệu chung về công ty
2.1.2 Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp
2.1.3 Bộ máy quản lý của công ty
2.1.4 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
2.1.5 Quan hệ giữa các bộ phận quản lý
II.2. Nội quy lao động của doanh nghiệp
2.2.1 Quy chế hoạt động của doanh nghiệp
2.2.2. Các yêu cầu thực tế đối với từng vị trí việc làm trong doanh nghiệp
II.3 Quy trình tổ chức dịch vụ giao nhận hàng hóa tại cơng ty
II.4 Thực trạng hoạt động xuất nhập khẩu tại công ty Dolphin Logistics
CHƯƠNG III: TỔ CHỨC CƠNG TÁC VẬN TẢI HÀNG HĨA XUẤT NHẬP
KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH DOLPHIN LOGISTICS
III.1 Mục tiêu và phương hướng hoạt động của công ty
III.2. Xây dựng phương án tổ chức công tác tổ chức xuất nhập khẩu hàng hóa
3.2.1. Căn cứ xây dựng phương án
3.2.2 Xây dựng phương án tổ chức vận tải và giao nhận xuất khẩu mặt hàng gỗ
cho công ty
3.2.3 Chi tiết tờ khai thông quan xuất khẩu lô hàng
3.2.4 Bảo hiểm theo điều kiện incoterm CIF
3.2.5 Một số chứng từ cần thiết khác
3.2.6 Tính tốn các chi phí trong q trình tổ chức giao nhận
III.3. KẾT LUẬN
CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC GIAO NHẬN
HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU
I.1. Tổng quan hoạt động giao nhận trong logistics
1.1.1 Khái niệm giao nhận
Giao nhận vận tải là những họat động nằm trong khâu lưu thông phân phối, một
khâu quan trọng nối liền sản xuất với tiêu thụ, hai mặt chủ yếu của chu trình tái
sản xuất xã hội.
Giao nhận vận tải thực hiện chức năng đưa sản phẩm từ nơi sản xuất đến nơi
tiêu thụ, hồn thành mặt thứ hai của lưu thơng phân phối là phân phối vật chất,
khi mặt thứ nhất là thủ tục thương mại đã hình thành.
Giao nhận vận tải gắn liền và song hành với quá trình vận tải. Thông qua giao
nhận các tác nghiệp vận tải được tiến hành: tập kết hàng hóa, vận chuyển, xếp
dỡ, lưu kho, chuyển tải, đóng gói, thủ tục, chứng từ... Với nội hàm rộng như vậy,
nên có rất nhiều định nghĩa về dịch vụ giao nhận.
Theo quy tắc mẫu của Liên đoàn các hiệp hội giao nhận quốc tế (FIATA), dịch
vụ giao nhận được định nghĩa như là “bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận
chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hố cũng như
các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải
quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh tốn, thu thập chứng từ liên quan đến hàng
hoá”.
Theo luật Thương Mại Việt Nam thì dịch vụ giao nhận hàng hóa là hành vi
thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người
gửi,tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục, giấy tờ và các dịch vụ
khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng,
của người vận tải hoặc của người giao nhận khác.
Như vậy, về cơ bản, giao nhận hàng hóa là tập hợp những cơng việc có liên quan
đến q trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng
(người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (nguời nhận hàng).
1.1.2 Vai trò của người giao nhận
Vai trò truyền thống của người giao nhận trong Thương mại quốc tế (người giao
nhận với vai trị là đại lý, mơi giới). Khởi đầu người giao nhận chỉ làm đại lý
thực hiện một số công việc do các nhà xuất nhập khẩu uỷ thác, thay mặt cho họ
như xếp dỡ, lưu kho hàng hoá, làm thủ tục hải quan, lo liệu vận tải nội địa, làm
thủ tục thanh toán tiền hàng…
Sau này do sự mở rộng của Thương mại quốc tế và sự phát triển của các phương
thức vận tải phạm vi dịch vụ giao nhận đã được mở rộng thêm. Ngày nay, người
giao nhận không chỉ làm các thủ tục hải quan hoặc th tàu mà cịn cung cấp
dịch vụ trọn gói về tồn bộ q trình vận tải và phân phối hàng hố.
Khi mới ra đời, vai trị truyền thống của người giao nhận chỉ thể hiện ở trong
nước. Hầu hết các hoạt động của người giao nhận đều chỉ diễn ra trong đất nước
họ. Tại đó người giao nhận tham gia vào các hoạt động xuất nhập khẩu bằng một
việc hồn tất thủ tục hải quan cho hàng hố vào nước nhập khẩu với vai trị là
một mơi giới hải quan. Mặt khác, người giao nhận hoàn tất thủ tục hải quan cho
hàng hoá xuất khẩu và dành chỗ cho hàng trong vận tảI quốc tế hoặc lưu cước
với hãng tàu ( trường hợp chuyển chỗ bằng đường biển) với chi phí cho người
xuất khẩu hoặc nhập khẩu chịu tuỳ thuộc vào đIều kiện thương mại được chọn
trong hợp đồng mua bán. Tại một số nước như pháp, mỹ hoạt động của người
dao nhận yêu cầu phải có giấy phép làm môi giới hải quan. Trước đây người dao
nhận không đảm nhận tránh nhiệm của người chuyên chở, anh ta chỉ hoạt động
như một cầu nối giữa chủ hàng và người chuyên chở hoặc là một chung gian
môi giới.
Khi người giao nhận đóng vai trị đại lý, nhiệm vụ của anh ta chủ yếu là do
khách hàng qui định. Những nhiệm vụ này thường được quy định trong luật tập
tục về đại lý hoặc lật dân sự về uỷ quyền tuy nhiên, những quy định này khơng
cịn nhấn mạnh vào vấn đề dao nhận nữa và đIều kiện hoàn cảnh cũng khác
nhau.
Quyền hạn của người của người giao nhận khi đóng vai trị là đại lý theo đIều
kiện kinh doanh tiêu chuẩn quy ước chung của FIATA, người giao nhận có
quyền:
+ Tự do lựa chọn người ký hợp đồng phụ và tuỳ ý quyết định sử dụng những
phương tiện và tuyến đường vận tải thơng thường.
+ Cần giữ hàng hố để đảm bảo được thanh toán những khoản tiền khách hàng
nợ.
Mặc dù người dao nhận có các quyền của người đại lý đối với chủ của mình,
những quyền này khơng thực sự đủ để bảo vệ cho họ trong thực tế giao nhận
hiện đại ngày nay. Vì lý do đó tốt hơn hết là người giao nhận nên giao dịch theo
những đIều kiện và điều khoản đã biết và những điều kiện kinh doanh tiêu chẩu
của các hiệp hội giao nhận quốc gia
Nghĩa vụ của người giao nhận với tư cách là đại lý. Theo điều kiện kinh doanh
tiêu chuẩn quy ước trung của FIATA, người dao nhận phải:
+
Thực hiện sự uỷ thác của khách hàng với một sự quan tâm hợp lý nhằm
bảo vệ lợi ích của khách hàng.
+
Tổ chức và lo liệu vận chuyển hàng hoá được uỷ thác theo sự chỉ dẫn của
khách hàng.
Trách nhiệm của người vận tải với tư cách là người đại lý. Là đại lý người giao
nhận chỉ chịu trách nhiệm đối với những lỗi của bản thân mình hoặc người làm
cơng cho mình.
1.1.3 Quyền hạn nghĩa vụ trách nhiệm của người giao nhận
a. Quyền và nghĩa vụ của người giao nhận
Điều 167 Luật thương mại quy định, người giao nhận có những quyền và nghĩa
vụ sau đây:
- Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ theo hợp đồng.
- Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của
khách hàng thì có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng, nhưng phải
thông báo ngay cho khách hàng.
- Sau khi ký kết hợp đồng, nếu thấy không thể thực hiện hợp đồng không thỏa
thuận về thời gian thực hiện nghĩa vụ với khách hàng thì phải thông báo cho
khách hàng để xin chỉ dẫn thêm.
- Phải thực hiện nghĩa vụ của mình trong thời gian hợp lý nếu trong hợp đồng
không thỏa thuận về thời gian thực hiện nghĩa vụ với khách hàng.
- Người giao nhận được hưởng tiền công và các khoản thu nhập hợp lý khác.
b. Trách nhiệm của người giao nhận
* Khi là đại lý của chủ hàng: Tùy theo khả năng của người giao nhận, người
giao nhận phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng đã ký kết
và phải chịu trách nhiệm về:
- Giao nhận không đúng chỉ dẫn.
- Thiếu sót trong việc mua bảo hiểm cho hàng hóa mặc dù đã có hướng dẫn.
- Thiếu sót trong khi làm thủ tục hải quan.
- Gởi hàng cho nơi đến sai quy định (wrongdestination).
- Giao hàng không phải là người nhận.
- Giao hàng mà không thu tiền từ người nhận hàng.
- Tái xuất không làm đúng những thủ tục cần thiết về việc khơng hồn thuế.
- Những thiệt hại về tài sản và người của người thứ ba mà anh ta gây nên. Tuy
nhiên, người giao nhận không chịu trách nhiệm về hành vi hoặc lỗi lầm của
người thứ ba như người chuyên chở hoặc người giao nhận khác nếu anh ta
chứng minh được là đã lựa chọn cẩn thận.
Khi làm đại lý người giao nhận phải tuân thủ “Điều kiện Kinh doanh tiêu chuẩn”
(Standard Trading Conditions) của mình.
*Khi là người chuyên chở (Principal) Khi là một người chun chở, người giao
nhận đóng vai trị là một nhà thầu độc lập, nhân danh mình chịu trách nhiệm
cung cấp các dịch vụ mà khách hàng yêu cầu.
Anh ta phải chịu trách nhiệm về những hành vi và lỗi lầm của người chuyên
chở, của người giao nhận khác... mà anh ta thuê để thực hiện hợp đồng vận tải
như thể là hành vi và thiếu sót của mình.
Quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của anh ta như thế nào là do luật lệ của các
phương thức vận tải quy định. Người chuyên chở thu ở khách hàng khoản tiền
theo giá cả của dịch vụ mà anh ta cung cấp chứ không phải là tiền hoa hồng.
Người giao nhận đóng vai trị là người chun chở khơng phải trong trường hợp
anh ta tự vận chuyển hàng hóa bằng các phương tiện vận tải của chính mình
(Performing Carrier) mà cịn trong trường hợp anh ta, bằng việc phát hành
chứng từ vận tải của mình hay cách khác, cam kết đảm nhận trách nhiệm của
người chuyên chở (người thầu chuyên chở - Contracting Carrier).
Khi người giao nhận cung cấp các dịch vụ liên quan đến vận tải như đóng gói,
lưu kho, bốc xếp hay phân phối…thì người giao nhận sẽ chịu trách nhiệm như
người chuyên chở nếu người giao nhận thực hiện các dịch vụ trên bằng phương
tiện của mình hoặc người giao nhận đã cam kết một cách rõ ràng hay ngụ ý là họ
chịu trách nhiệm như một người chun chở khi đóng vai trị là người chun
chở thì các điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn thường không áp dụng mà áp dụng
các công ước quốc tế hoặc các quy ước do phòng Thương mại quốc tế ban hành.
Tuy nhiên, người giao nhận không chịu trách nhiệm về những mất mát, hư hỏng
của hàng hóa phát sinh từ những trường hợp sau đây:
- Do lỗi của khách hàng hoặc của người được khách hàng ủy thác.
- Khách hàng đóng gói và ghi kí mã hiệu khơng phù hợp.
- Do nội tỳ hoặc bản chất của hàng hóa.
- Do chiến tranh hoặc đình cơng.
- Do các trường hợp bất khả kháng.
Ngồi ra, người giao nhận khơng chịu trách nhiệm về mất khoảng lợi đáng lẽ
khách hàng được hưởng về sự chậm trễ hoặc giao nhận sai địa chỉ mà không
phải do lỗi của mình.
I.2 Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại cảng biển
1.2.1 Cơ sở pháp lý, nguyên tắc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu
1.2.1.1 Cơ sở pháp lý
Trong q trình giao nhận vận tải đường biển, quãng đường rất xa, việc bảo vệ
hàng hóa an tồn, tránh tổn thất rất quan trọng vì thế việc xác nhận rõ quyền và
nghĩa vụ giữa các bên là vô cùng quan trọng. Điều này được quy định rõ trong
Các công ước quốc tế về hợp đồng mua bán hàng hóa bn bán quốc tế.Các văn
bản quy phạm pháp luật của nhà nước Việt Nam về giao nhận vận tải; Các loại
hợp đồng và L/C mới đảm bảo quyền lợi của chủ hàng XNK.
Quyết định của bộ trưởng bộ giao thông vận tải; quyết định liên quan đến việc
xếp dỡ, giao nhận và vận chuyển hàng hóa tại cảng biển Việt Nam…
1.2.1.2 Nguyên tắc
Các văn bản hiện hành đã quy định những nguyên tắc giao nhận hàng hóa XNK
tại các cảng biển Việt Nam như sau:
Việc giao nhận hàng hóa XNK tại các cảng biển là do cảng tiến hành trên cơ sở
hợp đồng giữa chủ hàng và người được chủ hàng ủy thác với cảng.
Đối với những hàng hóa khơng qua cảng (khơng lưu kho tại cảng) thì có thể do
các chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác giao nhận trực tiếp với người
vận tải (tàu) (quy định mới từ năm 1991). Trong trường hợp đó, chủ hàng hoặc
người được chủ hàng ủy thác phải kết toán trực tiếp với người vận tải và chỉ
thỏa thuận với cảng về địa điểm thốt dỡ, thanh tốn các chi phí có liên quan.
Việc xếp dỡ hàng hóa trong phạm vi cảng là do cảng tổ chức thực hiện.
Trường hợp chủ hàng muốn đưa phương tiện vào xếp dỡ thì phải thỏa thuận với
cảng và phải trả các lệ phí, chi phí liên quan cho cảng.
Khi được ủy thác giao nhận hàng hóa XNK với tàu, cảng nhận hàng bằng
phương thức nào thì phải giao hàng bằng phương thức đó.
Cảng khơng chịu trách nhiệm về hàng hóa khi hàng đã ra khỏi bãi, cảng.
Khi nhận hàng tại cảng thì chủ hàng hoặc người được ủy thác phải xuất trình
những chứng từ hợp lệ xác định quyền được nhận hàng và phải nhận được một
cách liên tục trong một thời gian nhất định những hàng hóa ghi trên chứng từ.
Việc giao nhận có thể do cảng làm theo ủy thác hoặc chủ hàng trực tiếp làm.
1.2.2 Nhiệm vụ của các cơ quan tham gia giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu
1.2.2.1.Nhiệm vụ ở cảng
Ký kết hợp đồng xếp dỡ, giao nhận, bảo quản, lưu kho hàng hóa với chủ hàng.
Hợp đồng có hai loại:
+ Hợp đồng ủy thác giao nhận.
+ Hợp đồng thuê mướn: chủ hàng thuê cảng xếp dỡ vận chuyển, lưu kho, bảo
quản hàng hóa.
Giao hàng xuất khẩu cho tàu và nhận hàng nhập khẩu từ tàu nếu được ủy thác.
Kết tốn với tàu về việc giao nhận hàng hóa và lập các chứng từ cần thiết khác
để bảo vệ quyền lợi của các chủ hàng.
Giao hàng nhập khẩu cho các chủ hàng trong nước theo sự ủy thác của chủ hàng
xuất nhập khẩu.
Tiến trình việc xếp dỡ, vận chuyển, bảo quản, lưu kho trong khu vực cảng.
Chịu trách nhiệm về những tổn thất của hàng hóa do mình gây nên trong q
trình giao nhận vận chuyển xếp dỡ.
Hàng hóa lưu kho bãi của cảng bị hư hỏng, tổn thất thì cảng phải bồi thường nếu
có biên bản hợp lệ và nếu cảng khơng chứng minh được là cảng khơng có lỗi.
+ Cảng khơng chịu trách nhiệm về hàng hóa trong các trường hợp sau:
+ Không chịu trách nhiệm về hàng hóa khi hàng đã ra khỏi kho bãi của cảng.
+ Khơng chịu trách nhiệm về hàng hóa ở bên trong nếu bao kiện, dấu xi vẫn
nguyên vẹn.
+ Không chịu trách nhiệm về hư hỏng do ký mã hiệu hàng hóa sai hoặc không rõ
(dẫn đến nhầm lẫn mất mát).
1.2.2.2. Nhiệm vụ của các chủ hàng XNK
- Ký kết hợp đồng giao nhận với Cảng trong trường hợp hàng qua cảng.
- Tiến hành giao nhận hàng hóa trong trường hợp hàng hóa khơng qua cảng hoặc
tiến hành giao nhận hàng hóa XNK với cảng trong trường hợp hàng qua cảng.
- Ký kết hợp đồng bốc dỡ, vận chuyển bảo quản, lưu kho hàng hóa với cảng.
- Cung cấp cho cảng những thơng tin về hàng hóa và tàu.
- Cung cấp các chứng từ cần thiết cho cảng để cảng giao nhận hàng hóa:
Đối với hàng xuất khẩu: gồm các chứng từ:
+ Lược khai hàng hóa (cargo manifest): lập sau vận đơn cho toàn tàu, do đại lý
tàu biển làm được cung cấp 24h trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu.
+ Sơ đồ xếp hàng (cargo plan) do thuyền phó phụ trách hàng hóa lập, được cung
cấp 8h trước khi bốc hàng xuống tàu.
Đối với hàng nhập khẩu: Gồm các chứng từ:
+ Lược khai hàng hóa.
+ Sơ đồ xếp hàng.
+ Chi tiết hầm tàu (hatch lict).
+ Vận đơn đường biển trong trường hợp ủy thác cho cảng nhận hàng. Các chứng
từ này đều phải cung cấp trước 24h trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu.
- Theo dõi q trình giao nhận để giải quyết các vấn đề phát sinh.
- Lập các chứng từ cần thiết trong quá trình giao nhận để có cơ sở khiếu nại các
bên có liên quan và thanh tốn các chi phí cho cảng.
1.2.2.3. Nhiệm vụ Hải quan
- Tiến hành thủ tục hải quan, thực hiện các việc kiểm tra, giám sát kiểm soát Hải
quan đối với tàu biển và hàng hóa xuất nhập khẩu.
- Đảm bảo thực hiện các quy định của Nhà nước về xuất nhập khẩu, về thuế xuất
khẩu, thuế nhập khẩu.
- Tiến hành các biện pháp phát hiện, ngăn chặn, điều tra và xử lý hành vi buôn
lậu, gian lận thương mại hoặc vận chuyển trái phép hàng hóa, ngoại hối, tiền
Việt Nam qua cảng biển.
I.3 Tổ chức công tác vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu
1.3.1 Đối với hàng xuất khẩu phải lưu kho bãi tại cảng
1.
Đối với hàng xuất khẩu phải lưu kho, lưu bãi của cảng
Việc giao hàng gồm 2 bước lớn: chủ hàng ngoại thương (hoặc người cung cấp
trong nước) giao hàng xuất khẩu cho cảng, sau đó cảng tiến hành giao hàng cho
tàu.
Giao hàng XK cho cảng
-
Giao Danh mục hàng hoá XK (Cargo List) và đăng ký với phịng điều độ
để bố trí kho bãi và lên phương án xếp dỡ.
-
Chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác liên hệ với phòng thương vụ
để ký kết hợp đồng lưu kho, bốc xếp hàng hóa với cảng.
-
Lấy lệnh nhập kho và báo với hải quan và kho hàng.
-
Giao hàng vào kho, bãi của cảng.
-
Giao hàng XK cho tàu
Chuẩn bị trước khi giao hàng cho tàu.
+ Kiểm nghiệm, kiểm dịch (nếu cần), làm thủ tục hải quan.
+ Báo cho cảng ngày giờ dự kiến tàu đến (ETA), chấp nhận Thông báo sẵn
sàng (NOR) của tàu.
+ Giao cho cảng Danh mục hàng hoá XK để cảng bố trí phương tiện xếp dỡ
Trên cơ sở Cargo List này, thuyền phó phụ trách hàng hố sẽ lên Sơ đồ xếp hàng
(Cargo plan, Stowage plan) trên tàu.
+ Ký hợp đồng xếp dỡ với Cảng.
-
Tổ chức xếp và giao hàng cho tàu.
+ Trước khi xếp phải vận chuyển hàng từ kho ra Cảng, lấy Lệnh xếp hàng,
ấn định số máng xếp hàng, bố trí xe và cơng nhân và người áp tải (nếu cần).
+ Tiến hành giao hàng cho tàu. Việc xếp hàng lên tàu do công nhân cảng làm.
Hàng sẽ được giao cho tàu dưới sự giám sát của đại diện của hải quan. Trong
quá trình giao hàng, nhân viên kiểm đếm của cảng phải ghi số lượng hàng giao
vào Phiếu kiểm đếm (Tally report), cuối ngày phải ghi vào bản báo cáo hàng
ngày (Dailly Report), và khi cấp xong một tàu, vào báo cáo sau cùng (Final
Report). Phía tàu cũng có nhân viên kiểm đếm và ghi kết quả vào Phiếu kiểm
đếm (Tally Sheet)
+ Khi giao nhận một lơ hoặc tồn tàu, cảng phải lấy Biên lai thuyền phó (Mate's
Receipt) để lập vận đơn đường biển đã xếp hàng (Shipped on board hay On
board Bill of Lading). Sau khi xếp hàng lên tàu, căn cứ vào số lượng hàng đã
xếp ghi trong Tally Sheet, cảng sẽ lập Bản tổng kết xếp hàng lên tàu (General
Loading Report) và cùng ký xác nhận với tàu. Ðây cũng là cơ sở để lập B/L.
-
Lập bộ chứng từ thanh toán.
+ Căn cứ vào hợp đồng mua bán và L/C, cán bộ giao nhận phải lập hoặc
lấy các chứng từ cần thiết để tập hợp thành bộ chứng từ thanh toán, xuất trình
cho ngân hàng để thanh tốn tiền hàng.
+ Bộ chứng từ thanh toán theo L/C thường gồm: B/L, Hối phiếu, Hoá đơn
thương mại, Giấy chứng nhận phẩm chất, Giấy chứng nhận xuất xứ, Phiếu đóng
gói, Giấy chứng nhận trọng lượng, số lượng.
-
Thông báo cho người mua về việc giao hàng và mua bảo hiểm cho hàng
hoá nếu cần.
-
Thanh toán các chi phí cần thiết cho cảng như chi phí bốc hàng, vận
chuyển, bảo quản, lưu kho.
2.
Tính tốn thưởng phạt xếp dỡ, nếu có.
Đối với hàng xuất khẩu không lưu kho lưu bãi tại cảng
Ðây là các hàng hoá XK do chủ hàng ngoại thương vận chuyển từ các kho riêng
của mình hoặc từ phương tiện vận tải của mình để giao trực tiếp cho tàu. Các
bước giao nhận cũng diễn ra như đối với hàng qua cảng. Sau khi đã đăng ký với
cảng và ký kết hợp đồng xếp dỡ, hàng cũng sẽ được giao nhận trên cơ sở tay ba
(cảng, tàu và chủ hàng). Số lượng hàng hoá sẽ được giao nhận, kiểm đếm và ghi
vào Tally Sheet có chữ ký xác nhận của ba bên.
3.
Đối với hàng xuất khẩu đóng trong container
Nếu gửi hàng nguyên container (FCL/FCL): Full container load
-
Chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác điền vào Phiếu lưu khoang
tàu (Booking Note) và đưa cho đại diện hãng tàu hoặc đại lý tàu biển để
xin ký cùng với Danh mục hàng XK (Cargo List).
-
Sau khi ký Booking Note, hãng tàu sẽ cấp lệnh giao vỏ container để chủ
hàng mượn và giao phiếu đóng gói (Packing List) và Seal (dấu niêm
phong).
-
Chủ hàng lấy container rỗng về địa điểm đóng hàng của mình.
-
Chủ hàng mời đại diện hải quan, kiểm nghiệm, kiểm dịch, giám định (nếu
có) đến kiểm tra và giám sát việc đóng hàng vào container.
-
Sau khi đóng xong, nhân viên hải quan sẽ niêm phong kẹp chì container.
Chủ hàng điều chỉnh lại Packing List và Cargo List, nếu cần.
-
Chủ hàng vận chuyển và giao container cho tàu tại bãi chứa container
(CY:Container Yard) quy định hoặc hải quan cảng, trước khi hết thời gian
quy định (closing time) của từng chuyến tàu (thường là 8 tiếng trước khi
bắt đầu xếp hàng) và lấy Mate's Receipt.
-
Sau khi hàng đã được xếp lên tàu thì mang Mate's Receipt để đổi lấy vận
đơn.
Nếu gửi hàng lẻ (LCL/LCL): Less than container load
-
Chủ hàng gửi Booking Note cho hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu, cung
cấp cho họ những thông tin cần thiết về hàng xuất khẩu. Sau khi Booking
Note được chấp nhận, chủ hàng sẽ thoả thuận với hãng tàu về ngày, giờ,
địa điểm giao nhận hàng.
-
Chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác mang hàng đến giao cho
người chuyên chở hoặc đại lý tại trạm hàng lẻ (CFS: Container Freight
Station) hoặc ICD.
-
Các chủ hàng mời đại diện hải quan để kiểm tra, kiểm hố và giám sát
việc đóng hàng vào container của người chuyên chở hoặc người gom
hàng. Sau khi hải quan niêm phong, kẹp chì container, chủ hàng hồn
thành nốt thủ tục để bốc container lên tàu và yêu cầu thuyền trưởng cấp
vận đơn.
-
Người chuyên chở xếp container lên tàu và vận chuyển đến nơi đến.
-
Tập hợp bộ chứng từ để thanh toán.
I.4 Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa
Bước 1. Nhận u cầu từ phía khách hàng
Người xuất khẩu gửi thông tin về lô hàng và yêu cầu đặt tàu cho công ty bao
gồm:
- Số lượng và loại container cần đặt
- Thời gian sẵn sàng làm hàng
- Thời gian khởi hành dự kiến của tàu (ETD)
- Thời gian tàu đến cảng dự kiến (ETA)
- Cảng đi và cảng đến
Bước 2: Lập Booking Request gửi cho hãng tàu
Công ty sau khi đã nhận được thông tin từ phía khách hàng, tiến hành làm thủ
tục xuất khẩu lơ hàng nguyên cont sẽ tiến hành đảm nhiệm việc liên hệ với các
hãng tàu để kiểm tra lịch tàu, xin báo giá cước biển, sau đó sẽ chọn ra 1 hãng tàu
có báo giá phù hợp nhất để tiến hành thực hiện quy trình xuất khẩu cho lơ hàng,
rồi sau đó gửi báo giá cho khách hàng của mình (người xuất khẩu).
Công ty sẽ gửi Booking Request cho hãng tàu. Nội dung của BR bao gồm: Số
lượng cont, kiểu loại cont, Gross Weight, Net Weight, ETD/ETA,…
Hiện nay 1 số hãng tàu lớn Maersk, Hapag Lloyd, CMA CGM, ONE in báo giá
trên trang web bằng cách đăng nhập tài khoản.
Bước 3. Nhận Booking Note từ hãng tàu
Sau khi hãng tàu nhận được Booking Request từ bên công ty và hai bên đã chốt
được giá cước biển phù hợp. Công ty sẽ gửi giá cước biển về lại cho khách hàng
(người xuất khẩu).
Công việc của hãng tàu là chuẩn bị Booking Note để gửi lại Booking Note cho
công ty. Nội dung của Booking Note:
-
Tên tàu
-
Số chuyến
-
Container của hãng
-
Địa chỉ hang tàu
-
Số lượng cont
-
ETD
-
Cảng đích
-
Closing Time
-
Nơi cấp container
-
Ngày cấp
-
Nơi hạ bãi
Công ty mua cước biển của hãng tàu và bán lại cước cho khách hàng của mình
(người xuất khẩu). Thơng thường cước biển hãng tàu bán cho sẽ nhỏ hơn giá
cước biển hãng tàu bán cho khách hàng riêng lẻ, điều này là do các cơng ty book
nhiều chỗ trên tàu vì phục vụ cho nhiều khách hàng sẽ được giá cước tốt hơn khi
các khách hàng tự book chỗ trên tàu.
Người xuất khẩu sẽ tiến hành hoàn thiện các giấy tờ khác dựa theo thơng tin trên
Booking Note, sau khi hồn thiện người xuất khẩu sẽ gửi lại cho nhân viên
chứng từ để làm các thủ tục tiếp theo. Các giấy tờ bao gồm:
- Commercial Invoice
- Sales Contract
- Packing List
Trong trường hợp có sự ủy quyển, sẽ tiến hành xin cấp Giấy chứng nhận xuất xứ
hàng hóa (C/O), mua bảo hiểm cho hàng hóa dựa theo các yêu cầu chi tiết của
người xuất khẩu.
Một mặt gửi Booking Note cho người xuất khẩu, mặt khác nhân viên hiện
trường sẽ mang Booking Note và lệnh cấp vỏ container lên hãng tàu để làm thủ
tục đổi lệnh cấp vỏ container. Nhân viên hiện trường của công ty khi đến hãng
tàu sẽ xuất trình các giấy tờ sau tại quầy chứng từ hàng xuất:
- Booking Note
- Lệnh cấp vỏ container
Tiếp theo đó sẽ đóng phí chì tại quầy kế toán và nhận lệnh cấp vỏ container. Sau
khi đổi lệnh thành công, nhân viên sẽ phải kiểm tra, đối chiếu lại các thông tin
trên lệnh so với Booking Note (bãi lấy vỏ, cảng hạ hàng, số lượng vỏ,..), nếu có
sai sót sẽ báo ngay cho hãng tàu để sửa lại thông tin trên lệnh.
Bước 4: Đến bãi chọn vỏ container, mang cho khách đóng hàng và hạ hàng về
cảng
Tiếp sau đó, nhân viên hiện trường mang lệnh cấp vỏ container cùng với giấy
giới thiệu (nếu cần) đến bãi ghi trên Booking Note làm thủ tục lấy vỏ tại bãi: đổi
lệnh lấy vỏ của hãng tàu, nộp tiền nâng vỏ. Khi đến bãi chứa container, nhân
viên hiện trường sẽ gặp nhân viên tại bãi để kiểm tra thơng tin và vị trí của các
container rỗng. Dựa vào thông tin này, nhân viên hiện trường sẽ tìm vị trí
container rỗng, chọn vỏ sao cho phù hợp với yêu cầu của khách hàng và kiểm
tra tình trạng của container, bao gồm: trình trạng bên ngồi (sườn trái, sườn phải,
phía trước, phía sau, hai cánh cửa, bốn trục cánh cửa, tay khóa, gầm sàn) và tình
trạng bên trong (mặt sàn, sườn trái, sườn phải, nóc, mùi của container) cần chọn
những vỏ không bị biến dạng, không méo, bẹp, phồng, không bị thủng, rách hay
là bị cong vênh, sàn khơng bị xước, khơng có mùi,...
Sau khi chọn được vỏ phù hợp và ghi chú lại, nhân viên sẽ tiến hành đem lệnh
cấp container rỗng đến phòng điều độ của hãng tàu tại bãi để đổi lấy lệnh lấy
container và đóng phí nâng hạ. Ở bước này phịng điều độ ở cảng sẽ giao cho
nhân viên hiện trường phiếu giao nhận container (EIR) và số lượng chì tương
ứng với số lượng container có kí tên của nhân viên điều độ cho phép lấy
container rỗng. Tại thời điểm làm thủ tục lấy vỏ, một số bãi sẽ khơng cấp hóa
đơn thu phí nâng vỏ ln mà sẽ chỉ cấp phiếu tạm thu để đổi hóa đơn sau.
Nhân viên hiện trường sẽ giao EIR và chì trên cho nhân viên vận tải nội địa để
phân công lái xe đến bãi để lấy vỏ, kiểm tra tình trạng container trước khi ra
khỏi bãi và vận chuyển đến kho của khách hàng. Lái xe liên hệ với chủ hàng để
xác nhận lại thời gian, địa điểm đóng hàng tại kho riêng. Chủ hàng chủ động bố
trí cơng nhân, thiết bị cần thiết để đóng hàng, tăng chằng, chèn lót giúp hàng hóa
khơng bị xơ đẩy, tổn thất trong q trình vận chuyển. Tại kho của người xuất
khẩu, trước khi đóng hàng vỏ container sẽ được kiểm tra lần nữa đảm bảo đủ
điều kiện đóng hàng và hàng hóa sẽ được đóng vào container, kẹp chì đầy đủ.
Sau đó, container chứa hàng sẽ được lái xe của công ty vận chuyển về hạ tại bãi
của cảng xếp hàng được ghi trên Booking Note, đóng tiền hạ hàng và nhận lại
phiếu xác nhận đã nhận hàng của cảng, cùng với hóa đơn.
Bước 5: Gửi Shipping Instruction và VGM cho hãng tàu để lập B/L
Sau khi hàng hóa được thơng quan, nhân viên chứng từ sẽ nhận Shipping
Instruction (SI) và VGM từ người xuất khẩu hoặc tự lập SI dưới sự ủy quyền
của người xuất khẩu và gửi cho hãng tàu để lập B/L nháp.
Sau khi nhận lại, công ty cần kiểm tra và xác nhận các thông tin trên B/L nháp
với người xuất khẩu để đảm bảo khơng có sai sót nào xảy ra.
Nội dung của Bill gồm có:
-
Số vận đơn (number of bill of lading)
-
Người gửi hàng (shipper)
-
Người nhận hàng (consignee)
-
Địa chỉ thông báo (notify address)
-
Tên tàu (vessel hay name of ship)
-
Cảng xếp hàng (port of loading)
-
Tên hàng (name of goods)
-
Số kiện (number of packages)
-
Trọng lượng tồn bộ hay thể tích (total weight or measurement)
-
Cước phí và chi chí (freight and charges)
Bước 6: Làm thủ tục Hải Quan
Dựa vào thông tin trên các giấy tờ mà người xuất khẩu đã gửi ở bước 2, nhân
viên khai hải quan tiến thành lập tờ khai cho hàng hóa qua phần mềm khai báo
hải quan điện tử ECUS – VNACCS 2018, cùng lúc đó sẽ tiến thành nộp phí cơ
sở hạ tầng cho thành phố.
Các bước khai hải quan:
+ Khai thông tin xuất khẩu (EDA)
+ Đăng kí tờ khai (EDC)
+ Kiểm tra điều kiện đăng kí tờ khai
Bước 7: Ứng trước tiền cho khách hàng thanh toán với hãng tàu
Trước khi tàu chạy và lấy Bill, công ty sẽ bỏ tiền ra ứng trước với hãng tàu lấy
hóa đơn cho khách hàng.
Các khoản thanh tốn gồm có các loại phụ phí như sau:
-
Phí Bill ( Bill Fee)
-
Seal Fee ( Phí Chì)
-
Phí THC ( Terminal Handling Cost)
-
Telex Realease
-
Phí cước biển ( Ocean Freight)
-
Phụ phí nếu có (AFR, AMS,…)
-
Phí cân đo VGM ( Verified Gross Mass)
-
Handling Fee
-
Nâng hàng, hạ vỏ
-
Phí Hải quan Giám sát kho bãi
-
Phí sử dụng tiện ích/ Xây dựng cơng trình cảng biển Hải Phịng
-
Phí mở tờ khai hải quan hàng xuất
-
Phí vận chuyển hàng hóa ( Lấy vỏ rỗng dưới cảng kéo về kho riêng)
Bước 8: Hãng tàu phát hành Master B/L
Sau khi khách hàng (người xuất khẩu) xác định các thông tin là chính xác, hãng
tàu sau đó mới phát hành Bill gốc hoặc Surrender/ Seaway Bill. Việc phát hành
Bill nào thì bước này phải tùy thuộc vào yêu cầu của khách hàng cũng như việc
dựa vào thanh toán trên hợp đồng.
Lưu ý: Nếu là thanh tốn theo L/C thì bắt buộc phải cần tới Bill gốc. Các trường
hợp khác để tiện dụng, dễ hiểu hơn thì dùng Bill Surrender hoặc Seaway Bill.
Một bộ Bill gốc hồn chỉnh sẽ có: 3 bản gốc và 3 bản copy
Bước 9: Phát hàng House B/L và tập hợp chứng từ, xuất hóa đơn cho khách
hàng
Nhân viên chứng từ sẽ tập hợp lại các chứng từ cùng với các biên lai, hóa đơn và
lập Debit Note nháp rồi gửi cho người xuất khẩu. Người xuất khẩu kiểm tra, đối
chiếu và xác nhận các thông tin trên Debit Note đã đúng thì nhân viên kế tốn
phịng Kinh Doanh sẽ xuất Debit Note chính thức tới cho người xuất khẩu và
u cầu thanh tốn, bao gồm:
- Phí cơ sở hạ tầng của thành phố
- Phí nâng vỏ container, phí hạ hàng
- Phí chì
- Lệ phí hải quan
- Phí dịch vụ
- Cước vận tải (nếu có)
- Các loại local charge (nếu có)
- Phí DOC (nếu có)
- Bảo hiểm hàng hóa (nếu có)
Sau khi người xuất khẩu đã thanh toán, nhân viên chứng từ sẽ gửi lại House B/L
hoặc B/L gốc của hãng tàu cho khách hàng tuỳ thuộc vào thoả thuận của 2 bên.
Kế toán hai bên kiểm tra, đối chiếu, xác nhận và nhân viên kế tốn phịng Tài
chính kế tốn sẽ tiến hành xuất hóa đơn đỏ cho người xuất khẩu.
Bước 10: Gửi chứng từ cho đại lý (nếu có)
Chỉ khi phát hành House BL cho khách hàng thì mới gửi chứng từ cho đại lý
theo dõi tiếp lô hàng tại cảng đến.
Chứng từ gửi đại lý bao gồm House BL, Master BL và Debit Note nếu là cước
phí trả sau (Freight Collect).
I.5 Quy trình làm thủ tục hải quan với hàng xuất khẩu
Dựa vào thông tin trên các giấy tờ mà người xuất khẩu đã gửi, nhân viên khai
hải quan tiến thành lập tờ khai cho hàng hóa qua phần mềm khai báo hải quan
điện tử ECUS – VNACCS 2018, cùng lúc đó sẽ tiến thành nộp phí cơ sở hạ tầng
cho thành phố (Nếu làm ở khu vực cảng của Thành phố Hải Phòng)
Các bước khai hải quan bao gồm:
1. Khai thông tin xuất khẩu (EDA): Người khai hải quan khai các thông tin xuất
khẩu bằng nghiệp vụ EDA trước khi đăng ký tờ khai hải quan. Hệ thống tự động
cấp số và bản khai thông tin xuất khẩu sẽ được lưu trên hệ thống VNACCS.
2. Đăng ký tờ khai (EDC): Trước khi tiến hành đăng ký tờ khai chính thức, nếu
có sai sót nhân viên khai hải quan sẽ sử dụng nghiệp vụ EDB gọi ra màn hình
thơng tin xuất khẩu EDA để sửa, nếu khơng sai sót thì gửi đến hệ thống đăng ký
tờ khai. Khi màn hình đăng ký tờ khai EDC phản hồi lại, người đăng ký sẽ kiểm
tra các thông tin đã khai báo, nếu có vấn đề thì tiếp tục sử dụng nghiệp vụ EDB
để tiến hành sửa chữa.
3. Kiểm tra điều kiện đăng ký tờ khai: Trước khi cho phép đăng ký tờ khai, hệ
thống sẽ tự động kiểm tra doanh nghiệp có đủ điều kiện đăng ký tờ khai hay
khơng. Nếu khơng đủ điều kiện thì hệ thống sẽ không cho phép đăng ký tờ khai
và sẽ phản hồi lại cho người khai hải quan biết.
Phân luồng tờ khai: Sau khi đăng ký, hệ thống tự phân luồng tờ khai theo 3
luồng sau: luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ.
Sau khi đã khai xong thì người khai hải quan in tờ khai để làm hồ sơ thông quan
xuất khẩu. Hồ sơ hải quan bao gồm:
- Tờ khai hải quan xuất khẩu
- Invoice (Hóa đơn thương mại)
- Packing list (Phiếu đóng gói hàng hóa)
- Contract (Hợp đồng thương mại)
- Giấy giới thiệu
- Các giấy tờ khác nếu có (bảng kê kiểm lâm nếu xuất khẩu hàng liên quan
đến gỗ,…)
Dựa vào kết quả phân luồng được trả về trên tờ khai, nhân viên hiện trường sẽ
lên chi cục hải quan tiến hành các thủ tục cần thiết cho việc thơng quan hàng
hóa:
Luồng xanh: Các tờ khai được phân luồng xanh, nhân viên chỉ cần in tờ khai
điện tử (2 bản) và cầm các chứng từ liên quan đem ra hải quan để thông quan.
Nhân viên đóng lệ phí hải quan và nhận lại 1 tờ khai đã có dấu thơng quan của
hải quan.
Luồng vàng: cán bộ kiểm tra hồ sơ giấy hải quan. Nếu được yêu cầu sửa đổi, bổ
sung hồ sơ thì thực hiện theo yêu cầu và xuất trình hồ sơ giấy để hải quan kiểm
tra. Sau đó nếu được chấp nhận thơng quan thì thực hiện tiếp bước 6, nếu cơ
quan hải quan yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa thì chuyển sang phần luồng đỏ
– kiểm tra thực tế hàng hóa.
Luồng đỏ: Sau khi nhận kết quả trả về tờ khai xuất khẩu rơi vào luồng đỏ, nhân
viên hiện trường vẫn tiến hành nộp lệ phí và làm thủ tục hải quan như với luồng
vàng nhưng lúc này cán bộ hải quan sau khi kiểm tra hồ sơ sẽ chuyển sang cho
bộ phận kiểm hóa. Sau khi tìm được hải quan kiểm hóa và biết ai sẽ kiểm hóa
hàng hóa của mình, nhân viên hiện trường sẽ liên hệ và hẹn lịch kiểm hóa sớm
nhất có thể. Sau đó xuống cảng tìm container cùng với cán bộ hải quan kiểm hóa
tiến hành cắt seal và kiểm tra hàng hóa (5%, 10% tùy vào mức độ mà hải quan
yêu cầu kiểm hóa). Tùy thuộc vào từng trường hợp thực tế hàng hóa có trùng
khớp với thơng tin của bộ chứng từ mà hải quan sẽ quyết định thông quan hay
yêu cầu làm các công việc bổ sung khác. Sau khi đã có dấu thơng quan của hải
quan, nhân viên hiện trường nhanh chóng bấm lại seal mới (gồm seal hải quan
và hãng tàu) và xin giấy xác nhận seal của bộ phận cắt/bấm seal có đóng dấu xác
nhận của bộ phận bấm seal ở cảng. Tiếp đó mang tờ khai gốc và bản sao đến hải
quan giám sát để thanh lý tờ khai và đến điều độ cảng vào sổ tàu (thanh lý tờ
khai và vào sổ tàu trước Closing time cut - off – giờ cắt máng).
Sau khi hải quan trả lại cho mình tờ khai thơng quan, xuống văn phòng đội giám
sát để nộp hồ sơ để thanh lý gồm:
- Tờ khai thông quan (2 bản)
- Mã vạch (2 bản)
- Cán bộ hải quan sẽ tiến hành kiểm tra, xong họ sẽ đóng dấu mộc lên mã
vạch và trả lại cho mình tờ khai gốc cùng mã vạch đã được đóng dấu hải
quan.
- Vơ sổ tàu: nộp tờ khai gốc + mã vạch đã đóng dấu hải quan vào bộ phận
giám sát tàu xuất, sau đó họ sẽ nhập máy và in 2 phiếu xác nhận, ta sẽ kí
tên và nhớ ghi số điện thoại vào. Đội vô sổ tàu giữ một liên, liên cịn lại
mình giữ.
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VẬN TẢI HÀNG HÓA XUẤT
NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH DOLPHIN LOGISTICS
II.1 Tổng quan về công ty TNHH Dolphin Logistics
2.1.1 Giới Thiệu Chung Về Công Ty TNHH Logistics Dolphin
Logo Công Ty TNHH Logistics Dolphin
DOLPHIN LOGISTICS là Cơng ty cung cấp trọn gói dịch vụ đại lý tàu biển,
logistics, dịch vụ hàng hải cho các chủ tàu, nhà thầu dầu khí trong và ngồi nước
bao gồm: dịch vụ xuất nhập cảnh, xuất nhập khẩu, giấy phép hoạt động dự án,
vận chuyển đường biển và đường hàng không, vận chuyển nội địa, khai báo hải
quan, kho bãi, đóng gói,…
Tên cơng ty: Cơng Ty TNHH Logistic Dolphin
Tên đăng ký: Công Ty TNHH Dịch Vụ Giao Nhận Vận Tải Quốc Tế Cá Heo
Tên giao dịch: DOLPHIN LOGISTICS CO.,LTD
Tên quốc tế: Dolphin International Logistics Services Company Limited
Loại hình cơng ty :Thương Mại, Dịch Vụ, Đại Lý
Thị trường chính: Tồn quốc
Mã số thuế: 0304710996
Năm thành lập: 2006
Số lượng nhân viên: Trên 1.000 người
Chứng nhận: ISO 9001:2008
Chi nhánh tại Hải Phòng:
- Đ/c: - Phòng 1703, Tầng 17 , Catbi Plaza, Số 1 Lê Hồng Phong , Q. Ngơ
Quyền, Tp. Hải Phịng , Việt Nam
- Tầng 3 tịa nhà GTIC, 175-176 Bình Kiều 2, Đơng Hải, Q.Hải An, Tp.
Hải Phòng, Việt Nam
2.1.2
Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp
Cơ cấu bộ máy
Cơ cấu tổ chức là những phần công việc dược tiến hành trong công ty , nhằm tổ
chức, thống nhất bộ máy, phân công nhân lực theo chuyên môn vào các ban
ngành phù hợp.
Cơ cấu tổ chức được phân chia theo tính chất cơng việc, và mỗi nhân viên sẽ
được bổ nhiệm vào từng vị trí bổ phận phù hợp với khả năng và kinh nghiệm
của mình
Cơng ty được tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, đứng đầu công ty là giám
đốc. Giám đốc là người tồn quyền điều hành cơng việc kinh doanh của công ty,
chịu trách nhiệm trước pháp luật về kết quả kinh doanh, về tổ chức hoạt động
của công ty. Với chế độ này, công việc được quyết định, giải quyết nhanh gọn,
kịp thời.
Các cán bộ chuyên môn của chi nhánh phải có trình độ về chun mơn nghiệp
vụ tương ứng với từng chức doanh công tác được giao và phải biết ít nhất một
mơn ngoại ngữ (thơng dụng là tiếng Anh).
2.1.3 Bộ máy quản lý của Công ty
Sơ đồ bộ máy quản lý :
Giám Đốc
Phịng
xuất
khẩu
Phịng
nhập
khẩu
Phịng
logistics
Phịng
kế tốn
2.1.4 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban :
1. Giám đốc
Phòng
sale
- Điều hành và chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của công ty theo nghị
quyết, quyết định của hội đồng quản trị, nghị quyết của đại hội cổ đông, điều lệ
công ty và tuân thủ pháp luật.
- Bảo toàn và phát triển vốn thực hiện theo phương án kinh doanh đã được hội
đồng quản trị phê duyệt và thơng qua đại hội cổ đơng.
Xây dựng và trình hội đồng quản trị kế hoạch dài hạn và kế hoạch hàng năm.
- Quyết định giá mua, bán nguyên liệu, sản phẩm, dịch vụ (trừ những sản phẩm,
dịch vụ do nhà nước quy định).
- Quyết định các biện pháp tuyên truyền quảng cáo, tiếp thị, các biện pháp
khuyến khích, mở rộng sản xuất.
- Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với CBCNV dưới
quyền.
- Ký kết các hợp đồng kinh tế theo luật định.
- Đại diện công ty trong việc khởi kiện các vụ án có liên quan đến quyền lợi của
công ty khi được hội đồng quản trị ủy quyền bằng văn bản.
- Xây dựng cơ cấu tổ chức đảm bảo điều kiện làm việc và đời sống của cán bộ
cơng nhân viên.
2. Phịng xuất khẩu và nhập khẩu
- Phòng xuất nhập khẩu là bộ phận chịu trách nhiệm các vấn đề về điều phối và
giám sát hoạt động của chuỗi cung ứng. Đảm bảo tài sản của công ty được sử
dụng hiệu quả và sử dụng cơng nghệ logistics để tối ưu quy trình vận chuyển
hàng hóa…
- Phát hành Bill of Lading, Delivery Order, cung cấp dịch vụ như một đại lý
hãng tàu.
- Cung ứng các dịch vụ xuất nhập khẩu theo yêu cầu khách hàng
- Thực hiện các thủ tục giao nhận hàng hóa
3. Phịng kế tốn:
- Là bộ phận tổ chức cơng tác quản lý về tài chính của cơng ty, thực hiện chức
năng và các chế độ kế tốn, báo cáo với cơng ty về tình hình tài chính và kết quả
sản xuất kinh doanh của cơng ty.
- Kế tốn trưởng tham mưu cho giám đốc phương án sản xuất kinh doanh về mặt
tài chính.
4. Phòng sale:
- Là bộ phận kinhh doanh trực tiếp của công ty tham gia mọi hoạt động liên
quan đến phần việc kinh doanh của cơng ty. Tìm hiểu và khai thác hàng, theo
dõi và lên kế hoạch, lập phương án kinh doanh và chịu trách nhiệm trước công
việc được phân cơng.
- Giới thiệu, tìm kiếm khách hàng để cung cấp các dịch vụ cung ứng của cơng ty
mình đến những cơng ty có nhu cầu vận chuyển hàng hóa trong nước, nước
ngồi bằng đường biển, đường hàng khơng. · Tìm kiếm khách hàng qua việc
quảng bá, giới thiệu các dịch vụ vận chuyển của hãng.
5. Phòng logistics
- Quản lý hàng hóa, kho bãi.
- Điều phối, luân chuyển hàng hóa phù hợp với nhu cầu sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp và phải đảm bảo lượng hàng hóa tồn kho theo đúng định mức quy
định. ...
- Quản lý việc giao nhận và vận chuyển hàng hóa. ...
- Quản lý nhân sự
Nhận xét
Qua sơ đồ và chức năng của từng phòng ban ở trên ta thấy rằng bộ máy tổ chức
quản lý của công ty được tổ chức một cách khoa học, thể hiện sự phân định rõ
ràng về quyền hạn và trách nhiệm. Ban giám đốc có thể theo dõi sát từng hoạt
động của từng phòng, ban chức năng cũng như nghiệp vụ, có thể hạn chế được
tình trạng tiêu cực xảy ra.
Cũng như mối quan hệ trực tuyến, chức năng được thiết lập giữa các phịng ban
có thể vừa đảm bảo tính hiệu quả trong quản lý, vừa có thể phát huy tính sáng
tạo, độc lập trong kinh doanh.
2.1.5 Quan hệ giữa các bộ phận quản lý
- Quan hệ trực tuyến gồm :
+ Quan hệ giữa giám đốc với các phịng sales và marketing,, phịng tài chính kế
tốn,phịng xuất nhập khẩu,phòng nhân sự
+ Mối quan hệ giữa ban giám đốc với các phịng, ban chức năng, trong đó giám
đốc là người điều hành tất cả.
