Việc áp dụng tin học trong lĩnh vực quản lý nhân sự tại Công ty Chứng khoán Thăng Long

Tạ thị Quy

1

Lớp Tin học 41B

Lời nói đầu
Trong công cuộc ®ỉi míi kh«ng ngõng cđa Khoa häc Kü tht C«ng
nghƯ, nhiều lĩnh vực đà và đang phát triển v-ợt bậc đặc biệt là lĩnh vực công
nghệ thông tin, mà sự thành công lớn nhất là sự ra đời của máy tính.
Ngay từ khi ra đời, máy tính đà là một ph-ơng tiện trợ giúp đắc lực nhất
cho con ng-ời trong mọi lĩnh vực. Trong đó có công tác quản lý nhân sự và
tiền l-ơng, chúng ta có thể ứng dụng nhiều phần mềm để xây dựng một
ch-ơng trình quản lý nhân sự một cách hiệu quả và thiết thực.
Đề tài về quản lý nhân sự và tiền l-ơng là một đề tài bao gồm nhiều khía
cạnh, công tác quản lý nhân viên , tiền l-ơng của các nhân viên trong các công
ty (doanh nghiệp) lớn và nhỏ gặp rất nhiều vấn đề, không những quản lý về
nhân viên cho doanh nghiệp mà còn phải quản lý về các vấn đề l-ơng, th-ởng
thay đổi thất th-ờng theo các tháng v.v... Từ đó l-u lại các thông tin về hồ sơ
nhân viên và l-ơng của nhân viên theo từng tháng sau đó đ-a ra báo cáo về
quá trình công tác của nhân viên, báo cáo l-ơng của nhân viên theo yêu cầu
của Công ty. Dựa trên những báo cáo đó Công ty sẽ có những quyết định
chính xác hơn về hình thức quản lý của mình để đạt kết quả tối -u. Phần mềm
quản lý nhân sự và tiền l-ơng này đ-ợc xây dựng trên ứng dụng của cơ sở dữ
liệu Microsoft Access và ngôn ngữ lập trình Visual Basic, tuy ch-a thể giải
quyết đ-ợc tất cả những khó khăn trong công tác quản lý nhân sự, nh-ng ch-ơng trình cũng có thể đ-ợc đem ra áp dụng trong thực tế và có thể trở thành
công cụ đắc lực cho ng-ời sử dụng.
Trong thời gian thực tập tại Công ty Chứng khoán Thăng Long (Là một
trong những Công ty con do Ngân hàng TMCP rót vốn ), một trong những
Công ty hoạt động kinh doanh mang lại hiệu quả cao trong hệ thống các Công
ty con của Ngân hàng nh- sau:

Để phục vụ cho việc kinh doanh và quản lý của Công ty, Công ty này chủ
yếu sử dụng một số mạng máy tính. Hệ điều hành mạng chủ yếu ở đây là
Unix cho các máy trạm và máy chủ. Hệ quản trị cơ sở dữ lệu của Công ty này
phần lớn là hệ quản trị cơ sở dữ liệu Foxpro cùng với bộ phận ch-ơng trình
quản lý chạy trên môi tr-ờng bao gồm:
- Kế toán khách hàng


Tạ thị Quy

2

Lớp Tin học 41B

- L-u ký chứng khoán
- Nhập lệnh giao dịch vào sàn giao dịch
- Quản lý nhân sự
- Hạch toán tiền l-ơng
- Ch-ơng trình thanh toán điện tử
Tuy nhiên, một số nh-ợc điểm tồn tại của hệ quản trị cơ sở dữ liệu này
không đồng thời với các ch-ơng trình trên, đà có nhiều lạc hậu. Do đó, h-ớng
phát triển của Công ty là bảo trì, cải tiến, bổ xung các ch-ơng trình này.
Cụ thể để cải tiến hệ thống này ng-ời ta đà xây dựng đ-ợc một số ch-ơng
trình sau: Quản lý nhân sự viết bằng ngôn ngữ lập trình Visual Fox 6.0 tại
phòng kế toán phần mềm, hệ thống nhập lệnh vào sàn giao dịch sử dụng ngôn
ngữ Visual Basic 6.0 kết hợp với hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access.
Và hiện nay Công ty đang muốn thay đổi một số ch-ơng trình quản lý nh- :
Hệ thống kế toán khách hàng, quản lý vốn cổ phần, l-u ký chứng khoán vào
sử dụng tại Công ty. Trong thời gian thực tập tại Công ty d-ới sự h-ớng dẫn
của cán bộ tại Công ty, em nhËn thÊy tÝnh cÇn thiÕt cđa hƯ thèng thông tin

quản lý nhân sự và tiền l-ơng của Công ty cần phải cải tạo. Do hệ thống quản
lý nhân sự cũng có ý nghĩa không kém phần quan trọng so với các phần mềm
khác mang tính hoạt động của Công ty. Bởi Các Công ty ngày nay có hơn
nhau hay không là do phẩm chất, trình độ, và sự gắn bó của công nhân viên
đối với Công ty. Để tồn tại và phát triển không có con đ-ờng nào bằng con
đ-ờng Quản trị tài nguyên nhân sự một cách có hiệu quả vì nhân sự là tài
nguyên quý giá nhất
Quản trị tài nguyên nhân sự là việc hoạch định, tuyển mộ, tuyển chọn,
duy trì , phát triển, sử dụng, động viên và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tài
nguyên nhân sự thông qua tổ chức, nhằm đạt đ-ợc mục tiêu của Công ty. Tài
nguyên nhân sự bao gồm tất cả mọi cá nhân tham gia vào bất cứ hoạt động
nào của Công ty, bất kể vai trò cuả họ là gì. Quản trị nhân sự là một thành tố
quan trọng của chức năng quản trị và nó có gốc rễ và các nhánh trải rộng khắp
nơi trong c«ng ty.


Tạ thị Quy

3

Lớp Tin học 41B

Trên thực tế tại Công ty Chứng khoán Thăng Long tin học hoá đà đ-ợc ứng
dụng trong lĩnh vực quản lý nhân sự song vẫn còn ở mức độ thấp ch-a đáp ứng
đ-ợc những đòi hỏi ngày càng cao và chính xác của hoạt động kinh doanh.
Xuất phát từ quan điểm nh- vậyvà đ-ợc sự đồng ý của thầy giáo h-ớng dẫn
cùng với sự giúp đỡ của cơ quan thực tập em đà quyết định chọn đề tài Việc
áp dụng tin học trong lĩnh vực quản lý nhân sự tại Công ty Chứng khoán
Thăng Long cho chuyên đề thực tập của mình nhằm góp phần vào việc
nâng cao chất l-ợng quản lý nhân sự, để đáp ứng đ-ợc những yêu cầu về nhân

sự ngày một lớn.
Phần mềm quản lý nhân sự cho phép cung cấp các thông tin về nhân sự một
cách nhanh chóng, chính xác cho các nhà quản lý.


Tạ thị Quy

4

Lớp Tin học 41B

Ch-ơng I
Tổng quan về cơ quan thùc tËp
I. Giíi thiƯu vỊ c¬ quan thùc tËp
1. Lịch sử hình thành và phát triển
Sau 5 năm đi vào hoạt động, Ngân hàng TMCP (th-ơng mại cổ phần)
Quân đội đà từng b-ớc khẳng định đ-ợc uy tín, vị trí của mình trên thị tr-ờng
tài chính- tiền tệ. So sới thời điểm 31-12-1994 thì sau 5 năm, Ngân hàng
TMCP Quân đội đà có sự tăng tr-ởng khá: vốn điều lệ tăng 7 lần; tổng tài sản
tăng 32 lần; d- nợ tăng 50 lần và th-ờng xuyên đạt lợi nhuận năm sau cao hơn
năm tr-ớc, bảo đảm quyền lợi cho các cổ đông. Vì vậy Ngân hàng TMCP
Quân đội đà đ-ợc xếp vào nhóm các ngân hàng TMCP hoạt động có hiệu quả
ở Việt Nam.
Với mục tiêu phát triển bền vững, Ngân hàng TMCP Quân đội không
ngừng đa dạng hoá hoạt động kinh doanh, thực hiện ph-ơng trâm đáp ứng tốt
mọi nhu cầu về các dịch vụ tài chính - tiền tệ của khách hàng, cung cấp những
sản phẩm có chất l-ợng và mang tính cạnh tranh cao.
Với mục tiêu phát triển bền vững nh- vậy Ngân hàng đà thành lập các
công ty con đi vào hoạt động nh- Công ty mua bán nợ, Công ty Chứng
khoán...

Do đó, sau hơn hai năm nghiên cứu và tích cực chuẩn bị, công ty TNHH
Chứng khoán Thăng Long ra đời, công ty TNHH chứng khoán Thăng Long là
công ty trực thuộc Ngân hàng TMCP Quân đội. Ngân hàng đà rót vốn cho
công ty chứng khoán Thăng Long đi vào hoạt động. Với số vấn điều lệ ban
đầu 9 tỷ đồng, công ty hoạt động trên nhiều lĩnh vực, bao gồm: môi giới
chứng khoán, t- vấn đầu t- chứng khoán, quản lý danh mục đầu t-, l-u kýđăng ký chứng khoán và các hoạt động khác liên quan đến lĩnh vực chứng
khoán.
Với nguyên tắc phục vụ khách hàng một cách nhanh chóng, an toàn,
trung thực, hiệu quả và đạt trình độ chuyên môn cao, Công ty TNHH ( trách
nhiệm hữu hạn ) Chứng Khoán Thăng Long mong muốn nhận đ-ợc sự giúp đỡ


Tạ thị Quy

5

Lớp Tin học 41B

của các cơ quan hữu trách, sự hợp tác, sự hỗ trợ của quý khách hàng, các nhà
đầu t- trong và ngoài n-ớc trên cơ sở hai bên cùng có lợi.
2. T- cách pháp nhân:
Quyết định thành lập: số 78/2000NHQĐ do chủ tịch hội đồng Quản trị
Ngân hàng TMCP Quân đội ban hành 14 tháng 04 năm 2000.
Giấy phép hoạt động: số 05GPHĐKINH DOANH do Uỷ ban chứng khoán
Nhà n-ớc cấp ngày 11 tháng 05 năm 2000.
Vốn điều lệ tại thời điểm thành lập : 9 tỷ đồng.
3. Các lĩnh vực hoạt động
Với số vốn điều lệ tại thời điểm thành lập nh- vậy Công ty Chứng khoán
Thăng Long thực hiện các nghiệp vụ chính đ-ợc cấp phép theo những hình
thức sau:

- Môi giới chứng khoán
- T- vấn đầu t- chứng khoán
- Quản lý danh mục đầu t- L-u ký chứng khoán
a) Môi giới chứng khoán
Công ty làm trung gian, đại diện mua bán chứng khoán cho khách hàng.
- Tổ chức giao dịch chứng khoán theo hình thức đặt lệnh mua bán
chứng khoán trực tiếp.
- Cung cấp ph-ơng thức giao dịch từ xa qua điện thoại, fax.
- Cung cấp các thông tin chứng khoán, thông tin tài khoản cho khách
hàng ngay tại sàn giao dịch và qua th- điện tử.
b) T- vấn đầu t- chứng khoán
Chứng khoán là các tài sản tài chính, vì vậy đầu t- chứng khoán là một loại
hình đầu t- tài chính
+ Cung cấp thông tin, h-ớng dẫn, trao đổi kinh nghiệm để khách hàng ra
những quyết định đầu t- sáng suèt.


Tạ thị Quy

6

Lớp Tin học 41B

+ Cung cấp báo cáo phân tích các loại chứng khoán cùng với các ý
kiến t- vấn mua bán chứng khoán
+ Đến với Công ty Chứng khoán Thăng Long khách hàng sẽ đ-ợc tvấn để có chiến l-ợc đầu t- phù hợp để tránh rủi ro.
c) Quản lý danh mục đầu t- chứng khoán.
+ Nhận sự uỷ thác và thay mặt khách hàng thực hiện đầu t- chứng
khoán.
+ Khách hàng không mất thời gian nghiên cứu, phân tích thị tr-ờng

và thực hiện giao dịch.

d) Đăng ký và l-u ký chứng khoán.
- L-u giữ chứng khoán cho khách hàng, giúp khách hàng thực hiện
quyền đối với chứng khoán.
+ Dịch vụ với chi thấp và thủ tục đơn giản thuận tiện.
+ Khách hàng đ-ợc đảm bảo về tài sản, tránh đ-ợc rủi ro có thể xảy ra
khi tự l-u giữ chứng khoán.
e) Dịch vụ bổ trợ
+ Dịch vụ ứng tr-ớc tiền bán chứng khoán
+ Dịch vụ ứng tr-ớc cổ tức
+ Dịch vụ cầm cố giấy tờ có giá để vay vốn đầu t- chứng khoán
+ Dịch vụ cho vay cầm cố chứng khoán
+ Dịch vụ cho vay bảo chứng.
Ngoài ra Công ty còn thực hiện l-u ký cổ phiếu ch-a niêm yết, đồng thời
phối hợp với Ngân hàng mẹ là Ngân hàng Quân đội thực hiện những dịch vụ
bổ trợ nhằm hỗ trợ nhà đầu t- và các doanh nghiệp cổ phần hoá, các công ty
cổ phần.
Những tiện ích này bao gồm:
- Cho vay mua cổ phần
+ L·i st -u ®·i ®èi víi ng-êi lao ®éng khi vay vốn mua cổ phần
+ Thời hạn tối thiểu 3 năm


Tạ thị Quy

7

Lớp Tin học 41B

+ Thủ tục đơn giản thuận tiện
+ Có chính sách cho vay đặc biệt dành cho c¸n bé chđ chèt
- Cho vay øng tr-íc tiỊn bán chứng khoán
+ áp dụng đối với các loại chứng khoán đang niêm yết khi đà có xác
nhận giao dịch của Công ty Chứng khoán Thăng Long.
+ LÃi suất tính theo từng ngày vay thực tế .
- Cho vay cầm cố chứng khoán
+ áp dụng cho chứng khoán niêm yết
+ Khi công ty cổ phần ch-a niêm yết có nhu cầu, có thể làm việc trực
tiếp với Ngân hàng và công ty Chứng khoán Thăng Long để thực hiện cầm cố
cổ phiếu để vay vốn.
- T- vấn xây dựng điều lệ, ph-ơng án cổ phần hoá
+ Xây dựng điều lệ theo điều lệ mẫu, phù hợp với luật doanh nghiệp
và thông lệ tốt nhất về quản trị công ty
+ Điều lệ mẫu phù hợp với các quy định của UBCK (Uỷ ban chứng
khoán )nhà n-ớc về chứng khoán và thị tr-ờng chứng khoán
+ T- vấn hoàn thiện ph-ơng án kinh doanh
- Ch-ơng trình quản lý cổ đông
+ Sử dụng giấy chứng nhận cổ đông thay thế chứng chỉ cổ phiếu và
thực hiện hoạt động quản lý trên máy tính.
+ Ch-ơng trình máy tính quản lý cổ đông
ã Sử dụng đơn giản và thuận tiện, dễ dàng trong việc theo dõi hồ
sơ cổ đông và việc chuyển nh-ợng cổ phiếu.
ã Một biểu báo cáo chuẩn
ã Soạn thảo th-, giấy mời theo ý muốn
ã Cung cấp miễn phí cho các công ty cổ phần
- Quá trình cổ phần hoá


Tạ thị Quy

8

Lớp Tin học 41B

+ Các b-ớc thực hiện cổ phần hoá: cung cấp cho doanh nghiệp những
b-ớc chính trong việc cổ phần hoá
+ Lợi ích của việc cổ phần hoá đối với doanh nghiệp và ng-ời lao
động
- Cung cấp các dịch vụ tài chính
+ Cho vay vốn l-u ®éng phơc vơ s¶n xt kinh doanh.

+ Cho vay theo dự án trung và dài hạn để đầu t- mới, tăng năng lực
sản xuất của doanh nghiệp.
* Góp vốn đầu t- vào các dự án, các công ty cổ phần.
4 . Các khách hàng lớn của Công ty Chứng khoán Thăng Long
Thị tr-ờng giao dịch chứng khoán đà hoạt động đ-ợc hơn hai năm thu
hút sự quan tâm của đông đảo công chúng đầu t- trong n-ớc. Công ty Chứng
khoán Thăng Long cũng là một thành viên của thị tr-ờng giao dịch. Các bạn
hàng của Công ty :
a. Uỷ ban chứng khoán Nhà n-ớc - cơ quan quản lý cao nhất
b. Công ty phát hành .
c. Công ty chứng khoán khác
Ngoài các nhà đầu t- là tổ chức ra thì còn có nhà đầu t- cá nhân khi họ đÃ
mở tài khoản tại Ngân hàng.
5. Tôn chỉ hoạt động
Tinh thần, thái độ làm việc của nhân viên cơ quan đ-ợc thực hiện nh- sau:
- Kinh doanh có kỹ năng, có tinh thần trách nhiệm
- Ưu tiên thực hiện lệnh của khách hàng tr-ớc khi thực hiện lệnh của
công ty.

- Có nghĩa vụ bảo mật cho khách hàng, không đ-ợc tiết lộ các thông
tin về tài khoản khách hàng khi ch-a đ-ợc khách hàng đồng ý bằng văn bản
có yêu cầu của các cơ quan quản lý nhà n-ớc.
- Có tinh thÇn tËp thĨ cao.


Tạ thị Quy

9

Lớp Tin học 41B

- Khi thực hiện công việc t- vấn phải cung cấp thông tin đầy đủ cho
khách hàng và giải thích rõ ràng về các rủi ro mà khách hàng có thể phải gánh
chịu, đồng thời họ không đ-ợc khẳng định về lợi nhuận các khoản đầu t- mà
họ t- vấn.
- Công ty không đ-ợc phép nhận bất kỳ một khoản thù lao nào ngoài
các khoản thù lao thông th-ờng cho dịch vụ t- vấn của mình
- Nghiêm cấm thực hiện các giao dịch nội gián, công ty không đ-ợc
phép sử dụng các thông tin nội bộ để mua bán chứng khoán cho chính mình,
gây thiệt hại đến lợi ích cho khách hàng.
- Công ty không đ-ợc tiến hành các hoạt động có thể làm cho khách
hàng và công chúng hiểu lầm về giá cả, giá trị và bản chất của chứng khoán
hoặc các hoạt động khác gây thiệt hại cho khách hàng
- Đảm bảo các yêu cầu về vốn, cơ cấu vốn và nguyên tắc hạch toán,
báo cáo theo quy định của UBCK Nhà n-ớc. Đảm bảo nguồn tài chính trong
cam kết kinh doanh chứng khoán với khách hàng.
- Công ty không d-ợc dùng tiền của khách hàng làm nguồn tài chính
để kinh doanh, ngoại trừ tr-ờng hợp số tiền đó dùng phục vụ cho giao dịch của
khách hàng.

- Công ty phải tách bạch tiền và chứng khoán của khách hàng với tài
sản của mình. Công ty không đ-ợc dùng chứng khoán của khách hàng làm vật
thế chấp để vay vốn trừ tr-ờng hợp đ-ợc khách hàng đồng ý bằng văn bản.
- Có trách nhiệm nhiệt tình với công việc.
- ý thức chấp hành nội quy tốt
- Tôn trọng khách hàng
6. Mục tiêu hoạt động
- Trở thành một trong những công ty chứng khoán hàng đầu tại Việt
Nam và khu vực.
- Tạo lập mạng l-ới khách hàng rộng lớn trong và ngoài n-ớc.
- ứng dụng công nghệ tin học hiện đại trong quản trị và kinh doanh.
- Trở thành một địa chỉ đáng tin cậy đối với các chủ đầu t-.


Tạ thị Quy

10

Lớp Tin học 41B

7 . Hệ thống chi nhánh của Công ty Chứng khoán Thăng Long trên toàn
quốc
Địa điểm

Tên chi nhánh
Công ty Chứng khoán Thăng Long
14C Lý Nam Đế
Tel: 9434943,
Fax: 9438635

Hà nội

TP Hồ Chí Minh

Văn Phòng đại diện
Quận 1
Tel: 9303279,
Fax: 9304513

8. Tổ chức bộ máy hoạt động của công ty
Hội đồng quản trị

Ban giám đốc

Phòng hành
chính tổng
hợp

Phòng kế
toán & l-u
ký

Phòng công
nghệ thông
tin

Phòng
nghiên cứu
phát triển

Phòng nghiệp vụ
kinh doanh

đại diện giao dịch tại tp. Hồ chí minh

Phòng
kiểm soát
nội bộ


Tạ thị Quy

11

Lớp Tin học 41B

II. Bài toán quản lý nhân sự tại Công ty Chứng khoán Thăng Long
nêu lêm nhiệm vụ và chức năng của bài toán nh- sau:

1. Nội dung chính của hệ thống thông tin cần quản lý
a) Quản lý nhân sự:
ã Quản lý về lý lịch nhân viên : Dùng để cập nhật nhân viên mới vào
trong tập tin hồ sơ nhân viên của Công ty, trong đó có l-ơng cơ bản và phụ cấp
chức vụ nếu có.
ã Xem lý lịch của nhân viên : dùng điều chỉnh thông tin về hồ sơ lý lịch
của nhân viên trong Công ty
ã Xóa nhân viên: Khi một nhân vên của Công ty thôi việc ta sử dụng
ch-ơng trình này để xoá nhân viên đó ra khỏi tập tin hồ sơ nhân viên của
Công ty.
b) Quản lý tiền l-ơng :

ã Nhập số chấm công hàng tháng của từng nhân viên trong Công ty
ã Thay đổi số liệu chấm công
ã Tính l-ơng nhân viên theo quy định
ã Thống kê l-ơng theo phòng ban
ã Thống kê l-ơng theo toàn Công ty
- Nhập số liệu chấm công: Hệ thống dùng để nhập số liệu làm việc trong
một tháng của từng nhân viên bao gồm:
ã Tổng số ngày làm việc trong một tháng
ã Số ngày làm thêm, số ngày nghỉ có phép và không phép
ã Số tiền th-ởng, số tiền phạt
- Thay đổi số liệu chấm công: Dùng để thay đổi số liệu ngày công,
ngày làm thêm của nhân viên .


Tạ thị Quy

12

Lớp Tin học 41B

- Tính l-ơng nhân viên : Đây là chức năng rất quan trọng, dùng để tính
l-ơng cho nhân viên theo cơ chế điều hành của Công ty. Sau đây là phần tính
l-ơng cho nhân viên:
ã LNGAY = LCBAN/ 26
• LTHEM =SNGAYLT*1.5 *LNGAY.
• TONGLUONG= 290.000+ PCCV+ PCK+ LTHEM + THUONG PHAT- (SNCPVT * LNGAY) - ( SNKP * LNGAY)
* Trong đó :
LCBAN: l-ơng căn bản hàng tháng của mỗi nhân viên là 290.000 do Nhà
n-ớc quy định.
LNGAY: L-ơng ngày làm việc

LTHEM: L-ơng thêm
SNCPVT: Số ngày nghỉ có phép v-ợt trội
PHAT : Phạt ( Khi nhân viên làm hỏng tài sản của Công ty thì nhân viên
phải bồi th-ờng , đ-ợc giám đốc ấn định )
PCK: Phụ cấp khác
PCCV: Phụ cấp chức vụ.
SNKP: Số ngày nghỉ không phép
THUONG: Th-ởng (cho những nhân viên xuất sắc đ-ợc giám đốc ấn định)
- Qua mô tả cho thấy các thông tin bao gồm:
Thông tin nhập: Lý lịch nhân viên, danh mục phòng ban, danh mục chức
vụ, bảng chấm công, mức th-ởng phạt.
Thông tin xuất: Các báo cáo về lý lịch nhân sự, về phòng ban, về chức
vụ, bảng chấm công, bảng l-ơng theo từng tháng.

2. Đánh gia quy mô đề tài:
Hệ thống quản lý nhân sự và tiền l-ơng là một hệ thống con trong hệ
thông quản lý của Công ty


Tạ thị Quy

13

Lớp Tin học 41B

Mục đích của đề tài : Là xây dựng một hệ thống quản lý cho phép thực
hiện quản lý một chu trình khép kín từ đầu đến kết thúc một quan hệ quản lý
giữa Công ty với cán bộ nhân viên.
Hệ ch-ơng trình này có thĨ cho phÐp ng-êi sư dơng dƠ dµng sư dơng các
chức năng cho phép nhờ giao diện tiện dùng có thĨ in b¸o c¸o ngay, hƯ thèng

menu ngang dƠ sư dụng.
III. Ngôn ngữ lập trình
Cùng với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ tin học phần cứng,
công nghệ tin học phần mềm cũng tiến đ-ợc b-ớc dài trên con ®-êng ph¸t
triĨn vỊ mét sè lÜnh vùc nh-: HƯ ®iỊu hành máy tính, ngôn ngữ phát triển các
ch-ơng trình ứng dụng trên máy tính.
Hiện nay có rất nhiều ngôn ngữ đ-ợc sử dụng làm công cụ thiết kế, xây
dựng các ch-ơng trình phục vụ cho công tác quản lý. Việc lựa chọn ngôn ngữ
viết chương trình nhằm giải quyết bài toán Quản lý nhân sự và tiền lương
thực tế là rất cần thiết và không kém phần quan trọng. Mỗi ngôn ngữ đều có
những điểm mạnh yếu, do đó việc lựa chọn một ngôn ngữ phải dựa trên yêu
cầu của bài toán đặt ra, các công cụ mà ngôn ngữ đó cung cấp cho ng-ời sử
dụng trong quá trình giải quyết bài toán, khả năng về hệ quản trị cơ sở dữ liệu
vì trong quản lý dữ liệu th-ờng rất lớn và hay chồng chéo.
Hệ thống quản lý nhân sự và tiền l-ơng là một bài toán dữ liệu xử lý t-ơng
đối ít song yêu cầu cuả bài toán đặt ra đối với ch-ơng trình là phải đảm bảo
thông tin chính xác, dễ sử dụng trong công tác quản lý, giao diện ch-ơng trình
đẹp, thân thiện với ng-ời dùng. Trên cơ sở yêu cầu đặt ra đối với ch-ơng trình
và xem xét khả năng đánh giá ngôn ngữ em quyết định chọn ngôn ngữ Visual
Basic và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2000 để xây dựng ch-ơng
trình.
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2000 ch-a phải là hệ quản trị cơ
sở dữ liệu mang tính chất tối -u cho hệ điều hành mạng nh- một số hệ quản trị
cơ sở dữ liệu ORACLE, SQL Server. Tuy nhiên nó vẫn là một hệ quản trị cơ sở
dữ liệu cá nhân đứng đầu, mặt khác cấu hình của các máy Server cũng nh- các
máy PC để sử dụng cho hệ quản trị cơ sở dữ liệu này cũng cần ở mức vừa phải.
Hơn nữa, do tình hình phát triển của công nghệ thông tin ở Việt Nam hiÖn nay


Tạ thị Quy

14

Lớp Tin học 41B

thì hệ quản trị cơ sở sữ liệu này vẫn đang thích hợp với cơ quan nói riêng và
đối với Việt Nam nói chung.
Nhìn nhận một cách khách quan thì hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft
Access 2000 có tính năng quản trị cơ sở dữ liệu rất -u việt nh- : Tính bảo mật
cao, hoạt động tốt với hệ điều hành Win 9.X, quản trị cơ sở dữ liệu một cách
thống nhất, tập trung trong một tệp, giao diện đồ hoạ đơn giản, tiết kiệm bộ
nhớ, truyền thông tốt với cơ chế OLE trên hệ máy SQL Server cũng nhClient.
Thực tế chỉ với giao diện của hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access
2000 thì ch-a đủ để xây dựng một ứng dụng hoàn chỉnh. Mặc dù nó có thể
thực hiện đ-ợc khá nhiều công việc chỉ cần xét một khía cạnh đơn giản, một
ứng dụng thực sự phải cung cấp cho ng-ời dùng một giao diện trực quan, đơn
giản nh-ng phải có khả năng giải quyết đ-ợc toàn bộ công việc. Do đó với
Visual Basic 6.0 sẽ giải quyết đ-ợc mọi vấn đề về giao diện. Một ngôn ngữ
lập trình h-ớng ®èi t-ỵng ®-ỵc sư dơng réng r·i hiƯn nay. TiÕt kiệm thời gian
và công sức so với một số ngôn ngữ lập trình có cấu trúc khác. Vì chúng ta có
thể thiết lập các hoạt động trên từng đối t-ợng đ-ợc Visual Basic cung cấp.
Khi thiết kế ch-ơng trình, cho phép chỉnh sửa dễ dàng, đơn giản.


Tạ thị Quy

15

Lớp Tin học 41B

Ch-ơng II
Ph-ơng pháp luận về phân tích
thiết kế hệ thống thông tin quản lý
I. Hệ thống thông tin quản lý
1.Khái niệm về thông tin
Đối với nhu cầu của con ng-ời, thông tin đ-ợc xem nh- một đối t-ợng
truyền duy nhất. Thông tin chỉ ra những trao đổi cần thiết giữa con ng-ời và
môi tr-ờng để lµm dƠ dµng cho sù thÝch nghi cđa con ng-êi. ở mỗi góc độ
khác nhau có một khái niệm thông tin khác nhau.
- Thông tin là sự phản ánh thành tri thức về đối t-ợng phản ánh của chủ
thể nhận tin.
- Thông tin là khái niệm chỉ sự hiểu biết mô tả sự vật, sự việc có thể thu
nhận, trình bày, hình thức hoá đ-ợc.
Tuy vậy, mỗi khái niệm trên chỉ đúng khi gắn nó vào một góc độ nhất định.
Khái niệm thông tin luôn gắn liền với nguồn và đích của thông tin, thông tin,
thông tin phải luôn gắn với điều khiển hệ thống nào đó và nói đến thông tin là
nói đến vật mang tin. Thông tin là yếu tố cơ bản của quá trình thành lập lựa
chọn và ra quyết định để điều khiển một hệ thống nào đó. Quá trình thu thập
thông tin - truyền tin- nhËn tin - xư lý th«ng tin - lùa chän quyết định rồi lại
truyền tin là một quá trình diễn ra liên tục.

2.Vai trò của thông tin trong doanh nghiệp
Trong mỗi tổ chức doanh nghiệp đều có những lĩnh vực hoạt động khác
nhau với những chức năng khác nhau. Chúng có mối liên quan ràng buộc chặt
chẽ với nhau, cung cấp thông tin về các hoạt động của chúng cho nhau, nhằm
đảm bảo cho toàn bộ tổ chức doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả. Nhiều tổ
chức doanh nghiệp đà xây dựng các phân hệ thông tin quản lý cho từng lĩnh
vực chức năng của doanh nghiệp vụ, nhằm cung cấp thông tin trợ giúp cho quá
trình ra quyết định trong những lĩnh vực chức năng đó nh-:
- Hệ thống thông tin tài chính

Tạ thị Quy

16

Lớp Tin học 41B

- Hệ thống thông tin nhân lực
- Hệ thống thông tin thị tr-ờng
- Hệ thống thông tin sản xuất
Các hệ thống thông tin chuyên chức năng này không độc lập với nhau về
mặt vật lý mà th-ờng chia sẻ với nhau các nguồn lực chủ yếu của hệ thống và
tất cả chúng đều có mối quan hệ với hệ thống thông tin kế toán. Các hệ thống
thông tin chuyên chức năng này đều cung cấp dữ liệu đầu vào cho hệ thống
thông tin kế toán và từ những dữ liệu này, hệ thống thống tin kế toán có
nhiệm vụ biến đổi chúng thành thông tin ở dạng báo cáo quản trị và báo cáo
tài chính. Ng-ợc lại thì hệ thống thông tin kế toán cũng cung cấp rất nhiều
thông tin đầu vào cho các hệ thống thông tin chuyên chức năng nói trên.
Còn hệ thống thông tin nhân lực cùng với các hệ thống thông tin còn lại
khác cần cho hệ thống thông tin chuyên chức năng trên sẽ đ-ợc thu thập thêm
thông tin từ môi tr-ờng bên ngoài của doanh nghiệp.
Nh- vậy hệ thống thông tin nhân lực cùng với các hệ thống thông tin
chuyên chức năng khác tạo nên hệ thống thống thông tin hoàn chỉnh phục vụ
quản trị doanh nghiệp.Chúng giữ vai trò liên kết hệ thống quản trị với hệ
thống tác nghiệp, đảm bảo sự vận hành của chúng làm cho tổ chức doanh
nghiệp đạt đ-ợc mục tiêu đề ra. Thực tế các doanh nghiệp đều hoạt động
h-ớng tới mục tiêu mà họ đề ra. Mục tiêu đó th-ờng đ-ợc đặt ra một cách rõ
ràng nh-ng họ lại không dễ gì dạt đ-ợc, vì vậy các doanh nghiệp không ngừng
tìm kiếm thông tin hỗ trợ cho việc phấn đấu để đạt mục tiêu. Thông tin mà họ

kiếm tìm th-ờng rơi vào ba phạm trù: thông tin về khoảng cách mục tiêu,
thông tin để đạt mục tiêu và thông tin về sự chun biÕn.
Sù xt hiƯn cđa mét x· héi th«ng tin rất có ý nghĩa bởi vì thông tin nó có
tác động hai mặt tới sự thay đổi: thông tin đ-ợc dùng để lập kế hoạch nhằm
tạo ra sự chuyển biến đồng thời là một ph-ơng tiện để biến chuyển
2.1 Thông tin để đạt mục tiêu
Các doanh nghiệp luôn đặt ra mục tiêu hay mức thành tựu mong muốn để
phấn đấu. Các nhà quản lý cần thông tin để đặt ra những mục tiêu vừa thách
thức lại vừa thực tế. Th-ờng thì các doanh nghiệp dùng thành quả tr-ớc đây
làm cơ sở để đặt các tiêu chuẩn thành đạt mới. Điều này chỉ dẫn đến sự cải


Tạ thị Quy

17

Lớp Tin học 41B

thiện từng tí một chứ không đem lại sự thay đổi căn bản vì thông tin nội bộ
đ-ợc dùng để đặt ra các tiêu chuẩn về hiệu quả hoạt động. Trong thời đại
thông tin hiện nay các doanh nghiệp đà chuyển sang dùng các nguồn tin bên
ngoài và các mốc chuẩn chung để đặt mục tiêu.
Lập kế hoạch là một nhiệm vụ quan trọng của các nhà quản lý. Để định
h-ớng cho doanh nghiệp, họ cần thông tin về các nhu cầu tiềm năng của
khách hàng cùng các điều kiện xà hội, kinh tế, kỹ thuật và chính trị. Họ dùng
các thông tin này để xác định các thời cơ và những rủi ro đối víi doanh
nghiƯp. Nhê vËy doanh nghiƯp cã thĨ tranh thđ điều kiện thời cơ và hạn chế
đ-ợc những rủi ro. Hầu hết thông tin để lập kế hoạch dài hạn đến từ bên ngoài
lại quyết định kế hoạch hoá cốt yếu sẽ phải dựa trên sự phân tích dữ liệu nội
bộ và dữ liệu từ bên ngoài.

Các doanh nghiệp cần thông tin để xác định các mục tiêu khả thi có sức
động viên và có vẻ thách thức. Khi các mục tiêu đà đ-ợc đặt ra thì các doanh
nghiệp lại cần thông tin về mức độ đà đạt đ-ợc mục tiêu tại từng thời điểm
nào đó.
2.2 Thông tin về khoảng cách
Các doanh nghiệp th-ờng đặt mục tiêu có hàm ý thách thức nên th-ờng
có khoảng cách giữa thành quả thực tế và thành quả mong muốn. Các doanh
nghiệp sử dụng ph-ơng pháp để thăm dò, phát hiện khoảng cách và -ớc l-ợng
mức độ của khoảng cách đó. Phát hiện vấn đề và theo dõi thành tích là hai
ph-ơng pháp chính để tìm ra thông tin về khách hàng.
- Phát hiện vấn đề:
Khi nhiều vấn đề v-ớng mắc còn tồn tại thì doanh nghiệp ch-a thể đạt
đ-ợc mục tiêu. Để phát hiện đ-ợc vấn đề, một hệ thống quản lý dữ liệu phải
có khả năng so sánh hiện trạng so với các chuẩn mực dự kiến. Điều kiện kinh
doanh luôn luôn thay đổi do ảnh h-ởng của những hành động của các đối thủ
cạnh tranh, những khuynh h-ớng tiêu dùng và sự điều tiết của Chính phủ.
Th-ờng thì ảnh h-ởng của những thay đổi này đ-ợc thể hiện qua khoảng cách
giữa thành quả mong muốn và thành quả hiện tại.
- Theo dâi thµnh tÝch :


Tạ thị Quy

18

Lớp Tin học 41B

Quá trình theo dõi thành tích sẽ cung cấp thông tin về khoảng cách. Các
nhà quản lý hình thành hệ thống đo l-ờng để theo dõi các biến chỉ ra thành
tựu của doanh nghiệp có đang trên đà phát triển hay không. Việc các nhà quản

lý theo dõi thành tích là cần thiết. Điều này cũng khiến cho cán bộ công nhân
viên nhận ra điều gì là quan trọng. Thông tin theo dõi thành tích khá ổn định
và có thể truyền đ-a qua các ph-ơng tiện thông th-ờng
3. Thông tin là ph-ơng tiện để chuyển biến
Trong xà hội thông tin các doanh nghiệp tạo ra nhiều sản phẩm và dịch
vụ dựa trên thông tin, bổ xung vào sản phẩm dùng thông tin để tăng hiệu quả
hoặc để dành đ-ợc những lợi thế cạnh tranh. Để thấy rõ hơn thông tin là
nguyên nhân gây ra biến chuyển ta xem xét công tác tiếp thị, dịch vụ khách
hàng và việc uỷ quyền cho cấp d-ới.
ã Tiếp thị:
Là một chiến l-ợc chủ chốt để thay đổi hiệu suất của doanh nghiệp thông
qua việc tăng doanh số bán. Thông tin là một yếu tố quan trọng trong tiếp thị.
Đôi khi các chiến l-ợc tiếp thị phụ thuộc rất nhiều vào công nghệ cơ sở dữ
liệu vì phải l-u trữ một khối l-ợng dữ liệu quá lớn. Nếu không có công nghệ
cơ sở dữ liệu thì sẽ không bao giờ có một chiến l-ợc tiếp thị thực hiện đ-ợc.
Cơ sở dữ liệu ngày nay không còn đơn thuần chỉ là một tệp địa chỉ để gửi thđến khách hàng mà còn là nơi ghi nhớ mối quan hệ với khách hàng.
- Dịch vụ khách hàng:
Là một lĩnh vực cạnh tranh gay gắt đối với các doanh nghiệp. Nhiều nền
kinh tế phát triển là nền kinh tế dịch vụ. Trong các dịch vụ việc giữ uy tín là
điều quan trọng hơn cả. Thời điểm dành lấy chữ tín đ-ợc miêu tả là lúc giao
tiếp với khách hàng vì khách hàng luôn kiĨm tra xem xÐt lêi høa cđa doanh
nghiƯp cã trë thành sự thật hay không.
- Uỷ quyền:
Đó là sự chia sẻ với nhiều nhân viên cấp d-ới một số loại thông tin có tác
động tích cực tới bản thân họ nói riêng và đến doanh nghiệp nói chung. Nhiều
doanh nghiệp tin t-ởng rằng việc uỷ quyền là một biện pháp góp phần phát
triển hiệu quả hoạt động thể hiện qua việc phát triển chất l-ợng sản phẩm và
dịch vụ. Nhiệm vụ quan trọng đối với các cán bộ quản lý dữ liệu là phát triển

Tạ thị Quy

19

Lớp Tin học 41B

và cài đặt hệ thống cho phép cán bộ công nhân viên dễ dàng sử sự để tìm kiếm
thông tin.

II. Hệ thống thông tin
1. Khái niệm hệ thống thông tin
Đứng d-ới mỗi góc độ khác nhau thì khái niệm về hệ thống thông tin
đ-ợc hiểu theo những khía cạnh khác nhau. Nh-ng nhìn chung hệ thống
thồng tin th-ờng đ-ợc hiểu là một tập hợp những con ng-ời, các thiết bị phần
cứng phần mềm, dữ liệu thực hiện hoạt động thu thập, l-u trữ, xử lý và phân
phối thông tin trong một tập các ràng buộc đ-ợc gọi là môi tr-ờng. Nó đ-ợc
biểu hiện bởi những con ng-ời, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc
không tin học. Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin đ-ợc lấy từ các nguồn
(sourses) và đ-ợc xử lý bởi hệ thống với các dữ liệu đà đ-ợc l-u trữ từ tr-ớc.
Kết quả xử lý (Outputs) đ-ợc chuyển đến các đích (Destination) hoặc đ-ợc
cập nhật vào kho l-u trữ (Storage).
2. Các bộ phận của hệ thông tin
Mọi hệ thống thông tin đều bao gồm 4 bộ phận :
- Bộ phận đ-a dữ liệu vào
- Bộ phận xử lý
- Kho dữ liệu vào và đ-a dữ liệu ra
Hệ thống thông tin đó có thể đ-ợc mô tả nh- sau:
Nguồn

Đích

Xử lý và l-u trữ

Kho dữ liệu

Phân phát


Tạ thị Quy

20

Lớp Tin học 41B

3.Mô hình hệ thống thông tin phục vụ quản lý

Để tổ chức các thông tin phục vụ quản lý cần xây dựng các module dữ
liệu bao gồm:
3.1 Các mocule cập nhật, xử lý thông tin hỗn hợp và thông tin luân
chuyển
Vì l-ợng thông tin này lớn nên đòi hỏi tốc độ xử lý nhanh chóng và chính
xác. Do đó, khi xây dựng cần quan tâm tới các yêu cầu sau:
- Tổ chức giao diện hợp lý và giảm thao tác của ng-ời sử dụng.
- Nắm vững các thông tin quan trọng từ thông tin cập nhËt
- KiĨm tra ph¸t hiƯn nhanh c¸c sai sãt khi nhập liệu và có thông báo
cho ng-ời sử dụng biết.

3.2 Các module cập nhật thông tin tra cứu
Các thông tin tra cứu đ-ợc dùng chung cho hệ thống trong một thời gian
dài nó đ-ợc cập nhật th-ờng xuyên, do đó việc cập nhật các module này đảm

bảo dễ tra cứu.

3.3. Các module lập bảng biểu báo cáo
Các module này đ-ợc thiết kế dựa trên sự tìm hiểu các mẫu bảng biểu
báo cáo theo quy định của hệ thống

3.4. Yêu cầu của hệ thống thông tin
- Các thông tin của hệ thống thông tin quản lý th-ờng đ-ợc dùng để
giải quyết nhiều khâu cho quá trình quản lý. Điều đó đòi hỏi các thông tin
trong hệ thống thông tin không đ-ợc trùng lặp, thông tin cần đ-ợc tra cứu tổ
chức thành các mảng cơ bản.
- Giảm thiểu khối l-ợng thông tin làm tăng năng suất và hiệu quả sử
dụng máy. Điều này cần thiết là phải thay thế các công việc luân chuyển và xử
lý thông tin trong toàn hệ thống thông tin. Công việc này sẽ đảm bảo truy suất
nhanh, chính xác các thông tin.
- Để đảm bảo tính logic cho toàn hệ thống cần có các mảng thông tin
cơ bản làm khung tái hiện toàn bộ thông tin của hÖ thèng.


Tạ thị Quy

21

Lớp Tin học 41B

- Một quyết định không phải dựa vào nhóm các thông tin, bộ phận.
Do đó, phải hết sức tiết kiệm các thao tác xử lý, biến đổi, hợp nhất ..thông tin
bằng cách phân loại và sử dụng các mảng thông tin cơ bản này.
3.5. Các ph-ơng pháp xây dựng hệ thống
3.5.1. Ph-ơng pháp tổng hợp

Ph-ơng pháp này đòi hỏi phải xây dựng nhiệm vụ cho từng bộ phận, nh-ng
phải đảm bảo toán học trong hệ thống để sau này có thể xây dựng đ-ợc các
mảng cơ bản trên cơ sở từng nhiệm vụ đó.
Với ph-ơng pháp này nó đà mang lại -u điểm là cho phép đ-a hệ thống thông
tin vào làm việc theo từng giai đoạn và nhanh chóng thu đ-ợc kết quả. Nh-ng
nó vẫn tồn tại nh-ợc điểm là nh-ợc điểm là các thông tin dễ bị trùng lặp, sinh
ra các thao tác không cần thiết.
3.5.2 Ph-ơng pháp phân tích
Trong ph-ơng pháp này nhiệm vụ đầu tiên là phải xây dựng đảm bảo toán
học cho hệ thống. Sau đó xây dựng các ch-ơng trình làm việc và thiết lập các
mảng làm việc cho ch-ơng trình đó.
Đối với ph-ơng pháp phân tích này thì lại cho phép tránh đ-ợc các mảng làm
việc một cách thủ công. Song nó lại làm cho hệ thống thông tin chỉ hoạt động
đ-ợc khi đ-a vào đồng thời các mảng này.
3.5.3. Ph-ơng pháp phân tích và tổng hợp
Đây là ph-ơng pháp kết hợp đồng thời cả hai ph-ơng pháp trên, tiến hành
đồng thời việc xây dựng các mảng cơ bản và một số thao tác cũng nh- nhiệm
vụ cần thiết. Yêu cầu là phải tổ chức chặt chẽ và phải đảm bảo tính nhất quán.

III. Các ph-ơng pháp thu thập, thông tin
1. Ph-ơng pháp phỏng vấn
Phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu là hai công cụ thu thập thông tin đắc lực
nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển hệ thống thông tin: phỏng vấn cho
phép thu đ-ợc những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu, gặp đ-ợc
những ng-ời chịu trách nhiệm trên thực tê, số ng-ời này không đ-ợc ghi trên
văn bản tổ chức; Thu đ-ợc những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà


Tạ thị Quy

22

Lớp Tin học 41B

nội dung đó có thể nắm bắt đ-ợc khi tài liệu quá nhiều. Đặc biệt là mục tiêu
của tổ chức.
Phỏng vấn có thể đ-ợc thực hiện theo các b-ớc sau:
- Chuẩn bị phỏng vấn
+ Lập danh sách và lịch phỏng vấn. Lựa chọn số l-ợng và loại cán bộ để
phỏng vấn theo cách thức từ trên xuống
+ Cần biết một số thông tin về ng-ời đ-ợc phỏng vấn (trách nhiệm, thái
độ, tuổi đời.)
+ Lập đề c-¬ng néi dung chi tiÕt cho pháng vÊn theo mÉu với yêu cầu cần
thiết.
+ Xác định cách thức phỏng vấn (phi cÊu tróc hay cã cÊu tróc)
+ Gưi tr-íc c¸c vấn đề yêu cầu (thông tin vào/ ra, l-u trữ, mẫu biểu, xử
lý)
+ Đặt lịch làm việc (tốt nhất là buổi sáng, thời gian từ 90 phút đến 2 giờ).
+ Ph-ơng tiện ghi chép là các ký pháp trên giấy khỉ lín theo mÉu.
- TiÕn hµnh pháng vÊn:
+ Nhãm pháng vÊn gåm 2 ng-êi. C¸n bé pháng vÊn chÝnh dÉn dắt phỏng
vấn, đ-ợc ghi chép trên giấy mẫu. Cán bộ pháng vÊn phơ thu thËp mÉu mang
tin, bỉ xung hc làm rõ ý.
+ Thái độ lịch sự đúng giờ. Tinh thần khách quan. Không đ-ợc tạo ra cảm
giác thanh tra.
+ Nhẫn nại, chăm chú nghe. Mềm dẻo và cởi mở. Có thể dùng máy ghi âm
nh-ng phải đ-ợc phép của ng-ời đ-ợc phỏng vấn.
- Tổng hợp kết quả phỏng vấn : là khâu rất quan trọng của phỏng vấn. Nó
th-ờng ®-ỵc thùc hiƯn ngay sau bi pháng vÊn, trong 48 giờ.
+ Lập bảng tổng hợp nhiệm vụ xử lý gồm 5 cột: số liệu nghiệm vụ xử lý,

mô tả về nhiệm vụ xử lý, vị trí công tác thực hiện sử lý, tần suất và khối l-ợng
xử lý, tài liệu sư dơng cho xư lý, tµi liƯu ra cđa xư lý.
+ Tổng hợp các thông tin thu đ-ợc. Kết hợp với thông tin từ các cuộc
phỏng vấn khác để điều bất hợp lý, cần làm rõ


Tạ thị Quy

23

Lớp Tin học 41B

Nghiên cứu tài liệu
Cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức nh-: lịch
sử hình thành và phát triển của tổ chức : lịch sử hình thành và phát triển của tổ
chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò
và nhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình dạng của các thông tin vào/
ra. Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và t-ơng lai của tổ chức.
Cần nghiên cứu kỹ các văn bản sau:
- Các văn bản về thủ tục và quy trình làm việc của cá nhân hoặc một
nhóm công tác.
- Các phiếu mẫu sử dụng trong hoạt động của tổ chức.
- Các loại báo cáo, bảng biểu do hệ thống thông tin hiện có sinh ra.
2. Sử dụng phiếu điều tra
Khi cần phải lấy thông tin từ một số l-ợng lớn các đối t-ợng và trên
một phạm vi địa lý rộng thì dùng phiếu điều tra. Yêu cầu các câu hỏi trên
phiếu phải rõ ràng, cùng hiểu nh- nhau. Phiếu ghi theo cách thức dễ tổng hợp.
Có gửi trọn đối t-ợng gửi phiếu điều tra theo một số cách thức cơ bản
sau:
- Chọn nhóm những đối t-ợng thiện chí, tích cực trả lời

- Chọn nhóm ngẫu nhiên trên danh sách
- Chọn mẫu có mục đích. Chẳng hạn chỉ có những đối t-ợng thoả
mÃn một điều kiện nào đó. Ví dụ đối t-ợng phải có từ hai năm công tác trở
lên.
- Phân thành các nhóm (lÃnh đạo, quản lý, ng-ời sử dụng, phục
vụ) rồi chọn ngẫu nhiên từ các nhóm đó.
- Th-ờng thì phiếu điều tra đ-ợc thiết kế trên giấy, tuy nhiên cũng có
thể dùng qua điện thoại, đĩa từ, màn hình nối mạng, trang Web động Phiếu
điều tra cần phải đ-ợc phát thử sau đó hiệu chỉnh lại nội dung và hình thức
câu hỏi. Trên phiếu điều tra nên chứa chủ yếu là câu hỏi đóng và một số câu
hỏi mở. Để đảm bảo tỷ lệ phiếu thu về cao và có chất l-ợng ng-ời gửi phiếu
phải là cấp trên của các ®èi t-ỵng nhËn phiÕu.


Tạ thị Quy

24

Lớp Tin học 41B

3. Quan sát
Khi phân tích viên muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên tài liệu
hoặc qua phỏng vấn nh- tài liệu để đâu, đ-a cho ai, có sắp xếp hoặc không sắp
xếp, l-u trữ có khoá hoặc không khoá...
Quan sát sẽ có khi gặp khó khăn vì ng-ời bị quan sát không thực hiện
giống nh- ngày th-ờng.
Ngoài việc lựa chọn công cụ, phân tích viên phải xác định các nguồn
thông tin. Những nguồn dùng trong giai đoạn đánh giá yêu cầu đ-ơng nhiên
vẫn đ-ợc xem xét ở đây. Tuy nhiên cần phải đi sâu hơn. Phải phỏng vấn nhân
viên chịu trách nhiệm về các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau và gặp những

ng-ời quản lý họ. Khi phỏng vấn các câu hỏi cần phải chính xác hơn vì phân
tích viên phải hiểu chi tiết. Cần l-u ý đến vai trò của ng-ời sử dụngvà lợi thế
khi có họ tham gia vào đội ngũ phân tích.

IV. Thiết kế cơ sở dữ liệu
1. Chuẩn hoá dữ liệu
Sau khi xác định đ-ợc các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo
ra từng đầu ra (có nghĩa là đà liệt kê xong các phần tử thông tin đầu ra) thì
tiến hành chuẩn hoá dữ liệu. Việc chuẩn hoá cơ sở dữ liệu đ-ợc tiến hành theo
mức trong đó:
- Thực hiện việc chuẩn hoá b-ớc 1(1.NF) quy định rằng, trong mỗi
danh sách không đ-ợc phép chứa những thuộc tính lặp. Nếu có các thuộctính
lặp thì phải tách các thuộc tính lặp đó ra thành các danh sách con, có một ý
nghĩa d-ới góc độ quản lý. Và phải gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một
thuộc tính định danh riêng và gắn thêm thuộc tính định danh của danh sách
gốc.
- Thực hiện việc chuẩn hoá mức
+ Đó là trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm
vào toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá. Nếu có sự
phụ thuộc nh- vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận
của khoá thành một danh sách con mới.


Tạ thị Quy

25

Lớp Tin học 41B

+ Lấy bộ phận khoá đó làm cho danh sách mới. Đặ cho danh sách

mới này một tên riêng cho phù hợp với nội dung cđa c¸c thc tÝnh trong danh
s¸ch.
- Chn ho¸ møc 3 (3.NF)
Với chuẩn hoá mức 3 thì trong một danh sách không đ-ợc phépcó sự
phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tÝnh. NÕu thc tÝnh Z phơ thc hµm vµo
thc tÝnh Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào hai danh sách
chứa quan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X. Sau đó xác định khoá
và tên cho mỗi danh sách mới.
2. Công cụ mô hình hóa
- Sơ đồ luồng thông tin: Sơ đồ luồng thông tin đ-ợc dùng để mô tả hệ
thống thông tin theo cách thức động. Tức là mô tả việc di chuyển của dữ liệu,
việc xử lý, việc l-u trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ.
Các ký pháp sử dụng trong sơ đồ luồng thông tin :

Xử lý thủ
công

Dòng thông tin
tài liệu

Giao tác giữa
ng-ời _máy

Điều khiển

Xử lý tự động

Kho l-u trữ dữ
liệu

- Sơ đồ luồng dữ liệu:
Sơ đồ luồng dữ liệu cũng mô tả cũng chính hệ thống thông tin nh- ơ
đồ luồng thông tin nh-ng trên góc độ trìu t-ợng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm: Các
luồng dữ liệu, các xử lý, các l-u trữ dữ liệu, nguồn và đích nh-ng không hề
quan tâm tới nơi, thời điểm và đối t-ợng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng
dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và đề làm g×.