Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Chương 2: Hệ thống thông tin kế toán doanh thu

CHƯƠNG 2:
HỆ THỐNG THƠNG TIN
KẾ TỐN DOANH THU


Nội dung
• 2.1. Tổng quan về chu trình kế tốn doanh thu
• 2.2. Thu thập dữ liệu doanh thu
• 2.3. Xử lý thơng tin doanh thu
• 2.4. Cung cấp thơng tin doanh thu
• 2.5. Kiểm sốt hệ thống thơng tin kế toán doanh thu


2.1. Tổng quan về chu trình kế tốn
doanh thu
• 2.1.1. Đặc điểm và nhu cầu thơng tin về doanh thu
• 2.1.2. Các hoạt động và dịng thơng tin trong chu trình


Đặc điểm doanh thu
• (1) Doanh thu và chi phí tạo ra khoản doanh thu đó
phải được ghi nhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp
• (2) Doanh thu chỉ được ghi nhận khi thỏa mãn các điều
kiện theo quy định hiện hành
• (3) Doanh thu cần được quản lý và ghi chép một cách
đầy đủ nhằm xác định KQKD một cách chính xác


Nhu cầu thơng tin về doanh thu
• Theo chức năng quản trị, nhu cầu thơng
tin kế tốn về DT:

- Thơng tin dự tốn DT
- Thơng tin kết quả thực hiện DT
- Thông tin biến động DT và nguyên nhân
- Thông tin DT cho việc ra quyết định


Nhu cầu thơng tin về doanh thu
• Theo nội dung thông tin liên quan đến
DT, nhu cầu thông tin:
- DT bán hàng phát sinh trong kỳ, chi tiết
theo
+ Địa điểm phát sinh
+ Loại sp, dịch vụ
+ Khu vực địa lý
+ Phân cấp quản lý
+ Trung tâm trách nhiệm

- Giá vốn hàng bán/giá thành của sp, dịch
vụ tiêu thụ.
- Công nợ chi tiết cho từng đối tượng


Các hoạt động trong chu trình

Nhận đơn đặt hàng của khách (1)

Giao hàng hóa cho khách hàng (2)

Lập Hóa đơn bán hàng, ghi nhận cơng nợ (3)

Nhận tiền thanh tốn (4)


Hoạt động tiếp nhận đơn đặt hàng (1.0)
Hoạt động Nội dung công việc

Bộ phận thực hiện

1. Tiếp

- Nhận đơn hàng (1.1)

- Bộ phận bán hàng

nhận đơn

- Kiểm tra mức độ bán chịu hoặc dịch vụ KH

đặt hàng

cho khách hàng (1.2)

- Bộ phận tín dụng

của khách - Kiểm tra hàng tồn kho - Bộ phận kho hàng
(1.3)
- Phản hồi thông tin của
khách về đơn hàng (1.4)
- Lập đơn hàng cho khách
hàng (1.5)

Hoạt động giao hàng (2.0)
Hoạt động

Nội dung công việc

Bộ phận thực hiện

2. Giao hàng - Lấy hàng và đóng

- Bộ phận giao hàng

hóa hoặc

gói (2.1)

hoặc bộ phận kho

cung cấp

- Chuyển hàng đến

(Shipping/delivery

dịch vụ cho

khách hàng (2.2)

warehouse)

khách hàng


Hoạt động lập hóa đơn bán hàng (3.0)
Hoạt

Nội dung cơng việc

Bộ phận thực hiện

động
3. Lập hóa

- Lập hóa đơn bán hàng - Bộ phận bán hàng

đơn bán

(3.1)

hàng

- Cập nhật công nợ phải
thu KH (3.2)

- Bộ phận kế toán


Hoạt động nhận tiền thanh tốn (4.0)

Hoạt động

Nội dung cơng việc

Bộ phận thực
hiện

4. Nhận tiền

- Kiểm tra nghĩa vụ thanh toán

- Kế toán phải thu

thanh toán

(4.1)

- Kế toán tiền

- Lập chứng từ thanh tốn (4.2)
- Xác nhận tình hình thanh toán
và ghi sổ (4.3)


Sơ đồ dịng dữ liệu
(Data Flow Diagram)
• Sơ đồ dịng dữ liệu (DFD) mô tả các
thành phần của hệ thống thơng qua
các hình vẽ bao gồm dịng lưu chuyển
dữ liệu, điểm khởi đầu, điểm đến và

nơi lưu trữ dữ liệu
+ Xác định nội dung, chức năng, trình tự thực
hiện của các hoạt động trong HTTTKT
+ Chỉ ra cách thông tin được chuyển từ 1 tiến
trình/chức năng này sang 1 tiến trình/chức năng
khác


Chức năng của DFD
• Biến đổi thơng tin từ dữ liệu đầu vào
thành thông tin đầu ra
- Tổ chức lại thơng tin trong quy trình
- Bổ sung và tạo ra thông tin mới


Các thành phần cơ bản của DFD
•
•
•
•

Nguồn dữ liệu và điểm đến
Dòng dữ liệu
Hoạt động xử lý
Lưu trữ dữ liệu


Sơ đồ dòng dữ liệu cơ bản

Nguồn dữ liệu

(A)

Dòng dữ

Dòng dữ

Xử lý (C)

liệu (B)

Lưu trữ dữ liệu (F)

liệu (D)

Điểm đến
(E)


Sơ đồ dữ liệu cấp 0 – Hệ thống thông tin kế tốn DT
Khách hàng

Kho hàng
Đặt hàng
Kiểm tra hàng
hóa/thành phẩm

Tiếp nhận
đơn đặt
hàng (1.0)

DL giao hàng
Đặt hàng được
chấp thuận

Thanh tốn

DL cơng nợ

Thu tiền
(4.0)
DL thanh tốn

Đặt hàng được
chấp thuận
Thơng tin thanh
tốn

Lập HĐ BH,
theo dõi DT,
cơng nợ
(3.0)

Thanh tốn tiền

Ngân hàng

DL Khách hàng, HTK

Hệ thống báo cáo

Cung cấp
hàng
hóa/dịch vụ
(2.0)
Đặt hàng đã
thực hiện

Lương theo
doanh số

Hệ thống lương


2.2. Thu thập dữ liệu doanh thu

• 2.2.1. Đối tượng và nội dung dữ liệu cần thu
thập
• 2.2.2. Nguồn dữ liệu và kế hoạch thu thập
dữ liệu
• 2.2.3. Bộ phận và phương tiện thu thập dữ
liệu


Xác định đối tượng kế toán, nội
dung dữ liệu
Các hoạt động
1. Tiếp nhận đơn đặt
hàng của khách
2. Giao hàng hóa hoặc
cung cấp dịch vụ cho

khách hàng
3. Lập hóa đơn bán
hàng, ghi nhận DT
4. Nhận tiền thanh toán

Đối tượng kế toán
- Thành phẩm, hàng hóa (1)
- Doanh thu bán hàng (2)
- Giá vốn hàng bán (2)
- Thuế GTGT phải nôp (2)
- Thuế XK phải nộp (2)
- Nợ phải thu KH (3)
- KH trả trước (3)
- Tiền (3)
- Chi phí bán hàng (3)


Xác định đối tượng kế tốn, nội dung dữ
liệu
• Nội dung dữ liệu cần thu thập
- Mặt hàng: Mã hàng, tên hàng, kho hàng, nhà cung
cấp, số lượng, đơn giá, đơn vị tính, mức tồn kho tối
đa, tối thiểu,…
- Doanh thu: bán buôn/bán lẻ, bán đại lý/trực tiếp,
theo nhân viên BH
- Khách hàng: Mã KH, tên KH, địa chỉ liên hệ, MST,
khu vực, kênh phân phối, hạn mức tín dụng,….
- Phải thu KH: theo thời gian, theo KH,…
- Tiền gửi ngân hàng: Tên ngân hàng, số TK NH, loại
tài khoản,…

-….


Dữ liệu, thơng tin doanh thu tương lai
• Hoạch định mục tiêu (dự tốn DT)
• Lựa chọn nguồn thơng tin (nguồn thơng tin thu
thập trong và ngồi DN)
• Nội dung thu thập thông tin:
- Thị phần của DN
- Nhu cầu thị trường về sản phẩm
- Thị phần của đối thủ cạnh tranh
- Chính sách thuế, cơ chế về tỷ giá hối đoái,....


Nguồn dữ liệu và kế hoạch thu thập dữ liệu

• Nguồn dữ liệu
- Bên trong: các phòng/ban trong DN
- Bên ngồi: khách hàng, ngân hàng,…
• Kế hoạch thu thập dữ liệu
- Thường xuyên: khi có hoạt động phát sinh
- Bất thường: theo yêu cầu nhà quản trị


Bộ phận và phương tiện thu thập dữ liệu

• Bộ phân thu thập dữ liệu
- Bộ phận kế toán
- Bộ phận liên quan đến hoạt động bán
hàng (Bộ phận kho, bộ phận vận

chuyển, bộ phận kinh doanh,…)


Phương tiện thu thập dữ liệu
• Chứng từ
• Tài khoản


Chứng từ sử dụng
Hoạt động

Nội dung công việc

Chứng từ sử dụng

1. Tiếp nhận - Nhận đơn hàng (1.1)

- Đơn đặt hàng của

đơn

đặt - Kiểm tra mức độ bán

khách hàng

hàng

của chịu cho khách

- Lệnh bán hàng

khách

hàng(1.2)
- Kiểm tra hàng tồn kho
(1.3)
- Phản hồi thông tin truy
vấn của khách hàng về
đơn hàng(1.4)
- Lập đơn hàng cho
khách hàng (1.5)

- Hợp đồng thương mại


Chứng từ sử dụng
Hoạt động

Nội dung công việc

Chứng từ sử dụng

2. Giao hàng - Lấy hàng và đóng gói - Phiếu đóng gói hàng
hóa
cung

hoặc (2.1)
cấp

- Phiếu xuất kho

- Phiếu giao hàng

dịch vụ cho - Chuyển hàng đến

- Hoá đơn vận chuyển

khách hàng

- Biên bản nghiệm thu

khách hàng (2.2)

dịch vụ hoàn thành