Tài liệu Đề tài : PHƯƠNG PHÁP QUẢN TRỊ VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG THÔNG TIN COBIT pdf

ĐẠI HỌC THĂNG LONG
BỘ MÔN TIN HỌC

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP
HỆ THỐNG THÔNG TIN
Đề tài :

PHƯƠNG PHÁP QUẢN TRỊ VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ
THỐNG THÔNG TIN COBIT

SINH VIÊN :

DƯƠNG TÂN VIỆT – A08661.
TRẦN DUY DƯƠNG – A08959.
GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN :

THS.NGUYỄN TUẤN KHANG.

HÀ NỘI 8/ 2009

1



THUẬT NGỮ

BẢNG KÝ HIỆU VIẾT TẮT
Ký hiệu

Giải nghĩa tiếng anh

Giải nghĩa tiếng việt

AI

Acquire and Implement

Xây dựng và thực hiện

AIS

Accounting Information
System

Hệ thống thơng tin kế tốn
Cơng nghệ thơng tin

CNTT
CMM

Capability Maturity Model

Mẫu đánh giá khả năng

CRM

Customer Relationship
Management

Quản lý quan hệ khách hàng
Cơ sở dữ liệu

CSDL

Quản trị, đánh giá hệ thống thông tin
và giải pháp công nghệ.

DS

Control objected for
information and related
technology
Deliver and Support

ERP

Enterprise Resource Planning

Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp

COBIT

Triển khai và hỗ trợ

Hệ thống thông tin

HTTT

ME

Information Technology

Infrastructure Library
Monitor and Evalute

Thư viện cơ sở hạ tầng về cơng nghệ
thơng tin.
Kiểm sốt và đánh giá

PO

Plan and Organise

Hoạch định và tổ chức

ITIL

TMĐT

Thương mại điện tử



MỤC LỤC HÌNH ẢNH

Mục lục hình ảnh
Hình 1.1 Máy tính là một hệ thống thơng tin. ........................................................................................... 5
Hình 1.2 Hệ thống thơng tin có sử dụng máy tính. ................................................................................... 6
Hình 1.3 Các thành phần của hệ thống thông tin. ..................................................................................... 9
Hình 1.4 Phân loại HTTT theo dạng thức hỗ trợ..................................................................................... 14
Hình 1.5 Hệ thống tài nguyên doanh nghiệp và ERP .............................................................................. 22

Hình 2.1 Mơ hình Governance. .............................................................................................................. 25
Hình 2.2 Cấp độ CNTT ......................................................................................................................... 29
Hình 2.3 Sơ đồ tiếp cận chiến lược CNTT ............................................................................................. 31
Hình 2.4 ITIL trong hoạt động của doanh nghiệp. .................................................................................. 37
Hình 2.5 Thành phần của ITIL............................................................................................................... 38
Hình 2.6 Quy trình hoạt động của ITIL. ................................................................................................. 39
Hình 2.7 Sơ đồ phân tích hiện trạng và mục tiêu. ................................................................................... 40
Hình 2.8 Cấp độ tổ chức và cấp độ quy trình trong ITIL......................................................................... 44
Hình 2.9 Khối lập phương COBIT. ........................................................................................................ 53

Hinh 3.1 Các phiên bản COBIT ............................................................................................................. 61
Hinh 3.2 Thành phần COBIT ................................................................................................................. 64
Hinh 3.3 Sơ đồ yêu cầu.......................................................................................................................... 66
Hinh 3.4 Mối quan hệ qua lại giữa các thành phần COBIT. .................................................................... 67
Hinh 3.5 Quy trình làm việc .................................................................................................................. 86
Hinh 3.6 Cách xây dựng quy trình. ........................................................................................................ 87

Hình 4.1 Biểu đồ đánh giá hiện trạng về trình ứng dụng trong HTTT của InforWay ............................... 95
Hình 4.2 Quy trình hoạt động chính ....................................................................................................... 99
Hình 4.3 Chức năng quản trị. ............................................................................................................... 100
Hình 4.4 Quy trình hoạch định............................................................................................................. 101
Hình 4.5 Biểu đồ đánh giá HTTT CRM chuẩn theo hãng SAP ............................................................ 104
Hình 4.6 Đánh giá tình hình thơng tin có thể thay đổi trước và sau khi triển khai hệ thống. .................. 106


MỤC LỤC

MỤC LỤC
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN .......................................................4
1. KHÁI NIỆM HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ................................................................... 4

1.1. Khái niệm hệ thống thông tin (information system) .................................................................................. 4
1.2. Khái niệm hệ thống thông tin quản lý....................................................................................................... 7

2. CÁC THÀNH PHẦN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ............................................. 9
2.1. Hoạt động của một hệ thống thông tin quản lý.......................................................................................... 9
2.2. Các loại tài nguyên trong hệ thống thơng tin .......................................................................................... 10

3. VAI TRỊ CỦA HỆ THỐNG THƠNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP.................................. 12
3.1. Những loại hình hệ thống thông tin doanh nghiệp cần quan tâm ............................................................. 13
3.2. HTTT Kế toán (Accounting Information System - AIS) ......................................................................... 16
3.3 Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) ......................................................................................... 19
3.4 Hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (ERP) .............................................................................. 21

CHƯƠNG II: VỊ THẾ CỦA COBIT GIỮA NHỮNG PHƯƠNG PHÁP QUẢN TRỊ VÀ ĐÁNH
GIÁ HIỆN NAY ....................................................................................................................... 25
1. GIẢI PHÁP NÀO CHO NHỮNG CHIẾN LƯỢC PHÁT TRIỂN CNTT HIỆN NAY?............ 26
1.1 Chiến lược CNTT của quốc gia............................................................................................................... 26
1.2 Chiến lược ứng dụng công nghệ thông tin của doanh nghiệp ................................................................... 27
1.3 Phương pháp nào có ưu thế trong tiếp cận và lập chiến lược CNTT? ....................................................... 29

2. TỔNG QUAN NHỮNG PHƯƠNG PHÁP QUẢN TRỊ, ĐÁNH GIÁ CNTT HIỆN NAY VÀ ƯU
THẾ CỦA COBIT ........................................................................................................................... 32
2.1 Phương pháp quản trị và đánh giá ITIL ................................................................................................... 36
2.2 Phương pháp quản trị và đánh giá CMMi ................................................................................................ 42
2.3 Phương pháp quản trị và đánh giá ISO 17799.......................................................................................... 48
2.4 Phương pháp quản trị và đánh giá COBIT ............................................................................................... 52
2.5 So sánh chung về các phương pháp quản trị và đánh giá trên ................................................................... 58

CHƯƠNG III: GIỚI THIỆU PHƯƠNG PHÁP QUẢN TRỊ HTTT COBIT ........................... 60
1. TỔNG QUAN VỀ COBIT ........................................................................................................... 60

1.1. Giới thiệu .............................................................................................................................................. 60
1.2. Lịch sử phát triển................................................................................................................................... 60
1.3. Các phiên bản:....................................................................................................................................... 61
1. 4. Nhiệm vụ COBIT ................................................................................................................................. 61
1.5. Tư tuờng COBIT ................................................................................................................................... 62
1.6. Lợi ích của doanh nghiệp khi áp dụng COBIT........................................................................................ 63

2. CẤU TRÚC COBIT..................................................................................................................... 64
2.1 Thành phần COBIT ................................................................................................................................ 64
2.2. Phạm vi, Quy trình, Mục tiêu kiểm sốt ................................................................................................. 67

3. QUY TRÌNH LÀM VIỆC CỦA COBIT ..................................................................................... 86
3.1. Cách thức xây dựng quy trình ................................................................................................................ 87
3.2. Ví dụ về xây dựng quy trình .................................................................................................................. 87

Page i


MỤC LỤC

CHƯƠNG IV: TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG COBIT ................................................................. 90
1. GIỚI THIỆU ĐỐI TƯỢNG TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG PHƯƠNG PHÁP COBIT................ 90
1.1. Giới thiệu về công ty thực hiện ứng dụng phương pháp COBIT .............................................................. 90
1.2. Những khó khăn hiện tại trong hoạt động kinh doanh của công ty InforWay ........................................... 91
1.3. Xác định phạm vi và đánh giá hiện trạng................................................................................................ 92
1.4. Những chiến lược phát triển CNTT của công ty ..................................................................................... 95

2. QUẢN TRỊ VÀ ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH TRIỂN KHAI XÂY DỰNG CHIẾN LƯỢC CNTT
.......................................................................................................................................................... 98
2.1. Nhận định quy trình hoạt động và hướng triển khai xây dựng CNTT trong doanh nghiệp ........................ 98

2.2. Hoạch định và tổ chức dự án xây dựng chiến lược CNTT ..................................................................... 101
2.3. Tiến trình và ra quyết định ................................................................................................................... 107
2.4. Hỗ trợ và triển khai dịch vụ ứng dụng CNTT ....................................................................................... 109
2.5. Kiểm soát và đánh giá ......................................................................................................................... 110

3. NGHIÊN CỨU RỦI RO, NHỮNG CHÚ Ý VÀ BÀI HỌC ....................................................... 111

TỔNG KẾT ............................................................................................................................ 113

ii


GIỚI THIỆU CHUNG

GIỚI THIỆU CHUNG
Trong bối cảnh nền kinh tế tri thức hiện tại và tương lai, việc xây dựng một hệ
thống thông tin hỗ trợ và tạo lợi thế cạch tranh cho các tổ chức doanh nghiệp là
một nhu cầu tất yếu. Tuy nhiên, một hệ thống thông tin thế nào là tốt? Hệ thống
thơng tin có thể phù hợp với tổ chức này nhưng có phù hợp với tổ chức khác
không? Và hệ thống thông tin dùng trong doanh nghiệp đang “chuẩn” ở mức
nào? Cần tiến tới mục tiêu nào để tạo lợi thế cạnh tranh so với các tổ chức,
doanh nghiệp khác?... Để trả lời được các nhà quản lý phải trang bị một phương
pháp quản trị và đánh giá hệ thống thông tin doanh nghiệp của mình. Một
phương pháp tốt sẽ quản trị và đánh giá hệ thống thông tin của doanh nghiệp
tốt, xác định được vị trí hiện tại và mục tiêu cần tiến đến của doanh nghiệp sẽ
được đảm bảo thành công hơn… Trải qua những kinh nghiệm trong nhiều năm
và đã tổng hợp thành những phương pháp quản trị hữu ích, đến nay thế giới có
một số phương pháp quản trị phổ biến như: ITIL, COBIT, ISO17799/ ISO27001,
CMMi, COSO, PMBOX… Đề tài này tìm hiểu về COBIT, là một trong những
phương pháp đó, tuy còn khá xa lạ với Việt Nam nhưng phương pháp này có

nhiều tính ưu việt, nhất là tính ứng dụng rộng, phù hợp với nhiều tổ chức, kinh
doanh. Và phương pháp COBIT hiện đang là phương pháp hàng đầu trong sự
lựa chọn của đa số tổ chức, doanh nghiệp trên thế giới.

Khái quát nội dung đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận thì nội dung chuyên đề này gồm 4 phần:
 Phần I: Giới thiệu về hệ thống thông tin quản lý:
Phần đầu tiên này mang đến người đọc những khái niệm về HTTT, giới thiệu
chung về thành phần của HTTT. Bên cạnh đó sẽ đưa ra vai trị của CNTT đối với
HTTT .Và thơng qua những HTTT hữu ích (HTTT có sự tham gia của CNTT)
đang được triển khai trong những tổ chức doanh nghiệp hiện nay (ví dụ: HTTT
kế tốn, HTTT CRM, HTTT ERP…) để nêu bật lên vị trí quan trọng mang tính
chiến lược của một HTTT áp dụng CNTT vào quản lý và hoạt động. Tuy nhiên
con đường để tiến tới thành công của một HTTT hữu ích khơng phải dễ dàng, đã
1


GIỚI THIỆU CHUNG

có nhiều bài học kinh nghiệm, những khó khăn được đưa ra. Điều này dẫn đến
sự cấp thiết có một phương pháp hướng dẫn xây dựng những HTTT tốt, phù
hợp với doanh nghiệp. Kết thúc phần này, chúng ta sẽ đặt ra một hỏi: Cần
phương pháp nào để triển khai xây dựng HTTT thành công?
 Phần II: Vị thế của COBIT giữa những phương pháp quản trị và đánh
giá hiện nay:
Mở đầu phần này bằng 2 bài toán về xây dựng HTTT của quốc gia và doanh
nghiệp ở nước ta để nhận định rằng phương pháp COBIT giải quyết được 2 bài
tốn đó. Bước khởi đầu là bước khó khăn nhất, và ở đây tiếp cận chính là bước
đầu tiên để xây dựng HTTT thành công, phương pháp COBIT có quy trình trong
bước tiếp cận bởi vậy COBIT sẽ là phương pháp có những bước tiến vững chắc

ngay từ ban đầu. Có thể nào việc chọn COBIT là chủ quan? Bằng cách giới thiệu
các phương pháp hàng đầu hiện nay trên thế giới như ITIL, CMMI, ISO… và kết
thúc bằng sự so sánh giữa các phương pháp đó với COBIT một lần nữa khẳng
định vị trí hàng đầu của phương pháp quản trị và đánh giá COBIT, ưu thế của
COBIT cũng là vượt trội. Thiết thực nhất là COBIT đảm bảo giải quyết được 2
bài toán về quốc gia và doanh nghiệp, đồng thời trả lời cho câu hỏi ở phần 1,
“phương pháp COBIT là phương pháp để triển khai và xây dựng HTTT thành
công !”. Kết thúc phần 2 thúc đẩy chúng ta đến công việc nghiên cứu phương
pháp quản trị và đánh giá COBIT.
 Phần III: Giới thiệu phương pháp quản trị và đánh giá COBIT:
Tập trung đi sâu vào tìm hiểu phương pháp quản trị và đánh giá COBIT.
COBIT xuất phát từ đâu? Gồm thành phần nào và quy trình hoạt động của
COBIT diễn ra như thế nào? Đây là phần nghiên cứu về phương pháp COBIT và
tìm hiểu cách ứng dụng phương pháp COBIT. Phần 2 và 3 đã nêu lên ưu thế và
chức năng, thành phần của phương pháp COBIT nhưng quan trọng là nó được
dùng thế nào vào thực tiễn? Câu trả lời sẽ đến ở phần 4.

2


GIỚI THIỆU CHUNG

 Phần IV: Triển khai ứng dụng phương pháp quản trị và đánh giá
COBIT:
Triển khai COBIT với việc xây dựng chiến lược phát triển CNTT ở công ty
InforWay. Mang đến những bài học, chú ý khi triển khai xây dựng hệ thống thông
tin và áp dụng cách quản trị, đánh giá của COBIT vào quá trình xây dựng để
đảm bảo sự thành công của chiến lược CNTT trong doanh nghiệp đó. Phần này
trả lời cho câu hỏi “Dùng COBIT thế nào?”.
Bên cạnh đó là những khó khăn, thử thách mà phương pháp COBIT cũng

như một số phương pháp khác gặp phải. Nêu lên khó khăn để chú ý và khắc
phục là cách đảm bảo thành công khi xây dựng chiến lược phát triển CNTT trong
doanh nghiệp, tổ chức.
Kết luận:
Tổng kết lại những ý chính và nêu ý nghĩa của tiểu luận về phương pháp
quản trị, đánh giá COBIT.

3


CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN
1. KHÁI NIỆM HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
1.1. Khái niệm hệ thống thông tin (information system)
Là một hệ thống mà mục tiêu, nhiệm vụ của nó là cung cấp thơng tin phục vụ
cho hoạt động của con người trong một tổ chức nào đó. Ta có thể hiểu hệ thống
thơng tin là hệ thống mà mối liên hệ giữa các thành phần của nó cũng như mối
liên hệ giữa nó với các hệ thống khác là sự trao đổi thông tin.
Chúng ta phải dựa vào hệ thống thông tin để trao đổi và duy trì hoạt động. Hệ
thống thơng tin thường là sự trao đổi thông tin của hệ thống các công việc:
 Thu thập thông tin: là nhập những thông tin đầu vào, cần thiết để hệ thống
hoạt động.Ví dụ như nhập tồn kho, nhập chi phí sản xuất, chi phí tiêu thụ
và nhập doanh thu giúp hệ thống kế tốn tính được lợi nhuận của doanh
nghiệp…
 Truyền thơng tin: là sự trao đổi thông tin từ nơi nhập thông tin đến nơi xử
lý thông tin và từ nơi xử lý thông tin đến nơi hiển thị ra kết quả hoặc lưu
trữ chúng. Thường là những thiết bị truyền thông như đường điện thoai,
đường internet… để truyền đạt thông tin đến nơi cần thiết nhanh nhất
trong hệ thống thông tin.
 Lưu trữ: là chứa những thông tin dưới dạng dữ liệu, cất dữ những thơng
tin đó để phục vụ cho những hoạt động xử lý thơng tin khác. Có thể là kho

lưu trữ hồ sơ, có thể là các thiết bị như ổ cứng, usb … là tất cả những gì
dùng để cất dữ thơng tin.


Phục hồi: là giai đoạn lấy những lại những thông tin cũ và dùng lại làm
yêu tố đầu vào cho hoạt động của hệ thống thông tin.

4


CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ HỆTHỐNG THÔNGTIN

 Xử lý: là hoạt động tính tốn, phân tích, đánh giá … các thơng tin đầu vào
để đạt được kết quả nào đó. Ví dụ tính doanh thu, nghiên cứu thị trường…
 Hiển thị: là việc đưa ra kết quả của hệ thống thơng tin. Có thể ở dạng báo
cáo, tổng kết, biểu đồ, những kết quả phân tích được …
Một số ví dụ về hệ thống thông tin đơn giản:
Thiết bị đầu cuối

Kho dữ liệu

Bộ vi xử lý của
máy tính

Hình 1.1 Máy tính là một hệ thống thơng tin.
Máy vi tính chính là một hệ thống thông tin, nhiệm vụ của máy vi tính là xử lý
thơng tin và cung cấp thơng tin phục vụ hoạt động của con người. Máy vi tính
thơng thường ln gồm 3 thành phần: thiết bị đầu cuối, bộ vi xử lý và kho lưu trữ
dữ liệu. Các thành phần này ln liên hệ và có sự trao đổi thông tin như sau:
thiết bị đầu vào (input) đưa thơng tin vào máy tính, bộ xử lý thực hiện tính tốn,

phân tích, sắp xếp… dữ liệu được xử lý đưa vào bộ lưu trữ, khi cần lại tải dữ liệu
từ bộ lưu trữ ra xử lý, cuối cùng dữ liệu được hiển thị ra người dùng ở thiết bị ra
(output).
Rộng hơn là một ví dụ về hệ thống thơng tin có sử dụng máy tính, như hình
ảnh sau đây:

5


CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ HỆTHỐNG THÔNGTIN

Hoạt động
thu thập tin

Hệ thống
máy tính

Hoạt động báo
cáo kết quả

File lưu trữ

Hình 1.2 Hệ thống thơng tin có sử dụng máy tính.
Các hệ thống thông tin trong các tổ chức kinh tế xã hội như hệ thống quản lý
nhân sự, hệ thống kế toán, hệ thống quản lý lịch cơng tác là các ví dụ điển hình
về hệ thống thơng tin có sự tham gia của máy tính. Một cơng ty sản xuất muốn
đưa ra sản phẩm mới hệ thống thông tin sẽ hoạt động như sau: Thu thập thông
tin mong muốn của khách hàng, đưa dữ liệu vào máy tính để tính tốn và phân
tích xem xu thế về sản phẩm nào được mong muốn nhất, máy tính lưu ra file các
kết quả phân tích được, lập báo cáo giúp nhà quản lý đưa ra chiến lược sản xuất

sản phẩm mới. Trong hệ thống thơng tin này, máy tính chỉ đóng vai trị là một
thành phần trong cả hệ thống và cùng với bộ phận thu thập tin, bộ phận sản
xuất, bộ phận lãnh đạo… tạo thành hệ thống thông tin sản xuất sản phẩm mới.
Trong 2 ví dụ trên máy tính đóng vai trị như một hệ thống thơng tin hay một
thành phần quan trọng nhưng trước khi có máy tính thì khơng có hệ thống thơng
tin hay sao? Trước khi có máy tính con người đã có tổ chức, có nền kinh tế và
có các cơ sở kinh doanh sản xuất... Và bất kỳ một tổ chức hay cơ sở kinh doanh
nào cũng có hệ thống thơng tin khi đó khơng hề có sự hiện diện của máy tính
hay bất cứ thứ gì liên quan đến cơng nghệ thơng tin. Chúng ta cần phân biệt khái
niệm về hệ thống thông tin và công nghệ thông tin.
Phân biệt 2 khái niệm Hệ thống thông tin (HTTT) và Công nghệ thông tin
(CNTT):
6


CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ HỆTHỐNG THƠNGTIN

 HTTT: mơ tả các thành phần, tài nguyên cần thiết để cung cấp một chức
năng nghiệp vụ hay thông tin cụ thể trong một tổ chức doanh nghiệp.
 CNTT: đề cập tới việc sử dụng các thiết bị phần cứng, phần mềm, mạng,
thiết bị lưu trữ dữ liệu cần thiết để duy trì hoạt động một HTTT.
HTTT ngày nay thường được ngầm hiểu là có sử dụng tới máy tính (CNTT).
Các chun gia nghiệp vụ phải sử dụng rất nhiều loại HTTT có sử dụng máy tính
và CNTT. Đơn giản là do máy tính và cơng nghệ thơng tin ngày nay đã q phổ
biến và được dùng ở bất cứ tổ chức hay doanh nghiệp nào, hơn nữa CNTT ngày
càng hỗ trợ, gắn liền với từng thành phần của mỗi hệ thống thông tin. Do vậy,
thuật ngữ HTTT và CNTT đôi khi được sử dụng hoán đổi cho nhau, với nghĩa
tương tự nhau.

1.2. Khái niệm hệ thống thơng tin quản lý

Nói đến hệ thống thơng tin quản lý nghĩa là nói đến tầm quan trọng và vai trị
của hệ thống thơng tin trong tổ chức và doanh nghiệp. Phần lớn hệ thống thông
tin thường được xây dựng nhằm phục vụ cho một hoặc vài chức năng nào đó,
hoặc chỉ đơn giản là giúp con người giải thốt khỏi một số cơng việc quản lý
thơng thường như tính tốn, thống kê. Khi xuất hiện nhu cầu cung cấp các thông
tin tốt hơn và đầy đủ hơn, cũng là lúc cần đến những phương thức xử lý thông
tin một cách tổng thể - hệ thống thơng tin quản lý.
Ví dụ về hệ thống thơng tin quản lý:
 Hệ thống quản lý nhân sự trong một cơ quan.
 Hệ thống quản lý sinh viên trong một trường đại học.
 Hệ thống kế toán trong một siêu thị.
 Hệ thống trợ giúp công tác điều hành bay.
 Hoặc hệ thống quản lý bàn hàng của một công ty.

7


CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ HỆTHỐNG THÔNGTIN

Nhiệm vụ hệ thống thông tin quản lý là cung cấp các thông tin cần thiết phục
vụ cho việc quản lý điều hành một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Thành phần
chiếm vị trí quan trọng trong hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu hợp
nhất chứa các thông tin phản ánh cấu trúc nội tại của hệ thống và các thông tin
về các hoạt động diển ra trong hệ thống. Với hạt nhân là cơ sở dữ liệu hợp nhất,
hệ thống thơng tin quản lý có thể hỗ trợ cho nhiều lĩnh vực chức năng khác nhau
và có thể cung cấp cho các nhà quản lý công cụ và khả năng dễ dàng truy cập
thông tin, hệ thống thông tin quản lý có các chức năng như: Thu nhập, phân tích
và lưu trữ các thơng tin một cách hệ thống, những thơng tin có ích được cấu trúc
hố để có thể lưu trữ và khai thác trên các phương tiện tin học. Thay đổi, sửa
chữa, tiến hành tính tốn trên các nhóm chỉ tiêu, tạo ra các thơng tin mới. Phân

phối và cung cấp thông tin.
Chất lượng của hệ thống thơng tin quản lý được đánh giá thơng qua tính
nhanh chóng trong đáp ứng các u cầu thơng tin, tính mềm dẻo của hệ thống
và tính tồn vẹn, đầy đủ của hệ thống. Hầu hết các hệ thống thông tin đều có vai
trị trong cơng tác quản lý và ln được nâng cao chất lượng để phục vụ công
tác quản lý, bởi vậy nhắc đến một hệ thống thông tin thì ta ln hiểu là một hệ
thống thơng tin quản lý của tổ chức hoặc doanh nghiệp nào đó.

8


CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ HỆTHỐNG THÔNGTIN

2. CÁC THÀNH PHẦN CỦA HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ

Hình 1.3 Các thành phần của hệ thống thơng tin.
Hình ảnh thể hiện luồng hoạt động chung của một HTTT bất kỳ gồm nhập dữ
liệu, xử lý dữ liệu được thực thi điều khiển và lưu trữ, cuối cùng dữ liệu chuyển
thành thông tin hiển thi ra ngồi. Để hoạt động thì HTTT phải đủ các thành phần:
Tài nguyên nhân lực, tài nguyên phần mềm, tài nguyên phần cứng (thiết bị máy
móc), tài nguyên mạng, tài nguyên dữ liệu (thông tin thu thập).

2.1. Hoạt động của một hệ thống thông tin quản lý
Hoạt động của hệ thống thông tin luôn bao gồm các bước: nhận nguồn dữ
liệu đầu vào (input) bằng các thiết bị quét mã vạch, nhận dạng đầu vào… Tiếp
9


CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ HỆTHỐNG THÔNGTIN

theo sẽ xử lý dữ liệu như tính tốn giá trị hàng hóa, tính lương, giao dịch kế
tốn… Dữ liệu được xử lý có thể hiển thị kết quả ra ngoài (output) và cũng có
thể lưu trữ lại trong hệ thống. Thường sẽ lưu trữ về thông tin khách hàng đã mua
sản phẩm, nhân viên đã bán sản phẩm, sản phẩm được tiêu thụ nhiều. Nhà
quản lý đọc thơng tin kết quả đó ở thiết bị ra dưới dạng báo cáo, sau đó xem xét
và ra quyết định chiến lược kinh doanh. Bên cạnh q trình truyền thơng tin
trong hệ thống thì việc kiểm sốt và bảo vệ những nguồn thơng tin ấy là vơ cùng
quan trọng có ý nghĩa sống cịn hoặc quyết định lợi thế cạnh tranh của doanh
nghiệp. Bởi vậy phải ln kiểm sốt nguồn dữ liệu, tạo ra các tín hiệu cảnh báo
có chủ ý về sự kiện nào đó để kiểm sốt tình hình hoạt động.
Với mỗi hoạt động trong hệ thống đều có sự hiện diện của CNTT, sử dụng
CNTT càng hiện đại dữ liệu càng truyền nhanh, xử lý hiệu quả, chính xác, lưu
trữ đa dạng… và quan trọng nhất là an ninh cũng đảm bảo hơn. Hiện nay, với
mỗi hoạt động đều có phần cứng và phần mềm hỗ trợ, tuy nhiên xu hướng tạo
ra một chỉnh thể thống nhất đã và đang được phát triển, hình thành nên những
hệ thống thơng tin tích hợp quản lý tồn bộ hoạt động của hệ thống thơng tin.

2.2. Các loại tài nguyên trong hệ thống thông tin
Là những tài nguyên trong hình 1.3, chúng là dữ liệu, là thơng tin, là những
yếu tố chính mà HTTT cần xử lý. Quản lý HTTT doanh nghiệp chính là quản lý
những tài nguyên này.
 Tài nguyên nhân lực:
Đề cập đến vấn đề con người, con người là một yếu tố quan trọng của hệ
thống thơng tin. Con người có kĩ thuật, có khả năng để điều khiển mọi hoạt động
của HTTT và con người cũng chính là chủ thể là mục tiêu mà HTTT phục vụ.
Các chuyên gia HTTT, những người điều khiển hệ thống như chuyên gia phân
tích viên hệ thống, chuyên gia phát truyển, quản trị hệ thống… Người dùng cuối
là tất cả những người sử dụng HTTT trong doanh nghiệp , từ các nhà lãnh đạo,
các cấp quản lý, cho đến các nhân viên thừa hành và tác nghiệp.

10


CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ HỆTHỐNG THÔNGTIN

 Tài nguyên phần mềm:
Là những ứng dụng, những chương trình góp phần điều khiển và xử lý thơng
tin trong tồn bộ hệ thống. Nhận sự điều khiển của con người và thực hiện xử lý
thơng tin theo lộ trình đã được thiết lập sẵn. Các chương trình: Hệ điều hành,
các chương trình ứng dụng, các chương trình nghiệp vụ như tính lương, quản lý
khách hàng… (dùng để điều khiển máy tính xử lý thơng tin). Các quy trình thủ
tục: cho nhập liệu, để sửa lỗi, kiểm tra… (dùng để điều chỉnh hoạt động của con
người).
 Tài nguyên phần cứng:
Là máy móc, là thiết bị hiện hữu, trực tiếp thao tác, vận hành trong hệ
thống. Máy móc: máy tính, màn hình, các ổ đĩa, máy in, máy quét… (tức là các
thiết bị dùng trong xử lý). Môi trường (hay media): đĩa mềm, đĩa cứng, đĩa CD,
bìa nhớ, giấy, v.v (tức là các phương tiện dùng để lưu trữ).
 Tài nguyên mạng:
Mang yếu tố của hoạt động truyền thông trong hệ thống, giúp truyền thông tin
dữ liệu trong hệ thống và giữa hệ thống với bên ngồi. Mơi trường truyền thơng,
quản lý và truy cập mạng, các dịch vụ mạng.
 Tài nguyên dữ liệu (Data resources):
Dữ liệu là những thông tin được đưa vào hệ thống, chúng được xử lý, phân
tích và lưu trữ trong hệ thống thơng tin. Dữ liệu là nhân tố chính để hệ thống
thông tin hoạt động, là yêu tố đầu vào cho hệ thống, là cái mà hệ thống cần phải
thao tác, lưu trữ… và bảo vệ mật thiết (an ninh thông tin). Mô tả dữ liệu: các bản
ghi của khách hàng, các hồ sơ nhân viên, thông tin sản phẩm, CSDL. Cơ sở tri
thức: những kiến thức, những thông tin kinh doanh, hoạt động thị trường…
Việc xây dựng một HTTT với các thành phần như trên đòi hỏi phải có một cái

nhìn hệ thống khơng chỉ về mặt cơng nghệ, mà còn về tổ chức doanh nghiệp
của bạn, và một tầm nhìn xa về các biện pháp đưa hệ thống CNTT vào tổ chức
đó phục vụ cho cơng việc kinh doanh của doanh nghiệp. Đó là một cách nhìn,
một cách tiếp cận hết sức cơ bản, xem xét các sự vật trong các mối tương quan
11


CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ HỆTHỐNG THÔNGTIN

của chúng khi hoạt động nhằm đạt đến mục tiêu đã định, gọi là tiếp cận hệ
thống, hay quan điểm hệ thống.

3. VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG THƠNG TIN TRONG DOANH
NGHIỆP
Hệ thống thơng tin đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và tùy vào vị trí, khả
năng ứng dụng của hệ thống mà nó có những vai trị quan trọng khác nhau. Dưới
đây là một số vai trò phổ biến của hệ thống thông tin đối với doanh nghiệp:
 Hỗ trợ các quy trình và hoạt động nghiệp vụ. Các HTTT sử dụng máy tính để
hỗ trợ nhân viên ghi nhận các hóa đơn bán hàng, quản lý kho, trả lương,
nhập hàng… Nghiệp vụ kế tốn cần sự chính xác và có quy trình vào ra rõ
ràng của các thơng tin bởi vậy rất cần sự hỗ trợ của hệ thống thông tin.
 Hỗ trợ nhân viên và các nhà quản lý trong công việc ra quyết định dựa trên
hiện trạng của doanh nghiệp. HTTT hỗ trợ người quản lý và các chuyên gia
nghiệp vụ trong việc đưa ra những quyết định hợp lý với xu hướng phát
truyển. Bởi sau khi tổng hợp dữ liệu tình hình nghiên cứu, phát triển HTTT
thường có nhiệm vụ tạo báo cáo để hỗ trợ việc đưa ra quyết định… Quyết
định xem nên duy trì mặt hàng nào, loại bỏ mặt hàng nào ít tiềm năng, đầu tư
thêm những gì …HTTT tổng hợp ý kiến khách hàng, tổng hợp đánh giá chất
lượng sản phẩm và báo cáo tất cả bởi vậy giúp so sánh và loại sản phẩm
kém hơn.

 Hỗ trợ đưa ra các chiến lược phát truyển và nâng cao năng lực cạnh
tranh.Xây dựng một chiến lược nhằm dành lấy lợi thế so với đối thủ, sử dụng
những ứng dụng thơng tin chiến lược. Ví dụ như cài đặt các kiosk điện tử để
bày bán hàng tự động tại nhiều địa điểm khác nhau, xây dựng các website
quảng bá và bán hàng trên mạng theo mô hình thương mại điện tử…

12


CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ HỆTHỐNG THƠNGTIN

Một hệ thống thơng tin là cần thiết và không thể thiếu trong bất cứ tổ chức
hay doanh nghiệp nào bởi vậy vai trò của nó là khơng thể phủ nhận. Và có một
hệ thống tốt đồng nghĩa với việc hệ thống đó sẽ thực hiện vai trị của nó tốt hơn.

3.1. Những loại hình hệ thống thơng tin doanh nghiệp cần quan tâm
Doanh nghiệp có thể áp dụng các HTTT khác nhau tùy thuộc mục đích ứng
dụng, quy mơ hoạt động, và các điều kiện khác. Nhìn chung khi ứng dụng CNTT,
cụ thể là các HTTT, doanh nghiệp đều nhằm đến các mục tiêu từ thấp đến cao
sau đây: hỗ trợ cho các hoạt động tác nghiệp, hỗ trợ cho việc ra các quyết định
quản lý, và hỗ trợ việc xây dựng các chiến lược nhằm đạt lợi thế cạnh tranh.
Các HTTT được xây dựng là nhằm đáp ứng các nhu cầu kinh doanh nói trên
trong sự phát triển của chúng, đồng thời cũng phản ánh sự tiến hóa rất nhanh
của bản thân CNTT. Kết quả là có một danh sách rất rộng các HTTT dùng
cho doanh nghiệp. Có nhiều cách để phân loại các HTTT đó. Hình 4 dưới đây là
một sơ đồ phân loại dựa trên việc chúng cung cấp cho doanh nghiệp loại hỗ trợ
nào.

13

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ HỆTHỐNG THÔNGTIN

Các HTTT

Các hệ thống hỗ
trợ hoạt động

Hệ thống xử
lý giao dịch
(Xử lý giao
dịch kinh
doanh).

Hệ thống
điều khiển
tiến trình
(đk các q
trình cơng
nghiệp).

Các hệ thống
hỗ trợ quản lý

Hệ thống
cộng tác xí
nghiệp (Hỗ
trợ giao
tiếp, cộng
tác).

Hệ thống
thơng tin
quản lý (các
báo cáo theo
mẫu).

Hệ thống hỗ
trợ quyết
định (Hỗ trợ
quyết định
tương tác).

Hệ thống
thơng tin
điều hành
(thơng tin
cho lãnh đạo
cấp cao).

Hình 1.4 Phân loại HTTT theo dạng thức hỗ trợ.

Các hệ thống hỗ trợ hoạt động:
Hay các HTTT tác nghiệp, xử lý các dữ liệu dùng cho các hoạt động kinh
doanh và sinh ra trong các hoạt động đó. Các hệ thống này sinh ra nhiều sản
phẩm thông tin dùng bên trong và bên ngồi doanh nghiệp. Tuy nhiên chúng
khơng chú trọng vào việc tạo ra các sản phẩm thông tin mang đặc thù quản lý
(muốn có các thơng tin dạng đó phải tiến hành xử lý tiếp trong các HTTT quản
lý). Các hệ thống hỗ trợ hoạt động này thường đảm nhận các vai trò như là xử lý
một cách hiệu quả các giao dịch kinh doanh; điều khiển các tiến trình cơng

nghiệp (thí dụ q trình chế tạo sản phẩm); hỗ trợ việc giao tiếp và cộng tác
trong tồn xí nghiệp; cập nhật các CSDL cấp Công ty (vi dụ: Marketing, kế tốn
(AIS), tài chính (FIS))…
Các hệ thống hỗ trợ quản lý:

14


CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ HỆTHỐNG THÔNGTIN

trợ giúp các nhà quản lý trong việc ra quyết định. Chúng cung cấp các thông
tin và các hỗ trợ để ra quyết định về quản lý, là các nhiệm vụ phức tạp do các
nhà quản trị và các nhà kinh doanh chuyên nghiệp thực hiện. Về mặt ý niệm,
thường chia ra các loại hệ thống chính sau đây, nhằm hỗ trợ các chức trách ra
quyết định khác nhau:
 Các HTTT quản lý - cung cấp thông tin dưới dạng các báo cáo theo
mẫu định sẵn, và trình bày chúng cho các nhà quản lý và các chuyên
gia khác của doanh nghiệp.
 Các hệ thống hỗ trợ quyết định - cung cấp trực tiếp các hỗ trợ về mặt
tính tốn cho các nhà quản lý trong q trình ra quyết định (khơng theo
mẫu định sẵn, và làm việc theo kiểu tương tác, không phải theo định
kỳ).


Các HTTT điều hành - cung cấp các thông tin có tính quyết định từ các
nguồn khác nhau, trong nội bộ cũng như từ bên ngồi, dưới các hình
thức dễ dàng sử dụng cho các cấp quản lý và điều hành.

Ví dụ:Phần mềm quản lý điều hành và sản xuất (MAS),phần mềm quản lý
nhân sự (HRM)…

Ngoài các HTTT trên, cịn có thể kể đến một số loại khác sau đây:
 Các hệ chuyên gia: Đây là các hệ thống cung cấp các tư vấn có tính
chun gia và hoạt động như một chuyên gia tư vấn cho người dùng cuối.
Thí dụ: các hệ tư vấn tín dụng, giám sát tiến trình, các hệ thống chẩn đốn
và bảo trì.
 Các hệ quản trị tri thức: Đây là các HTTT dựa trên tri thức, hỗ trợ cho việc
tạo, tổ chức và phổ biến các kiến thức của doanh nghiệp cho nhân viên
và các nhà quản lý trong tồn cơng ty. Thí dụ: truy nhập qua mạng intranet
đến các kinh nghiệm và thủ thuật kinh doanh tối ưu, các chiến lược bán
hàng, đến hệ thống chuyên trách giải quyết các vấn đề của khách hàng.
15


CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ HỆTHỐNG THÔNGTIN

 Các hệ thống chức năng doanh nghiệp (hoặc các hệ thống tác nghiệp):
Hỗ trợ nhiều ứng dụng sản xuất và quản lý trong các lĩnh vực chức năng
chủ chốt của cơng ty. Thí dụ: các HTTT hỗ trợ kế tốn, tài chính, tiếp thị,
quản lý hoạt động, quản trị nguồn nhân lực.
 Các HTTT chiến lược: HTTT loại này có thể là một HTTT hỗ trợ hoạt động
hoặc hỗ trợ quản lý, nhưng với mục tiêu cụ thể hơn là giúp cho công ty đạt
được các sản phẩm, dịch vụ và năng lực tạo lợi thế cạnh tranh có tính
chiến lược. Thí dụ: buôn bán cổ phiếu trực tuyến, các hệ thống web phục
vụ thương mại điện tử (TMĐT), hoặc theo dõi việc chuyển hàng (đối với
các hãng vận chuyển).
Các HTTT tích hợp, liên chức năng:
Đây là các HTTT tích hợp trong chúng nhiều nguồn thông tin và nhiều chức
năng tổng hợp nhằm chia sẻ các tài nguyên thông tin cho tất cả các đơn vị trong
tổ chức. Còn gọi là các hệ thống “xí nghiệp” trợ giúp việc xử lý thơng tin cấp
tồn doanh nghiệp . Điển hình là các hệ thống: hoạch định nguồn lực xí nghiệp

(viết tắt trong tiếng Anh là ERP), quản trị quan hệ với khách hàng (CRM), quản lý
chuối cung ứng (SCM), và một số hệ khác.
Phần tiếp sẽ giới thiệu về một số mơ hình HTTT điển hình và có ứng dụng
CNTT đang phổ biến hiện nay. HTTT đó đem lại lợi ích gì? Những khó khăn nào
gặp phải khi tiến hành xây dựng HTTT đó?

3.2. HTTT Kế toán (Accounting Information System - AIS)
Giới thiệu hệ thống kế toán:
Là một trong những hệ thống hỗ trợ ghi nhận và báo cáo các giao dịch nghiệp
vụ và các sự kiện kinh tế khác của doanh nghiệp. Các thành phần cơ bản của
AIS gồm:

16


CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ HỆTHỐNG THƠNGTIN

 Kế tốn phải thu (AR): lưu trữ dữ liệu các giao dịch của khách hàng về
mua hàng và trả tiền.
 Kế toán phải trả (AP): lưu trữ dữ liệu các giao dịch của nhà cung cấp đã
mua hàng và trả tiền.
 Lương: quản lý thông tin chấm công của nhân viên cũng như các thông tin
về công việc khác liên quan tới quy trình tính lương của doanh nghiệp.
 Sổ cái (G/L): tổng hợp dữ liệu từ AR, AP, lương và các HTTT kế toán
khác.
 Xử lý đơn hàng: ghi nhận, xử lý các đơn hàng của khách hàng; và đưa ra
các báo cáo cần thiết để hỗ trợ q trình phân tích bán hàng và kiểm soát
kho.
 Kiểm soát kho: Xử lý dữ liệu phản ánh sự thay đổi của các thành phần
trong kho (thành phẩm, nguyên vật liệu). Hỗ trợ cung cấp các dịch vụ chất

lượng cao, giảm thiểu chi phí đầu tư trong quản lý kho và chi phí vận
chuyển hàng giữa các kho.
Bất cứ một doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ cũng đều có hệ thống thơng tin
kế tốn. Vì vậy có rất nhiều phần mềm (CNTT) hỗ trợ và phát truyển HTTT kế
toán của doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ kế tốn, giúp cơng việc
kế tốn được giải quyết nhanh chóng và chính xác.
Khó khăn ngay trong khâu lựa chọn:
Chính bởi tính cần thiết và phổ dụng của hệ thống kế toán mà trên thị trường
tràn lan các hệ thống kế toán với quy mô khác nhau, cách hoạt động khác nhau
và giá cả khác nhau… Cần phải đánh giá và có sự tư vấn, tìm hiểu để doanh
nghiệp lựa chọn được hệ thống phù hợp, đem lại hiệu quả cao.
Một số hình ảnh phần mềm kế toán:
Nguồn: />
17


CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ HỆTHỐNG THÔNGTIN

Minh họa đăng nhập

Minh họa nhập vật tư.

Minh họa quản lý thông tin tài sản.

18