Giáo trình Kế toán đơn vị sự nghiệp: Phần 2

CHƯƠNG 3

KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THU, CHI
HOẠT ĐỘNG TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP
Mục tiêu:
Chương này giúp sinh viên nắm được:
- Nội dung và nguyên tắc kế toán các khoản thu, chi hoạt động sự nghiệp
và hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp dịch vụ trong đơn vị sự nghiệp;

- Phương pháp kế toán các khoản thu, chi hoạt động sự nghiệp và
thu, chi hoạt động sản xuất kinh doanh và cung ứng dịch vụ trong các đơn vị
sự nghiệp.

Hiện nay, Nhà nước đã trao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm
cho các đơn vị sự nghiệp trong tổ chức công việc, sắp xếp lại bộ máy,
sử dụng lao động và nguồn lực tài chính để hồn thành nhiệm vụ được
giao; phát huy mọi khả năng của đơn vị để cung cấp dịch vụ với chất
lượng cao cho xã hội; tăng nguồn thu nhằm từng bước giải quyết thu
nhập cho người lao động; huy động sự đóng góp của cộng đồng xã hội
để phát triển các hoạt động sự nghiệp, từng bước giảm dần bao cấp từ
ngân sách nhà nước. Thực hiện cơ chế trên, các đơn vị sự nghiệp công
lập đã chú trọng tới các khoản thu sự nghiệp theo chức năng, nhiệm
vụ chuyên môn nhằm từng bước tự đảm bảo kinh phí cho các khoản
chi sự nghiệp, gồm: Chi hoạt động chun mơn; chi chương trình, dự
án... Bên cạnh đó, các đơn vị sự nghiệp cơng lập có hoạt động dịch vụ
cũng được phép huy động vốn và vay vốn tín dụng để thực hiện hoạt
động sản xuất kinh doanh phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và tự chịu
trách nhiệm theo quy định của pháp luật. Vì vậy, kế toán các khoản
147

thu, chi trong đơn vị sự nghiệp sẽ gồm hai nội dung cơ bản: Kế toán
các khoản thu, chi của hoạt động sự nghiệp; và kế toán các khoản thu,
chi của hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp dịch vụ.

3.1. Kế toán các khoản thu, chi hoạt động sự nghiệp
3.1.1. Kế toán các khoản thu sự nghiệp
3.1.1.1. Nội dung các khoản thu sự nghiệp
Các khoản thu trong đơn vị sự nghiệp là các khoản thu theo chức
năng nhiệm vụ, chuyên môn hoạt động và các khoản thu khác phát
sinh tại đơn vị sự nghiệp.
Nội dung các khoản thu hoạt động sự nghiệp gồm:
- Các khoản thu về phí, lệ phí theo chức năng và tính chất hoạt
động của đơn vị được Nhà nước cho phép như: Lệ phí chứng thư, lệ phí
cấp phép, lệ phí cơng chứng, phí kiểm định, phí phân tích, án phí…
- Thu sự nghiệp là các khoản thu gắn với hoạt động chuyên môn,
nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ được giao theo qui định của chế
độ tài chính như: Học phí, viện phí, thuỷ lợi phí, thu về hoạt động văn
hố, thể thao, văn nghệ, vui chơi, giải trí, thu về thơng tin quảng cáo
của các cơ quan báo chí, phát thanh, truyền hình…) và không phải là
các khoản thu từ hoạt động SXKD.
- Thu theo đơn đặt hàng của Nhà nước.
- Các khoản thu khác như: Thu lãi tiền gửi, lãi mua kỳ phiếu, trái
phiếu; thu thanh lý, nhượng bán tài sản, thu tiền từ bán hồ sơ thầu, phí
dự thầu… của đơn vị khơng phân biệt hình thành từ nguồn kinh phí
hay nguồn vốn kinh doanh.
3.1.1.2. Nguyên tắc và nhiệm vụ kế toán các khoản thu sự nghiệp
Kế toán các khoản thu sự nghiệp phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Khi thu tiền các đơn vị phải sử dụng chứng từ theo quy định
của Bộ Tài chính hoặc được Bộ Tài chính chấp thuận cho in và sử
dụng như phiếu thu, biên lai thu tiền.

148


- Tất cả các khoản thu của đơn vị phải được phản ánh đầy đủ,
kịp thời vào tài khoản các khoản thu. Theo dõi chi tiết cho từng tài
khoản thu để xử lý theo chế độ tài chính hiện hành.
Để quản lý chặt chẽ các khoản thu sự nghiệp, đáp ứng yêu cầu
quản lý của các cơ quan Nhà nước và đơn vị, kế toán phải thực hiện
các nhiệm vụ sau:
- Ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ các khoản thu của đơn vị
sự nghiệp; kiểm tra, giám sát việc thực hiện các chính sách, chế độ thu
do cơ quan có thẩm quyền ban hành.
- Tổ chức kế tốn chi tiết cho từng hoạt động, từng loại thu riêng
đối với từng nghiệp vụ theo yêu cầu quản lý của ngành, của đơn vị, để
làm căn cứ tính chênh lệch thu, chi vào thời điểm cuối kỳ kế toán.
- Cung cấp thông tin phục vụ cho công tác quản lý các khoản thu
nhằm sử dụng các nguồn thu đúng mục đích trên cơ sở hiệu quả, tiết
kiệm
3.1.1.3. Phương pháp kế toán các khoản thu sự nghiệp
a) Chứng từ kế toán sử dụng
Kế toán các khoản thu sử dụng các chứng từ cơ bản sau:
- Phiếu thu (C30 - BB).
- Biên lai thu tiền (C38-BB).
- Biên bản thanh lý TSCĐ (C51 - HD).
- Và các chứng từ liên quan khác.
b) Tài khoản kế toán sử dụng
Kế toán các khoản thu sự nghiệp sử dụng các tài khoản chủ yếu
sau:
- TK 511- Các khoản thu: Dùng để phản ánh tất cả các khoản
thu phí, lệ phí, thu sự nghiệp và các khoản thu khác phát sinh tại đơn

vị sự nghiệp theo chế độ quy định và được phép của Nhà nước, và tình
hình xử lý các khoản thu đó. Khơng phản ánh vào TK này các khoản
thu chưa qua ngân sách, các khoản thu từ hoạt động SXKD.
149


Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 511- Các khoản thu:
Bên Nợ:
- Số thu phí, lệ phí phải nộp ngân sách Nhà nước;
- Kết chuyển số thu được để lại đơn vị để trang trải chi phí cho
việc thu phí, lệ phí và số phí, lệ phí đã thu phải nộp ngân sách nhưng
được để lại chi khi có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách ghi bổ sung
nguồn kinh phí hoạt động;
- Kết chuyển số phí, lệ phí đã thu phải nộp ngân sách nhưng
được để lại chi sang TK 521- Thu chưa qua ngân sách, do cuối kỳ
chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách;
- Số thu sự nghiệp phải nộp lên cấp trên (nếu có);
- Kết chuyển số chi thực tế theo ĐĐH của Nhà nước được kết
chuyển trừ vào thu theo ĐĐH của Nhà nước để xác định chênh lệch
thu, chi theo ĐĐH của Nhà nước;
- Kết chuyển chênh lệch thu lớn hơn chi về thực hiện theo ĐĐH
của Nhà nước sang TK 421- Chênh lệch thu, chi chưa xử lý;
- Kết chuyển thu về lãi tiền gửi và lãi cho vay vốn thuộc các dự
án viện trợ sang các TK có liên quan;
- Chi phí thanh lý, nhượng bán NVL, CCDC, TSCĐ;
- Chi trực tiếp cho hoạt động sự nghiệp và hoạt động khác theo
chế độ tài chính quy định;
- Kết chuyển chênh lệch thu lớn hơn chi hoạt động sự nghiệp,
hoạt động khác và hoạt động thanh lý nhượng bán tài sản sang các TK
liên quan.

Bên Có:
- Các khoản thu phí, lệ phí và các khoản thu sự nghiệp khác;
- Các khoản thu theo ĐĐH của Nhà nước theo giá thanh toán khi
nghiệm thu bàn giao khối lượng sản phẩm, cơng việc hồn thành;
- Các khoản thu khác như thu lãi tiền gửi, lãi cho vay vốn thuộc
các chương trình, dự án viện trợ; thu thanh lý, nhượng bán tài sản;
150


- Kết chuyển chênh lệch chi lớn hơn thu theo ĐĐH của Nhà
nước, hoạt động sự nghiệp, hoạt động khác và hoạt động thanh lý
nhượng bán tài sản sang các TK liên quan.
Về nguyên tắc, cuối mỗi kỳ kế toán phải tính tốn số thu để kết
chuyển sang các TK có liên quan, do đó TK 511 cuối kỳ khơng có số
dư. Tuy nhiên trong một số trường hợp TK này có thể có số dư bên Có.
Số dư bên Có (nếu có): Phản ánh các khoản thu chưa được kết
chuyển.
Tài khoản 511 - Các khoản thu, có 3 TK cấp 2:
- TK 5111 - Thu phí, lệ phí: Phản ánh các khoản thu phí, lệ phí
và việc sử dụng số thu đó;
- TK 5112 - Thu theo đơn đặt hàng của Nhà nước: Sử dụng cho
các đơn vị thực hiện ĐĐH của Nhà nước để phản ánh số thu theo
ĐĐH của Nhà nước về khối lượng sản phẩm, công việc hồn thành
được nghiệm thu thanh tốn;
- TK 5118 - Thu khác: Phản ánh các khoản thu sự nghiệp và các
khoản thu khác như: Thu thanh lý, nhượng bán tài sản; các khoản thu
về giá trị còn lại của TSCĐ thuộc nguồn NSNN và CCDC đang sử
dụng phát hiện thiếu khi kiểm kê chờ xử lý… các khoản thu do các
đơn vị trực thuộc nộp từ phần thu sự nghiệp để chi cho các hoạt động
chung của đơn vị theo qui chế chi tiêu nội bộ; thu lãi TGNH và các

khoản thu khác.
- TK 521 - Thu chưa qua ngân sách: Sử dụng để phản ánh các
khoản tiền, hàng viện trợ khơng hồn lại đã tiếp nhận và các khoản
phí, lệ phí đã thu phải nộp ngân sách nhà nước được để lại chi nhưng
chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi.
Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 521 - Thu chưa qua ngân
sách:
Bên Nợ:
- Ghi giảm thu chưa qua ngân sách, ghi tăng các nguồn kinh phí
có liên quan (TK 461, 462, 441) về các khoản tiền, hàng viện trợ khi
có chứng từ ghi thu, ghi chi của ngân sách;
151


- Các khoản phí, lệ phí được ghi tăng nguồn kinh phí hoạt động
(TK 461) khi có chứng từ ghi thu, ghi chi của ngân sách.
Bên Có:
- Các khoản tiền, hàng đã nhận nhưng chưa có chứng từ ghi thu,
ghi chi của ngân sách;
- Các khoản phí, lệ phí đã thu phải nộp ngân sách nhưng được để
lại chi mà đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi của ngân sách.
Số dư bên Có: Các khoản tiền, hàng viện trợ và các khoản phí,
lệ phí đã thu phải nộp ngân sách nhưng được để lại chi mà đơn vị chưa
có chứng từ ghi thu, ghi chi của ngân sách, chưa được kết chuyển ghi
tăng nguồn kinh phí.
Tài khoản 521- Thu chưa qua ngân sách, có 2 TK cấp 2:
- TK 5211- Phí, lệ phí: Dùng để phản ánh các khoản phí, lệ phí
đã thu phải nộp ngân sách nhưng được để lại chi mà đơn vị chưa có
chứng từ ghi thu, ghi chi của ngân sách.
- TK 5212 - Tiền, hàng viện trợ: Dùng để phản ánh các khoản

tiền, hàng viện trợ khơng hồn lại đơn vị đã tiếp nhận nhưng chưa có
chứng từ ghi thu, ghi chi của ngân sách.
Các TK liên quan: 111 - Tiền mặt, 112 - Tiền gửi Ngân hàng,
Kho bạc, TK 333 - Các khoản phải nộp NN, TK 461 - Nguồn kinh phí
hoạt động…
c) Vận dụng tài khoản để kế tốn một số nghiệp vụ kinh tế
chủ yếu
A. Đối với các khoản thu sự nghiệp, thu phí và lệ phí
1- Khi phát sinh các thu phí và lệ phí
Nợ các TK 111, 112
Có TK 511 (5111) - Thu phí, lệ phí
2- Xác định số thu phải nộp ngân sách Nhà nước hoặc phải nộp
cấp trên để lập quĩ điều tiết ngành (nếu có) về các khoản thu phí, lệ
phí, kế tốn ghi:
152


Nợ TK 511 (5111) - Thu phí, lệ phí
Có TK 333 (3332) - Các khoản phải nộp NN (phí, lệ phí)
Có TK 342 - Thanh tốn nội bộ
3- Xác định các khoản thu được bổ sung nguồn kinh phí theo
chế độ tài chính quy định để lại đơn vị để trang trải chi phí cho việc
thu phí và lệ phí, kế tốn ghi:
Nợ TK 511 (5111) - Thu phí, lệ phí
Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động
4- Số phí, lệ phí đã thu phải nộp ngân sách nhưng được để lại chi
khi đơn vị có chứng từ ghi thu, ghi chi của ngân sách thì kế tốn ghi
bổ sung nguồn kinh phí hoạt động, kế tốn ghi:
Nợ TK 511 (5111) - Thu phí, lệ phí
Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động

5- Cuối kỳ, kế tốn xác định số phí, lệ phí đã thu trong kỳ phải
nộp ngân sách nhưng được để lại chi nhưng do cuối kỳ chưa có chứng
từ ghi thu, ghi chi ngân sách, kế tốn ghi:
Nợ TK 511 (5111) - Thu phí, lệ phí
Có TK 521 - Thu chưa qua ngân sách
(5211- Thu phí, lệ phí)
6- Sang kỳ kế tốn sau, khi đơn vị có chứng từ ghi thu, ghi chi
ngân sách về các khoản phí, lệ phí đã thu của kỳ trước phải nộp ngân
sách được để lại chi, kế toán ghi:
Nợ TK 511 (5111) - Thu phí, lệ phí
Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động
B. Đơn vị thực hiện theo đơn đặt hàng của Nhà nước
1- Khi khối lượng cơng việc hồn thành được nghiệm thu, xác
định đơn giá thanh toán và khối lượng thực tế được nghiệm thu thanh
toán theo từng đơn đặt hàng của Nhà nước, kế toán ghi:

153


Nợ TK 465- Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước
Có TK 511 (5112) - Thu theo đơn đặt hàng của Nhà nước
Kết chuyển chi phí thực tế theo đơn đặt hàng vào tài khoản
5112, kế toán ghi:
Nợ TK 511 (5112) - Thu theo đơn đặt hàng của Nhà nước
Có TK 635 - Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước.
2- Kết chuyển chênh lệch giữa thu theo giá thanh toán lớn hơn
chi thực tế của đơn đặt hàng về TK 4213, kế toán ghi:
Nợ TK 511 (5112) - Thu theo đơn đặt hàng của Nhà nước
Có TK 421 (4213) - Chênh lệch thu, chi theo đơn đặt
hàng của Nhà nước

3- Trích lập các quĩ hoặc bổ sung nguồn kinh phí hoạt động từ
số chênh lệch thu, chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước, kế toán ghi:
Nợ TK 421 (4213) - Chênh lệch thu, chi theo đơn đặt hàng của
Nhà nước
Có TK 431 - Các quỹ
Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động
C. Thu về lãi tiền gửi, cho vay thuộc vốn các chương trình,
dự án
1- Thu về lãi tiền gửi, lãi cho vay vốn thuộc các chương trình,
dự án viện trợ khơng hồn lại phát sinh, kế tốn ghi:
Nợ các TK 111, 112
Có TK 511 (5118) - Thu khác
2- Cuối kỳ, số thu về lãi tiền gửi và lãi cho vay khi có chứng từ
ghi thu, ghi chi cho ngân sách của các dự án viện trợ khơng hồn lại
được kết chuyển sang các TK có liên quan theo qui định của từng dự
án, kế tốn ghi:
Nợ TK 511 (5118) - Thu khác
Có TK 461 (46121) - Nguồn kinh phí hoạt động
Có TK 462 - Nguồn kinh phí dự án
154


D. Các đơn vị có các khoản thu sự nghiệp và các khoản thu
khác
1- Khi thu được tiền về các khoản thu sự nghiệp và các khoản
thu khác của chế độ tài chính, kế tốn ghi:
Nợ TK 111, 112
Có TK 511 (5118) - Thu khác
2- Đối với các khoản thu được coi là tạm thu, khi thu tiền, kế
toán ghi:

Nợ TK 111, 112
Có TK 311 (3118) - Các khoản phải thu (thu khác)
+ Khi xác định số tiền các đối tượng phải nộp chính thức, ghi:
Nợ TK 311 (3118) - Các khoản phải thu (thu khác)
Có TK 511 (5118) - Thu khác
+ Trường hợp nộp thừa thì xuất quĩ trả lại:
Nợ TK 311 (3118) - Các khoản phải thu (thu khác)
Có TK 111 - Tiền mặt
+ Trường hợp nộp thiếu thì thu bổ sung, ghi:
Nợ TK 111 - Tiền mặt
Có TK 311 (3118) - Các khoản phải thu (thu khác)
3- Khi phát sinh các khoản chi trực tiếp cho hoạt động sự nghiệp
và hoạt động khác theo chế độ tài chính (nếu có), kế tốn ghi:
Nợ TK 511 (5118) - Thu khác
Có TK 111, 112
4- Cuối kỳ, kết chuyển số chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt
động sự nghiệp và các hoạt động khác theo qui định của chế độ tài
chính vào các TK liên quan, kế tốn ghi:
Nợ TK 511 (5118) - Thu khác
Có các TK 333, 342, 461, 431, 421 (4218)
155


E. Kế toán thanh lý, nhượng bán tài sản cố định
1- Đối với tài sản cố định do ngân sách cấp hoặc có nguồn gốc
ngân sách
1.1. Ghi giảm TSCĐ đã thanh lý, nhượng bán:
Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ
Nợ TK 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ
Có TK 211, 213

1.2. Số chi về thanh lý, nhượng bán TSCĐ phát sinh, kế toán ghi:
Nợ TK 511 (5118) - Thu khác
Có các TK 111, 112, 331...
1.3. Số thu về thanh lý, nhượng bán TSCĐ phát sinh, kế toán ghi:
Nợ các TK 111, 112, 152
Có TK 511 (5118) - Thu khác
1.4. Kết chuyển chênh lệch thu > chi về thanh lý, nhượng bán
TSCĐ theo qui định của chế độ tài chính vào các TK liên quan, kế
tốn ghi:
Nợ TK 511 (5118) - Thu khác
Có các TK 333, 342, 461, 431 (4314)
1.5. Kết chuyển chênh lệch thu < chi về thanh lý, nhượng bán
TSCĐ theo qui định của chế độ tài chính vào các TK liên quan, kế
tốn ghi:
Nợ TK 661, 662
Có TK 511 (5118) - Thu khác
2- Đối với tài sản cố định thuộc nguồn vốn vay hoặc nguồn vốn
kinh doanh
2.1. Ghi giảm TSCĐ đã thanh lý, nhượng bán:
Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ
Nợ TK 511 (5118) - Phần ngun giá cịn lại
Có TK 211, 213 - Ngun giá TSCĐ
156


2.2. Số chi về thanh lý, nhượng bán TSCĐ phát sinh, ghi:
Nợ TK 511 (5118) - Thu khác
Nợ TK 311 (3113) - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112, 331...
2.3. Số thu về thanh lý, nhượng bán TSCĐ phát sinh, ghi:

Nợ các TK 111, 112, 152, 311
Có TK 511 (5118) - Thu khác
Có TK 333 (3331) - Thuế GTGT phải nộp (nếu có)
2.4. Kết chuyển chênh lệch thu > chi về thanh lý, nhượng bán
TSCĐ, ghi:
Nợ TK 511 (5118) - Thu khác
Có TK 421 (4212) - Chênh lệch thu, chi hoạt động SXKD
2.5. Kết chuyển chênh lệch thu < chi về thanh lý, nhượng bán
TSCĐ, ghi:
Nợ TK 421 (4212) - Chênh lệch thu, chi hoạt động SXKD
Có TK 511 (5118) - Thu khác
F. Kế tốn các khoản thu về giá trị còn lại của TSCĐ (thuộc
nguồn vốn NSNN) và CCDC, đang sử dụng phát hiện thiếu, chờ
xử lý
1- Khi CCDC đang sử dụng phát hiện thiếu khi kiểm kê, ghi:
Có TK 005 - Dụng cụ lâu bền đang sử dụng
+ Đồng thời phản ánh giá trị còn lại chờ xử lý:
Nợ TK 311 (3118) - Các khoản phải thu (phải thu khác)
Có TK 511 (5118) - Thu khác
2- Khi phát hiện TSCĐ thuộc nguồn NSNN thiếu, mất, ghi:
+ Giảm TSCĐ
157


Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ
Nợ TK 466 - Phần ngun giá cịn lại
Có TK 211 - Ngun giá TSCĐ
+ Đồng thời phản ánh giá trị còn lại chờ xử lý:
Nợ TK 311 (3118) - Các khoản phải thu (phải thu khác)
Có TK 511 (5118) - Thu khác

3- Khi thu hồi tiền bồi thường theo quyết định, ghi:
Nợ TK 111, 112
Có TK 311 (3118) - Các khoản phải thu (phải thu khác)
4- Nếu quyết định cho phép xóa bỏ số thiệt hại, ghi:
Nợ TK 511 (5118) - Thu khác
Có TK 311 (3118) - Các khoản phải thu (phải thu khác)
5- Khi kết chuyển số thu bồi thường về tài sản thiếu, mất đã xử
lý vào các TK liên quan theo qui định của cơ chế tài chính, ghi:
Nợ TK 511 (5118) - Thu khác
Có TK 461, 333...
G. Kế tốn thanh lý nguyên liệu, vật liệu, CCDC không sử
dụng
1- Đối với nguyên liệu, vật liệu, CCDC đã quyết toán từ những
năm trước, khi xuất kho, ghi:
Nợ TK 337 (3371) - Kinh phí đã quyết tốn chuyển năm sau
(VL, CCDC)
Có TK 152 - Ngun liệu, vật liệu
Có TK 153 - Cơng cụ, dụng cụ
2- Đối với nguyên liệu, vật liệu, CCDC thuộc nguồn kinh phí
năm nay hoặc thuộc nguồn vốn kinh doanh, khi xuất kho để nhượng
bán, ghi:
158


Nợ TK 511 (5118) - Thu khác
Có TK 152, 153
3- Phản ánh số chi về hoạt động thanh lý, nhượng bán nguyên
liệu, vật liệu, CCDC, ghi:
Nợ TK 511 (5118) - Thu khác
Có TK 111, 112...

4- Phản ánh thu về thanh lý nguyên liệu, vật liệu, CCDC bán ra,
ghi:
Nợ các TK 111, 112, 311
Có TK 511 (5118) - Thu khác
Có TK 333 (3331) - Thuế GTGT phải nộp (nếu có)
5- Kết chuyển chênh lệch thu > chi về thanh lý, nhượng bán
nguyên liệu, vật liệu, CCDC theo qui định của chế độ tài chính vào
các TK liên quan, kế tốn ghi:
Nợ TK 511 (5118) - Thu khác
Có các TK 333, 342, 461, 431 (4314)
6- Kết chuyển chênh lệch thu < chi về thanh lý, nhượng bán
nguyên liệu, vật liệu, CCDC theo qui định của chế độ tài chính vào
các TK liên quan, kế tốn ghi:
Nợ TK 661, 662
Có TK 511 (5118) - Thu khác

159


Sơ đồ 3.1: Kế toán tổng hợp các khoản thu sự nghiệp

511 - Các khoản thu
111, 112
111, 112, 311
- Thu phí, lệ phí
- Thu lãi cho vay
- Thu thanh lý, nhượng bán TSCĐ

Chi trực tiếp cho hoạt động sự
nghiệp và hoạt động khác

635

3331
Chi phí thực tế theo ĐĐH của
NN khi được thanh tốn

Thuế GTGT (nếu có)

465

333

Giá trị khối lượng theo ĐĐH của
NN được nghiệm thu theo giá
thanh tốn

Số phí, lệ phí phải nộp NSNN

521, 461, 421, 342…

661, 662

- Số để lại đơn vị nhưng chưa đủ
thủ tục ghi thu/chi NS
- Số để lại chi ở đơn vị đã đủ thủ
tục ghi thu/chi NS
- Kết chuyển chênh lệch thu>chi
theo ĐĐH
- Số phí, lệ phí phải nộp cấp trên

Kết chuyển chênh lệch chi>thu do
thanh lý, nhượng bán theo QĐ của
CQ có thẩm quyền

421
Kết chuyển chênh lệch chi>thu do
thanh lý, nhượng bán thuộc NVKD

160


H. Kế toán thu chưa qua ngân sách
1. Các khoản thu phí, lệ phí
1.1. Khi phát sinh các khoản thu phí, lệ phí, ghi:
Nợ các TK 111, 112
Có TK 511 (5111) - Thu phí, lệ phí
1.2. Số phí, lệ phí đã thu được Nhà nước cho để lại đơn vị để
trang trải chi phí cho việc thu phí, lệ phí, ghi:
Nợ TK 511 (5111) - Thu phí, lệ phí
Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động
1.3. Xác định số phí, lệ phí đã thu trong kỳ phải nộp ngân sách Nhà
nước được để lại sử dụng khi đã có chứng từ ghi thu, ghi chi NSNN
Nợ TK 511 (5111) - Thu phí, lệ phí
Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động
1.4. Cuối kỳ kế tốn, xác định số phí, lệ phí đã thu trong kỳ phải
nộp ngân sách Nhà nước được để lại sử dụng nhưng chưa có chứng từ
ghi thu, ghi chi NSNN
Nợ TK 511 (5111) - Thu phí, lệ phí
Có TK 521 - Thu chưa qua ngân sách

1.5. Sang kỳ kế tốn sau, khi số phí, lệ phí đã thu phải nộp ngân sách
Nhà nước được để lại sử dụng đã có chứng từ ghi thu, ghi chi NSNN
Nợ TK 521 - Thu chưa qua ngân sách
Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động
2. Tiếp nhận hàng, tiền viện trợ
2.1. Khi nhận các khoản tiền, hàng viện trợ nhưng chưa có
chứng từ ghi thu, ghi chi, ghi:
Nợ các TK 111, 112, 152, 153, 211, 241, 331, 661, 662...
Có TK 521 (5212) - Thu chưa qua ngân sách
(tiền, hàng viện trợ)
161


- Trường hợp tiếp nhận TSCĐ, thì đồng thời ghi:
Nợ TK 661 - Chi hoạt động
Nợ TK 662 - Chi dự án
Có TK 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ
- Khi đơn vị đã có chứng từ ghi thu, ghi chi NSNN về các khoản
hàng, tiền viện trợ, ghi:
Nợ TK 521 (5212) - Thu chưa qua ngân sách (tiền, hàng viện trợ)
Có các TK 461, 462, 441
2.2. Khi phát sinh các khoản tiền, hàng viện trợ mà đơn vị đã có
chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách ngay lúc tiếp nhận, ghi:
Nợ các TK 111, 112, 152, 153, 211, 241, 331, 661, 662...
Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động
Có TK 462 - Nguồn kinh phí dự án
Có TK 441 - Nguồn kinh phí hình thành TSCĐ
- Trường hợp tiếp nhận TSCĐ, thì đồng thời ghi:
Nợ TK 661 - Chi hoạt động
Nợ TK 662 - Chi dự án

Có TK 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ

162


Sơ đồ 3.2: Kế toán tổng hợp các khoản thu chưa qua ngân sách

461, 462, 441

511

521 - Thu chưa qua ngân sách

Kỳ kế tốn sau ghi tăng nguồn
kinh phí khi đơn vị có chứng từ
ghi thu, ghi chi NS về các khoản
phí, lệ phí đã thu kỳ trước phải
nộp NS được để lại chi tại đơn vị

Ghi tăng nguồn kinh phí khi đơn vị
có chứng từ ghi thu, ghi chi NS về
các khoản tiền, hàng viện trợ phi
dự án đã tiếp nhận

Cuối kỳ, ghi số phí, lệ phí đã thu
trong kỳ phải nộp NS được để
lại ghi chi nhưng chưa có chứng
từ ghi thu/chi NS

111, 152, 153,

211, 241, 661,..
Khi tiếp nhận tiền, hàng viện trợ
nhưng chưa có chứng từ ghi
thu, ghi chi NS

661, 662

466
Ghi nhận kinh phí đã hình thành TSCĐ

163


d) Sổ kế toán sử dụng
+ Sổ kế toán tổng hợp: Tùy thuộc hình thức kế tốn áp dụng mà
đơn vị có thể sử dụng các sổ kế tốn tổng hợp khác nhau.
- Đơn vị áp dụng hình thức Nhật ký chung: Sổ Cái, Nhật ký chung.
- Đơn vị áp dụng hình thức Nhật ký - Sổ Cái: Nhật ký - Sổ Cái.
- Đơn vị áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ: Sổ đăng ký chứng
từ ghi sổ, sổ Cái.
+ Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết các khoản thu (Mẫu số S52-H,
Biểu 3.1) dùng để theo dõi các khoản thu sự nghiệp, thu phí, lệ phí,
thu theo đơn đặt hàng, thu lãi tiền gửi, thu thanh lý, nhượng bán
TSCĐ,... và việc xử lý các khoản thu này. Căn cứ ghi là các Biên lai
thu phí, lệ phí, các phiếu thu và các chứng từ có liên quan tới các
khoản thu của đơn vị.

164

Biểu 3.1: Sổ chi tiết các khoản thu

Bộ………….

Mẫu số S52-H

Đơn vị………

(Ban hành theo QĐ 19/2006/QĐ-BTC
ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)

SỔ CHI TIẾT CÁC KHOẢN THU
Năm………
Tên khoản thu…………..
Chứng từ

Ngày
tháng
ghi sổ

Số
hiệu

A

B

Ngày
tháng

Diễn giải

Tổng
số thu

C

D

1

Đã phân phối
Nộp
NS

…..

….

….

Ghi
chú

2

3

4

5

6

Cộng

- Sổ này có…trang, đánh số từ trang 01 đến trang…
- Ngày mở sổ…….

Người ghi sổ
(Ký, họ tên)

Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)

165

Ngày ... tháng ... năm......
Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên, đóng dấu)


3.1.2. Kế toán các khoản chi sự nghiệp
3.1.2.1. Nội dung các khoản chi sự nghiệp
Các khoản chi sự nghiệp trong đơn vị sự nghiệp bao gồm các
khoản chi hoạt động, chi chương trình, dự án, đề tài…
Trong đó:
- Chi hoạt động: Bao gồm các khoản chi hoạt động thường
xuyên và khơng thường xun, theo dự tốn chi đã được duyệt, như
chi cho công tác hoạt động nghiệp vụ chuyên môn và quản lý bộ máy

hoạt động của các cơ quan Nhà nước, các đơn vị sự nghiệp, các tổ
chức xã hội, cơ quan đoàn thể, lực lượng vũ trang, các hội, liên hiệp
hội, tổng hội do Ngân sách Nhà nước cấp, do thu phí, lệ phí, hoặc do
các nguồn tài trợ, viện trợ, thu hội phí và do các nguồn khác đảm bảo.
- Chi chương trình, dự án, đề tài: Là những khoản chi có tính
chất hành chính, sự nghiệp thường phát sinh ở những đơn vị được giao
nhiệm vụ quản lý, thực hiện chương trình, dự án, đề tài và được cấp
kinh phí hoặc do các nguồn tài trợ, viện trợ, và do các nguồn khác
đảm bảo để thực hiện chương trình, dự án, đề tài của Nhà nước, của
địa phương, của ngành như:
o Các chương trình, dự án, đề tài quốc gia, địa phương hoặc của
ngành.
o Các dự án đầu tư phát triển kinh tế, xã hội, văn hóa, giáo dục,
y tế…
3.1.2.2. Nguyên tắc và nhiệm vụ kế toán các khoản chi sự nghiệp
Kế toán các khoản chi sự nghiệp cần tôn trọng các nguyên tắc sau:
- Phải tổ chức hạch toán chi tiết từng loại hoạt động (thường
xuyên, không thường xuyên)/(quản lý dự án, thực hiện dự án) theo từng
nội dung chi và theo dự toán được duyệt, theo mục lục ngân sách.
- Phải đảm bảo sự thống nhất giữa hạch toán tổng hợp với hạch
toán chi tiết, giữa cơng tác hạch tốn với việc lập dự tốn chi về nội
dung chi và phương pháp tính tốn các chỉ tiêu…

166


- Phải tổ chức hạch toán chi tiết theo từng năm (năm trước, năm
nay và năm sau), từng nguồn kinh phí (NSNN cấp, viện trợ, nguồn khác).
Riêng đối với các khoản chi chương trình, dự án thì phải hạch
tốn các khoản chi lũy kế từ khi bắt đầu thực hiện chương trình, dự án

cho đến khi kết thúc chương trình, dự án được phê duyệt quyết toán
bàn giao sử dụng.
Nhiệm vụ kế toán các khoản chi sự nghiệp:
- Tổ chức kế toán chi tiết các khoản chi theo từng nguồn kinh
phí, theo niên độ kế tốn và theo mục lục Ngân sách Nhà nước; đối
với các khoản chi dự án phải tổ chức kế tốn chi tiết theo từng chương
trình, dự án, đề tài.
- Đối với các khoản chi hoạt động, kế toán các khoản chi phải
đảm bảo thống nhất với cơng tác lập dự tốn và đảm bảo sự khớp
đúng, thống nhất giữa kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết, giữa sổ kế
toán với chứng từ và báo cáo tài chính.
- Đối với các khoản chi dự án, kế tốn các khoản chi phải chi
theo đúng tính chất, nội dung, định mức, khoản mục theo dự toán đã
được phê duyệt với các chứng từ hợp lệ và hợp pháp.
- Tổ chức kiểm tra, giám sát chặt chẽ việc thực hiện chế độ chi
tiêu theo đúng quy chế của đơn vị và cơ quan quản lý Nhà nước; thực
hiện nghiêm túc việc quyết toán các khoản chi với nguồn kinh phí
theo quy định của cơ quan quản lý và cơ quan tài chính.
- Cung cấp thơng tin phục vụ cho công tác quản lý các khoản chi
tại đơn vị trên cơ sở hiệu quả, tiết kiệm.
3.1.2.3. Kế toán các khoản chi hoạt động
Chi hoạt động là các khoản chi đảm bảo cho việc duy trì các
hoạt động thường xun và khơng thường xun theo dự tốn chi đã
được duyệt. Theo tính chất, chi hoạt động được chia thành chi thường
xuyên và chi không thường xuyên:
- Chi thường xuyên: Bao gồm các khoản chi cho con người, cho
nghiệp vụ chun mơn, cho cơng tác quản lý hành chính, mua sắm,
167

sửa chữa TSCĐ và các khoản chi khác mang tính chất phát sinh
thường xuyên bằng nguồn kinh phí thường xuyên.
- Chi không thường xuyên là các khoản chi không theo dự toán
như chi thực hiện nhiệm vụ đột xuất, chi thực hiện tinh giảm biên
chế, chi sửa chữa, mua sắm TSCĐ… bằng nguồn kinh phí khơng
thường xun.
Kế tốn các khoản chi hoạt động cần tôn trọng các qui định sau:
- Phải mở sổ kế toán chi tiết chi hoạt động theo từng nguồn kinh
phí, theo niên độ kế tốn và theo mục lục ngân sách nhà nước.
- Phải thực hiện chi hoạt động theo đúng qui định hiện hành của
Nhà nước và qui chế chi tiêu nội bộ do đơn vị xây dựng theo qui định
của chế độ tài chính. Trong kỳ các đơn vị sự nghiệp được tạm chia thu
nhập tăng thêm cho công chức, viên chức và tạm trích các quỹ để sử
dụng từ số tăng thu, tiết kiệm chi thường xuyên theo qui định của chế
độ tài chính.
- Khơng hạch tốn vào chi hoạt động các khoản chi cho SXKD,
dịch vụ, chi phí đầu tư XDCB bằng vốn đầu tư, các khoản chi thuộc
chương trình, đề tài, dự án, chi thực hiện đơn đặt hàng của Nhà nước.
- Đối với đơn vị dự toán cấp I, cấp II tài khoản 661 - Chi hoạt
động, ngoài việc tập hợp chi hoạt động của đơn vị mình cịn dùng để
tổng hợp số chi hoạt động của tất cả các đơn vị trực thuộc (trên cơ sở
quyết toán đã được duyệt của các đơn vị này) để báo cáo với cấp trên
và cơ quan tài chính.
- Phải hạch tốn theo Mục lục NSNN các khoản chi hoạt động
phát sinh từ các khoản tiền hàng viện trợ phi dự án và từ số thu phí, lệ
phí đã thu phải nộp NS được để lại chi nhưng đơn vị chưa có chứng từ
ghi thu, ghi chi NS.
- Hết kỳ kế toán năm, nếu quyết tốn chưa được duyệt thì tồn
bộ số chi hoạt động trong năm được kết chuyển sang tài khoản năm
trước để theo dõi cho đến khi báo cáo quyết toán được duyệt. Đối với

số chi trước cho năm sau (nếu có), đầu năm sau kế tốn phải chuyển
sang năm nay để tiếp tục tập hợp chi phí hoạt động trong năm báo cáo.
168


a) Chứng từ kế toán sử dụng
Kế toán chi hoạt động sử dụng các chứng từ cơ bản sau:
- Bảng chấm cơng (C01a-HD);
- Bảng thanh tốn tiền lương (C02a-HD);
- Bảng thanh tốn học bổng (Sinh hoạt phí) (C03-HD);
- Bảng thanh toán tiền thưởng (C04-HD);
- Bảng thanh toán phụ cấp (C05-HD);
- Giấy đi đường (C06-HD);
- Bảng kê trích nộp các khoản theo lương (C11-HD);
- Bảng kê thanh tốn cơng tác phí (C12-HD);
- Phiếu xuất kho (C20-HD);
- Bảng kê mua hàng (C24-HD);
- Phiếu chi (C31-BB);
- Giấy đề nghị tạm ứng (C32-HD);
- Giấy thanh toán tạm ứng (C33-HD);
- Giấy đề nghị thanh toán (C37-HD);
- Và các chứng từ khác có liên quan…
b) Tài khoản kế toán sử dụng
Kế toán sử dụng các tài khoản chủ yếu sau:
- TK 661 - Chi hoạt động: Dùng để phản ánh các khoản chi
hoạt động mang tính chất thường xun và khơng thường xun theo
dự tốn chi đã được duyệt.
Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 661- Chi hoạt động:
Bên Nợ: Các khoản chi hoạt động phát sinh ở đơn vị.
Bên Có:

- Các khoản được phép ghi giảm chi và những khoản đã chi sai
không được phê duyệt phải thu hồi.
169


- Kết chuyển số chi hoạt động với nguồn kinh phí khi báo cáo
quyết tốn được duyệt.
Số dư bên Nợ: Các khoản chi hoạt động chưa được quyết toán
hoặc quyết tốn chưa được duyệt.
Tài khoản 661- Chi hoạt động, có 3 TK cấp 2:
- TK 6611- Năm trước, dùng để phản ánh các khoản chi hoạt
động thuộc kinh phí năm trước chưa được quyết tốn.
TK 6611- Năm trước, có 2 TK cấp 3:
+ TK 66111- Chi thường xuyên
+ TK 66112 - Chi không thường xuyên
- TK 6612 - Năm nay, dùng để phản ánh các khoản chi hoạt
động thuộc kinh phí ngân sách năm nay.
TK 6612 - Năm nay, có 2 TK cấp 3:
+ TK 66121 - Chi thường xuyên
+ TK 66122 - Chi không thường xuyên
- TK 6613 - Năm sau, TK này chỉ sử dụng ở những đơn vị được
cấp phát kinh phí trước cho năm sau để phản ánh các khoản chi trước
cho năm sau. Đến cuối ngày 31/12, số chi TK này được kết chuyển
sang TK 6612 - Năm nay.
TK 6613 - Năm nay, có 2 TK cấp 3:
+ TK 66131 - Chi thường xuyên
+ TK 66132 - Chi không thường xuyên
Các TK liên quan: 111 - Tiền mặt, 112 - Tiền gửi Ngân hàng,
Kho bạc, 152 - Nguyên liệu, vật liệu, 331- Các khoản phải trả; 332Các khoản phải nộp theo lương; 334- Phải trả cơng chức, viên chức;
337- Kinh phí đã quyết tốn chuyển năm sau; 642 - Chi phí quản lý

chung; 643- Chi phí trả trước; 461- Nguồn kinh phí hoạt động; 008Dự toán chi hoạt động…

170


c) Vận dụng tài khoản để kế toán một số nghiệp vụ kinh tế
chủ yếu
1- Xuất vật liệu, dụng cụ sử dụng cho hoạt động, ghi:
Nợ TK 661 (66121) - Chi hoạt động thường xuyên
Có TK 152, 153
Nếu xuất kho dụng cụ ra sử dụng, đồng thời ghi Nợ 005 - Dụng
cụ lâu bền đang sử dụng.
2- Xác định tiền lương, phụ cấp phải trả cho công chức, viên
chức trong đơn vị, xác định học bổng, sinh hoạt phí, xác định các
khoản phải trả theo chế độ cho người có công, ghi:
Nợ TK 661 (66121) - Chi hoạt động thường xun
Có TK 334 - Phải trả cơng chức, viên chức
Có TK 335 - Phải trả các đối tượng khác
3- Hàng tháng trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ của cơng
chức, viên chức tính vào chi hoạt động thường xuyên, ghi:
Nợ TK 661 (66121) - Chi hoạt động thường xuyên
Có các TK 3321, 3322, 3323, 3324
4- Phải trả về các dịch vụ điện, nước, điện thoại, bưu phí căn cứ
vào hóa đơn của bên cung cấp dịch vụ, ghi:
Nợ TK 661 (66121) - Chi hoạt động thường xuyên
Có các TK 111, 112, 331 (3311)
5- Thanh toán các khoản tạm ứng đã chi cho hoạt động của đơn
vị, ghi:
Nợ TK 661 (66121) - Chi hoạt động thường xuyên
Có TK 312 - Tạm ứng

Có TK 336 - Tạm ứng kinh phí
6- Trường hợp mua TCSĐ bằng kinh phí hoạt động thường
xun, kế tốn ghi:
171