Tài liệu 10 thủ thuật vô cùng hữu ích khi sử dụng Gmail và Google Drive pptx

10 thủ thuật vô cùng hữu ích khi sử dụng
Gmail và Google Drive
Tìm kiếm thông qua bộ lọc, sử dụng phím tắt trong Gmail giúp việc duyệt mail tiện
lợi và nhanh chóng hơn, im đậm, nghiêng, gạch dưới chữ trong Google Chat, đính
kèm file dung lượng lớn thông qua Google Drive
2 trong số các dịch vụ trực tuyến nổi bật của gã khổng lồ Google là Google Mail và
Google Drive luôn có lượng người sử dụng đông đảo bởi tính hữu dụng của chúng. Nhiều
tính năng nâng cao trong các dịch vụ này ít người biết đến như tìm kiếm mail thông qua
bộ lọc thư, sử dụng phím tắt trong Gmail giúp việc duyệt mail tiện lợi và nhanh chóng
hơn, im đậm, in nghiêng hay gạch dưới chữ trong Google Chat, đính kèm file dung lượng
lớn thông qua Google Drive… nếu khai thác tốt các tính năng này hiệu suất làm việc của
bạn sẽ được cải thiện đáng kể.

GMAIL

1. Sử dụng bộ lọc thư



Thanh tìm kiếm thư của Gmail là công cụ rất tiện lợi cho việc tìm lại các email đã nhận
vài tháng trước, thậm chí nhiều năm trước đó nhưng hầu hết mọi người ít khi sử dụng,
các tính năng nâng cao trong bộ lọc thư giúp việc tìm mail nhanh chóng, chính xác hơn.

Bạn chỉ cần nhấn vào nút mũi tên bên phải thanh tìm kiếm để mở bảng tìm kiếm nâng
cao. Bạn có thể thu hẹp phạm vi tìm kiếm nếu biết người gởi, chủ đề, có các từ nào trong
mail, tệp tìm kiếm hay không, khoảng thời gian nhận thư…

2. Đánh dấu thư quan trọng với nhiều biểu tượng


Đôi khi nhận được những mail quan trọng, cách duy nhất để làm nổi bật chúng là gắn thẻ

vàng hoặc gán sao trước tiêu đề thư. Thật may, có một tính năng trong phần thiết lập hộp
thoại Gmail cho phép bạn đánh dấu hộp thư inbox với các biểu tượng khác nhau. Để làm
được điều này, bạn nhấn vào biểu tượng Settings hình răng cưa bên phải Gmail, chọn Cài
đặt, kéo xuống gần cuối tab Chung bạn sẽ thấy mục Dấu sao, click chọn tất cả dấu sao để
có thể sử dụng tất cả biểu tượng dánh dấu Gmail cung cấp, xong nhấn Lưu thay đổi để
lưu lại thiết lập. Giờ thì bạn quay lại trang inbox, muốn đánh dấu cho tiêu đề thư nào bạn
click chọn dấu sao phía trước title tương ứng, click thêm một lần nữa để đổi qua biểu
tượng khác.

3. Trích dẫn một đoạn thư khi trả lời




Bạn hơi khó chịu khi nhận một email với nội dung dài dòng, điều này ít nhiều làm bạn
mất thời gian để tìm đúng một đoạn thư muốn trích dẫn lại. Trong lúc trả lời hay chuyển
tiếp thư, bạn hãy chọn khối đoạn text muốn trích dẫn rồi nhấn nút trả lời, lập tức đoạn
trích dẫn này sẽ nằm gọn trong khung trả lời.

4. Sử dụng phím tắt


Thay vì phải rê chuột liên tục, bạn có thể sử dụng phím tắt để thực hiện các thao tác
nhanh hơn. Để bật tính năng này, bạn nhấn vào biểu tượng răng cưa Setting, tại tab
Chung tìm đến mục Phím tắt, tick chọn Bật phím tắt. Xong Lưu thay đổi.

Bảng phím tắt trong Gmail

Phím tắt

Định nghĩa Tác vụ
c
Soạn thư
Cho phép bạn soạn thư mới. + c cho phép
bạn soạn thư trong cửa sổ mới.
/
Tìm kiếm Đặt con trỏ trong ô tìm kiếm.
k
Chuyển tới cuộc hội thoại
mới hơn
Mở hoặc chuyển con trỏ của bạn đến cuộc
hội thoại gần đây hơn. Bạn có thể nhấn để
mở rộng cuộc hội thoại.
j
Chuyển tới cuộc hội thoại cũ
hơn
Mở hoặc chuyển con trỏ của bạn tới cuộc
hội thoại cũ nhất tiếp theo. Bạn có thể nhấn
để mở rộng cuộc hội thoại.
n
Thư tiếp theo
Chuyển con trỏ của bạn đến thư tiếp theo.
Bạn có thể nhấn để mở rộng hoặc thu gọn
thư. (Chỉ áp dụng trong 'Chế độ Xem Cuộc
hội thoại.')
p
Thư trước đó
Chuyển con trỏ của bạn tới thư trước đó.
Bạn có thể nhấn để mở rộng hoặc thu gọn
thư. (Chỉ áp dụng trong 'Chế độ Xem Cuộc

hội thoại.')
o hoặc

Mở
Mở cuộc hội thoại của bạn. Đồng thời mở
rộng hoặc thu gọn thư nếu bạn ở trong 'Chế
độ Xem Cuộc hội thoại.'
u
Quay lại danh sách cuộc hội
thoại
Làm mới trang của bạn và chuyển bạn về
hộp thư đến hoặc danh sách các cuộc hội
thoại.
e
Lưu trữ
Lưu trữ cuộc hội thoại của bạn từ mọi chế
độ xem.
m
Tắt tiếng
Lưu trữ cuộc hội thoại, và tất cả th
ư sau này
bỏ qua Hộp thư đến trừ khi được gửi hoặc
cc trực tiếp cho bạn. Tìm hiểu thêm.
x
Chọn cuộc hội thoại
Tự động kiểm tra và chọn cuộc hội thoại để
bạn có thể lưu trữ, gắn nhãn hoặc chọn một
tác vụ từ trình đơn thả xuống để áp dụng
cho cuộc hội thoại đó.
s

Gắn dấu sao cho thư hoặc
cuộc hội thoại
Thêm hoặc xoá dấu sao cho thư hoặc cuộc
hội thoại. Dấu sao cho phép bạn gắn trạng
thái đặc biệt cho thư hoặc cuộc hội thoại.
!
Báo cáo spam
Đánh dấu thư là spam và xoá thư khỏi danh
sách cuộc hội thoại của bạn.
r
Trả lời
Trả lời người gửi thư. + r cho phép bạn trả
lời thư trong cửa sổ mới. (Chỉ áp dụng
trong 'Chế độ Xem Cuộc hội thoại.')
a
Trả lời tất cả
Trả lời tất cả người nhận thư. +a cho phép
bạn trả lời tất cả người nhận thư trong cửa
sổ mới. (Chỉ áp dụng trong 'Chế độ Xem
Cuộc hội thoại.')
f
Chuyển tiếp
Chuyển tiếp thư. + f cho phép bạn chuyển
tiếp thư trong cửa sổ mới. (Chỉ áp dụng
trong 'Chế độ Xem Cuộc hội thoại.')
Thoát khỏi trường nhập
Xoá con trỏ khỏi trường nhập hiện tại của
bạn.
+ s
Lưu thư nháp

Lưu văn bản hiện tại làm thư nháp khi soạn
thư. Giữ phím trong khi nhấn s và đảm bảo
rằng con trỏ của bạn nằm trong một trong
các trường văn bản hoặc ngăn soạn thư,
hoặc bất kỳ trư
ờng Tới, CC, BCC hoặc Chủ
đề nào khi sử dụng lối tắt này.
#
Xoá Chuyển cuộc hội thoại tới Thùng rác.
l
Nhãn
Mở trình đơn Nhãn để gắn nhãn cuộc hội
thoại.
v
Chuyển tới
Chuyển cuộc hội thoại từ hộp thư đến tới
nhãn khác, Spam hoặc Thùng rác.
+ i
Đánh dấu là đã đọc
Đánh dấu thư của bạn là 'đã đọc' và bỏ qua
đến thư tiếp theo.
+ u
Đánh dấu là chưa đọc
Đánh dấu thư của bạn là 'chưa đọc' do đó
bạn có thể quay trở lại thư sau.
[
Lưu trữ và chuyển tới cuộc
hội thoại trước đó
Lưu trữ cuộc hội thoại của bạn và chuyển
tới cuộc hội thoại trước đó.

]
Lưu trữ và chuyển tới cuộc
hội thoại tiếp theo
Lưu trữ cuộc hội thoại của bạn và chuyển
tới cuộc hội thoại tiếp theo.
z
Hoàn tác
Hoàn tác tác vụ trước đó của bạn, nếu có
thể (làm việc với các tác vụ bằng liên kết
'hoàn tác').
+ n
Cập nhật cuộc hội thoại hiện
tại
Cập nhật cuộc hội thoại của bạn khi có thư
mới.
q
Chuyển con trỏ tới tìm kiếm
trò chuyện
Chuyển trực tiếp con trỏ của bạn tới ô tìm
kiếm trò chuyện.
y
Xoá khỏi Chế độ Xem Hiện
tại*
Tự động xoá thư hoặc cuộc hội thoại khỏi
chế độ xem hiện tại của bạn.
 Từ 'Hộp thư đến,' 'y' có nghĩa là Lưu
trữ
 Từ 'Thư gắn dấu sao,' 'y' có nghĩa là
Không gắn dấu sao
 Từ 'Thùng rác,' 'y' có nghĩa là

Chuyển tới hộp thư đến
 Từ bất kỳ nhãn nào, 'y' có nghĩa là
Xoá nhãn
* 'y' không có hiệu lực nếu bạn ở trong
'Spam,' 'Thư đã gửi,' hoặc 'Tất cả thư.'
.
Hiển thị tác vụ khác Hiển thị trình đơn thả xuống 'Tác vụ khác'.
?
Hiển thị trợ giúp phím tắt
Hiển thị trình đơn trợ giúp phím tắt trong
bất kỳ trang nào bạn đang mở.


Phím Tổ hợp - Sử dụng các tổ hợp phím sau để điều hướng qua Gmail.


Phím
tắt
Định nghĩa Tác vụ
sau
đó

Gửi thư
Sau khi soạn thư của bạn, sử
dụng tổ hợp này để tự động gửi
thư. (Được hỗ trợ trong Internet
Explorer và Firefox, trên
Windows.)
y sau
đó o

Lưu trữ và chuyển tới cuộc hội thoại tiếp theo

Lưu trữ cuộc hội thoại của bạn
và chuyển tới cuộc hội thoại
tiếp theo.
g sau
đó a

Đi đến 'Tất cả thư'
Đưa bạn đến trang web lưu trữ
'Tất cả thư,' cho tất cả thư bạn
đã từng gửi hoặc nhận (và chưa
xoá).
g sau
đó s

Đi đến 'Cuộc hội thoại gắn dấu sao'
Đưa bạn đến tất cả các cuộc hội
thoại bạn đã gắn dấu sao.
g sau
đó c

Đi đến 'Danh sách liên hệ'
Đưa bạn đến danh sách Danh
sách liên hệ của mình.
g sau
đó d

Đi đến 'Thư nháp'

Đưa bạn đến tất cả các th
ư nháp
bạn đã lưu.
g sau
đó i

Đi đến 'Hộp thư đến'
Chuyển bạn tới hộp thư đến.
g sau
đó t

Đi đến 'Thư đã gửi'
Đưa bạn đến tất cả thư bạn đã
gửi.
* sau
đó a

Chọn tất cả
Chọn tất cả thư.
* sau
đó n

Không chọn thư nào
Bỏ chọn tất cả thư.
* sau
đó r

Chọn thư đã đọc
Chọn tất cả thư bạn đã đọc.
* sau

đó u

Chọn thư chưa đọc
Chọn tất cả thư chưa đọc.
* sau
đó s

Chọn thư gắn dấu sao
Chọn tất cả thư gắn dấu sao.
* sau
đó t

Chọn thư không gắn dấu sao
Chọn tất cả thư không gắn dấu
sao.

Ngoài ra, bạn phím Shift và phím ? (Shift + ?) khi đang sử dụng Gmail, sẽ có 1 màn
hình pop-up với tất cả phím tắt hiện lên. Mỗi ngày bạn chỉ cần tìm hiểu một vài phím mới
mỗi khi sử dụng và bạn sẽ sớm làm chủ được tất cả phím tắt này. Sẽ tiết kiệm thời gian
rất nhiều cho bạn.

5. Đăng xuất từ xa



Nếu bạn đã đăng nhập Gmail trên các máy tính khác nhau và quên đăng xuất. Bạn có thể
đăng xuất Gmail từ xa thông qua lịch sử truy cập Gmail, kéo màn hình xuốn cuối bạn sẽ
thấy hoạt động cuối cùng của mình ở góc dưới cùng bên phải, click vào Chi tiết. Tại đây,
bạn sẽ thấy thông tin chi tiết các lần đăng nhập, kèm theo địa chỉ IP máy tính các lần đó,
bạn click Đăng xuất khỏi tất cả các phiên khác.

6. Nhấn mạnh các từ quan trọng trong GChat


Nếu bạn muốn nhấn mạnh các từ quan trọng khi chat, bạn phải thêm một số từ khóa quy
định bao quanh từ muốn nhấn mạnh. Để in đậm, bạn gõ theo cú pháp *từ nhấn mạnh*,
để in nghiêng _từ nhấn mạnh_, đẻ gạch chân –từ nhấn mạnh

7. Sử dụng Gmail Offline


Nếu bạn đang sử dụng tình duyệt Chrome, bạn tải về extension Gmail Offline, extension
này cho phép bạn soạn thư, trả lời, tìm kiếm, lưu trữ thư mà không cần có mạng internet
và các thao tác này sẽ được đồng bộ hóa tự động khi có kết nối internet. Tải Gmail
Offline tại đây.

GOOGLE DRIVE

8. Phím tắt trong Google Drive


Cũng giống như Gmail, Google Drive cung cấp các phím tắt giúp việc quản lý kho dữ
liệu của mình dễ dàng, nhanh chóng hơn. Để hiện ra bảng phím tắt này, bạn nhấn vào
biểu tượng răng cưa Setting, chọn Phím tắt.

9. Xem lịch sử thay đổi tài liệu


Nếu bạn đang tạo hoặc xem một file tài liệu trên Google Drive và bạn muốn xem những
thay đổi đã được thực hiện trước đó, bạn chọn Tệp \ Quản lý bản xem lại. Nếu tài liệu

được chia sẻ cho nhiều người, thì từng người thay đổi sẽ được đánh một màu hiển thị
khác nhau kèm theo thời gian chỉnh sửa.

10. Đính kèm tập tin 10GB nhờ Google Drive


Người dùng Gmail có thể chia sẻ trực tiếp các tập tin đính kèm lưu trữ trên Google Drive
trong email gửi đi. Người nhận sẽ tải tập tin đính kèm từ Google Drive thay vì trực tiếp
trong email như trước nay. Trong cửa sổ soạn thảo email, bạn sẽ thấy một biểu tượng
Google Drive ở phần đính kèm tập tin. Công việc cần làm là tải lên Google Drive tập tin
nào muốn gửi đi và chọn nó khi soạn thảo email. Các tập tin đính kèm sẽ vẫn được lưu
trữ trong tài khoản Google Drive ngay cả khi email được xóa đi (Để thấy biểu tượng này
bản phải chuyển khung soạn thư sang giao diện mới).

Lưu ý: Bài viết này sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt trong Gmail và Google Drive, ngôn ngữ
tiếng Anh các bạn cũng thao tác các bước tương tự.