Các kỹ năng cần thiết khi soạn thảo văn bản

KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN
KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN
Hà Nội,2008

1. Khái niệm văn bản QPPL
•
Là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ
tục, trình tự luật định, trong đó có quy tắc xử sự chung, được Nhà
nước bảo đảm thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo
định hướng xã hội chủ nghĩa (Điều 1 Luật ban hành VBQPPL sửa
đổi năm 2002).
•
2. Đặc điểm
•
a, Do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành
•
b, Theo thủ tục, trình tự luật định
•
c, Có chứa đựng quy phạm pháp luật
•
d, Được bảo đảm thực hiện bằng sức mạnh của Nhà nước
Khái niệm, đặc điểm văn bản QPPL
Khái niệm, đặc điểm văn bản QPPL

Khái niệm, đặc điểm của văn bản
Khái niệm, đặc điểm của văn bản
áp dụng pháp luật
áp dụng pháp luật


1, Khái niệm
Văn bản áp dụng pháp luật là văn bản do những chủ thể có thẩm
quyền ban hành theo thủ tục và hình thức pháp luật quy định, có nội
dung là mệnh lệnh cụ thể với những đối tượng xác định, được thực
hiện một lần trong thực tiễn.
2, Đặc điểm
a, Do những chủ thể có thẩm quyền ban hành (cơ quan nhà nước,
thủ tưởng cơ quan nhà nước, công chức, cá nhân);
b, Được ban hành theo thủ tục và hình thức pháp luật quy định;
c, Nội dung là mệnh lệnh cụ thể với đối tượng xác định;
d, Chỉ được thực hiện một lần.

Khái niệm, đặc điểm của văn bản hành chính
Khái niệm, đặc điểm của văn bản hành chính

1, Khái niệm
Văn bản hành chính là những văn bản được ban hành nhằm triển khai
thực hiện văn bản pháp luật của cấp trên, điều hành quản lý trong nội
bộ cơ quan; để giao dịch công tác giữa các cơ quan nhà nước với nhau
hoặc giữa cơ quan nhà nước với tổ chức và công dân; trao đổi thông
tin và ghi nhận sự kiện thực tế xảy ra là cơ sở để chủ thể có thẩm
quyền ban hành văn bản áp dụng pháp luật.
2, Đặc điểm
a, Tên gọi và nội dung của VBHC không được pháp luật quy định;
b, Không tạo ra và không làm thay đổi hành vi ứng xử của cá nhân
(không phải là quyết định pháp lý).
c, Nội dung chứa đựng những sinh hoạt thường ngày của cơ quan NN,
tổ chức xã hội, đơn vị kinh tế…
c, Không được bảo đảm thực hiện bằng cưỡng chế nhà nước

HÌNH THỨC CỦA VĂN BẢN
HÌNH THỨC CỦA VĂN BẢN
TỔNG CỤC HẢI QUAN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
CỤC HẢI QUAN HÀ NỘI Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
________________________ ____________________________________________
Số: … /QĐ-CHQHN
Hà Nội, ngày … tháng … năm …
QUYẾT ĐỊNH
Về việc bổ nhiệm Chi cục phó Chi cục Hải quan Phú Thọ
___________________________________________
Điều 1.
Điều 2.
Điều 3.
Điều 4.
Nơi nhận: CỤC TRƯỞNG
- Như Điều 4;
- Lưu VT, TCCB.

NỘI DUNG CỦA VĂN BẢN PHÁP LUẬT
NỘI DUNG CỦA VĂN BẢN PHÁP LUẬT
*Bố cục nội dung của VBPL được chia thành ba phần:
1, PHẦN MỞ ĐẦU
2, PHẦN NỘI DUNG CHÍNH
3, PHẦN KẾT THÚC
*Cách thức soạn thảo:
1/ Phần mở đầu
Trình bày cơ sở pháp lý và cơ sở thực tiễn của VBPL
-
Cơ sở pháp lý: + Đối với những VBPL có cơ cấu điều khoản:

Căn cứ 1: VBPL quy định trực tiếp thẩm quyền của chủ
thể ban hành;
Căn cứ 2: VBPL quy định trực tiếp nội dung công việc
cần giải quyết
+ Đối với những VBPL có cơ cấu nghị luận:
Sau khi có…………………….;
Sau khi … ban hành …………;
Kể từ khi có………………… ;

- Cơ sở thực tiễn:
- Cơ sở thực tiễn:
+ Đối với VBPL có cơ cấu điều khoản:
Xét đề nghị của………………
Xét (biên bản, công văn, tờ trình…) của………
+ Đối với VBPL có cơ cấu nghị luận:
Trình bày về thực trạng của công việc gồm:
- Thành tựu đạt được;
- Hạn chế, tồn tại, vướng mắc của công việc
- Nguyên nhân dẫn đến những khiếm khuyết.
Ví dụ: Chỉ thi của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan…

2, NỘI DUNG CHÍNH CỦA VĂN BẢN PHÁP LUẬT
2, NỘI DUNG CHÍNH CỦA VĂN BẢN PHÁP LUẬT
* Nội dung của VBQPPL:
-
Cấm thực hiện hành vi:
Không được
Cấm → làm gì?
Nghiêm cấm
-

Bắt buộc thực hiện hành vi:
Có nghĩa vụ
Ai → Có trách nhiệm → làm gì?
Phải
Cần
-
Cho phép thực hiện hành vi:
Có quyền
Ai → Được quyền → làm gì (cái gì)?
Được hưởng
Các quy phạm được sắp xếp theo thứ tự Chương, mục,
điều, khoản, điểm)

Nội dung của văn bản pháp luật
Nội dung của văn bản pháp luật
* Nội dung chính của văn bản áp dụng pháp luật
Được phân chia thành các điều theo thứ tự sau:
Điều 1. Giải quyết công việc phát sinh
Điều 2. Nghĩa vụ của đối tượng thi hành (nếu có)
(Ai có nghĩa vụ, có trách nhiệm làm gì?)
Điều 3. Quyền lợi của đối tượng thi hành (nếu có)
(Ai có quyền được hưởng cái gì, tại đâu?)
Lưu ý: không phải mọi VBADPL đều phải trình bày về nghĩa
vụ, quyền lợi của đương sự, chỉ những nghĩa vụ, quyền lợi
nào liên quan trực tiếp và có sự thay đổi so với trước đây
mới trình bày trong văn bản.

3, Phần kết thúc của văn bản pháp luật
3, Phần kết thúc của văn bản pháp luật
Phần kết thúc, người soạn thảo phải trình bày về hiệu lực pháp lý của

văn bản, bao gồm:
- Hiệu lực pháp lý về đối tượng
(thủ trưởng đơn vị cấp dưới trực tiếp và đối tượng thi hành)
Ai chịu trách nhiệm thi hành văn bản này
- Hiệu lực pháp lý về thời gian
Văn bản này có hiệu lực kể từ ngày ký
Văn bản này có hiệu lực sau… ngày kể từ…

BÀI TẬP MẪU
BÀI TẬP MẪU
TỔNG CỤC HẢI QUAN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
CỤC HẢI QUAN HÀ NỘI Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
__________ __________________________

Số: … /QĐ-CHQHN Hà Nội, ngày … tháng … năm …
QUYẾT ĐỊNH
Về việc bổ nhiệm Chi cục phó Chi cục Hải quan Phú Thọ
__________________________
CỤC TRƯỞNG CỤC HẢI QUAN HÀ NỘI
Căn cứ Quyết định số 15/2003/QĐ-BTC ngày 10-02-2003 của Bộ trưởng Bộ Tài
chính về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Hải quan tỉnh,
thành phố trực thuộc Tổng cục Hải quan và Quyết định số 02/2006/QĐ-BTC ngày 06-
01-2006 sửa đổi, bổ sung Quyết định số 15/2003/QĐ-BTC;
Căn cứ Nghị định số 117/2003/NĐ-CP, ngày 10-10-2003 của Chính phủ, quy
định về tuyển dụng, quản lý và sử dụng cán bộ, công chức trong các cơ quan nhà nước;
Xét đề nghị của Chi cục trưởng Chi cục Hải quan Phú Thọ và Trưởng phòng Tổ
chức, cán bộ,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Bổ nhiệm Chi cục phó Chi cục Hải quan Phú Thọ đối với ông Nguyễn
Văn A, sinh ngày … tháng… năm…, hiện là Đội trưởng Đội nghiệp vụ, kể từ ngày …

tháng … năm…
Điều 2. Ông Nguyễn Văn A có trách nhiệm bàn giao và nhận chức vụ mới chậm
nhất đến ngày…( trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận được Quyết định này).

Điều 3. Ông Nguyễn Văn A có quyền được hưởng phụ cấp chức vụ … theo quy
định của pháp luật hiện hành.
Điều 4. Chánh văn phòng Cục Hải quan Hà Nội, Chi cục trưởng Chi cục Hải
quan Phú,Thọ, Trưởng phòng Tổ chức, cán bộvà ông Nguyễn Văn A chịu trách nhiệm
thi hành Quyết định này.
Điều 5. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.
Nơi nhận: CỤC TRƯỞNG
- Như Điều 4;
- Lưu VT, TCCB.

NỘI DUNG CỦA VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
NỘI DUNG CỦA VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
Cơ cấu nội dung của văn bản hành chính cũng gồm 3 phần:
1, Phần mở đầu:
- Nêu lý do, mục đích ban hành văn bản (công văn, thông
báo, tờ trình);
- Nêu khái quát tình hình khi thực hiện công việc(báo cáo);
- Nêu thời gian, địa điểm xảy ra sự việc (biên bản)
2, Nội dung chính:
- Nêu sự việc cần giải quyết (công văn, thông báo, tờ trình)
- Nêu diễn biến của sự việc (biên bản)
- Nêu kết quả của công việc cần báo cáo gồm thành tưu,
hạn chế (báo cáo)
3, Phần kết thúc:
- Tóm tắt nội dung chính và yêu cầu triển khai thực hiện
- Một câu thể hiện thái độ lịch sự, cầu thị

- Số lượng văn bản và thời điểm kết thúc (biên bản)

CÁCH THỨC SOẠN THẢO CÁC LOẠI VĂN BẢN
CÁCH THỨC SOẠN THẢO CÁC LOẠI VĂN BẢN
1, CÔNG VĂN
-
Là văn bản hành chính được sử dụng để giao dịch công tác
giữa các cơ quan nhà nước với nhau, giữa cơ quan nhà
nước với các tổ chức và cá nhân nhằm thực hiện chức năng
quản lý, điều hành một cách có hiệu quả nhất.
-
Vai trò của công văn:
+ Trao đổi thông tin;
+ Trình cấp trên đề án, chương trình, kế hoạch, dự thảo
văn bản;
+ Chỉ đạo, đôn đốc, giao nhiệm vụ cho cấp dưới;
+ Đề xuất ý kiến để cấp trên xem xét phê duyệt;
+ Cấp trên trả lời đề nghị của cấp dưới;
+ Thăm hỏi, cảm ơn;
+ Giải thích, hướng dẫn văn bản PL của cấp trên;
+ Thông báo chủ trương, chính sách mới của Nhà nước…

CÁCH SOẠN THẢO CÔNG VĂN
CÁCH SOẠN THẢO CÔNG VĂN
+ Những yêu cầu khi soạn thảo công văn:
-
Trình bày nội dung phải rõ ràng, cụ thể và thống nhất;
-
Sử dụng văn phong hành chính đảm bảo lịch sự, nghiêm túc, trang
trọng và có sức thuyết phục cao;

-
Câu văn lập luận ngắn gọn, kết cấu logic, chặt chẽ;
-
Thể thức trình bày theo quy định của pháp luật, nhưng lưu ý có sự đặc
thù:
+ Không trình bày tên ở chính giữa;
+ Trích yếu nội dung được trình bày dưới số, ký hiệu;
+ Mở đầu là địa chỉ nơi công văn được gửi đến thông qua từ
“kính gửi”.
+ Bố cục nội dung của công văn:
1, PHẦN MỞ ĐẦU:
+ Nêu rõ mục đích, lý do ban hành công văn;
+ Yêu cầu diến đạt ngắn gọn, rõ ràng, nêu bật được nội dung
chính được đề cập trong công văn.

2, Phần nội dung chính của công văn:
2, Phần nội dung chính của công văn:
-
Nêu chi tiết nội dung công việc mà công văn cần giải
quyết:
+ Công văn chỉ đạo, đôn đốc: nội dung cần chỉ đạo
(nghiêm khắc);
+ Công văn hướng dẫn, giải thích: nội dung cần hướng
dẫn, giải thích (Khách quan, cụ thể, thống nhất để cấp dưới
dễ thực hiện);
+ Công văn đề nghị: nội dung cần đề nghị (thuyết phục và
có lý do xác đáng);
+ Công văn từ chối: nêu rõ lý do từ chối (lịch sự, khiêm
tốn);
+ Công văn tiếp thu phê bình: nội dung tiếp thu và hứa

thực hiện tốt hơn (mềm mỏng, cầu thị);
+ Công văn thăm hỏi, cảm ơn: lý do cảm ơn, hình thức
thăm hỏi, động viên (thể hiện sự chân thành không sáo
mòn);
+ Công văn trình: nội dung là đề án, chương trình, dự thảo
văn bản, kế hoạch… (logic, khoa học và cầu thị thể hiện rõ
mong muốn cấp trên phê duyệt)



3,
3,
PHẦN KẾT THÚC CỦA CÔNG VĂN
PHẦN KẾT THÚC CỦA CÔNG VĂN
-
Khẳng định lại nội dung công văn, nhấn mạnh sự cần thiết
giải quyết công việc:
+ Công văn hướng dẫn: yêu cầu cấp dưới thực hiện thống
nhất;
+ Công văn chỉ đạo, đôn đốc: Yêu cầu triển khai công việc
kịp thời, hiệu quả;
+ Công văn đề nghị: mong muốn cấp trên tạo điều kiện
giải quyết;
+ Công văn thăm hỏi: mong muốn sớm trở lại hoạt dộng
bình thường;
+ Công văn cảm ơn: mong muốn tiếp tục nhận được sự
quan tâm giúp đỡ;
+ Công văn mời họp: mong muốn người được mời có
mặt…
-

Thể hiện thái độ lịch sự, trân trọng:
Xin chân thành cảm ơn!, Xin trân trọng cảm ơn!…

HÌNH THỨC CỦA CÔNG VĂN
HÌNH THỨC CỦA CÔNG VĂN
CỤC HẢI QUAN HÀ NỘI CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
CHI CỤC HẢI QUAN NỘI BÀI Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
_______________ ________________________________________________
Số: … /CCHQNB-GSQL
v/v……………… Nội Bài, ngày … tháng … năm …
Kính gửi: -
-
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
Nơi nhận: KT. CHI CỤC TRƯỞNG
- Như trên; PHÓ CHI CỤC TRƯỞNG
- Lưu VT,

BIÊN BẢN
BIÊN BẢN
-
Khái niệm: Là văn bản hành chính được sử dụng để ghi
nhận lại sự kiện thực tế xảy ra làm cơ sở để cấp có thẩm
quyền ban hành văn bản áp dụng pháp luật
-
Yêu cầu khi soạn thảo biên bản:

+ Phải mô tả trung thực, chi tiết, chính xác sự việc xảy
ra;
+ Người viết biên bản không được bình luận sự kiện;
+ Tối thiểu phải có hai chữ ký;
+ Được lập thành nhiều bản có giá trị như nhau (biên
bản vụ việc).
-
Cách ghi biên bản: Có hai cách ghi:
+ Ghi chi tiết, đầy đủ sự kiện (biên bản vụ việc);
+ Ghi tổng hợp: khái quát ý kiến phát biểu của thành
viên cuộc họp nếu có nhiều ý kiến trùng nhau.
(biên bản hội nghị).
Lưu ý: Người viết BB có thể kết hợp cả hai cách ghi.

BỐ CỤC NỘI DUNG VÀ HÌNH THỨC CỦA BIÊN BẢN
BỐ CỤC NỘI DUNG VÀ HÌNH THỨC CỦA BIÊN BẢN
1, Biên bản vụ việc
BỘ TÀI CHÍNH CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TỔNG CỤC HẢI QUAN Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
______________ __________________________________________
Đơn vị:………………
Số………………/BB-HC
BIÊN BẢN
VI PHẠM HÀNH CHÍNH TRONG LĨNH VỰC HẢI QUAN
Vào hồi… giờ… ngày … tháng … năm…
Tại ………………………………………………………………………………………………….
Chúng tôi gồm:
1, ……………………………………, chức vụ:………………………, đơn vị:……………………
2, ……………………………………, chức vụ: ………………………, đơn vị:…………………
Với sự chứng kiến của:

- Người làm chứng:
Ông/bà: …………………………., sinh ngày: ………………………, cư trú tại:…………………
Nghề nghiệp: ………………………Có số CMTND/số hộ chiếu là:…………………… , do Công
an ……………cấp ngày … tháng … năm …
- Người phiên dịch (nếu có):
Ông/bà: …………………………., sinh ngày: ………………………, cư trú tại:…………………
Nghề nghiệp: ………………………Có số CMTND/số hộ chiếu là:…………………… , do Công
an ……………cấp ngày … tháng … năm …
tiến hành lập biên bản vi phạm hành chính trong lĩnh vực Hải quan đối với:

Ông/bà: …………………………., sinh ngày: ……………, cư trú tại:…………………
Nghề nghiệp: ……………………Có số CMTND/số hộ chiếu là:…………………… , do Công an
……………cấp ngày … tháng … năm …
Sự việc diễn ra như sau:
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
……………………………………
Hành vi … của ông/bà vi phạm điểm … khoản … Điều … Nghị định số 97/2007/NĐ-CP ngày 07-6-
2007 của Chính phủ quy định việc xử phạt vi phạm hành chính và cưỡng chế thi hành quyết định
hành chính trong lĩnh vực hải quan.
Xét thấy cần ngăn chặn vi phạm, đảm bảo xử phạt, chúng tôi đã đình chỉ hành vi vi phạm hành chính
và áp dụng các biện pháp ngăn chặn sau đây:
……………………………………………………………………………………………
Biên bản được lập thành … bản, mỗi bản gồm … trang có giá trị như nhau, 01 bản giao cho đương
sự,…………………………….
và được đọc công khai cho mọi người cùng nghe.
Thời điểm kết thúc lập biên bản hồi … giờ….
Người vi phạm Người lập biên bản

Người làm chứng Đại diện chính quyền (nếu có) Người có thẩm quyền XPVPHC

BÁO CÁO
-
Khái niệm: Là văn bản được sử dụng để phản ánh tình hình
thực tế, trình bày kết quả thực hiện công việc trong hoạt
động của các cơ quan nhà nước, làm cơ sở để đánh giá
hoạt động quản lý, đề xuất những biện pháp và chủ trương
mới.
-
Yêu cầu khi soạn thảo báo cáo:
+ Về nội dung:
. Nội dung phải cụ thể, có trọng tâm, trọng điểm;
. Thông tin phải đảm bảo trung thực, chính xác;
. Thông tin cần kịp thời (nếu báo cáo về công việc có
tính khẩn cấp).
+ Kỹ thuật soạn thảo:
. Sử dụng văn phong nghị luận
. Rõ ràng, mạch lạc và thuyết phục
. Phân chia nội dung logic, chặt chẽ.

+ Bố cục nội dung của báo cáo: gồm ba phần
+ Bố cục nội dung của báo cáo: gồm ba phần

Phần mở đầu:
Trình bày khái quát về những thuận lợi, khó khăn khi thực
hiện công việc cần báo cáo.

Phần nội dung chính:
+ Trình bày kết quả đạt được của công việc, bao gồm:

- Những thành tựu đạt được và nguyên nhân;
- Những hạn chế, vướng mắc và nguyên nhân
+ Trình bày những giải pháp và phương hướng hoàn thiện

Phần kết thúc:
- Khẳng định lại nội dung báo cáo;
- Mong muốn được đóng góp ý kiến để hoàn thiện nội
dung báo cáo;
- Một câu thể hiện thủ tục “Xin báo cáo cấp trên (trước Hội
nghị)…”

HÌNH THỨC VÀ NỘI DUNG BÁO CÁO
HÌNH THỨC VÀ NỘI DUNG BÁO CÁO
CỤC HẢI QUAN TP HỒ CHÍ MINH CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
CHI CỤC HẢI QUAN TÂN SƠN NHẤT Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
___________________ ________________________________________________
Số: …/BC-CCHQTSN Tân Sơn Nhất, ngày … tháng … năm …
BÁO CÁO
về ………………………………
____________
Sau khi thực hiện … Chi cục Hải quan cửa khẩu sân bay Quốc tế Tân Sơn Nhất xin
được báo cáo về tình hình … như sau:
I/ Tình hình chung (đánh giá tình hình)
1, Những thuận lợi trong quá trình thực hiện
- Khách quan;
- Chủ quan.
2, Những khó khăn trong quá trình thực hiện
- Khách quan;
- Chủ quan
II/ Kết quả đạt được

1, Những thành tựu đạt được (nên phân chia theo lĩnh vực chuyên môn)
Nguyên nhân có được những thành tựu đó.
2, Những hạn chế, vướng mắc
Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế.
III/ Phương hướng, giải pháp khắc phục
……………………………………………………………………………………………
…………….
Trên đây là toàn bộ nội dung bản Báo cáo về …, Chi cục Hải quan Nội Bài rất
mong nhận được ý kiến chỉ đạo và nhận xét của cấp trên để bản Báo cáo hoàn thiên hơn
nữa. Xin kính trình cấp trên xem xét.

Trên đây là toàn bộ nội dung bản Báo cáo về …, Chi cục Hải quan Nội Bài rất
mong nhận được ý kiến chỉ đạo và nhận xét của cấp trên để bản Báo cáo hoàn
thiện hơn nữa. Xin kính trình cấp trên xem xét.
Nơi nhận: KT.CHI CỤC TRƯỞNG
- Cục Hải quan TP HCM; PHÓ CHI CỤC TRƯỞNG
- Lưu: VT, ….