Tài liệu Thủ thuật cần thiết cho Microsoft Outlook docx

5 thủ thuật cần thiết cho Microsoft
Outlook
Đánh
giá
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10






Với 5 tính năng sau đây trong ứng dụng thư điện tử Microsoft Outlook, người dùng
có thể dễ dàng quản lý hộp thư của mình hiệu quả đồng thời tránh được những vấn
đề rắc rối khi gửi và nhận email. Các thủ thuật này áp dụng tốt cho phần mềm
Microsoft Outlook, từ phiên bản 2007 trở đi.
Tránh bỏ sót những email quan trọng
Thủ thuật sau trong Microsoft Outlook được thiết kế để
giúp người dùng tránh được tình trạng bỏ sót những email
quan trọng. Với tính năng New Search Folder, người
dùng thường xuyên nhận khối lượng lớn email hàng ngày
vẫn có thể tìm kiếm và trả lời.
Để sử dụng tính năng này, trong Microsoft Outlook, hãy

chọn trình đơn File > New > Search Folder. Trong hộp
thoại New Search Folder vừa xuất hiện, kéo xuống dưới
cùng danh sách và nhấn chọn “Create a custom Search
Folder”. Đặt tên cho thư mục Search Folder trong khung
Customize Search Folder rồi nhấn nút Choose ở bên cạnh
để tùy biến thêm các điều kiện tìm kiếm mà bạn muốn
đưa vào. Thực hiện theo các yêu cầu và nhập thông số
phù hợp, cuối cùng nhấn OK. Bạn có thể tạo nhiều thư mục với các điều kiện khác nhau.
Sau khi hoàn thành, một Search Folder mới sẽ xuất hiện ở dưới cùng danh sách các hộp
thư bên trái. Giờ đây, mỗi ngày bạn nên dành chút thời gian để kiểm tra thư mục này và
đảm bảo không bỏ sót bất kỳ email nào từ sếp hay những khách hàng quan trọng.


Tránh bỏ sót email quan
trọng bằng tính năng New
Search Folder.
Tự động cc khi gửi email
Nếu bạn muốn tất cả những email mà mình gửi đi từ hộp
thư Outlook được đồng gửi đến một số địa chỉ cố định cụ
thể mà không cần phải gõ lại trong dòng cc (carbon copy)
mỗi khi soạn và gửi thư, hãy tạo một quy luật (rule) để
Outlook tự động thực hiện việc này. Đây là một tính năng
cực kỳ hữu ích khi bạn muốn những email trong hộp thư
công việc của mình được tự động cc cho sếp hay những
đồng nghiệp cùng nhóm làm việc để họ có thể nắm bắt
công việc.
Trước hết, hãy chọn trình đơn Tools > Rules and Alerts
và chọn New Rule để tạo một rule mới. Đánh dấu chọn
Check message after sending, nhấn Next và Next một lần
nữa, sau đó chọn Yes khi có hộp thoại thông báo “This rule will be applied to every

message you send…”. Trong bước tiếp theo, chọn mục “Cc the message to people or
distribution list” và hãy tạo một danh sách những địa chỉ email mà bạn muốn tự động cc
mỗi khi gửi từ Outlook. Tiếp đó, nhấn Next hai lần và cuối cùng nhấn Finish để hoàn
thành tạo rule.
Giờ đây, mỗi khi bạn soạn mới và gửi bất kỳ email nào từ tài khoản Outlook, ứng dụng sẽ
tự động cc các email đó đến những địa chỉ mà bạn đã khai báo.
Hoãn việc gửi email

Bạn có thể tạo rule để
Outlook tự động cc email
mỗi khi gửi.
Giả sử bạn đang soạn dang dở một email trong Outlook
nhưng lại lỡ nhấn nút Send, khi đó có lẽ bạn sẽ rất bối rối
và muốn “lấy lại” bức thư đó hay ước gì Outlook có một
nút tính năng Unsend. Thật may mắn là Microsoft đã tạo
ra tính năng Outlook Defer giúp hoãn việc gửi tất cả
email một khoảng thời gian nhất định, giúp người dùng
có thể thay đổi ý định muốn lấy lại bức thư sau khi nhấn
Send.
Để sử dụng tính năng này, bạn cũng tạo một rule mới
trong Outlook bằng cách chọn trình đơn Tools > Rules
and Alerts và nhấn nút New Rule. Sau đó chọn “Check
message after sending” và nhấn nút Next. Hãy bỏ qua các
tùy chọn trong bước tiếp theo, nhấn tiếp nút Next và chọn
Yes khi có hộp thoại thông báo “This rule will be applied to every message you send…”.
Ở cửa sổ tiếp theo, hãy chọn “defer delivery by a number of minutes” và chọn khoảng
thời gian mà bạn muốn hoãn việc gửi email ở khung phía dưới. Sau đó nhấn nút Next, bỏ
qua phần ngoại lệ, tiếp tục nhấn Next và cuối cùng nhấn Finish để hoàn thành.
Kể từ bây giờ, mỗi khi bạn soạn xong một email và nhấn nút Send để gửi, Outlook sẽ tự
động lưu giữ email đó trong thư mục Outbox một khoảng thời gian mà bạn đã thiết lập ở

trên rồi sau đó mới chính thức gửi đi. Trong khoảng thời gian chờ đó, nếu bạn thay đổi ý
định thì có thể lấy lại email, chỉnh sửa rồi gửi lại hay thậm chí xóa và không gửi nữa.
Quản lý email bằng màu sắc

Tính năng Outlook Defer
giúp hoãn quá trình gửi
email một khoảng thời gian
định trước.

Hộp thư của bạn có quá nhiều email từ nhiều người gửi
khác nhau, với cách “tô màu” email này, bạn có thể dễ
dàng phân biệt những email cần tìm bằng những màu sắc
khác nhau theo qui định của riêng mình.
Đầu tiên, hãy nhấn vào email cần tô màu và chọn trình
đơn Tools > Organize. Một cửa sổ Ways to Organize Inbox sẽ xuất hiện ngay trên hộp
thư Inbox. Chọn thẻ Using Color ở bên trái cửa sổ này, chọn màu tương ứng mà bạn
muốn hiển thị với những email từ người gửi này và nhấn nút Apply Color. Bạn cũng có
thể đặt màu khác cho những địa chỉ email còn lại với cách tương tự.
Tự động xóa thư mục Deleted Items khi thoát
Thủ thuật này giúp bạn tiết kiệm đáng kể không gian lưu trữ cho hộp thư của mình. Để
thực hiện, hãy chọn trình đơn Tools > Options. Trong thẻ Other của hộp thoại Options
vừa mở, tìm đến mục General ở trên cùng và đánh dấu tùy chọn “Empty the Deleted
Items folder upon exit”.
Nếu muốn Outlook xác nhận lại trước mỗi khi xóa hoàn toàn những email trong thư mục
này, hãy chọn nút Advanced Options ngay phía dưới và chọn “Warn before permanently
deleting items”.

Tùy chọn tự động xóa email
Hộp thư của bạn sẽ được tô
bằng nhiều màu sắc và dễ

tìm kiếm hơn.
trong thư mục Deleted Items
giúp tiết kiệm không gian
hộp thư.