Tài liệu Bộ 9 kỹ năng mềm chương trình hợp tác Việt Nam – Thụy Sỹ– P. 4 Viết báo cáo pptx

DONG HOI URBAN DEVELOPMENT PROJECT
D ÁN PHÁT TRI N Ô TH
NG H I

COOPERATION SWITZERLAND-VIETNAM
H P TÁC VI T NAM-TH Y S

TRUNG TÂM PH BI N KI N TH C
D ÁN PT T H

4. Vi t báo cáo

Tháng 11, 2003

D a theo tài li u c a Tr

ng

i h c Qu n lý Henley


Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: 4.Vi t báo cáo

VI T BÁO CÁO
Khi m t ng

i có n ng khi u b m sinh v vi t, ng

i ó có th tr

thành nhà v n. Nh ng khi vi t là m t cơng vi c ph i làm, thì k n ng

vi t c n ph i
th không

c trau d i b ng cách t p vi t, vi t và vi t nhi u. M i
n m t cách d dàng. Khi vi t, c n suy ngh k v lý do,

n i dung, ph

ng pháp và

it

c l i bài vi t nhi u l n, s a
b n s tr thành m t ng

ng s

c bài vi t c a mình. Ph i

i, hồn thi n

r i m t ngày nào ó

i vi t gi i.

Trong tài li u này, b n s h c

c cách t

duy v m t báo cáo,

vi t báo cáo nh th nào cho hi u qu và cách trình bày ho c "bán"
s n ph m c a mình.

1. Báo cáo
Báo cáo và Truy n
Báo cáo và truy n là hai ph
nhau và d n
ng

i

ng pháp di n

t thông tin khác

n nh ng cách ti p nh n khác nhau t

phía

c:

Báo cáo trình bày nh ng d
t i thơng tin d

chuy n

i d ng ki n th c. Công vi c vi t báo cáo

bao g m thu th p d

li u, phân tích và

lu n lơ-gíc; thơng th
a ra quy t

ki n và phân tích

ng

nh và hành

ây là b

c c

a ra nh ng suy
b n cho vi c

ng.

Vi t ti u thuy t l i khác. n sau câu chuy n là m i liên h
v i nh ng kinh nghi m c a th gi i th c. Truy n ch quan
tâm

D án Phát tri n

ô th

n nh ng con ng

ng H i

i

1

c kh c ho thông qua m t


Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: 4.Vi t báo cáo

s hoàn c nh c th ; m c ích c a truy n ch miêu t s c
thái tình c m nh s s hãi hay lòng m n m .

M c ích và m c tiêu

Hãy t

h i mình ra lý do

báo cáo th

ng liên quan

b n vi t báo báo. M c ích vi t
nm tv n

th c ti n ch ng h n

nh :
Chúng ta c n gi i thi u áp d ng m t s ho t
cho Trung tâm giao d ch "m t c a". B
ta c n bi t rõ nh ng thay
ho t

ng và c

c

i có th

c u nhân s

ng m i

u tiên, chúng

x y ra

i v i các

c a Trung tâm giao d ch

"m t c a".
Công tác qu n lý

t ai g p khó kh n vì thi u c p nh t

thông tin. Vi t báo cáo

Trong m i tr
b v n

Khi m c

ng h p, báo cáo s khơng

góp ph n gi i quy t v n

.

n toàn

xu t rõ ràng
óng góp này

nh m c ích c a báo cáo.

ích c a báo cáo

ã rõ ràng, b n có th

c m c tiêu. M c tiêu s
tiêu xác

c p

. Trái l i, báo cáo ph i có nh ng

và kh thi

xác

gi i thích vì sao.

nh chính xác v

xác

nh

c nêu rõ trong báo cáo. M c
nh ng gì mà c n ph i

t

c

trong báo cáo. Sau ây là m t s m c tiêu c a các báo cáo
gi i quy t các v n

mà chúng ta v a

"M c tiêu c a báo cáo này là xác

c p

trên:

nh rõ nh ng thay

i có

th th c hi n t i các Trung tâm giao d ch "m t c a"

t o

tính b n v ng cho vi c

D án Phát tri n

ô th

ng H i

a thêm các ho t

2

ng m i.”


Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: 4.Vi t báo cáo

“M c tiêu c a báo cáo này là xác

nh rõ nh ng lý do k

thu t và qu n lý gây ch m tr trong vi c c p nh t các b n
a chính.”
M c tiêu c a báo cáo nên

c

c p rõ ràng trong ph n m

u c a báo cáo, ch ng h n nh trong ph n gi i thi u.
Ph m vi báo cáo
Ph m vi c a báo cáo có th
Cung c p d

:

li u (các s

ki n), khơng phân tích hay bình

lu n.
Cung c p thơng tin (d
v n

li u và phân tích) liên quan

n

c n gi i quy t.

Cung c p ki n th c liên quan

c thu th p t

m t l nh

v c r ng h n ho c l nh v c liên quan.
xu t quy t

nh d a trên thơng tin hay ki n th c.

Trình bày cách th c kh i x
ai s là ng

ng hành

ng liên quan và

i th c hi n.
D li u/
S ki n

Hành

Thông tin/
Ki n th c

ng

Quy t

nh

Tu theo ph m vi báo cáo, b n có th

a ra các d li u th c

t , các phân tích ho c l i khuyên. M c tiêu nên nêu rõ ph m
vi c a báo cáo.

D án Phát tri n

ô th

ng H i

3


Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: 4.Vi t báo cáo

Tính hi u qu
Xem xét 3 m c
V

sau ây trong m t báo cáo:
THU T: Báo cáo ph i

M T K

h c; n i dung và ch
ph i
V

c trình bày khoa

vi t ph i rõ ràng và d

c; báo cáo

c giao n p úng th i h n.
NGH A: Báo cáo ph i chuy n t i

M T NG

thông tin mu n nói m t cách rõ ràng

n

c gi .

c

i u này

có ngh a là báo cáo ph i có m c ích, m c tiêu và ph m vi
rõ ràng. Ngoài ra, t ng s d ng trong báo cáo c n trong
sáng và càng rõ ngh a càng t t.
TÍNH HI U QU : Báo cáo ph i gây
phía ng

i

c th y r ng b n ã cung c p

cho h nh ng gì h mong

i. Và ó là nh ng i u r t h u

ích

i

c và ng

c c m h ng t

i v i h , vì th h

hi n b

c chu n b t t h n

c ti p theo trong quá trình gi i quy t v n

th c
ó.

2. Nguyên t c vi t báo cáo
Nguyên t c th

nh t: Xem ng

Nguyên t c th

nh t

l

b tc

nh ng ng

c là khách hàng

c d a trên khái ni m Qu n Lý Ch t

ng toàn di n: t t c m i ng

hàng này có th là

i

i

u có khách hàng. Khách

ng nghi p, c p trên ho c c p d

i hay

i liên quan nào trong ho c ngoài t ch c

c a b n.

Khách hàng là ng
B n nên ch

i quan tr ng nh t.

ng tìm hi u m i quan tâm và quan i m

c a khách hàng và cách t t nh t

D án Phát tri n

ơ th

ng H i

4

b n có th giúp

h .


Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: 4.Vi t báo cáo

Khách hàng không ph i lúc nào c ng bi t nh ng i u h
c n ho c mong mu n. V i vai trò là ng
b n s giúp h xác

nh nh ng v n

Ý ki n s n có c a ng
nh ng

i

i vi t báo cáo,

này.

c? B n nên xem xét li u có

nh ki n ho c ý thích cá nhân v ki u và cách

nh

d ng v n b n.
N i dung v n b n mà b n mu n chia s v i ng
Li u b n và ng

i

c

chung c a ch
ng

i

c

iv iv n
nh s l

Lý do ng

i

c

c?

u quen thu c nh ng thu t ng
c

này quy t

i

c p? M c
b n

hi u bi t c a

c p trong báo cáo?

ng chi ti t b n c n

i u

a vào báo cáo.

c báo cáo c a b n? H c n tìm ki m

gì? H mu n tìm ki m gì? Và sau khi

c báo cáo c a b n

h s làm gì?

Các y u t trên nh h

ng

n cách th c b n vi t báo cáo

nh

th

nào? Và c n quan tâm

ng

i s ch u trách nhi m hành

c bi t

n nhu c u c a

ng sau khi

c báo cáo c a

b n.
Nguyên t c th

hai: M c

a d ng c a chi ti t trong báo

cáo
M c

a d ng c a các chi ti t:

Nh ng

c gi khác nhau yêu c u m c

trong các tr

ng h p khác nhau.

này, báo cáo c a b n ph i
các chi ti t

ng

i

áp

a ra nhi u c p

chi ti t khác nhau
ng

c yêu c u
khác nhau c a

c có th d dàng ch n l a m c

ti t h c n và gi m thi u t i a khó kh n khi s d ng.

D án Phát tri n

ô th

ng H i

5

chi


Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: 4.Vi t báo cáo

Các t

báo s

d ng k thu t vi t

d ng hình chóp. Bài báo s
tồn b v n

c m

chính s

cs

ơi khi b n không c n

u tiên này,
u

d ng v i m c ích này,

c n i dung khác ngồi

c mu n quan tâm chi ti t h n thì s

i

câu ti p theo. B n có th
S

c câu

c n i dung chính c a bài vi t.

c a báo cáo c ng có th

N u ng

u v i câu bao quát

c vi t. Ch

b n c ng có th n m

vì th

n gi n g i là vi t theo

u

.

c nh ng

c thêm tu theo ý mu n.

ki n, phân tích và ý ki n:

M t yêu c u quan tr ng c a m t báo cáo là nên tách s ki n,
phân tích và ý ki n thành t ng ph n riêng. Hãy b t
cáo v i các s

ki n (d

li u). Sau

nh ng thông tin liên quan

nv n

u báo

ó phân tích trình bày
. Ti p

n (n u có yêu

c u) s ti n hành ánh giá và ki n ngh quy t

nh và hành

ng. C u trúc này giúp b n trình bày và s p x p bài báo cáo
c a mình lơ-gic h n.
Nên có s th ng nh t trong các d li u. Các d li u và s
ki n b n

a ra ph i xác th c và

c ki m tra c n th n.

N u có i u gì khơng ch c ch n v d

ki n và b n không

th xác minh, b n c n nêu rõ trong báo cáo.
Nh ng phân tích d a trên các d
tr . Và

li u sai s khơng có giá

i v i báo cáo c a b n c ng v y.

Các k t lu n và ki n ngh c a b n c
nh ng nh n

xu t ý ki n thì ng

hình thành ý ki n riêng c a mình và nh
b n v n có giá tr

ơ th

ng H i

i

c có

ng. N u báo cáo c a b n tách riêng các ph n

ki n, phân tích và

D án Phát tri n

ng d a trên

nh có th mang tính ch quan. Ng

th khơng tán
d

b n th

iv ih .

6

i

c có th t

v y bài báo cáo c a


Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: 4.Vi t báo cáo

Nguyên t c th

ba: C u trúc báo cáo h p lý

Báo cáo c a b n nên có các m c

chi ti t l a ch n a d ng

và tách riêng các ph n d ki n, phân tích và ý ki n.
Chúng tôi

xu t sau

ây c u trúc chi ti t mô ph ng khái

ni m này:
M c
0 1
x
x

chi ti t
2 3 4

x
x
x
x

x
x
x

x
x

Tiêu
Tóm l c
Gi i thi u / M c tiêu
N i dung
D ki n / D li u
Phân tích / Thơng tin / Ki n ngh
K t lu n
Ph l c

B ng cách ch n nh ng ph n thích h p, ng
c4m c
1. Tiêu

i

Thân
bài

c có th có

c a các chi ti t báo cáo:
và tóm l

c (ho c trích d n)

2. Gi i thi u + K t lu n
3. Gi i thi u + Thân bài + K t lu n
4. Gi i thi u + Thân bài + K t lu n + Ph l c

Ph n tiêu
Tiêu

:

là ph n tóm t t khái quát n i dung báo cáo! Và tiêu

c n nh t quán v i m c tiêu. Nó s
t

t o cho ng

ng t c thì v n i dung c a báo cáo. Không nên

quá dài, nh ng khi c n thi t, b n có th dùng ph
rõ tiêu

D án Phát tri n

ơ th

chính.

ng H i

7

i

c

n

t tiêu
làm


Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: 4.Vi t báo cáo

Ph n tóm t t:
Nên có m t b n tóm t t trong ph n

u c a m t báo cáo dài.

Ph n tóm t t này nên bao quát nh ng n i dung quan tr ng mà
b n

c p trong báo cáo. Nh

l c nh t ho c nh ng ng
th i gian

th , nh ng ng

i ra quy t

c h t b n báo cáo s

nh th

i có quy n
ng khơng có

c ph n tóm t t. Chính i u

ó làm t ng thêm ý ngh a quan tr ng c a ph n tóm t t.
Ph n gi i thi u:
Gi i thi u là ph n chính b n báo cáo c a b n. Ph n này s
a ra b i c nh và

c p lý do vi t báo cáo. Ph n này ph n

ánh m c ích r ng h n c a b n báo cáo,

t ra v n

c n

c gi i quy t và nêu rõ nh ng óng góp c a báo cáo vào
vi c gi i quy t nh ng v n
m c tiêu c a báo cáo.

ó. Ph n gi i thi u c n bao g m

i v i các báo cáo dài, ph n gi i thi u

nên gi i thích rõ các ph n chính c a bài báo cáo.
Ph n thân bài:
Ph n thân bài bao g m m t s
th

ng m i ch

o n ho c ch

ng. Thông

ng s tuân theo ph m vi c a báo cáo: các

d li u, phân tích và ý ki n

a ra ho c ki n ngh . Các d li u

ph n thân bài nên theo m t trình t
b n có th c n

lơ-gíc.

n các thông tin b sung

c a b n. Các ph l c

c s

m ts

i m,

c ng c l p lu n

d ng v i m c ích này. M i

liên quan gi a ph n thân bài và các ph l c r t quan tr ng
v i ng
ph l c

D án Phát tri n

ơ th

i

i

c. Vì th , hãy nêu rõ nh ng thông tin trong các
ng

ng H i

i

c quy t

nh

8

c nó hay b qua.

Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: 4.Vi t báo cáo

Ph n k t lu n:
Ph n k t lu n là tóm t t n i dung ph n thân bài và không nên
a thông tin m i vào ph n này. Vì v y, n i dung ph n k t
thúc v n

ph i liên k t m ch l c v i ph n gi i thi u.

Ph n ph l c:
Ph l c là ph n có m c
ích

i v i ng

chi ti t cao nh t và ôi khi ch h u

i có nhu c u th t c n thi t ho c các chuyên

gia. Nên ánh s theo trình t

mà chúng

c trích t

ph n

chính c a báo cáo.

Nguyên t c th t : Trình bày hồn h o

Khi b n thuy t trình n u có gì khi m khuy t thì có th
khơng ai

ý ho c m i ng

b qua. Nh ng
b

s

i s nhanh chóng quên ngay hay

i v i m t tài li u vi t thì s khơng có lý do

qua cho b t kì l i s

su t nào b i vì

ây là m t tài li u

c cân nh c, vi t và ki m tra c n th n. N u m t bài vi t có
sai sót thì nh ng sai sót này s t n t i cùng th i gian v i tài
li u chúng
Ph n
m c

c vi t trong ó.

m c:
c xem nh

cáo và giúp ng

i

các c t m c trong quá trình vi t báo

c nhanh chóng tìm th y thơng tin c th .

C n ph i th ng nh t cách trình bày

ph n này và tuân theo

c u trúc c a báo cáo.
Trang m c l c:
Ngo i tr các báo cáo ch có vài trang mà chúng ta có th g i
là "tài li u làm vi c", nên có b ng m c l c trong bài báo cáo
D án Phát tri n

ô th

ng H i

9


Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: 4.Vi t báo cáo

c a mình. Trang m c l c li t kê các ph l c v i
tiêu

y

các

.

Hình th c trình bày:
Trong tr

ng h p ánh báo cáo trên máy vi tính, nên s d ng

ph n m m phông ch
ch n phông ch
c ch

thông d ng nh

phông Unicode. L a

úng t o i u ki n d dàng h n cho ng

không ph i là ng

Arial ho c các h ch

i vi t. Chúng tôi g i ý h

khác v i

ng nét rõ ràng. S

h ch gi ng nhau cho toàn b v n b n. In
dùng cho các tiêu

, m c

ho c các t

i

ch
d ng

m và g ch chân
c th ho c câu

quan tr ng c n nh n m nh. In nghiêng dùng cho các câu trích
d n. Ch dùng màu en cho tồn b ch
Cịn các bi u

và tranh minh ho

vi t trong báo cáo.
c phép s

d ng màu

s c khác.
nh d ng v n b n:

Cách trình bày và

nh d ng s làm cho báo cáo c a b n d

c h n và mang tính ch t chuyên nghi p. N i dung c a v n
b n không nên s p x p chen chúc trong các trang gi y mà
nên

c trình bày có th m m .

t l

kho ng cách 3 cm là chu n. Trong tr
bài báo cáo v i ch

ph i và l

ng h p ph i óng t p

in hai m t, nên s d ng ch

ph i và trái khác nhau cho thu n ti n.
tồn khác nhau ph i thì có tiêu

trái v i

c nl

i v i các trang hồn

. Ngoài tiêu

, c n ph i

ánh s trang.

3. H

ng d n

nh d ng và trình bày m t tài li u

Ch s d ng màu en cho tiêu
D án Phát tri n

ô th

ng H i

10

và n i dung v n b n,


Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: 4.Vi t báo cáo

Tránh dùng h ch r
S

m rà, nên dùng h ch ph thông,

d ng ph n m m phông ch

theo tiêu chu n Qu c t

nh phông Unicode,
Nên

kho ng cách h p lý gi a các ch vi t, nh ng dòng

ch dài th

ng khó

Khơng nên
c a

c h n,

m c và ph n b t

m c ó

u n i dung chi ti t

hai trang khác nhau,

Trong tr

ng h p b ng m c l c dài quá m t trang, nên l p

l i tiêu

trên trang ti p theo và không

c tách d

li u

trong cùng m t ô sang trang ti p theo,
N u b ng m c l c gói g n trong m t trang, gi

ngun

b ng trong trang ó,
Khơng

c chia tách các

ho ho c hình nh,

Trong tr

ng h p b n mu n chèn hình

nh hay

ho

vào v n b n, thì ph i c n th ng l trái ho c l ph i,

S d ng

nh

ng, th th c và cách trình bày gi ng nhau

cho tồn b v n b n.

4. Th c hành vi t báo cáo
Ph

ng pháp lơ-gic
u tiên ph i xác

cáo. Ti p

nh m c ích, m c tiêu và ph m vi c a báo

n là xác

nh c u trúc c a báo cáo. Ph

thích h p v gi i quy t v n

c

i n

trình t sau ây:
1. Phân tích v n

2. Li t kê các
3. Xác

,

nh ngh a và gi thi t,

nh tiêu chí cho gi i pháp,

4. ánh giá các gi i pháp có th ,
D án Phát tri n

ơ th

ng H i

11

ng pháp

c th c hi n theo


Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: 4.Vi t báo cáo

5. Ch n ra các gi i pháp t i u.
có thêm thông tin chi ti t h n, ng

i

c nên tham kh o

n i dung tài s 3 v K n ng gi i quy t v n

Ngay c khi b n ch n ph

.

ng pháp lô gic, b n c ng có th s

g p khó kh n trong vi c trình bày l p lu n c a b n:
S

d ng ngơn ng

d n

rõ ràng, tránh t

ng

m pm

có th

n hi u nh m và gi i thích hai l n.

Báo cáo ph i mang tính chuyên nghi p và khách quan, và
khơng mang tính áp

t b i ý mu n c a b n,

B qua các s c thái tình c m ch dành cho truy n; nên i
th ng vào các d ki n và lu n ch ng,
a ra l p lu n lô gic b t c khi nào b n có th ; n u khơng
th hãy tìm cách thuy t ph c.

Vi t báo cáo

S là không t t n u b n ng i m t ch
cho

n khi k t thúc và cho r ng

vi t báo cáo t

ó là b n báo cáo hoàn

thi n. T t h n h t là b n nên vi t b n d
t

lô gic và

t

c các m c

u

th o theo m t trình

chi ti t a d ng mà ng

i

c yêu c u. Sau ây là trình t g i ý:
1. Th o ph n gi i thi u,
2. Th o ph n thân bài (m t s ch

ng v i các ph l c h

tr ),
3. S a l i ph n gi i thi u; th o ph n k t lu n,
4. Th o ph n tóm t t ho c trích d n,
5. Gác b n th o qua m t bên; nh m t ng
b n th o này,
6. S a ch a b n th o, s a các i m chi ti t.
D án Phát tri n

ô th

ng H i

12

i nào ó

c

Mu n bi t thêm thông tin và tài li u:
ELECTROWATT-INFRA VIETNAM
D án Phát tri n ô th ông H i
19 Quang Trung –
ng H i, Qu ng Bình
T: 052 821 378; Fax: 052 821 374
Email:
D án Phát Tri n ô th
ng H i do
C quan H p tác và Phát tri n Thu S tài tr