Giáo trình Quản trị văn phòng (Nghề: Kế toán - Cao đẳng): Phần 2 - Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp

Chương 3: QUẢN TRỊ LAO ĐỘNG VĂN PHÒNG
Mã chương: CKT444-3
Giới thiệu: Yếu tố con người luôn là yếu tố được quan tâm hàng đầu trong hoạt động quản
lý của mọi tổ chức, cơ quan. Chương này sẽ đề cập một số chức danh của quản trị viên văn
phòng và chức năng, nhiệm vụ của họ. Đồng thời giới thiệu những vấn đề cơ bản về công
tác quản trị lao động trong văn phịng: tiêu chuẩn, quy trình tuyển dụng, đào tạo nhân viên
văn phòng.
Mục tiêu:
- Giúp học viên xác định được các yêu cầu và phẩm chất cá nhân đối với nhân viên và
quản trị viên văn phòng.
- Vận dụng tốt các kỹ năng của một nhân viên văn phòng.
- Xây dựng tập thể văn phòng vững mạnh.
3.1 Thư ký
Thư kí là người trợ lí của cấp quản trị, nắm vững nghiệp vụ hành chánh văn phịng, có
khả năng nhận trách nhiệm, hành động độc lập mà khơng cần có sự kiểm tra trực tiếp. Có óc
phán đốn, sáng kiến và có thể đưa ra quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình.
Thư kí văn phịng là những người được giao đảm nhận một phần hoặc tồn bộ cơng
việc có liên quan đến lĩnh vực chun mơn của một văn phịng như Quản lí văn bản, hồ sơ
tài liệu; đảm bảo các yêu cầu về thông tin, liên lạc, giao tiếp và tổ chức sắp xếp công việc
hằng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động của cơ quan.
3.1.1 Nhiệm vụ của thư ký
- Thu thập, xử lí và cung cấp thông tin về các lĩnh vực mà mình được giao phụ trách
để phục vụ cho hoạt động quản lí của cơ quan.
- Biên tập văn bản, tổ chức sắp xếp, quản lí văn bản, hồ sơ tài liệu.
- Tổ chức sắp xếp các hoạt động hành chính của cơ quan.
- Giải quyết các thủ tục hành chính để đảm bảo kinh phí và cơ sở vật chất cho hoạt
động của cơ quan.
3.1.2 Các kỹ năng của thư ký

41

- Soạn thảo văn bản, quản lí văn bản đi - đến.
- Sử dụng thành thạo máy tính, thiết bị văn phịng.
- Tiếp khách nghệ thuật.
- Lên lịch cơng tác khoa học.
- Nói chuyện điện thoại lịch sự, khéo léo...
- Có kiến thức tổng quát về mọi mặt...
- Tổ chức công việc một cách khoa học, làm cho cấp trên thấy được mọi cơng việc
trong tầm kiểm sốt.
3.1.3 u cầu về phẩm chất cá nhân của thư ký
- Yêu nghề và có ý thức vươn lên trong nghề.
- Có ý thức kỉ luật (nghiêm chỉnh chấp hành...), tự giác (chủ động trong công việc) và
triệt để (rèn luyện thêm ý thức tự giác, kỉ luật) trong công việc.
- Cẩn thận và chu đáo
- Quảng giao (là người cởi mở, hòa nhã, vui vẽ chủ động giao tiếp, mở rộng các mối
quan hệ), cởi mở (gây thiện cảm để lại ấn tượng tốt đẹp cho khách đến cơ quan) và biết tự
kìm chế khi cần thiết.
- Kín đáo.
Đây là phẩm chất đặc biệt quan trọng của thư kí văn phịng với người khác trong việc
lưu giữ các tài liệu, hồ sơ, sắp xếp hồ sơ ngăn nắp, biết sử dụng hệ thống bảo mật trên máy
tính.
- Năng động và linh hoạt.
- Tương trợ và đồn kết.
3.2 Quản trị viên văn phịng doanh nghiệp
Ngồi thư ký văn phịng, các quản trị viên khác của văn phịng bao gồm: Chánh, phó
văn phịng, trợ lý giám đốc, trợ lý văn phòng là người do giám đốc bổ nhiệm. Chánh, phó
văn phịng là người chịu trách nhiệm trước giám đốc về điều hành mọi hoạt động của văn
phòng theo chế độ một thủ trưởng, là đầu mối liên hệ giữa thủ trưởng cơ quan với các bộ
phận khác trong đơn vị để đảm bảo cho hoạt động được thơng suốt.
Để hồn thành nhiệm vụ của văn phịng, chánh văn phịng có thể được giao những

quyền hạn như:
42


- Phê duyệt qui chế tổ chức hoạt động của từng tổ chuyên môn, quy định chức năng
nhiệm vụ, bố trí cán bộ nhận viên của văn phịng.
- Có quyền ra mệnh lệnh có liên quan đến tổ chức hoạt động của văn phòng cho các
cán bộ nhân viên của văn phịng.
- Kiến nghị với giám đốc về cơng tác tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng, khen thưởng, kỷ
luật cán bộ nhân viên thuộc văn phịng.
- Tùy theo quy mơ văn phịng, chánh văn phịng có thể có một hay hai phó văn phịng
giúp việc. Các phó văn phịng sẽ được giao phụ trách một số công việc cụ thể.
3.2.1 Mức độ am hiểu các chức năng quản trị
Để quản trị một doanh nghiệp cần thể hiện các chức năng hoạch định, tổ chức, phối
hợp, điều khiển và kiểm soát. Quản trị viên văn phòng phải am hiểu và vận dụng sâu sắc cả
các chức năng đó vào lĩnh vực cơng tác của mỗi người bởi vì văn phịng có chức năng thu
thập, xử lý, cung cấp thông tin tư vấn cho các cấp ra quyết định. Mặc khác có am hiểu sâu
sắc các chức năng thì các quản trị viên văn phịng mới có kiến thức và năng lực phát triển
các nguyên tắc nghiệp vụ để đi sâu đi sát điều hành cơng việc của mình.
3.2.2 Mức độ vận dụng các kỹ năng
Để thực hiện các chức năng quản trị, các quản trị viên văn phịng phải có vận dụng các
kỹ năng quản trị:
- Kỹ năng nghiệp vụ - kỹ thuật: Là trình độ chun mơn nghiệp vụ của các nhà quản
trị ở các lĩnh vực khác nhau. Kỹ năng này có được nhờ được đào tạo ở các chuyên ngành
khác nhau.
- Kỹ năng nhân sự (kỹ năng giao tiếp ứng xử): Là khả năng thuyết phục người khác,
xây dựng khơng khí hợp tác giữa mọi người cùng hồn thành nhiệm vụ.
- Kỹ năng tư duy: Là kỹ năng phân tích dự báo, dự đốn nhạy bén, thích ứng với mọi
hoàn cảnh, biết giảm thiểu sự phức tạp của hồn cảnh để có thể đối phó được.
Sự am hiểu và vận dụng các kỹ năng trên tùy thuộc vào cấp bậc và vị trí của các quản

trị viên. Các quản trị viên văn phòng đều phải am hiểu và vận dụng các loại kỹ năng đó.
Song chánh văn phịng cần nhấn mạnh kỹ năng nhân sự, kỹ năng tư duy, còn đối với các
quản trị viên văn phòng khác thì kỹ năng nghiệp vụ kỹ thuật được nhấn mạnh hơn cả.
3.2.3 Nhiệm vụ một số chức danh trong văn phòng
43


3.2.3.1 Chánh văn phòng
Phụ trách chung, trực tiếp phụ trách công tác tổ chức, nhân sự, pháp chế, đối ngoại,
lao động, tiền lương, nhiệm vụ cụ thể như sau:
- Tiếp nhận xử lý văn bản, phân công và điều phối cơng việc thuộc Văn phịng, tham
gia điều phối cơng việc tồn cơ quan theo thẩm quyền được giao.
- Sốt xét, hiệu chỉnh các văn bản do Văn phòng sọan thảo và các văn bản do phòng,
ban khác tham mưu thuộc thẩm quyền sốt xét của Văn phịng trước khi trình Lãnh đạo ký
ban hành.
- Chủ trì hoặc trực tiếp soạn thảo các văn bản tham mưu về quy hoạch, tuyển dụng,
điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, nghỉ việc, kỷ luật đối với cán bộ công chức và lãnh đạo
các đơn vị trực thuộc.
- Tham mưu đánh giá cán bộ công chức; lưu trữ, bổ sung hồ sơ, lý lịch cán bộ cơng
chức hàng năm ( có sự hỗ trợ thêm của chuyên viên).
- Chủ trì tham mưu xây dựng các đề án về tổ chức; sữa đổi. bổ sung quy chế làm việc
của cơ quan.
3.2.3.2 Phó văn phịng
Giúp Chánh văn phịng phụ trách lĩnh vực quản trị hành chính văn phịng, thi đua khen
thưởng và chế độ chính sách đối với người có cơng, thay Chánh văn phịng điều hành cơng
việc khi Chánh văn phịng đi vắng, nhiệm vụ cụ thể:
- Theo dõi, quản lý tình hình an ninh, trật tự; an tồn vệ sinh lao động, phịng chóng
cháy nổ toàn khu vực cơ quan.
- Quản lý đất đai, tài sản cơ quan; lập và triển khai kế hoạch xây dựng, mua sắm, sữa
chữa tài sản, thiết bị, phương tiện làm việc của cơ quan, trang thiết bị.

- Chủ trì việc chỉ đạo phụ trách kế tốn văn phịng thành lập hội đồng kiểm kê đánh
giá tài sản hàng năm và tham mưu xử lý kết quả kiểm kê đánh giá tài sản.
- Theo dõi lịch công tác của lãnh đạo, của văn phòng để điều động xe, bố trí phịng
họp, tổ chức tiêp khách, phục vụ hội họp, khởi công, khánh thành, hiếu hỷ … trực tiếp điều
hành bộ phận phục vụ, lái xe, bảo vệ.
- Tham mưu chương trình, tổ chức phát động và sơ tổng kết phong trào thi đua.

44


- Lập kế hoạch và tổ chức tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật, tham mưu các
văn bản xây dựng, triển khai thực hiện các văn bản luật; tham mưu soạn thảo các văn bản có
chứa đựng quy phạm pháp luật, đề án tổ chức, quy chế làm việc, cải cách hành chính.
- Chủ trì soạn thảo các văn bản tham mưu liên quan đến công tác đối ngoại.
- Chủ trì tổng hợp và đốc thúc các phịng rà soát văn bản quy phạm pháp luật đề nghị
sửa đổi, bổ sung; theo dõi, tổng kết việc thực hiện chính sách, pháp luật của cơ quan.
- Tham mưu cho Chánh, phó văn phịng về cơng tác thi đua khen thưởng; thụ lý hồ sơ
xử lý kỷ luật CBCC.
- Làm một số nhiệm vụ khác do Chánh, Phó văn phịng phân cơng.
3.2.3.3 Kế tốn văn phịng
Phụ trách cơng tác kết tốn khối hành chính văn phịng và chế độ bảo hiểm xã hội,
nhiệm vụ cụ thể:
- Quản lý tài chính, tài sản cơ quan theo thẩm quyền được luật định và tham mưu ban
hành các văn bản quản lý có liên quan.
- Lâp kế hoạch, và theo dõi, làm nghiệp vụ kế tốn thống kê, thu, chi thanh quyết tốn
chi phí phát sinh hàng ngày theo chế độ kế toán.
- Theo dõi, kiểm tra, đối chiếu thanh quyết tốn cơng nợ, ấn chỉ, tiền thu phí , văn
phịng phẩm và kinh phí cấp phát hàng tháng, lập báo cáo tài chính quý và cả năm.
- Tham gia công tác quản trị, văn phòng, lễ tân, khánh tiết …theo nhiệm vụ chung của
Văn phịng; giúp Chánh, phó văn phịng điều hành cơng việc của Văn phịng khi Chánh,

Phó Văn phịng đi vắng.
3.2.3.4 Nhân viên Văn thư hành chính
Phụ trách cơng tác Văn thư - Lưu trữ, nhiệm vụ cụ thể:
- Quản lý, sử dụng con dấu; tiếp nhận công văn đi, đến, sao (quét) văn bản, đóng dấu,
vào sổ, vào máy, theo dõi, phát hành và lưu văn bản.
- Trực giao dịch, hướng dẫn khách, tiếp nhận và phát hành điện thoại, fax, bưu phẩm,
bưu kiện.
- Quản lý mua sắm, cấp phát văn phòng phẩm.
- Lưu trữ hồ sơ và khai thác tài liệu lưu trữ : Phân loại, hỉnh lý tài liệu; tổ chức lưu trữ
theo phong; hướng dẫn lập hồ sơ công việc và hồ sơ lưu trữ cho các phòng, ban đơn vị trực
45


thuộc; làm thủ tục huỷ hồ sơ hết hạn và chuyển giao hồ sơ về kho lưu trữ tỉnh; quản lý, bảo
quản tài liệu lưu trữ.
3.2.3.5 Chuyên viên công nghệ thông tin
Phụ trách việc ứng dụng và quản trị mạng cơng nghệ thơng tin tồn cơ quan nhiệm vụ
cụ thể như sau:
- Tham mưu xây dựng kế hoạch triển khai ứng dụng công nghệ thông tin và tổ chức
triển khai theo kế hoạch tháng, quý, năm.
- Tiếp nhận và triển khai các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công
tác quản lý.
- Tham mưu ban hành các văn bản quản lý và xây dựng đề án đầu tư phát triển cơng
nghệ thơng tin.
- Chủ trì tham mưu và tổ chức biên tập Webside.
- Phối hợp với văn thư ứng dụng phần mềm quản lý văn bản, tiếp nhận và phát hành
văn bản qua mạng.
- Trực tiếp quản lý sử dụng thiết bị công nghệ thông tin dùng chung cho toàn cơ quan,
tham mưu việc mua sắm, trang bị, sữa chữa các thiết bị và phần mềm ứng dụng công nghệ
thông tin.

- Làm một số nhiệm vụ khác do Chánh, Phó Văn phịng phân cơng.
3.2.4 Những u cầu về phẩm chất cá nhân của quản trị viên văn phịng
Ngồi những phẩm chất cá nhân cần có như một thư ký văn phòng, các quản trị viên
văn phòng khác, đặc biệt là chánh, phó văn phịng cần nhấn mạnh các phẩm chất sau:
- Thể hiện sự chin chắn, tự tin trong giải quyết công việc.
- Nghiêm túc tiếp nhận những phê bình, gợi ý của cấp trên và cấp dưới.
- Xác định chính xác các ưu tiên.
- Nhận diện được các nhân tố quan trọng của những tình huống cá biệt, phân tích để
thấy rõ bản chất.
- Phối hợp hoạt động của văn phòng, xây dựng tập thể văn phịng đồn kết nhất trí,
quyết tâm hồn thành tốt cơng việc.
- Dám làm, dám chịu trách nhiệm.
- Ý chí quyết tâm làm việc tới cùng, không sợ va vấp.
46


3.3 Quản trị viên và tập thể văn phòng
3.3.1 Đặc điểm của tập thể lao động trong văn phòng
Các quản trị viên văn phòng là một tập thể người lao động vừa có nhiệm vụ thực hiện
đầy đủ các nhiệm vụ được giao, tuân thủ các chính sách, chế độ của Nhà nước, vừa thông
qua hoạt động tập thể người lao động mà thể hiện ý thức làm chủ của mỗi người.
Tập thể lao động văn phịng có một cấu trúc ổn định với những biểu hiện: Có sự gắn
bó với nhau, các chuẩn mực, năng lực sáng tạo.
Sự gắn bó tạo thành động lực phấn đấu vì quyền lợi chung của người lao động. Điều
đó tạo nên sức mạnh vượt qua mọi thử thách để mọi người hoàn thành nhiệm vụ. Các chuẩn
mực giúp cho việc tạo ra một tập thể có kỷ cương. Bên cạnh các quy định chính thức của tổ
chức được xây dựng thành văn bản, các chuẩn mực phi chính thức được hình thành qua nếp
ứng xử thực tế, do ý thức làm chủ của tập thể lao động tạo nên. Chính tập thể gắn bó kỷ
cương này có năng lực sáng tạo, phát huy khả năng sáng tạo của từng cá nhân để tạo sức
mạnh tập thể, tìm ra giải pháp hay nhất để giải quyết các vấn đề nảy sinh.

3.3.2 Các nhân tố giao tiếp - ứng xử trong việc xây dựng tập thể lao động văn phịng
Để có tập thể lao động văn phòng vững mạnh cần thể hiện các nhân tố chủ yếu trong
giao tiếp ứng xử sau:
- Xây dựng thái độ an tâm làm việc.
- An tâm làm việc là nhân tố quan trọng hàng đầu ảnh hưởng đến thái độ làm việc của
người lao động. Thiếu an tâm thì làm giảm năng suất lao động, giảm sự gắn bó với tập thể
lao động, với doanh nghiệp. An tâm làm việc sẽ do nhiều yếu tố tạo thành như phân cơng bố
trí lao động có phù hợp với nguyện vọng sở trường hay không? Vấn đề động viên về vật
chất tinh thần …
Ngày nay trong cơ chế thị trường các nhà quản trị cần sử dụng nhiều biện pháp để tạo
ra sự an tâm làm việc nhằm tạo ra sự gắn bó lâu dài của người lao động với đơn vị.
- Hiểu nhau, thân ái với nhau, chân tình với nhau chứ khơng hời hợt bên ngồi theo
kiểu “bằng mặt mà khơng bằng lịng”, xây dựng thái độ cởi mở, ủng hộ nhau.
- Lơi cuốn nhau: đó là một tập thể muốn gần gũi nhau, tìm được sự giống nhau về thái
độ làm việc, bảo ban nhau để hoàn thành nhiệm vụ.
3.3.3 Vai trò của người lãnh đạo với tập thể văn phòng
47


Người lãnh đạo văn phịng (Chánh phó văn phịng) có hai loại nhiệm vụ: điều hành
cơng việc văn phịng và lãnh đạo tập thể lao động. Hai công việc này có mối quan hệ mật
thiết với nhau và bổ sung cho nhau.
Một số cơng việc phải làm để Chánh phó văn phịng có thể lãnh đạo được tập thể văn
phịng:
- Giai đoạn một: Tạo sự thân mật hiểu nhau: là làm quen nhau trong công việc, trong
giờ nghỉ, trong các hoạt động vui chơi, bày tỏ chân thật cảm nghĩ của mình về cơng việc, về
mọi người ở văn phịng, yêu cầu anh chị em nói ra những mặt mạnh, mặt yếu của mỗi
người, những cảm nghĩ của mỗi người về cơng việc văn phịng.
- Giai đoạn hai: Xây dựng kế hoạch hành động và tổ chức thực hiện: Sau khi tạo ra sự
thân mật hiểu nhau, người lãnh đạo cần yêu cầu trao đổi về công việc, về xây dựng tập thể

văn phịng. Khi cơng việc hồn thành thắng lợi thì cần động viên kịp thời, khi xảy ra những
sự căng thẳng thì cùng mọi người bàn bạc tìm cách giải quyết.
- Giai đoạn ba: Đánh giá công việc, đánh giá nhân viên: Người phụ trách cần phân
tích mặt mạnh, mặt yếu trong công việc, đánh giá kỹ năng của từng người, bàn biện pháp để
khắc phục những điểm yếu kém, cùng mọi người bàn biện pháp nâng cao hiệu quả công
việc.
- Giai đoạn bốn: Đánh giá chung tập thể văn phòng: Đánh giá các mặt đặc trưng của
tập thể lao động văn phịng: sự gắn bó, các chuẩn mực, năng lực sáng tạo để có thể nhận
định chung nhất về tập thể văn phịng, từ đó bàn biện pháp phát huy điểm mạnh khắc phục
điểm yếu. Mặt khác có thể u cầu cán bộ lãnh đạo, các phịng ban khác góp ý cho tập thể
văn phịng.

48


CÂU HỎI ƠN TẬP CHƯƠNG 3
1. Thư ký là gì ? Nêu chức năng và nhiệm vụ của quản trị một người thư ký?
2. Những phẩm chất cá nhân cần có của một người thư ký?
3. Tầm quan trọng của việc vận dụng các kỹ năng của một quản trị viên văn phịng?
4. Trình bày những u cầu về phẩm chất cá nhân của quản trị viên văn phịng?
5. Trình bày chức năng, nhiệm vụ của quản trị viên văn phịng?
6. Trình bày cách xây dựng bộ máy văn phịng vững mạnh?

49


Chương 4: CÁC NGHIỆP VỤ CƠ BẢN CỦAVĂN PHÒNG
Mã chương: CKT444-4
Giới thiệu: Nghiệp vụ hành chính văn phịng là kiến thức quan trọng, không thể nào thiếu
đối với những ai muốn thành công trong lĩnh vực này. Đây là chương quan trọng, các cơng

việc hành chính văn phịng khơng đơn giản, nó cần thực hiện khối lượng cơng việc lớn.
Người làm cần có kiến thức, kỹ năng thì mới có thể hồn thành tốt cơng việc. Ngồi ra hiện
nay cơ chế cạnh tranh của thị trường cũng ngày càng khắc nghiệt. Do đó các nghiệp vụ
HCVP càng trở nên quan trọng và cần thiết.
Mục tiêu:
- Phân loại thông tin trong văn phịng; trình bày các ngun tắc và mơ tả quy trình tổ
chức thơng tin;
- Vận dụng một số nội dung cơ bản của công tác hoạch định thời gian để sử dụng thời
gian hiệu quả nhất;
- Giúp học viên giúp học viên làm thế nào để bố trí nơi làm việc phù hợp và mang lại
hiệu quả kinh tế cao.
-

Biết cách bố trí từng phịng phù hợp.

-

Nắm được các nguyên tắc bố trí nơi làm việc hiệu quả.

4.1 Vấn đề đặt ra đối với nơi làm việc
Không gian làm việc thực sự có ảnh hưởng đến năng suất và hiệu quả công việc. Tổ
chức không gian làm việc sao cho đảm bảo sự thuận tiện thoải mái, an toàn cho nhân viên
trong các thao tác và hoạt động là một yêu cầu mà người quản lý cần quan tâm.
Không gian làm việc rất dễ tác động đến trạng thái tâm lý của nhân viên. Nhân viên
nào cũng mong muốn được làm việc trong một môi trường năng động, dễ chịu và thoải mái.
Không gian làm việc tốt là nguồn động lực mạnh mẽ giúp họ sáng tạo hay đưa ra những
quyết định, phương án và chiến lược đúng đắn.
4.2 Bố trí văn phịng theo mặt bằng mở
Trước khi bố trí văn phịng hay cần thay đổi cách bố trí hiện tại, người quản lý cần biết
rõ nhu cầu về sử dụng mặt bằng, máy móc cũng như thiết bị văn phịng.

Khơng có quy định cứng nhắc nào về diện tích sử dụng dành cho cá nhân, nhưng
thơng thường các vị trí quản lý, người có chức vụ thường được bố trí mặt bằng rộng hơn,
tùy vào mặt bằng chung mà cơng ty có được.
4.2.1 Chú ý đến mối tương quan giữa các bộ phận, phòng ban

50


- Sắp xếp sao cho khi một tổ chức phát triển, chúng ta có thể dễ dàng thay đổi vị trí
các phịng ban.
- Sắp xếp các phịng ban có quan hệ mật thiết với nhau ở gần hay sát nhau. Mặc dù tất
cả các bộ phận có quan hệ với nhau nhưng vài bộ phận có quan hệ nhiều hơn. Ví dụ: Phịng
họp nên ở gần phịng của các cấp quản trị thường hay sử dụng nó.
- Bố trí các bộ phận hay tiếp xúc với khách hàng hay với cơ quan bên ngoài ở gần lối
ra vào, thang máy hoặc khu vực tiếp tân.
- Bộ phận nào cần tập trung suy nghĩ thì bố trí ở khu vực n tĩnh.
- Tách các bộ phận cần bảo mật xa khỏi chỗ công cộng hoặc nhiều người hay lui tới.
- Cần lưu ý lối thoát hiểm điều kiện kinh tế của cơng ty. Loại ghế sử dụng cho văn
phịng thường là loại có thể điều chỉnh được độ cao, có tựa lưng và dễ dàng xoay chuyển
khi cần thiết.
4.2.2 Bố trí theo luồng cơng việc
Cố gắng sắp xếp các phịng ban hoặc bàn làm việc theo luồng công việc nhằm tối thiểu
hóa việc di chuyển khi chuyển giao tài liệu hoặc trao đổi công việc. Khỏang cách quá xa sẽ
làm mất rất nhiều thời gian. Ngồi ra nó cịn gíup ta giảm bớt khả năng làm thất lạc giấy tờ,
gây trì trệ và gián đoạn công việc.
Khi lựa chọn bàn ghế, người quản lý cần chú ý tạo ra một môi trường làm việc thoải
mái cho nhân viên. Cần lựa chọn loại ghế phù hợp với vị trí từng cơng việc. Loại ghế sử
dụng cho văn phịng thường là loại có thể điều chỉnh được độ cao, có tựa lưng và dễ dàng
xoay chuyển khi cần thiết. Nói chung cách lựa chọn và sắp xếp bàn ghế không chỉ ảnh
hưởng đến năng suất làm việc mà cả đến sức khỏe và sự an toàn của nhân viên.

4.2.3 Hạn chế sử dụng phịng riêng
Khuynh hướng ngày nay ít sử dụng phịng riêng cho các bộ phận hành chánh mà
thường dành các khu vực trống trãi rộng rãi cho nhân viên hành chánh làm việc. Dĩ nhiên,
lọai hình kinh doanh ảnh hưởng đến số lượng phịng riêng. Dẫu sao, các cơng ty cũng cần
một số phịng riêng. Nói một cách tổng qt, các phịng riêng được bố trí cho các cấp lãnh
đạo để tăng uy tín, cho các cơng việc có tính cách bảo mật hoặc cần tập trung tinh thần.
Có nhiều lý do giải thích tại sao khuynh hướng ngày nay ít sử dụng phòng riêng, sau
đây là một số lý do tiêu biểu:
51


- Phòng riêng chiếm từ hai đến mười lần diện tích dành cho một nhân viên làm việc tại
khu vực trống trải.
- Phịng riêng làm cho cơng ty tăng chi phí nhiều hơn để trả tiền điện, ánh sáng, thơng
gió.
- Phịng riêng ít uyển chuyển trong thay đổi cơng việc, thay đổi vị trí.
- Nhược điểm lớn nhất khi sử dụng nhiều phịng riêng là khó kiểm tra và làm trì trệ
luồng cơng việc.
Tuy nhiên các cơng ty cũng sẽ có một số phịng riêng, thường là phịng dành cho các
cấp lãnh đạo, cho các bộ phận cần tập trung hoặc cần bảo mật.

52


4.2.4 Bố trí vách ngăn
Thay vì bố trí nhiều phịng riêng cho nhân viên hành chính, các cơng ty thường bố trí
các vách ngăn để ngăn cách nhân viên khỏi nhìn thấy nhau và trị chuyện hoặc giúp cho mỗi
nhân viên có chỗ riêng để làm việc. Vách ngăn chỉ cao cỡ ngang đầu người khi ngồi hoặc
cao bằng khung cửa ra vào.
Lợi điểm của việc sử dụng vách ngăn trong một khu vực rộng lớn là giúp cho mỗi

người làm việc có tính chất riêng tư, tăng tính độc lập nhưng lại không tách biệt không gây
gián đoạn luồng cơng việc hoặc cản ánh sáng và thơng gió. Nó dễ dàng trong việc xê dịch
khi phải thay đổi vị trí lúc cần thiết và tiết kiệm điện, vật dụng.
Khi bố trí khơng gian văn phịng cần chú ý một số điểm sau đây:
- Cần tính tốn theo tiêu chuẩn để tạo môi trường làm việc tiện nghi và đảm bảo sức
khỏe cho nhân viên, mật độ tiêu chuẩn nằm trong khoảng từ 0,8 đến 1,2 m2 một người.
- Cần quan tâm đến chức vụ của mỗi người để bố trí sao cho họ giao tiếp với nhau
thuận tiện nhất. Ví dụ: Trưởng phịng nên làm việc ở vị trí yên tĩnh nhưng phải bao quát
được cả căn phòng. Tủ hồ sơ và máy photocopy nên để ở nơi mọi người dễ dàng tiếp cận và
ít gây ồn ào.
- Cần dựa vào tính chất của cơng ty mà có phong cách thiết kế nội thất phù hợp. Nếu
công ty mang phong cách trẻ trung thì nội thất cần những chất liệu hiện đại khỏe khoắn.
Những văn phịng mang tính chất sang trọng thì phong cách thiết kế cần mang dáng dấp cổ
điển, sang trọng, dùng nhiều loại vật liệu gỗ, thảm
Hình 4.2.4a Phịng làm việc có vách ngăn thấp

53


Hình 4.2.4a Phịng làm việc có vách ngăn thấp

Hình 4.2.4b Phịng làm việc có vách ngăn cao

54


4.2.5 Bố trí phịng làm việc cấp lãnh đạo
Khi sắp xếp bố trí phịng của cấp lãnh đạo cao cấp, theo tiêu chuẩn quốc tế, văn phòng
của lãnh đạo gồm có các phịng ốc sang trọng. Thơng thường văn phịng này gồm có một
phịng tiếp khách với một cơ tiếp tân hay thư ký tiếp tân, một phòng họp, các phòng làm

việc khác, phòng vệ sinh, một phòng riêng của thư ký giám đốc được trang hòang đẹp, và
một phòng lớn.
Hình 4.2.5 Phịng làm việc của lãnh đạo

4.2.6. Bố trí phòng họp chung
4.2.6.1 Khu vực lễ tân
Khu vực lễ tân có tầm quan trọng rất lớn vì đây là nơi tiếp xúc đầu tiên với khách, tạo
ấn tượng ban đầu về doanh nghiệp. Đối với cơng ty có mặt bằng rộng rãi, khu vực lễ tân có
thể là nguyên một đại sảnh lộng lẫy và sang trọng. Với công ty nhỏ chí ít đây cĩng là chỗ
tiếp khách khang trang. Khu vực này cần được trang trí đẹp, cần bố trí đủ bàn ghế, nước
uống cho khách ngồi đợi, có thể đặt thêm báo, tạp chí mới cho khách xem để thời gian chờ
đợi không trở thành nặng nề. Nhân viên lễ tân phải có ngoại hình ưa nhìn, ngơn ngữ và
hành vi đúng mực, giao tiếp tốt.
55


Hình 4.2.6.1 Khu vực lễ tân văn phịng Huawei tại Charmvit Plaza- Hà nội

4.2.6.2 Phòng họp, hội nghị
Phòng họp cần trang bị đủ vật dụng, thiết bị như máy chiếu, tivi, bàn ghế, tủ hồ
sơ…Tùy theo điều kiện của mình mà cơng ty có thể trang bị một số phịng họp lớn nhỏ phù
hợp với từng cuộc họp. Thư ký hoặc nhân viên hành chính chịu trách nhiệm lên lịch sử
dụng phịng họp.
Phịng họp với bàn hình chữ nhật thích hợp cho những cuộc họp có phân định ngơi
thứ, bàn hình oval thích hợp cho những cuộc họp nhóm mà các thành viên có vai trị tương
đương.
Nhưng nếu là phịng họp dành cho những dịp quan trọng có sự chủ trì của những
người lãnh đạo thì sử dụng loại bàn oval được thiết kế đặc biệt, với một chỗ dãnh cho người
có vị trí cao nhất tại cuộc họp. Những kiểu bàn như thế này sẽ rất thích hợp cho những cuộc
họp với Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc giám đốc cơng ty.

Một số cơng ty có hội trường lớn dành cho các hội nghị, các buổi lễ quan trọng có sự
tham dự của tồn thể cán bộ nhân viên trong cơ quan và số lượng khách mời bên ngoài.

56


Hình 4.2.6.2a Nội thất phịng họp nhỏ

57


Hình 4.2.6.2b Nội thất phịng họp lớn

4.3 Khung cảnh văn phịng
Bao gồm các yếu tố có ảnh hưởng một cách tích cực và tiêu cực đến sức khỏe trạng
thái làm việc của nhân viên.
4.3.1 Khơng khí
Khơng khí trong phịng làm việc rất quan trọng. Tiêu chuẩn về khối lượng không khí
cần thiết cho một người trong một phịng được ấn định là trong 4 giờ làm việc ít nhất phải
có 7m3 khơng khí sạch.
- Khí hậu: đặt trưng bởi nhiệt độ, độ ẩm và sự lưu thơng khơng khí.
- Nhiệt độ:
 Nhiệt độ ảnh hưởng đến sức khỏe con người. Ở nhiệt độ thấp, phần lớn năng
lượng của cơ thể bị tiêu phí khơng phải để làm việc mà để chống lạnh vì vậy khả năng tập
trung sự chú ý của nhân viên bị giảm nhanh.
 Khi làm việc ở nhiệt độ cao, cơ thể lại mất thêm năng lượng để giữ cho nhiệt
độ cơ thể được bình thường. Điều đó làm cho sự hơ hấp tăng nhạn, tăng bài tiết mồ hôi,
giảm hàm lượng muối trong cơ thể. Kết quả là nhân viên cảm thấy uể oải, các động tác thực
hiện sẽ chậm và năng suất lao động sẽ giảm xuống.
- Độ ẩm: Là lượng hơi nước có trong khơng khí (Dùng độ ẩm tương đối để so sánh).

Độ ẩm Việt Nam khá cao từ 80-85%. Độ ẩm cao làm bề mặt da thoát hơi nước chậm, cơ thể
58


tích nhiệt và mệt mỏi. Ngược lại độ ẩm thấp bề mặt da thóat nước nhanh, cơ thể mất nước,
mệt mỏi.
- Sự lưu thơng khơng khí: được đặt trưng bởi vận tốc gió trong một giây nếu khơng
khí thống mát ta cảm thấy dễ chịu.
4.3.2 Âm thanh
Tiếng động không những ảnh hưởng đến cơng việc mà cịn làm ảnh hưởng đến thần
kinh của con người. Khung cảnh quá ồn ào làm con người bị lãng trí. Nếu tiếng động cứ
liên tục và lớn có thể gây nên tình trạng rối loạn thần kinh. Biện pháp giải quyết tiếng động
thường xảy ra trong cơ quan như sau:
- Nhân viên lớn tiếng gọi nhau để hỏi han cơng việc: khun họ nói nhỏ lại.
- Tiếng đóng cửa: dùng nẹp cao su để khi đóng lại cửa khơng kêu.
- Chng điện thoại kêu: nên dùng điện thoại loại đèn báo hiệu hoặc tiếng nhạc reo và
đặt gân người trực.
- Tiếng ồn do ghế di động: nên lót dưới đế chân ghế một miếng cao su cho êm.
- Nhân viên đi lại nhiều: nên sắp xếp cac nhân viên có liên hệ cơng việc ngồi gần nhau
để họ hạn chế việc di chuyển trong phòng.
- Cường độ âm thanh: Được đo bằng Đêciben (dB). Vd: Tiếng nói thì thầm = 10 dB;
Tiếng sóng biển dào dạt = 28 dB; Tiếng động cơ Honda 67 = 67 dB; Xe gắn máy = 92 dB;
Xích lơ máy = 97 dB.
- Tai người: < 130 dB. Tác hại chung: Ăn không ngon, mất ngủ, làm việc không tập
trung. Tác hại cục bộ: Gây ra bệnh “điếc nghề nghiệp” qua các giai đọan: Thích ứng, tiềm
tang, rõ rệt.
4.3.3 Màu sắc
Sử dụng màu sắc thích hợp khơng những cải thiện nâng cao vẻ bề ngồi của cơ quan
mà cịn nâng cao năng suất lao động, giảm mệt mỏi, nâng cao tinh thần của nhân viên. Sau
đây là một số nguyên tắc cơ bản khi sử dụng màu.

- Khi ánh sáng tự nhiên chiếu từ phía Bắc hoặc phía Đơng thì ánh sáng có màu mát.
Để tạo khơng khí vui vẻ hãy sử dụng màu ấm trên bức tường đối diện.

59


- Khi ánh sáng tự nhiên chiếu từ hướng Nam hoặc hướng Tây thì ánh sáng có màu đo
đỏ, vàng hoặc màu ấm. Để làm cho nó dịu đi chúng ta hãy sử dụng màu mát trên tường đối
diện.
- Hành lang: sử dụng màu sáng như màu vàng hay màu trắng để tạo ánh sáng tự nhiên.
- Các văn phòng chung: hãy dùng màu trắng trên trần nhà, màu mát trên tường trước
mặt nhân viên vì nó làm dịu mắt nhưng dùng màu ấm trên các bức tường khác.
- Các phòng tiếp tân: hãy dùng màu vui vẻ, trung hòa và tránh đơn điệu.
- Các phòng riêng: tùy theo ý thích của người làm việc
- Phịng vệ sinh: đàn ơng thích màu xanh da trời, phụ nữ thích màu hồng. Hãy sử dụng
các màu đó để khuyến khích sự sạch sẽ và nâng cao tinh thần.
- Phòng họp: nếu phòng dài và hẹp hãy dùng màu sáng trên tường hai bên và màu tối
trên tường hai đầu để tạo cảm giác phòng rộng hơn.
- Phòng lưu trữ hồ sơ: Dùng một màu duy nhất trên các bức tường và một màu cho các
dụng cụ. Nên dùng màu sáng có phản chiếu ánh sáng cao.
4.3.3.1 Ảnh hưởng của màu sắc đến tâm lý con người
- Đến hệ thần kinh: Các nhà khoa học cho rằng màu xanh lá cây, màu xanh da trời có
khả năng chữa thần kinh rất tốt.
- Đến thính giác: Theo truyền thống cho rằng màu xanh nhạt, xanh da trời làm tăng
khả năng nghe. Trong lớp học nên sơn màu xanh và không quá 3 màu.
- Đến thị giác: Thay đổi cảm nhận khoảng cách về vùng không gian.
- Đến vị giác: Thay đổi cảm nhận vị giác của một con người.
- Thay đổi cảm giác nặng nhẹ trong lao động.
4.3.3.2 Các nguyên tắc chung khi sử dụng màu
- Màu xanh nên dùng cho nơi làm việc trí óc, nơi có nhiệt độ cao, địi hỏi sự chính xác

cao vì màu xanhưng có khả năng thư giãn hạ huyết áp cho ta cảm giác hạ nhiệt.
- Màu nóng: Đỏ, vàng, cam.
- Màu lạnh: Xanh lá cây, Xanh da trời, tím.
- Màu đỏ: Nên dùng ở khơng gian rộng lớn, ở hoạt động thể dục thể thao màu đỏ gây
sự kích thích mạnh, hưng phấn nhiệt tình, gợi cảm giác nóng bức, nguy hiểm.

60


- Màu vàng: được coi là màu niềm tin ở phương đông. Dùng ở sinh hoạt, ở hội hè vui
chơi.
4.3.3.3 Ý nghĩa màu sắc theo quan điểm phương tây
- Trắng: màu trong sạch tinh khiết, tính hợp pháp và màu của hịa bình.
- Vàng: (Màu của vua chúa theo quan điểm phương đông). Phương tây màu vàng là
màu của phản bội, phản động, yếu đuối.
- Xanh La cây: Màu của sự trẻ trung, bắt đầu khởi sự, hứa hẹn, nhiệt tình nhưng thiếu
kinh nghiệm.
- Xanh dương: biểu tượng của niềm hy vọng.
- Đỏ nhạt: Biểu tượng của sự thành công.
- Đỏ, đậm (Cờ): Của tình yêu chiến tranh, của sự nồng nhiệt chiến thắng, của sự may
mắn.
- Đen: Màu của sự tang tóc, màu quyền lực.
- Tím: Màu của buồn lo, chia ly.
- Đủ màu: Vui tươi.
4.3.4 Ánh Sáng
Để đảm bảo các điều kiện lao động có hiệu quả, nhà quản trị hành chính cần phải coi
trọng yếu tố ánh sáng vì nó ảnh hưởng đến năng suất lao động. Chúng ta có thể phân chia
ánh sáng ra làm 2 loại:
- Ánh sáng thiên nhiên là ánh sáng của mặt trời. Các văn phòng cần được thiết kế cửa
sổ sao cho tiếp nhận ánh sáng dễ dàng nhất.

- Ánh sáng nhân tạo là ánh sáng của những bóng đèn điện, đèn phát quang. Trong việc
mắc đèn người ta nhận thấy tường nhà và trần bẩn sẽ làm giảm đến 50% cơng suất đèn.
Tường phịng nên sơn màu càng sáng thì hệ số phản chiếu ánh sáng càng cao.

61


CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 4
1. Tầm quan trọng của việc bố trí phịng làm việc?
2. Trình bày một số cách bố trí phịng theo mặt bằng mở?
3. Nêu một số ưu nhược điểm của các cách bố trí phịng?
4. Trình bày vai trị của việc bố trí khung cảnh văn phịng?
5. Phịng lãnh đạo được bố trí như thế nào?
6. Trình bày cách thức tổ chức, bố trí phịng họp?

62


TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. GS.TS. Nguyễn Thành Độ (2012), Quản trị văn phòng, NXB ĐH Kinh tế quốc
dân, Hà Nội.
2. GS.TS. Nguyễn Thành Độ (2005), Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB LĐ-XH,
Hà Nội.
3. Vương Thị Kim Thanh (2009), Quản trị hành chính văn phịng, NXB Thống kê,
Tp HCM.
4. Nguyễn Hữu Thân (2007), Quản trị hành chánh văn phòng, NXB Thống kê
5. ThS.Trương Hịa Bình (2006), Quản trị văn phịng, Trường Đại học Cần Thơ
6. Phan Thanh Lâm và Bùi Nguyệt Ánh (2007), Nghiệp vụ văn phòng, NXB Thống
Kê.
7. Website

-

o

-



-



63