Giáo trình Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan (Nghề: Văn thư hành chính - Cao đẳng) - Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XƠ

GIÁO TRÌNH

MƠ ĐUN: LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ
SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH
TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG
Ban hành kèm theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT, ngày 12 tháng 12 năm 2019
của Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô

Ninh Bình, năm 2019


TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thơng tin có thể được
phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham
khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh
doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.
LỜI GIỚI THIỆU
Trong công tác văn thư lưu trữ thì lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ
quan cũng là một nghiệp vụ vô cùng quan trọng. Nắm vững kiến thức về nghiệp
vụ lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan thì cơng tác lập hồ sơ tại các
cơ quan, tổ chức đi vào nề nếp, nâng cao hiệu quả công tác, tạo điều kiện cho
việc lưu trữ, tra cứu thông tin, tài liệu được thuận lợi, dễ dàng, nhanh chóng,
từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ trong cơ quan, tổ chức.
Giáo trình Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan sẽ cũng cấp các kiến
thức liên quan tới việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ giúp cho người học có thể
hiểu một cách cụ thể cũng như có thể vận dụng được kiến thức vào thực tiễn.

Bố cục của giáo trình được xây dựng gồm 4 nội dung chính: Những vấn đề
chung về lập hồ sơ, phương pháp lập hồ sơ hiện hành, tổ chức lập hồ sơ trong cơ
quan, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Với quan điểm nội dung của giáo trình phải được trình bày ngắn gọn, cơ
đọng những vấn đề cơ bản nhất nên tất nhiên sẽ không tránh khỏi sự hạn chế,
khiếm khuyết nhất định. Vì vậy rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của
đồng nghiệp và các bạn quan tâm để giáo trình được hồn thiện.
Xin trân trọng cảm ơn.

Ngày 25 tháng 04 năm 2019
Tham gia biên soạn
Chủ biên: GV. Trương Thị Trang

2


MỤC LỤC TRANG
LỜI GIỚI THIỆU ............................................................................................... 2
BÀI 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ LẬP HỒ SƠ ...................................... 6
1. Khái niệm của hồ sơ, lập hồ sơ....................................................................... 6
1.1. Khái niệm về hồ sơ......................................................................................... 6
1.2. Khái niệm về lập hồ sơ ................................................................................... 6
2. Mục đích, ý nghĩa của lập hồ sơ ..................................................................... 6
2.1. Nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác của cán bộ công chức ................. 7
2.2. Giúp cơ quan đơn vị quản lý văn bản được chặt chẽ ..................................... 7
2.3. Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ ................................................. 8
3. Yêu cầu về lập hồ sơ ........................................................................................ 9
3.1. Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đơn vị hình thành hồ sơ .. 9
3.2. Văn bản thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh
trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết cơng việc. ........................ 10

3.3. Các văn bản , tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều. 10
BÀI 2: PHƯƠNG PHÁP LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH.................................... 13
1. Lập hồ sơ công việc ....................................................................................... 13
1.1.Xác định hồ sơ cần lập .................................................................................. 13
1.2. Mở hồ sơ....................................................................................................... 13
1.3. Thu thập văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi giải quyết
công việc vào hồ sơ. ............................................................................................ 15
1.4. Kết thúc và biên mục hồ sơ .......................................................................... 17
2. Phương pháp lập hồ sơ nguyên tắc .............................................................. 33
2.1. Khái niệm, đặc điểm, tác dụng, yêu cầu ...................................................... 33
2.2. Phương pháp lập hồ sơ nguyên tắc .............................................................. 34
3. Phương pháp lập hồ sơ nhân sự................................................................... 35
3.1. Khái niệm, vị trí và tác dụng của hồ sơ nhân sự .......................................... 35
3.2. Cách lập ........................................................................................................ 35
3.3. Quản lý và sử dụng hồ sơ nhân sự ............................................................... 35
BÀI 3. TỔ CHỨC LẬP HỒ SƠ TRONG CƠ QUAN.................................... 37
1. Những quy định của Nhà nước về lập hồ sơ. .............................................. 37
1.1. Các văn bản qui phạm pháp luật .................................................................. 37
1.2. Những văn bản hướng dẫn nghiệp vụ .......................................................... 37
2. Trách nhiệm lập hồ sơ .................................................................................. 38
2.1. Trách nhịêm của lãnh đạo cơ quan............................................................... 38
3


2.2. Đối với Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính ........................ 38
2.3. Trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị .............................................................. 39
2.5. Trách nhiệm của cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn ................................. 40
BÀI 4. GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN.......... 41
1. Những quy định của nhà nước về giao nộp tài liệu ................................... 41
1.1. Mục đích, ý nghĩa ......................................................................................... 41

1.2. Quy định của nhà nước về giao nộp hồ sơ, tài liệu ...................................... 42
2. Tổ chức giao hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ ....................................................... 42
2.1. Trách nhiệm tổ chức giao nộp ...................................................................... 42
2.2. Trách nhiệm của lưu trữ cơ quan ................................................................. 42
2.3. Tổ chức giao nộp ......................................................................................... 43
2.4. Hướng dẫn một số mẫu cơ bản trong lập hồ sơ. .......................................... 44
2.5. Câu hỏi ôn tập .............................................................................................. 51
TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................ 52

4


GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN
Tên mơ đun: LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Mã mô đun: MĐ24
Vị trí, tính chất của mơ đun:
- Vị trí: Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là mơ đun nghiệp vụ chính
và quan trọng trong chương trình đào tạo nghề văn thư hành chính, mơ đun này
được giảng dạy khi đã học các môn Soạn thảo văn bản 1,2; Nhập môn công tác
văn thư, Quản lý văn bản đến, văn bản đi trước môn Tổ chức khoa học cơng tác
văn thư;
- Tính chất: Là mơ đun chun mơn.
Mục tiêu mơ đun:
- Về kiến thức:
+ Trình bày được khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ, mục đích, ý nghĩa của việc lập hồ
sơ;
+ Trình bày được yêu cầu về hồ sơ:
- Về kỹ năng:
+ Lập được hồ sơ công việc;
+ Thành thạo các thao tác nghiệp vụ trong lập hồ sơ;

+ Tham mưu được cho lãnh đạo tổ chức, triển khai công tác lập hồ sơ của cơ
quan, tổ chức;
- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:Thể hiện tính khiêm tốn, cầu thị, cẩn thận,
tỷ mỷ và nghiêm túc.
Nội dung của mô đun:
Bài 1: Những vấn đề chung về lập hồ sơ
Bài 2: Phương pháp lập hồ sơ hiện hành
Bài 3: Tổ chức lập hồ sơ trong cơ quan
Bài 4: Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

5


BÀI 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ LẬP HỒ SƠ
Mã bài: MĐ 24.01
Mục tiêu:
- Trình bày được khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ.
- Xác định được vị trí, nêu tác dụng của việc lập hồ sơ hiện hành.
- Phân tích được các yêu cầu về hồ sơ.
- Thể hiện thái độ khiêm tốn, cầu thị, cẩn thận, tỷ mỷ và nghiêm túc.
Nội dung chính:
1. Khái niệm của hồ sơ, lập hồ sơ
1.1. Khái niệm về hồ sơ
Văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan bao gồm văn bản do cơ
quan ban hành và văn bản của các cơ quan khác hoặc cá nhân khác gửi tới, sau
khi đã giải quyết xong cần được lập thành hồ sơ để tiếp tục sử dụng trong hoạt
động quản lý của cơ quan và phục vụ các yêu cầu nghiên cứu khác. Hồ sơ là một
thuật ngữ được sử dụng khá phổ biến trong cơng tác hành chính văn phịng và
cơng tác lưu trữ. Thuật ngữ này được giải thích như sau:
Hồ sơ: Là một văn bản hoặc một tập văn bản có liên quan với nhau về một

vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hình thành trong q trình giải quyết
vấn đề sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình
thức như cùng chủng loại văn bản, cùng tác giả cùng thời gian ban hành.
Một hồ sơ có thể dày hoặc mỏng tùy theo số lượng văn bản hình thành
trong q trình giải quyết cơng việc. Hồ sơ q dày có thể chia thành các
ĐVBQ. Hồ sơ có nhiều loại, căn cứ vào đặc điểm và nội dung của văn bản mà
người ta có thể chia thành hồ sơ hành chính, hồ sơ kỹ thuật, hồ sơ nhân sự, hồ sơ
nguyên tắc.
Các tập lưu văn bản đi tại văn thư của cơ quan, tổ chức như tập lưu quyết
định, tập lưu chỉ thị, tập lưu công văn... theo 1 nội dung và thời gian nhất định
cũng được coi là một hồ sơ.
1.2. Khái niệm về lập hồ sơ
Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong q
trình theo dõi, giải quyết cơng việc theo chức năng, nhiệm vụ được giao thành
hồ sơ.
2. Mục đích, ý nghĩa của lập hồ sơ
Văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan sau đã được giải quyết,
thì đối với các văn bản chứa đựng các thơng tin về chủ trương, chính sách, luật
pháp của Đảng và Nhà nước, về quy hoạch, kế hoạch công tác và tình hình của
cơ quan. Do vậy, việc lập hồ sơ và bảo quản hồ sơ tài liệu có giá trị hình thành
trong hoạt động của cơ quan vừa đáp ứng nhu cầu công tác của cơ quan, vừa
nhằm bảo tồn sử liệu của quốc gia, phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo đất nước
nói chung, nghiên cứu khoa học lịch sử. Chẳng hạn, khi xây dựng kế hoạch phát
6


triển kinh tế xã hội 5 năm (2007-2011) của tỉnh Yên Bái, không thể không
nghiên cứu các hồ sơ tài liệu liên quan đến vấn đề này của tỉnh hình thành trước
đó, như kế hoạch phát triển kinh tế xã hội năm 1998…của tỉnh và của các huyện
thị. Đó là những ghi chép lịch sử về sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc của

toàn thể dân tộc, nên nguồn sử liệu chân thực có giá trị nghiên cứu lớn.
Trong một cơ quan, nếu là cơ quan nhỏ, hàng năm hình thành hàng trăm
văn bản phản ánh các vấn đề, sự việc liên quan đến chức năng nhiệm vụ của cơ
quan; nếu là cơ quan lớn, số lượng hình thành văn bản trong một năm có thể nên
tới hành nghìn, thậm trí hành vạn văn bản. Nếu sau khi giải quyết xong, các văn
bản đó khơng được lập thành hồ sơ để bảo quản thì rất khó tra tìm khi cần thiết,
hơn nữa dễ bị phân tán, thất lạc hoặc hỏng
Do vậy, việc lập hồ sơ và bảo quản tài liệu có giá trị hình thành trong
hoạt động của các cơ quan vừa để đáp ứng nhu cầu công tác của cơ quan, vừa
bảo tồn sử liệu Quốc gia, phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước nói
chung, nghiên cứu khoa học lịch sử nói riêng
2.1. Nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác của cán bộ công chức
Trong một cơ quan, nếu công văn giấy tờ trong quá trình giải quyết và sau
khi giải quyết xong được sắp xếp và phân loại một cách khoa học theo từng vấn
đề, sự việc phản ánh chức năng nhiệm vụ của cơ quan và từng đơn vị tổ chức,
từng bộ phận, sẽ giúp cho các cán bộ và thủ trưởng cơ quan tìm kiếm tài liệu
được nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn đề được hồn chỉnh, đề xuất ý kiến
và giải quyết cơng việc có căn cứ xác đáng và kịp thời. Do đó, góp phần nâng
cao được hiệu suất và chất lượng công tác của từng cán bộ nói riêng, của cơ
quan nói chung.
Giúp cán bộ lãnh đạo nắm được tồn bộ cơng việc, của cơ quan, đơn vị và
công việc của từng cán bộ nhân viên.
2.2. Giúp cơ quan đơn vị quản lý văn bản được chặt chẽ
Việc lập hồ sơ giúp cho mỗi người sắp xếp văn bản có khoa học, giữ
được đầy đủ và có hệ thống những văn bản cần thiết của sự việc, giúp cho việc
giải quyết công việc hàng ngày có năng suất, chất lượng và hiệu quả, khi cần
nhanh chóng tìm được văn bản, nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ,
nhân viên trong cơ quan, tổ chức đối với việc lập hồ sơ.
Quản lý chặt chẽ tài liệu và là căn cứ để giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ
quan.

Mỗi khi văn bản được lập thành hồ sơ, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho thủ
trưởng cơ quan, các đơn vị tổ chức và cán bộ văn thư theo dõi và nắm chắc
thành phần, nội dung và khối lượng văn bản của cơ quan, đơn vị mình,
biết được những hồ sơ tài liệu nào cần phải bảo quản chu đáo, nắm, phát hiện
được những văn bản bị phân tán, thất lạc hoặc mất mát do cho mượn tuỳ tiện,
giữ gìn được bí mật của cơ quan và Nhà nước.
7


2.3. Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ
- Lập hồ sơ tốt sẽ góp phần giúp thủ trưởng cơ quan và các cán bộ nhân
viên trong cơ quan tra tìm văn bản một cách nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu
vấn đề một cách hoàn chỉnh và đề xuất ý kiến xác đáng. Đồng thời góp phần giải
quyết cơng việc một cách nhanh chóng, thuận tiện, từ đó làm tăng hiệu suất công
tác và trách nhiệm của các nhân viên trong cơ quan.
- Lập hồ sơ tốt sẽ giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước và cơ quan,
hạn chế được các văn bản, giấy tờ vơ dụng hoặc bỏ sót những tài liệu q hiếm.
- Làm tốt cơng tác lập hồ sơ sẽ góp phần phục vụ cho việc nghiên cứu
trước mắt và lâu dài. Đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ.
Vì lập hồ sơ là bước đầu chúng ta đã tiến hành phân loại, sắp xếp văn
bản, tài liệu và đã lựa chọn những văn bản, tài liệu có giá trị để chuẩn bị nộp
vào lưu trữ cơ quan. Đây chính là cơ sở, tiền đề giúp những người làm công tác
lưu trữ làm tốt các khâu nghiệp vụ chun mơn của mình như xác định giá trị tài
liệu, phân loại, thống kê tài liệu…
- Xây dựng được nề nếp khoa học trong cơng tác văn thư tránh tình trạng
nộp tài liệu bỏ gói vào lưu trữ.
- Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư, là bản lề
của công tác lưu trữ, trong đó những hồ sơ phản ánh trung thực, đầy đủ của hoạt
động cơ quan, tạo căn cứ chính xác để giải quyết nhanh chóng, đúng đắn và có
hiệu quả cơng việc của cơ quan và mỗi cán bộ công chức.

- Lập hồ sơ là mắt xích gắn liền cơng tác văn thư với cơng tác lưu trữ và
có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ.
Theo quy định của Luật Lưu trữ, văn bản hình thành trong hoạt động của
cơ quan tổ chức (tài liệu văn thư) sau 01 năm kể từ năm cơng việc có liên quan
đến văn bản kết thúc, đối với những văn bản có giá trị lưu trữ cần lưu nộp vào
lưu trữ cơ quan (lưu trữ hiện hành).
Việc giao nộp tài liệu phải trên cơ sở hồ sơ chứ không phải là tài liệu rời
lẻ. Đó là một u cầu bắt buộc. Vì rằng công tác lập hồ sơ ở cơ quan hiện hành
nếu làm được tốt tức là đã bước đầu phân loại và xác định được giá trị của văn
bản. Trên cơ sở đó, cán bộ văn thư dễ dàng lựa chọn những văn bản có giá trị
thực tiễn và giá trị lịch sử để giao nộp vào lưu trữ cơ quan được hoàn chỉnh. Nếu
hồ sơ được lập ở văn thư, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ lưu trữ làm tốt
công tác chỉnh lý và các nghiệp vụ chun mơn khác, tránh được những khó
khăn, phức tạp trong việc lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị tài liệu ..., do đó
mà nâng cao được hiệu suất và chất lượng cơng tác lưu trữ, có thể đáp ứng kịp
thời và đầy đủ các yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng tài liệu của cơ quan.

8


3. Yêu cầu về lập hồ sơ
3.1. Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đơn vị hình thành hồ sơ
Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị là cơ sở pháp lý cho hoạt động
của cơ quan, đơn vị đó. Mỗi cơ quan, đơn vị có chức năng nhiệm vụ nhất định
do cơ quan cấp trên có thẩm quyền giao. Do đó, văn bản hình thành trong hoạt
động của cơ quan, đơn vị nào, tất yếu sẽ phản ánh việc thực hiện chức năng,
nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị đó. Nói cách khá, những phản ánh hoạt động của
cơ quan, đơn vị trên từng mặt công tác, từng vấn đề, sự việc cụ thể.
Chẳng hạn: văn bản hình thành trong hoạt động của một trường đại học
sẽ phản ánh các hoạt động về công tác đào tạo, về tuyển sinh đại học, về nghiên

cứu kho học của trường đó. Xuất phát từ mục đích của lập hồ sơ và tập hợp các
văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan nói chung, từng đơn vị tổ chức
nói riêng theo vấn đề, sự việc để phục vụ các yêu cầu nghiên cứu, sử dụng nên
thành phần và nội dung của các văn bản trong một hồ sơ thường phụ thuộc vào
chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đơn vị hình thành hồ sơ.
Ví dụ: Hồ sơ về phòng chống lũ lụt (tháng 9 năm 2017) lập ở UBND tỉnh
Yên Bái bao gồm các văn bản chỉ đạo của Chính phủ, Ban chỉ huy phịng chống
lũ lụt Trung ương, Tỉnh uỷ, UBND tỉnh Yên Bái, báo cáo của các Sở, Ban,
ngành, UBND các huyện, thị về tình hình phịng chống và thiệt hại do trận lũ
gây ra. Còn hồ sơ về phòng chống trận lũ này do UNND huyện Yên Bình lập lại
gồm những tài liệu của tỉnh uỷ, UBND tỉnh Yên Bái, Huyện uỷ và UBND huyện
n Bình, báo cáo về tình hình phịng chống và thiệt hại do trận lụt gây ra của
UBND huyện, các ngành và các địa phương trong huyện.
Hồ sơ lập ở UNND tỉnh Yên Bái phản ánh chức năng nhiệm vụ của
UBND tỉnh n Bái đối với cơng tác phịng chống lũ lụt. Còn hồ sơ được lập ở
UBND huyện Yên Bình thì phản ánh chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện
Yên Bình về việc này.
Lập hồ sơ đảm bảo u cầu này có nghĩa là tồn bộ hồ sơ lập ra phải phản
ánh đúng chức năng nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và thời điểm mà hồ sơ đó
hình thành; từng hồ sơ phải thể hiện được chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn
vị trong việc giải quyết vấn đề, sự việc đề cập của hồ sơ. Do đó những văn bản
khơng phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị (văn bản các cơ quan
gửi đến để biết, các tài liệu tham khảo trong giải quyết cơng việc…) thì khơng
lập hồ sơ (hoặc khơng đưa vào hồ sơ). Lập hồ sơ đảm bảo yêu cầu này chẳng
những phản ánh đúng đắn hoạt động lịch sử của cơ quan, đơn vị hình thành hồ
sơ, phục vụ thuận lợi cho việc tra cứu tài liệu, mà cịn góp phần nâng cao chất
lượng hồ sơ được lập, làm gọn nhẹ khối tài liệu của cơ quan do tránh được tình
trạng cùng một văn bản nhưng được lập hồ sơ ở nhiều đơn vị tổ chức có chức
năng nhiệm vụ khác nhau.

9


3.2. Văn bản thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh
trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết cơng việc.
Nhìn chung mọi sự việc, vấn đề do cơ quan giải quyết đều phải trải qua
một quá trình hoặc ngắn, hoặc dài. Nói cách khác, đều có khởi đầu và kết thúc.
Văn bản hình thành trong quá trình giải quyết cơng việc có mối liên quan chặt
chẽ với nhau, đó là khách quan chứ khơng phụ thuộc vào ý muốn chủ quan của
con người. Hồ sơ lập ra có đảm bảo mối liên hệ khách quan của văn bản thì mới
phản ánh các vấn đề, sự việc được trọn vẹn, giữ được mối liên hệ bên trong của
chúng. Do đó giúp cán bộ cơ quan nghiên cứu, sử dụng tài liệu được dễ dàng và
hoàn chỉnh. Thực hiện yêu cầu này, đòi hỏi người lập phải biết phân loại hồ sơ
cho phù hợp, không xé lẻ những văn bản có liên quan về một sự việc, vấn đề để
lập thành những hồ sơ khác nhau.
Tuy nhiên, cần phải thấy rằng yêu cầu về đảm bảo mối liên hệ khách quan
giữa các văn bản trong hồ sơ chỉ có thể thực hiện đối với vấn đề, sự viêc. Còn
các hồ sơ được tập hợp bởi các văn bản giống nhau về tác giả, tên loại hay thời
gian ban hành thì không thể thực hiện được mối liên hệ này.
3.3. Các văn bản , tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.
Trong thực tế hoạt động của các cơ quan, văn bản phản ánh về một vấn
đề, sự việc thường hình thành khá nhiều. Trong đó có những văn bản có ý nghĩa
lịch sử, ý nghĩa thực tiễn lâu dài, có những văn bản chỉ có ý nghĩa thực tiễn
trong thời gian ngắn, thậm chí khơng cịn ý nghĩa gì sau khi vấn đề, sự việc phản
ánh trong văn bản đó đã được giải quyết. Các loại văn bản nói trên do giá trị
khác nhau, yêu cầu nghiên cứu, sử dụng không giống nhau nên thời hạn bảo
quản chúng cũng sẽ khác nhau.
Đối với văn bản có ý nghĩa lịch sử sẽ phải giao nộp vào lưu trữ cơ quan
và đến thời hạn quy định thì nộp vào các kho lưu trữ lịch sử tức các trung tâm
(kho) lưu trữ quốc gia để bảo quản vĩnh viễn; đối với văn bản có ý nghĩa thực

tiễn trong thời gian ngắn thì có thể giữ lại ở các đơn vị tổ chức trong cơ quan
một thời gian nhất định, rồi tiêu huỷ theo sự hướng dẫn của lưu trữ cơ quan, khi
khơng cịn giá trị sử dụng thì đem tiêu huỷ; cịn những văn bản đã hết giá trị sử
dụng thì khơng cần lập hồ sơ và có thể loại huỷ theo quy định hiện hành. Như
vậy, xuất phát từ yêu cầu về sử dụng và bảo quản tài liệu, khi lập hồ sơ cần chú
ý phân biệt giá trị của các văn bản, sao cho các văn bản trong một hồ sơ có giá
trị đồng đều. Nếu đảm bảo được yêu cầu này, sẽ làm tăng thêm chất lượng văn
bản được bảo quản, phục vụ nghiên cứu được tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho
công tác bảo quản, cán bộ lưu trữ sẽ khỏi mất công điều chỉnh hoặc lập lại hồ sơ
đã lập trước đó.
Ví dụ: Ở Uỷ ban nhân dân tỉnh n Bái, các văn bản phản ánh tình hình
trật tự an tồn giao thông tháng, quý, 6 tháng, năm 2016 của các huyện thị xã,
thuộc tỉnh được lập thành các hồ sơ sau:
- Báo cáo của Uỷ ban nhân dân các huyện, thị, thành phố về tình hình trật
tự an tồn giao thông năm 2016.
10


- Báo cáo của Uỷ ban nhân dân các huyện, thị, thành phố về tình hình trật
tự an tồn giao thông tháng, quý và 6 tháng đầu năm 2016.
Trong hai hồ sơ trên thì hồ sơ đầu cần bảo quản vĩnh viễn, còn hồ sơ thứ
hai chỉ bảo quản trong thời gian nhất định. Rất dễ nhận thấy, nếu người lập hồ
sơ không chú ý đến yêu cầu đảm bảo cho các văn bản trong hồ sơ có giá trị đồng
đều thì hai hồ sơ trên có thể nhập làm một. Trong trường hợp này, khi các văn
bản trong hồ sơ thứ hai hết giá trị, cán bộ lưu trữ phải loại bỏ các văn bản đó ra
khỏi hồ sơ để tiêu huỷ, đồng thời phải lập lại hồ sơ đó.
Tuy nhiên, khơng nên hiểu u cầu này một cách cứng nhắc, bao giờ
cũng tách rời từng văn bản trong một hồ sơ để xem xét giá trị của chúng. Bởi lẽ,
trong thực tế có những hồ sơ gồm nhiều văn bản có những nội dung liên quan
mật thiết với nhau, cho nên toàn bộ văn bản hợp thành mới tạo nên giá trị của hồ

sơ. Gặp trường hợp này cần phải xem xét giá trị của văn bản trong mối liên hệ
tới các văn bản khác trong hồ sơ.
Ngoài ra khi lập hồ sơ ta cần chú ý:
- Văn bản trong hồ sơ phải phản ánh đúng thể thức văn bản
Giá trị làm bằng chứng pháp lý và giá trị sử liệu của các văn bản không
chỉ thể hiện ở nội dung của văn bản mà còn phụ thuộc vào sự đúng đắn của thể
thức văn bản, nhất là đối với văn bản do các cơ quan Đảng, nhà nước, các tổ
chức chính trị - xã hội ban hành. Muốn cho hoạt động lập ra có giá trị nghiên
cứu và có thể dùng làm bằng chứng pháp lý thì đòi hỏi các văn bản trong hồ sơ
phải đảm bảo đúng thể thức văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy
định. Chẳng hạn, đối với các văn bản của cơ quan nhà nước ban hành phải có
Quốc hiệu, tên cơ quan, số ký hiệu văn bản, ngày tháng năm ban hành văn bản,
chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan... Nếu văn bản do cơ quan
Nhà nước ban hành mà thiếu những yếu tố trên, sẽ khơng có giá trị pháp lý. Xét
về lâu dài, những văn bản như vậy sẽ không thể trở thành sử liệu đáng tin cậy.
Do vậy, khi lập hồ sơ, cần coi trọng đúng mức yêu cầu này, chú ý thu thập và
lựa chọn những tài liệu đảm bảo thể thức để đưa vào hồ sơ.
- Hồ sơ cần được biên mục đầy đủ và chính xác.
Khi lập hồ sơ, cần phải làm tốt công tác biên mục bên trong và bên ngồi
bìa hồ sơ nhằm giới thiệu thành phần và nội dung văn bản trong hồ sơ để tra tìm,
nghiên cứu được nhanh chóng và thuận tiện. Do đó yêu cầu đặt ra đối với lập hồ
sơ hiện hành cũng như lập hồ sơ trong lưu trữ là phải biên mục đầy đủ và chính
xác, Đặc biệt là đối với các hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn.
- Hồ sơ phải thuận lợi cho việc sử dụng và bảo quản
Khi lập hồ sơ có nhiều cách lập nhưng đòi hỏi cán bộ văn thư, cán bộ
được theo dõi giải quyết công việc phải lập sao cho tiện việc tra tìm và sử dụng.
4. Câu hỏi ơn tập
11

Câu 1: Trình bày khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ ? Nêu mục đích, ý nghĩa của
việc lập hồ sơ?
Câu 2: Trình bày các yêu cầu về lập hồ sơ?
Câu 3: Tại sao nói thực hiện tốt cơng tác lập hồ sơ sẽ tạo điều kiện thuận
lợi cho công tác lưu trữ, em hãy chứng minh điều đó?

12


BÀI 2: PHƯƠNG PHÁP LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH
Mã bài: MĐ24.02
Mục tiêu:
- Trình bày được nội dung các bước cơng việc lập hồ sơ công việc, hồ sơ
nguyên tắc, hồ sơ nhân sự;
- Lập được hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ nhân sự đảm bảo đúng
yêu cầu, đúng nguyên tắc và phương pháp
- Hướng dẫn được người làm công tác công văn giấy tờ hoặc liên quan đến
công văn giấy tờ lập hồ sơ
- Thể hiện thái độ khiêm tốn, cầu thị, cẩn thận, tỷ mỷ và nghiêm túc.
Nội dung chính:
1. Lập hồ sơ cơng việc
1.1.Xác định hồ sơ cần lập
Là tập văn bản tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc hoặc
có cùng đặc trưng tên loại, thời gian, tác giả, hình thành trong q trình giải
quyết cơng việc thuộc chức năng nhiệm vụ của một cơ quan đơn.
Lập hồ sơ theo Danh mục hồ sơ tài liệu được duyệt (Danh mục hồ sơ năm
2017 được ban hành kèm theo Quyết định số 453/QĐ-SXD ngày 31/7/2017 của
Sở Xây dựng Bắc Kạn).
Dựa vào danh mục hồ sơ các đơn vị, cá nhân ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa, trong
quá trình giải quyết cơng việc lần lượt đưa tài liệu hình thành liên quan đến hồ

sơ vào bìa hồ sơ, sau khi cơng việc kết thúc, hồn thiện hồ sơ như sắp xếp văn
bản, biên mục hồ sơ
1.2. Mở hồ sơ
Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ
sơ như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Bìa hồ sơ được thiết kế và
in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012.
Mỗi cá nhân khi giải quyết cơng việc được giao có trách nhiệm mở hồ sơ về
cơng việc đó (theo Danh mục hồ sơ, hoặc kể cả trường hợp cơ quan, tổ chức
chưa có Danh mục hồ sơ);
Lấy tờ bìa hồ sơ, ghi số, ký hiệu và tiêu đề hồ sơ lên bìa.
a) Người mở: Công chức được giao nhiệm vụ, công việc;
b) Cách mở:
c) Lấy 01 tờ bìa do Văn thư cơ quan phát;
d) Căn cứ danh mục hồ sơ, điền các yếu tố thơng tin lên bìa hồ sơ:
+ Tên cơ quan, đơn vị;
+ Số, ký hiệu hồ sơ;
+ Tiêu đề hồ sơ: Là phần tóm tắt ngắn gọn, chính xác giới thiệu thành phần
và nội dung tài liệu của hồ sơ. Tiêu đề hồ sơ cần phản ánh đủ, đúng các yếu tố,
tên loại, tác giả, nội dung, địa điểm và thời gian tài liệu có trong hồ sơ.
13


+ Thời hạn bảo quản: Ghi theo danh mục hồ sơ hoặc Bảng thời hạn bao
quản tài liệu của cơ quan.
Lưu ý: Đối với những cơng việc mới, chưa có danh mục hồ sơ thì ghi tên
gọi của cơng việc mà mình giải quyết lên bìa hồ sơ.
- Khi mở hồ sơ, tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản có thể viết bằng bút chì,
khi kết thúc và hồn chỉnh hồ sơ mới ghi chính thức bằng bút mực;
- Trong năm, nếu có những cơng việc phát sinh thì cán bộ, cơng chức, viên
chức cũng phải mở hồ sơ về những cơng việc thuộc trách nhiệm của mình.

+ Trường hợp 1:
Đối với những cơ quan đã có bản Danh mục hồ sơ: thì đầu năm căn cứ vào
bảng danh mục hồ sơ các nhân viên trong cơ quan xem mình phải lập bao nhiêu
hồ sơ và nó là hồ sơ gì. Trên cơ sở đó chuẩn bị bìa hồ sơ và ghi số, ký hiệu, tiêu
đề hồ sơ trong danh mục hồ sơ lên bìa.
Trong quá trình giải quyết công việc văn bản tài liệu thuộc về hồ sơ đó.
Trường hợp cơng việc mới phát sinh cần giải quyết thì lấy thêm bìa hồ sơ để mở
hồ sơ mới. Đồng thời ghi tên hồ sơ vào danh mục hồ sơ.
+ Trường hợp 2:
Đối với các cơ quan quan chưa có bản danh mục hồ sơ thì những người làm
công tác lập hồ sơ phải căn cứ vào nhiệm vụ được giao, công việc phải giải
quyết, vào thực tế tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị chuẩn
bị bìa và ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa đó. Trong q trình hiải quyết cơng việc văn
bản, tài liệu thuộc hồ sơ nào thì đưa vào bìa của hồ sơ đó.
Muốn lập được hồ sơ đầy đủ, hồn chỉnh và có chất lượng thì từng cán bộ,
công chức, viên chức phải thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu.
Đây là khâu quan trọng trong khi lập hồ sơ vì chất lượng của hồ sơ tốt hay
xấu, có giá trị hay khơng phụ thuộc phần lớn vào việc thu thập văn bản tài liệu
đầy đủ, chính xác hay khơng.
Ngồi ra thu thập đầy đủ tài liệu cịn là tiền đề cho việc triển khai các
khâu nghiệp vụ tiếp theo như: sắp xếp văn bản, đánh số tờ, ghi mục lục hồ sơ,
viết bìa hồ sơ, viết chứng từ kết thúc…
Để hồ sơ có chất lượng và có giá trị cao thì người có trách nhiệm lập
hồ sơ phải thu thập đầy đủ, chính xác văn bản tài liệu hình thành trong hồ sơ cần lập.

14


1.3. Thu thập văn bản, tài liệu hình thành trong q trình theo dõi giải quyết
cơng việc vào hồ sơ.

- Sau khi mở hồ sơ, mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn
bản, tài liệu hình thành trong q trình theo dõi, giải quyết cơng việc vào hồ sơ
tương ứng đã mở, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm;

15


- Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnh
đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo… bảo đảm sự toàn vẹn,
đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc;
- Tránh đưa văn bản thuộc hồ sơ này vào hồ sơ khác hay những văn bản
không liên quan trực tiếp, khơng thuộc trách nhiệm mà mình theo dõi, giải quyết
vào hồ sơ.
Ví dụ 1: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ có tiêu đề “Hồ sơ hội
nghị tổng kết công tác năm của cơ quan” cần thu thập các văn bản sau:
 Văn bản về kế hoạch tổ chức hội nghị;
 Chương trình hội nghị;
 Lời khai mạc;
 Dự thảo báo cáo tổng kết;
 Các báo cáo tham luận;
 Bài phát biểu của lãnh đạo cấp trên;
 Nghị quyết hội nghị;
 Biên bản hội nghị;
 Các văn bản liên quan khác (nếu có).
Ví dụ 2:
Người phụ trách công tác đào tạo của cơ quan khi cơ quan tổ chức một lớp
bồi dưỡng thì phải thu thập tất cả văn bản, tài liệu về lớp bồi dưỡng nghiệp vụ
đó để lập hồ sơ như: Văn bản xin ý kiến về mở lớp, văn bản (hoặc ý kiến)
đồng ý của người có thẩm quyền; cơng văn triệu tập học viên; văn bản cử học
viên của các đơn vị; cơng văn mời báo cáo viên; chương trình lớp; khai mạc,

phát biểu chỉ đạo, tài liệu bồi dưỡng, hình ảnh…
Đây là khâu quan trọng nhất trong việc lập hồ sơ cơng việc vì chất lượng của
hồ sơ tốt hay xấu, có giá trị hay khơng phụ thuộc vào thu thập văn bản có đầy đủ
và chính xác hay khơng.
Ngồi ra thu thập đầy đủ tài liệu còn là tiền đề cho việc triển khai các khâu
nghiệp vụ tiếp theo như sắp xếp văn bản, đánh số tờ, ghi mục lục hồ sơ, viết bìa
hồ sơ, viết chứng từ kết thúc…
Để hồ sơ có chất lượng và có giá trị cao thì người có trách nhiệm lập hồ sơ
phải thu thập đầy đủ, chính xác văn bản tài liệu hình thành trong hoạt động của
cơ quan mà có liên quan đến hồ sơ cần lập.
1.3.1. Trách nhiệm
Theo thông tư số 07/2012/TT-BNV về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ
sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan đã quy định:
"Cán bộ, nhân viên làm công tác công văn giấy tờ và cán bộ, nhân viên
làm cơng tác chun mơn khác nhưng đơi khi có làm công việc liên quan đến
công văn giấy tờ đều phải lập hồ sơ về cơng việc mình đã làm".
16


Có quy định trên là vì cán bộ trực tiếp giải quyết công việc là người hiểu rõ
hơn ai hết về cơng việc mình đã làm, biết được q trình phát sinh, phát triển và
kết thúc của sự việc và những loại tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết
cơng việc nên có điều kiện để thu thập đầy đủ tài liệu đưa vào hồ sơ. Do đó, hồ
sơ lập ra được hợp lý, chính xác, có chất lượng cao; đồng thời sẽ phục vụ thiết
thực cho bản thân cán bộ đó trong q trình giải quyết cơng việc.
Để thực hiện đúng điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ,
mỗi cán bộ, nhân viên cần xác định trách nhiệm phải lập hồ sơ những cơng việc
mình làm; coi đó là một việc làm thường xuyên hàng ngày, từ đó có ý thức lưu
giữ tài liệu, giải quyết xong công việc đưa ngay tài liệu vào hồ sơ.
1.3.2. Nguồn thu tập văn bản tài liệu

Nguồn thu thập tài liệu vào hồ sơ công việc là toàn bộ các văn bản liên quan
đến nội dung cơng việc cần đưa vào hồ sơ đó. Các cơng văn này bao gồm những
công văn làm phát sinh công việc tới các cơng văn kết thúc cơng việc đó. Nhiệm
vụ của người cán bộ văn thư là phải thu thập được tất cả các văn bản, tài liệu
liên quan đưa vào hồ sơ để hồ sơ được hoàn chỉnh.
1.4. Kết thúc và biên mục hồ sơ
1.4.1. Kết thúc hồ sơ
Khi cơng việc giải quyết xong thì hồ sơ được kết thúc, người lập hồ sơ có
trách nhiệm:
- Kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiếu
cần bổ sung cho đủ.
- Xem xét loại ra khỏi hồ sơ: Bản trùng, bản nháp, bản thảo nếu đã có
bản chính (trừ bản thảo về vấn đề quan trọng có ghi ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo
cơ quan hoặc ý kiến góp ý của các cơ quan hữu quan hoặc bản thảo mà người
lập hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại); bản chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét
thấy không cần phải lưu giữ. Mỗi loại văn bản, tài liệu chỉ giữ lại một bản
chính, nếu khơng có bản chính thì dùng bản sao có giá trị như bản chính để thay
thế.
1.4.2. Phân chia đơn vị bảo quản
Phân chia đơn vị bảo quản Để thuận tiện cho việc bảo quản và phục vụ khai
thác, mỗi hồ sơ (đơn vị bảo quản) không nên dày quá 200 tờ (đơn vị bảo quản là
đơn vị để thống kê trong lưu trữ). Sau khi đã thu thập đủ tài liệu đưa vào hồ sơ,
cần loại những giấy nháp, tư liệu tham khảo, những tài liệu trùng, tài liệu đã hết
giá trị ra khỏi hồ sơ. Một hồ sơ có thể là một hoặc gồm nhiều đơn vị bảo quản.
(Nếu khối lượng tài liệu trong hồ sơ nhiều quá 200 tờ nên chia thành nhiều tập,
mỗi tập là một đơn vị bảo quản). Khi phân chia thành các đơn vị bảo quản, cần
dựa vào mối liên hệ về nội dung, thời gian hoặc giá trị tài liệu để phân chia cho
hợp lý.
17

Ví dụ: - Nếu quyết định nhân sự trong một năm nhiều nên dựa vào nội dung
để phân chia thành các đơn vị bảo quản:
+ Quyết định về việc tiếp nhận, điều động cán bộ.
+ Quyết định về việc xếp lương.
+ Quyết định về việc khen thưởng.
+ Quyết định về việc kỷ luật.
+ ..........
- Nếu công văn trong một năm nhiều nên dựa vào thời gian để chia thành hai
đơn vị bảo quản:
+ Công văn từ tháng 1 đến tháng 6.
+ Công văn từ tháng 7 đến tháng 12.
- Hồ sơ hội nghị, hội thảo nếu nhiều tài liệu nên dựa vào giá trị tài liệu để
phân chia ra các đơn vị bảo quản
+ Tài liệu chuẩn bị Hội nghị, hội thảo.
+ Các tài liệu chính trong Hội nghị, hội thảo.
+ Các bản tham luận của đại biểu.
+ Tài liệu về phục vụ Hội nghị, hội thảo
1.4.3. Sắp xếp văn bản tài liệu trong đơn vị bảo quản
- Văn bản, tài liệu trong mỗi loại hồ sơ được sắp xếp theo trình tự nhất định,
bảo đảm phản ánh được diễn biến của sự việc hay quá trình theo dõi, giải quyết
công việc trong thực tế. Sắp xếp tài liệu trong đơn vị bảo quản Sau khi đã phân
chia các đơn vị bảo quản (ĐVBQ) cần sắp xếp tài liệu trong từng đơn vị bảo
quản, bảo đảm mối liên hệ giữa các tài liệu với nhau, phản ánh vấn đề rõ ràng,
thuận tiện cho tra tìm, nghiên cứu. Có thể sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ
theo các cách sau:
- Sắp xếp theo q trình giải quyết cơng việc: (sắp xếp theo trình tự các văn
bản hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề, sự việc. Văn bản nào hình
thành trước thì để lên trên, văn bản nào hình thành sau thì xếp xuống dưới).
Thường áp dụng cho các hồ sơ có q trình giải quyết văn thư liên tục như hồ sơ

vụ án, hồ sơ hội nghị…cụ thể và hoàn chỉnh;
- Sắp xếp theo số thứ tự của văn bản: sắp xếp văn bản có số nhỏ trước, rồi
đến số lớn. Cách này áp dụng đối với hồ sơ lập theo đặc trưng tác giả bởi văn
bản do một cơ quan ban hành, đánh số thứ tự liên tục theo trình tự thời gian như
tập lưu văn bản đi của cơ quan (tập quyết định, tập chỉ thị…);
- Sắp xếp theo theo vần ABC …: tên gọi tác giả, tên gọi địa danh. Cách này
thường áp dụng đối với những hồ sơ bao gồm các văn bản của nhiều tác giả; của
các tác giả cùng một cơ quan chủ quản hay các tác giả là những cơ quan cùng
18


cấp nhưng thuộc nhiều địa phương khác nhau (tập đơn thư, tập bản khai cá nhân,
các tập báo cáo của nhiều cơ quan, địa phương cùng cấp);
- Theo tên gọi của văn bản: Đặc trưng này thường vận dụng để lập cho các
tập lưu văn bản đi, đến;
- Theo tác giả: lập hồ sơ theo đặc trưng này là tập hợp vào hồ sơ những văn
bản, giấy tờ của cùng một tác giả. Mặc dù nội dung của văn bản đề cập đến
nhiều vấn đề, nhiều sự việc khác nhau;
- Theo thời gian: văn bản có ngày, tháng đến sớm xếp trước, văn bản có
ngày, tháng đến muộn xếp sau;
- Ngồi ra cịn có các cách sắp xếp khác theo mức độ quan trọng của loại văn
bản (quyết định, chỉ thị, thông báo...), theo mức độ quan trọng của tác giả văn
bản (Chính Phủ, Bộ Nội vụ, UBND tỉnh…);
Trên thực tế, hồ sơ lập không chỉ vận dụng một đặc trưng riêng lẻ mà kết hợp
chặt chẽ nhiều đặc trưng với nhau trong một hồ sơ.
Khi sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ, trường hợp trong hồ sơ có tài
liệu phim, ảnh thì bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì bỏ vào hộp và
sắp xếp vào cuối hồ sơ.
Nếu hồ sơ dày quá 3cm thì tách thành các đơn vị bảo quản khác nhau (không
nên tách dưới 01cm) để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng. Mỗi đơn vị bảo

quản trong hồ sơ có đặc điểm chung, dù yếu tố cấu thành như một hồ sơ độc lập,
(ví dụ: Hồ sơ xây dựng văn bản quy phạm pháp luật có thể phân thành các đơn
vị bảo quản như: các lần dự thảo, các lần hội thảo, các lần trình...).
Xem xét lại thời hạn bảo quản của hồ sơ (đối chiếu với Danh mục hồ sơ và
thực tế tài liệu trong hồ sơ).
Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu trong
hồ sơ (nếu cần).
Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong, thì chưa thực hiện việc kết
thúc hồ sơ, hồ sơ đó được bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau. Khi đó, trong
cột ghi chú của Danh mục hồ sơ sẽ ghi hồ sơ chưa giải quyết xong và ghi
chuyển tiếp vào Danh mục hồ sơ năm sau để tiếp tục theo dõi, giải quyết.
Sắp xếp văn bản, tư liệu trong đơn vị bảo quản, được sắp xếp theo trình tự
như cách sắp xếp văn bản tài liệu về lập hồ sơ khơng có danh mục hồ sơ.
Mộ số điểm chú ý:
Nếu trong ĐVBQ có phim, ảnh đi kèm thì cho phim, ảnh vào phong bì để
bảo quản riêng (cần ghi rõ vào chứng từ kết thúc: phim, ảnh đó được bảo quản
ở đâu, ghi rõ ký hiệu tra tìm).
- Trong ĐVBQ mỗi tài liệu chỉ cần giữ 1 bản, chọn bản chính (nếu khơng có
bản chính thì dùng bản sao thay thế) có đầy đủ thể thức, giấy tốt, chữ rõ.
19


- Các chương trình, kế hoạch và báo cáo tổng kết năm, xếp vào năm mà nội
dung tài liệu nói đến.
- Các chương trình, kế hoạch cơng tác nhiều năm xếp vào năm đầu mà nội
dung tài liệu nói đến.
Ví dụ: Kế hoạch công tác 5 năm 2006 - 2010 xếp vào năm 2006.
- Các báo cáo tổng kết nhiều năm xếp vào năm cuối mà nội dung tài liệu nói
đến.
Ví dụ: Báo cáo tổng kết cơng tác 5 năm 2004 - 2009 xếp vào năm 2009

- Trường hợp cùng một cơng việc nhưng trong cơng việc này có nhiều
cơng việc nhỏ có nội dung tương tự nhau, mỗi cơng việc nhỏ có văn bản
phát sinh, kết
thức (nhiều văn bản) thì mỗi cơng việc nhỏ được xem như là một tờ tài liệu và
công việc nhỏ nào kết thúc sớm thì để lên trước, cơng việc nhỏ nào kết thúc sau
thì để xếp sau.
Ví dụ 1: Hồ sơ nâng bậc lương cơng chức năm 2013: Trong hồ sơ này có
20 quyết định nâng bậc lương (mỗi quyết định nâng bậc lương đều có các văn
bản kèm theo như: Tờ trình đề nghị, biên bản họp Hội đồng lương) thì mỗi
quyết định nâng bậc lương được tính là một cơng việc nhỏ, được xem là một tờ
tài liệu và quyết định nâng bậc lương nào có trước thì xếp lên trên, quyết
định nào có sau thì để xuống dưới.
Cách sắp xếp này áp dụng với các hồ sơ như: Cấp giấy phép đăng ký kinh
doah, cấp giấy phép xây dựng, cấp giấy khai sinh, quyết định tuyển dụng cơng
chức v.v…
Ví dụ 2. Đối với một số hồ sơ như hồ sơ thành lập tổ chức bộ máy, tùy
theo việc phân chia hồ sơ mà có cách sắp xếp cho phù hợp như:
Trong năm thành lập mới 03 đơn vị, mỗi đơn vị được xem là một hồ sơ
(chia thành 03 đơn vị bảo quản) thì sẽ xếp văn bản đề nghị của đơn vị lên
trước, văn bản thẩm định để xuống dưới và cuối cùng là văn bản cho
phép/không cho phép hoặc quyết định thành lập đơn vị của cơ quan có thẩm
quyền.
Trong năm thành lập mới 03 đơn vị, cả 03 đơn vị này được xếp chung trong
một hồ sơ thì xếp như hồ sơ nâng bậc lương (Quyết định thành lập đơn vị
nào có trước thì để lên trên kèm theo đó là các văn bản có liên quan đến việc
thành lập đơn vị này, quyết định thành lập đơn vị nào có sau thì để xuống dưới
kèm theo đó là các văn bản có liên quan đến việc thành lập đơn vị thứ 2 này).
- Các kế hoạch, báo cáo cơng tác thì xếp vào năm mà nội dung kế
hoạch hoạch báo cáo đề cập. Ví dụ:
+ Kế hoạch công tác năm 2014 được ban hành vào cuối năm 2013 nhưng

phải xếp vào năm 2014;
20


+ Báo cáo công tác năm 2013 nhưng được ban hành vào đầu năm 2014
thì phải xếp vào hồ sơ của năm 2013.
- Các kế hoạch công tác nhiều năm thì xếp vào năm đầu của kế hoạch; các
báo cáo nhiều năm thì xếp vào năm cuối của báo cáo. Ví dụ:
+ Kế hoạch 2013 – 2015 thì xếp vào năm 2013;
+ Báo cáo 2003-2013 thì xếp vào năm 2013.
- Trường hợp trong hồ sơ có tài liệu phim, ảnh thì bỏ vào bì; tài liệu băng,
đĩa ghi âm, ghi hình thì bỏ vào hộp và sắp xếp vào cuối hồ sơ.
- Nếu hồ sơ dày quá 3 cm thì tách thành các đơn vị bảo quản khác
nhau (không nên tách dưới 01 cm) để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng.
Mỗi đơn vị bảo quản trong hồ sơ có đặc điểm chung, dù yếu tố cấu thành như
một hồ sơ độc lập, (ví dụ, Hồ sơ xây dựng văn bản quy phạm pháp luật có
thể phân thành các đơn vị bảo quản như: các lần dự thảo, các lần hội thảo, các
lần trình...).
1.4.4. Biên mục hồ sơ
Biên mục hồ sơ là ghi chép bìa hồ sơ và tờ mục lục văn bản thành phần, nội
dung và những thông tin cần thiết khác của văn bản trong hồ sơ để tra tìm nhanh
chóng, nghiên cứu và sử dụng thuận lợi Biên mục hồ sơ được tiến hành trong lập
hồ sơ hiện hành, đồng thời cũng được thực hiện ở lưu trữ cơ quan và các lưu trữ
lịch sử khác trong trường hợp tài liệu giao nộp chưa được lập hồ sơ hoặc đã lập
nhưng chưa đáp ứng yêu cầu, nên phải lập hoặc bổ sung, điều chỉnh.
Yêu cầu của biên mục hồ sơ là phải thực hiện chính xác thành phần, nội dung
và các yếu tố thông tin cần thiết khác của hồ sơ. Để đảm bảo yêu cầu này, cần
phải nắm vững chức năng, nhiệm vụ cơ cấu tổ chức của cơ quan hình thành hồ
sơ, nội dung của các văn bản trong hồ sơ
Nội dung biên mục hồ sơ gồm hai phần: Biên mục ngồi bìa hồ sơ và mục

lục văn bản trong hồ sơ.
a. Biên mục bên ngồi hồ sơ
Bìa hồ sơ được cấu thành bởi các thành phần dưới đây:
Tên cơ quan, tên đơn vị tổ chức, ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời gian bắt
đầu và kết thúc, số lượng tờ, thời hạn bảo quản, số lưu trữ.
Khi biên mục ngoài bìa hồ sơ, khơng những phải thực hiện chính xác các
thành phần nói trên mà cịn phải chú ý về kỹ thuật trình bày, sao cho rõ ràng, mỹ
quan và làm nổi bật được nhưng yếu tố thông tin chủ yếu.
Dưới đây sẽ lần lượt trình bày về cách thể hiện các thành phần của bìa hồ sơ.

21


--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Mã hồ sơ:………….

HỒ SƠ
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Từ ngày …..............… đến ngày…..............…
BÌA
HỒ SƠ
Gồm
:…........tờ

Hướng dẫn cách
ghisố
bìa:….……
hồ sơ
Phơng
- Ghi tên cơ bảo
quanquản
chủ quản ( nếu có).

Mục lục số :…….
- Ghi tên cơ quan, đơn vị lập hồ sơ
…….…………….
- Ghi tiêu đề của
phải viết tên của hồ sơ):
Hồ hồ
sơ sơ
số (:……….

Thời hạn

+ Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc: ghi ngày, tháng, năm của văn bản, tài liệu
sớm nhất và ngày, tháng, năm của văn bả, tài liệu muộn nhất trong hồ sơ.
22


+ Số lượng tờ: Ghi theo số lượng tờ trong đơn vị bảo quản( không kể tờ mục
lục văn bản và tờ chứng từ kết thúc).
+ Thời hạn bảo quản: Vĩnh viễn hoặc có thời hạn
+ Phơng số, mục lục, hồ sơ số do cán bộ lưu trữ ghi
- Tên cơ quan
Tên cơ quan là tên của cơ quan đã hình thành hồ sơ đó (trong lưu trữ gọi đơn
vị hình thành phơng). Cần viết tên gọi chính thức của cơ quan và phải viết hoàn
chỉnh. Chỉ được viết tắt đối với những tên cơ quan đã dùng phổ biến. Trong
trường hợp cần thiết, tên gọi tắt có thể viết trong ngoặc đơn sau khi đã nêu nêu
tên chính thức của cơ quan đó.
Ví dụ: Chẳng hạn trước tháng 8/2010, cơ quan quản lý lưu trữ Nhà nước có
tên gọi là Trung tâm lưu trữ tỉnh trực thuộc Sở Nội vụ, nhưng từ ngày 9/2010
được đổi tên thành Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Như vậy tên bìa hồ sơ năm 2010 của Chi Cục sẽ là Chi Cục Văn thư Lưu trữ

Nhà nước.
Đối với hồ sơ khởi đầu ở một cơ quan này, nhưng kết thúc ở một cơ quan
khác, thì ngồi bìa sẽ ghi tên cơ quan cuối. Trường hợp này có thể xảy ra khi các
cơ quan sáp nhập với nhau thành một cơ quan mới.
- Tên đơn vị tổ chức
Tên đơn vị tổ chức là tên đơn vị trực thuộc cơ quan đã hình thành hồ sơ đó.
Đơn vị tổ chức ở đây có thể là vụ, ban đối với các cơ quan cấp bộ như Vụ Kế
hoạch, Vụ Tổ chức - Cán bộ, Ban Thanh tra ….hoặc phòng đối với các cơ quan
cấp cục, sở, cơng ty… như Phịng Hành chính, Phịng Kỹ thuật, Phòng Tổ chức Cán bộ… Tên đơn vị , tổ chức được viết dưới tên cơ quan nhằm mục đích phân
loại về hệ thống hóa hồ sơ được nhanh chóng. Trường hợp tên đơn vị tổ chưc có
sự thay đổi cũng sẽ xử lý như trường hợp thay đổi tên cơ quan.
- Ký hiệu hồ sơ
Ký hiệu hồ sơ thường được biểu thị bằng các chữ viết tắt của đơn vị tổ chức
kết hợp với số thứ tự hồ sơ mà đơn vị đó sẽ lập. Ký hiệu hồ sơ được viết phía
dưới tên đơn vị tổ chức chếch về phía bên phải tờ bìa và trên tiêu đề hồ sơ. Ký
hiệu hồ sơ chỉ sử dụng cho hồ sơ hiện hành trong trường hợp cơ quan lập được
danh mục hồ sơ. Mục đích chính là để phân biệt hồ sơ giữa các đơn vị, bộ phận
trong cơ quan. Còn khi tài liệu đã được giao nộp vào lưu trữ thì ký hiệu khơng
có ý nghĩa.
- Tiêu đề hồ sơ
Tiêu đề hồ sơ còn được gọi là tên của hồ sơ. Viết tiêu đề hồ sơ tức là ghi
chép khái quát thành phần, nội dung và những thông tin cần thiết khác của các
văn bản trong hồ sơ lên bìa hồ sơ để phục vụ cho việc tra cứu.
23


Tiêu đề hồ sơ là thành phần quan trọng và chủ yếu nhất của bìa hồ sơ, nó
cung cấp những thơng tin chủ yếu về hồ sơ đó cho người nghiên cứu, đồng thời
là căn cứ quan trọng khi xây dựng các công cụ tra cứu khoa học trong các lưu
trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử như mục lục hồ sơ, bộ thẻ hệ thống, thẻ chuyên đề

…Bởi vậy, viết tiêu đề hồ sơ là một phần việc quan trọng của cán bộ văn thư lưu
trữ trong lập hồ sơ nói chung, biên mục hồ sơ nói riêng.
* Yêu cầu về viết tiêu đề hồ sơ
Viết tiêu đề hồ sơ phải đảm bảo các yêu cầu dưới đây:
- Ngắn gọn và khái quát chính xác nội dung và các thành phần khác của văn
bản trong hồ sơ.
- Ngôn ngữ phải hiện đại.
- Đảm bảo quan điểm chính trị đúng đắn.
Ngắn gọn và khái quát chính xác nội dung và các thành phần của các văn bản
trong hồ sơ là một yêu cầu nghiêm khắc được đặt ra khi viết tiêu đề hồ sơ.
Một mặt, do hồ sơ gồm nhiều văn bản, khn khổ bìa hồ sơ có hạn, không
cho phép viết dài mà phải viết khái quát.
Mặt khác nếu viết theo kiểu liệt kê từng tài liệu, thì sẽ khơng tóm lược được
nọi dung của hồ sơ, khiến người đọc khó nắm được nội dung cơ bản của hồ sơ
đó, như vậy sẽ khơng khơng giúp ích được nhiều cho việc ra tìm tài liệu và xây
dựng cơng cụ tra cứu khoa học.
Bất cứ văn bản hình thành trong thời đại nào, khi viết tiêu đề hồ sơ cũng phải
trình bày bằng ngơn ngữ hiện đại, viết đúng cú pháp, lời văn trong sáng, dễ hiểu,
không được sao chép máy móc những từ cổ, những câu văn tối nghĩa được phản
ánh trong các văn bản của hồ sơ.
Tuy nhiên, đối với những từ ngữ phản ánh đặc điểm của các thời kỳ lịch sử
như tên người, tên cơ quan, địa danh, chức vụ, thuật ngữ về luật pháp… thì cần
thể hiện trung thực, khơng được thay thế bằng những ngơn từ hiện đại làm mất
tính lịch sử của văn bản.
Ngồi ra các u cầu nói trên tiêu đề hồ sơ phải phản ánh được các đặc trưng
đã chọn để lập hồ sơ. Việc phản ánh các đặc trưng lập hồ sơ vào tiêu đề là điều
kiện quan trọng thể hiện chính xác thành phần nội dung của các văn bản trong
hồ sơ.
* Các yếu tố thông tin của tiêu đề hồ sơ và cách thể hiện
Các yếu tố thông tin của tiêu đề hồ sơ bao gồm:

Tên loại văn bản, tác giả văn bản, cơ quan giao dịch, nội dung văn bản, thời
gian, địa điểm. Tuy nhiên, không phải hồ sơ nào cũng phải thể hiện đầy đủ các
yếu tố thơng tin nói trên, mà tuy thuộc bởi các đặc trưng vận dụng để lập hồ sơ
và tình hình cụ thể của các văn bản trong hồ sơ đó. Cách thể hiện các yếu tố
thơng tin trong tiêu đề như sau:
24


- Tên loại văn bản
Nêu ở tiêu đề hồ sơ nhằm giới thiệu trong hồ sơ đó gồm có những loại văn bản
gì - nghị quyết, chỉ thị, báo cáo, thông báo…tên loại văn bản nêu ở tiêu đề hồ sơ
cịn có tác dụng phản ánh tính chất và tầm quan trọng của hồ sơ đó. Do vậy, tên
loại văn bản là một yếu tố thông tin cần được thể hiện chính xác ở tiêu đề.
Ví dụ:
- Nghị đinh, quyết định, thơng tư, kế hoạch, báo cáo của Chính phủ, Bộ lao
động Thương binh - Xã hội, Bộ Tài chính về vấn đề bảo hiểm xã hội. Năm 2000.
- Tác giả văn bản
Tác giả văn bản nêu ở tiêu đề nhằm giới thiệu các văn bản trong hồ sơ là của
những cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nào; đồng thời qua đó giúp người đọc nắm
hiểu được phần nào mức độ quan trọng và sự hoàn chỉnh của hồ sơ. Do vậy, khi
viết tiêu đề hồ sơ, tác giả văn bản cần được giới thiệu đầy đủ và chính xác. Tên
tác giả phải viết đầy đủ, không được viết tắt hay tên gọi tắt nếu cách viết tắt
hoặc gọi tắt đó chưa được chính thức thừa nhận.
Nếu tác giả là cá nhân thì phải nêu đầy đủ họ tên, cấp bậc, chức vụ để người
đọc hiểu được đầy đủ và chính xác về người làm ra văn bản đó.
Ví dụ:
Thư của Chủ tịch nước Trần Đức Lương gửi các cháu thiếu niên và nhi đồng
nhân ngày Thiếu nhi quốc tế ngày 1 tháng 6 năm 2010.
- Cơ quan giao dịch
Đối với hồ sơ lập theo đặc trưng cơ quan giao dịch thì tên các cơ quan (hoặc

cá nhân) có công văn trao đổi với nhau cần được nêu ở tiêu đề, để qua đó người
đọc biết được những cơ quan hoặc cá nhân có liên quan đến việc giải quyết vấn
đề được các văn bản trong hồ sơ đề cập.
Ví dụ:
Cơng văn trao đổi giữa Trường Chính trị tỉnh Yên Bái với Sở Nội vụ về đào
tạo đại học tại chức ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phịng. Năm 2004.
Tiêu đề hồ sơ trên có thể viết ngắn gọn hơn bằng cách không nêu đầy đủ tên
tác giả là cơ quan lập ra hồ sơ đó. Chẳng hạn, nếu hồ sơ trên được lập ở Trường
Chính trị tỉnh thì tiêu đề sẽ là:
+ Cơng văn trao đổi với Sở Nội vụ về đào tạo đại học tại chức ngành Lưu trữ
học và Quản trị văn phòng. Năm 2004.
Nếu hồ sơ ở Sở Nội vụ thì tiêu đề được viết như sau:
+ Công văn trao đổi với Trường Chính trị tỉnh về đào tạo đại học tại chức
ngành ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng. Năm 2004.
- Thời gian
25