Giáo trình Nhập môn công tác văn thư (Nghề: Văn thư hành chính - Trung cấp) - Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XƠ

GIÁO TRÌNH
MƠN HỌC: NHẬP MƠN CƠNG TÁC
VĂN THƯ
NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH
TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP
Ban hành kèm theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT ngày 12 tháng 12 năm
2019 của Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xơ

Ninh Bình, năm 2019

1


TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thơng tin có thể được
phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh
thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.
LỜI GIỚI THIỆU
Nhằm đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu chúng tôi tiến hành soạn giáo trình
Nhập mơn văn thư trong q trình soạn chúng tơi có sử dụng các tài liệu tham khảo:
Nghị định số:110/NĐ-CP ngày 08/4 /2004 của Chính phủ quy định về công
tác văn thư.
Lý luận và phương pháp công tác văn thư, Nhà Xuất bản Chính trị Quốc gia
của PGS Vương Đình Quyền.
Cơng văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 15/7/2005 của Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước.
Giáo trình nghiệp vụ cơng tác văn thư - Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ

Trung ương I năm 2006 (nay là Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội)
Tổ chức và quản lý văn bản - tập bài giảng của Trường Cao đẳng Văn thư
Lưu trữ Trung ương I (nay là Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội).
Nội dung và cách trình bày của giáo trình có vấn đề gì sai sót mong được sự đóng
góp ý kiến, xin chân thành cảm ơn.
Ngày 10 tháng 6 năm 2019
Tham gia biên soạn
Chủ biên: CN. Đinh Thanh Nghị

2


MỤC LỤC
Trang
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN ...................................................................................... 1
LỜI GIỚI THIỆU ...................................................................................................... 2
MỤC LỤC ................................................................................................................. 3
CHƯƠNG 1: KHÁI NIỆM, VỊ TRÍ, Ý NGHĨA VÀ YÊU CẦU ĐỐI VỚI CÔNG
TÁC VĂN THƯ ........................................................................................................ 6
1. Khái niệm công tác văn thư. ............................................................................... 6
2. Vị trí, của cơng tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức ..... 6
2.1. Công tác văn thư ........................................................................................... 6
2.2. Công tác lưu trữ ............................................................................................ 7
3. Ý nghĩa của công tác văn thư ............................................................................. 7
4. Yêu cầu của công của công tác văn thư. ............................................................ 8
4.1. Nhanh chóng ................................................................................................. 8
4.2. Chính xác ...................................................................................................... 8
4.3. Bí mật ........................................................................................................... 9
4.4. Hiện đại........................................................................................................ 9
5. Đối tượng của công tác văn thư.......................................................................... 9

CÂU HỎI: ............................................................................................................... 10
CHƯƠNG 2: NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ .............................................. 10
1. Xây dựng văn bản ............................................................................................. 11
1.1. Thu thập, xử lý thơng tin có liên quan; ...................................................... 12
1.2. Xử lý thông tin;........................................................................................... 12
1.3. Thảo văn bản. ............................................................................................. 12
1.4. Trình duyệt bản thảo ................................................................................... 12
1.5. Đánh máy, nhân bản ................................................................................... 12
2. Tổ chức, quản lý văn bản. ................................................................................ 17
2.1. Quản lý văn bản đến ................................................................................... 17
2.2. Tổ chức quản lý văn bản đi. ....................................................................... 30
3. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan .................................................... 40
3.1. Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức đối với công
tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành .................................... 40
3.2. Lập hồ sơ .................................................................................................... 42
3.3. Nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức............................ 42

3


4. Quản lý và sử dụng con dấu ............................................................................. 49
CÂU HỎI ................................................................................................................ 50
CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC QUẢN LÝ, ĐÀO TÀO VÀ TRÁCH NHIỆM CÔNG
TÁC VĂN THƯ ...................................................................................................... 51
1. Tổ chức quản lý công tác văn thư .................................................................... 51
1.1. Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư ........................................ 51
1.2. Các cơ quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư. 52
2. Trách nhiệm của cán bộ trong cơ quan, tổ chức đối với công tác văn thư. ..... 53
2.1. Trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan ............................................................. 54
2.2. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phịng hoặc phịng hành chính .................. 54

2.3. Trách nhiệm của công chức viên chức trong cơ quan với công tác văn thư.
........................................................................................................................... 55
2.4. Trách nhiệm của văn thư chuyên trách trong cơ quan. .............................. 55
3. Đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ văn thư ........................................ 56
3.1. Yêu cầu đối với cán bộ văn thư chuyên trách ............................................ 56
3.2. Các cơ sở đào tạo ........................................................................................ 59
CÂU HỎI ................................................................................................................ 59

4


GIÁO TRÌNH MƠN HỌC
Tên mơn học: Nhập mơn cơng tác văn thư
Mã mơn học: MH15
Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trị của mơn học:
- Nhập mơn cơng tác văn thư là môn học nghiệp vụ nghề đầu tiên quan trọng
trong chương trình đào tạo nghề văn thư, trang bị những kiến thức tổng hợp và
khái quát về công tác văn thư hành chính;
- Vai trị: Nhập mơn cơng tác văn thư là mơn học bắt buộc.
MỤC TIÊU MƠN HỌC:
- Về kiến thức: Trình bày được khái niệm, vị trí, ý nghĩa và u cầu đối với cơng
tác văn thư
Nêu được nội dung công tác văn thư;
- Về kỹ năng: Trình bày được trách nhiệm quản lý và thực hiện cơng tác văn thư
của các cơ quan;
Giải thích được trách nhiệm của cán bộ văn thư chuyên trách;
- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: Thể hiện thái độ cẩn thận,chính xác, tỷ mỷ,
bảo mật, yêu nghề.
Nội dung mơn học
CHƯƠNG 1: KHÁI NIỆM, VỊ TRÍ, Ý NGHĨA VÀ YÊU CẦU ĐỐI VỚI CÔNG

TÁC VĂN THƯ
CHƯƠNG 2: NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ
CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC QUẢN LÝ, ĐÀO TÀO VÀ TRÁCH NHIỆM CÔNG
TÁC VĂN THƯ

5


CHƯƠNG 1: KHÁI NIỆM, VỊ TRÍ, Ý NGHĨA VÀ YÊU CẦU ĐỐI VỚI
CƠNG TÁC VĂN THƯ
Mã chương: MH15.01
Mục tiêu:
- Trình bày được khái niệm, vị trí, ý nghĩa, yêu cầu của công tác văn thư
- Thể hiện thái độ cẩn thận, chính xác, tỷ mỷ, bảo mật, yêu nghề.
Nội dung chính:
1. Khái niệm cơng tác văn thư.
Cơng tác văn thư là tất cả các cơng việc có liên quan đến công văn giấy tờ,
bắt đầu từ khi thảo văn bản (đối với TL đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối với TL đến)
đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào LTCQ.
2. Vị trí, của cơng tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức
2.1. Công tác văn thư
Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản
lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ nhằm bảo đảm thông tin văn
bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. Có thể nói rằng, hầu hết các
hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành cơng việc hành chính hàng ngày đều gắn
liền với văn bản và điều đó cũng có nghĩa là gắn liền với công tác văn thư. Hầu
hết cán bộ, công chức trong cơ quan đều có tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào
việc soạn thảo và ban hành văn bản, cũng như lập hồ sơ về những việc được giao
giải quyết. Vì vậy chất lượng của cơng tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất
lượng và hiệu quả công việc của cơ quan, tổ chức, đồng thời cũng tạo nên bằng

chứng thể hiện sự minh bạch, trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức và cá nhân đối
với việc thực hiện, giải quyết công việc.
Những năm gần đây, công tác văn thư trong các cơ quan ngày càng được quan
tâm, củng cố. Các nghiệp vụ của công tác này ngày càng được quy định cụ thể,
đặc biệt là nghiệp vụ xây dựng và quản lý văn bản ở khâu văn thư hiện hành của
các cơ quan. Tuy nhiên, bên cạnh đó cơng tác này cũng đang tồn tại những hạn
chế, bất cập cần được quan tâm khắc phục để có thể đáp ứng được các yêu cầu
của hệ thống quản lý chất lượng. Điều này thể hiện ở những vấn đề như:
Chất lượng các văn bản hành chính được soạn thảo và sử dụng trong các
cơ quan cịn thấp. Việc thực hiện các quy trình xây dựng, thủ tục ban hành còn
chồng chéo, chưa thống nhất.
Việc quản lý văn bản đi, đến ở nhiều nơi còn chưa thực hiện theo đúng trình
tự. Việc xử, lý, theo dõi, kiểm tra chuyển giao, giải quyết văn bản còn chậm và thủ
công. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác văn thư cịn nhiều hạn chế

6


do cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin mới bắt đầu được hình thành và trình độ sử
dụng máy tính của cán bộ cịn yếu.
Cơng tác lập hồ sơ hiện hành chưa thực sự đi vào nề nếp. Tình trạng khơng
lập hồ sơ cơng việc hoặc nếu có lập hồ sơ thì cũng chưa đáp ứng được yêu cầu
vẫn còn diễn ra khá phổ biến. Việc quản lý, nộp lưu hồ sơ tài liệu chưa được thực
hiện nghiêm túc dẫn đến tình trạng các hồ sơ tài liệu có giá trị, cần lưu trữ chưa
được nộp lưu đúng thời hạn quy định, ở nhiều nơi tài liệu còn ở tình trạng tích
đống, phải đầu tư một khoản kinh phí không nhỏ để chỉnh lý, đánh giá, sắp xếp lại
tài liệu.
Giải quyết những vấn đề trên thông qua việc chuẩn hoá, áp dụng hệ thống quản lý
chất lượng là yêu cầu cấp thiết đối với công tác văn thư để góp phần thúc đẩy,
nâng cao hiệu quả, chất lượng hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước.

2.2. Cơng tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là các hoạt động có liên quan đến việc xác định giá trị, thu
thập, sắp xếp khoa học, bảo quản an tồn, làm cơng cụ tra cứu và tổ chức khai
thác, sử dụng phục vụ nhu cầu thông tin lưu trữ của các cơ quan, tổ chức và xã
hội. Trong những năm qua, được sự quan tâm chỉ đạo của Chính phủ các Bộ,
ngành và Ủy ban nhân dân các cấp tổ chức thực hiện công tác lưu trữ và đã đạt
được nhiều thành tích đáng kể. Một số văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ
được ban hành đã bước đầu tạo điều kiện đưa hoạt động lưu trữ đi vào nề nếp; tổ
chức lưu trữ và hệ thống kho lưu trữ từng bước được củng cố; tài liệu lưu trữ được
bảo vệ, bảo quản an toàn và đáp ứng ngày càng tốt hơn hoạt động quản lý, chỉ đạo,
điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức cũng như yêu cầu khai thác sử dụng
của xã hội. Tuy nhiên, bên cạnh đó, cơng tác lưu trữ của các cơ quan, tổ chức còn
nhiều bất cập chưa theo kịp yêu cầu của q trình đổi mới nền hành chính nhà
nước. Một số cơ quan, tổ chức chưa có sự quan tâm chỉ đạo đúng mức đối với
công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ, thể hiện ở chỗ chưa bố trí cán bộ đủ năng lực
đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ, trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ còn nghèo nàn,
dẫn đến chưa phát huy được tác dụng của nguồn lực thông tin trong tài liệu lưu trữ
trong cơng cuộc đổi mới nền hành chính nhà nước.
3. Ý nghĩa của công tác văn thư
Công tác Văn thư Giúp cho việc giải quýêt công việc của cơ quan được chóng
và chính xác, có năng xuất và chất lượng, đúng đường lối, chính sách, nguyên tắc
và chế độ, đồng thời bảo đảm quản lý công việc của cơ quan được chính xác và
chặt chẽ, góp phần nâng cao hiệu quả và thành tích hoạt động của cơ quan.
Đảm bảo cho việc cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động
của cơ quan một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác, đồng thời giữ gìn được bí mật
của cơ quan, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục hành chính
phục

7

vụ cho công cuộc đổi mới. Làm tốt công tác này, Góp phần tiết kiệm được cơng
sức, ngun vật liệu chế tác các trang thiết bị dùng trong quá trình ban hành văn
bản. Góp phần giữ lại các giấy tờ, bằng chứng về hoạt động của các cơ quan, của
các cá nhân, tập thể phục vụ tho hoạt động Thanh tra, kiểm tra. Góp phần giữ gìn
những tài liệu giá trị về mọi lĩnh vực phục vụ cho công tác tra cứu thông tin quá
khứ.
Cụ thể như sau:
- Làm tốt công tác văn thư là cơ sở đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý
của các cơ quan.
Cơ sở để ra các quyết định quản lý là các thông tin, thơng tin càng đầy đủ,
chính xác và nắm bắt kịp thời thì hoạt động quản lý càng có hiệu quả.
- Làm tốt cơng tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chất lương công
việc, công tác chung của cơ quan.
- Làm tốt công tác văn thư sẽ có tác dụng chống lại tệ quan liêu, tham nhũng,
tệ giấy tờ.
- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật cơ quan.
- Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ.
4. Yêu cầu của cơng của cơng tác văn thư.
Xuất phát từ vai trị, vị trí, ý nghĩa của cơng tác Văn thư đối với cơ quan, tổ
chức, văn thư giúp cho quản lý cơng việc của cơ quan nhanh chóng, đảm bảo cho
việc cung cấp thông tin cho hoạt động của các cơ quan được đầyđủ.
Từ đó giúp cho Văn phịng làm nhanh chóng cơng việc của mình, giúp cho q
trình tham mưu cho lãnh đạo, quản lý hậu cần được tốt hơn. Do đó, cơng tác Văn
thư địi hỏi những u cầu rất chặt chẽ sau:
4.1. Nhanh chóng
Trong bất kỳ một lĩnh vực hoạt động nào thì u cầu nhanh chóng có ý
nghĩa quan trọng trong quyết định sự thành công của cơ quan, tổ chức. Nhưng đối
với công tác Văn thư thì u cầu nhanh chóng được coi như là một nguyên tắc
trong hoạt động của cơ quan. Quá trình giải quyết công việc củacơ quan phụ thuộc

rất nhiều vào hoạt động của cơng tác Văn thư, nếu qtrình này diễn ranhanh
chóng thì thơng tin sẽ đến kịp thời với các đơn vị giải quyết văn bản và nó sẽ tạo
điều kiện nâng cao hiệu quả giải quyết công việc của cơ quan.
4.2. Chính xác
Cùng với u cầu nhanh chóng trong quá trình hoạt động Văn thư của cơ
quan, tổ chức thì u cầu chính xác cũng khơng kém phần quan trọng. Nội dung
của văn bản phải chính xác tuyệt đối theo yêu cầu giải quyết công việc không trái

8


với các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan, văn bản ban hành phải có đầy đủ
các thành phần thể thức do Nhà nước quy định. Về quy trình kỹ thuật, nghiệp vụ,
tất cả các khâu kỹ thuật nghiệp vụ của công tác Văn thư phải đảm bảo chính xác từ
viêc soạn thảo, đánh máy, đăng ký, chuyển giao đến tổ chức giải quyết và quản lý
văn bản đều phải theo những quy định của pháp luật.
4.3. Bí mật
Do xuất phát từ đặc thù của một số lĩnh vực hoạt động nhất định, nên trong
hoạt động của mình cơng tác Văn thư địi hỏi phải đảm bảo u cầu bí
mật để cho hoạt động của cơ quan được hiệu quả và giữ gìn được bí mật Nhà
nước.
Trong q trình xây dựng văn bản của cơ quan, tổ chức việc giải quyết văn
bản, bố trí làm việc của các cán bộ Văn thư của cơ quan phải đảm bảo yêu cầu đã
quy định trong bí mật Nhà nước. Giữ gìn bí mật của cơ quan tổ chức là sự thàng
cơng của mỗi cơ quan đó
4.4. Hiện đại
Cơng tác văn thư liên quan trực tiếp tới hoạt động của cơ quan và hiệu quả
của công tác này sẽ làm tăng hiệu quả hoạt động chung cho toàn bộ cơ quan. Do
đó, áp dụng cơng nghệ hiện đại vào cơng tác văn thư sẽ làm tăng hiệu quả công
việc và nâng cao hiệu quả chung của cơ quan. Yêu cầu hiện đại một mặt là áp

dụng các trang thiết bị hiện đại vào công việc, mặt khác là phải tiếp thu các
phương pháp công tác văn thư mới để nâng cao hiệu quả hoạt động chung cho cả
cơ quan.
5. Đối tượng của công tác văn thư
Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản;
quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ
quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư và trách nhiệm
của các đơn vị, cá nhân, tổ chức đối với cơng tác văn thư.
Hình thức tổ chức Văn thư có tầm ảnh hưởng khơng nhỏ đến tồn bộ quá
trình xử lý văn bản, giấy tờ cơ quan đến kết quả hoạt động của cơ quan
đến kết quả hoạt động của cơ quan, do đó trong từng cơ quan, tổ chức phải lựa
chọn hình thức cơng tác Văn thư cho phù hợp trên cơ sở phân tích cơ cấu tổ chức,
số lượng văn bản đi và đến, chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan. Có rất nhiều
hình thức tổ chức công tác Văn thư nhưng thông thường người ta áp dụng ba hình
thức tổ chức là hình thưc tổ ch ức tập trung, hình thức tổ chức phân tán và hình
thức tổ chức hỗn hợp.
Hình thức Văn thư tập trung: được áp dụng hầu hết các tác nghiệp chuyên
môn, công tác văn thư được tập trung giải quyết ở một đơn vị, hình thức này thơng

9


thường được áp dụng tại một cơ quan, đơn vị có cơ cấu phức tạp, có quy mơ nhỏ,
số lượng văn bản ít.
Hình thức văn thư phân tán: được áp dụng khi hầu hết các khâu nghiệp vụ
được giải quyết ở các sở đơn vị, tổ chức trực thuộc cơ quan, đơn vị có cơ cấu phức
tạp, nhiều văn bản đi và đến có nhiều cơ sở cách xa nhau.
Hình thức Văn thư hỗn hợp: được áp dụng khi một số khâu nghiệp vụ chủ yếu như
đánh máy, sao, in, đăng ký văn bản, tổ chức thực hiện ở một số nơi, còn các khâu
nghiệp vụ như theo dõi, giải quyết văn bản lưu trong quá trình thực hiện ở các đơn

vị, bộ phận khác của cơ quan, hình thức này thông thường được áp dụng tại các cơ
quan, tổ chức trong hệ thống hành pháp quản lý hành chính Nhà nước.
CÂU HỎI:
Câu 1: Trình bày khái niệm vị trí ý nghĩa của cơng tác văn thư?
Câu 2: trình bày các yêu cầu của công tác văn thư?

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG CƠNG TÁC VĂN THƯ
Mã chương: MH15.02
Mục tiêu:
-Trình bày được các hình thức văn bản.thể thức soạn thảo văn bản.

10


-Nghi được các mẫu sổ
-Thái độ :cẩn thận chính xác
1. Xây dựng văn bản
Các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức
bao gồm:
Văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy
phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều
của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 16 tháng 12 năm 2002;
Văn bản hành chính
Quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông cáo, thông báo, chương trình, kế
hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, cơng văn, cơng
điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép,
giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển;
Văn bản chuyên ngành
Các hình thức văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản
lý ngành quy định sau khi thoả thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ;

Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội
Các hình thức văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội do
người đứng đầu cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã
hội quy định.
Thể thức văn bản
Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính
Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm các
thành phần sau:
Quốc hiệu;
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;
Số, ký hiệu của văn bản;
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; Tên
loại và trích yếu nội dung của văn bản; Nội dung văn
bản;
Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
Dấu của cơ quan, tổ chức;

11


Nơi nhận;
Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật).
Đối với công văn, công điện, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi, phiếu
chuyển, ngoài các thành phần được quy định tại điểm a của khoản này, có thể bổ
sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-mail; số điện thoại, số Telex, số Fax.
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản do Bộ trưởng Bộ Nội vụ và Bộ
trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ quy định.
Thể thức văn bản chuyên ngành
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ
trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thoả thuận thống nhất với Bộ

trưởng Bộ Nội vụ.
Thể thức văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị
- xã hội do người đứng đầu cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức
chính trị - xã hội quy định.
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá
nhân nước ngồi được thực hiện theo thơng lệ quốc tế.
Việc soạn thảo văn bản khác được quy định như sau:
Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ
quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.
Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các cơng việc sau:
Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo;
1.1. Thu thập, xử lý thơng tin có liên quan;
1.2. Xử lý thông tin;
Sau khi thu thập được thông tin tiến hành xử lý thông tin để được thơng tin
chính xác tin cậy
1.3. Thảo văn bản.
Trên cơ sở thông tin đã được xử lý tiến hành thảo văn bản theo yêu cầu
1.4. Trình duyệt bản thảo
Sau khi soạn thảo văn bản xong trình bản thảo lên người có trách nhiệm
duyệt nếu cần sửa chữa sẽ sửa chữa
1.5. Đánh máy, nhân bản
Việc đánh máy, nhân bản văn bản phải bảo đảm những yêu cầu sau:
12


Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản. Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc khơng rõ ràng trong bản thảo thì
người đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản
thảo đó;

Nhân bản đúng số lượng quy định;
Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng
thời gian quy định.
Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và
chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản.
Chánh Văn phòng các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và ủy
ban nhân dân các cấp (sau đây gọi tắt là Chánh Văn phịng); Trưởng phịng Hành
chính ở những cơ quan, tổ chức khơng có văn phịng (sau đây gọi tắt là trưởng
phịng hành chính); người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ
chức quản lý công tác văn thư ở những cơ quan, tổ chức khác (sau đây gọi tắt là
người được giao trách nhiệm) phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể
thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản.
Ký văn bản
Ở cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan,
tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức. Người đứng đầu cơ
quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn bản thuộc
các lĩnh vực được phân công phụ trách.
Ở cơ quan, tổ chức làm việc chế độ tập thể
Đối với những vấn đề quan trọng của cơ quan, tổ chức mà theo quy định của
pháp luật hoặc theo điều lệ của tổ chức, phải được thảo luận tập thể và quyết định
theo đa số, việc ký văn bản được quy định như sau:
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn
bản của cơ quan, tổ chức;
Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác
được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản
theo uỷ quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân
công phụ trách.
Việc ký văn bản về những vấn đề khác được thực hiện như quy định
Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể uỷ quyền

cho một cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa uỷ quyền (TUQ.) một số văn
13


bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy định bằng văn
bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được uỷ quyền không được
uỷ quyền lại cho người khác ký.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phịng, Trưởng
phịng Hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn
bản. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động
hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.
Khi ký văn bản không dùng bút chì; khơng dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai.
Bản sao văn bản
Các hình thức bản sao được quy định tại Nghị định này gồm bản sao y bản
chính, bản trích sao và bản sao lục.
Thể thức bản sao được quy định như sau:
Hình thức sao: sao y bản chính hoặc trích sao, hoặc sao lục; tên cơ quan, tổ
chức sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ,
họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản;
nơi nhận.
Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục được thực hiện theo đúng
quy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý như bản chính.
Bản sao chụp cả dấu và chữ ký của văn bản không được thực hiện theo đúng
thể thức quy định, chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.

14


Phụ lục II
SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN

(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)
(Kèm theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5
năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phịng Chính phủ)

15


2
11

3

1
4
5b

5a
9a

10a
12

15- 20 mm

10b

30-35 mm
6

7a

9b
8

7c

13
7b
14
20-25 mm
Ghi chú:
Ô số

Thành phần thể thức văn bản

1

Quốc hiệu

2

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

3

Số, ký hiệu của văn bản

16


4

Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

5

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Trích yếu nội dung cơng văn hành chính

6

Nội dung văn bản

7

Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

7b, 7c
8

Dấu của cơ quan, tổ chức

9a, 9b

Nơi nhận

10a

Dấu chỉ mức độ mật

10b

Dấu chỉ mức độ khẩn

11

Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành

12

Chỉ dẫn về dự thảo văn bản

13

Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành

14

Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ Website;
số điện thoại, số Telex, số Fax

2. Tổ chức, quản lý văn bản.
Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận,
chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an tồn văn bản hình thành trong
hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức.
2.1. Quản lý văn bản đến
-Trình tự quản lý văn bản đến
Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức (sau đây
gọi chung là văn bản đến) phải được quản lý theo trình tự sau:
Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
Trình, chuyển giao văn bản đến;

Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
-Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơ quan,
tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Những văn bản đến không được đăng
ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải quyết.

17


Mẫu dấu “Đến”
50mm
TÊN CƠ QUAN,

30m
m

Số:
ĐẾN

Ngày:

..................
..........
Chuyển:
Hình dạng và kích thước
Dấu “Đến” phải được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 30mm x 50mm
Mẫu trình bày
Mẫu dấu “Đến” được trình bày như minh hoạ tại hình vẽ ở trên.

18

Hướng dẫn ghi các nội dung thông tin trên dấu “Đến” Số đến
Số đến là số thứ tự đăng ký văn bản đến. Số đến được đánh liên tục, bắt đầu
từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Ngày đến
Ngày đến là ngày, tháng, năm cơ quan, tổ chức nhận được văn bản (hoặc đơn,
thư), đóng dấu đến và đăng ký; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải
thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số, ví dụ: 05/02/04, 21/7/05,
31/12/05.
Giờ đến: đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn” và “Hoả tốc” (kể
cả “Hoả tốc” hẹn giờ”), cán bộ văn thư phải ghi giờ nhận (trong những trường hợp
cần thiết, cần ghi cả giờ và phút, ví dụ: 14.30).
c) Chuyển

Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết./

19


Phụ lục
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN (Kèm theo Công văn số 425/VTLTNNNVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)
Mẫu sổ
Sổ đăng ký văn bản đến phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm Bìa và
trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến (loại thường) được trình bày
theo minh hoạ tại hình vẽ dưới đây.
Ghi chú:
……………(1) ……………
……….….. (2) …………..

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

Năm: 20..(3)..
Từ ngày ..…....đến ngày

....(4).…...

Từ số ...…......đến số ..........

(5).…....

Quyển số: ..(6)..

20


(1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có);
(2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với sổ của đơn vị);
(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến;
(4): Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ;
(5): Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ;
(6): Số thứ tự của quyển sổ.
Trên trang đầu của các loại sổ cần có chữ ký của người có thẩm quyền và
đóng dấu trước khi sử dụng.
b) Phần đăng ký văn bản đến
Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x
297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu dưới đây:
Ngày

Số

Tác

đến

đến

giả

Số, ký Ngày
hiệu

tháng

Tên loại và trích

Đơn vị

ký

Ghi

yếu nội dung

hoặc người

nhận

chú

(8)

(9)

nhận
(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

Hướng dẫn đăng ký
Cột 1: Ngày đến. Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”, ví dụ:
05/02, 21/7, 31/12.
Cột 2: Số đến. Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”.
Cột 3: Tác giả. Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên,
địa chỉ của người gửi đối với đơn, thư.
Cột 4: Số, ký hiệu. Ghi số và ký hiệu của văn bản đến.
Cột 5: Ngày tháng. Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc ngày,
tháng, năm của đơn, thư. Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải
thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số, ví dụ: 05/02/04, 31/12/05.

Cột 6: Tên loại và trích yếu nội dung. Ghi tên loại (trừ cơng văn thì
khơng phải ghi tên loại) của văn bản đến (tên loại văn bản có thể được viết
tắt) và trích yếu nội dung. Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư khơng có
trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư
đó.

21


Cột 7: Đơn vị hoặc người nhận. Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn
bản đến căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có
thẩm quyền.
Cột 8: Ký nhận. Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
Cột 9: Ghi chú. Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (văn bản
không có số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, bản sao v.v...).
Sổ đăng ký văn bản mật đến
Mẫu sổ đăng ký văn bản mật đến cũng giống như sổ đăng ký văn bản
đến (loại thường), nhưng phần đăng ký có bổ sung cột “Mức độ mật” (cột 7)
ngay sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung” (cột 6).
Việc đăng ký văn bản mật đến được thực hiện tương tự như đối với văn
bản đến (loại thường) theo hướng dẫn tại khoản 2 của Phụ lục này; riêng ở
cột 7 “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”)
của văn bản đến; đối với văn bản đến độ “Tuyệt mật”, thì chỉ được ghi vào
cột trích yếu nội dung sau khi được phép người có thẩm quyền./.

22


Phụ lục SỔ ĐĂNG KÝ ĐƠN, THƯ
(Kèm theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục

Văn thư và Lưu trữ nhà nước)
1. Mẫu sổ
Sổ đăng ký đơn, thư phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm a) Bìa
và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ
đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ đăng ký đơn, thư”.
b) Phần đăng ký đơn, thư
Phần đăng ký đơn, thư được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x
297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau:
Ngày

Số

Họ

Ngày

Trích yếu

đến

đến

tên, địa

tháng

nội dung

chỉ người

Đơn vị

Ký

hoặc người nhận

Ghi
chú

nhận

gửi
(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

2. Hướng dẫn đăng ký

Cột 1: Ngày đến. Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”, ví dụ:
05/02, 21/7, 31/12.
Cột 2: Số đến. Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”. Số đến là số thứ tự đăng
ký của đơn, thư mà cơ quan, tổ chức nhận được (nếu đơn, thư được ghi số đến và
đăng ký riêng) hoặc số thứ tự đăng ký của văn bản đến nói chung (nếu đơn, thư
được lấy số đến và đăng ký chung với các loại văn bản đến khác).
Cột 3: Họ tên, địa chỉ người gửi. Ghi đầy đủ, chính xác họ và tên, địa chỉ, số
điện thoại (nếu có) của người gửi đơn, thư.
Cột 4: Ngày tháng. Ghi theo ngày, tháng, năm được ghi trên đơn, thư. Đối với
những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng
hai chữ số, ví dụ: 05/02/04, 31/12/05. Trường hợp trên đơn, thư khơng ghi ngày
tháng thì có thể lấy ngày, tháng, năm theo dấu bưu điện nhưng cần có ghi chú cụ
thể.

23


Cột 5: Trích yếu nội dung. Ghi theo trích yếu nội dung được ghi trên đơn,
thư. Trường hợp đơn, thư khơng có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội
dung của đơn, thư đó.
Cột 6: Đơn vị hoặc người nhận. Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận đơn, thư
căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.
Cột 7: Ký nhận. Chữ ký của người trực tiếp nhận đơn, thư.
Cột 8: Ghi chú. Ghi những điểm cần thiết về đơn, thư như đơn, thư lần thứ
…; đơn, thư không ghi ngày tháng, v.v...)./.
- Trình, chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến phải được kịp thời trình cho người có trách nhiệm và chuyển
giao cho các đơn vị, cá nhân giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn
phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ gìn bí mật nội dung

văn bản.
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời
văn bản đến. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được giao chỉ đạo giải
quyết những văn bản đến theo sự uỷ nhiệm của người đứng đầu và những văn bản
đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
Căn cứ nội dung văn bản đến, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn
vị hoặc cá nhân giải quyết. Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải
quyết văn bản đến theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của
cơ quan, tổ chức.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phịng, Trưởng
phịng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện những cơng việc
sau:
Xem xét tồn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng, khẩn cấp;
Phân văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân giải quyết;
Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

24


PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
(Kèm theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước)
1. Mẫu phiếu
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT
NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

25