BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XƠ
GIÁO TRÌNH
MƠ ĐUN: SOẠN THẢO VĂN BẢN 1
NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH
TRÌNH ĐỘ CAO ĐẲNG
Ban hành kèm theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT, ngày 12 tháng 12 năm 2019
của Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xơ
Ninh Bình, năm 2019
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thơng tin có thể được
phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham
khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh
doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.
LỜI GIỚI THIỆU
Trong công tác quản lý nhà nước nói chung, để truyền đạt các thơng tin
trong hoạt động quản lý và ra những quyết định quản lý có hiệu lực và hiệu quả
cần phải sử dụng các hình thức văn bản quản lý khác nhau. Văn bản quản lý
được các cơ quan sử dụng làm phương tiện hữu hiệu để thực hiện các chức
năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao.
Để kịp thời đáp ứng như cầu thực tiễn đào tạo các hệ đào tạo trong ngành
Văn thư Hành chính và thay mới cho các tập bài giảng Giáo trình trước đây. Các
tác giả đã chọn lọc những thông tin mới, các quy định mới nhất để đưa vào giáo
trình, có kế thừa và tham khảo nội dung của các tập bài giảng, giáo trình chun
mơn của trường.
Nội dung cơ bản của giáo trình gồm: 4 bài như sau:
Bài 1: Những kiến thức chung về văn bản
Bài 2: Thể thức văn bản quản lý nhà nước
Bài 3: Những vấn đề cơ bản về kỹ thuật soạn thảo văn bản
Bài 4: Soạn thảo một số văn bản hành chính thơng dụng
Với quan điểm nội dung của giáo trình phải được trình bày ngắn gọn, cơ
đọng những vấn đề cơ bản nhất nên tất nhiên sẽ không tránh khỏi sự hạn chế,
khiếm khuyết nhất định. Vì vậy rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của
đồng nghiệp và các bạn quan tâm để giáo trình được hoàn thiện.
Xin trân trọng cảm ơn.
Ngày 20 tháng 05 năm 2019
Tham gia biên soạn
Chủ biên: GV. Trương Thị Trang
1
MỤC LỤC TRANG
LỜI GIỚI THIỆU ............................................................................................... 1
MÔ ĐUN: SOẠN THẢO VĂN BẢN 1 .............................................................. 5
BÀI 1: NHỮNG KIẾN THỨC CHUNG ........................................................... 6
VỀ VĂN BẢN ...................................................................................................... 6
1. Khái niệm, đặc điểm, chức năng của văn bản .............................................. 6
1.1. Khái niệm ....................................................................................................... 6
1.2. Đặc điểm......................................................................................................... 6
1.3. Chức năng của văn bản .................................................................................. 7
2. Phân loại văn bản ............................................................................................ 9
2.1. Mục đích của việc phân loại văn bản ............................................................. 9
2.2. Một số tiêu chí chủ yếu để phân loại văn bản ................................................ 9
3. Chức năng và thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản.................... 12
3.1. Chức năng..................................................................................................... 12
3.2. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý nhà nước ................. 12
4. Câu hỏi ôn tập................................................................................................ 13
BÀI 2: THỂ THỨC VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ............................. 14
1. Khái niệm, tác dụng của thể thức văn bản ................................................. 14
1.1. Khái niệm thể thức văn bản.......................................................................... 14
1.2. Tác dụng của thể thức văn bản ..................................................................... 15
2. Vị trí, ý nghĩa, kỹ thuật trình bày từng phần trong thể thức của văn bản
quản lý nhà nước ............................................................................................... 15
2.1. Quốc hiệu ..................................................................................................... 15
2.2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản ....................................................... 16
2.3. Số, ký hiệu của văn bản................................................................................ 17
2.4. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản ......................................... 20
2.5. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản ................................................. 22
2.6. Nội dung văn bản ......................................................................................... 22
2.7. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền ............... 24
2.8. Dấu của cơ quan, tổ chức ............................................................................. 26
2.9. Nơi nhận ....................................................................................................... 26
2.10. Các thành phần thể thức khác .................................................................... 27
3. Câu hỏi ôn tập ................................................................................................ 31
BÀI 3: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KỸ THUẬT ................................... 32
2
SOẠN THẢO VĂN BẢN .................................................................................. 32
1. Khái niệm và nội dung của kỹ thuật soạn thảo văn bản ........................... 32
1.1. Khái niệm, yêu cầu của kỹ thuật soạn thảo văn bản .................................... 32
1.2. Nội dung của kỹ thuật soạn thảo văn bản .................................................... 34
1.3. Quy trình soạn thảo văn bản......................................................................... 34
2. Phương pháp xây dựng bố cục nội dung văn bản ...................................... 36
2.1. Phương pháp xây dựng bố cục nội dung văn bản mang tính chất quy định,
quyết định ............................................................................................................ 36
2.2. Phương pháp xây dựng bố cục nội dung văn bản khơng mang tính chất quy
định, quyết định. .................................................................................................. 39
3 .Văn phong văn bản quản lí Nhà nước......................................................... 42
3.1. Khái niệm ..................................................................................................... 42
3.2. Đặc điểm của văn phong hành chính-cơng vụ ............................................. 42
3.3. Cách hành văn và xưng hô trong văn bản .................................................... 44
3.4. Kỹ thuật cú pháp .......................................................................................... 46
BÀI 4: SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN THÔNG DỤNG ....................... 51
1. Soạn thảo Quyết định (hành chính cá biệt) ................................................ 51
1.1. Khái niệm ..................................................................................................... 51
1.2. Đặc điểm của văn bản quyết định ................................................................ 51
1.3. Phạm vi sử dụng ........................................................................................... 51
1.4. Kỹ thuật soạn thảo ........................................................................................ 51
1.5. Thực hành soạn thảo .................................................................................... 53
2. Soạn thảo cơng văn hành chính ................................................................... 54
2.1. Khái niệm văn bản công văn ........................................................................ 54
2.2. Đặc điểm của văn bản công văn................................................................... 55
2.3. Phạm vi sử dụng ........................................................................................... 55
2.4. Kỹ thuật soạn thảo ........................................................................................ 55
2.5. Thực hành soạn thảo .................................................................................... 57
3. Soạn thảo thông báo ...................................................................................... 59
3.1. Khái niệm văn bản thông báo....................................................................... 59
3.2. Đặc điểm của văn bản thông báo ................................................................. 60
3.3. Phạm vi sử dụng ........................................................................................... 60
3.4. Kỹ thuật soạn thảo ........................................................................................ 60
3.5. Thực hành soạn thảo .................................................................................... 62
3
4. Soạn thảo báo cáo .......................................................................................... 62
4.1. Khái niệm văn bản báo cáo .......................................................................... 62
4.2. Đặc điểm của văn bản báo cáo ..................................................................... 63
4.3. Phạm vi sử dụng ........................................................................................... 63
4.4. Kỹ thuật soạn thảo ........................................................................................ 64
4.5. Thực hành soạn thảo .................................................................................... 66
TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................ 68
4
GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN
Tên mơ đun: SOẠN THẢO VĂN BẢN 1
Mã mơ dun: MĐ17
Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trị của mơ đun:
- Vị trí: Soạn thảo văn bản 1 là mơ đun trong chương trình đào tạo nghề Văn thư
hành chính và được bố trí vào học kỳ 1 năm thứ nhất.
- Tính chất: Là mơ đun chun mơn.
- Ý nghĩa và vai trị của mơ đun: là mô đun quan trọng cung cấp cho học sinh kiến
thức liên quan tới văn bản, thể thức cũng như kỹ thuật trình bày văn bản. Giúp
học sinh nhận biết, khơng cịn bỡ ngỡ khi học mơ đun Soạn thảo văn bản 2.
Mục tiêu của mô đun:
- Về kiến thức:
+ Trình bày được các loại văn bản, thẩm quyền ban hành, cách phân loại văn bản.
+ Trình bày được các thành phần thể thức trong văn bản.
+ Trình bày được những nội dung cơ bản của văn bản quy phạm pháp luật và
văn bản hành chính.
+ Trình bày được khái niệm, đặc điểm, phân loại hợp đồng.
- Về kỹ năng:
+ Phát hiện được những văn bản sai thể thức; văn bản ban hành sai thẩm quyền.
+ Phân loại được các loại văn bản trong hệ thống văn bản quản lý.
+ Vận dụng các kiến thức đã học để soạn thảo hoàn chỉnh các loại văn bản.
- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:
+ Thể hiện được tính nghiêm túc, cẩn thận, đúng mực.
+ Tuân thủ các quy định hiện hành quy định về văn bản.
Nội dung của mô đun:
Bài 1: Những kiến thức chung về văn bản
Bài 2: Thể thức văn bản quản lý nhà nước
Bài 3: Những vấn đề cơ bản về kỹ thuật soạn thảo văn bản
Bài 4: Soạn thảo một số văn bản hành chính thơng dụng
5
BÀI 1: NHỮNG KIẾN THỨC CHUNG VỀ VĂN BẢN
Mã bài: MĐ17.01
Mục tiêu:
- Trình bày được các khái niệm, chức năng của văn bản quản lý, phân loại văn
bản quản lý theo các đặc trưng;
- Xác định được chức năng và thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản.
- Thể hiện được tính nghiêm túc, cẩn thận, đúng mực.
Nội dung chính:
1. Khái niệm, đặc điểm, chức năng của văn bản
1.1. Khái niệm
Văn bản còn được hiểu theo nhiều cách khác:
- Theo nghĩa rộng:
Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng các ký hiệu hay
ngôn ngữ nhất định (ngôn ngữ được ghi lại dưới dạng chữ viết).
Với cách hiểu rộng như vậy, văn bản cịn có thể gọi là vật mang tin được ghi
bằng ký hiệu ngôn ngữ (chủ yếu là chỉ chữ viết)
- Theo nghĩa hẹp:
Văn bản là khái niệm dùng để chỉ công văn giấy tờ, tài liệu hình thành trong
hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
+ Công văn dùng để chỉ các văn bản do các cơ quan, xí nghiệp ban hành theo
một thể thức nhất định (tức là phải tuân theo những quy định nhất định về hình
thức và nội dung của văn bản): Quốc hiệu, cơ quan ban hành,số, kí hiệu, địa
danh, ngày tháng… ban hành, chữ ký, con dấu cơ quan…
+ Giấy tờ là những văn bản hình thành trong các cơ quan, xí nghiệp nhưng nó
khơng phải là cơng văn (tức là nó khơng theo thể thức chung) như: đơn từ của cá
nhân, những loại sổ sách…
- Nghĩa chung nhất:
Văn bản là một phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng một ngôn
ngữ hay kí hiệu nhất định. Tuỳ theo lĩnh vực cụ thể của đời sống xã hội và quản
lý nhà nước mà văn bản có những nội dung và hình thức khác nhau.
1.2. Đặc điểm
1.2.1. Đặc điểm
Văn bản có những đặc điểm cơ bản sau:
- Văn bản phải được thể hiện bằng ngơn ngữ viết thơng qua hệ thống kí hiệu,
kí tự nhất định.
- Ngơn ngữ viết, các kí hiệu, kí tự phải được thể hiện trên một chất liệu
chuyên môn nhất định (vật liệu ghi tin)
- Thể hiện ý chí của chủ thể ban hành hướng tới chủ thể tiếp nhận.
- Văn bản có nội dung và hình thức khác nhau tuỳ thuộc vào lĩnh vực của đời
sống xã hội mà nó phản ánh.
1.2.2. Yêu cầu
Thứ nhất, văn bản được ban hành phải đúng thẩm quyền và hình thức.
6
Thứ hai, nội dung văn bản phải chỉ rõ phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp
dụng và những vấn đề được điều chỉnh hoặc giải quyết phải phù hợp với Hiến
pháp, pháp luật và phải có tính khả thi;
Thứ ba, văn bản phải được ban hành theo trình tự, thủ tục luật định hoặc đúng
quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
Thứ tư, VB phải được thực hiện theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản.
Thứ năm, văn bản phải được diễn đạt theo đúng ngôn ngữ và văn phong hành
chính với các đặc tính cơ bản sau đây:
- Tính chính xác: Sự chính xác của văn bản không chỉ thể hiện ở số liệu, ở sự
viện dẫn các căn cứ pháp lý trong văn bản mà còn được thể hiện ở việc sử dụng
từ ngữ, viết câu và sắp xếp bố cục. Từ ngữ sử dụng cần thể hiện nhất quán trong
văn bản; sử dụng từ đơn nghĩa. Nếu sử dụng từ chuyên môn cần phải được giải
thích rõ trong văn bản. Câu văn phải được viết ngắn gọn, rõ ý. Bố cục phải chặt
chẽ, lơgíc.
- Tính phổ thơng: Đối tượng tiếp nhận của văn bản, nhất là văn bản quy phạm
pháp luật là tất cả các giai tầng trong xã hội. Vì vậy, ngơn ngữ biểu đạt phải
mang tính phổ thơng, đại chúng, dễ hiểu, dễ nhớ, dễ tiếp thu đối với quần chúng
nhân dân. Tuy nhiên, cần tránh việc sử dụng ngôn ngữ suồng sã, khẩu ngữ, tiếng
lóng, tiếng địa phương, các từ nước ngồi chưa được Việt hố ở phạm vi tồn
quốc.
- Tính khách quan: Văn bản phải được trình bày khách quan, nhân danh cơ
quan, tổ chức cho dù văn bản đó do một người hoặc một số người soạn thảo.
- Tính lịch sự: Văn bản hành chính là tiếng nói của cơ quan, tổ chức nên lời
văn phải lịch sự thể hiện sự tôn trọng các chủ thể thi hành hoặc thể hiện nét đẹp
trong văn hoá giao tiếp và qua đó làm tăng uy tín của cơ quan, tổ chức ban hành
văn bản.
- Tính khn mẫu: Tính khn mẫu của văn bản được thể hiện rõ nét trong
quy định về bố cục văn bản; về kỹ thuật trình bày văn bản và trong việc sử dụng
các cụm thông dụng. Điều đó chẳng những tạo điều kiện thuận lợi cho người
soạn thảo văn bản mà còn giúp cho người tiếp nhận văn bản dễ dàng đón bắt
thơng tin cần thiết.
1.3. Chức năng của văn bản
1.3.1. Chức năng thông tin
Văn bản được sản sinh ra trước hết do nhu cầu giao tiếp, như vậy chức năng
thơng tin có ở tất cả các loại văn bản. Đây là chức năng được nói đến đầu tiên,
trước nhất và cũng là chức năng quan trọng nhất bởi vì thơng qua chức năng này
các chức năng khác mới được thể hiện.
Thông tin chứa trong văn bản quản lí Nhà nước khác với mọi dạng thơng tin
khác: Nó là thơng tin mang tính chính thống, bền vững và độ chính xác cao, nó
hướng mọi người đến hành động do Nhà nước đặt ra.
Chức năng thông tin của văn bản thể hiện qua mấy mặt sau:
+ Ghi lại các thông tin quản lý;
7
+ Truyền đạt các thông tin quản lý từ nơi này đến nơi khác trong hệ thông
quản lý hay từ cơ quan đến cá nhân;
+ Giúp cơ quan thu nhận thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý;
+ Giúp các cơ quan đánh giá các thông tin thu được qua các hệ thông truyền
đạt thông tin khác nhau;
Thông tin chứa đựng trong văn bản thể hiện dưới dạng : Thông tin quá khứ;
thông tin hiện hành; thông tin dự báo.
Thông tin trong văn bản phải thoả mãn yêu cầu đầy đủ, chính xác, kịp thời.
1.3.2. Chức năng pháp lý
Chức năng này chỉ có ở văn bản Quản lí Nhà nước, điều đó phản ánh nội
dung văn bản Quản lí Nhà nước (đặc biệt là văn bản Quy phạm pháp luật); nó
chứa đựng các quy phạm, các quy định, các tiêu chuẩn, các chế độ chính sách.
Tất cả các điều ấy làm cơ sở cho các cơ quan Nhà nước thực thi cơng vụ.
Chức năng pháp lí của văn bản nó cho phép trong trật tự pháp lí của nó thì
cơng dân được làm tất cả những gì mà pháp luật không cấm, đồng thời nêu các
quyền và nghĩa vụ của công dân. Mặt khác chức năng này làm cơ sở để tổ chức
bộ máy Nhà nước, đề xây dựng biên chế, quy định chức năng, nhiệm vụ của
từng cơ quan trong bộ máy.
Có thể hiểu một cách ngắn gọn chức năng pháp lý của văn bản là:
- Nó làm căn cứ cho hoạt động quản lý, đồng thời làm sợi dây ràng buộc trách
nhiệm của cơ quan Nhà nước về những vấn đề xã hội mà các cơ quan Nhà nước
với tư cách là chủ thể quản lí lĩnh vực ấy.
- Nó là cơ sở pháp lí để cơng dân thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình
Chức năng này được thể hiện ở những phương diện dưới đây:
- Ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ về mặt luật pháp tồn tại trong
xã hội
- Là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đoàn thể…
- Là sản phẩm của sự vận dụng các quy phạm pháp luật vào đời sống thực tế,
vào quản lý NN và quản lý xã hội, phản ánh quá trình giải quyết các nhiệm vụ
trên phương diện pháp lý theo quy định của pháp luật hiện hành.
1.3.3. Chức năng quản lý và điều hành
Đây là chức năng có ở những văn bản được sản sinh ra trong mơi trường quản
lí. Chức năng quản lí của văn bản được thể hiện ở việc chúng tham gia vào tất cả
các giai đoạn của q trình quản lí. Quản lí là một q trình gồm nhiều khâu từ:
hoạch định, xây dựng tổ chức, xây dựng biên chế, ra quyêt định, tổ chức thực
hiện quyết định, kiểm tra đánh giá. Trong tất cả các khâu nói trên khâu nào cũng
cần có sự tham gia của văn bản. Trong hoạt động quản lí của xã hội hiện đại thì
mọi quyết định quản lí đều phải thể hiện bằng văn bản. Như vậy văn bản là một
công cụ đầy hiệu lực trong một q trình quản lí.
Văn bản là yếu tố tạo nên quan hệ giữa các cơ quan thuộc bộ máy quản lý
NN, là yếu tố hợp thức hóa các hoạt động quản lý của các cơ quan này.
8
2. Phân loại văn bản
2.1. Mục đích của việc phân loại văn bản
Việc phân loại văn bản có vai trị rất quan trọng, giúp cho người soạn thảo
văn bản lựa chọn loại văn bản phù hợp với mục đích sử dụng của mình, vì mỗi
loại văn bản khác nhau thường có nội dung, hình thức và chức năng khác nhau.
Văn bản phân loại theo nhiều cách dựa vào nhiều tiêu chí như tính chất của
văn bản, chủ thể ban hành văn bản, chức năng của văn bản, thuộc tính pháp lý
của văn bản, hình thức của văn bản.
2.2. Một số tiêu chí chủ yếu để phân loại văn bản
2.2.1. Phân loại theo chủ thể ban hành văn bản
a. Các văn bản quy phạm pháp luật
Các hình thức và thẩm quyền ban hành vãn bản quy phạm pháp luật là:
- Quốc hội ban hành: hiến pháp, luật, bộ luật, nghị quyết.
- Ủy ban thường vụ quốc hội: pháp lệnh, nghị quyết.
- Chủ tịch nước: lệnh, quyết định.
- Chính phủ: nghị quyết, nghị định.
- Thủ tướng chính phủ: quyết định, chỉ thị.
- Các Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc
Chính phủ: quyết định, chỉ thị, thơng tư.
- Hội đồng thẩm phán tòa án nhân dân tối cao: nghị quyết.
- Viện trưởng viện kiểm sát nhân dàn tối cao: quyết định, chỉ thị, thông tư.
- Hội đồng nhân dân các cấp: nghị quyết.
- UBN.D các cấp: quyết định, chỉ thị.
- Ngoài ra, các cơ quan Nhà nước có thể phối hợp với nhau hoặc với các tổ
chức chính trị - xã hội khác để ban hành thơng tư liên tịch để giải thích, hướng
dẫn thực hiện một văn bản nào đó của cơ quan Nhà nước cấp trên.
b. Các văn bản hành chính
Những văn bản cũng do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành nhưng
khơng có đầy đủ các yếu tố của văn bản quy phạm pháp luật nêu trên, nhằm để
giải quyết những vụ việc cụ thể đối với những đối tượng cụ thể, thì được coi là
vãn bản hành chính.
Văn bản hành chính nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật, giải
quyết những tác nghiệp cụ thể của hoạt động quản lý; thơng tin, báo cáo tình
hình lên cấp trên; chỉ đạo hướng dẫn đôn đốc, kiểm tra cấp dưới; trao đổi giao
dịch, liên hệ công việc giữa các cơ quan, đơn vị; thông tin, ghi chép những công
việc thuộc nội bộ cư quan.
Các hình thức văn bản hành chính được ban hành và sử dụng ở các cơ quan
Nhà nước Việt Nam hiện nay bao gồm:
- Thơng cáo: hình thức vãn bản cao nhất của cơ quan Nhà nước để công bố
với nhân dân về một quyết định, một sự kiện quan trọng nào đó.
9
- Thơng báo: hình thức văn bản của một tổ chức hoặc cơ quan dùng để thông
tin cho cơ quan, tổ chức cấp dưới hoặc ngang cấp về tình hình hoạt động hoặc
vấn để khác để biết, để thực hiện.
- Chương trình: dùng để trình bày dự kiến về một loạt những hoạt động trong
một khoảng thời gian nhất định.
- Kế hoạch cịng tác: trình bày có hệ thống dự kiến về việc tổ chức thực hiện
nhiệm vụ công tác hoặc công việc trong một thời gian nhất định.
- Đề án: dùng để trình bày hệ thống ý kiến về một việc cần làm, cần nêu ra để
thảo luận, thông qua, xin ý kiến…
- Báo cáo: gửi cấp trên đế tường trình hoặc xin ý kiến về một số vấn đề, vụ
việc nhất định để sơ kết/tổng kết công tác đã qua hoặc dự kiến sắp tới của một
cơ quan, tổ chức; để trình bày một vấn đề, sự việc, một đề tài trước hội nghị hay
trước một/một sô cơ quan có trách nhiệm.
- Tờ trình: đề xuất với cấp trên phê chuẩn một chủ trương, phương án công
tác; một chính sách, chế độ, tiêu chuẩn, định mức hoặc sửa đổi, bổ sung chế độ,
chính sách hiện hành.
- Biên bản: để ghi lại một phần hay đầy đủ diễn biến, kết quả của một hội
nghị, cuộc họp; ghi lại những vụ việc xảy ra có xác nhận của đương sự và những
người làm chứng liên quan đến vụ việc đó.
- Công điện: dùng để thông tin hoặc truyền đạt mệnh lệnh của một tổ chức
hoặc của người có thẩm quyền trong những trường hợp khẩn cấp.
- Hợp đồng: dùng để ghi lại kết quả đã được thỏa thuận giữa các cơ quan với
nhau, giữa cơ quan với cá nhân về một việc nào đó, trong đó ghi rõ quyền lợi và
nghĩa vụ mà các bên ký kết hợp dồng phải thực hiện và các biện pháp xử lý khi
các bên không thực hiện đúng hợp đồng.
- Công văn: sử dụng vào việc giao dịch giữa các cơ quan Nhà nước, các tổ
chức chính trị - xã hội với nhau và với công dân để thực hiện chức nãng nhiệm
vụ của mình.
- Giấy chứng nhận: cấp cho cán bộ cơng nhân viên khi đi liên hệ, giao dịch
để thực hiện nhiệm vụ được giao hoặc giải quyết các công việc của bản thân.
- Giấy đi đường: cấp cho các cá nhân khi được cử đi cơng tác dùng để tính
tiền phụ cấp trong thời gian được cử đi công tác.
- Giấy nghỉ phép: cấp cho cán bộ công nhân viên khi được nghi phép xa nơi
công tác, dùng thay giấy đi đường và làm căn cứ để thanh toán tiền đi đường.
- Giấy mời: dùng để mời đại diện của cơ quan hoặc cá nhân tham dự một
cơng việc nào đó.
- Phiếu gửi: hình thức văn bản kèm theo văn bản đi (công văn đi). Người nhận
văn cho việc vãn bản đã đến đúng nơi nhận văn bản bản có nhiệm vụ ký xác
nhận vào phiếu gửi trả lại cho cơ quan gửi làm bằng chứng
10
2.2.2. Phân loại theo nguồn gốc của văn bản
- Văn bản đi: Văn bản mà cơ quan đơn vị ban hành gửi đi, các cơ quan khác
là đối tượng tiếp nhận.
- Văn bản đến: Gồm các văn bản do đơn vị cơ quan khác ban hành gửi tới.
- Văn bản lưu hành nội bộ: Văn bản ban hành chỉ sử dụng trong cơ quan đó
khơng gửi đi, khơng có giá trị ngoài cơ quan.
2.2.3. Phân loại theo nội dung và phạm vi sử dụng của văn bản
- Phân loại theo nội dung:
+ Văn bản kinh tế: về thị trường chứng khoán, đất đai…
+ Văn bản ngoại giao
+ Văn bản kỹ thuật: về xây dựng nhà cửa, cầu đường, trắc địa, thủy văn…
- Phân loại theo phạm vi sử dụng:
+ Văn bản lưu chuyển rộng rãi: Mọi đối tượng đều có thể tiếp nhận
+ Văn bản lưu hành nội bộ: Văn bản chỉ những đối tượng liên quan mới có
quyền tiếp nhận.
2.2.4. Phân loại theo tính chất cơ mật và phạm vi phổ biến của văn bản
- Văn bản mang tính chất mật: Sử dụng trong phạm vi hẹp, có nội dung bí
mật nhà nước, cơ quan kinh tế, chính trị, quốc phòng… ở các mức độ: mật. tuyệt
mật.
- Văn bản sử dụng rộng rãi: Phổ biến cho mọi đối tượng tiếp nhận.
2.2.5. Phân loại theo hiệu lực pháp lý của văn bản
a. Văn bản quy phạm pháp luật
Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm
quyền ban hành theo thủ tục và trình tự luật định, trong đó có các quy tắc xử sự
chung, được nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội
theo định hướng xã hội chủ nghĩa.
Gồm: Hiến pháp, Pháp lệnh, Luật, Nghị định, Nghị quyết, Nghị quyết liên
tịch, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Thơng tư liên tịch.
Ví dụ: Hiến pháp nước Cộng Hịa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam năm 2013.
( Quy định tại Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015)
b. Văn bản cá biệt
Văn bản cá biệt là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành
theo trình tự, thủ tục nhất định, đưa ra các quy tắc xử sự riêng đối với một hoặc
một nhóm đối tượng nhằm giải quyết cơng việc cụ thể, phù hợp với chức năng
quyền hạn.
Gồm : Quyết định cá biệt, chỉ thị cá biệt, điều lệ, quy chế, quy định.
Ví dụ: Quyết định của Bộ trưởng Bộ nơng nghiệp & Phát triển nông thôn
về việc khen thưởng các đơn vị, cá nhân có thành tích cao trong cơng tác thi đua
trong năm học 2015-2016.
c. Văn bản hành chính thơng thường
Văn bản hành chính thơng thường là loại văn bản mang thông tin, điều hành,
thực thi các văn bản quy phạm pháp luật, hoặc dùng để giải quyết các công việc
cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép các công việc trong các
cơ quan tổ chức.
11
Gồm: Kế hoạch, quy hoạch, chương trình, chiến lược, đề án, thơng báo, báo
cáo, cơng văn, tờ trình, giấy mời, biên bản…
Ví dụ: Thơng báo tuyển dụng viên chức năm 2016 của trường Cao đẳng
nghề Cơ Điện Xây Dựng Việt Xô.
d. Văn bản chuyên ngành
Văn bản chuyên ngành là văn bản thể hiện chun mơn nghiệp vụ mang tính
chất đặc thù của một ngành hoặc một lĩnh vực công tác nhất định.
Gồm: Quy định, quyết định, cơng văn, các hóa đơn, séc, văn bằng, chứng chỉ.
Ví dụ:
Văn bản ngoại giao: Cơng hàm, hiệp định, hiệp ước…
Văn bản tài chính: Phiếu thu, phiếu chi, báo cáo quyết toán…
Văn bản tư pháp: Cáo trạng, quyết định khởi tố, án văn…
3. Chức năng và thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản
3.1. Chức năng
- Nó làm căn cứ cho hoạt động quản lý, đồng thời làm sợi dây ràng buộc trách
nhiệm của cơ quan Nhà nước về những vấn đề xã hội mà các cơ quan Nhà nước
với tư cách là chủ thể quản lí lĩnh vực ấy.
- Nó là cơ sở pháp lý để công dân thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình
3.2. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý nhà nước
- Thầm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý nhà nước ở cấp trung
ương: Quốc hội, Ủy ban thường vụ quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Thủ
tướng chính phủ…
- Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý nhà nước ở cấp địa
phương:
Theo quy định của Luật năm 2015, hình thức VBQPPL do HĐND ban hành là
nghị quyết, UBND ban hành là quyết định.
Thứ nhất, Luật năm 2015 đã bỏ hình thức chỉ thị của UBND các cấp
Hệ thống VBQPPL của nước ta hiện nay rất đa dạng về hình thức, với nhiều
chủ thể có thẩm quyền khác nhau ban hành. Với nhiều hình thức VBQPPL khác
nhau, dẫn đến hệ thống VBQPPL khá cồng kềnh, nhiều tầng nấc, phần nào làm
giảm hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước. Do đó, xuất phát từ thực tế này, chủ
trương đơn giản hóa hình thức VBQPPL ln được các cơ quan xây dựng pháp
luật coi trọng. Luật năm 2015 cũng không phải ngoại lệ khi giảm bớt hình thức
VBQPPL của UBND. Theo đó, UBND các cấp chỉ ban hành VBQPPL với hình
thức quyết định, điều này có nghĩa chỉ thị của UBND sẽ không được ban hành
với tư cách là VBQPPL nữa.
Chỉ thị là văn bản được sử dụng thường xuyên trong hoạt động quản lý nhà
nước nói chung, khơng chỉ của riêng UBND. Theo quy định tại các Điều 14, 17,
20 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân năm 2004 cũng quy định rõ: Chỉ thị của UBND cấp tỉnh được ban
hành để quy định biện pháp chỉ đạo, phối hợp hoạt động, đôn đốc và kiểm tra
hoạt động của cơ quan, đơn vị trực thuộc và của HĐND, UBND cấp dưới trong
việc thực hiện văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, của HĐND cùng cấp và
quyết định của mình; Chỉ thị của UBND cấp huyện được ban hành để quy định
12
biện pháp chỉ đạo, kiểm tra hoạt động của cơ quan, đơn vị trực thuộc và của
HĐND, UBND cấp xã trong việc thực hiện văn bản của cơ quan nhà nước cấp
trên, của HĐND cùng cấp và quyết định của mình; Chỉ thị của UBND cấp xã
được ban hành để quy định biện pháp chỉ đạo, kiểm tra hoạt động của cơ quan,
tổ chức, cá nhân thuộc phạm vi quản lý trong việc thực hiện văn bản của cơ
quan nhà nước cấp trên, của HĐND cùng cấp và quyết định của mình. Như vậy,
có thể hiểu chỉ thị là văn bản được ban hành để chỉ đạo, điều hành các cơng việc
phát sinh trong q trình UBND thực hiện hoạt động quản lý hành chính. Tuy
nhiên, thực tế đã chứng minh, tính “có chứa QPPL” của chỉ thị thường khơng
đảm bảo, hầu hết, các chỉ thị là dùng để phổ biến, tuyên truyền, triển khai thực
hiện các văn bản của cấp trên; đề ra các biện pháp thực hiện cho các tổ chức, cá
nhân có liên quan; chỉ đạo, đơn đốc, nhắc nhở, giao nhiệm vụ cho cấp
dưới…Với vai trò sử dụng như vậy, hình thức chỉ thị khơng phù hợp với chức
năng của VBQPPL. Hơn nữa, từ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật
năm 2008, toàn bộ các chủ thể nhà nước ở trung ương đều không còn thẩm
quyền ban hành VBQPPL với tên gọi chỉ thị. Do đó, bỏ hình thức chỉ thị của
UBND là hợp lý và khoa học, đáp ứng yêu cầu đơn giản hóa hệ thống
VBQPPL.
Thứ hai, bổ sung VBQPPL của chính quyền địa phương tại đơn vị hành chính
- kinh tế đặc biệt:
Với tư cách là một đơn vị hành chính trong hệ thống bộ máy nhà nước, Luật
năm 2015 trao thẩm quyền ban hành VBQPPL cho đơn vị hành chính - kinh tế
đặc biệt. Tương tự hình thức VBQPPL của HĐND và UBND các cấp được tổ
chức tại các đơn vị hành chính bình thường, theo quy định tại Điều 29 Luật năm
2015, HĐND tại đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt ban hành nghị quyết,
UBND đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt ban hành quyết định.
4. Câu hỏi ơn tập
Câu 1. Anh/Chị hãy trình bày khái niệm và vai trò của soạn thảo văn bản?
Câu 2. Anh/ Chị hãy nêu các chức năng của văn bản và các cách phân loại văn bản?
Câu 3. Sưu tầm các loại văn bản mà anh chị biết (văn bản có dấu đỏ).
13
BÀI 2: THỂ THỨC VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
Mã bài: MĐ17.02
Mục tiêu:
- Trình bày được ý nghĩa của thể thức văn bản.
- Trình bày chính xác vị trí, kỹ thuật trình bày từng phần trong thể thức của văn
bản quản lý nhà nước.
- Xác định được lỗi sai khi trình bày thể thức của văn bản.
- Thể hiện được tính nghiêm túc, cẩn thận, đúng mực.
Nội dung chính:
1. Khái niệm, tác dụng của thể thức văn bản
1.1. Khái niệm thể thức văn bản
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm
những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ
sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định
theo quy định để văn bản có đủ giá trị pháp lý và tiện cho việc sử dụng. (Thông
tư số: 01/2011/BNV).
Văn bản được chia thành nhiều loại theo hình thức (tên gọi) khác nhau. Mỗi
một loại đều thể hiện đặc điểm riêng của mỗi VB. Nghị định có thể thức và bố
cục khác với thông tư, biên bản khác với nghị quyết và nghị quyết khác với công
điện… Tuy nhiên giữa chúng vẫn có những điểm chung tạo thành thể thức VB.
Thể thức này làm nên sự khác biệt giữa VB QL nói chung và VB QLHCNN nói
riêng với các VB khoa học, thơ, truyện…
Văn bản quản lý hành chính nhà nước phải được xây dựng và ban hành đảm
bảo những yêu cầu về thể thức. Như vậy, thể thức của VB là gì?
Thể thức VB là tồn bộ các bộ phận cấu thànhVB, nhằm đảm bảo cho VB
có hiệu lực pháp lý và sử dụng được thuận lợi trong quá trình hoạt động của các
cơ quan.
Thể thức của văn bản là những yếu tố hình thức và nội dung có tính bố cục
đã được thể chế hóa.
Các yếu tố thể thức, tuỳ theo tính chất của mỗi loại văn bản mà có thể được
bố trí theo những mơ hình kết cấu khác nhau.
Có những bộ phận, nếu thiếu chúng, VB sẽ không được xem là hợp thức, dẫn
đến việc sử dụng VB để truyền đạt các quyết định quản lý sẽ khơng có hiệu quả.
Có những bộ phận khác, nếu thiếu chúng, sẽ khó xác định được trách
nhiệm của người hay bộ phận soạn thảo VB, đồng thời việc tra tìm, đăng ký VB
cũng gặp khó khăn.
Thể thức của văn bản là một trong những yếu tố cấu thành nghi thức nhà
nước
Thể thức cần phải được tôn trọng và tuân thủ nghiêm ngặt trong hoạt động
xây dựng và ban hành văn bản.
14
Là phương tiện quan trọng, chủ yếu để chuyển tải quyền lực nhà nước vào
cuộc sống, văn bản quản lý nhà nước cần phải được thể hiện bằng một hình thức
đặc biệt để có thể tách biệt được chúng khỏi những văn bản thơng thường khác.
Hình thức đặc biệt đó chính là thể thức của chúng. Thể thức của văn bản là một
trong những yếu tố cấu thành nghi thức nhà nước, do đó nó cần phải được tơn
trọng và tuân thủ nghiêm ngặt trong hoạt động xây dựng và ban hành văn bản.
Cần hướng tới quy định chế tài cụ thể đối với những văn bản không đảm bảo
những yêu cầu về thể thức.
1.2. Tác dụng của thể thức văn bản
- Đảm bảo tính kỷ cương và sự thống nhất trong việc soạn thảo và ban hành
văn bản.
- Đảm bảo tính chân thực và hiệu lực pháp lý của văn bản
- Thể hiện quyền uy và tinh thần trách nhiệm của cơ quan ban hành văn bản
và người ký văn bản.
- Nâng hiệu xuất soạn thảo, chất lượng soạn thảo và tính thẩm mỹ của văn
bản ban hành.
- Tạo thuận lợi cho việc xử lý văn bản.
2. Vị trí, ý nghĩa, kỹ thuật trình bày từng phần trong thể thức của văn bản
quản lý nhà nước
2.1. Quốc hiệu
Biểu thị tên nước và chế độ chính trị của nước đó
Câu hỏi: Bằng sự hiểu biết của bản thân em hãy kể tên quốc hiệu của các
quốc gia mà em biết?
2.1.1. Thể thức
Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dịng chữ: “CỘNG HỊA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”.
2.1.2. Kỹ thuật trình bày
Quốc hiệu được trình bày tại ơ số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều
ngang, ở phía trên, bên phải.
Dịng thứ nhất: “CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được
trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in
thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dịng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dịng thứ hai cỡ
chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dịng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ
đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ
được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ
ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dịng chữ (sử dụng lệnh Draw, khơng
dùng lệnh Underline), cụ thể:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
15
Hai dịng chữ trên được trình bày cách nhau dịng đơn.
2.2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
2.2.1. Thể thức
Đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Văn phịng
Quốc hội; Hội đồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội hoặc Hội đồng nhân dân
và Ủy ban nhân dân các cấp; Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương; Tập đồn Kinh tế nhà nước, Tổng cơng ty 91 khơng ghi cơ quan
chủ quản.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức
chủ quản trực tiếp (nếu có) (đối với các tổ chức kinh tế có thể là cơng ty mẹ) và
tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
- Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc được
viết tắt theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc
công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, ví dụ:
BỘ GIAO THƠNG VẬN TẢI
TẬP ĐỒN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM
HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN
TỈNH NGHỆ AN
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH THÁI NGUYÊN
- Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ
thơng dụng như Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND), Việt
Nam (VN), ví dụ:
UBND TỈNH QUẢNG BÌNH
SỞ NỘI VỤ
VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI VN
VIỆN DÂN TỘC HỌC
2.2.2. Kỹ thuật trình bày
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2; chiếm
khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái.
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa,
cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng. Nếu tên cơ quan, tổ
chức chủ quản dài, có thể trình bày thành nhiều dịng.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ
chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới
tên cơ quan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài
bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Trường
hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều
dịng, ví dụ:
16
BỘ NỘI VỤ
CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
Các dịng chữ trên được trình bày cách nhau dịng đơn.
2.3. Số, ký hiệu của văn bản
2.3.1. Thể thức
- Số của văn bản
Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ
chức. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày
đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
- Ký hiệu của văn bản
+ Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo
bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Thông tư này (Phụ lục I)
và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước (áp dụng đối với
chức danh Chủ tịch nước và Thủ tướng Chính phủ) ban hành văn bản, ví dụ:
Nghị quyết của Chính phủ ban hành được ghi như sau: Số: …/NQ-CP
Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ ban hành được ghi như sau: Số: …/CT-TTg.
Quyết định của Thường trực Hội đồng nhân dân ban hành được ghi như sau:
Số: …/QĐ-HĐND
Báo cáo của các ban của Hội đồng nhân dân được ghi như sau: Số …/BC-HĐND
+ Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức
danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị (vụ, phòng, ban, bộ
phận) soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo cơng văn đó (nếu có), ví dụ:
Cơng văn của Chính phủ do Vụ Hành chính Văn phịng Chính phủ soạn
thảo: Số: …/CP-HC.
Cơng văn của Bộ Nội vụ do Vụ Tổ chức Cán bộ Bộ Nội vụ soạn thảo: Số:
…/BNV-TCCB
Công văn của Hội đồng nhân dân tỉnh do Ban Kinh tế Ngân sách soạn thảo:
Số: …./HĐND-KTNS
Công văn của Ủy ban nhân dân tỉnh do tổ chuyên viên (hoặc thư ký) theo
dõi lĩnh vực văn hóa - xã hội soạn thảo: Số: …/UBND-VX
Cơng văn của Sở Nội vụ tỉnh do Văn phòng Sở soạn thảo: Số: …/SNV-VP
Trường hợp các Hội đồng, các Ban tư vấn của cơ quan được sử dụng con
dấu của cơ quan để ban hành văn bản và Hội đồng, Ban được ghi là “cơ quan”
ban hành văn bản thì phải lấy số của Hội đồng, Ban, ví dụ Quyết định số 01 của
Hội đồng thi tuyển công chức Bộ Nội vụ được trình bày như sau:
17
BỘ NỘI VỤ
HỘI ĐỒNG THI TUYỂN CÔNG CHỨC
Số: 01/QĐ-HĐTTCC
Việc ghi ký hiệu công văn do UBND cấp huyện, cấp xã ban hành bao gồm
chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành công văn và chữ viết tắt tên lĩnh vực
(các lĩnh vực được quy định tại Mục 2, Mục 3, Chương IV, Luật Tổ chức Hội
đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003) được giải quyết trong công văn.
Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức
hoặc lĩnh vực (đối với UBND cấp huyện, cấp xã) do cơ quan, tổ chức quy định
cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu.
18
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI VĂN BẢN VÀ BẢN SAO
VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
(kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính
phủ)
STT
Tên loại văn bản hành chính
Chữ viết tắt
1.
Nghị quyết (cá biệt)
NQ
2.
Quyết định (cá biệt)
QĐ
3.
Chỉ thị
CT
4.
Quy chế
QC
5.
Quy định
QyĐ
6.
Thơng cáo
TC
7.
Thơng báo
TB
8.
Hướng dẫn
HD
9.
Chương trình
CTr
10. Kế hoạch
KH
11. Phương án
PA
12. Đề án
ĐA
13. Dự án
DA
14. Báo cáo
BC
15. Biên bản
BB
16. Tờ trình
TTr
17. Hợp đồng
HĐ
18. Cơng điện
CĐ
19. Bản ghi nhớ
BGN
20. Bản thỏa thuận
BTT
21. Giấy ủy quyền
GUQ
22. Giấy mời
GM
23. Giấy giới thiệu
GGT
24. Giấy nghỉ phép
GNP
25. Phiếu gửi
PG
26. Phiếu chuyển
PC
27. Phiếu báo
PB
19
28
Cơng văn
29
Thư cơng
Bản sao văn bản
1.
Bản sao y
SY
2.
Bản trích sao
TrS
3.
Bản sao lục
SL
b. Kỹ thuật trình bày
Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ơ số 3, được đặt canh giữa dưới tên
cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ
13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phải
ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa
các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) khơng cách chữ, ví dụ:
Số: 15/QĐ-HĐND (Quyết định của Thường trực Hội đồng nhân dân);
2.4. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
2.4.1. Thể thức
- Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên
riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố
thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với những
đơn vị hành chính được đặt tên theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử
thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó, cụ thể như sau:
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức Trung ương là tên của
tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ:
Văn bản của Bộ Cơng Thương, của Cơng ty Điện lực 1 thuộc Tập đồn Điện
lực Việt Nam (có trụ sở tại thành phố Hà Nội): Hà Nội,
Văn bản của Trường Cao đẳng Quản trị kinh doanh thuộc Bộ Tài chính (có
trụ sở tại thị trấn Như Quỳnh, huyện Mỹ Văn, tỉnh Hưng Yên): Hưng Yên,
Văn bản của Viện Hải dương học thuộc Viện Khoa học và Cơng nghệ Việt
Nam (có trụ sở tại thành phố Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa): Khánh Hòa,
Văn bản của Cục Thuế tỉnh Bình Dương thuộc Tổng cục Thuế (có trụ sở tại
thị xã Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương): Bình Dương,Địa danh ghi trên văn bản
của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh:
+ Đối với các thành phố trực thuộc Trung ương: là tên của thành phố trực
thuộc Trung ương, ví dụ:
20
Văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội và của các sở, ban, ngành
thuộc thành phố: Hà Nội, của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh và của
các sở, ban, ngành thuộc thành phố: Thành phố Hồ Chí Minh,
+ Đối với các tỉnh là tên của tỉnh, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh Hải Dương và của các sở, ban, ngành
thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Hải Dương, tỉnh Hải Dương): Hải Dương, của
Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ
sở tại thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh): Quảng Ninh, của Ủy ban nhân dân
tỉnh Lâm Đồng và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Đà
Lạt, tỉnh Lâm Đồng): Lâm Đồng,
Trường hợp địa danh ghi trên văn bản của cơ quan thành phố thuộc tỉnh mà
tên thành phố trùng với tên tỉnh thì ghi thêm hai chữ thành phố (TP.), ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Tĩnh (tỉnh Hà Tĩnh) và của các
phòng, ban thuộc thành phố: TP. Hà Tĩnh,
+ Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp huyện là tên của
huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn (thành phố Hà Nội) và của các
phịng, ban thuộc huyện: Sóc Sơn,
+ Địa danh ghi trên văn bản của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và của
các tổ chức cấp xã là tên của xã, phường, thị trấn đó, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân xã Kim Liên (huyện Nam Đàn, tỉnh Nghệ An):
Kim Liên,
Văn bản của Ủy ban nhân dân phường Điện Biên Phủ (quận Ba Đình, TP. Hà
Nội): Phường Điện Biên Phủ,
+ Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức và đơn vị vũ trang nhân
dân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng được thực hiện theo
quy định của pháp luật và quy định cụ thể của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng.
- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành.
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày,
tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng
1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước, cụ thể:
Quận 1, ngày 10 tháng 12 năm 2016
2.4.2. Kỹ thuật trình bày
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng
một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13
đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa
21
danh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc
hiệu.
2.5. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
2.5.1. Thể thức
Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ cơng văn.
Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản
ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.
2.5.2. Kỹ thuật trình bày
Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được trình
bày tại ơ số 5a; tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ
trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14,
kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới
tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới
trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của
dòng chữ và đặt cân đối so với dịng chữ, ví dụ:
QUYẾT ĐỊNH
Về việc điều động cán bộ
Đối với cơng văn : Trích yếu nội dung cơng văn được trình bày tại ơ số 5b,
sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được
đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn
bản, ví dụ:
Số: 72/VTLTNN-NVĐP
V/v kế hoạch kiểm tra công tác
văn thư, lưu trữ năm 2009
2.6. Nội dung văn bản
2.6.1. Thể thức
- Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản.
Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:
+ Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;
+ Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy
định của pháp luật;
+ Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;
+ Sử dụng ngơn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;
+ Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương và
từ ngữ nước ngồi nếu khơng thực sự cần thiết). Đối với thuật ngữ chuyên môn
cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;
22
+ Chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ
tiếng Việt dễ hiểu. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn
bản thì có thể viết tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được
đặt trong dấu ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;
+ Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu
văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn
bản, trích yếu nội dung văn bản (đối với luật và pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên
của luật, pháp lệnh), ví dụ: “… được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về cơng tác văn thư”; trong các lần viện
dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó;
+ Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo Phụ lục VI - Quy
định viết hoa trong văn bản hành chính.
- Bố cục của văn bản
Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban
hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản,
điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự
nhất định, cụ thể:
+ Nghị quyết (cá biệt): theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm;
+ Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban
hành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;
+ Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm;
+ Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm hoặc
theo khoản, điểm.
Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều thì
phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề.
2.6.2. Kỹ thuật trình bày
Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6.
Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cả
hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản phải
dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm
đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối
thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối
thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing)
trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dịng (1,5 lines).
Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ
phải xuống dịng, cuối dịng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng kết
thúc bằng dấu “phẩy”.
Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều,
khoản, điểm thì trình bày như sau:
23
+ Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được
trình bày trên một dịng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến
14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu
đề (tên) của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa,
cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
+ Mục: Từ “Mục” và số thứ tự của mục được trình bày trên một dịng riêng,
canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ
tự của mục dùng chữ số Ả - rập. Tiêu đề của mục được trình bày ngay dưới,
canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
+ Điều: Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in
thường, cách lề trái 1 default tab, số thứ tự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau số
thứ tự có dấu chấm; cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ
đứng, đậm;
+ Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ
tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng;
nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một
dịng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14),
kiểu chữ đứng;
+ Điểm: Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo
thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ
của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng.
Trường hợp nội dung văn bản được phân chia thành các phần, mục, khoản,
điểm thì trình bày như sau:
+ Phần (nếu có): Từ “Phần” và số thứ tự của phần được trình bày trên một
dịng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng,
đậm; số thứ tự của phần dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần được trình bày
ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng,
đậm;
+ Mục: Số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm và được trình
bày cách lề trái 1 default tab; tiêu đề của mục được trình bày cùng một hàng với
số thứ tự, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
+ Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ
tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng;
nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một
dịng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14),
kiểu chữ đứng, đậm;
+ Điểm trình bày như trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần,
chương, mục, điều, khoản, điểm.
2.7. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
2.7.1. Thể thức
- Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:
24
