Giáo trình Soạn thảo văn bản (Nghề: Kế toán tin học - Trung cấp) - Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XƠ

GIÁO TRÌNH
MƠN HỌC: SOẠN THẢO VĂN BẢN
NGHỀ: KẾ TỐN TIN HỌC
TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP
Ban hành kèm theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT, ngày 12 tháng 12 năm 2019
của Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xơ

Ninh Bình, năm 2019


TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thơng tin có thể được phép
dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh
thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.
LỜI GIỚI THIỆU
Trong công tác quản lý nhà nước nói chung, để truyền đạt các thông tin trong
hoạt động quản lý và ra những quyết định quản lý có hiệu lực và hiệu quả cần phải sử
dụng các hình thức văn bản quản lý khác nhau. Văn bản quản lý được các cơ quan sử
dụng làm phương tiện hữu hiệu để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn
được giao.
Để kịp thời đáp ứng như cầu thực tiễn đào tạo ngành Kế toán tin học và thay
mới cho các tập bài giảng Giáo trình trước đây. Các tác giả đã chọn lọc những thông
tin mới, các quy định mới nhất để đưa vào giáo trình, có kế thừa và tham khảo nội
dung của các tập bài giảng, giáo trình chun mơn của trường.
Nội dung cơ bản của giáo trình gồm: 5 bài như sau:
Chương 1: Những quy định chung về văn bản
Chương 2: Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Chương 3: Văn bản quy phạm pháp luật
Chương 4: Văn bản hành chính
Chương 5: Văn bản hợp đồng
Với quan điểm nội dung của giáo trình phải được trình bày ngắn gọn, cơ đọng
những vấn đề cơ bản nhất nên tất nhiên sẽ khơng tránh khỏi sự hạn chế, khiếm khuyết
nhất định. Vì vậy rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của đồng nghiệp và các bạn
quan tâm để giáo trình được hoàn thiện.
Xin trân trọng cảm ơn.
Tham gia biên soạn
Chủ biên : GV. Trương Thị Trang

Page 1


MỤC LỤC

Trang
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN ................................................................................................................ 1
LỜI GIỚI THIỆU............................................................................................................................... 1
MỤC LỤC ........................................................................................................................................... 2
CHƯƠNG 1: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG VỀ VĂN BẢN ........................................................ 5
1. Khái niệm, đặc điểm của văn bản (VB) .................................................................................... 5
1.1. Khái niệm .............................................................................................................................. 5
1.2. Đặc điểm ................................................................................................................................ 6
2. Văn bản quản lý nhà nước ......................................................................................................... 6
2.1. Khái niệm .............................................................................................................................. 6
2.2. Đặc điểm ................................................................................................................................ 6
3. Phân loại văn bản ....................................................................................................................... 6
3.1. Theo hiệu lực pháp lý ............................................................................................................ 6
3.2. Theo tính chất sử dụng: Theo NĐ 09/2010. .......................................................................... 7

3.3. Theo nội dung ........................................................................................................................ 8
3.4. Theo nguồn gốc văn bản ........................................................................................................ 8
3.5. Theo phạm vi sử dụng ........................................................................................................... 8
4. Chức năng của văn bản .............................................................................................................. 8
4.1. Chức năng thông tin .............................................................................................................. 8
4.2. Chức năng pháp lý ................................................................................................................. 9
4.3. Chức năng quản lý và điều hành ........................................................................................... 9
4.4. Chức năng văn hoá xã hội ................................................................................................... 10
4.5. Chức năng thống kê ............................................................................................................. 10
4.6 Chức năng sử liệu. ................................................................................................................ 10
5. Yêu cầu về hình thức và nội dung của văn bản ..................................................................... 10
5.1. Yêu cầu về hình thức ........................................................................................................... 10
5.2. Yêu cầu về nội dung ............................................................................................................ 11
5.3. Yêu cầu về thời gian ............................................................................................................ 12
5.4. Yêu cầu về ngôn ngữ văn phong ......................................................................................... 12
6. Vai trò, ý nghĩa của việc soạn thảo văn bản ........................................................................... 12
6.1. Vai trò .................................................................................................................................. 12
6.2. Ý nghĩa của việc soạn thảo văn bản .................................................................................... 13
7. Quy trình soạn thảo văn bản ................................................................................................... 13
1. Thể thức của văn bản ............................................................................................................... 15
1.1. Khái niệm thể thức văn bản ................................................................................................. 15
1.2. Các thành phần thể thức của văn bản .................................................................................. 15
1.3. Tác dụng của thể thức văn bản ............................................................................................ 15
2. Kỹ thuật trình bày văn bản ..................................................................................................... 16
2.1. Phơng chữ, khổ giấy, kiểu trình bày, định lề và đánh số trang văn bản .............................. 16
2.2. Các thành phần thể thức văn bản ......................................................................................... 17
CHƯƠNG 3: VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT ................................................................... 35
1. Khái niệm và đặc trưng của văn bản quy phạm pháp luật (QPPL) .................................... 35
1.1. Khái niệm ............................................................................................................................ 35
1.2. Đặc điểm .............................................................................................................................. 35

2. Ý nghĩa và tầm quan trọng của văn bản QPPL ..................................................................... 36
2.1. Văn bản là cơ sở đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức .............. 36
2.2. Văn bản là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý, điều hành hoạt động ............... 36
Page 2


2.3. Văn bản là phương tiện kiểm tra theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo ........................ 36
2.4. Văn bản là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật ................................................................ 37
3. Yêu cầu về nội dung, hình thức văn bản QPPL ..................................................................... 37
3.1. Những yêu cầu về nội dung ................................................................................................. 37
3.2. Những yêu cầu về hình thức ................................................................................................ 37
4. Các hình thức văn bản QPPL .................................................................................................. 38
4.1. Một số văn bản QPPL của chính phủ. ................................................................................. 38
4.2. Các văn bản pháp quy của Thủ tướng Chính phủ ............................................................... 38
4.3. Các văn bản pháp quy của thủ trưởng các cơ quan thuộc Chính phủ.................................. 38
4.4. Các văn bản pháp quy liên ngành ........................................................................................ 39
4.5. Các văn bản pháp quy của chính quyền các cấp địa phương .............................................. 39
4.6. Các văn bản do Quốc hội ban hành ..................................................................................... 40
5. Phương pháp soạn thảo các văn bản pháp quy. .................................................................... 40
5.1. Nghị quyết ........................................................................................................................... 40
5.2. Quyết định ........................................................................................................................... 43
5.3. Chỉ thị .................................................................................................................................. 47
5.4. Thơng tư .............................................................................................................................. 48
CHƯƠNG 4: VĂN BẢN HÀNH CHÍNH ....................................................................................... 50
1. Khái niệm và đặc điểm văn bản hành chính .......................................................................... 50
1.1. Khái niệm ............................................................................................................................ 50
1.2. Đặc điểm .............................................................................................................................. 50
2. Các hình thức của văn bản hành chính .................................................................................. 51
3. Phương pháp soạn thảo một số văn bản hành chính thơng dụng ........................................ 52
3.1. Cơng văn .............................................................................................................................. 52

3.2. Thơng Báo ........................................................................................................................... 58
3.3. Tờ Trình ............................................................................................................................... 63
3.4. Báo cáo ................................................................................................................................ 65
3.5. Biên bản ............................................................................................................................... 70
4. Thực hành ................................................................................................................................. 75
5. Kiểm tra ..................................................................................................................................... 76
CHƯƠNG 5: VĂN BẢN HỢP ĐỒNG ............................................................................................ 77
1. Văn bản hợp đồng kinh tế........................................................................................................ 77
1.1. Khái niệm hợp đồng kinh tế (HĐKT).................................................................................. 77
ràng về quyền và nghĩa vụ của mỗi bên để xây dựng và thực hiện kế hoạch của mình. ............ 81
1.2. Cơ cấu của một HĐKT ........................................................................................................ 81
1.3. Phụ lục hợp đồng và các văn bản bổ sung hợp đồng........................................................... 82
1.4. Nguyên tắc sử dụng ngôn ngữ và văn phạm trong văn bản HĐKT .................................... 84
2. Hợp đồng lao động................................................................................................................... 85
2.1. Khái niệm và đặc điểm của hợp đồng lao động (HĐLĐ) .................................................... 85
2.2. Nguyên tắc giao kết HĐLĐ ................................................................................................. 86
2.3. Quy định về thực hiện HĐLĐ ............................................................................................. 87
2.4. Quy định về chấm dứt HĐLĐ ............................................................................................. 88
3. Thực hành ................................................................................................................................. 89
4. Kiểm tra ..................................................................................................................................... 93
TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................................................................ 94

Page 3


GIÁO TRÌNH MƠN HỌC
Tên mơn học: SOẠN THẢO VĂN BẢN
Mã môn học: MH10
Thời gian thực hiện môn học: 45 giờ; (Lý thuyết: 27giờ; Thực hành, thảo luận, bài
tập: 15 giờ; Kiểm tra: 3 giờ)

Vị trí, tính chất của mơn học:
- Vị trí: Là mơn học cơ sở của nghề kế tốn doanh nghiệp, được bố trí giảng dạy đồng
thời với các mơn cơ sở của nghề.
- Tính chất: Soạn thảo văn bản là môn học bắt buộc giúp học sinh sau khi tốt nghiệp
soạn thảo được các loại văn bản liên quan đến nghề như: cơng văn, tờ trình, biên bản
nghiệm thu, thanh quyết tốn các cơng trình, hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động,
đơn từ...
Mục tiêu môn học:
- Kiến thức:
+ Phân biệt được các loại văn bản: văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành
chính, văn bản hợp đồng
+ Xác định được hình thức,nội dung và quy trình soạn thảo văn bản
+ Liên hệ với thực tiễn vận dụng kiến thức đã học soạn thảo một số văn bản quy
phạm pháp luật, văn bản hành chính thơng dụng và các văn bản hợp đồng
- Kỹ năng:
+ Phân loại được các loại văn bản
+ Thực hiện được phương pháp, kỹ thuật soạn thảo các loại văn bản thông dụng:
cơng văn, tờ trình, lập các biên bản nghiệm thu, thanh quyết tốn các cơng trình, thảo
các hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động, các đơn từ khác.
- Năng lực tự chủ và trách nhiệm:
+ Tuân thủ các quy trình soạn thảo văn bản cả về hình thức và nội dung văn bản
+ Có phẩm chất đạo đức lương tâm nghề nghiệp, có tinh thần làm việc hợp tác, có
thái độ làm việc tích cực, chủ động,sáng tạo, trung thực,niềm nở và gần gũi với mọi
người.

Page 4


CHƯƠNG 1: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG VỀ VĂN BẢN
Mã chương: MH10.01

Mục tiêu bài học:
- Đánh giá được vai trò,chức năng của văn bản và hệ thống văn bản không thể
thiếu được trong quản lý nhà nước và là phương tiện để điều chỉnh các quan hệ xã
hội.
- Xác định được hình thức nội dung,quy trình soạn thảo văn bản
- Phân loại được hê thống văn bản theo nội dung, hình thức, chức năng khác
nhau của văn bản.
- Thực hiện được một số thể thức văn bản theo mẫu trình bày tiêu chuẩn Việt
Nam TCVN 5700-1992.
- Tuân thủ quy trình soạn thảo văn bản cả về hình thức và nội dung của văn bản
Nội dung chính:
1. Khái niệm, đặc điểm của văn bản (VB)
1.1. Khái niệm
Văn bản còn được hiểu theo nhiều cách khác:
- Theo nghĩa rộng:
Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng các ký hiệu hay
ngôn ngữ nhất định (ngôn ngữ được ghi lại dưới dạng chữ chữ viết).
Với cách hiểu rộng như vậy, văn bản cịn có thể gọi là vật mang tin được ghi bằng
ký hiệu ngôn ngữ (chủ yếu là chỉ chữ viết)
- Theo nghĩa hẹp:
Văn bản là khái niệm dùng để chỉ cơng văn giấy tờ, tài liệu hình thành trong
hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
+ Công văn dùng để chỉ các văn bản do các cơ quan, xí nghiệp ban hành theo
một thể thức nhất định (tức là phải tuân theo những quy định nhất định về hình thức
và nội dung của văn bản): Quốc hiệu, cơ quan ban hành,số, kí hiệu, địa danh, ngày
tháng.. ban hành, chữ kí, con dấu cơ quan…
+ Giấy tờ là những văn bản hình thành trong các cơ quan, xí nghiệp nhưng nó
khơng phải là cơng văn (tức là nó khơng theo thể thức chung) như: đơn từ của cá
nhân, những loại sổ sách…
- Nghĩa chung nhất:

Page 5


Văn bản là một phương tiện ghi tin và truyền đạt thơng tin bằng một ngơn ngữ hay
kí hiệu nhất định. Tuỳ theo lĩnh vực cụ thể của đời sống xã hội và quản lý nhà nước
mà văn bản có những nội dung và hình thức khác nhau.
1.2. Đặc điểm
Văn bản có những đặc điểm cơ bản sau:
- Văn bản phải được thể hiện bằng ngôn ngữ viết thông qua hệ thống kí hiệu, kí
tự nhất định.
- Ngơn ngữ viết, các kí hiệu, kí tự phải được thể hiện trên một chất liệu chuyên
môn nhất định (vật liệu ghi tin)
- Thể hiện ý chí của chủ thể ban hành hướng tới chủ thể tiếp nhận.
- Văn bản có nội dung và hình thức khác nhau tuỳ thuộc vào lĩnh vực của đời
sống xã hội mà nó phản ánh.
2. Văn bản quản lý nhà nước
2.1. Khái niệm
Văn bản quản lí Nhà nước là loại văn bản hình thành trong hoạt động quản lí do các
chủ thể quản lí Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, hình thức, thủ tục pháp luật quy
định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều
chỉnh các mối quan hệ theo định hướng xã hội chủ nghĩa.
2.2. Đặc điểm
- Chủ thể ban hành : Các cơ quan quản lí Nhà nước.
Văn bản quản lý Nhà nước là các văn bản luật, dưới luật, và các văn bản khác do
các cơ quan trong hệ thống tổ chức bộ máy Nhà nước (Bộ máy nhà nước cộng hoà
XHCNVN theo hiến pháp 1992 gồm: Quốc hội, Uỷ ban thường vụ quốc hội; chủ tịch
nước; Chính phủ; và các cơ quan trung ương của chính phủ; Tồ án nhân dân; Viện
kiểm sát nhân dân và Hội đồng nhân dân, UBND) ban hành để thực hiện chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn của mình được Nhà nước giao.
- Cơ chế ban hành: Văn bản quản lí Nhà nước được ban hành theo hình thức, thủ

tục pháp luật quy định.
3. Phân loại văn bản
3.1. Theo hiệu lực pháp lý
a. Văn bản quy phạm pháp luật
Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền
ban hành theo thủ tục và trình tự luật định, trong đó có các quy tắc xử sự chung, được
nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã
hội chủ nghĩa.
Page 6


Gồm: Hiến pháp, Pháp lệnh, Luật, Nghị định, Nghị quyết, Nghị quyết liên tịch,
Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Thông tư liên tịch.
Ví dụ: Hiến pháp nước Cộng Hịa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam năm 2013.
( Quy định tại Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015)
b. Văn bản cá biệt
Văn bản cá biệt là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo
trình tự, thủ tục nhất định, đưa ra các quy tắc xử sự riêng đối với một hoặc một nhóm
đối tượng nhằm giải quyết cơng việc cụ thể, phù hợp với chức năng quyền hạn.
Gồm : Quyết định cá biệt, chỉ thị cá biệt, điều lệ, quy chế, quy định.
Ví dụ: Quyết định của Bộ trưởng Bộ nơng nghiệp & Phát triển nông thôn về
việc khen thưởng các đơn vị, cá nhân có thành tích cao trong cơng tác thi đua trong
năm học 2015-2016.
c. Văn bản hành chính thơng thường
Văn bản hành chính thơng thường là loại văn bản mang thông tin, điều hành, thực
thi các văn bản quy phạm pháp luật, hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể,
phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép các công việc trong các cơ quan tổ
chức.
Gồm: Kế hoạch, quy hoạch, chương trình, chiến lược, đề án, thơng báo, báo cáo,
cơng văn, tờ trình, giấy mời, biên bản…

Ví dụ: Thơng báo tuyển dụng viên chức năm 2016 của trường Cao đẳng nghề Cơ
Điện Xây Dựng Việt Xô.
d. Văn bản chuyên ngành
Văn bản chuyên ngành là văn bản thể hiện chun mơn nghiệp vụ mang tính chất
đặc thù của một ngành hoặc một lĩnh vực công tác nhất định.
Gồm: Quy định, quyết định, cơng văn, các hóa đơn, séc, văn bằng, chứng chỉ.
Ví dụ:
Văn bản ngoại giao: Cơng hàm, hiệp định, hiệp ước…
Văn bản tài chính: Phiếu thu, phiếu chi, báo cáo quyết toán…
Văn bản tư pháp: Cáo trạng, quyết định khởi tố, án văn…
3.2. Theo tính chất sử dụng: Theo NĐ 09/2010.
- “Bản gốc” là bản dự thảo cuối cùng được người có thẩm quyền duyệt.

Page 7


- “Bản chính” Bản chính văn bản" là bản hồn chỉnh về nội dung và thể thức văn
bản được cơ quan, tổ chức ban hành. Bản chính có thể được làm thành nhiều bản có
giá trị như nhau.
- “Bản sao” là bản được sao ngun từ các bản chính có giá trị như các bản chính
đã được cấp có thẩm quyền xác nhận.
3.3. Theo nội dung
- Văn bản kinh tế: về thị trường chứng khoán, đất đai…
- Văn bản ngoại giao
- Văn bản kỹ thuật: về xây dựng nhà cửa, cầu đường, trắc địa, thủy văn…
3.4. Theo nguồn gốc văn bản
- Văn bản đi: Văn bản mà cơ quan đơn vị ban hành gửi đi, các cơ quan khác là đối
tượng tiếp nhận.
- Văn bản đến: Gồm các văn bản do đơn vị cơ quan khác ban hành gửi tới.
- Văn bản lưu hành nội bộ: Văn bản ban hành chỉ sử dụng trong cơ quan đó khơng

gửi đi, khơng có giá trị ngồi cơ quan.
3.5. Theo phạm vi sử dụng
- Văn bản mang tính chất mật: Sử dụng trong phạm vi hẹp, có nội dung bí mật nhà
nước, cơ quan kinh tế, chính trị, quốc phịng… ở các mức độ: mật. tuyệt mật.
- Văn bản sử dụng rộng rãi: Phổ biến cho mọi đối tượng tiếp nhận.
4. Chức năng của văn bản
4.1. Chức năng thông tin
Văn bản được sản sinh ra trước hết do nhu cầu giao tiếp, như vậy chức năng thơng
tin có ở tất cả các loại văn bản. Đây là chức năng được nói đến đầu tiên, trước nhất và
cũng là chức năng quan trọng nhất bởi vì thơng qua chức năng này các chức năng
khác mới được thể hiện.
Thông tin chứa trong văn bản quản lí Nhà nước khác với mọi dạng thơng tin khác:
Nó là thơng tin mang tính chính thống, bền vững và độ chính xác cao, nó hướng mọi
người đến hành động do Nhà nước đặt ra.
Chức năng thông tin của văn bản thể hiện qua mấy mặt sau:
+ Ghi lại các thông tin quản lý;
+ Truyền đạt các thông tin quản lý từ nơi này đến nơi khác trong hệ thông quản lý
hay từ cơ quan đến cá nhân;
+ Giúp cơ quan thu nhận thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý;
Page 8


+ Giúp các cơ quan đánh giá các thông tin thu được qua các hệ thông truyền đạt
thông tin khác nhau;
Thông tin chứa đựng trong văn bản thể hiện dưới dạng : Thông tin quá khứ; thông
tin hiện hành; thông tin dự báo.
Thông tin trong văn bản phải thoả mãn yêu cầu đầy đủ, chính xác, kịp thời.
4.2. Chức năng pháp lý
Chức năng này chỉ có ở văn bản Quản lí Nhà nước, điều đó phản ánh nội dung văn
bản Quản lí Nhà nước (đặc biệt là văn bản Quy phạm pháp luật); nó chứa đựng các

quy phạm, các quy định, các tiêu chuẩn, các chế độ chính sách. Tất cả các điều ấy làm
cơ sở cho các cơ quan Nhà nước thực thi cơng vụ.
Chức năng pháp lí của văn bản nó cho phép trong trật tự pháp lí của nó thì cơng
dân được làm tất cả những gì mà pháp luật không cấm, đồng thời nêu các quyền và
nghĩa vụ của công dân. Mặt khác chức năng này làm cơ sở để tổ chức bộ máy Nhà
nước, đề xây dựng biên chế, quy định chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan trong bộ
máy.
Có thể hiểu một cách ngắn gọn chức năng pháp lí của văn bản là:
- Nó làm căn cứ cho hoạt động quản lý, đồng thời làm sợi dây ràng buộc trách
nhiệm của cơ quan Nhà nước về những vấn đề xã hội mà các cơ quan Nhà nước với tư
cách là chủ thể quản lí lĩnh vực ấy.
- Nó là cơ sở pháp lí để công dân thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình
Chức năng này được thể hiện ở những phương diện dưới đây:
- Ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ về mặt luật pháp tồn tại trong xã
hội
- Là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đoàn thể…
- Là sản phẩm của sự vận dụng các quy phạm pháp luật vào đời sống thực tế, vào
quản lý NN và quản lý xã hội, phản ánh quá trình giải quyết các nhiệm vụ trên
phương diện pháp lý theo quy định của pháp luật hiện hành.
4.3. Chức năng quản lý và điều hành
Đây là chức năng có ở những văn bản được sản sinh ra trong mơi trường quản lí.
Chức năng quản lí của văn bản được thể hiện ở việc chúng tham gia vào tất cả các giai
đoạn của quá trình quản lí. Quản lí là một q trình gồm nhiều khâu từ: hoạch định,
xây dựng tổ chức, xây dựng biên chế, ra quyêt định, tổ chức thực hiện quyết định,
kiểm tra đánh giá. Trong tất cả các khâu nói trên khâu nào cũng cần có sự tham gia
của văn bản. Trong hoạt động quản lí của xã hội hiện đại thì mọi quyết định quản lí
đều phải thể hiện bằng văn bản. Như vậy văn bản là một công cụ đầy hiệu lực trong
một q trình quản lí.
Page 9

Văn bản là yếu tố tạo nên quan hệ giữa các cơ quan thuộc bộ máy quản lý NN, là
yếu tố hợp thức hóa các hoạt động quản lý của các cơ quan này.
4.4. Chức năng văn hoá xã hội
Văn bản cũng là sản phẩm sáng tạo của con người, góp phần quan trọng trong việc
ghi lại và truyền bá những truyền thống văn hóa giữa các thế hệ, giữa các quốc gia.
Văn bản quản lý nhà nước là phương tiện, đồng thời cũng là sản phẩm của quá
trình quản lý và cải tạo xã hội, văn bản quản lý nhà nước có tính chất xã hội và biểu
đạt tính giai cấp sâu sắc.
Văn bản cho thấy một cách trực tiếp nhiều vấn đề xã hội khác nhau và cách thức đề
cập, giải quyết những vấn đề đó trong từng phạm vi thời điểm cụ thể.
4.5. Chức năng thống kê
Văn bản quản lý Nhà nước khi được sử dụng vào mục đích thống kê thì những
thơng tin thống kê, các số liệu thống kê có ý nhgiã to lớn giúp các nhà lãnh đạo nắm
bắt, phân tích tình hình, kiểm tra chất lượng và hiệu quả công việc trong quá trình
quản lý. Văn bản là cơng cụ để nói lên tiếng nói của những con số, những sự kiện,
những vấn đề xã hội….
4.6 Chức năng sử liệu.
Văn bản là một công cụ để ghi lại lịch sử của một dân tộc, quốc gia, một thời đại,
một cơ quan tổ chức. Có thể nói văn bản là một cơng cụ khách quan để nghiên cứu về
quá trình lịch sử phát triển của một tổ chức, một quốc gia.
Văn bản phản ánh những biến cố xã hội, những sự kiện lịch sử đã hoặc đang xảy
ra. Mọi biến cố lịch sử, mọi biến cố của cuộc sống xã hội đương đại đều được phản
ánh trong nội dung của hệ thống văn bản. Thơng qua hệ thống văn bản người ta có thể
nhận biết được những biến cố, những sự kiện, những vấn đề kinh tế, chính trị, xã hội
của thời điểm ban hành văn bản. Chúng như những bức tranh lịch sử phán ánh thực
tại xã hội. Những văn bản chứa đựng chúng được lưu giữ qua thời gian, trở thành
những vật chứng sử liệu quan trọng.
5. Yêu cầu về hình thức và nội dung của văn bản
5.1. Yêu cầu về hình thức

- Đúng với thể thức quy định (đầy đủ các yếu tố thể thức bắt buộc và bổ sung nếu
có, thiết lập và bố trí các yếu tố đúng theo quy định hiện hành)
Kỹ thuật trình bày hình thức văn bản bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề
trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phơng chữ, cỡ chữ, kiểu chữ
+ Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm hoặc theo
khoản, điểm.
Page 10


+ Bao gồm các yếu tố chính của thể thức:
1. Quốc hiệu tiêu ngữ
2. Tên cơ quan/tổ chức ban hành văn bản
3. Số và ký hiệu của văn bản
4. Địa danh và thời gian ban hành văn bản
5. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung
6. Nội dung của văn bản
7. Chức vụ, họ tên chữ ký của người có thẩm quyền
8. Dấu của cơ quan ban hành văn bản
9. Nơi nhận
- Bố cục cân đối, hài hoà.
- Đánh máy, sao in sạch sẽ khơng sai sót về lỗi chính tả.
5.2. u cầu về nội dung
Kỹ thuật trình bày nội dung văn bản gồm kỹ thuật trình bày bố cục chung của văn
bản; kỹ thuật trình bày bố cục phần, chương, mục, điều, khoản, điểm; cách đặt câu,
cách sử dụng ngơn ngữ trong văn bản.
Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều thì phần,
chương, mục, điều phải có tiêu đề.
a. Đúng đắn về mặt chính trị
- Đúng với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và pháp lụât Nhà nước.
- Phục vụ cho nhiệm vụ chính trị của cơ quan, tổ chức.

b. Đảm bảo tính chính xác về mặt pháp lý
- Đúng thẩm quyền ban hành.
- Phải đảm bảo tính thống nhất và tính chính xác của pháp luật.
- Khơng làm thiệt hại đến lợi ích của dân.
- Dẫn chứng, trích dẫn phải rõ ràng, cụ thể, sự kiện nêu ra phải đầy đủ, thiết thực, đáp
ứng yêu cầu của cuộc sống.
- Tôn trọng điều ước quốc tế mà nhà nước đã ký kết hoặc tham gia.
c. Đảm bảo tính đại chúng.
- Phù hợp với người đọc, người nghe.
- Nội dung thiết thực, lời lẽ giản đơn, dễ nhớ, dễ hiểu.
Page 11


5.3. Yêu cầu về thời gian
Văn bản được ban hành phải đúng thời điểm, phải đúng thời gian. Văn bản mà ban
hành sớm quá, hay muộn quá không làm phát huy tính giá trị của văn bản.
5.4. Yêu cầu về ngôn ngữ văn phong
- Phong cách ngôn ngữ sử dụng : Hành chính
* Đặc trưng:
+ Tính chính xác
+ Tính phổ thơng đại chúng
+ Tính khách quan, phi cá tính
+ Tính khn mẫu
+ Tính nghiêm trang, lịch sự, nhã nhặn
* Ngơn ngữ:
+ Dùng ngơn ngữ chính thức của cả nước là chủ yếu (tiếng việt).
+ Không dùng tiếng địa phương, từ lóng, từ cổ.
+ Dùng từ nước ngồi, ngơn ngữ dân tộc chỉ khi từ ấy chưa phiên âm ra tiếng việt.
+ Dùng từ chuyên môn khi đối tượng thi hành là các nhà chun mơn. Cịn văn bản
được ban hành rộng rãi phải được giải thích, trích dẫn rõ ràng.

* Dùng từ ngữ: Chuẩn xác về nghĩa
+ Không sử dụng từ nhiều nghĩa, từ có nghĩa bóng, từ thừa, từ lặp, từ lóng, từ thơng
tục, từ hoa mỹ, khoa trương.
+ Thận trọng khi sử dụng từ Hán việt, từ địa phương, hư từ tình tháI, từ chuyển
nghĩa.
+ Khơng sử dụng câu cầu khiến ở dạng rõ dấu hiệu hình thức (hãy, đừng, chớ)
+ Sử dụng câu cầu khiến ở dạng khơng rõ dấu hiệu hình thức (đề nghị, u cầu
+ Không dùng câu hỏi, câu cảm
+ Viết câu đủ thành phần nội dung
+ Diễn đạt chính xác
+ Đảm bảo logic
+ Đánh dấu câu đúng quy đinh về chức năng ngữ pháp
6. Vai trò, ý nghĩa của việc soạn thảo văn bản
6.1. Vai trò
Page 12


Hiện nay có nhiều cách thức, phương tiện khác nhau để đáp ứng nhu cầu truyền đạt
thông tin song văn bản vẫn được coi là phương tiện thông tin hữu hiệu nhất bởi tính
chính xác, cụ thể và khả năng lưu giữ thơng tin lâu dài của nó. Vì vậy VB vẫn là hình
thức thơng tin chính thống, bởi chỉ có trên văn bản mới có thể thể hiện được con dấu
và chữ ký của cơ quan ban hành VB. VD để hợp thức hóa Cơng điện cơ quan gửi
cơng điện phải gửi công văn kèm theo tới nơi nhận.
- VB ln là phương tiện thơng tin chính thức của cơ quan Nhà nước, các tổ chức
và của cá nhân.
- VB được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực KHKT, PL, VHNT và trong đời
sống hàng ngày.
- VB có khả năng thúc đẩy hoặc kìm hãm sự phát triển của xã hội, xây dựng, giữ
gìn hay phá vỡ các chế định xã hội khác nhau.
- Trong hoạt động quản lý NN, quản lý XH thì VB là phương tiện không thể thiếu.

6.2. Ý nghĩa của việc soạn thảo văn bản
- Hình thành nên các văn bản đồng nhất tuân theo những quy định, mẫu hóa của
nhà nước.
- Các văn bản soạn thảo theo quy định sẽ giúp người nhận dễ dàng tiếp nhận được
văn bản và hiểu được nội dung mà văn bản cần chuyển tải.
- Soạn thảo văn bản theo quy định sẽ giúp cho việc phân loại và xử lý văn bản được
diễn ra nhanh chóng dễ dàng.
7. Quy trình soạn thảo văn bản
Bước 1: Thảo văn bản
- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo.
- Thu thập thông tin chuẩn bị soạn thảo.
- Soạn thảo văn bản
Bước 2: Duyệt văn bản
Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung hoàn thiện bản thảo đã soạn.
- Các đơn vị soạn thảo trình bản dự thảo VB lên cấp trên hoặc tập thể cá nhân xem
xét bổ sung.
+ Lãnh đạo phụ trách trực tiếp (Trưởng, phó) duyệt bản thảo trước khi trình lên
lãnh đạo cơ quan.
+ Nếu văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp có nhiều vấn đề cần tham
khảo ý kiến các bộ phận có liên quan và ý kiến của cán bộ pháp chế trước khi trình
lãnh đạo cơ quan ký.
Page 13


+ Tiếp thu các ý kiến đóng góp, hồn thiện bản thảo.
+ Hoàn chỉnh dự thảo lần cuối, đánh máy, soát lại văn bản.
Bước 3: Đánh máy, sao in văn bản
- Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản. Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc khơng rõ ràng trong bản thảo thì người
đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó;

- Nhân bản đúng số lượng quy định;
- Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện. đánh máy, nhân bản theo đúng thời
gian quy định.
Bước 4: Ký văn bản để ban hành
- Ký văn bản: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản
của cơ quan, tổ chức.
- Đóng dấu vào văn bản
- Kiểm tra văn bản trước khi ban hành: nội dung và các thành phần thể thức.
- Làm thủ tục chuyển phát văn bản.
Mẫu trình bày: Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 5700-1992
Mẫu 1: Mẫu trình bày cơng văn
Mẫu 2: Mẫu trình bày văn bản có tên loại
Mẫu 3: Phơng chữ (FONT) cỡ chữ để trình bày văn bản

Page 14


CHƯƠNG 2: THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY CỦA VĂN BẢN
Mã chương: MH10.02
Mục tiêu:
- Xác định được vị trí của các thành phần thể thức trong văn bản
- Nắm được nội dung và cách trình bày các thành phần thể thức của văn bản.
Nội dung chính:
1. Thể thức của văn bản
1.1. Khái niệm thể thức văn bản
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những
thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong
những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quy định
(Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ).
1.2. Các thành phần thể thức của văn bản

- Quốc hiệu
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
- Số, ký hiệu của văn bản
- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
- Trích yếu nội dung cơng văn hành chính
- Nội dung văn bản
- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
- Dấu của cơ quan, tổ chức
- Nơi nhận
- Dấu chỉ mức độ mật
- Dấu chỉ mức độ khẩn
- Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
- Chỉ dẫn về dự thảo văn bản
- Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành
- Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ Website; số điện thoại, số Telex,
số Fax
1.3. Tác dụng của thể thức văn bản
Page 15


- Đảm bảo tính kỷ cương và sự thống nhất trong việc soạn thảo và ban hành văn
bản.
- Đảm bảo tính chân thực và hiệu lực pháp lý của văn bản
- Thể hiện quyền uy và tinh thần trách nhiệm của cơ quan ban hành văn bản và
người ký văn bản.
- Nâng hiệu xuất soạn thảo, chất lượng soạn thảo và tính thẩm mỹ của văn bản ban
hành.
- Tạo thuận lợi cho việc xử lý văn bản.
2. Kỹ thuật trình bày văn bản

Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05
tháng 3 năm 2020 của Chính phủ bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn
bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi
tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên máy vi tính và in ra
giấy; văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác
hoặc văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn; không áp dụng đối với văn bản được in
thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác.
2.1. Phông chữ, khổ giấy, kiểu trình bày, định lề và đánh số trang văn bản
- Phơng chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phơng chữ tiếng Việt của
bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.
- Khổ giấy
Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm).
Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển
được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ
A5).
- Kiểu trình bày
Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định
hướng bản in theo chiều dài).
Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các
phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định
hướng bản in theo chiều rộng).
- Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)
Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm;
Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm;
Page 16


Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm.
- Đánh số trang: Số trang được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy bằng chữ số

Ả-rập, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, không đánh số trang thứ nhất, số trang phụ lục
được đánh số riêng theo từng phụ lục.
- Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được
thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản kèm theo Thông tư số
01/2011 (Phụ lục II). Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang
giấy khổ A5 được áp dụng tương tự theo sơ đồ tại Phụ lục trên.
2.2. Các thành phần thể thức văn bản
2.2.1. Quốc hiệu, tiêu ngữ.
a. Thể thức
Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ:
“CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và
“Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”.
b. Kỹ thuật trình bày
Quốc hiệu được trình bày tại ơ số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang,
ở phía trên, bên phải.
Dịng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình
bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường,
cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dịng thứ hai cỡ chữ 13; nếu
dịng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dịng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; được đặt
canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các
cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài
bằng độ dài của dịng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline), cụ thể:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hai dịng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.
2.2.2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
a. Thể thức
Đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Văn phịng Quốc
hội; Hội đồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội hoặc Hội đồng nhân dân và Ủy ban

nhân dân các cấp; Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
Tập đoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91 không ghi cơ quan chủ quản.
Page 17


Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức chủ
quản trực tiếp (nếu có) (đối với các tổ chức kinh tế có thể là công ty mẹ) và tên của cơ
quan, tổ chức ban hành văn bản.
- Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc được viết
tắt theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và
cơ cấu tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận tư cách
pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, ví dụ:
BỘ GIAO THƠNG VẬN TẢI

TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM

HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN
TỈNH NGHỆ AN

ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH THÁI NGUYÊN

- Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông
dụng như Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND), Việt Nam (VN), ví
dụ:
UBND TỈNH QUẢNG BÌNH
SỞ NỘI VỤ

VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI VN
VIỆN DÂN TỘC HỌC

b. Kỹ thuật trình bày
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ơ số 2; chiếm khoảng
1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái.
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ
chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng. Nếu tên cơ quan, tổ chức chủ quản
dài, có thể trình bày thành nhiều dịng.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ
như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan,
tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến
1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Trường hợp tên cơ quan, tổ
chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dịng, ví dụ:
BỘ NỘI VỤ
CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ
NHÀ NƯỚC
Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dịng đơn.
2.2.3. Số, ký hiệu của văn bản
a. Thể thức
Page 18


- Số của văn bản
Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức. Số
của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết
thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
- Ký hiệu của văn bản
+ Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo bảng
chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Thông tư này (Phụ lục I) và chữ viết
tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước (áp dụng đối với chức danh Chủ
tịch nước và Thủ tướng Chính phủ) ban hành văn bản, ví dụ:

Nghị quyết của Chính phủ ban hành được ghi như sau: Số: …/NQ-CP
Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ ban hành được ghi như sau: Số: …/CT-TTg.
Quyết định của Thường trực Hội đồng nhân dân ban hành được ghi như sau: Số:
…/QĐ-HĐND
Báo cáo của các ban của Hội đồng nhân dân được ghi như sau: Số …/BC-HĐND
+ Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh
nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị (vụ, phịng, ban, bộ phận) soạn
thảo hoặc chủ trì soạn thảo cơng văn đó (nếu có), ví dụ:
Cơng văn của Chính phủ do Vụ Hành chính Văn phịng Chính phủ soạn thảo: Số:
…/CP-HC.
Công văn của Bộ Nội vụ do Vụ Tổ chức Cán bộ Bộ Nội vụ soạn thảo: Số:
…/BNV-TCCB
Công văn của Hội đồng nhân dân tỉnh do Ban Kinh tế Ngân sách soạn thảo: Số:
…./HĐND-KTNS
Công văn của Ủy ban nhân dân tỉnh do tổ chuyên viên (hoặc thư ký) theo dõi
lĩnh vực văn hóa - xã hội soạn thảo: Số: …/UBND-VX
Công văn của Sở Nội vụ tỉnh do Văn phòng Sở soạn thảo: Số: …/SNV-VP
Trường hợp các Hội đồng, các Ban tư vấn của cơ quan được sử dụng con dấu
của cơ quan để ban hành văn bản và Hội đồng, Ban được ghi là “cơ quan” ban hành
văn bản thì phải lấy số của Hội đồng, Ban, ví dụ Quyết định số 01 của Hội đồng thi
tuyển công chức Bộ Nội vụ được trình bày như sau:
BỘ NỘI VỤ
HỘI ĐỒNG THI TUYỂN CÔNG CHỨC
Số: 01/QĐ-HĐTTCC
Page 19


Việc ghi ký hiệu công văn do UBND cấp huyện, cấp xã ban hành bao gồm chữ viết
tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành công văn và chữ viết tắt tên lĩnh vực (các lĩnh vực
được quy định tại Mục 2, Mục 3, Chương IV, Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy

ban nhân dân năm 2003) được giải quyết trong công văn.
Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc
lĩnh vực (đối với UBND cấp huyện, cấp xã) do cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo
đảm ngắn gọn, dễ hiểu.
b. Kỹ thuật trình bày
Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ơ số 3, được đặt canh giữa dưới tên cơ
quan, tổ chức ban hành văn bản.
Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13,
kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm
số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ
viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) khơng cách chữ, ví dụ:
Số: 15/QĐ-HĐND (Quyết định của Thường trực Hội đồng nhân dân);
*Đối với văn bản QPPL
Số:…../Năm BHVB/ Tên loại VB-Tên cơ quan BHVB
Ví dụ: Số : 60/2006/QĐ-BXD
Số : 367 /2006/NĐ-CP
*Đối với văn bản cá biệt, hành chính thơng thường (VB có tên loại.)
Số:……./Tên loại văn bản- Tên cơ quan BHVB
Ví dụ: Quyết định khen thưởng của Trường A.
Số: 10/QĐ-A
*Đối với văn bản hành chính thơng thường (VB khơng có tên loại)
Số:………./Tên cơ quan BHVB- Tên đơn vị soạn thảo
Ví dụ:
- Công văn của Cục Quản lý nhà trực thuộc Bộ Xây dựng soạn thảo.
Số: 01 / BXD-QLN.
2.2.4. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
a. Thể thức
- Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng
của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh;
xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với những đơn vị hành

Page 20


chính được đặt tên theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên
gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó, cụ thể như sau:
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức Trung ương là tên của tỉnh,
thành phố trực thuộc Trung ương nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ:
Văn bản của Bộ Cơng Thương, của Cơng ty Điện lực 1 thuộc Tập đồn Điện lực
Việt Nam (có trụ sở tại thành phố Hà Nội): Hà Nội,
Văn bản của Trường Cao đẳng Quản trị kinh doanh thuộc Bộ Tài chính (có trụ sở
tại thị trấn Như Quỳnh, huyện Mỹ Văn, tỉnh Hưng Yên): Hưng Yên,
Văn bản của Viện Hải dương học thuộc Viện Khoa học và Cơng nghệ Việt Nam
(có trụ sở tại thành phố Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa): Khánh Hòa,
Văn bản của Cục Thuế tỉnh Bình Dương thuộc Tổng cục Thuế (có trụ sở tại thị xã
Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương): Bình Dương,Địa danh ghi trên văn bản của các cơ
quan, tổ chức cấp tỉnh:
+ Đối với các thành phố trực thuộc Trung ương: là tên của thành phố trực thuộc
Trung ương, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội và của các sở, ban, ngành thuộc
thành phố: Hà Nội, của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh và của các sở, ban,
ngành thuộc thành phố: Thành phố Hồ Chí Minh,
+ Đối với các tỉnh là tên của tỉnh, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh Hải Dương và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh
(có trụ sở tại thành phố Hải Dương, tỉnh Hải Dương): Hải Dương, của Ủy ban nhân
dân tỉnh Quảng Ninh và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Hạ
Long, tỉnh Quảng Ninh): Quảng Ninh, của Ủy ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng và của
các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng): Lâm
Đồng,
Trường hợp địa danh ghi trên văn bản của cơ quan thành phố thuộc tỉnh mà tên
thành phố trùng với tên tỉnh thì ghi thêm hai chữ thành phố (TP.), ví dụ:

Văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Tĩnh (tỉnh Hà Tĩnh) và của các phòng,
ban thuộc thành phố: TP. Hà Tĩnh,
+ Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp huyện là tên của huyện,
quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn (thành phố Hà Nội) và của các
phịng, ban thuộc huyện: Sóc Sơn,
+ Địa danh ghi trên văn bản của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và của các tổ
chức cấp xã là tên của xã, phường, thị trấn đó, ví dụ:
Page 21


Văn bản của Ủy ban nhân dân xã Kim Liên (huyện Nam Đàn, tỉnh Nghệ An): Kim
Liên,
Văn bản của Ủy ban nhân dân phường Điện Biên Phủ (quận Ba Đình, TP. Hà Nội):
Phường Điện Biên Phủ,
+ Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức và đơn vị vũ trang nhân dân
thuộc phạm vi quản lý của Bộ Cơng an, Bộ Quốc phịng được thực hiện theo quy định
của pháp luật và quy định cụ thể của Bộ Cơng an, Bộ Quốc phịng.
- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành.
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày,
tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2
phải ghi thêm số 0 ở trước, cụ thể:
Thành phố Tam Điệp, ngày 27 tháng 12 năm 2016
Quận 1, ngày 10 tháng 12 năm 2016
b. Kỹ thuật trình bày
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một
dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14,
kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu
phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu.

2.2.5. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
a. Thể thức
Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Khi
ban hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ cơng văn.
Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh
khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.
b. Kỹ thuật trình bày
Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được trình bày
tại ơ số 5a; tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình và các
loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng,
đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng
chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang,
nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dịng
chữ, ví dụ:

Page 22


QUYẾT ĐỊNH
Về việc điều động cán bộ
Trích yếu nội dung cơng văn được trình bày tại ơ số 5b, sau chữ “V/v” bằng chữ in
thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu
văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản, ví dụ:
Số: 72/VTLTNN-NVĐP
V/v kế hoạch kiểm tra công tác
văn thư, lưu trữ năm 2018
2.2.6. Nội dung văn bản
a. Thể thức
- Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản.
Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:

+ Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;
+ Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định
của pháp luật;
+ Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;
+ Sử dụng ngơn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;
+ Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương và từ
ngữ nước ngồi nếu khơng thực sự cần thiết). Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác
định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;
+ Chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ tiếng
Việt dễ hiểu. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có
thể viết tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong dấu
ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;
+ Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu
văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản,
trích yếu nội dung văn bản (đối với luật và pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của luật,
pháp lệnh), ví dụ: “… được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08
tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về cơng tác văn thư”; trong các lần viện dẫn tiếp
theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó;
+ Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo Phụ lục VI - Quy định
viết hoa trong văn bản hành chính.
- Bố cục của văn bản
Page 23


Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành,
phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc
được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định, cụ
thể:
+ Nghị quyết (cá biệt): theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm;
+ Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành

kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;
+ Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm;
+ Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm hoặc theo
khoản, điểm.
Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều thì phần,
chương, mục, điều phải có tiêu đề.
b. Kỹ thuật trình bày
Nội dung văn bản được trình bày tại ơ số 6.
Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cả hai
lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản phải dùng
cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến
1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là
6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách
dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng
cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines).
Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải
xuống dịng, cuối dịng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu
“phẩy”.
Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản,
điểm thì trình bày như sau:
+ Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình
bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu
chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề (tên) của
phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến
14, kiểu chữ đứng, đậm;
+ Mục: Từ “Mục” và số thứ tự của mục được trình bày trên một dịng riêng, canh
giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của
mục dùng chữ số Ả - rập. Tiêu đề của mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng
chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;

Page 24