Bài tiểu luận cuối kì môn Tiêu chuẩn hóa trong quản lý thông tin

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
***

***

BÀI TIỂU LUẬN CUỐI KÌ
MƠN: TIÊU CHUẨN HĨA TRONG QUẢN LÝ THƠNG TIN

Giảng viên: TS. Trần Thị Thanh Vân
Họ và tên sinh viên: Vũ Ngọc Mai Hương
MSSV: 18031495
Khoa: Thông tin-Thư viện
Lớp: K63 - Quản lý thông tin


Đề bài: Anh/ chị hãy phân tích tình hình áp dụng tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn
khu vực và tiêu chuẩn nước ngồi trong các cơ quan thơng tin Việt Nam?
BÀI LÀM
I.

Giới thiệu chung
Hiện nay, các tiêu chuẩn được áp dụng vào tổ chức, cơ quan thông tin Việt
Nam khá nhiều và rất phổ biến. Những loại tiêu chuẩn phổ biến đó là tiêu
chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn khu vực và tiêu chuẩn nước ngoài, các loại tiêu
chuẩn này khi được áp dụng đã phải đạt mức tiêu chuẩn nhất định để phục
vụ cho công tác hoạt động của tổ chức, cơ quan thông tin Việt Nam giúp cho
tổ chức, cơ quan thông tin Việt Nam đứng vững được trong thị trường, đồng
thời trong quá trình hoạt động việc xuất, nhập hàng hóa diễn ra theo đúng
quy trình, thủ tục cũng sẽ giúp cho tổ chức, cơ quan thông tin Việt Nam phát
triển mạnh mẽ.

II.
-

Khái niệm
Tiêu chuẩn hóa có thể hiểu là hoạt động thiết lập các điều khoản để sử dụng
chung và lặp đi lặp lại đối với những vấn đề thực tế hoặc tiềm ẩn nhằm đạt
được mức độ trật tự tối ưu trong một khung cảnh nhất định. Hay định nghĩa
đầy đủ của ISO về tiêu chuẩn hóa như sau: Tiêu chuẩn hóa là một hoạt động
thiết lập các điều khoản để sử dụng chung và lặp đi lặp lại đối với những vấn
đề thực tế hoặc tiềm ẩn nhằm đạt được mức độ trật tự tối ưu trong một
khung cảnh nhất định.Tiêu chuẩn hóa là xây dựng, công bố, áp dụng và đánh
giá sự phù hợp với tiêu chuẩn về một thực thể nhất định. Trong đó, tiêu
chuẩn là tài liệu được thiết lập bằng cách thỏa thuận và do một cơ quan phê
duyệt nhằm cung cấp những quy tắc, hướng dẫn hoặc đặc tính cho các hoạt
động hoặc kết quả hoạt động để sử dụng chung và lặp đi lặp lại nhằm đạt
được mức độ trật tự tối ưu trong một khung cảnh nhất định.
2


-

Tiêu chuẩn quốc tế là tiêu chuẩn do một tổ chức tiêu chuẩn quốc tế hoặc tổ
chức quốc tế có hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn công bố. Với khả năng
của tổ chức này có thể thiết lập các tiêu chuẩn chung, nó sẽ trở thành luật
định thơng qua các hiệp định hay các tiêu chuẩn quốc gia vì thế sẽ làm cho
nó có nhiều sức mạnh hơn với sự liên kết chặt chẽ giữa các chính phủ.
Những người tham dự bao gồm một tổ chức tiêu chuẩn từ mỗi quốc gia
thành viên và các tập đoàn lớn. Quá trình xây dựng được đảm bảo nguyên
tắc đồng thuận, phù hợp với nguyên tắc của hoạt động tiêu chuẩn quốc tế.

-

Tiêu chuẩn khu vực là tiêu chuẩn do tổ chức tiêu chuẩn khu vực hoặc tổ
chức khu vực có hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn công bố.

-

Tiêu chuẩn nước ngoài là tiêu chuẩn do tổ chức tiêu chuẩn quốc gia của
nước ngồi hoặc tổ chức nước ngồi có hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn
(hiệp hội nghề nghiệp, viện nghiên cứu...) cơng bố.

III.

Vai trị của việc áp dụng tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn khu vực và tiêu
chuẩn nước ngồi trong các cơ quan thơng tin Việt Nam

-

Vai trị của việc áp dụng tiêu chuẩn quốc tế trong các cơ quan thông tin
Việt Nam :
Áp dụng tiêu chuẩn quốc tế giúp cho các cơ quan thông tin Việt Nam có tính
cạnh tranh cao, lành mạnh hơn, việc xuất khẩu hàng hóa trong các cơ quan
thơng tin Việt Nam sẽ trở nên dễ dàng thúc đẩy đa dạng hóa hoạt động sản
xuất, kinh doanh ở phạm vi mỗi quốc gia và trên thế giới, hàng hóa khi được
áp dụng tiêu chuẩn quốc tế sẽ chất lượng, an tồn hơn vì được xuất khẩu
theo một quy tắc nhất định, làm cho thương mại giữa các quốc gia dễ dàng
hơn và công bằng hơn vì các thơng số kỹ thuật giống nhau được chấp nhận
để sử dụng ở các quốc gia khác nhau như là tiêu chuẩn quốc gia hoặc khu
vực. Áp dụng tiêu chuẩn quốc tế giúp cho những người đại diện mỗi quốc

gia tham gia áp dụng tiêu chuẩn quốc tế có thể quan sát được chu trình, kỹ
3


thuật, các khâu xử lý hàng hóa để nhằm đánh giá chất lượng, ở mỗi quốc gia
thì chu trình hoạt động đều giống nhau không chỉ ở mỗi Việt Nam, việc tiếp
cận chu trình sản xuất của quốc gia khác là đối tác sẽ giúp cho cơ quan thông
tin trong nước Việt Nam có thể cải tiến những mặt đã tốt để phát triển thêm
và thay thế, sửa đổi những mặt chưa tốt trong quá trình hoạt động . Áp dụng
tiêu chuẩn quốc tế giúp cho việc nhất quán trong một hệ thống tồn cầu,
trong khn khổ các tiêu chuẩn tương thích lẫn nhau hoặc đã được các cơ
quan tiêu chuẩn hóa khác cơng nhận chính thức, Việt Nam đã tham gia và là
viên của nhiều tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế và khu vực như: thành viên
chính thức của Liên minh Viễn thông quốc tế ITU, Tổ chức tiêu chuẩn hóa
Quốc tế ISO, Ủy ban tiêu chuẩn Thực phẩm Quốc tế CODEX, và là thành
viên liên kết của Ủy ban Kỹ thuật điện Quốc tế IEC nên việc bằng cách quy
tắc, đặc tính, hướng dẫn của tiêu chuẩn hóa đã được đề ra để từ đó qua trao
đổi, xem xét của nhiều tổ chức khác với Việt Nam có thể đưa ra được những
tiêu chuẩn phù hợp để chu trình hoạt động xuất, nhập khẩu hàng hóa thuận
lợi hơn. Áp dụng tiêu chuẩn quốc tế giúp cho một số cơ quan quản lý sử
dụng các tiêu chuẩn làm cơ sở cho pháp luật, thì chỉ khi đó chúng mới trở
thành bắt buộc, và sau đó chỉ trong phạm vi quyền hạn được pháp luật điều
chỉnh, các tiêu chuẩn nằm trong phạm vi pháp luật sẽ được kiểm soát một
cách chặt chẽ. Các tổ chức tiêu chuẩn hóa Quốc tế gồm: Liên minh Viễn
thông quốc tế (ITU), Tổ chức tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO), Ủy ban tiêu
chuẩn Thực phẩm Quốc tế (CODEX), và là thành viên liên kết của Ủy ban
Kỹ thuật điện Quốc tế (IEC), Ủy ban tiêu chuẩn hóa Châu Âu (CEN), Viện
tiêu chuẩn quốc gia Hoa Kỳ ( ANSI ),...
Ví dụ : Việt Nam (đại diện là Tổng cục tiêu chuẩn đo lường Chất lượng
tham gia là thành viên đầy đủ của ISO từ năm 1977 và đã có những đóng

4


góp nhất định cho tổ chức này. Việt Nam đã được bầu là thành viên của hội
đồng ISO trong ba nhiệm kỳ: 1997-1998, 2001-2002 và 2004-2005, tham gia
nhiều hoạt động kỹ thuật, xây dựng tiêu chuẩn với tư cách thành viên chính
thức hoặc thành viên quan sát trong 87 Ban Kỹ thuật/Tiêu ban kỹ thuật và 04
Ban chính sách phát triển của ISO (chi tiết tham gia các hoạt động kỹ thuật
của ISO)
-

Vai trò của việc áp dụng tiêu chuẩn khu vực trong các cơ quan thông tin
Việt Nam :
Áp dụng tiêu chuẩn khu vực trong các cơ quan thông tin Việt Nam có vai trị
giúp cho các thành viên trong tổ chức khu vực được tham gia tranh luận,
trình bày ý kiến của mình, đề xuất sửa đổi, việc trao đổi giúp cho các tiêu
chuẩn có thể sẽ được phát triển, nâng cao chất lượng, đạt hiệu quả tuyệt đối.
Áp dụng tiêu chuẩn khu vực nhờ vào sự gắn kết giữa các thành viên giúp
cho các tiêu chuẩn đáp ứng được yêu cầu trong khu vực từ đó tạo ra lợi thế
cạnh tranh trên thị trường các khu vực khác . Áp dụng tiêu chuẩn của khu
vực giúp cho các tiêu chuẩn có độ tin cậy cao nhờ việc phê duyệt quy trình,
cách thức làm việc, hoạt động, phát triển nhằm đạt được sự chấp thuận của
cấp trên khu vực. Các tiêu chuẩn khi được đưa vào hoạt động sẽ giúp cho
các khu vực kết nối gần với nhau, cùng nhau đưa ra các kế hoạch, cùng nhau
trao đổi, chia sẻ và học hỏi những kinh nghiệm trong khu vực. Việc mở ra
những cuộc họp/ cuộc gặp gỡ giúp cho nâng cao hiệu quả cho Tổ chức và
đem lại lợi ích cho các cơ quan thành viên. Các khu vực có thể kể đến là:
Khu vực Châu Á, Đơng Nam Á, Châu Á Thái Bình Dương,...
Ví dụ về quan hệ trao đổi thơng tin tiêu chuẩn hóa giữa Việt Nam với khu
vực Châu Á Thái Bình Dương: “ Diễn đàn Tiêu chuẩn các nước khu vực

châu Á Thái Bình Dương lần thứ 42 (PASC – Pacific Asia Standards
5


Congress) vừa được tổ chức tại Wellington, New Zealand. Đây là Hội nghị
thường niên và là diễn đàn trao đổi thơng tin, tìm kiếm sự đồng thuận và
ủng hộ các nước thành viên nhằm tăng cường năng lực tham gia vào hoạt
động hội nhập quốc tế trong lĩnh vực tiêu chuẩn hóa. Hội nghị có sự tham
gia của 19 cơ quan tiêu chuẩn hóa quốc gia thành viên, cũng như sự có mặt
của đại diện các tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế và khu vực như ISO, IEC,
ITU, APML, AMLF, COPANT, APEC/SCSC, ASEAN/ACCSQ. Phó Tổng cục
trưởng Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (STAMEQ) Nguyễn
Hoàng Linh làm trưởng đoàn Việt Nam đã tham dự hội nghị. Bên lề Hội
nghị, đoàn Việt Nam đã gặp gỡ và làm việc với rất nhiều đối tác như Cơ
quan tiêu chuẩn Australia (AS), Hiệp hội Thử nghiệm Hoa Kỳ (ASTM), Hiệp
hội phòng Thử nghiệm Hoa Kỳ (UL), Ủy ban Kỹ thuật Điện Hoa Kỳ (USNC)
trao đổi một số hợp tác và hỗ trợ kỹ thuật đối với các lĩnh vực Việt Nam
quan tâm. Đặc biệt, đồn đã có cuộc gặp với Chủ tịch ISO, Ông John
Walter trao đổi về các phương thức xã hội hóa hoạt động tiêu chuẩn và thúc
đẩy xây dựng tiêu chuẩn quốc gia của Việt Nam (TCVN) thành tiêu chuẩn
quốc tế (ISO) cũng như chiến lược tiêu chuẩn hóa của Việt Nam trong thời
gian tới ”.
-

Vai trị của việc áp dụng tiêu chuẩn nước ngoài trong các cơ quan thơng
tin Việt Nam :
Áp dụng tiêu chuẩn nước ngồi trong các cơ quan thơng tin Việt Nam có vai
trị thúc đẩy sự phát triển của các tiêu chuẩn, kết hợp, hợp tác giữa trong và
ngoài cơ quan Việt Nam để mở rộng các tiêu chuẩn hóa, đồng thời giúp cho
việc nghiên cứu tiêu chuẩn dựa vào tiêu chuẩn hiện tại để nghiên cứu sang

một tiêu chuẩn mới có thể cạnh tranh ở thị trường trong và ngoài nước. Bên
cạnh đó, việc áp dụng tiêu chuẩn nước ngồi sẽ giúp cho việc hội nhập Việt
6


Nam với nước ngồi trở nên gắn bó, gắn kết, hợp tác lâu dài nhằm phát triển
tiêu chuẩn hóa giữa Việt Nam với các nước hai bên. Việc áp dụng các tiêu
chuẩn nước ngoài của các nước giúp cho các cơ quan thơng tin Việt Nam
nâng cao trình độ, kỹ năng, mở rộng thêm tầm nhìn, kiến thức khi đưa vào
hoạt động các lĩnh vực như: thương mại, xuất nhập khẩu, … song với đó tìm
hiểu, đề ra và định hướng kế hoạch, chiến lược là tốt nhất giữa Việt Nam và
các nước trên thế giới. Tiêu chuẩn nước ngoài ln chất lượng vì họ khơng
chỉ trao đổi thơng tin giữa các nước với nhau mà ngồi ra họ cịn nghiên cứu
sâu về các tiêu chuẩn để đưa ra những ưu điểm của các tiêu chuẩn đó nhằm
áp dụng được vào hoạt động để việc hoạt động thuận lợi, dễ dàng, việc áp
dụng tiêu chuẩn nước ngoài vào Việt Nam có vai trị giúp cho các tổ chức,
cơ quan thơng tin Việt Nam khi trao đổi thơng tin, tìm hiểu, ký kết đối tác
với nước ngoài giữa hai bên sẽ có thể tự mình so sánh và tìm ra được những
điểm nào mình cần cải thiện để giúp cho quá trình hoạt động tiêu chuẩn
được nhanh chóng, tốt nhất, phù hợp với chính mục đích mà các tổ chức, cơ
quan thông tin Việt Nam đang muốn hướng tới. Các nước có tiêu chuẩn hóa
nước ngồi bao gồm: Mỹ, Nga,...
Ví dụ: Ngày 7/3 vừa qua, Bộ Thương mại Hoa Kỳ vừa trao chứng chỉ chứng
nhận sự đóng góp của Tổng cục Tiêu chuẩn và Đo lường chất lượng Việt
Nam (STAMEQ) vào thúc đẩy quan hệ thương mại hai nước. Trong quá
trình hội nhập quốc tế, theo chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ, quan hệ bn
bán thương mại Việt Nam- Hoa Kỳ phải được đẩy mạnh phát triển. Một
trong những nền tảng cơ sở trong q trình thúc đẩy cơng nghệ, thương mại
và hội nhập chính là hoạt động tiêu chuẩn hố và đánh giá sự phù hợp mà cả
2 chính phủ và các doanh nghiệp thỏa thuận cùng chấp nhận.

7


Chính vì vậy, Việt Nam đã có những định hướng hợp tác với các cơ quan
tiêu chuẩn Hoa Kỳ. Điểm đặc thù lớn là phía Hoa Kỳ có rất nhiều các cơ
quan tiêu chuẩn hố nhưng hiện có 2 tổ chức tiêu chuẩn hàng đầu là Tổ chức
Tiêu chuẩn hoá quốc tế Hoa Kỳ (ASTM) và Viện Tiêu chuẩn quốc gia Hoa
Kỳ (ANSI).
IV.

Thuận lợi và khó khăn khi áp dụng tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn khu
vực và tiêu chuẩn nước ngồi trong các cơ quan thơng tin Việt Nam?
Giải pháp khắc phục các trở ngại trên

-

Thuận lợi:
+

Áp dụng tiêu chuẩn quốc tế, khu vực, nước ngoài giúp cho mối quan
hệ giữa tổ chức, cơ quan thông tin Việt Nam và các nước trên thế giới
bền chặt, gắn bó khăng khít trong q trình hợp tác, trao đổi về các
tiêu chuẩn

+

Áp dụng tiêu chuẩn quốc tế, khu vực, nước ngoài được coi là công cụ
giúp cho nhiều tổ chức, cơ quan thông tin Việt Nam quản lý, phát triển
sản xuất; kinh doanh của mình.

+

Áp dụng tiêu chuẩn quốc tế, khu vực, nước ngồi giúp cho các tổ
chức, cơ quan thơng tin Việt Nam chủ động hơn về việc tham gia các
Tổ chức quốc tế và khu vực từ đó tham gia góp ý cho các dự thảo tiêu
chuẩn quốc tế kết hợp cùng những thế mạnh mà Việt Nam đang có và
đang phát triển.

+

Áp dụng tiêu chuẩn quốc tế, khu vực, nước ngồi kiểm sốt chất
lượng một cách tốt nhất, giúp cho đối tác/khách hàng có được nhiều
sự trải nghiệm giữa các sản phẩm, hàng hóa tạo điều kiện cho việc
mua và bán dễ dàng, hiệu quả

8


+

Áp dụng tiêu chuẩn quốc tế, khu vực, nước ngoài giúp cho các cơ
quan thông tin Việt Nam không bị phụ thuộc vào một nguồn cung cấp
hàng duy nhất nhờ vào việc đưa sản phẩm, hàng hóa ra thị trường

+

Khi việc áp dụng tiêu chuẩn quốc tế, khu vực, nước ngoài được áp
dụng và phụ thuộc nhiều đồng thời được phát triển sẽ làm tăng nhu
cầu của các tổ chức, cơ quan thơng tin Việt Nam.

+

Hình thành liên minh chiến lược giữa các tổ chức khác nhau. Sự hình
thành liên minh giúp cho các tổ chức bao gồm cả tổ chức, cơ quan
thơng tin Việt Nam giúp giảm chi phí và tăng lợi nhuận. Có một quy
trình được tiêu chuẩn hóa sẽ tránh được chi phí thích ứng. Sẽ đắt hơn
nếu tạo ra một dịch vụ cụ thể hoặc sản phẩm tốt cho một cơ sở người
tiêu dùng cụ thể. Tùy chỉnh một sản phẩm đòi hỏi phải thu thập dữ
liệu, tìm kiếm rộng rãi và tìm kiếm các kỹ thuật tiếp thị khác nhau để
thu hút khách hàng. Tiêu chuẩn hóa một sản phẩm giúp tổ chức, cơ
quan thơng tin Việt Nam tiết kiệm chi phí tùy chỉnh sản phẩm. Chi phí
tiết kiệm được phụ thuộc vào sản xuất của công ty.

+

Áp dụng tiêu chuẩn quốc tế, khu vực, nước ngoài trong tổ chức, cơ
quan Việt Nam giúp đảm bảo chất lượng của sản phẩm khi tiêu chuẩn
hóa có chất lượng tốt nhất phù hợp với nhu cầu đối tác/khách hàng và
sự phát triển của tổ chức, cơ quan.

-

Khó khăn:
+

Khó thích ứng : Áp dụng tiêu chuẩn quốc tế, khu vực, nước ngoài Việt
Nam ngày càng phát triển dẫn tới khó thích ứng trong việc đáp ứng
nhu cầu đối tác/ khách hàng và khó thích ứng với các quốc gia khác.
Đối với việc khó thích ứng trong việc đáp ứng nhu cầu đối tác/ khách

hàng vì có những khách hàng thích sản phẩm được tiêu chuẩn hóa
giống nhau và có những khách hàng thích những sản phẩm có sự đổi
9


mới hay theo xu hướng, mốt. Đối với việc khó thích ứng với các quốc
gia khác vì mỗi khi các tiêu chuẩn của tổ chức, cơ quan thông tin Việt
Nam phát triển kèm theo đó phải ln tìm hiểu q trình hoạt động
của những tổ chức, khu vực, quốc gia khác để có thể theo kịp được họ
nếu khơng sẽ trở thành lạc hậu và bị thụt lùi lại phía sau.
+

Mất khả năng đáp ứng: Trong trường hợp khi tổ chức, cơ quan thông
tin Việt Nam mở rộng sang thị trường mới sẽ phải mất thời gian để có
thể thích nghi, các chính sách tiêu chuẩn hóa đó sẽ có thể gây khó
khăn cho cơng ty, tổ chức Việt Nam khi đáp ứng nhu cầu khách hàng/
đối tác.

+

Mối quan tâm đối với người làm việc : Quy trình hoạt động của các
tiêu chuẩn hoạt động lặp đi lặp lại nhằm đạt được mức độ trật tự tối
ưu trong một khung cảnh nhất định nhưng sẽ khiến người làm cảm
thấy mệt mỏi và chán nản vì họ khơng có cơ hội học hỏi các kỹ năng
mới dẫn tới khơng cịn u thích khơng việc mình làm nữa.

+

Sự khác biệt ở các thiết bị: Việc tiêu chuẩn hóa sản phẩm là khơng khả
thi khi sản phẩm được sản xuất ở nhiều cơ sở sản xuất. Các quốc gia

khác nhau có các hệ thống và thiết bị cụ thể có thể khác với các địa
điểm khác. Đơi khi, thiết bị cũng có thể khơng có cùng thơng số kỹ
thuật. Vì vậy, tổ chức, cơ quan thông tin Việt Nam khi đưa các tiêu
chuẩn vào hoạt động sẽ cần phải điều chỉnh thiết bị theo nhu cầu.

+

Nền văn hóa khác nhau: Sản phẩm, hàng hóa được đưa ra phục vụ
phải phù hợp với nhu cầu và nền văn hóa của đối tác/ khách hàng cần
được phục vụ. Tùy thuộc vào mục đích và nhu cầu mà tổ chức, cơ
quan thông tin Việt Nam sẽ phải tùy chỉnh sản phẩm, để làm được như
vậy tổ chức, cơ quan thơng tin Việt Nam sẽ phải tìm hiểu thật kỹ trước
khi đưa vào hoạt động tránh sai sót, gặp vấn đề.
10


+

Các tổ chức, cơ quan thông tin Việt Nam cũng đã đáp ứng được một
phần nhưng Việt Nam vẫn cần phải cần đẩy mạnh việc xây dựng, áp
dụng tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn quốc tế làm nền tảng cho hoạt
động sản xuất, kinh doanh và bảo vệ lợi ích chính đáng cho các doanh
nghiệp, cũng như người tiêu dùng.

-

Giải pháp khắc phục các trở ngại trên:
Trong quá trình áp dụng tiêu chuẩn quốc tế, khu vực, nước ngoài các tổ
chức, cơ quan thơng tin Việt Nam phải tìm hiểu, lựa chọn những sản phẩm,
hàng hóa phù hợp với nhu cầu người tiêu dùng đang thịnh hành hiện nay vì

khi tìm hiểu kỹ các tổ chức, cơ quan thơng tin Việt Nam có thể đuổi kịp,
theo kịp nhằm tránh lạc hậu, tụt hậu so với sự phát triển của các tổ chức
khác trên thế giới. Khi mở rộng sang thị trường mới, các tổ chức, cơ quan
thông tin Việt Nam phải tìm hiểu kỹ thị trường mới đó có thể là thị trường
mới ở khu vực trong nước hoặc nước ngồi những mặt hạn chế và tích cực
để so sánh vào chính tổ chức, cơ quan thơng tin nơi mình sinh sống, làm
việc. Khi làm việc, ngồi quy trình sản xuất, xuất, nhập sản phẩm, hàng hóa
quan trọng ra thì hiệu suất làm việc của nhân viên trong các tổ chức, cơ quan
thông tin Việt Nam cũng rất cần phải cần thiết chú ý vì quy trình tiêu chuẩn
hóa thường lặp đi lặp lại theo một chu trình sẽ dễ làm cho nhân viên thấy
chán nản và mệt mỏi, giải pháp cho các tổ chức, cơ quan thông tin Việt Nam
có thể cử một số nhân viên đi tìm hiểu quy trình làm việc của các khu vực
khác xem giống và khác với các tổ chức, cơ quan thông tin của nơi mình làm
việc ở chỗ nào và cách thức họ tìm hiểu, tìm kiếm cũng như trao đổi thơng
tin với đối tác/ khách hàng của họ về sản phẩm/ hàng hóa như thế nào giúp
cho họ có tinh thần thoải mái, trau dồi được thêm nhiều kỹ năng để học hỏi.
Các nền văn hóa ở mỗi khu vực, mỗi quốc gia đều khác nhau không địa
điểm nào giống địa điểm nào nên các tổ chức, cơ quan thông tin Việt Nam
11


phải biết rõ đặc điểm nổi bật về nền văn hóa nơi mà mình chọn, đồng thời có
thể giao lưu, trao đổi thông tin cũng như học hỏi được thêm những kỹ thuật,
quy trình về các tiêu chuẩn quốc tế, khu vực, nước ngồi cùng với họ hỗ trợ
nếu cơng việc đó nằm trong khả năng của các tổ chức, cơ quan thông tin Việt
Nam
V.
-

Hiện trạng áp dụng tại Việt Nam

Tình trạng áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế, khu vực và nước ngoài vào Việt
Nam đã và đang phát triển, có một số nơi; khu vực việc áp dụng các tiêu
chuẩn vào khu vực họ sinh sống rất phát triển và đồng đều nhưng cũng có
những nơi; khu vực do tình trạng dịch bệnh Covid - 19 vừa qua cũng khiến
cho công tác hoạt động các tiêu chuẩn bị trì trệ, gặp khó khăn nhất là trong
việc trao đổi, hội họp về các vấn đề cần thiết nhất phải qua trực tuyến nên sẽ
việc gặp bất lợi, khó khăn là điều khơng thể tránh khỏi.

-

Tình hình hiện nay về tiêu chuẩn quốc tế khi áp dụng tại Việt Nam, hiện tại
đang được áp dụng phổ biến nhiều nhất chính là tiêu chuẩn quốc tế ISO, tiêu
chuẩn quốc tế ISO được áp dụng vào các tổ chức, cơ quan thông tin Việt
Nam giúp đảm bảo chất lượng, an toàn và hiệu quả; thúc đẩy và phát triển
hoạt động tiêu chuẩn hóa và các hoạt động có liên quan nhằm tạo thuận lợi
cho việc trao đổi hàng hóa, dịch vụ, phát triển hợp tác trong lĩnh vực trí tuệ,
khoa học cơng nghệ và kinh tế. Ở các tổ chức, cơ quan thông tin Việt Nam
tiêu chuẩn ISO luôn được đảm bảo chất lượng và được xác thực một cách
minh bạch nhờ vào chứng nhận ISO đảm bảo hệ thống quản lý, sản xuất hoạt
động một cách tốt nhất, đạt hiệu quả cao. Tình hình hiện theo thống kê tại
các doanh nghiệp hiện nay thì ISO 9001 và ISO 14001 đang được áp dụng
nhiều nhất tại Việt Nam. ISO 9001 là một tiêu chuẩn về hệ thống quản lý
chất lượng, khi có tiêu chuẩn ISO 9001 chứng tỏ tổ chức, cơ quan, công ty
12


có hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả, đáp ứng những tiêu chuẩn chung
của quốc tế; còn ISO 14001 là là một phần của bộ tiêu chuẩn quốc tế liên
quan đến quản lý môi trường áp dụng cho tất cả mọi tổ chức doanh nghiệp,
cơ quan, công ty ở bất cứ nơi đâu. Được xây dựng theo nguyên tắc Hoạch

định – Thực hiện – Kiểm tra – Hành động, cụ thể ISO 14001:2015 quy định
cụ thể các yêu cầu quan trọng nhất để nhận dạng, kiểm soát và giám sát các
khía cạnh mơi trường của tổ chức doanh nghiệp, kể cả phương pháp quản lý
và cải tiến toàn bộ hệ thống. Nhiều chuyên gia nhận định giữa khả năng
nâng cao năng suất và nâng cao chất lượng sản phẩm thì ISO 9001 có ưu thế
trong việc cải tiến chất lượng sản phẩm trong các doanh nghiệp ngành công
thương. 84% doanh nghiệp áp dụng ISO 9001 nhận định năng suất có tăng
lên; 91% nhận thấy chất lượng sản phẩm được cải tiến. Về ISO 14001 giúp
hỗ trợ các tổ chức, doanh nghiệp có tác động đến mơi trường một hệ thống
quản lý giúp giảm thiểu lãng phí, sử dụng nguồn nhiên liệu hiệu quả hơn
cũng như cắt giảm chi phí vận hành của doanh nghiệp, tuân thủ pháp luật.
Theo thống kê thì số lượng doanh nghiệp áp dụng ISO 14001 ngày một
nhiều: 19% doanh nghiệp cơ khí, 15% doanh nghiệp nhựa, 12% doanh
nghiệp điện tử… Trong đó, 75% doanh nghiệp nhận định năng suất có tăng
lên và 81% nhận thấy chất lượng sản phẩm được cải tiến.
Thêm một tiêu chuẩn nữa cũng áp dụng với Việt Nam là tiêu chuẩn IEC, tiêu
chuẩn IEC trong các tổ chức, cơ quan thông tin Việt Nam giúp cho Việt Nam
phát triển sản phẩm, dịch vụ an tồn, hiệu quả, thân thiện mơi trường, tiêu
chuẩn IEC đáp ứng được với yêu cầu của thị trường trong và ngồi Việt
Nam, ln phải đạt được việc Việt Nam sẽ sử dụng trọn vẹn, tối đa những
điểm mạnh của tiêu chuẩn IEC nhằm tăng hiệu quả tin cậy, khả năng tương
tác giữa công nghệ điện của Việt Nam với công nghệ điện các nước khác khi
giao lưu, trao đổi thông tin với các nước đối tác, giúp cho việc mở rộng thị
13


trường trở nên dễ dàng, thuận tiện. Vào tháng 04/2022 Việt Nam đã tham gia
IEC với tư cách là thành viên liên kết. Việt Nam là thành viên P ( thành viên
tham gia ) của 03 Ban kỹ thuật IEC. Trong quá trình trở thành thành viên của
IEC, Việt Nam phải xác định rõ cơng việc chính cần thiết phải làm nhất về

việc tìm ra các tiêu chuẩn mới, các chỉ số thiết kế điện mới phù hợp với tình
hình hiện nay giúp cho đối tác/khách hàng hay chính tổ chức, cơ quan thông
tin Việt Nam đang được hoạt động; một số tiêu chuẩn TCVN do bộ Khoa
học Công nghệ ban hành đều tuân thủ tiêu chuẩn IEC để chuyển dịch thành
tiêu chuẩn Việt Nam, tại Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (Bộ
KH&CN) diễn ra Lễ Kỷ niệm 50 năm Ngày Tiêu chuẩn thế giới 14/10 và
Hội thảo Tiêu chuẩn thúc đẩy tăng trưởng xanh thì tính đến nay hệ thống tiêu
chuẩn quốc gia của Việt Nam có gần 13.000 TCVN, tỷ lệ hài hòa với tiêu
chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn khu vực khoảng 60 %, góp phần hỗ trợ đắc lực cho
việc phát triển kinh tế - xã hội trong nhiều lĩnh vực, trong đó kết quả tiêu
biểu được các TCVN về hiệu suất năng lượng điều hịa nhiệt độ, tủ lạnh,
máy giặt, bóng đèn … kể đến là các TCVN về đô thị thông minh, lưới điện
thông minh, sản xuất thông minh phục vụ Quyết định 950/QĐ-TTg ngày
01/08/2018 phê duyệt Đề án phát triển đô thị thông minh bền vững Việt Nam
giai đoạn 2018-2025 và định hướng đến năm 2030. Hiện nay, các tiêu chuẩn
điện kỹ thuật của Việt Nam phù hợp với tiêu chuẩn IEC gồm: Hệ thống lắp
đặt điện của các tòa nhà: TCVN 7447:2004 (IEC 60364-1:2001); Hệ thống
lắp đặt điện của các tòa nhà - Bảo vệ an toàn - Bảo vệ chống quá dòng:
TCVN 7447-4-43:2004 (IEC 60364-4-41:2001); Dây trần sợi tròn xoắn
thành các lớp đồng tâm: TCVN 6483:1999 ( tương ứng với IEC 61089 hoặc
IEC 1089); Phương pháp thử với vật liệu cách điện và vỏ bọc: TCVN 6614:
2000 ( tương ứng với IEC 60811 hoặc IEC 811 );...

14


-

Tình hình hiện nay về tiêu chuẩn khu vực khi áp dụng tại các tổ chức, cơ
quan thông tin Việt Nam giúp tạo điều kiện cho Việt Nam có thể cạnh tranh

trên thị trường khu vực và quốc tế, việc nâng cao, cải thiện hạ tầng cơ sở
cũng như trang thiết bị máy móc sẽ giúp cho tiêu chuẩn được đạt chuẩn để
Việt Nam có thể hội nhập với các khu vực trong và ngồi nước. Tại thơng tư
12/BYT - TT ngày 12 tháng 9 năm 1996 hướng dẫn việc triển khai áp dụng
nguyên tắc, tiêu chuẩn "Thực hành tốt sản xuất thuốc" (GMP) của Hiệp hội
các nước Đông Nam Á ( ASEAN ) nhằm mục đích từng bước đưa công
nghiệp dược Việt Nam phát triển, nâng cao chất lượng thuốc trong nước,
phục vụ tốt sự nghiệp chăm sóc sức khỏe nhân dân và tạo điều kiện cho
thuốc của Việt Nam hoà nhập thị trường trong khu vực và thế giới, địi hỏi
u cầu vệ sinh, an tồn chất lượng cao như: dược phẩm, thực phẩm, mỹ
phẩm, thiết bị y tế. Đặc biệt trong lĩnh vực dược phẩm, đảm bảo GMP là yêu
cầu hàng đầu đối với các nhà máy sản xuất. Ngồi ra, cịn có diễn đàn Diễn
đàn ISO khu vực Châu Á – Thái Bình Dương đây là hoạt động diễn ra hàng
tháng để các cơ quan thành viên khu vực Châu Á cập nhật thông tin về
những hoạt động nổi bật nhất của tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO),
đồng thời cùng nhau trao đổi, chia sẻ và học hỏi những kinh nghiệm trong
khu vực. Diễn đàn ISO khu vực Châu Á – Thái Bình Dương tháng 2 diễn ra
vào ngày 17/02/2022 theo hình thức trực tuyến. Đồn Việt Nam có sự tham
gia của ơng Hà Minh Hiệp - Phó Tổng cục trưởng phụ trách Tổng cục Tiêu
chuẩn Đo lường Chất lượng cùng đại diện các đơn vị liên quan. Tại buổi gặp
gỡ này, ông Hà Minh Hiệp đã gửi lời chúc mừng tới Chủ tịch mới của ISO,
đồng thời khẳng định Việt Nam ủng hộ những cam kết của Chủ tịch trong
nhiệm kỳ 2022-2023, cụ thể: Về biến đổi khí hậu, Việt Nam đã tham dự Hội
nghị COP26 chính thức cơng bố cam kết đạt lượng phát thải CO2 bằng 0 vào
năm 2050. Do đó, trong lĩnh vực Tiêu chuẩn hóa, việc xây dựng Tiêu chuẩn
15


cũng đặt ưu tiên cho hoạt động này. Bên cạnh đó, Phó Tổng cục trưởng phụ
trách Tổng cục TCĐLCL cũng hy vọng ISO sẽ giúp đỡ Việt Nam thông qua

các chương trình, dự án để đẩy mạnh chuyển đổi số tại Việt Nam. Thay mặt
Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng với tư cách là cơ quan tiêu chuẩn
hóa của Việt Nam tham gia vào tổ chức ISO, Phó Tổng cục trưởng phụ trách
Hà Minh Hiệp cũng bày tỏ mong muốn nhận được sự ủng hộ từ phía Tân
Chủ tịch cùng các cơ quan tiêu chuẩn quốc gia thành viên để Việt Nam tham
gia Hội đồng ISO (ISO Council) trong thời gian tới.
-

Tình hình hiện nay về tiêu chuẩn nước ngoài khi áp dụng tại các tổ chức, cơ
quan thơng tin Việt Nam giúp Việt Nam có cơ hội tiếp xúc, sử dụng những
tiêu chuẩn nước ngoài, được học hỏi và mở rộng, nâng cao kỹ năng chuyên
môn để có thể khai thác được triệt để, tối đa tiêu chuẩn. Một tổ chức tiêu
biểu có thể đại diện cho tiêu chuẩn nước ngồi chính là viện tiêu chuẩn quốc
gia Mỹ - ANSI ( Viện tiêu chuẩn quốc gia Hoa Kỳ - ANSI ) đây là một tổ
chức phi lợi nhuận chuyên gia giám sát sự phát triển của các tiêu chuẩn đồng
thuận tự nguyện cho các sản phẩm, dịch vụ, quy trình, hệ thống và nhân sự
tại Hoa Kỳ. Tổ chức cũng điều phối các tiêu chuẩn của Hoa Kỳ với các tiêu
chuẩn quốc tế để các sản phẩm của Mỹ có thể sử dụng trên tồn thế giới.
Vào tháng 9 năm 2006, trong quá trình làm việc cùng hai tổ chức đó là tổ
chức Hoa Kỳ trong Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO) và tổ chức thành
viên của Uỷ ban Kỹ thuật điện quốc tế (IEC). Việt Nam đã ký các văn bản
thống nhất những quan điểm, trao đổi chuyên gia, khuyến khích hai quốc gia
cùng nhau trao đổi thông tin, dữ liệu với nhau cũng như những dự án kinh
doanh… Khi các doanh nghiệp Việt Nam áp dụng các tiêu chuẩn của ANSI
điều được hưởng lợi khi xuất khẩu sản phẩm hàng hóa sang Hoa Kỳ như gỗ,
thuỷ sản, sắp thép… Điển hình là tiêu chuẩn mặt bích ANSI là bộ tiêu chuẩn
được sử dụng để sản xuất các loại bích thép, bích inox 304, inox 316. Chúng
16

được đề xuất, nghiên cứu ứng dụng tại Mỹ và được áp dụng trên tồn thế
giới, chúng các các thơng số kích thước tiêu chuẩn để đảm bảo các yếu tố kỹ
thuật về áp suất và nhiệt độ khi sử dụng trong các hệ thống ống công nghiệp.
Thông thường loại bích này khơng được sử dụng phổ biến bằng các loại bích
JIS và bích BS tại thị trường Việt Nam, các loại mặt bích ANSI sản xuất
đúng tiêu chuẩn sẽ chịu được áp suất làm việc tối đa tương ứng như 150LB,
300LB, 600LB, 900LB, 1500LB và lên tới 2500LB. Cho tới thời điểm hiện
tại thì tiêu chuẩn ANSI vẫn đang được rất nhiều nhà máy, cơng trình sử dụng
vì chất lượng của sản phẩm như: tính chống bào mịn, chịu được áp lực tối
đa, phù hợp với mục đích của từng nơi.
VI.

Nhận xét, đánh giá ( các đối tượng tiêu chuẩn hóa nào trong hoạt động
thơng tin cần ưu tiên áp dụng tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn khu vực và
tiêu chuẩn nước ngoài ? Chú trọng định hướng nền cơng nghiệp 4.0 )
Đối tượng của tiêu chuẩn hóa có thể là một chủ đề của tiêu chuẩn, chẳng hạn
như lĩnh vực thủy sản ( cá, tôm, tép,...) hoặc lĩnh vực xây dựng ( xi măng,
thép, đất, sắt,gạch…) hoặc có thể là một quy trình như: Quy trình đo nhiệt
độ trong phịng thuốc, quy trình lắp đặt bộ phận máy móc,... Đối với lĩnh
vực thơng tin thì trong hoạt động thơng tin, để thơng tin ln có tính mới và
ln được đổi mới, cập nhật sẽ phải phụ thuộc rất nhiều vào chuyên gia
thông tin, mỗi một bước để cho ra được một sản phẩm thơng tin địi hỏi
chun gia thông tin phải xử lý thông tin hết sức khéo léo để đáp ứng nhu
cầu cho người dùng tin. Ngoài những kỹ năng chun mơn ra thì việc nhờ
vào hoạt động tiêu chuẩn hóa cũng rất cần thiết vì khi ta chuẩn hóa thơng tin
thành dữ liệu thơng tin có thể đem lại cho chuyên gia thông tin và người
dùng tin thơng tin, dịch vụ mang tính chất lượng; việc tiêu chuẩn hóa hoạt
động thơng tin mang tính đặc thù là q trình mà q trình hoạt động thơng
tin ở đây gồm: tiếp nhận, xử lý, lưu trữ và trao đổi thơng tin, đây cũng chính
17

là đối tượng của hoạt động thông tin mà cụ thể chính là quy trình thơng tin.
Trong nền cơng nghiệp 4.0 ngày nay thì thơng tin rất quan trọng giúp cho
việc định hướng, phát triển một cơ quan, doanh nghiệp nhờ vào việc tiêu
chuẩn hóa một cách hiệu quả và đạt được mục đích chính, hơn nữa việc tiêu
chuẩn hóa cũng phải dựa vào một phần thiết bị máy móc, công nghệ hiện đại
luôn được cải tiến, đổi mới giúp cho thơng tin một phần nào đó thơng tin
được áp dụng nhiều vào các tiêu chuẩn quốc tế, khu vực và nước ngồi.
●

Quy trình tiếp nhận thơng tin: Tiếp nhận thông tin là việc mà ta tổng hợp
thông tin từ nhiều nguồn khác nhau một cách chủ động hoặc bị động,q
trình xác định nhu cầu thơng tin, tìm nguồn thơng tin, thực hiện tập hợp
thông tin theo yêu cầu nhằm đáp ứng mục tiêu đã được định trước. Tiếp nhận
thông tin là quá trình đầu tiên cần được áp dụng tiêu chuẩn quốc tế, khu vực
và nước ngoài vào nhằm cơ quan thơng tin biết được gốc của chu trình hoạt
động, xử lý thơng tin như thế nào để có thể tìm hiểu, đánh giá được nhu cầu
tin của người dùng tin, khi áp dụng tiêu chuẩn quốc tế các chuyên gia thông
tin phải dựa vào các tiêu chuẩn phổ biến, mối quan hệ hợp tác quốc tế giữa
Việt Nam với các tổ chức quốc tế để tìm hiểu những loại thơng tin phổ biến
hiện nay là gì, thơng tin đó có mối quan hệ như thế nào với các lĩnh vực
trong nước và quốc tế, mức độ ảnh hưởng của thơng tin đó để từ đó các
chun gia có thể tổng hợp, chuẩn hóa thơng tin một cách xác thực. Chẳng
hạn như thông tin về việc Quản lý nhân sự theo ISO thì phải xem thơng tin
quản lý nhân sự theo ISO được giải thích như thế nào, quy trình hoạt động
của nó ra làm sao,... những thơng tin đó đã được chuẩn hóa thành dữ liệu
thơng tin và được thiết lập, phê duyệt bởi cơ quan cấp trên. Đối với việc áp
dụng tiêu chuẩn khu vực thì các chun gia thơng tin có thể tìm hiểu, tiếp
nhận thơng tin ngay tại chính khu vực mà họ đang sinh sống hoặc có thể tiếp

18


nhận thông tin ở khu vực khác như khu vực Đơng Nam Á, Châu Á,... muốn
tìm hiểu được những thơng tin đó thì việc trao đổi, liên kết với mạng lưới
các nước trong khu vực là cần thiết, chẳng hạn như thông tin về việc hợp tác
trao đổi giữa Việt Nam với khu vực Châu Á - Thái Bình Dương trong việc
hội nhập các tiêu chuẩn giữa hai bên với nhau. Đối với việc áp dụng tiêu
chuẩn nước ngồi thì các chuyên gia thông tin trong nước và các chuyên gia
thơng tin nước ngồi có thể cùng làm việc với nhau hoặc chuyên gia Việt
Nam tham gia vào các tổ chức nước ngồi để nghiên cứu sâu và tìm hiểu kỹ
các tiêu chuẩn nước ngoài phù hợp để tiêu chuẩn hóa thơng tin đã có. Chẳng
hạn như: Cùng một thơng tin nhưng các chun gia thơng tin trong và ngồi
nước sẽ nghiên cứu để kết hợp các tiêu chuẩn nước ngồi với nhau để chuẩn
hóa thơng tin.
Đánh giá: Quy trình tiếp nhận thơng tin là quy trình đầu tiên trong hoạt
động thơng tin, việc tiêu chuẩn hóa quy trình là cần thiết. Tuy nhiên việc tiếp
nhận thông tin mới chỉ là bước đầu và việc thông tin mà ta tiếp nhận có phải
chính thống hay khơng, thơng tin đó cịn mới hay đã cũ vì thơng tin sẽ ln
được cập nhật thường xuyên mọi lúc, mọi nơi nên các chuyên gia thông tin
vẫn phải cân nhắc trước khi áp dụng tiêu chuẩn quốc tế, khu vực, nước
ngồi.
●

Quy trình xử lý thơng tin: là hoạt động phân tích, phân loại thơng tin theo
các nguyên tắc và phương pháp nhất định, trên cơ sở đó đưa ra các biện pháp
giải quyết cơng việc, sắp xếp, phân tích các dữ liệu có được theo yêu cầu,
tiêu chí cụ thể một cách khoa học, chính xác, khách quan nhằm cung cấp
những cơ sở để xem xét, giải quyết một vấn đề, xử lý thông tin đóng vai trị
rất quan trọng. Khi xử lý thơng tin, các chuyên gia thông tin phải xử lý về

nội dung và hình thức, khi đưa tiêu chuẩn quốc tế, khu vực và nước ngoài áp
19


dụng thông tin sẽ được xử lý triệt để. Khi xử lý thơng tin một cách thơng
thường, ta chỉ có thể xử lý nội dung bằng cách kiểm tra lỗi chính tả, so sánh
đối chiếu với các thơng tin khác về tính chính xác, chọn lọc thơng tin chất
lượng hoặc kém hiệu quả,...cịn về hình thức thì chỉnh sửa bố cục hồn
chỉnh, các phần thơng tin đã đủ hay chưa đủ, phơng chữ thuận mắt, dễ nhìn
với người dùng. Đối với tiêu chuẩn quốc tế, việc xử lý thông tin bằng cách
áp dụng tiêu chuẩn quốc tế đòi hỏi chuyên gia thơng tin phải chọn lọc thơng
tin chính xác để có thể triển khai chuẩn hóa thơng tin,ví dụ như: những
thông tin này sẽ được xử lý bằng việc chọn lọc ra những thơng tin chính
nhằm thiết lập bằng lời nói thơng qua đại diện của các tổ chức quốc tế khi
hội họp với nhau hoặc tài liệu trên giấy hoặc tài liệu điện tử nhằm thỏa
thuận, thống nhất của các thành viên trong tổ chức và cơ quan sẽ phê duyệt
để cung cấp những quy tắc, đặc tính của thơng tin đó khi được đưa vào hoạt
động tiêu chuẩn hóa các sản phẩm, hàng hóa, các nhân viên và lãnh đạo cấp
trên, dưới sẽ từ những thông tin được xử lý theo đó mà chấp hành làm theo,
đồng thời cùng với các chuyên gia thông tin của tổ chức quốc tế xử lý thông
tin, những thông tin này sẽ giúp ích cho q trình hoạt động sản xuất sản
phẩm, hàng hóa một cách thuận lợi thơng qua việc thơng tin được đưa vào
trong chính bài diễn thuyết, thuyết trình nhằm giúp cho người nói có thể
truyền đạt được ý mà họ muốn nói để từ đó cơng cuộc hoạt động sản xuất
sản phẩm, hàng hóa phục vụ cho người dùng hiệu quả hơn, có thể thấy việc
áp dụng tiêu chuẩn khu vực cũng giống với tiêu chuẩn quốc tế nhưng chỉ
khác là tiêu chuẩn khu vực hẹp hơn vì các tiêu chuẩn khu vực do chính tổ
chức tiêu chuẩn khu vực đó hoặc có liên kết với khu vực khác tranh luận với
nhau để đưa ra tiêu chuẩn cho chính khu vực mình cịn tiêu chuẩn quốc tế lại
do một tổ chức tiêu chuẩn quốc tế hoặc tổ chức quốc tế từ mỗi quốc gia

thành viên và tập đoàn lớn tạo ra tiêu chuẩn. Đối với khu vực, việc áp dụng
20


tiêu chuẩn khu vực vào xử lý thông tin các chun gia thơng tin có tham gia
một tổ chức khu vực, tổ chức tiêu chuẩn khu vực cũng sẽ cùng với chun
gia thơng tin trong tổ chức chuẩn hóa thơng tin giúp đáp ứng được yêu cầu
để có thể phát triển được trên khu vực rộng mở hơn, trị trường khu vực rộng
mở hơn. Đối với nước ngoài, việc áp dụng tiêu chuẩn nước ngồi khi xử lý
thơng tin rất có ích cho việc mở rộng thơng tin, vì tiêu chuẩn nước ngồi
chính là do tổ chức tiêu chuẩn quốc gia hoặc tổ chức nước ngồi, trong đó có
rất nhiều quốc gia tham gia việc tạo lập tiêu chuẩn của chính quốc gia họ .
Chính vì vậy, khi xử lý thơng tin việc chuẩn hóa thơng tin cũng rất dễ dàng.
Xử lý thơng tin trong q trình áp dụng tiêu chuẩn nước ngồi giúp cho
thơng tin mang tính minh bạch, rõ ràng, ngắn gọn, xúc tích giúp cho chun
gia thơng tin và chuyên gia thông tin là thành viên của tổ chức truyền tải
thông tin tới đối tác/khách hàng của họ một cách dễ dàng, đúng mục đích
đồng thời giúp cho q trình hoạt động của các cơng ty, cơ quan về tiêu
chuẩn hoạt động theo đúng thông tin về chu trình, quy tắc đã được đưa ra.
Đánh giá: Xử lý thơng tin đóng vai trị quan trọng nhất vì nó giúp cho các
đối tượng của hoạt động thơng tin là quy trình thơng tin như lưu trữ thơng
tin, trao đổi thông tin dễ dàng hơn. Tuy nhiên bên cạnh đó việc xử lý thơng
tin trong q trình hoạt động tiêu chuẩn hóa cũng có thể gặp khó khăn như:
hạn chế năng lực xử lý thông tin; thông tin bị q tải dẫn đến nhiều thơng tin
có thể sẽ khơng hữu ích.
●

Quy trình lưu trữ thơng tin: Lưu trữ thơng tin là việc mà mỗi người lưu
giữ lại tất cả thông tin nhằm phục vụ cho công tác, tổ chức của tổ chức, cơ
quan thông tin, những thông tin này có thể được chuyển đổi dưới dạng giấy,

điện tử hoặc bằng hình ảnh, qua đĩa CD-ROM hay bất cứ hình thức nào khác
bất kì. Khi áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế, khu vực và nước ngoài vào trong
21


quy trình lưu trữ, chun gia thơng tin có thể khai thác và hiểu sâu thêm về
thông tin và mục đích của thơng tin đó là như thế nào, những thơng tin đó
khi được lưu trữ có được đầy đủ thơng tin hay khơng, trong q trình hoạt
động chuẩn hóa những thông tin nào được sử dụng nhiều nhất và những
thơng tin nào được sử dụng ít nhất để từ đó họ có thể loại bỏ được những
thơng tin khơng cần thiết, những thông tin đã cũ và không được sử dụng
nhiều nữa nhằm tránh các thông tin được lưu trữ bị quá tải, cải thiện diện
tích lưu trữ cho thơng tin mang tính mới và được sử dụng nhiều. Đối với
quốc tế, thông tin được lưu trữ cho các tiêu chuẩn quốc tế sẽ được các thành
viên của tổ chức, tập đồn lớn có thể tham gia trao đổi nhằm quyết định bỏ
phiếu hay không bỏ phiếu để đồng ý hay không đồng ý với sự việc này, khi
đồng ý sử dụng trong quá trình áp dụng tiêu chuẩn, các chuyên gia thông tin
sẽ chọn ra những thông tin phổ biến nhất, có ích cho mục đích của tổ chức
giúp cho q trình tiêu chuẩn hóa được hoạt động tốt nhất để việc lưu trữ
thông tin trở nên dễ dàng hơn. Đối với khu vực cũng tương tự, việc thông tin
được lưu trữ cho các tiêu chuẩn khu vực sẽ được các chuyên gia thông tin
trong khu vực hoặc chuyên gia thông tin trong tổ chức khu vực cùng nhau
chọn những thơng tin phù hợp, có ích với vấn đề mà khu vực đang muốn giải
quyết để lưu trữ một cách phù hợp, đúng mục đích đồng thời giúp cho q
trình tiêu chuẩn hóa được hoạt động một cách tốt nhất, đúng quy trình đã
được đề ra. Đối với nước ngồi, việc lưu trữ thơng tin cho tiêu chuẩn nước
ngồi là cần thiết vì những thơng tin được lưu trữ ở đây thường phải mang
tính cấp quốc gia, cần thiết để giải quyết nhất, để tiêu chuẩn hóa trở nên hữu
ích với tổ chức của các chun gia thơng tin ở nước ngoài thuộc các viện
nghiên cứu, hiệp hội nghề nghiệp,... thì thơng tin được lựa chọn phải rộng

mở, giúp các chun gia thơng tin của tổ chức có thể khai thác được triệt để,
đồng thời thơng tin đó cịn phải có giá trị để có thể lưu trữ lại được các tổ
22


chức có thể dùng đi dùng lại nhằm nâng cao cơng tác hoạt động của tổ chức,
bên cạnh đó hoạt động chuẩn hóa cũng sẽ trở tên được tăng giá trị, phục vụ,
đáp ứng được đúng nhu cầu, mục đích mà tổ chức đang muốn hướng tới.
Đánh giá: Bên cạnh quy trình tiếp nhận và xử lý thơng tin ra thì quy trình
lưu trữ thơng tin cũng là quy trình rất quan trọng trong hoạt động thông tin,
việc lựa chọn thơng tin phù hợp với mục đích của các tổ chức địi hỏi chun
viên lưu trữ thơng tin phải có các kỹ năng chun mơn và nắm bắt được tình
hình thơng tin thường xun để có thể lưu trữ được thơng tin mang tính chất
lượng, được đánh giá cao bởi các chuyên gia, giúp cho hoạt động tiêu chuẩn
hóa mang tính thực tiễn và thơng tin cũng có thể hỗ trợ được cho việc áp
dụng tiêu chuẩn vào nhiều vấn đề khác nhau để có thể xử lý dễ dàng. Tuy
nhiên bên cạnh đó việc lưu trữ thơng tin cũng có thể sẽ gặp những mặt khó
khăn như: trong quá trình lưu trữ thơng tin nếu khơng cẩn thận thì sẽ làm
mất hoặc bị sót thơng tin trong q trình thông tin được chọn lọc để đưa vào
lưu trữ phục vụ cho công tác áp dụng tiêu chuẩn quốc tế, khu vực nước
ngồi trong tiêu chuẩn hóa; lưu trữ đồng thời cũng phải bảo mật tuyệt đối
thông tin bởi nếu không bảo mật thông tin, thông tin bị lọt ra ngoài sẽ ảnh
hưởng đến các vấn đề nội bộ đang trong quá trình xử lý; việc đầu tư trang
thiết bị cho lưu trữ thơng tin cũng như trong q trình hoạt động chuẩn hóa
cũng rất quan trọng vì nếu khơng trang bị trang thiết bị, ứng dụng công nghệ
hiện đại thì q trình lưu trữ thơng tin và q trình hoạt động tiêu chuẩn hóa
sẽ bị ảnh hưởng lớn.
●

Quy trình trao đổi thơng tin: Theo ISO 14001 thì quy trình trao đổi thơng

tin chính là việc “ tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì ( các ) q
trình cần thiết cho việc trao đổi thơng tin nội bộ và bên ngồi thích hợp với
hệ thống quản lý môi trường ”. Đối với trao đổi thông tin nội bộ trong quá
23


trình hoạt động tiêu chuẩn hóa, người đứng đầu của tổ chức là lãnh đạo tổ
chức sẽ trao đổi thông tin để đảm bảo tất cả các thành viên trong tổ chức
hiểu và các chun gia thơng tin có thể áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế,khu
vực,nước ngoài theo yêu cầu của từng tổ chức khác nhau. Các hình thức trao
đổi thơng tin có thể là trao đổi trực tiếp, qua các cuộc họp hằng tuần, hằng
tháng hoặc theo định kỳ tùy thuộc vào thời gian mà người lãnh đạo tổ chức
yêu cầu. Sau đó việc phản hồi, báo cáo lại thông tin các chuyên gia thông tin
sẽ phải báo lại cho lãnh đạo tổ chức để xem xét, tiến hành triển khai công
việc đã được đề ra, khi báo cáo thơng tin phải rõ ràng, ngắn gọn, súc tích
những ý chính cần nêu ra và thơng tin đó phải minh bạch, tin cậy được cịn
về thời gian thì có một số thơng tin có hiệu lực và một số thơng tin khơng có
hiệu lực, theo thời gian sẽ mất đi ký ức. Đối với trao đổi thông tin bên ngồi
trong q trình hoạt động tiêu chuẩn hóa, các chun gia thông tin trong tổ
chức sẽ trao đổi thông tin trực tiếp với chính đối tác/khách hàng của họ về
các sản phẩm, hàng hóa đã được áp dụng tiêu chuẩn quốc tế, khu vực, nước
ngoài để báo lại cho lãnh đạo cấp trên hoặc có thể thơng qua các phương tiện
liên lạc khác để từ đó các thành viên trong tổ chức xem xét cùng bàn họp,
trao đổi với lãnh đạo để đưa ra phương án giải quyết nếu chưa ổn thỏa. Sau
đó chun gia thơng tin sẽ phản hồi lại cho đối tác/khách hàng về các sản
phẩm, hàng hóa đã được áp dụng tiêu chuẩn quốc tế, khu vực, nước ngồi
theo phạm vi, quyền lợi của mình đã được cấp phép. Việc trao đổi thông tin
giữa các thành viên tổ chức; chuyên gia thông tin; đối tác/khách hàng.
Đánh giá: Quy trình trao đổi thơng tin giúp cho các nhà lãnh đạo trong tổ
chức có thể trao đổi thơng tin với các nhà lãnh đạo trong tổ chức khác hoặc

bất kỳ đối tượng nào đó trong phạm vi là thành viên quốc tế, khu vực, nước
ngoài tham gia tổ chức nhằm có cơ hội phát triển, tạo lập được mối quan hệ
gắn bó, gắn kết giữa hai bên với nhau. Bên cạnh đó, các chun viên thơng
24


tin cũng có thể cải thiện, nâng cao kỹ năng chun mơn giúp cho q trình
hoạt động tiêu chuẩn hóa cũng được nâng cao, trao đổi thông tin giúp cho
mỗi người có thể tiếp thu thêm một thơng tin mới để từ đó áp dụng các tiêu
chuẩn quốc tế, khu vực, nước ngồi vào trong việc xuất/nhập khẩu hàng hóa
đúng với nhu cầu của đối tác/khách hàng, giúp cho việc mở rộng thị trường
trở nên thuận tiện, dễ dàng cho tổ chức. Ngồi những ưu điểm của quy trình
thơng tin ra thì quy trình thơng tin cũng có nhược điểm, mặt hạn chế đó là:
khi trao đổi thơng tin thì phải có phản hồi từ hai phía với nhau nhưng nếu
đối tác/khách hàng bên kia không trao đổi, phản hồi lại với ta ở bên này thì
khả năng trong quá trình trao đổi thơng tin sẽ khiến ta phải xem xét lại nhằm
tránh ảnh hưởng tới hoạt động tiêu chuẩn hóa và các tiêu chuẩn quốc tế, khu
vực, nước ngồi; trao đổi thông tin là trao đổi những thông tin quan trọng
nhất phù hợp với mục đích của tổ chức hai bên nhưng nếu việc chọn lọc
thông tin để trao đổi không phù hợp sẽ dẫn đến sự hiểu lầm giữa hai bên, ảnh
hưởng tới việc hợp tác nhất là đối với đối tác/khách hàng quan trọng; trao
đổi thông tin phải minh bạch, rõ ràng vì có thể sẽ có một số người trong tổ
chức sử dụng thông tin để trao đổi với mục đích xấu nên sẽ rất ảnh hưởng
đến tổ chức trong quá trình hoạt động tiêu chuẩn hóa; trở ngại trong chính tổ
chức như: đời sống văn hóa; phong cách quản lý tổ chức;... dẫn đến sự xung
đột, tranh cãi giữa các thành viên khi thảo luận, hội họp.
VII.
-

Giải pháp

Giải pháp cho quá trình thu thập, tiếp nhận thông tin:
Khi tiếp nhận thông tin, các chuyên gia thơng tin phải tìm hiểu kỹ những
nguồn mà mình đã tìm bởi có những trang nguồn mà thơng tin của họ có thể
do chính họ tự tạo ra mà khơng có cơ sở căn cứ nên rất để khó tiếp nhận nên
các chuyên gia thông tin phải lựa chọn những nguồn tin uy tín để khi thu
25