Luận văn: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY BÚT BI THIÊN LONG - CHI NHÁNH HÀ NỘI pot

1




Luận văn

TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN
TẠI CÔNG TY BÚT BI THIÊN
LONG - CHI NHÁNH HÀ NỘI



2
VÀI NÉT GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY BÚT BI THIÊN LONG -
CHI NHÁNH HÀ NỘI

1. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH:
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển:
Công ty TNHH Sản xuất - Thương mại Thiên Long (tức Công ty bút bi Thiên
Long) được thành lập năm 1981 do ông Cổ Gia Thọ làm Chủ tịch Hội đồng quản trị
kiêm Tổng Giám đốc công ty.
Trụ sở chính của Công ty: Lô 6 - 8 - 10 Đường số 3, khu CN Tân Tạo, huyện
Bình Chánh, TP. Hồ Chí Minh.
Trong thời gian đầu mới thành lập Công ty chỉ là một cơ sở sản xuất nhỏ, thủ
công với vài công nhân. Trải qua hơn 20 năm hoạt động sản xuất kinh doanh với rất
nhiều thăng trầm, biến động của nền kinh tế nước nhà, đến nay Công ty Thiên Long
đã trở thành một trong những doanh nghiệp dẫn đầu Việt Nam trong ngành văn
phòng phẩm.

Ngành nghề sản xuất kinh doanh chính của Công ty là sản xuất ra sản phẩm bút
bi. Bên cạnh sản phẩm chính là bút bi, Công ty bút bi Thiên Long còn sản xuất: bút
dạ kim, dạ bi, bút xoá, bút dạ bảng, bút dạ dầu, dạ màu, sáp màu, bảng học sinh,
thước kẻ, màu nước, mực viết máy, hồ dán giấy
Với ưu thế về trình độ công nghệ sản xuất bút bi hiện đại, đội ngũ cán bộ, kỹ
sư lành nghề, nguồn nguyên liệu được nhập ổn định từ các công ty chuyên ngành
hàng đầu thế giới như mực nhập từ Đức, đầu bi nhập từ Thụy Sĩ do vậy sản phẩm của
Công ty luôn đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng ngày càng cao của thị trường. Hiện nay
sản phẩm của Công ty có mặt trên toàn quốc và đã xuất khẩu ra thị trường nước
ngoài.
Song song với việc không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, công ty cũng
chú trọng tới việc nâng cao chất lượng phục vụ tới tay người tiêu dùng. Ngoài trung
tâm sản xuất và cung cấp sản phẩm chính tại thành phố Hồ Chí Minh, hệ thống tiêu
thụ của Công ty được trải dài từ Nam ra Bắc với sự hoạt động của 4 chi nhánh (Hà
Nội, Đà Nẵng, Nha Trang, Cần Thơ) và 1 văn phòng đại diện tại Nam Định.
Công ty TNHH Sản xuất - Thương mại Thiên Long chi nhánh Hà Nội là đơn vị
thành viên trực thuộc Công ty TNHH Sản xuất - Thương mại Thiên Long được thành
lập theo QĐ số 08 - 98/QĐTC ngày 12/09/1998 của Hội đồng quản trị Công ty
TNHH Sản xuất - Thương mại Thiên Long.
Chi nhánh Hà Nội có trụ sở tại số 7 Đào Duy Anh, có tư cách pháp nhân không
đầy đủ theo pháp luật Việt Nam và là đơn vị hạch toán phụ thuộc theo chế độ báo sổ
đối với Công ty. Chi nhánh Hà Nội được Công ty giao vốn và tài sản, có con dấu,


3
được mở tài khoản chuyên thu, chuyên chi tại Hà Nội theo phân cấp quản lý của
Công ty TNHH Sản xuất - Thương mại Thiên Long.
1.2 Quyền hạn và nghĩa vụ của Chi nhánh:
Chi nhánh Hà Nội có nhiệm vụ:
- Đăng ký và kinh doanh đúng ngành nghề, mặt hàng đã được đăng ký. Tổ

chức, cung ứng tiêu thụ sản phẩm do Công ty TNHH Sản xuất - Thương mại Thiên
Long sản xuất ra.
- Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch hàng quý, hàng năm của Chi
nhánh sau khi được Công ty phê duyệt.
- Nghiên cứu và triển khai mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm của Công ty
tại thị trường thành phố Hà Nội và các tỉnh phía Bắc.
- Thực hiện nghĩa vụ với người lao động cũng như các biện pháp bảo vệ môi
trường, an toàn lao động và an ninh trật tự.
- Thực hiện các chế độ báo cáo thống kê, kế toán sổ sách, báo cáo định kỳ hoặc
bất thường theo yêu cầu của Nhà nước và công ty.
- Chấp hành nghiêm chỉnh các nghĩa vụ nộp thuế và các khoản nộp khác theo
quy định của nhà nước và các nghĩa vụ tài chính đối với công ty.
-
Bên cạnh các nghĩa vụ trên thì chi nhánh Hà Nội cũng có quyền được xây dựng
bộ máy tổ chức quản lý và tổ chức kinh doanh phù hợp ôứi mục tiêu và nhiệm vụ của
mình. Được quyền hợp đồng, tuyển dụng, đào tạo và bố trí lao động phù hợp với
chiến lược kinh doanh và nhu cầu của Chi nhánh trình Công ty phê duyệt
Chi nhánh được hình thành các cửa hàng giới thiệu sản phẩm; cửa hàng kinh
doanh trong phạm vi Thành phố Hà Nội. Được liên kết tiêu thụ sản phẩm, hình thành
và lựa chọn các khách hàng làm đại lý của Chi nhánh và Công ty trong phạm vi miền
Bắc. Các đơn vị này là đơn vị trực thuộc Chi nhánh nên đều do Giám đốc Công ty
phê duyệt và quyết định thành lập theo đề nghị của Giám đốc Chi nhánh. Hoạt động
của các đơn vị này không có bộ máy riêng.
Về chế độ đối với người lao động, ngoài việc đóng bảo hiển xã hội, bảo hiểm y
tế Chi nhánh còn tham gia đóng bảo hiểm tai nạn cho người lao động. Bên cạnh đó,
Chi nhánh cũng thường xuyên thực hiện chế độ thưởng quý theo kết quả hoạt động
kinh doanh và thưởng hàng tháng theo hiệu quả công việc song song với các chế độ
thưởng theo quy định của Nhà nước.
Công ty bút bi Thiên Long - Chi nhánh Hà Nội cũng thường xuyên tổ chức các
lớp đào tạo để không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho toàn thể

cán bộ công nhân viên, chẳng hạn như các khoá đào tạo về Hệ thốnh quản lý chất
lượng ISO 9002, các lớp đàog tạo về tin học, kỹ năng bán hàng, lập kế hoạch, thống
kê


4
1.3 Thị trường cung cấp:
Chỉ riêng tại chi nhánh Hà Nội, thị trường cung cấp sản phẩm của công ty đã
được phân phối tới 18 tỉnh phía Bắc như:
 Hải Dương
 Hải Phòng
 Sơn Tây - Hà Tây
 Bắc Ninh
 Hưng Yên
 Phú Thọ
 Vĩnh Phúc
 Bắc Giang
 Thái Nguyên
 Cao Bằng
 Hoà Bình
 Lạng Sơn
 Hạ Long - Quảng Ninh
 Cẩm Phả - Quảng Ninh
 Uông Bí - Quảng Ninh
 Sơn La
 Tuyên Quang
 Yên Bái
cùng rất nhiều đại lý khác trong thành phố Hà Nội.
1.4 Kết quả kinh doanh một số năm gần đây:
Để có thể tồn tại và đứng vững trên nền kinh tế thị trường với tính cạnh tranh

gay gắt như hiện nay, Công ty Thiên Long - chi nhánh Hà Nội đã đặt ra kế hoạch,
phương hướng, chiến lược kinh doanh phù hợp để sản phẩm của Thiên Long ngày
một khẳng định mình trước các đối thủ cạnh tranh tại khu vực Hà Nội nói riêng và
các tỉnh phía Bắc nói chung. Với nhiệm vụ phân phối sản phẩm chất lượng cao đến
tận tay người tiêu dùng và phát triển thị trường phía Bắc, kể từ khi thành lập cho đến
nay Chi nhánh đã không ngừng lớn mạnh cả về chiều rộng lẫn chiều sâu thể hiện ở
ttốc độn tăng trưởng không ngừng của doanh số.
Cụ thể Công ty Thiên Long - chi nhánh Hà Nội đã đạt được hiệu quả khá cao
thông qua một số chỉ tiêu sau:



5
Chỉ tiêu ĐVT 1999 2000 2001
Đến
T11/2002

1. Doanh thu triệu đ

49.230

53.170

56.050

53.590

2. Lợi nhuận triệu đ

5.394

6.579

7.955

7.763

3. Thuế nộp ngân sách triệu đ

3.988

5.057

5.921

5.530

5. Đầu tư mới triệu đ

7.739

8.000

9.800

8.700

4. Tổng quỹ lương triệu đ

2.635

3.948

4.723

4.325

7. Số lượng lao động triệu đ

82

95

101

98

8. Thu nhập bình quân người/tháng

triệu đ

0,878

1,401

1,435

1,467

2. TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ:
2.1 Cơ cấu tổ chức:
Tại công ty bút bi Thiên Long - chi nhánh Hà Nội, cơ cấu bộ máy quản lý được
tổ chức như sau:





















6


2.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban:
2.2.1 Giám đốc chi nhánh:

 Là người có quyền hành cao nhất của Chi nhánh. Do Giám đốc Công ty đề cử, bổ
nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng và kỷ luật sau khi đã được Hội đồng quản trị
thông qua. Giám đốc Chi nhánh là người đại diện của Chi nhánh chịu trách nhiệm
trước Công ty và pháp luật về điều hành, hoạt động của Chi nhánh. Trong quá
trình ta quyết định giám đốc được sự tham mưu trực tiếp của các trưởng phòng
 Xây dựng các kế hoạch hàng năm, các chương trình hoạt động, các phương án tổ
chức kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm và tiếp cận thị trường; các biện pháp thực hiện
hợp đồng kinh tế trình Giám đốc Công ty phê duyệt.
 Xây dựng kế hoạch sử dụng lao động, đào tạo và đào tạo lại cán bộ trong Chi
nhánh. Trình Giám đốc công ty phê duyệt các định mức lao động, đơn giá tiền
lương.
 Tổ chức điều hành Chi nhánh theo quy chế của Chi nhánh và các văn bản hướng
dẫn của Công ty. Báo cáo Công ty về kết quả hoạt động kinh doanh cuảt Chi
nhánh theo định kỳ tháng, quý, năm ; báo cáo tài chính tổng hợp, bảng cân đối tài
sản, báo cáo các khoản phải thu - phải trả và thu chi của Chi nhánh.
 Được quyền áp dụng các biện pháp vượt thẩm quyền trong các trường hợp cần
thiết đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của Chi nhánh và chịu trách nhiệm đối
với các quyết định đó trước Công ty và báo cáo Công ty kịp thời các quyết định
đó.
 Xây dựng để trình Giám đốc Công ty phê duyệt tổng biên chế bộ máy quản lý và
kinh doanh của Chi nhánh, kể cả phương án điều chỉnh khi thay đổi tổ chức và
biên chế bộ máy quản lý và kinh doanh của Chi nhánh. Thành lập và trực tiếp chỉ
đạo bộ máy giúp việc.
2.2.2 Trợ lý Giám đốc Chi nhánh:
Do Giám đốc Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng và kỷ luật sau khi
đã được Hội đồng quản trị thông qua. Trợ lý Giám đốc chi nhánh là người giúp vịec
cho Giám đốc Chi nhánh điều hành một hoặ một số lĩnh vực hoạt động của Chi nhánh
theo phân công uỷ quyền của Giám đốc Chi nhánh và chịu trách nhiệm trước Giám
đốc Chi nhánh, công ty và pháp luật về nhiệm vụ được phấn công và uỷ quyền thực
hiện.

Ngoài ra trợ lý Giám đốc chi nhánh còn có các chức năng, quyền hạn sau
- Giám sát, bảo toàn vốn của Công ty giao cho chi nhánh.
- Phân tích, đánh giá hiệu quả của Chi nhánh (Doanh số, chi phí, giá vốn)


7
- Xây dựng các quy định quản lý tổ chức kế toán.
- Giám sát thu hồi các khoản nợ của Chi nhánh.
- Kiểm tra, giám sát hệ thống sổ sách, chứng từ của Chi nhánh
- Lập các báo cáo quyết toán phản ánh tình hình kinh doanh cuả Chi nhánh.
2.2.3 Phòng kế toán:
Là bộ phận tham mưu cho Giám đốc Chi nhánh về công tác tài chính - kế toán.
Đảm bảo phản ánh đúng, kịp thời và chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong
toàn Chi nhánh Công ty. Phản ánh chính xác tình hình kết quả hoạt động sản xuất
kinh doanh, lập báo cáo tài chính theo tháng, quý, năm gửi cho Giám đốc Chi nhánh
và gửi về Công ty, cung cấp thông tin kịp thời cho các bộ phận khác sử dụng thông
tin. Thực hiện tổng hợp tiếp nhận, thanh, quyết toán chi lương, thưởng, BHXH và các
khoản chi khác trong Chi nhánh.
2.2.4 Phòng kinh doanh:
Thực hiện kế hoạch đặt hàng với Công ty, kế hoạch bán hàng, tiêu thụ hàng
hoá, theo dõi hàng hoá và đáp ứng các nhu cầu của khách hàng. Trong đó Trưởng
phòng kinh doanh do Giám đốc Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật
theo đề nghị của Giám đốc Chi nhánh. Trưởng phòng kinh doanh có nhiệm vụ giúp
Giám đốc chỉ đạo, điều hành bộ phận kinh doanh đáp ứng các nhu cầu về tiêu thụ
cung ứng sản phẩm cho khách hàng. Tổ chức thực hiện việc triển khai, mở rộng thị
trường ra các địa phương theo sự chỉ đạo của Giám đốc Chi nhánh và Công ty.
2.2.5 Phòng phát triển thị trường:
Có chức năng tham mưu cho Giám đốc chi nhánh và Phòng kinh doanh của
Công ty trong các hoạt động đẩy mạnh việc bán sản phẩm của Chi nhánh. Tổ chức
các cuộc tiếp xúc, gặp gỡ, trao đổi và lấy ý kiến khách hàng về việc cung ứng. Đi

thực tế tại các thị trường trong phạm vi Chi nhánh quản lý, kiểm tra doanh số bán
hàng từng khu vực, đốc thúc quá trình bán hàng tại các điểm phân phối hàng hoá của
Công ty đồng thời xác định biến động của thị trường về hàng hoá.
2.2.6 Phòng tổ chức hành chính:
Có chức năng tham mưu cho Giám đốc công ty về các mặt như công tác tổ chức
nhân sự, công tác lao động tiền lương, xác định phương hướng chiến lược đầu tư và
nhiệm vụ, kế hoạch hoạt động kinh doanh của toàn Công ty.

3. TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CHI NHÁNH HÀ NỘI :
3.1 Đặc điểm tổ chức kế toán của Công ty Bút Bi Thiên Long - Chi nhánh Hà Nội


8
Từ ngày mới thành lập, Công ty bút bi Thiên Long - Chi nhánh Hà Nội đã thực
hiện chế độ kế toán theo quyết định số 1141 - TC/QĐ ngày 01/11/95 của Bộ Trưởng
Bộ Tài Chính. Mặc dù ban đầu còn gặp một số khó khăn nhưng dần dần cũng đi vào
nề nếp, thông tin kế toán cung cấp có hiệu quả đáp ứng cơ bản yêu cầu quản lý của
Công ty.
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung và
bố trí thành phòng kế toán, chịu sự quản lý và chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công ty.
Cùng với sự tiến bộ của khoa học công nghệ, Công ty đã sử dụng máy tính trong
công tác kế toán. Phần mềm kế toán có tên gọi “Avt - Soft”
3.1.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán:
Bộ máy kế toán tại Công ty Bút Bi Thiên Long được tổ chức phù hợp với
hình thức tổ chức công tác kế toán theo kiểu tập trung. Hiện nay, đội ngũ kế toán làm
việc tại phòng tài chính - kế toán của Công ty có 6 người là:
- 01 kế toán trưởng.
- 01 kế toán tổng hợp.
- 01 kế toán thanh toán.
- 02 kế toán công nợ.

- 01 thủ quỹ.

TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY BÚT BI THIÊN LONG
- CHI NHÁNH HÀ NỘI












Kế toán trưởng

K
ế

toán
công
nợ
K
ế
toán
thanh
toán
Kế toán

tổng
hợp

Thủ
quỹ


9


3.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của các kế toán phần hành:
 Kế toán trưởng: do Giám đốc Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng và kỷ
luật. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước Giám đốc chi nhánh và Công ty về
việc thực hiện các nhiệm vụ chế độ kế toán thống kê. Chịu sự quản lý, giám sát về
mặt chuyên môn, nghiệp vụ của phòng kế toán Công ty theo ngành dọc do Công
ty quy định. Tham mưu cho Giám đốc chi nhánh, phòng kế toán Công ty và các bộ
phận chức năng khác của Chi nhánh về các kết quả hoạt động kinh doanh, tình
hình công nợ và hàng hóa tiêu thụ. Giúp Giám đốc chi nhánh chỉ đạo tổ chức thực
hiện công tác kế toán, thống kê của Chi nhánh, có các quyền và nhiệm vụ theo quy
định của pháp luật và Công ty. Là người chịu trách nhiệm phân công nhiệm vụ,
công việc cho các nhân viên, phụ trách tổng hợp về công việc của mình.
 Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ hàng ngày viết phiếu thu, chi cuối ngày đối
chiếu với thủ quỹ, kiểm kê quỹ, và chuyển giao chứng từ cho kế toán tổng hợp
vào sổ nhật ký chung. Thanh toán theo dõi nợ, tham gia lập báo cáo quyết toán.
Đồng thời, kế toán thanh toán có nhiệm vụ lập kế hoạch tín dụng, vốn lưu động,
kế hoạch tiền mặt hàng tháng, hàng quí, hàng năm gửi tới các ngân hàng công ty
có tài khoản. Chịu trách nhiệm kiểm tra số dư tiền gửi, tiền vay cho kế toán trưởng
và Giám đốc Công ty. Có tránh nhiệm kiểm tra số lượng hàng hoá nhập xuất hàng
ngày, đối chiếu với thủ kho về lượng hàng hoá. Theo dõi hạch toán nguyên vật
liệu, công cụ dụng cụ nhập - xuất - tồn trong kỳ hạch toán, tính toán phân bổ

nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng trong kỳ. Hàng tháng lập báo cáo chi
tiêu tổng hợp gửi để trình Giám đốc Chi nhánh hoặc trợ lý Giám đốc Chi nhánh và
gửi về Công ty .
 Kế toán tổng hợp: Nhiệm vụ chính là báo cáo thuế, báo cáo kế toán trưởng về
việc xử lý số liệu kế toán trước khi khoá sổ kế toán. Lưu trữ toàn bộ chứng từ kế
toán và báo cáo kế toán của Công ty theo quí, năm. Lập chứng từ hạch toán của
Công ty, kế toán tổng hợp toàn Công ty. Nhận kiểm tra tính chính xác số liệu báo
cáo của các đơn vị nội bộ. Trình kế toán trưởng Công ty phương án xử lý số liệu
trước khi tổng hợp toàn Công ty.
 Kế toán công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi công nợ của từng khách hàng, từng khu
vực, đối chiếu công nợ hàng ngày với từng khách hàng (nếu có phát sinh). Làm
bảng thưởng cho khách hàng theo tháng, quý. Báo cáo về công nợ hàng tuần cho
Giám đốc Chi nhánh hoặc trợ lý Giám đốc Chi nhánh.


10
 Thủ quỹ: Có trách nhiệm quản lý việc thu, chi tiền trong Chi nhánh theo đúng các
khoản và số tiền đã được Giám đốc Chi nhánh hoặc Trợ lý Giám đốc Chi nhánh
ký duyệt.


Nhân viên trong phòng tuy được phân công nhiệm vụ như vậy nhưng bất cứ
thành viên nào gặp khó khăn trong công việc sẽ được sự giúp đỡ của lãnh đạo phòng
cũng như của các thành viên khác trong phòng.

+ Định kỳ báo cáo quyết toán tài chính với Giám đốc Chi nhánh và Công ty.
+ Tại phòng kế toán của Chi nhánh Công ty: Sau khi tiếp nhận các chứng từ ban
đầu, theo từng nhiệm vụ được phân công các nhân viên tiến hành công việc kiểm tra,
phân loại, xử lý chứng từ vào máy.
3.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ tại Chi nhánh:

Tại Công ty bút bi Thiên Long - Chi nhánh Hà Nội hiện nay có sử dụng các loại
hoá đơn, chứng từ sau:
- Phiếu đề nghị nhập / xuất; Phiếu nhập kho; Phiếu xuất kho; Thẻ kho.
- Phiếu thu; Phiếu chi; Bảng kê nộp tiền; Giấy đề nghị tạm ứng; Giấy đề nghị
thanh toán.
- Đơn đặt hàng của khách; các văn bản yêu cầu của khách hàng về số hàng trả
lại, giảm giá, chiết khấu
- Bảng chấm công; Bảng thanh toán tiền lương; Bảng thanh toán BHXH; Bảng
thanh toán tiền thưởng
- Phiếu hợp đồng vận chuyển; Các hợp đồng bán hàng; Hóa đơn giá trị gia tăng.
- Giấy thông báo Nợ, Có của ngân hàng.
-
Tất cả các hoá đơn chứng từ này đều được sự phê duyệt, ký xác nhận của trưởng
các bộ phận có liên quan trong Chi nhánh và của Giám đốc Chi nhánh hoặc Trợ lý
Giám đốc Chi nhánh.











11

LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ THU TIỀN


Nhu cầu nộp tiền





















Bảng kê nộp tiền
Thủ quỹ
Lập phiếu thu
Sổ chi tiết
Báo cáo k

ế
toán
liên quan


Các phòng có yêu cầu
Kế toán chứng từ liên quan
01 Lưu; 01 người nộp giữ;
01 Thủ quỹ giữ
01 k
ế

toán công n
ợ

gi
ữ



Kế toán các phần hành
liên quan


12

QUY TRÌNH CHI TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY

Bước Trách nhiệm Nội dung thực hiện Biểu mẫu/Phụ lục

01


Các phòng ban


Giấy đề nghị thanh
toán

02


Trưởng phòng


Giấy đề nghị thanh
toán

03


Phòng kế toán

Giấy đề nghị thanh
toán


04


GĐ Chi nhánh


Giấy đề nghị thanh
toán

05


Phòng kế toán



06


Phòng kế toán



Phiếu chi

Nhu c
ầ
u thanh toán

Cân
đ
ố
i
ngân sách

Xét duyệt của
Tr
ư
ở
ng phòng

Xét duyệt của
Phòng k
ế

toán

Duyệt thanh toán
Đề xuất thanh toán
(kẹp đủ chứng từ để

Thực hiện chi


13
QUY TRÌNH TẠM ỨNG VÀ QUYẾT TOÁN TẠM ỨNG
TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY

Bước Trách nhiệm Lưu đồ Biểu mẫu

01


Các phòng ban


Phiếu đề nghị
tạm ứng

02


Trưởng phòng




03


Phòng kế toán

04


GĐ Chi nhánh



05


Phòng kế toán



06


Phòng kế toán




07


Phòng kế toán

Phiếu chi
Phiếu thu





3.3 Hình thức tổ chức sổ kế toán tại Chi nhánh:
Nhu cầu tạm
ứ
ng/quy
ế
t toán t
ạ
m
Thông báo cho người tạm
ứng/quyết toán tạm ứng
Phòng kế toán
G
Đ

Chi nhánh

Phòng kế toán
Thực hiện
chi/thu

Trưởng phòng

Duy
ệ
t


Không duy
ệ
t

Duy
ệ
t


Không duy
ệ
t



14
Để phù hợp với tình hình hoạt động cũng như khối lượng nghiệp vụ kinh tế
phát sinh, Công ty đang áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký chung”. Hình thức kế
toán này giản đơn, phù hợp với việc sử dụng máy tính của công ty hiện nay.
* Trình tự ghi sổ:

Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc hợp lệ lập, định khoản kế toán để ghi
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian, sau đó
căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản
kế toán phù hợp.

Trường hợp có một số nghiệp vụ kinh tế cần ghi vào sổ Nhật ký đặc biệt thì
định kỳ hoặc cuối tháng, lấy số liệu trên sổ Nhật ký đặc biệt ghi vào sổ cái theo từng
đối tượng hạch toán.

Các chứng từ cần hạch toán chi tiết đồng thời được ghi vào sổ kế toán chi tiết.
Cuối tháng, cuối quí, cuối năm lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết từ các sổ kế toán chi
tiết.

Cuối kì cộng số liệu trên sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh. Kiểm tra đối
chiếu số liệu giữa sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết. Tổng hợp số liệu lập báo cáo tài
chính.


















TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY BÚT BI THIÊN

LONG :


15





















Ghi hằng ngày

Ghi cuối kỳ

Quan hệ đối chiếu

3.4 Hệ thống tài khoản tại Chi nhánh Công ty:
Ch
ứ
ng t
ừ
g
ố
c
Nhật ký chung
Sổ cái
B
ả
ng cân
đ
ố
i s
ố

phát sinh
S
ổ
k
ế

toán chi
ti
ế
t

Nhật ký đặc
bi
ệ
t

Bảng tổng hợp
chi tiết
Báo cáo Tài
chính



16
Hiện nay tại Chi nhánh Công ty có sử dụng các tài khoản sau:
- Loại 1: 111, 112, 131, 133, 138, 141, 142, 156, 157
- Loại 2: 211, 214, 213, 241
- Loại 3: 331, 333, 334, 335, 336, 338
- Loại 4: 421, 431
- Loai 5: 511, 512, 521, 531, 532
- Loại 6: 627, 632, 641, 642
- Loại 7: 711, 721
- Loại 8: 811, 821
- Loại 9: 911
- Loại 10: 003, 007, 009
3.5 Tổ chức vận dụng sổ chi tiết:

Tại Công ty Bút Bi Thiên Long - Chi nhánh Hà Nội việc tổ chức vận dụng sổ
kế toán chi tiết bao gồm những loại sổ sau:
- Đối với phần hành hạch toán sản phẩm hàng hóa Chi nhánh áp dụng phương pháp
ghi thẻ song song. Cụ thể tình hình hạch toán như sau:
 Ở kho : Căn cứ vào phiếu nhập kho và phiếu xuất kho, thủ kho ghi số
lượng vào thẻ kho.
 Ở phòng kế toán: Định kỳ nhập phiếu nhập kho, xuất kho của thủ kho và
ghi tiền vào phiếu. Sau đó ghi số lượng và giá trị vào Sổ chi tiết vật tư, sản
phẩm, hàng hoá. Mở Bảng tổng hợp chi tiết để đối chiếu.

MẪU SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ, SẢN PHẨM, HÀNG HÓA

Chứng từ
Diễn giải
Tài
khoản
đối
ứng
Đơn
giá
Nhập Xuất Tồn
Ghi
chú
Số
hiệu
Ngày
tháng
Lượn
g
Tiền Lượn

g
Tiền Lượn
g
Tiền

Số dư đầu kỳ




Cộng tháng:
Người ghi sổ Ngày tháng năm 200
(Ký, họ tên) Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)

BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT


17
TK 156 (1561 hoặc 1562)

Tên hàng hoá

Tồn ĐK Nhập Xuất Tồn CK



Tổng cộng:

- Mở các loại Sổ chi tiết thanh toán:
 Sổ chi tiết thanh toán với công nhân viên.
 Sổ chi tiết thanh toán với các quỹ: BHXH, y tế
 Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng
- Sổ chi tiết bán hàng
- Sổ quỹ tiền mặt; Sổ TGNH
- Sổ chi phí sản xuất kinh doanh
- Sổ theo dõi xuất hàng
3.6 Tổ chức vận dụng báo cáo kế toán:
Kế toán chuyển cho GĐCN:
3.6.1 Báo cáo ngày:
 Báo cáo thu chi tiền mặt
 Báo cáo tiền gửi ngân hàng
 Báo cáo các khoản phải thu khách hàng
 Báo cáo các khoản phải trả người bán (nêú có) - ít ở Chi nhánh
 Báo cáo sản lượng tiêu thụ
 Báo cáo tổng giá trị tồn kho
 Báo cáo số lượng tồn kho (thủ kho hoặc kế toán kho)
3.6.2 Báo cáo tuần:
 Báo cáo các khoản phải thu đến hạn
 Báo cáo các khoản phải trả đến hạn
 Kế hoạch thu chi hàng tuần (Thứ 5 chuyển về Công ty: Kế toán Giám đốc CN
Công ty)
 Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch thu chi tuần (để GĐCN nắm số liệu, không
cần nộp về Công ty).
3.6.3 Báo cáo tháng/ quý/ năm:
 Bảng cân đối kế toán
 Bảng cân đối tài khoản

18
 Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất - kinh doanh
 Các báo cáo chi tiết khác(cho các tài khoản)
 Thuyết minh chi phí bán hàng và chi phí quản lý
3.6.4 Kê khai, quyết toán thuế:
 Kê khai thuế GTGT đầu ra
 Kê khai thuế GTGT đầu vào
 Báo cáo nhập xuất tồn kho
 Báo cáo quyết toán thuế GTGT
 Báo cáo quyết toán thuế TNDN
Các báo cáo khác.
3.7 Khái quát hạch toán một số phán hành kế toán cơ bản:
3.7.1 Hạch toán nghiệp vụ mua hàng:
 Khi mua hàng hoá từ Công ty trong Sài Gòn nhập kho, căn cứ vào hóa đơn mua
hàng và phiếu nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK 156 (1561 hoặc 1562): 175.655.000
Nợ TK 1331: 17.565.000
Có TK 336: 193.220.000
3.7.1 Hạch toán nghiệp vụ bán hàng:
 Khi xuất bán, kế toán ghi bút toán phản ánh giá vốn hàng bán:
Nợ TK 632: 4 .119 . 697 . 760
Có TK 156 (1561 hoặc 1562): 4 .119 . 697 . 760

 Các khoản biếu tặng, kế toán phản ánh vào Chi phí bán hàng:
Nợ TK 6412 : 216.000
Có TK 1561(7): 216.000
 Các khoản hàng bán bị trả lại, kế toán ghi:
- BT 1: Nợ TK 156 (1561 hoặc 1562): 42.358.000
Có TK 632: 42.358.000
- BT 2: Nợ TK 531: 45.000.000

Nợ TK 33311: 4.500.000
Có TK 131: 49.500.000
 Các khoản giảm giá hàng bán, kế toán ghi:
Nợ TK 532: 1.965.000
Nợ TK 33311: 196.500
Có TK 131: 2.161.500


19
3.7.1 Phản ánh doanh thu:
Nợ TK 131 : 4.913.626.400
Có TK 511: 4.913.626.400

Ví dụ: Theo số liệu tháng 09/02 ở Chi Nhánh Công ty Bút Bi Thiên Long ta có:
 Doanh thu bán hàng cuối tháng sẽ kết chuyển, ghi:
Nợ TK 511 : 4.239.561.470
Có TK 911: 4.239.561.470
 Chi phí bán hàng cuối tháng kết chuyển, ghi:
Nợ TK 911 : 537.627.464
Có TK641 : 537.627.464
 Cuối kỳ tính kết quả SXKD:
Lãi (lỗ) = Doanh thu thuần - (Giá vốn hàng bán + Chi phí bán hàng ) +
SXKD (Thu nhập hoạt động tài chính - Chi phi hoạt động tài chính )
= 4.913.626.400 - (4.239.561.470 + 411.969.760 ) + 263.768
= 262.358.938 đồng.

20
SƠ ĐỒ BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY BÚT BI THIÊN LONG - CHI NHÁNH HÀ NỘI














Giám đốc CN
Trợ lý giám đốc
CN
P. Kế toán
P. Thị
tr
ư
ờ
ng
P. Tổ chức HC
K
ế

toán công n
ợ

K
ế

toán thanh toán

K
ế

toán t
ổ
ng h
ợ
p

K
ế

toán tr
ư
ở
ng

Tr
ư
ở
ng phòng TC

-

HC

Nhân viên HC
-

HS

Lái xe

T
ạ
p v
ụ

B
ả
o v
ệ

P. Kinh doanh

Tr
ư
ở
ng phòng KD

Th
ủ

kho

Ph
ụ

kho

Đ
i
ề
u ph
ố
i viên

NV bán hàng

M
ậ
u d
ị
ch viên CH

Trưởng phòng TT
Nhân viên PTTT

Ti
ế
p th
ị

bán hàng

Ti
ế
p th
ị

in qu
ả
ng
Th
ủ

qu
ỹ