Giáo trình Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan (Nghề: Văn thư lưu trữ - Trung cấp) - Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP
TRƢỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG ĐỒNG THÁP

GIÁO TRÌNH
MƠN HỌC: LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO
LƢU TRỮ CƠ QUAN
NGÀNH, NGHỀ: VĂN THƢ LƢU TRỮ
TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP
(Ban hành kèm theo Quyết định số 323/QĐ-CĐCĐ ngày 06 tháng 8 năm 2019
của Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp)

Đồng Tháp, năm 2019


TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thơng tin có thể đƣợc phép
dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh
thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.


LỜI GIỚI THIỆU
Hiện nay, khi nền kinh tế Việt Nam phát triển, hội nhập với quốc tế một
cách sâu rộng trên tất cả các lĩnh vực thì nhiều cơ quan/doanh nghiệp rất cần đến
vị trí lao động giúp việc cho các nhà lãnh đạo. Đó là vị trí “thƣ ký”, ngƣời giúp
việc trực tiếp cho các nhà lãnh đạo. Cũng khơng hẳn rằng trƣớc đây khơng có vị
trí lao động này trong các cơ quan/doanh nghiệp, nhƣng vị trí “thƣ ký” ngày này
(đặc biệt trong khối doanh nghiệp) thì có sự khác biệt rất lớn về phẩm chất đạo
đức, về trình độ, về kỹ năng nghề nghiệp, tác phong lao động và sự tƣ duy trong
lao động.
Phạm vi nghiệp vụ của ngƣời thƣ ký khá rộng, không chỉ bao gồm các

nghiệp vụ hành chính văn phịng mà cịn có những u cầu về cơng tác tài chính,
kế tốn, quản trị, thống kê, lễ tân đối ngoại, nghiệp vụ về kinh tế-thƣơng mại…
Tập tài liệu này cung cấp một phần nhỏ kiến thức, kỹ năng về ngƣời thƣ
ký lãnh đạo, giúp học sinh chuyên ngành Văn thƣ lƣu trữ có những hiểu biết
nhất định về vị trí lao động này để có thể thực hiện đƣợc các u cầu cơng việc
trong tƣơng lai tại các cơ quan/doanh nghiệp
Giáo trình bao gồm 3 chƣơng:
Chƣơng 1: Một số khái niệm, tác dụng, ý nghĩa và các loại hồ sơ
Chƣơng 2: Phƣơng pháp lập hồ sơ.
Chƣơng 3: Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan
Mặc dù đã rất cố gắng trong quá trình biên soạn giáo trình, nhƣng việc
biên soạn chắc chắn khơng tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế. Rất mong
nhận đƣợc sự đóng góp ý kiến quý báu của các bạn đọc và quý đồng nghiệp để
giáo trình đƣợc hồn thiện tốt hơn trong các lần xuất bản sau. Xin trân trọng cảm
ơn.

TP Cao Lãnh, ngày 15 tháng 9 năm 2019
Chủ biên
ThS. Nguyễn Thị Kim Hƣơng

i


MỤC LỤC

Trang
Lời giới thiệu
Mục lục
CHƢƠNG 1: Một số khái niệm, tác dụng, ý nghĩa và các loại hồ sơ …………… 2
1. Các khái niệm: hồ sơ, lập hồ sơ,danh mục hồ sơ, lƣu trữ

1.1. Khái niệm……………………………………………………………………. 2
1.2. Vai trò…………………………. ……………………………………………. 2
2. Các loại hồ sơ
2.1. Đảm bảo thông tin phục vụ lãnh đạo ………………………………………… 5
2.2. Soạn thảo và quản lý văn bản tài liệu ………………………………............... 8
2.3. Về tổ chức công việc ………………………………………………………… 9
2.4. Các nhiệm vụ khác ………………………………………………………….. 10
3. Tác dụng của việc lập hồ sơ
4. Ý nghĩa của việc lập hồ sơ

CHƢƠNG 2: Phƣơng pháp lập hồ sơ …………………………………………20
1. Lập danh mục hồ sơ
1.1. Khái niệm …………………………………………………………………… 20
1.2. Vai trò ……………………………………………..………………………… 20
1.3. Phƣơng pháp……………………………………. ……………………… … . 21
1.4. Yêu cầu……………………………………….. …………………………….. 21
2. Lập hồ sơ ………………………………………………………………………. 21
2.1. Yêu cầu chung đối với thƣ ký trong việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo
2.2. Quy trình chuẩn bị, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ lãnh đạo ……
3. Các biện pháp chuẩn bị thu thập, xử lý thông tin
3.1. Các
biện
pháp
thu
thập
……………………………………23

thông

tin

hiệu

quả

3.2. Kỹ năng xử lý thông tin…………………………………………………........ 23

CHƢƠNG 3: Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan
………..24
1. Trách nhiệm lập và nộp hồ sơ
1.1. Kế hoạch ………………………. …………………………………………….24
1.2. Mục tiêu…………………………………….. ………………………………..25

ii


1.3. Các
yêu
……………………………...25

cầu……………………………………

2. Nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan
2.1. Xác định loại hồ sơ …………………………………………………………...27
2.2. Xác định danh mục …………..……………………………………………….28
2.3. Thời gian hồ sơ ………………….……………………………………………30
2.4. Đánh số ……………………………………………………………………….33
2.5. Các vấn đề khác……………………………………………………………….35
3. Thủ tục nộp lƣu
3.1. Yêu cầu …………………………………….…………………………………40

3.2. Phƣơng pháp………………………………………………. …………………45
TÀI LIỆU THAM KHẢO …………………………………………………………. 47

iii


GIÁO TRÌNH MƠN HỌC
Tên mơn học: LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO LƢU TRỮ CƠ QUAN
Mã môn học: TKT466
Vị trí, tính chất của mơn học:
- Vị trí: Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan là mơn học chun ngành bắt
buộc trong chƣơng trình đào tạo ngành Văn thƣ-Lƣu trữ. Môn học này chỉ giảng dạy
khi đã học các môn Văn bản và kỹ thuật soạn thảo văn bản, nghiệp vụ văn thƣ.
- Tính chất: Môn học này là môn học cơ sở bắt buộc để ngƣời học có thể bổ sung kiến
thức để hồn thành tốt các mơn học chun ngành văn thƣ lƣu trữ. Môn học này cung
cấp các kiến thức lý luận và kỹ năng về nghiệp vụ của một ngƣời văn thƣ lƣu trữ trong
văn phịng.
Mục tiêu của mơn học:
- Về kiến thức: Trình bày các kiến thức cơ bản về khái niệm, mục đích, u cầu,
ngun tắc cơng tác lập hồ sơ và những nội dung cơ bản về công tác lập hồ sơ; phƣơng
pháp lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan để bảo quản, khai thác sử dụng.
- Về kỹ năng: Rèn luyện kỹ năng làm việc độc lập, tƣ duy sáng tạo và tính cẩn thận
trong cơng việc. Vận dụng các kiến thức đã học vào nghiên cứu môn học chuyên môn
ngành lƣu trữ để áp dụng có hiệu quả trong thực tiễn. Thực hành đƣợc những nội dung
cơ bản về công tác lập hồ sơ(Mở hồ sơ, lập và kết thúc đƣợc hồ sơ);
+ Thực hành thành thạo các thao tác nghiệp vụ trong lập hồ sơ;
+ Thực hiện đƣợc thủ tục và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan;
+ Hƣớng dẫn, kiểm tra, đánh giá đƣợc chất lƣợng lập hồ sơ tại các đơn vị trực
thuộc;
+ Hƣớng dẫn nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan

- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: Ngƣời học phải có ý thức tích cực, chủ động
trong học tập. Tuân thủ yêu cầu phẩm chất của một ngƣời thƣ ký văn phịng trung
thực, chính xác, khoa học, nhạy bén,…
Nội dung của môn học:

1


CHƢƠNG 1: MỘT SỐ KHÁI NIỆM, TÁC DỤNG, Ý NGHĨA VÀ CÁC LOẠI
HỒ SƠ
Mã chƣơng: TKT466-01
Mục tiêu:
Phân tích đƣợc khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ; danh mục hồ sơ, lƣu trữ.
Trình bày đƣợc tác dụng, ý nghĩa của lập hồ sơ và phân biệt các loại hồ sơ.
Thể hiện thái độ khiêm tốn, cầu thị, cẩn thận, tỷ mỷ và nghiêm túc.
1. Khái quát chung về hồ sơ
1.1. Khái niệm
Hồ sơ là một thuật ngữ đƣợc dùng khá phổ biến trong cơng tác hành chính văn
phịng và cơng tác lƣu trữ, thuật ngữ này đƣợc hiểu nhƣ sau: Hồ sơ là một tập tài liệu
có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tƣợng cụ thể hoặc có đặc
điểm chung, hình thành trong q trình theo dõi, giải quyết cơng việc thuộc phạm vi
chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
1.2. Các loại hồ sơ
- Hồ sơ công việc (hồ sơ cơng vụ) Là tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về
một vấn đề, một sự việc, hoặc có cùng đặc trƣng nhƣ: tên loại, tác giả… hình thành
trong q trình giải quyết cơng việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn
vị.
- Hồ sơ nguyên tắc Là tập bản sao văn bản của các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
quy định về một mặt, một lĩnh vực công tác nhất định dùng làm căn cứ để giải quyết
công việc hàng ngày (loại hồ sơ này không phải nộp vào lƣu trữ mà chỉ dùng để giải

quyết, xử lý cơng việc).
- Hồ sơ trình ký Là một tập văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề đƣợc sử dụng
để soạn thảo dự thảo một văn bản trình cấp có thẩm quyền xem xét, ký duyệt và ban
hành một văn bản mới.
- Hồ sơ nhân sự Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân cụ thể (hồ sơ
đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh - sinh viên…).
2. Vai trò của hồ sơ
- Tài liệu đƣợc lập thành hồ sơ sẽ giúp cho việc tra tìm nhanh chóng, làm căn cứ
chính xác để giải quyết công việc kịp thời, hiệu quả, nâng cao hiệu xuất và chất lƣợng
công tác của cán bộ.
Trong cơ quan, đơn vị nếu cơng văn giấy tờ trong q trình giải quyết và sau
khi giải quyết xong đƣợc sắp xếp và phân loại khoa học theo từng vấn đề, sự việc phản
ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và từng đơn vị tổ chức, bộ phận sẽ giúp cho các
cán bộ và thủ trƣởng cơ quan tìm kiếm tài liệu đƣợc nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu

2


vấn đề đƣợc hoàn chỉnh, đề xuất ý kiến và giải quyết cơng việc có căn cứ xác đáng và
kịp thời. Do đó góp phần nâng cao hiệu xuất và chất lƣợng cơng tác của cán bộ cũng
nhƣ tồn cơ quan, đơn vị.
- Có hồ sơ sẽ giúp cho việc quản lý tài liệu đƣợc chặt chẽ, giữ gìn bí mật thông
tin của Đảng, Nhà nƣớc, cơ quan, đơn vị. Mỗi khi văn bản đƣợc lập thành hồ sơ thì sẽ
tạo điều kiện cho cán bộ, thủ trƣởng cơ quan quản lý đƣợc tài liệu chặt chẽ, nắm chắc
đƣợc thành phần, nội dung và khối lƣợng văn bản của cơ quan, biết đƣợc những tài
liệu nào phải bảo quản cẩn thận, chu đáo, biết đƣợc những văn bản bị thất lạc, cho
mƣợn tùy tiện để kịp thời có biện pháp quản lý chặt chẽ, giữ gìn đƣợc bí mật của Nhà
nƣớc.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lƣu trữ, phục vụ tốt cho công tác nghiên
cứu trƣớc mắt và lâu dài.

2.1. Đảm bảo thông tin phục vụ lãnh đạo
Nhiệm vụ tổ chức và trợ giúp lãnh đạo điều hành:
- Liên hệ, sắp xếp kế hoạch làm việc của lãnh đạo với đồng nghiệp và với khách.
Thông báo, phối hợp với đồng nghiệp chuẩn bị nội dung khi làm việc với lãnh đạo.
- Phối hợp với các đơn vị/phòng ban chuẩn bị đầy đủ thông tin, hồ sơ, tài liệu các buổi
làm việc theo yêu cầu của lãnh đạo.
- Sắp xếp, chuẩn bị, đảm bảo các thủ tục cần thiết cho lãnh đạo đi cơng tác trong và
ngồi nƣớc.
- Tổng hợp, báo cáo, cung cấp thông tin theo yêu cầu của lãnh đạo; báo cáo kịp thời
cho lãnh đạo các vấn đề phát sinh trong cơ quan/doanh nghiệp.
- Liên hệ, giải quyết các cơng việc có liên quan tới các cơ quan nhà nƣớc theo yêu cầu
của lãnh đạo.
- Thực hiện công tác khác khi đƣợc yêu cầu (phiên dịch, ghi biên bản, lễ tân…)
Ngồi các cơng việc chung, phổ biến trên thì ngƣời thƣ ký cịn có trách nhiệm
tham gia, hỗ trợ, phối hợp với các phòng ban, cá nhân để thực hiện các nhiệm vụ
chung; tham gia vào các hoạt động cụ thể khác theo sự phân công của lãnh đạo.
2.2. Soạn thảo và quản lý văn bản tài liệu
Nhiệm vụ hành chính văn phịng:
- Trực văn phòng lãnh đạo, trực tổng đài điện thoại, hƣớng dẫn và giải quyết
thủ tục hành chính cho đồng nghiệp; hƣớng dẫn cho khách hàng tới giao dịch, làm việc
với lãnh đạo.
- Tiếp nhận báo chí, cơng văn, giấy tờ gửi tới chô lãnh đạo và chuyển giao cho
các đơn vị, cá nhân theo thẩm quyền.
- Tiếp nhận các mệnh lệnh, yêu cầu của lãnh đạo và triển khai, thông báo tới
các cá nhân, đơn vị để thi hành.

3


- Soạn thảo, đánh máy các văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo. Tiếp nhận các dự

thảo văn bản từ các đơn vị, cá nhân và trình lãnh đạo phê duyệt.
- Thực hiện việc xử lý văn bản đi, văn bản đến, lƣu hồ sơ của lãnh đạo.
- Xây dựng (tham gia xây dựng) kế hoạch làm việc của lãnh đạo nhƣ lịch công
tác tuần, tháng, các kế hoạch chun mơn khác… Thơng báo tới các đơn vị, phịng ban
lịch làm việc sau khi lãnh đạo ký duyệt.
- Phối hợp với các đơn vị, bộ phận khác trong việc tổ chức các cuộc họp, hội
nghị, hội thảo, các sự kiện lớn của cơ quan/doanh nghiệp và có sự tham gia của lãnh
đạo.
- Giải quyết các thủ tục hành chính khác theo yêu cầu của lãnh đạo.
2.3. Về tổ chức công việc
Sắp xếp lịch làm việc ở cơ quan


Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác.



Tổ chức các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp để phục vụ
việc quản lý điều hành.



Tổ chức hội ý để nghe các bộ phận hoặc cán bộ báo cáo trực tiếp và ghi ý kiến
vào biên bản.



Ghi ý kiến của lãnh đạo và chuyển ý kiến đó xuống các đơn vị hoặc cá nhân để
họ góp ý bằng văn bản. h
2.4. Các nhiệm vụ khác

Đón tiếp khách hàng



Tiếp khách và giải quyết một số công việc trong giới hạn và sự hiểu biết của
mình.



Sắp xếp chỗ đợi cho khách, không để khách đã ngồi chờ một thời gian dài mà
không đƣợc để ý đến.



Chuẩn bị phƣơng tiện ghi chép lại thông tin đối với các cuộc họp.



Chuẩn bị nƣớc giải khát và chú tâm vào cách phục vụ.
Sắp xếp các chuyến đi công tác cho cấp trên



Phác thảo, soạn lịch trình cho chuyến đi: Mục đích của chuyến đi, các nơi đến,
thời gian đi, thời gian đến, các điểm dừng, …



Lập bản chƣơng trình hẹn gặp: Ngày, giờ, gặp ai, thuộc tổ chức nào, ở đâu, cần
hồ sơ gì (tập hồ sơ số mấy),…



Đặt vé phƣơng tiện giao thơng



Đặt khách sạn: Cần tìm hiểu kỹ: vị trí, các lọai phòng, giá cả, phƣơng thức đặt

4




Lập hồ sơ chuyến đi: Tài liệu cho từng cuộc làm việc của lãnh đạo (semi riêng,
dán nhãn, đánh số tập hồ sơ,…)



Tạm ứng và quyết tốn chi phí.

3. u cầu đối với thƣ ký
3.1. Về chuyên môn nghiệp vụ
Thành thạo các nghiệp vụ hành chính văn phịng: Ngƣời làm thƣ ký cần phải
hiểu biết chuyên sâu về các nghiệp vụ hành chính văn phịng. Trong thời kỳ hội nhập
thì các nghiệp vụ văn phòng (đặc biệt là tại các doanh nghiệp) không thể thực hiện một
cách qua loa, tùy tiện hay theo chủ nghĩa kinh nghiệm. Việc hiểu biết chuyên sâu về
chuyên môn của ngƣời thƣ ký thể hiện ở:
- Nắm chắc các quy định của pháp luật về các nghiệp vụ văn phịng. Hiện nay
các quy định đó là tƣơng đối đầy đủ và chi tiết, đƣợc quy định trong các văn bản quy

phạm pháp luật và các văn bản hƣớng dẫn của các cơ quan có thẩm quyền. Trong
trƣờng hợp các cơ quan, doanh nghiệp khơng có quy định cụ thể thì ngƣời thƣ ký cần
vận dụng các văn bản quy phạm pháp luật, tham khảo các kinh nghiệm tốt để xây dựng
thành các quy trình nghiệp vụ cụ thể nhƣ: quy trình xử lý văn bản quy trình tổ chức
họp/hội nghị, quy trình thơng tin báo cáo, quy trình giải quyết các thủ tục hành chính
trong nội bộ… trình lãnh đạo phê duyệt và tổ chức thực hiện.
- Trong trƣờng hợp cơ quan, doanh nghiệp đã áp dụng tiêu chuẩn ISO thì ngƣời
thƣ ký phải nắm chắc và thực hiện chính xác các quy trình nghiệp vụ đã có nhằm đảm
bảo chất lƣợng đầu ra của công việc.
- Vận dụng tốt các kiến thức đã đƣợc học trong nhà trƣờng vào thực tế cơng
việc. Có thể trong q trình đào tạo các kiến thức chun mơn khơng sát thực tế (vì sự
phát triển của xã hội rất nhanh) nhƣng đó là những kiến thức nền tảng giúp ngƣời thƣ
ký có thể nhận định đƣợc sự việc, biết cách giải quyết nhanh chóng và hiệu quả. Đồng
thời kiến thức nền tảng đó cho phép ngƣời thƣ ký có những tƣ duy vƣợt trội, đƣa ra
đƣợc sáng kiến, sáng tạo trong công việc và phát triển nghề nghiệp. Việc nắm bắt, cập
nhật và vận dụng các kiến thức, các quy định thực sự rất quan trọng đối với ngƣời thƣ
ký vì đó là điều kiện quan trọng đảm bảo kết quả các cơng việc đƣợc chính xác, nhanh
chóng và hiệu quả.
Thành thạo về kỹ năng nghề nghiệp: Để hoàn thành tốt nhiệm vụ, ngƣời thƣ ký
phải thành thạo về kỹ năng nghề nghiệp.
Các kỹ năng đó bao gồm:
 Nhóm các kỹ năng chun mơn:
- Kỹ năng soạn thảo văn bản
- Kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức công việc, quản lý thời gian.
- Kỹ năng thu thập, xử lý, tổng hợp, báo cáo và cung cấp thông tin.
- Kỹ năng tổ chức sự kiện, hội nghị, họp

5

- Kỹ năng tổ chức chuyến công tác
- Kỹ năng xử lý văn bản, lập và quản lý hồ sơ.
- Kỹ năng về sử dụng máy tính, sử dụng các phần mềm hỗ trợ; khai thác tài
nguyên internet, gửi và nhận email…
- Kỹ năng sử dụng các trang thiết bị văn phịng …
 Nhóm các kỹ năng hỗ trợ:
- Kỹ năng giao tiếp.
- Kỹ năng làm việc nhóm.
- Kỹ năng đàm phán, thƣơng lƣợng
- Kỹ năng giải quyết xung đột…
Hƣớng dẫn nghiệp vụ cho đồng nghiệp: Trên thực tế, mặc dù có quy định
nhƣng khơng phải tất cả những ngƣời làm việc trong cùng một tổ chức đều có thể nắm
đƣợc hết các quy định, thủ tục đƣợc áp dụng trong văn phịng. Ngƣời thƣ ký cần có
năng lực hƣớng dẫn họ thực hiện một cách thống nhất, nhanh chóng và hiệu quả. Ví dụ
khơng phải ai cũng hiểu và thành thạo cách lập hồ sơ nguyên tắc công việc của mình.
Họ hiểu là cần phải làm đúng theo quy định nhƣng việc tập hợp các văn bản hƣớng
dẫn, các quy định liên quan và việc sắp xếp, cập nhật, loại bỏ các văn bản, điều khoản
hết hiệu lực không dễ đƣợc thực hiện thƣờng xuyên và khoa học. Do đó, trong việc
này, ngƣời thƣ ký cần biết cách trao đổi, hƣớng dẫn đồng nghiệp để họ thực hiện đƣợc
thống nhất, thƣờng xuyên và giúp họ lập đƣợc các hồ sơ ngun tắc phục vụ cho cơng
việc của mình.
3.2. Về phẩm chất đạo đức
Phẩm chất nghề nghiệp của ngƣời lao động là một khái niệm dùng để chỉ những
đặc trƣng bản chất nhất đƣợc kết tinh trong con ngƣời lao động để có khả năng thực
hiện một cơng việc, một nghề nhất định.
Đối với ngƣời thƣ ký giúp việc cho các nhà quản trị cấp cao đòi hỏi các yêu cầu
sau: Trung thực: Chủ tịch Hồ Chí Minh quan niệm “trung thực” là sống phải thật thà,
trung thực, thẳng thắn, nghĩa tình; trung thực là nói phải đi đơi với làm. Ngƣời thƣ ký
trong quá trình làm việc cần phải rất trung thực, trung thực trong suy nghĩ, trong lời
nói, trong hành động. Chính sự trung thực của ngƣời thƣ ký góp phần xây dựng uy tín

của lãnh đạo, của tổ chức và uy tín của chính bản thân ngƣời thƣ ký.
Cẩn trọng, tỉ mỉ: Công việc hàng ngày của ngƣời thƣ ký phần nhiều liên quan
tới số liệu, tới quy trình thủ tục, quy định của tổ chức và của pháp luật; đồng thời liên
quan tới các quyết định của lãnh đạo. Chính vì thế trong q trình thực hiện nhiệm vụ
của mình, ngƣời thƣ ký phải cẩn thận, tỉ mỉ, tôn trọng và thực hiện đúng các quy trình
nghiệp vụ để đảm bảo sự chính xác trong từng khâu nghiệp vụ, đảm bảo chất lƣợng
cơng việc, tránh tình trạng xảy ra sai sót ảnh hƣởng tới cơng việc của lãnh đạo, của
đồng nghiệp, của khách hàng.

6


Bảo mật thông tin: Đối với điều hành của lãnh đạo thì sự bảo mật thơng tin là
cực kỳ quan trọng. Trong quá trình làm việc, ngƣời thƣ ký đƣợc tiếp xúc và nắm đƣợc
nhiều thông tin quan trọng thông qua những nghiệp vụ nhƣ soạn thảo văn bản cho lãnh
đạo; tiếp nhận, xử lý các văn bản, hồ sơ thuộc thẩm quyền của lãnh đạo; tổng hợp số
liệu, báo cáo; tham dự các cuộc họp với lãnh đạo, sự trao đổi của đồng nghiệp khi phối
hợp giải quyết công việc… Do đó, việc lộ thơng tin sẽ gây ảnh hƣởng nghiêm trọng tới
hoạt động của tổ chức, tới uy tín của lãnh đạo và đồng nghiệp.
Do đó, phải ln ý thức trong việc bảo mật: thực hiện đúng các quy định trong
chế độ thông tin; không truyền đạt các thông tin khi chƣa đƣợc phép, không trao đổi
thông tin quan trọng với những ngƣời không liên quan; quản lý hồ sơ tài liệu chặt
chẽ…
Năng động, sáng tạo trong công việc: Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, bên
cạnh việc thực hiện nghiêm túc các quy định, quy trình nghiệp vụ thì ngƣời thƣ ký
cũng cần chú ý phát hiện những điểm chƣa hợp lý của các quy trình thủ tục, của hệ
thống biểu mẫu đang áp dụng hay những điểm cịn bất cập trong các khâu nghiệp vụ
khác vì những yêu cầu mới của thực tế. Từ đó nghiên cứu cách xử lý và đề xuất ý kiến
với cấp trên để cải tiến, thay đổi, chỉnh sửa hay bổ sung hồn thiện các quy định, quy
trình nghiệp vụ, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý của lãnh đạo cũng nhƣ của cơ

quan, doanh nghiệp. Học hỏi nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ: Trong điều
kiện hội nhập hiện nay, các cơ quan/doanh nghiệp không ngừng cải tiến, thay đổi để
nâng cao năng lực cạnh tranh, nâng cao chất lƣợng sản phẩm đồng thời tối ƣu hóa hoạt
động quản lý. Chính vì vậy, để hồn thành tốt cơng việc, để xây dựng uy tín thì ngƣời
thƣ ký cũng phải không ngừng nỗ lực và học hỏi để nâng cao trình độ chun mơn
nghiệp vụ, hồn thiện các kỹ năng nghề nghiệp, thay đổi tƣ duy, cách giao tiếp…, từ
đó hồn thành tốt các nhiệm vụ của mình.
Tự giác, kỷ luật lao động: Hàng ngày ngƣời thƣ ký cần phải tự giác trong việc
thực hiện chức trách, nhiệm vụ theo sự phân công nhƣng đồng thời cũng cần chủ động
phối hợp với các đồng nghiệp để hoàn thành các cơng việc chung cũng nhƣ hỗ trợ họ
trong q trình cơng tác. Do đó ý thức tự giác, chủ động, kỷ luật trong công việc, sự
tôn trọng và thực hiện nghiêm túc các quy chế, quy trình làm việc là điều kiện quan
trọng để ngƣời thƣ ký hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
3.3. Về kiến thức xã hội
Yêu cầu sự hiểu biết về chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề hoạt động cụ thể của
cơ quan/doanh nghiệp mình làm việc: Khi làm việc ở một cơ quan/doanh nghiệp cụ thể
thì ngƣời làm thƣ ký ngoài việc thành thạo về các nghiệp vụ hành chính thì cịn phải
biết rất rõ hoạt động của tổ chức nơi mình đang làm việc. Ngay từ khi đƣợc nhận vào
làm việc (thậm chí là trƣớc khi vào làm việc), cần tìm hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ,
ngành nghề hoạt động, cơ cấu tổ chức đồng thời cũng phải tìm hiểu rõ quy trình hoạt
động, thẩm quyền, trách nhiệm của các phòng ban, đơn vị để có thể thực hiện đƣợc các
cơng việc của mình một cách chính xác, thống nhất với hoạt động của tồn bộ máy.
Chẳng hạn một ngƣời khách điện thoại hỏi về sản phẩm của cơng ty thì khơng thể nói

7


ngay rằng “em không biết” hay “để em gọi ngƣời phụ trách”, mà ngƣời thƣ ký cần
phải biết tổng quan về sản phẩm để trao đổi với khách hoặc biết đƣợc vấn đề cụ thể gì
của khách liên quan tới sản phẩm để báo cáo lãnh đạo hặc chuyển máy tới đúng phòng

nghiệp vụ để xử lý. Yêu cầu này địi hỏi ngƣời thƣ ký phải tự tìm hiểu, chủ động, tự
giác và thƣờng xuyên để nâng cao nhận thức, hiểu biết của mình, nhanh chóng hội
nhập với đồng nghiệp, và hoạt động của cơ quan/doanh nghiệp.
Yêu cầu sự hiểu biết về cơ quan hành chính và pháp luật liên quan: Công tác
điều hành của nhà lãnh đạo trong mọi tổ chức đều đòi hỏi phải tuân thủ các quy định
của pháp luật, do đó ngƣời thƣ ký ngồi việc nắm chắc các quy định nghiệp vụ hành
chính thì cịn phải chủ động tìm hiểu các quy trình, thủ tục có liên quan tới cơng việc
khác để phối hợp, hỗ trợ đồng nghiệp hoặc trực tiếp xử lý. Thông thƣờng đó là các quy
định về lao động nhƣ: tuyển dụng lao động, sử dụng lao động, chế độ chính sách đối
với ngƣời lao động, khai trình lao động với cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền…), thủ
tục quản lý lao động nƣớc ngoài (trong trƣờng hợp cơ quan, doanh nghiệp có ngƣời
nƣớc ngồi làm việc) hoặc liên quan tới hải quan… Các công việc này đều phải thực
hiện theo các quy định của pháp luật nên ngƣời thƣ ký phải hiểu rõ những cơ quan nhà
nƣớc có thẩm quyền tại địa phƣơng để liên hệ giải quyết công việc, cập nhật các quy
định để hỗ trợ lãnh đạo trong việc giải quyết công việc của tổ chức.
Yêu cầu về giao tiếp, hội nhập: Nghề thƣ ký đƣợc ví nhƣ “làm dâu trăm họ” vì
họ phải tiếp xúc, làm việc với rất nhiều đối tƣợng. Bên trong nội bộ có lãnh đạo, đồng
nghiệp. Bên ngồi có đối tác, khách hàng… Chính vì thế ngƣời thƣ ký cần giữ thái độ
niềm nở, nhã nhặn; ngôn ngữ chuẩn mực; hành vi lịch sự; cùng với sự quan tâm,
hƣớng dẫn chu đáo, ân cần; tác phong nhanh nhẹn, dứt khoát; cách xử lý chuyên
nghiệp, linh hoạt… sẽ gây ấn tƣợng tốt đẹp trong lãnh đạo, trong đồng nghiệp và
khách hàng. Và nhờ đó, nhiệm vụ dù phức tạp tới đâu, nhƣng với sự khéo léo, tế nhị,
chân thành và cách giải quyết thông minh của ngƣời thƣ ký sẽ nhận đƣợc sự giúp đỡ,
hỗ trợ và ủng hộ của đồng nghiệp, của khách hàng và chắc chắn sẽ đạt hoàn thành và
đạt kết quả cao.
Yêu cầu về trình độ ngoại ngữ: Hội nhập quốc tế đang là xu thế thời đại và Việt
Nam cũng đang tích cực tham gia vào q trình này thơng qua các hiệp định thƣơng
mại quốc tế đã đƣợc ký kết trong những năm vừa qua nhƣ Hiệp định thƣơng mại
xuyên Thái Bình Dƣơng, hiệp định thƣơng mại tự do khu vực Asean, …. Điều đó địi
hỏi các cơ quan, tổ chức (đặc biệt là các doanh nghiệp) cũng phải nâng cao năng lực

của mình và một trong những yêu cầu là đội ngũ cán bộ, nhân viên phải giao tiếp đƣợc
với đối tác nƣớc ngồi. Do đó, ngƣời thƣ ký cần phải trang bị cho mình có trình độ
ngoại ngữ tốt, thƣờng xuyên học tập, trau dồi để có thể giao tiếp thành thạo với ngƣời
nƣớc ngoài và hỗ trợ các nhà quản lý trong quá trình làm việc, hợp tác với đối tác nƣớc
ngoài.
4. Kỹ năng ngƣời thƣ ký
4.1. Kỹ năng nghề nghiệp

8


a) Kỹ năng quản lý
Là một ngƣời thƣ ký chuyên nghiệp thì kỹ năng quản lý là vơ cùng quan trọng.
Khơng chỉ cần biết quản lý cơng việc mà cịn cần quản lý thời gian, biết tổ chức tốt
công việc và phối hợp cơng tác quản lý. Có khả năng quản lý thì thì bạn có thể quyết
định chính xác và kịp thời những vấn đề cần thiết giúp nâng cao hiệu quả công việc.
b) Kỹ năng giao tiếp tốt
Không chỉ riêng công việc thƣ ký mà bất kỳ công việc nào cũng cần có kỹ năng
giao tiếp. Là một thƣ ký thƣờng sẽ phải làm việc trực tiếp với cấp trên, đồng nghiệp
hoặc có thể là khách hàng nên nếu bạn giao tiếp kém thì sẽ gặp rất nhiều khó khăn ở vị
trí này. Ngồi ra, cơng việc của một thƣ ký tổng hợp khá nhiều mảng nên số lƣợng
ngƣời hàng ngày phải giao tiếp khá là nhiều.
Kỹ năng đầu tiên và rất quan trọng chính là kỹ năng giao tiếp. Những mối quan hệ
trong cuộc sống thƣờng đƣợc duy trì bởi quá trình giao tiếp với nhau. Việc bạn có
đƣợc khả năng giao tiếp tốt có thể giúp mở rộng các mối quan hệ của mình, từ đó có
đƣợc thành cơng trong cơng việc lẫn cuộc sống.
Hẳn là ai cũng biết kỹ năng giao tiếp hết sức quan trọng, không chỉ với Trợ lý mà
với tất cả các vị trí khác. Một Trợ lý với kỹ năng giao tiếp tốt sẽ gây đƣợc thiện cảm
với đồng nghiệp, đối tác cũng nhƣ khách hàng. Kỹ năng này đƣợc thể hiện qua khả
năng nghe, khả năng thấu hiểu, khả năng nắm bắt tâm lý đối phƣơng, khả năng thuyết

phục và đàm phán. Ngồi ra, đối với mơi trƣờng làm việc quốc tế, Trợ ý cần có sự am
hiểu các quy tắc của nhiều nền văn hóa khác nhau .Đây chính là “vũ khí lợi hại” mang
lại thành cơng cho cơng việc của bạn. Kỹ năng này có thể đƣợc trau dồi qua cọ xát
trong công việc, học hỏi từ ngƣời khác, sách vở hay các lớp học.
c) Kỹ năng tin học văn phòng
Việc thành thạo kỹ năng tin học văn phịng khơng nhất thiết là bạn phải giỏi các kỹ
năng về tin học nhƣ những chuyên gia nhƣng ít nhất một ngƣời thƣ ký văn phòng cũng
phải biết đƣợc các chƣơng trình căn bản nhƣ Word, Excel, Powerpoint để soạn thảo
văn bản, làm một bản hợp đồng, chuẩn bị nội dung thuyết trình, thu chi hay thƣ mời…
Nếu nhƣ trong thời đại này mà những kỹ năng cơ bản nhƣ trên mà bạn cịn chƣa nắm
đƣợc thì khả năng đƣợc tuyển dụng của bạn sẽ rất thấp. Để không lúng túng trong việc
sử dụng máy tính, khiến cho Giám đốc và đồng nghiệp đánh giá thấp tất cả các khả
năng khác của bạn thì khi muốn trở thành thƣ ký văn phòng bạn nên trang bị những
kiến thức tối thiểu trong việc sử dụng vi tính.
Kỹ năng máy tính/kỹ thuật
Sẽ rất dở nếu Trợ lý không biết sử dụng máy in, máy fax hay các thứ máy móc vật
dụng văn phịng khác. Khơng những thế, Trợ lý cần phải là ngƣời tiên phong trong
việc cập nhật các công nghệ mới. Khoa học thì ln thay đổi từng ngày. Ngƣời trợ lý
khơng những cần phải am hiểu mà cịn phải trở thành ngƣời hƣớng dẫn cho giám đốc
của và đồng nghiệp của mình sử dụng những tiện ích mới nhất. Hiện nay có rất nhiều

9


chƣơng trình máy tính phục vụ hiệu quả cho cơng việc của Trợ Lý và giúp họ tiết kiệm
rất nhiều thời gian so với cách làm truyền thống. Nếu các trợ lý khơng biết và khơng
ứng dụng thì đó là một thiếu sót lớn. (Chúng tơi sẽ có một loạt bài giới thiệu về các
cơng cụ hữu ích phục vụ cho công việc của Trợ lý)
d) Nhạy bén trong công việc
Thƣ ký văn phòng nhƣ cánh tay phải của sếp trong mọi việc cho, nhận và xử lý

thông tin nên khi tuyển dụng nhân sự, các nhà tuyển dụng luôn địi hỏi một thƣ ký văn
phịng nhạy bén và có thể khéo léo xử lý tất cả những sự kiện liên quan. Ví dụ bạn
phải biết đƣợc thơng tin nào là quan trọng trong một hợp đồng mới của công ty hay
cơng việc nào cần làm trƣớc trong lịch trình của cấp trên.
Trí nhớ tốt
Những số điện thoại cần thiết, ngày giờ cuộc họp, lịch trình sếp có hẹn với khách
hàng, hoặc đơn giản chỉ là câu hỏi “Hôm nay là ngày bao nhiêu?” cũng là những điều
mà một thƣ ký văn phòng chuyên nghiệp cần lƣu ý và phải ghi nhớ. Để giúp việc ghi
nhớ tốt hơn thì các bạn nên lập cho mình những bảng biểu thời gian hoặc bảng ghi
nhớ. Nhƣ vậy, các bạn sẽ có ấn tƣợng tốt hơn rất nhiều trong mắt vị sếp của mình.
Độc lập, kiên định và có chính kiến
Bạn mặc dù khơng đƣợc tồn quyền quyết định mọi cơng việc trong công ty
nhƣng nếu gặp những trƣờng hợp cần thiết với kỹ năng này bạn cũng có thể giải quyết
đƣợc vấn đề. Ngoài ra khi sếp đi vắng bạn cũng phải có khả năng xử lý những rắc rối
nhƣ khất nợ, lùi lịch hẹn, thỏa thuận hợp đồng mới… Nếu không thì bạn cũng phải
biết điều hƣớng đƣợc các cơng việc sang một hƣớng tích cực có lợi cho cơng ty bạn.
Mơi trƣờng làm việc năng động sẽ địi hỏi một ngƣời thƣ ký văn phòng phải
thành thạo nhiều kỹ năng, đồng thời đây cũng là một vị trí cho phép bạn học hỏi đƣợc
nhiều kiến thức đa dạng trong công việc. Ngồi các kỹ năng chun mơn trong nghề
nghiệp hoặc kỹ năng mềm khác thì các bạn nên trang bị cho mình những kỹ năng
Viecoi nói trên thật tốt để bạn có thể trở thành một cánh tay phải đắc lực cho sếp của
mình. Nếu bạn u thích cơng việc này thì những kỹ năng đƣợc liệt kê ở trên sẽ là gợi
ý giúp bạn hoàn thiện bản thân và tiến xa hơn trên con đƣờng sự nghiệp.
e) Kỹ năng đặt mục tiêu
Có thể bạn cảm thấy việc đặt mục tiêu khơng cần phải có kỹ năng. Tuy nhiên,
có nhiều bạn thƣờng đƣa ra những kỹ năng vƣợt quá tầm với của bản thân dẫn đến sự
chán nản khi không thực hiện đƣợc. Chính vì thế, biết đƣa ra mục tiêu, định hƣớng rõ
ràng chính là chìa khóa giúp bạn thành công.
f) Kỹ năng sáng tạo
Nhiều ngƣời sẽ cho rằng, sáng tạo là thiên bẩm không thể thay đổi. Tuy nhiên,

suy nghĩ đó hồn tồn sai lầm, bạn có thể tự học hỏi để nâng cao khả năng sáng tạo
của bản thân bằng việc tham khảo những nội dung, tài liệu có liên quan thƣờng xuyên.

10


Với sự sáng tạo, bạn có thể đƣa ra những ý tƣởng tuyệt vời cho cơng việc, cuộc sống
của mình.
g) Kỹ năng lắng nghe
Nghe có vẻ phi lý, thế nhƣng, lắng nghe là một kỹ năng quan trọng. Bởi vì
chúng ta thƣờng có xu hƣớng muốn nói về chuyện của bản thân mà quên mất việc phải
lắng nghe chiều ngƣợc lại. Việc lắng nghe sẽ giúp bạn phân tích, tổng hợp thơng tin
một cách chính xác và sâu sắc hơn.
h) Kỹ năng thuyết phục
Bạn là lãnh đạo hay nhân viên cũng cần nâng cao kỹ năng này để thuyết phục
mọi ngƣời đi theo ý tƣởng, tƣ duy của bạn. Kỹ năng này khơng thể có đƣợc trong một
sớm một chiều mà cần thông qua những trải nghiệm thực tế của bản thân.
i) Kỹ năng làm việc nhóm
Đây chắc hẳn là kỹ năng khơng cịn q xa lạ với bạn. Ngày nay, bất kỳ sự
thành công nào đều cần sự chung sức của cả tập thể. Nếu bạn khơng có kỹ năng làm
việc nhóm, sớm muộn bạn cũng sẽ bị đào thải bởi tập thể đó.
Làm việc nhóm
Khơng ai có thể thành cơng một mình, nên làm việc nhóm là một trong những
kỹ năng tối quan trọng để thành công. Trợ lý là ngƣời đƣợc coi là “dƣới một ngƣời mà
trên vạn ngƣời”, chắc hẳn sẽ không tránh khỏi sự xa cách giữa các thành viên cịn lại
trong nhóm. Điều mà trợ lý cần làm đƣợc đó là xóa bỏ khơng khí dè chừng, nghi ngờ
hoặc phịng thủ của những thành viên trong nhóm, tạo ra mơi trƣờng làm việc vui vẻ,
hợp tác mà trong đó ngƣời trợ lý đóng vai trị hỗ trợ tích cực đồng thời định hƣớng cho
cả đội.
j) Kỹ năng quản lý thời gian

Biết quản lý thời gian sẽ giúp bạn sắp xếp công việc trong những khoảng thời
gian phù hợp, từ đó nâng cao hiệu quả công việc trong khoảng thời gian ngắn nhất.
k) Kỹ năng đánh giá và ra quyết định độc lập
Mỗi quyết định đƣợc đƣa ra đều cần đảm bảo sự chính xác. Cho nên, bạn cần
phải có sự tự tin vào bản thân cũng nhƣ nắm bắt đƣợc vấn đề, tình hình cụ thể. Nếu
quyết định sai lầm, nó có thể ảnh hƣởng đến cá nhân bạn hoặc cả công ty cho nên, bạn
cần thận trọng trong từng quyết định mà mình đƣa ra.
Khi CEO đi vắng và Trợ lý đƣợc giao “trơng coi” mọi thứ. Lúc này trình độ
quản trị của Trợ Lý mới đƣợc bộc lộ tối đa. Tất nhiên, Trợ Lý thơng thƣờng khơng có
quyền ra quyết định thay cho CEO. Nhƣng khi vị lãnh đạo cao nhất không có mặt để
giải quyết một vụ việc khẩn cấp, và Trợ Lý đƣợc đặt vào vị trí khó khăn ấy, họ sẽ
khơng cịn cách nào khác. Do vậy, Trợ lý cần tập cho mình khả năng đánh giá tình
hình và ra quyết định, để khi rơi vào tình huống kể trên, họ có thể phản ứng một cách
nhanh và hiệu quả nhất. Để đánh giá và quyết định đúng, hãy thƣờng xuyên để ý và

11


học hỏi từ sếp của mình. Hãy đặt câu hỏi và các tình huống để xem nếu là CEO họ sẽ
làm gì. Những gì bạn quan sát và học đƣợc hàng ngày từ chính vị lãnh đạo của mình sẽ
có ích cho bạn trong những lúc bạn phải chèo chống một mình. Đó là lý do tại sao Trợ
lý càng giỏi lại càng có tầm nhìn và tƣ duy ngang bằng với sếp của mình.
4.2. Kỹ năng bổ trợ khác
a) Khả năng thích ứng
Trợ lý làm việc trong một mơi trƣờng ln ln thay đổi. Sự thay đổi liên tục
đó có thể xuất phát từ bản chất mơi trƣờng kinh doanh/ hoạt động của tổ chức/doanh
nghiệp cả bên trong lẫn bên ngoài. Một mặt Trợ lý là ngƣời làm việc bên cạnh CEO
hay ngƣời lãnh đạo, họ cũng thƣờng xuyên phải đối mặt với các vấn đề CEO đó gặp
phải trong cơng việc hàng ngày. Bên cạnh đó, Trợ lý cũng tham gia vào các hoạt động
nội bộ liên quan tới các bộ phận hay nhân viên khác. Nên việc phải xử lý những biến

động bất ngờ hay các tình huống phát sinh ngoài kế hoạch là chuyện thƣờng ngày của
Trợ Lý. Nếu khơng có khả năng thích ứng cao với sự thay đổi, Trợ lý sẽ cảm thấy rất
khó khăn vất vả để xử lý tình huống cũng nhƣ kiểm sốt tình hình. Thích nghi chính là
kỹ năng sinh tồn của ngƣời Trợ lý. Để rèn luyện đƣợc điều đó, trƣớc hết ngƣời Trợ Lý
phải có một tâm lý sẵn sàng đón nhận sự thay đổi. Coi việc phát sinh ngồi dự kiến là
điều đƣơng nhiên. Vì thế khi nó xảy ra, Trợ Lý khơng bị shock hay bị rơi vào cái gọi
là “bẫy tâm lý tiêu cực”. Ngoài ra, nhằm ứng phó và đƣa ra giải pháp kịp thời cho vấn
đề, hàng ngày Trợ Lý phải không ngừng học hỏi và rèn luyện mình về mặt chun
mơn. Với mỗi kế hoạch đƣa ra bao giờ cũng nên có một hoặc vài phƣơng án dự phịng.
Đó mới là cách làm việc của một ngƣời Trợ Lý CEO chuyên nghiệp.
b) Kỹ năng chăm sóc khách hàng
Mọi ngƣời vẫn lầm tƣởng chỉ nhân viên Sale mới cần có kỹ năng chăm sóc
khách hàng. Thực tế, đó là kỹ năng mà bất cứ ai là đại diện cho thƣơng hiệu có cơ hội
tiếp cận khách hàng đều phải có. Hơn thế nữa, nó có vai trị đặc biệt quan trọng đối với
ngƣời Trợ lý. Nhiều khi, Trợ lý phải tham gia vào công tác đối ngoại cùng với CEO
hoặc thay mặt cho CEO. Trong các sự kiện có sự tiếp cận với khách hàng của cơng ty,
Trợ lý cần có sự am hiểu về khách hàng đó và góp phần duy trì đƣợc sự hài lịng của
họ thơng qua việc giao tiếp gây đƣợc thiện cảm, cung cấp thông tin khách hàng cần và
đƣa ra các phƣơng án giải quyết hợp lý nếu có sự khiếu nại hay chỉ trích. Tất cả những
điều đó đều thuộc trong tập hợp kỹ năng Chăm sóc khách hàng mà chúng ta đang đề
cập.
c) Khả năng tổ chức
Trợ lý bao giờ cũng là ngƣời tổ chức rất tốt cả không gian và thời gian. Nơi làm
việc, văn phòng, tài liệu bao giờ cũng cần đƣợc sắp xếp khoa học và gọn gàng. Hãy
thử hình dung một tình huống khẩn cấp mà tài liệu bạn cần lại lẫn lộn trong một đống
hồ sơ ngổn ngang trên mặt bàn. Rất có thể là bạn sẽ làm mất thời gian giải quyết một
tình huống khẩn cấp chỉ vì sự thiếu ngăn nắp của bản thân. Khi đƣa tài liệu cho sếp
phê duyệt, nếu một Trợ lý có đầu óc tổ chức sẽ giúp sếp của mình nhận ra ngay tập tài

12

liệu nào cần duyệt gấp, cái nào có thể chờ bằng cách sử dụng các giấy tag có màu sắc
khác nhau. Thí dụ, tập dán giấy đỏ nghĩa là “cần đọc ngay lập tức”, dán giấy xanh là
“Cần có quyết định trong tuần này” v.v.. Bằng cách đó, Trợ Lý khiến mọi việc diễn ra
dễ dàng hơn.
Khả năng tổ chức về mặt thời gian nghĩa là, Trợ lý biết phân chia thời gian phù
hợp cho các đầu mục công việc khác nhau theo đúng thứ tự ƣu tiên của chúng. Khi
phải hoàn thành một danh sách dài các thứ phải làm trong một ngày, Trợ Lý cần biết
công việc nào cần nhiều thời gian hơn cơng việc nào, cái gì làm trƣớc cái gì làm sau.
Sau đó, họ sẽ phân bổ thời gian hợp lý để các cơng việc đó đều đƣợc hoàn thành đúng
hạn và đạt đúng chất lƣợng yêu cầu. Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian là một trong
những điều cơ bản mà tất cả các vị trí cơng việc đều phải thực hiện tốt. Tuy nhiên, ở
ngƣời Trợ Lý, nó có vai trị đặc biệt quan trọng và là một trong những tiêu chuẩn để
đánh giá một Trợ lý có làm việc hiệu quả hay khơng.
d) Khả năng chủ động dự đốn nhu cầu
Trợ lý là ngƣời hỗ trợ, nên sự tinh ý và chu đáo là hết sức cần thiết. Khả năng
chủ động dự đốn nhu cầu chính là thể hiện của sự tinh ý và chu đáo đó. Khi ngƣời trợ
lý hiểu đƣợc và đáp ứng những nhu cầu sắp phát sinh, họ có thể khiến những ngƣời
xung quanh hài lịng hơn kỳ vọng. Sếp bạn chuẩn bị có chuyến đi cơng tác bằng máy
bay nhƣng dự báo sắp có bão thì bạn sẽ làm gì? Có nên chuẩn bị trƣớc phƣơng án di
chuyển dự phòng hay xin ý kiến đổi lịch bay? Nhóm dự án đặc biệt của cơng ty hơm
nay phải làm tăng ca tới tối, liệu bạn có nên chủ động gọi pizza hay thết đãi họ một
bữa tối ra trị tại văn phịng? Chính những việc rất nhỏ này lại mang lại những ấn
tƣợng tốt về bạn và sẽ dần khiến bạn trở thành ngƣời không thể thiếu trong mắt mọi
ngƣời.
e) Hiểu biết về lĩnh vực kinh doanh
Ai cũng phải am hiểu về lĩnh vực kinh doanh của cơng ty mình thì mới hồn
thành cơng việc tốt đƣợc. Trợ lý là ngƣời tham mƣu góp ý cho giám đốc, vì thế càng
cần phải nắm rõ những kiến thức này. Không chỉ về lĩnh vực kinh doanh, Trợ lý cịn

cần có kiến thức sâu rộng về ngành, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, vị thế của công ty
trong thị trƣờng, cũng nhƣ xu hƣớng phát triển của ngành hiện tại. Là cánh tay phải
của giám đốc, việc thiếu hiểu biết sẽ dẫn đến những lời khuyên, những quyết định sai
lầm trong xử lý công việc. Đây là điều mà trợ lý nhất định phải lƣu ý.
Nếu bạn là ngƣời có tính tổ chức cao và mong muốn có đƣợc cơ hội để tham gia
điều hành trôi chảy một tổ chức, thì việc làm thƣ ký hoặc một quản trị viên sẽ phù hợp
với bạn.
Một thƣ ký hoặc quản trị viên cung cấp cả 2 mặt hỗ trợ văn thƣ và hành chính
cho các chuyên gia, hoặc là một phần của một nhóm hoặc cá nhân. Họ tham gia vào
việc điều phối và thực hiện các thủ tục văn phòng và thƣờng có trách nhiệm đối với
các dự án và nhiệm vụ cụ thể. Trong một số trƣờng hợp, họ có thể giám sát và quản lý
cơng việc của các nhân viên cấp cao.

13


Vai trò này rất khác nhau tùy thuộc vào ngành, quy mô của doanh nghiệp sử
dụng lao động và tuỳ mức độ trách nhiệm. Hầu hết các công việc liên quan đến cả giao
tiếp bằng văn bản và miệng, xử lý văn bản và đánh máy, và đòi hỏi những kỹ năng liên
quan nhƣ CNTT, kỹ năng tổ chức và trình bày, cũng nhƣ khả năng đa nhiệm và làm
việc tốt dƣới áp lực. Trong một số trƣờng hợp, chẳng hạn nhƣ trong công việc thƣ ký
về pháp lý, kiến thức chun mơn hoặc bằng cấp có thể đƣợc u cầu. Vai trị này có
thể trùng lặp với vai trị của một trợ lý cá nhân.
f) Trách nhiệm
Là thƣ ký, bạn cần phải:


Sử dụng một gói xử lý văn bản nhƣ Microsoft Word



Thu âm và lƣu giữ bản sao



Viết thƣ



Giải quyết yêu cầu điện thoại và email, sử dụng hệ thống email (ví dụ: Outlook)



Photocopy và in các tài liệu khác nhau, đôi khi thay mặt cho các đồng nghiệp
khác



Tổ chức và lƣu trữ các giấy tờ, tài liệu và thơng tin trên máy tính



Tạo và duy trì các hồ sơ và các hệ thống văn phòng khác



Ghi lại nhật ký, sổ sách và sắp xếp cuộc hẹn



Lập kế hoạch và tham dự các cuộc họp, lập chƣơng trình nghị sự và lập biên
bản – viết tắt có thể đƣợc yêu cầu.



Đặt phòng họp và phòng hội nghị



Liên lạc với các nhân viên ở các phịng ban khác và có liên hệ với bên ngồi



Đặt hàng và duy trì văn phòng phẩm và thiết bị



Tổ chức, sắp sếp đi lại và chỗ ở cho nhân viên và các khách bên ngồi khác.

Tùy thuộc vào lĩnh vực và cơng ty, bạn cũng có thể thực hiện các nhiệm vụ sau:


Sử dụng nhiều gói phần mềm (bao gồm cả Excel, Access và Powerpoint) để
quản lý dữ liệu và để soạn các tài liệu và các bài thuyết trình.



Sử dụng hệ thống quản lý nội dung (CMS) để duy trì và cập nhật các trang web
và cơ sở dữ liệu nội bộ



Quản lý và duy trì ngân sách; thực hiện lập hố đơn



Sắp xếp và phân phối các bài gửi đến, tổ chức và gửi đi những thƣ cần gửi (có
thể liên quan đến việc sử dụng một máy in dấu tem)



Tuyển dụng, đào tạo và giám sát nhân viên cấp dƣới và ủy thác công việc theo
yêu cầu



Thao tác dữ liệu thống kê

14




Sắp xếp các sự kiện nội bộ và bên ngoài



Sắp xếp việc đào tạo cho nhân viên.

15

CHƢƠNG 2: PHƢƠNG PHÁP LẬP HỒ SƠ
Mã chƣơng: TKT466-02
Mục tiêu:
Chƣơng này giúp ngƣời học có thể thực hiện tốt lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ;
lƣu trữ hồ sơ. Xác định đƣợc tiêu đề hồ sơ và lập đƣợc các loại hồ sơ. Hình thành đƣợc
các kỹ năng phân tích tổng hợp.
Nắm đƣợc các khái niệm, quy trình và các biện pháp thu thập và xử lý thông tin
cho hoạt động của lãnh đạo.
Có ý thức chủ động, tích cực trong quá trình học tập.
1. Lập danh mục hồ sơ
1.1. Khái niệm
Lập hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá
trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo nguyên tắc và phƣơng pháp quy
định.
Lập hồ sơ là công việc cuối cùng trong công tác văn thƣ cơ quan, đƣợc thực
hiện sau khi sự việc, vấn đề đề cập trong các văn bản đó giải quyết xong, thƣờng vào
dịp cuối năm khi sắp kết thúc một năm công tác, chuẩn bị kế hoạch, chƣơng trình cơng
tác của năm mới.
Trong thực tế việc lập hồ sơ cũng đƣợc tiến hành một cách phổ biến trong các
lƣu trữ cơ quan và lƣu trữ nhà nƣớc bởi do việc lập hồ sơ ở giai đoạn văn thƣ các cơ
quan, đơn vị làm chƣa tốt, khi chuyển về lƣu trữ thƣờng dƣới dạng tài liệu bó gói nên
trong giai đoạn lƣu trữ vẫn phải tiến hành lập hồ sơ.
Thông tin quản lý đƣợc hiểu một cách đơn giản là những tín hiệu, dữ liệu, tin
tức đƣợc thu nhận, phân tích, xử lý, lựa chọn và đƣợc sử dụng cho việc ra quyết định
của một tổ chức. Chƣa bao giờ thơng tin lại đóng vai trò quan trọng nhƣ hiện nay đối
với các cơ quan/doanh nghiệp. Nếu trƣớc đây, trong nền kinh tế nhỏ bé, manh mún thì
thơng tin đƣợc coi là thứ yếu, ít quan trọng hơn các vấn đề khác nhƣng trong nền kinh
tế hội nhập quốc tế thì thơng tin đƣợc coi là nguồn lực quan trọng của tổ chức.

Đặc biệt trong hoạt động sản xuất-kinh doanh thì thơng tin thậm chí quyết định
tới sự thành cơng, thất bại của một doanh nghiệp, ví dụ nhƣ bài học của các doanh
nghiệp trong ngành chế biến thủy sản xuất khẩu của Việt Nam. Trong bối cảnh đó,
ngƣời thƣ ký với nhiệm vụ trợ giúp cho lãnh đạo cấp cao có vai trị quan trọng trong
việc đảm bảo thông tin trong tổ chức đƣợc liên tục (bằng văn bản và các kênh thông
tin khác), giúp việc trực tiếp của lãnh đạo, hỗ trợ cho các đơn vị đồng nghiệp về thơng
tin, góp phần không nhỏ trong sự thành công của tổ chức.
1.2. Yêu cầu đối với việc lập hồ sơ

16


a) Hồ sơ lập ra phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị Văn
bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị gồm nhiều loại:
loại do cơ quan, đơn vị sản sinh ra, loại do cấp trên gửi xuống, cấp dƣới gửi lên, ngang
cấp gửi đến. Mục đích mỗi loại cũng khác nhau: loại để thi hành, giải quyết; có loại để
chỉ đạo, hƣớng dẫn; có loại để báo cáo hoặc để biết, để tham khảo.
Vì vậy, cần phải lựa chọn các loại hình tài liệu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ
của cơ quan, đơn vị để lập hồ sơ nhằm phục vụ cho công tác trƣớc mắt và công tác
nghiên cứu lâu dài về sau. Những loại không phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan, đơn vị, loại gửi đến để biết thì khơng cần lập hồ sơ.
b) Văn bản, tài liệu đƣợc thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau
và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết cơng việc Mọi
sự việc, mọi vấn đề do cơ quan giải quyết đều phải trải qua một q trình hoặc ngắn,
hoặc dài. Nói cách khác đều có khởi đầu và kết thúc hay có quá trình phát sinh, phát
triển, kết thúc vấn đề. Khi lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu về một
vấn đề, một sự việc, một con ngƣời cụ thể. Khi thu thập đầy đủ tài liệu phải sắp xếp
theo một trình tự nhất định, bảo đảm mối liên hệ chặt chẽ giữa các văn bản, tài liệu với
nhau, từ quá trình phát sinh, phát triển và kết thúc một vấn đề, một sự việc hoặc về
một con ngƣời.

Ví dụ: Lập hồ sơ về một hội nghị bao gồm: công văn triệu tập, danh sách đại biểu
tham dự, chƣơng trình hội nghị, diễn văn khai mạc, báo cáo tại hội nghị, băng ghi âm,
ghi hình… - Lập hồ sơ về một cán bộ bao gồm: sơ yếu lý lịch và những bổ sung lý lịch
qua từng năm; những văn bằng, chứng chỉ đã có qua đào tạo, bồi dƣỡng; những quyết
định liên quan đến tuyển dụng, điều động, đề bạt, khen thƣởng, kỷ luật, xếp lƣơng,
nghỉ hƣu… Hồ sơ lập ra phải đảm bảo mối liên hệ khách quan của văn bản thì mới
phản ánh các vấn đề, sự việc đƣợc trọn vẹn, giữ đƣợc mối liên hệ bên trong của hồ sơ.
Có nhƣ vậy mới giúp cán bộ cơ quan nghiên cứu, sử dụng tài liệu đƣợc dễ dàng và
hoàn chỉnh. Thực hiện yêu cầu này đòi hỏi ngƣời lập hồ sơ phải biết phân định hồ sơ
cho hợp lý, không xé lẻ những văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự
việc.
Yêu cầu này không thể thực hiện đƣợc khi lập hồ sơ theo đặc trƣng tên gọi văn
bản. Ví dụ nhƣ trong một tập “Thơng báo” gồm có rất nhiều thông báo với nhiều nội
dung khác nhau.
c) Văn bản, tài liệu đƣợc thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tƣơng đối
đồng đều. Văn bản hình thành trong cơ quan có nhiều giá trị khác nhau, có loại có giá
trị vĩnh viễn, có loại có giá trị có thời hạn (theo hạn định) nhƣng cũng có loại khi giải
quyết xong cơng việc thì cũng hết giá trị. Cho nên khi lập hồ sơ phải lựa chọn những
loại tài liệu có cùng giá trị. Nếu đảm bảo yêu cầu này sẽ làm tăng thêm chất lƣợng văn
bản, phục vụ nghiên cứu đƣợc tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản.
Trong lƣu trữ ngƣời ta chia giá trị tài liệu thành hai loại: vĩnh viễn và có thời hạn.

17


Ví dụ: Ở Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội có hồ sơ về tình hình thực hiện kế
hoạch nhà nƣớc năm 2010 của thành phố đƣợc lập thành những hồ sơ sau: - Báo cáo
của Ủy ban nhân dân thành phố về tình hình thực hiện kế hoạch nhà nƣớc năm 2010. Báo cáo của Ủy ban nhân dân thành phố về tình hình thực hiện kế hoạch nhà nƣớc
hàng quý, 6 tháng đầu năm 2010. Trong hai hồ sơ trên thì hồ sơ thứ nhất cần bảo quản
vĩnh viễn, hồ sơ sau chỉ cần bảo quản trong một thời gian nhất định. Những loại tài

liệu trùng thừa thì chọn bản gốc, bản chính để lập hồ sơ, cịn bản sao và những loại tài
liệu khơng có giá trị khác thì giữ lại ở cơ quan một thời gian nhất định, sau đó tiến
hành tiêu huỷ theo hƣớng dẫn của Nhà nƣớc. Nếu tập hồ sơ dày quá 3 cm ( khoảng
200 tờ) thì cần phân chia thành nhiều tập, mỗi tập là một đơn vị bảo quản. Ví dụ: Một
hồ sơ hội nghị nhiều văn bản tài liệu có thể chia thành các tập nhƣ sau: - Các văn bản
tài liệu chính của hội nghị. - Tham luận của đại biểu. - Ảnh, băng ghi âm, ghi hình. Tài liệu phục vụ hội nghị…
- Vai trị của thông tin trong việc lập kế hoạch: Lập kế hoạch là cơng việc phức tạp và
khó khăn nhƣng nó có ý nghĩa quan trọng trong sự phát triển của tổ chức. Để có đƣợc
những kế hoạch đúng đắn, các nhà quản lý cần rất nhiều thơng tin. Đó là:
+ Xác định cơ hội cũng nhƣ thách thức đối với tổ chức.
+ Nhận thức vấn đề mà cơ quan/doanh nghiệp phải giải quyết.
+ Xác lập các cơ sở tiền đề khoa học cần thiết để xây dựng các mục tiêu.
+ Lựa chọn các phƣơng án để thực hiện các quyết định quản lý
- Vai trị của thơng tin trong cơng tác tổ chức bộ máy: Trong quá trình thực hiện chức
năng tổ chức, thơng tin có vai trị quan trọng ở các phƣơng diện:
+ Đánh giá các vấn đề liên quan tới việc thiết kế mơ hình cơ cấu tổ chức.
+ Là cơ sở quan trọng trong công tác phân công và giao quyền.
+ Xây dựng các phƣơng án để bố trí, sắp xếp, sử dụng nhân lực.
+ Làm cơ sở cho việc xây dựng nội quy, quy chế và chính sách của tổ chức.
+ Xây dựng các phƣơng pháp quản lý trong tổ chức đƣợc hiệu quả.
+ Cung cấp các dữ liệu cần thiết để sử dụng hiệu quả các nguồn lực.
- Vai trị của thơng tin trong cơng tác lãnh đạo, điều hành: Khi thực hiện chức năng
lãnh đạo, thông tin giúp các nhà quản lý giải quyết đúng đắn và hiệu quả các nội dung
sau:
+ Nắm bắt đƣợc mọi hoạt động trong tổ chức, qua đó nhận thức các vấn đề liên
quan để có biện pháp quản lý, điều hành.
+ Giúp cho việc ban hành các quyết định quản lý đƣợc nhanh chóng, chính xác.
+ Giúp nhà lãnh đạo thực hiện tốt công tác truyền thông để thúc đẩy cơng việc,
động viên, khuyến khích ngƣời lao động.

18


- Vai trị của thơng tin trong cơng tác kiểm tra, đánh giá: Trong lĩnh vực kiểm tra, đánh
giá thì thơng tin có vai trị quan trọng, đƣợc thể hiện ở:
+ Cung cấp dữ liệu cho việc xây dựng các tiêu chuẩn để đánh giá, kiểm tra.
+ Xây dựng các kế hoạch đánh giá, kiểm tra trong tổ chức.
+ Xây dựng các biện pháp khắc phục những hạn chế phát hiện đƣợc.
Nhƣ vậy, có thể thấy rằng thơng tin là “mạch máu” trong một cơ quan/doanh
nghiệp, là một trong những nguồn lực của tổ chức. Cùng với các đồng nghiệp, ngƣời
thƣ ký cần ý thức và thực hiện tốt các nhiệm vụ về công tác thông tin, hỗ trợ cho lãnh
đạo và các đơn vị chun mơn, đóng góp vào sự phát triển của cơ quan/doanh nghiệp.
1.3. Phân loại thông tin cho hoạt động quản lý lãnh đạo
Nhu cầu của lãnh đạo về thông tin để quản lý, điều hành Để điều hành, quản lý thì
các nhà lãnh đạo của các cơ quan/doanh nghiệp hàng ngày cần lƣợng thông tin rất lớn
và các đơn vị, phòng ban, cá nhân đều có trách nhiệm cung cấp, báo cáo cho lãnh đạo.
Các thơng tin đó rất đa dạng về nội dung nhƣ tình hình thực hiện các chƣơng trình, kế
hoạch; tình hình tài chính, tình hình nhân sự… cho tới các thơng tin về thị trƣờng, đối
thủ cạnh tranh, khách hàng…. Với cƣơng vị của thƣ ký thì hàng ngày cần cung cấp các
nhóm thơng tin chủ yếu sau:
- Thơng tin về tình hình hoạt động chung của cơ quan/doanh nghiệp: Đây là những
thông tin nhằm giúp cho lãnh đạo nắm đƣợc thực trạng của cơ quan/doanh nghiệp để
từ đó có các quyết định điều hành hợp lý. Ở nhóm thơng tin này, ngƣời thƣ ký thƣờng
báo cáo các vấn đề chủ yếu sau: Tình hình thực hiện các chƣơng trình, kế hoạch hoạt
động chung toàn cơ quan/doanh nghiệp đã đƣợc phê duyệt. Tình hình thực hiện nội
quy, quy chế hoạt động của cơ quan/doanh nghiệp. Việc thực hiện các quy trình thủ
tục hành chính, các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện cần có sự điều chỉnh để
đảm bảo tính hợp lý. Tình hình đảm bảo an tồn lao động. Những phản ánh của ngƣời
lao động, tập thể ngƣời lao động về hoạt động quản lý, điều hành; về mối quan hệ
trong lao động; tâm tƣ, nguyện vọng của tập thể…

- Thơng tin về tình hình xã hội liên quan tới hoạt động quản lý, lĩnh vực hoạt động
kinh doanh của cơ quan/doanh nghiệp. Đây là nhóm thơng tin quan trọng giúp cho
lãnh đạo xác định chính xác những vấn đề liên quan tới hiệu quả hoạt động của tổ
chức, nó ảnh hƣởng rất lớn tới sự tồn tại và phát triển của cơ quan/doanh nghiệp. Các
thông tin thuộc nhóm này rất đa dạng và do các đơn vị chức năng phối hợp cung cấp.
Bao gồm các thông tin cơ bản sau: Thông tin phản ánh của xã hội về hoạt động, về sản
phẩm, về dịch vụ của cơ quan/doanh nghiệp. Thông tin từ các cơ quan quản lý nhà
nƣớc gửi tới hoặc đƣợc đăng tải tại các phƣơng tiện thông tin đại chúng liên quan trực
tiếp tới hoạt động của cơ quan/doanh nghiệp. Thông tin nổi bật của nền kinh tế xã hội
nhƣ: thị trƣờng lao động, xu hƣớng mới của thị hiếu, nghiên cứu mới về nền kinh tế,
chính sách mới của đối thủ cạnh tranh… liên quan trực tiếp tới hoạt động của cơ
quan/doanh nghiệp. Nhóm thông tin này thƣờng đƣợc đăng tải trên các phƣơng tiện
thơng tin đại chúng, các tạp chí chun ngành, thậm chí là trên các mạng xã hội.

19


Ngƣời thƣ ký cần tổ chức nhiều kênh thông tin để có thể nắm bắt kịp thời và lựa chọn
báo cáo lãnh đạo.
- Thông tin quy phạm pháp luật, những quy định có tính bắt buộc thi hành mới ban
hành. Việc tuân theo quy định của pháp luật là điều kiện tiên quyết cho hoạt động của
cơ quan/doanh nghiệp, vì vậy đây là nhóm thơng tin địi hỏi phải đƣợc báo cáo ngay để
các nhà lãnh đạo có những quyết định kịp thời. Trong phạm vi chức trách của mình,
ngƣời thƣ ký cần chú ý tìm hiểu và liên tục cập nhật những quy định mới về: Quy định
mới về pháp luật lao động, chế độ, chính sách cho ngƣời lao động. Quy định mới về
các thủ tục hành chính mà cơ quan/doanh nghiệp thƣờng thực hiện. Quy định mới về
an tồn lao động, phịng cháy chữa cháy, mơi trƣờng. Quy định mới về các lĩnh vực
công tác khác mà ngƣời thƣ ký trực tiếp đảm trách Nhóm thơng tin này thƣờng đƣợc
gửi tới cơ quan/doanh nghiệp bằng văn bản hoặc thƣ điện tử. Tuy nhiên để cập nhật
đƣợc các thông tin quy phạm pháp luật một cách nhanh nhất, ngƣời thƣ ký có thể đăng

ký với các cơ quan có thẩm quyền phổ biến pháp luật để đƣợc gửi các văn bản mới
nhất thơng qua email của mình. Ngồi ra cũng chủ động liên hệ với cơ quan quản lý
nhà nƣớc chuyên ngành hay các cơ quan/doanh nghiệp bạn để có đƣợc thơng tin cập
nhật.
1.4. u cầu của thơng tin trong hoạt động quản lý
Thông tin mà ngƣời thƣ ký cung cấp cho lãnh đạo và đồng nghiệp không thể
tùy tiện, nó địi hỏi phải đảm bảo những u cầu nhất định vì gián tiếp ảnh hƣởng tới
các quyết định của lãnh đạo, của các đơn vị chuyên môn. Do đó, phải đảm bảo các u
cầu sau:
- Thơng tin phải chính xác, cập nhật: Thơng tin trƣớc khi cung cấp cho lãnh đạo
và đồng nghiệp cần phải đƣợc kiểm tra kỹ lƣỡng đảm bảo cho các nội dung, số liệu,
diễn biến, kết quả của sự việc… phải chính xác nhƣ thực tế, không đƣợc chỉnh sửa
theo quan điểm chủ quan. Bên cạnh đó việc truyền đạt các mệnh lệnh của lãnh đạo hay
triển khai các ý kiến chỉ đạo của nhà quản lý phải trung thực, không đƣợc chỉnh sửa
hay phát triển theo cách hiểu của cá nhân.
- Thông tin phải có tính tổng hợp cao: Thơng thƣờng ngƣời thƣ ký chỉ tìm và
cung cấp đúng văn bản, đúng hồ sơ mà lãnh đạo/đồng nghiệp yêu cầu, tuy nhiên có
nhiều trƣờng hợp phát sinh những yêu cầu cung cấp thêm vì lƣợng thơng tin vì chƣa
đầy đủ. Việc này dẫn tới mất thêm thời gian của lãnh đạo, ảnh hƣởng tới tiến độ công
việc của các đơn vị chức năng, đồng thời có thể xuất hiện sự đánh giá không tốt về
chuyên môn của ngƣời thƣ ký. Thông tin khi cung cấp cho các nhà quản lý đòi hỏi
phải xử lý, phân tích kỹ càng, phải có cơ sở thực tế và nhất là nó phải đƣợc khái quát
từ nhiều mặt, nhiều vấn đề, tìm kiếm trên nhiều nguồn để có thể giúp nhà quản lý đi
sâu nắm bắt đƣợc hiện trạng của từng sự việc nhất định. Chính vì thế ngƣời thƣ ký khi
đƣợc yêu cầu cung cấp thơng tin cần chú ý phân tích và tìm kiếm các thông tin, văn
bản, tài liệu liên quan, hồ sơ lƣu trữ… để đảm bảo việc cung cấp đƣợc đầy đủ nhất (trừ
trƣờng hợp đƣợc yêu cầu cung cấp một văn bản, một hồ sơ hay mội nội dung thông tin
cụ thể). Đây là một yêu cầu cao đối với ngƣời thƣ ký vì nó địi hỏi khi thực hiện nhiệm

20