kỹ năng đàm phán tình huống văn phòng luật sư Anh (chị) hãy phân tích các bước của quá trình tiến hành đàm phán qua một tình huống cụ thể trong công việc chuyên môn.

BỘ TƯ PHÁP
TRƯỜNG ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI

----

BÀI TIỂU LUẬN
MÔN
KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN
ĐỀ BÀI:
Anh (chị) hãy phân tích các bước của quá trình tiến hành
đàm phán qua một tình huống cụ thể trong cơng việc chun mơn.
Từ đó, anh (chị) hãy cho biết kinh nghiệm của bản thân qua thực
tiễn để có thể có được một cuộc đàm phán thành công

Hà Nội – 2022


MỤC LỤ

LỜI MỞ ĐẦU..............................................................................................................2
NỘI DUNG...................................................................................................................2
1.

Tình huống cụ thể trong cơng việc chun mơn.............................................2
a.

Nơi cơng tác hiện tại.......................................................................................2

b.

Vị trí cơng tác.................................................................................................2

c.

Tình huống cụ thể cần đàm phán....................................................................2

2.

3.

Phân tích các bước của quá trình tiến hành đàm phán.................................2
a.

Khai mạc.........................................................................................................3

b.

Khởi động đàm phán.......................................................................................3

b.

Tranh luận, trao đổi thơng tin.........................................................................3

c.

Tìm các giải pháp thoả hiệp cho các vấn đề không thống nhất......................5

d.

Vận động và liên minh....................................................................................6

e.

Mặc cả và thoả hiệp........................................................................................6

f.

Kết thúc đàm phán..........................................................................................6
Kinh nghiệm bản thân qua thực tiễn để có cuộc đàm phán thành công.......7

KẾT LUẬN..................................................................................................................8

1


LỜI MỞ ĐẦU
Kỹ năng đàm phán là yếu tố cho phép hai hay nhiều bên đạt được thoả
hiệp. Để có được cuộc đàm phán thành công, mỗi bên không thể đứng trên lợi
ích của mình, mà cịn phụ thuộc rất nhiều vào phía đối tác. Trong tiến trình đàm
phán thì không thể tránh khỏi những mâu thuẫn và mối quan tâm chung cần giải
quyết, khi đạt được kết quả mà các bên đều chấp thuận, sẽ thiết lập được các
mối quan hệ, hợp tác lâu dài, mang lại lợi ích khơng nhỏ cho cả các bên.

NỘI DUNG
1. Tình huống cụ thể trong công việc chuyên môn
a. Nơi công tác hiện tại: Văn phịng Luật sư Huỳnh Nam
b. Vị trí cơng tác: Nhân viên pháp lý
Cơng việc chính là tư vấn đầu tư (bao gồm đầu tư trong nước và có yếu tố
nước ngoài); tư vấn doanh nghiệp (các vấn đề pháp lý nội bộ, cảnh báo rủi ro, rà
soát, thẩm định, tư vấn các vấn đề, giao dịch khác của doanh nghiệp); soạn thảo,
tư vấn, thẩm định Hợp đồng, các giao dịch (có yếu tố nước ngồi và trong nước)

cho doanh nghiệp; các công việc khác theo sự phân công của luật sư.
c. Tình huống cụ thể cần đàm phán
Cơng ty A là chủ đầu tư và cho thuê văn phịng có địa chỉ tại 82 Duy Tân,
Cầu Giấy, Hà Nội. Công ty B là công ty đã thuê văn phịng tại tồ nhà của Cơng
ty A từ năm 2019 với diện tích 238m2.
Tháng 02 năm 2021, hợp đồng cho th văn phịng giữa hai bên hết hạn,
Cơng ty A muốn tăng giá thuê cho văn phòng mới lên 3% so với giá thuê cũ,
Công ty B muốn giá thuê giảm xuống hoặc ít nhất giữ nguyên đồng thời thuê
thêm diện tích để mở rộng văn phịng.
Hai bên cần đàm phán để giải quyết các vấn đề phát sinh từ tình huống
trên. Cơng ty B đã u cầu luật sư và người hỗ trợ luật sư từ Văn phòng luật sư
Huỳnh Nam đại diện Công ty B để tham gia đàm phán với Cơng ty A về tình
huống nêu trên.
2


2. Phân tích các bước của q trình tiến hành đàm phán
a. Khai mạc
Thông thường, trong các buổi đàm phán có quy mơ lớn hoặc tính chất
phức tạp thì sẽ có bước khai mạc như trước phiên khai mạc, các bên sẽ cùng
nhau dự bữa cơm thân mật. Mỗi bên sẽ tự chuẩn bị, thống nhất với nhau về mục
đích, yêu cầu, phân vai từng thành viên tham gia đàm phàm. Việc làm quen
trước với trưởng đoàn và một số thành viên đồn đối phương sẽ tạo sự thân mật,
thơng cảm lẫn nhau. Các bên sẽ khéo léo tham dò ý tứ từ phía đối phương, tìm
hiểu tính cách từng người,…
Xét về tính chất và trên thực tế đã diễn ra, cuộc đàm phán trong tình
huống khơng thực hiện bước chuẩn bị khai mạc này. Công ty A và Công ty B
thực hiện trao đổi trước với nhau qua thư điện tử về thời gian, địa điểm và nội
dung cuộc đàm phán, và khi trực tiếp gặp nhau, các bên tiến hành ngay các bước
đàm phán.

Tại phiên khai mạc, các bên đã thực hiện bài diễn văn ngắn. Cả Công ty A
và Cơng ty B đều bày tỏ thiện chí, lịng mong muốn của phía mình là tiếp tục
thực hiện hợp đồng th, đây là mục đích chung và cơng khai trong cuộc đàm
phán. Công ty A đề xuất chương trình nghị sự, phương châm và cách làm việc.
Sau khi nghe phát biểu của đại diện Công ty A, Công ty B cũng có những trao
đổi về chương trình nghị sự, phương châm, phương cách đàm phán.
b. Khởi động đàm phán
Bước này có vai trị quan trọng vì đó là cơ hội để tạo khơng khí đàm phán
phù hợp với chiến lược đàm phán đã đề ra.
Khi mới đầu gặp Công ty A, hai bên chào hỏi nhau niềm nở, hết sức tránh
gây tranh cãi, đối đầu để tạo không khí khi vào cuộc đàm phán. Ln để tâm đến
nét mặt, cử chỉ và câu từ bên phía đối phương để có thể lĩnh hội được các thơng
điệp mang ẩn ý.
Tiếp theo, hai bên thống nhất chương trình nghị sự và bắt đầu cuộc đàm
phán bằng những vấn đề chung, để không tạo tranh luận như hỏi thăm nhau về
dịch bệnh Covid 19, thời tiết,….
3


b. Tranh luận, trao đổi thơng tin

 Giai đoạn tìm hiểu quan điểm của nhau
- Đề nghị ban đầu: Định hướng cho cuộc đàm phán
Cả hai bên đều đưa ra đề nghị ban đầu một cách kiêm tốn và mang tính
trung hồ:
(1) Đề nghị của Cơng ty A:
+ Giữ vững mối quan hệ hợp tác với Công ty B;
+ Cho thuê thêm được diện tích;
+ Tăng được giá cho thuê văn phịng.
(2) Cơng ty B thì đưa ra một đề nghị khác:

+ Giữ nguyên địa điểm thuê văn phòng tại Công ty A (chấp nhận đề nghị
thứ nhất mà Công ty A đã đưa ra), thuê thêm 50m2 cùng tầng làm nơi lưu
trữ hồ sơ;
+ Không bị tăng giá thuê quá cao.
Mỗi bên đều lắng nghe từ phía đối tác, không ngắt lời của bên kia và ghi
chép những điểm chính để cho đối tác biết là mình đang nghe.
 Đằng sau sự xung đột (về tăng giá thuê) thì cả hai bên đều có mối quan
tâm tương đồng, trong đó, việc cùng quan tâm duy trì quan hệ hợp tác tốt
đẹp giữa hai bên sẽ là nền tảng thúc đẩy cuộc đảm phán thành cơng.
 Đàm phán chính thức
- Đàm phán nguyên tắc:
Hai bên đàm phán về nguyên tắc cơ bản để giải quyết các vấn đề đặt ra là:
“tách con người ra khỏi vấn đề” và “hướng đến mục tiêu chung”. Các nguyên
tắc đạt được trong quá trình đàm phán sẽ được ghi nhận bằng văn bản giữa hai
bên.
- Đàm phán chi tiết:
Thông tin, đề nghị được cung cấp bởi mỗi bên đều rõ ràng, khơng có bên
nào hiểu sai ý của bên kia. Khi không thật cần thiết, Cơng ty B ln tránh nói
“khơng”, đồng thời nắm chắc diễn biến của sự việc và tạo thêm thời gian để
Công ty A suy nghĩ.

4


Trong quá trình đàm phán chi tiết, hai bên đều duy trì những điểm tốt sau:
(1) Đặt câu hỏi một cách tinh tế; (2) Phong cách đàm phán phù hợp với tình
hình; (3) Làm chủ ngơn ngữ.
d. Tìm các giải pháp thoả hiệp cho các vấn đề không thống nhất
Trong q trình đàm phán, luật sư bên Cơng ty B ln tạo bầu khơng khí
cởi mở và cải thiện quan hệ giao tiếp giữa hai bên. Vì đã thiết lập mối quan hệ từ

năm 2019 nên giữa Công ty A và Cơng ty B có mức độ thân thiết tốt.
Đại diện bên Công ty B luôn thể hiện làm cho Cơng ty A hiểu là phía
Cơng ty B đã hiểu lập trường của họ khi luôn đặt câu hỏi khẳng định lại mỗi lúc
đại diện Cơng ty A trình bày xong - khả năng nhận xét sự việc theo con mắt
của phía bên kia.
Nếu mỗi bên muốn tác động tới đối phương, cần tìm hiểu thấu đáo sức
nặng quan điểm của họ và tình cảm mà họ đặt vào quan điểm ấy: Hiểu biết quan
điểm của người khác khơng có nghĩa là đồng ý với quan điểm đó.
Để cuộc đàm phán thành cơng, hai bên liên tục tìm ra một số giải pháp để
đảm bảo hài hồ lợi ích và mối quan tâm của hai bên. Công ty A đưa ra giải pháp
không tăng giá nếu Công ty B thuê kèm 50m 2 phịng trong góc (cạnh Cơng ty B
nhưng vị trí khuất, khó cho cơng ty khác th) với cùng mức giá đang cho Công
ty B thuê.
Khi đưa ra đề xuất, hai bên đều cần quan tâm đến nhu cầu của phía bên
kia. Trong trường hợp này, nhu cầu của cả hai bên là thoả mãn được đồng thời
mục tiêu và mối quan tâm trên nên trong quá trình đàm phán hai bên liên tục đưa
ra các ý tưởng mới để có được giải pháp giải quyết vấn đề phù hợp, giải quyết
tốt mối quan hệ giữa mục tiêu và mối quan tâm chung là mấu chốt để đi đến sự
đồng thuận.
Vì mối quan tâm chung của cả Cơng ty A và Cơng ty B là cần duy trì mối
quan hệ tốt đẹp giữa hai bên, nên các giải pháp giải quyết vấn đề được đưa ra
đều có lợi cho đôi bên và hướng ứng xử cũng phù hợp.
5


Công ty B biết Công ty A cho thuê diện tích lớn giảm được chi phí quản
lý và hiện tại xung quanh khu vực có thêm nhiều tồ văn phịng cho thuê đang
đưa vào sử dụng nhưng cũng không gây áp lực quá mạnh vào các “yếu điểm”
của Công ty A chỉ để giảm giá.
BATNA của Công ty B: Tăng giá thuê thêm ít hơn (khoảng 30%) so với

đề nghị ban đầu của Công ty A, đồng thời thuê thêm kho với giá thuê thấp hơn.
e. Vận động và liên minh
Trong tình huống náy, các bên khơng cần sử dụng biện pháp vận động và
liêm minh vì vấn đề khơng quá phức tạp và không nhất thiết phải huy động
những người có quan hệ tốt hay có lợi ích trong quan hê với mình như cơng ty
lobby, báo chí,…
f. Mặc cả và thoả hiệp
Cả hai bên đều lấy sự nhân nhượng làm trung tâm của cuộc đàm phán vì
nếu khơng có nhân nhượng thì sẽ khơng có đàm phán. Khi Công ty A đưa ra giải
pháp không tăng giá nếu Cơng ty B th kèm 50m 2 phịng trong góc (cạnh Cơng
ty B nhưng vị trí khuất, khó cho cơng ty khác thuê) với cùng mức giá đang cho
Công ty B th thì Cơng ty B khơng chấp nhận đề nghị này ngay. Vì nếu làm
như vậy thì Cơng ty A chưa chắc đã hài lịng vì họ cảm thấy họ có thể làm tốt
hơn.
g. Kết thúc đàm phán
Về hình thức, đây chỉ là giai đoạn kỹ thuật, dự thảo văn bản ghi nhận các
thoả thuận đã đạt được. Trên thực tế, đây vẫn là giai đoạn đàm phán quan trọng
và nhiều khi rất gay go và kéo dài. Trước đó, cả hai bên tạm nghỉ trong khoảng
15 phút để nhìn nhận lại những vấn đề đã thảo luận và so sánh mục tiêu của
mình đã đề ra so với thoả thuận sắp đạt được.
Công ty B đã chủ động đề xuất sẽ soạn dự thảo biên bản thoả thuận vì nếu
để Cơng ty A giành quyền này thì họ có thể thêm vào nhiều điều kiện. Văn bản
thoả thuận do luật sư bên Công ty B soạn đảm bảo đúng quy cách, rõ ràng,
không sử dụng từ ngữ mập mờ.
6


Khi đã đạt được thoả thuận, luật sư phía Cơng ty B kết thúc đàm phán
ngay vì nếu nấn ná thêm có thể dẫn đến việc Cơng ty A “suy nghĩ lại” và chúc
mừng phía đối phương.

Kết quả: Sau khi đàm phán Công ty A cam kết không tăng giá cho Cơng
ty B trong vịng 01 năm nếu th kèm 50m 2 góc trong cùng của phịng với cùng
mức giá đang cho Công ty B thuê. Công ty B đã đạt được mong muốn của mình
là giá th khơng tăng quá cao và thuê thêm được diện tích thích hợp để sử dụng
cho việc lưu trữ hồ sơ công ty.
3. Kinh nghiệm bản thân qua thực tiễn để có cuộc đàm phán thành công
Qua kinh nghiệm thực tiễn, để cuộc đàm phán thành công, cần lưu ý
những nguyên tắc sau:
Thứ nhất, ấn tượng ban đầu
Trước hết, không nên đối đầu ngay với đối tác đàm phán bằng những yêu
cầu đòi hỏi mà phải tạo ra một khơng khí dễ chịu, tin cậy bằng cử chỉ, thái độ
niềm nở, vui vẻ. Ấn tượng ban đầu rất quan trọng vì khơng có lần thứ hai để gây
ấn tượng, sau đó các bên sẽ bắt đầu nói về chủ đề, vấn đề đàm phán với đối tác.
Thứ hai, chú ý tới các cử chỉ, thái độ và động tác của cơ thể trong khi
đàm phán
Thái độ cởi mở và niềm nở sẽ tạo được thiện cảm từ phía đối tác đàm
phán một cách nhanh chóng. Ln coi trọng đối tác của mình thơng qua cách thể
hiện, cách nói chuyện vì chỉ có thể đàm phán và thuyết phục thành công nếu tự
người đàm phán khơng có ý thức và cảm giác mình sẽ hoặc đang đóng kịch với
đối tác.
Thứ ba, xác định rõ mục tiêu đàm phán và luôn luôn bám sát theo đuổi
mục tiêu này trong suốt quá trình đàm phán
Trường hợp khơng biết rõ mình muốn gì trong đàm phán thì sẽ thường đạt
được kết quả mà mình khơng mong muốn. Do đó, trước khi bước vào một cuộc
đàm phán, tốt nhất là cố gắng chia tách mục tiêu cuối cùng của mình thành
những mục tiêu nhỏ mà mình phải trao đổi với đối tác và đạt được kết quả của
từng mục tiêu nhỏ đó. Nếu càng có nhiều mục tiêu cụ thể, được vạch ra rõ ràng
7

và luôn theo đuổi các mục tiêu này trong quá trình đàm phán thì kết quả cuối
cùng của đàm phán càng nhanh chóng đạt được.
Thứ tư, tuỳ cơ ứng biến
Thực tế, đàm phán cũng có thể có tiền lệ trong cùng một chủ đề hoặc
không. Đây là điều mà người đàm phán cần biết rõ. Khi tiến hành đàm phán cần
phải xác định được tình huống tổng thể và đo lường được hậu quả của nó dựa
trên diễn tiến. Đơi khi một tình huống tranh luận lại có thể tạo ra một kết quả tốt.
Tuy nhiên không phải lúc nào cũng lường trước được tình huống có thể xảy ra.
Vì thế cần phải biết cánh tránh né để không làm tổn hại tới mục tiêu của mình.
Cuối cùng cần phải biết rõ địa điểm diễn ra cuộc đàm phán là ở đâu? Tại khu
vực của đối thủ hay tại nơi mang tính trung lập đối với cả hai? Những người chủ
chốt của mỗi bên sẽ được bố trí như thế nào? Các thành viên trong nhóm đàm
phán có được tự do thảo luận, trao đổi ý kiến hay không?
Thứ năm, tinh thần đàm phán: Win-Win
Cuộc đàm phán chỉ thực sự thành cơng khi cả hai bên đều có được cái
mình muốn và đều nghĩ rằng mình chiến thắng. Trong đàm phán, lợi ích và mục
tiêu mà hai bên hướng đến thường khác nhau, ở các thời điểm khác nhau, do đó,
nên chấp nhận ở mức độ có thể dung hồ được.

KẾT LUẬN
Đàm phán là một phần của cuộc sống và tất cả ai cũng phải đối mặt. Đàm
phán không chỉ đơn thuần là quá trình theo đuổi như cầu lợi ích riêng lẻ của một
bên, mà là q trình đơi bên cuối cùng đều đạt được sự thống nhất thông qua
việc khơng ngừng điều chỉnh nhu cầu của mình. Sự thành công hay thất bại của
một cuộc đàm phán không phải được đánh giá dựa vào mục tiêu dự định của
một bên nào đó mà phải dựa vào nhiều tiêu chuẩn đánh giá tổng hợp như: thực
hiện mục tiêu, tối ưu hố lợi ích, quan hệ giữa các bên,… Vì vậy, có thể nói đàm
phán vừa là một khoa học, vừa là một nghệ thuật./.

8