Tổ chức triển lãm Hà nội là...

KẾ HOẠCH
Tổ chức Triển lãm "Hà Nội là..."
I. TRIỂN LÃM “HÀ NỘI LÀ…”
1. Ý nghĩa tên gọi: “Hà Nội là…”
Mang cái tên rất đỗi lạ - “Hà Nội là..”, chắc hẳn sẽ khiến mọi người băn khoăn tên
gọi ấy có nghĩa là gì. Hà Nội, đối với mỗi người, chắc hẳn đều mang một ý nghĩa riêng
hoặc gắn liền với một hình ảnh đặc biệt nào đó; dù là lớn hay nhỏ: là viên ngọc quý nằm
ở vị trí trung tâm của dải đất hình chữ S, cũng có thể chỉ là một thủ đơ với diện tích khiêm
tốn trên bản đồ thế giới, hay đơn giản chỉ là một bát phở Thìn vào những ngày đơng lạnh
lẽo… Hà Nội đơn giản đến như vậy. Nó gắn liền với nhiều kỷ niệm khác nhau, tuỳ theo
cảm nhận và ấn tượng của mỗi người.
Chính vì vậy, “Hà Nội là..” được bỏ ngỏ; để mỗi cá nhân có thể tự viết nên câu
chuyện của riêng cá nhân mình. Hà Nội là gì, tất cả đều phụ thuộc vào cá nhân mỗi người.
2. Thành phần
- Đơn vị thực hiện:
- Tổ chức Giáo dục, Khoa học và Văn hóa Liên Hợp Quốc (UNESCO)
- Chương trình Định cư Con người Liên Hợp Quốc (UN-Habitat)
- Viện Văn hóa Nghệ thuật quốc gia Việt Nam (VICAS)
- Nhóm Vietnam Local Artist Group (VLAG)
- Đơn vị tổ chức: Viện Văn hóa Nghệ thuật quốc gia Việt Nam (VICAS)
3. Mục đích
- Trưng bày các tác phẩm đoạt giải cuộc thi vẽ minh họa "Hà Nội là..." với những ý
tưởng độc đáo từ cộng đồng nghệ sĩ thị giác thuộc nhiều loại hình như hội hoạ,
minh hoạ, thiết kế…
- Kêu gọi các nghệ sỹ trẻ cùng quảng bá danh hiệu “Hà Nội - thành phố sáng tạo”
do UNESCO trao tặng năm 2019 bằng những tác phẩm minh họa về Hà Nội và kết
nối khán giả đại chúng với thế hệ nghệ sĩ trẻ.


- Tạo ra sân chơi dành cho những người có đam mê nghệ thuật nói chung và tranh
vẽ nói riêng, từ đó truyền cảm hứng sáng tác tới đơng đảo người tới tham dự buổi

triển lãm.
- Lan tỏa tình yêu quê hương, đất nước mà đặc biệt là thủ đô Hà Nội ngàn năm văn
hiến.
4. Yêu cầu
4.1. Đối với tác phẩm trưng bày: Các tác phẩm có mặt trong buổi triển lãm đều là
những tác phẩm đạt giải trong cuộc thi vẽ tranh minh họa “Hà Nội là…”
4.2. Đối với khách tham dự: Khách tới tham quan vui lòng tuân thủ theo quy định
tham quan triển lãm


4.3. Đối với ban tổ chức: Các đơn vị thực hiện phối hợp cùng tổ chức buổi triển lãm
- Lên kế hoạch cụ thể cho buổi triển lãm và triển khai thực hiện kế hoạch ấy một
cách hiệu quả nhất.
- Đảm bảo triển lãm diễn ra một cách hiệu quả, để lại dấu ấn tốt đẹp trong lòng người
tới tham dự cũng như các vị khách mời và các đơn vị truyền thông đến với triển
lãm.
- Bảo quản và giữ an toàn cho tất cả các tác phẩm được trưng bày từ khi tiếp nhận
bàn giao tác phẩm, trong khi diễn ra triển lãm cho tới lúc hoàn trả lại tác phẩm.
5. Phân công nhân sự
Cơ cấu nhân sự

Số lượng

Trưởng Ban tổ chức

1

Nhiệm vụ
- Lên kế hoạch tổng quát cho chương trình.
- Sắp xếp và phân cơng cơng việc cho từng ban.

- Là cầu nối giữa trưởng ban tổ chức và các ban
chun mơn, có trách nghiệm làm việc trực tiếp
với các ban khác.

Phó Ban tổ chức

1

- Theo dõi, đánh giá tiến độ hiệu quả công việc
và cùng trưởng ban tổ chức đưa ra các phương án
khắc phục nếu xảy ra sai sót trong q trình làm
việc.
- Lên kế hoạch truyền thông cụ thể cho buổi
triển lãm: nội dung và kế hoạch lên bài trên mạng

Ban truyền thông

4

xã hội/ hợp tác với các báo…
- Trực tiếp tham gia quảng bá cho sự kiện trên
các phương tiện truyền thông đại chúng…

Ban

Ban An ninh: 5

Kiểm sốt an ninh, đảm bảo an tồn trong khu

người

vực diễn ra buổi triển lãm.

tổ
chức

16
Ban Kỹ thuật: 4

Setup, điều hành âm thanh ánh sáng phục vụ cho

người

buổi triển lãm.


sự
kiện

Phục vụ quá trình làm sự kiện: in backdrop, tìm

Ban Hậu cần: 5

địa điểm tổ chức sự kiện, chuẩn bị các vận dụng

người

cần thiết cho lễ khai mạc và quá trình triển lãm…
- Hướng dẫn khách tham quan tham dự triển
lãm.

Lễ tân: 2 người

- Đón tiếp khách mời và các cơ quan thông tấn
tới dự lễ khai mạc.

Ban quản lý sự kiện

3

Liên hệ khách
Ban

mời: 5 người

đối

Liên hệ các cơ

ngoại quan thông tấn:
3 người

Quản lý chung các hoạt động diễn ra trong sự
kiện, đảm bảo hạn chế rủi ro trong sự kiện
Liên hệ với khách mời tới dự triển lãm

8

Liên hệ các cơ quan thông tấn tới dự và đưa tin
về buổi triển lãm

6. Danh sách khách mời
6.1. Đơn vị thực hiện
- Đại diện của Tổ chức Giáo dục, Khoa học và Văn hóa Liên Hợp Quốc
(UNESCO): Giám đốc Trung tâm UNESCO Mỹ Thuật Hà Nội - Tiến sỹ, họa sỹ
Phan Thị Thanh Mai
- Đại diện của Chương trình Định cư Con người Liên Hợp Quốc (UN-Habitat):
Trưởng Đại diện Thường trú - Bà Caitlin Wiesen
- Đại diện của Viện Văn hóa Nghệ thuật quốc gia Việt Nam (VICAS): Phó
Trưởng phịng Khoa học & Hợp tác Quốc tế , Viện Văn hóa Nghệ thuật Quốc
gia Việt Nam – Nguyễn Thị Thu Hà
- Đại diện của Nhóm Vietnam Local Artist Group (VLAG): Community
Manager tại Tired City – Lưu Nhật Phương
6.2. Khách mời
- Giám khảo cuộc thi vẽ tranh “Hà Nội là…”
+ Hoạ sĩ Tú Na

+ Hoạ sĩ Noh-a


+ Hoạ sĩ Xuân Lam

+ Hoạ sĩ X.Lan

+ Hoạ sĩ Kawako Giang Nguyễn
- Cố vấn Ban giám khảo: Họa sĩ Nguyễn Thành Phong
- Họa sĩ: 2 họa sỹ có thâm niên trong nghề, 2 KOLs nổi bật trên nền tảng TikTok
qua những tác phẩm độc đáo của mình và 10 nghệ sĩ đạt giải "Nghệ sĩ trẻ năm
2021" do Hội Mỹ thuật Việt Nam trao tặng.
+ Trịnh Hoàng Hiếu

+ Thái Mỹ Phương

+ Mai Thanh Tùng (Kulzsc)

+ Nguyễn Văn Mỹ (Việt Mỹ)

+ Tạ Lan Hạnh

+ Lê Thị Quế Hương

+ Đinh Duy Tơn

+ Phạm Đình Tiến

+ Phùng Nguyễn Anh Khoa

+ Tử Mộc Trà

+ Vàng Hải Hưng

+ Đào Đức Lộc

+ Vũ Tuấn Việt

+ Phạm Đình Tuấn

+ Xuân Lam

+ Nguyễn Thanh Thủy

6.3. Cơ quan thơng tấn
- Báo chí: mỗi đơn vị gồm 2 phóng viên (1 người lấy tin và 1 người chụp ảnh)
+ Kênh 14

+ Dân trí

+ Vietnamnews

+ Nhân Dân

+ Thời báo Văn học Nghệ thuật - Arttimes
- Truyền hình:
+ Đài Tiếng nói Việt Nam - VOV
+ Đài truyền hình Việt Nam – VTV
7. Thơng cáo báo chí

THƠNG CÁO BÁO CHÍ
Cuộc thi vẽ minh họa “Hà Nội là...” thuộc dự án Hà Nội Rethink do UNESCO, UNHabitat và UNIDO với sự hỗ trợ của Tập Đoàn SOVICO khởi xướng nhằm hỗ trợ thành
phố Hà Nội thực hiện tầm nhìn chiến lược trở thành Thành phố Sáng tạo ở lĩnh vực thiết
kế, sử dụng di sản văn hóa cùng với sự tham gia của thế hệ trẻ Việt Nam – là yếu tố thiết
yếu cho việc đổi mới, sáng tạo và thay đổi. Cuộc thi được đồng hành tổ chức bởi
UNESCO, UN-Habitat, và Viện Văn hóa Nghệ thuật quốc gia Việt Nam (VICAS) với sự
đồng hành của nhóm Vietnam Local Artist Group (VLAG).


Triển lãm tranh “Hà Nội là...” được tổ chức với mục đích trưng bày các tác phẩm đoạt
giải cuộc thi vẽ minh họa cùng tên. Triển lãm đưa đến những cái nhìn mới mẻ về Hà Nội
thơng qua lăng kính nghệ thuật và cảm xúc riêng của mỗi tác giả trong cộng đồng nghệ
sĩ thị giác. Các tác phẩm được trưng bày thuộc nhiều loại hình như hội hoạ, minh hoạ,

thiết kế... trên các thể loại tranh khác nhau: tranh vẽ, cắt dán, digital art...
Triển lãm vừa là nơi truyền cảm hứng, vừa là sân chơi dành cho những người có đam mê
nghệ thuật nói chung và tranh vẽ nói riêng tới để trao đổi, giao lưu và học hỏi, tích lũy
thêm kinh nghiệm cho bản thân.
Thời gian tổ chức:
- Khai mạc Triển lãm: 19 giờ 00 ngày 15/11/2021
Đặc biệt, buổi lễ khai mạc có sự góp mặt 5 vị Ban giám khảo cuộc thi “Hà Nội là...”: hoạ
sĩ Tú Na, hoạ sĩ Xuân Lam, hoạ sĩ Kawako Giang Nguyễn, hoạ sĩ Noh-a, hoạ sĩ X.Lan,
Cố vấn Ban giám khảo: Họa sĩ Nguyễn Thành Phong và nhiều họa sĩ trẻ tài năng của Việt
Nam.
- Thời gian phục vụ tham quan triển lãm: Triển lãm mở cửa miễn phí từ 9h00 đến
21h00 tất cả các ngày trong tuần từ ngày 15 đến ngày 21 tháng 11 năm 2021
Địa điểm: Trung tâm Nghệ thuật đương đại Vincom VCCA - Tầng B1-R3, Royal City
72A Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội.
Trân trọng!
Mọi thắc mắc liên quan tới buổi họp báo xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua:
Số điện thoại: + 84 24 3856 9162 hoặc + 84 24 3511 1095
Số Fax: (84-24) 35116415
Email:
8. Dự trù kinh phí: Kính phí tổ chức Triển lãm được trích từ nguồn ngân sách của
Viện Văn hóa Nghệ thuật quốc gia Việt Nam.
Nội dung

Nhân sự

Chi phí

Trưởng ban tổ chức

700,000₫

Phó trưởng ban tổ chức

500,000₫

Thành viên ban tổ chức

9,300,000₫


Các tác phẩm trưng bày

Khách mời

Thiết kế & in ấn

Quảng cáo

Vận chuyển

3,000,000₫

Bảo quản

1,000,000₫

Họa sĩ

40,000,000₫

Vũ đồn Grammy

5,000,000₫

Giấy mời

300,000₫

Backdrop

750,000₫

Báo chí

1,500,000₫

Mạng xã hội

1,000,000₫

Dự trù phát sinh

5,000,000₫

Tổng

68,050,000₫

9. Thời gian Triển lãm mở cửa từ 9h00 đến 21h00 tất cả các ngày trong tuần từ ngày
15 đến ngày 21 tháng 11 năm 2021

10. Địa điểm Trung tâm Nghệ thuật đương đại Vincom - Tầng B1-R3, Royal City
72A Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội
❖ Sơ đồ triển lãm


II. TIMELINE TRIỂN LÃM
Thời gian

Nội dung hoạt động
Mở cửa đón khách tham quan triển lãm.

9h00 – 21h00

Trả lời phỏng vấn và hợp tác ghi hình với cơ quan
thơng tấn tới đưa tin về buổi triển lãm.
Tổ chức lễ khai mạc:
- 19h00 – 19h30: Đón tiếp các khách mời và các cơ
quan thông tấn tới tham dự Lễ khai mạc buổi triển lãm.

Khai mạc

- 19h31 – 19h40: Văn nghệ mở màn: Múa đương đại

15/11/2021

bài “Hà Nội 12 mùa hoa”
19h00 – 20h30

- 19h41 – 19h45: Tuyên bố lý do tổ chức triển lãm
và gửi lời cảm ơn tới các đơn vị tổ chức, nhà tài trợ,

các đơn vị bảo trợ truyền thông và đơn vị đồng hành.
- 19h46 – 20h00: Trưởng ban tổ chức và khách mời
phát biểu, nêu cảm nghĩ về buổi triển lãm.
- 20h01 – 20h27: Trả lời câu hỏi của báo chí.


- 20h28 – 20h30: Tuyên bố chính thức khai mạc triển
lãm.
Trưng bày

Đón và hướng dẫn khách tham quan tới dự triển lãm.
9h00 – 21h00

15-21/11/2021

Hỗ trợ khách tham quan và giải đáp thắc mắc về các
tác phẩm được trưng bày (nếu có).

Bế mạc

Gửi lời cảm ơn và thơng báo đóng cửa triển lãm.

21h00
21/11/2021

III. TIMELINE TRUYỀN THƠNG
Hình thức

Giai đoạn

Cơng việc

Địa điểm/Liên hệ

Đăng tải nội dung
2 tuần trước khi quảng bá buổi triển
diễn ra sự kiện lãm
(1/11)
Online

lên

vcca.com; Facebook

Tần suất: 2-3 Group
bài/tuần

website

Việt Nam.

Vietnam

(20h- Local Artist Group;

21h30)

Viện Văn hoá Nghệ thuật quốc gia

link: />

/fieldoffice/hanoi
- Trung tâm nghiên cứu và phát
triển mỹ thuật ứng dụng Trường ĐH Mỹ thuật Công

1 tuần trước khi
Offline

diễn ra sự kiện (6
- 15/11)

Dán poster
Treo banner

nghiệp: 360 Đê La Thành, phường
Ô Chợ Dừa, Đống Đa, Hà Nội
- Địa điểm công cộng, trường
học, triển lãm
- Trung tâm nghệ thuật đương
đại Vincom: B1-R3 Floor, Royal


City, 72A Nguyễn Trãi, Street,
Thanh Xuân, Hà Nội
Kênh 14
- Hotline: 024.73095555
- Email:
- Phóng viên Đỗ Thế Dương:
090 323 0034
Báo Vietnamnews

- Email:

- Hotline: 84-24-39332316
Gửi thơng cáo báo
Online

Báo Dân trí

1 tuần trước khi chí cho các đơn vị

- Hotline: 0945.54.03.03

diễn ra sự kiện truyền thông

- Email:

(1-14/10)

Gửi giấy mời cho các



đơn vị tham dự
Báo Nhân Dân
- Điện thoại: +(84) 24 382 54231
- Email:

m
Thời báo Văn học Nghệ thuật –
Arttimes

- Điện thoại: 02462.900.262
- Email:



Tạo sự kiện trên
1 tuần trước khi
Online

Viện Văn hoá Nghệ thuật quốc gia

Facebook

sự kiện diễn ra Tăng cường đăng tải
(7-14/11)

hình ảnh, thông tin về

Việt Nam.
Link: />
buổi triển lãm

Offline

3 ngày trước khi

- Ngã 5 Ô Chợ Dừa

sự kiện diễn ra Chiếu màn hình led

- Royal City: 72A Nguyễn Trãi,

(12-15/11)

Street, Thanh Xuân, Hà Nội

IV. DỰ PHỊNG RỦI RO
Trong q trình thực hiện triển lãm, không thể tránh khỏi các rủi ro, sự cố mà chúng
ta khơng thể lường trước được. Chính vì vậy, cần nắm bắt được những rủi ro có thể xảy
ra để đưa ra giải pháp kịp thời.
1. Phương án phịng ngừa rủi ro cơ bản (Có thể dự đốn được): Thực hiện theo quy
định chung có sẵn của đơn vị tổ chức sự kiện VCCA
2. Phương án phòng ngừa rủi ro bất ngờ:
Sự cố

Các vấn đề có thể xảy ra

Các giải pháp phịng tránh

- Lượng khách tham quan q
đơng khiến nhân sự không đủ
đáp ứng.
Vấn đề liên
quan đến
nhân sự

- Nhân sự gặp sự cố bất khả
kháng:
+ Phương tiện di chuyển
+ Thời gian có mặt.

+ Sức khoẻ.
- Vấn đề cá nhân...

- Bố trí nhân sự dự phịng cho các vị trí.


- Q trình vận chuyển các
vật dụng, tranh gặp khó khăn
do sức chứa bãi đỗ, diện tích
Các vấn đề về lối đi và kho chứa của khu
phương tiện

vực triển lãm.

vận chuyển và - Xe vận chuyển gặp tình
đi lại

trạng tắc nghẽn giao thông khi
di chuyển.
- Phương tiện vận chuyển gặp

- Lên kế hoạch cụ thể về lối đi, sức chứa
của cơ sở hạ tầng phòng triển lãm và
phương án vận chuyển hàng hố.
- Bố trí nhân sự phụ trách việc điều phối
và bảo vệ an ninh khu vực.
- Chuẩn bị phương án thuê thêm các
phương tiện vận chuyển dự phòng.

sự cố bất ngờ trên đường đi.

- Công suất thiết bị hoạt động
quá tải, hệ thống điện không
thể đáp ứng.
- Bố trí lắp đặt thiết bị khơng
Sự cố liên
quan đến kĩ
thuật

phù hợp.
- Hệ thống dây điện vướng
víu, chưa được xử lý tốt.
- Thiết bị hư hỏng trong quá
trình sử dụng.
- Đường truyền gặp trục trặc
trong sự kiện.
- Số lượng người tham gia
triển lãm vượt quá sức chứa

Vấn đề liên

của khu vực triển lãm, dẫn tới

quan đến

hiện tượng chen chúc, chật

quản lý đám
đông

chội.

- Người tham quan quá đông
đúc dễ tạo cơ hội cho kẻ xấu
lợi dụng, gây ra thiệt hại.

- Lựa chọn nhân sự có kiến thức về giải
quyết các vấn đề kỹ thuật .
- Có sự kiểm tra kỹ lưỡng, chuẩn bị thiết
bị trưng bày dự phòng (Đèn, bảng điện
tử...)
- Làm việc với đơn vị trực tiếp phụ trách
về mảng kỹ thuật, phổ biến đầy đủ về các
quy định và các vấn đề có thể phát sinh.
- Đơn vị phụ trách cần có khả năng ứng
phó nhanh và linh hoạt tại nơi tổ chức.

- Chú ý đến lối vào, ra tại sự kiện.
- Sắp xếp các biển chỉ dẫn cụ thể, rõ ràng,
khoa học để hướng dẫn khách tham quan,
tránh gây ra hỗn loạn.
- Bố trí nhân sự ở khu vực ra vào để có
thể quán lý và bao quát số lượng người và
các hoạt động.


- Bố trí bảo vệ ở các khu vực để có thể
kịp thời ngăn chặn các trường hợp xấu
xảy ra.
- Phổ biến kĩ càng các quy định và lưu ý
cho khách thăm quan.
- Phần mở đầu quá dài.

- Cần cẩn trọng tính tốn cẩn trọng về

- Nghệ sĩ biểu diễn tới muộn. thời gian từng phần, đồng thời theo dõi

Rủi ro về
phân bố thời
gian sự kiện

- Ban tổ chức, người đạt giải sát sao để cố gắng đảm bảo sự kiện diễn
ra đúng kế hoạch.
phát biểu quá dài.
- Người dẫn chương trình kết - Tiến hành tổng duyệt trước buổi lễ kahi
thúc vội vàng.

mạc.

→ Đều là các rủi ro có thể xảy - Người dẫn chương trình cần có kỹ năng
ra và sẽ ảnh hưởng tới chất khéo léo dẫn dắt sự kiện trong tình huống
lượng sự kiện cũng như trải có sự cố bất ngờ, tránh gây chán nản cho
nghiệm của người tham dự

người theo dõi.
- Đảm bảo các thiết bị được sử dụng tại
triển lãm đều đảm bảo an tồn theo quy
định.

- Các thiết bị như máy tính, - Kiểm tra kỹ lưỡng, đảm bảo mọi thiết bị
dàn âm thanh, loa, đèn,.. phát phòng chống cháy nổ đều được bố trí tại
Nguy cơ cháy

nổ

nổ trong buổi lễ khai mạc.

những nơi dễ tiếp cận.

- Khách tham quan lén hút - Bộ phận an ninh cần nghiêm túc nhắc
thuốc, không may dẫn đến nhở và theo dõi khách tham quan trong
cháy.

việc tuân thủ, chấp hành đầy đủ các quy
tắc phòng chống cháy nổ.
- Liên hệ với bộ phận phòng cháy, chữa
cháy để họ đến kịp thời.


- Cần cẩn thận trong việc di chuyển và
trưng bày tranh trong triển lãm..
- Luôn chắc chắn rằng khách tham quan
giữ khoảng cách tối thiểu với tranh trưng

Sự cố liên
quan đến vật
trưng bày

- Khách tham quan, thành

bày theo yêu cầu và lên tiếng nhắc nhở

viên ban tổ chức, đơn vị vận

khi thấy có người vi phạm.

chuyển vơ tình gây hư hại

- Theo dõi sát sao tình trạng, vị trí của

cho tranh trưng bày.

các tranh được trưng bày.

- Tranh trưng bày bị thất lạc - Trong trường hợp tranh trưng bày bị hư
không rõ nguyên nhân.
hỏng hay thất lạc, cần điều tra kỹ lưỡng
về sự việc đã xảy ra và các đối tượng có
liên quan, từ đó đưa ra phương án bồi
thường phù hợp tùy theo giá trị tranh
trưng bày và mức độ hư hại.