Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng

HỌC VIỆN TƯ PHÁP
KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC
x---o0o---x

BÁO CÁO KẾT THÚC THỰC TẬP

LĨNH VỰC:
TÌM HIỂU VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ
VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG

Hà Nội, ngày 11 tháng 10 năm 2021


MỤC LỤC

MỞ ĐẦU ............................................................................................................... 2
NỘI DUNG ........................................................................................................... 2
I. LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG CƠNG CHỨNG VÀ VĂN PHỊNG CƠNG
CHỨNG: .....................................................................................................................2

1. Định nghĩa và đặc điểm hoạt động công chứng........................................ 2
2. Văn phịng cơng chứng: ............................................................................ 3
Thủ tục thành lập văn phịng cơng chứng ...................................................................3

Bước 1: .......................................................................................................... 3
Bước 2: ........................................................................................................................ 3

Bước 3: .......................................................................................................... 4
Bước 4: .......................................................................................................... 4
II. CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CỦA VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG THỦ
ĐƠ ...............................................................................................................................4

1. Quyết định thành lập: ..............................................................................................4
2. Tổ chức nhân sự: .....................................................................................................5
3. Phương châm hoạt động:.........................................................................................5
4. Cơ sở vật chất: .........................................................................................................6
5. Số liệu về kết quả hoạt động của Văn phịng cơng chứng Thủ Đô: ........................6
II. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ
CÔNG CHỨNG .......................................................................................................... 6
1. Chức năng nhiệm vụ của Văn phịng cơng chứng Thủ Đơ. ....................................6
2. Mức thu phí và thù lao cơng chứng.........................................................................7
3. Các quy trình thực hiện cơng chứng .......................................................................7
IV. Đánh giá của học viên khi thực tập tại Văn phịng cơng chứng Thủ Đô ............ 10
1. Ưu điểm: ................................................................................................................ 10
2. Nhược điểm: ..........................................................................................................12
V. Bài học kinh nghiệm cho bản thân: ......................................................................12
KẾT LUẬN ............................................................................................................... 13

1


MỞ ĐẦU
I. TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI:
Mơ hình Văn phịng cơng chứng đã có từ rất lâu trên thế giới, cịn ở Việt Nam, Văn
phịng cơng chứng chỉ xuất hiện sau khi Luật Cơng chứng năm 2006 có hiệu lực pháp
luật. Đây là lần đầu tiên Việt Nam thừa nhận một mơ hình Văn phịng cơng chứng, tồn
tại song song bên cạnh Phịng Cơng chứng, là một trong hai hình thức tổ chức hành
nghề cơng chứng được quy định tại Điều 23 của Luật Cơng chứng.
Cùng với q trình đẩy mạnh phát trển kinh tế – xã hội đất nước, kéo theo các quan hệ
dân sự, thương mại, đất đai,… cũng ngày càng phát triển mãnh mẽ hơn. Do đó, nhu
cầu cơng chứng các hợp đồng, giao dịch phát sinh trong đời sống xã hội ngày càng
tăng cao. Cùng với đó là việc thực hiện xã hội hóa hoạt động cơng chứng, làm cho số

lượng văn phịng cơng chứng ngày càng tăng. Để có sự phát triển như ngày hơm nay,
hoạt động cơng chứng đã trải qua q trình hình thành và phát triển gắn liền với quá
trình bảo vệ, xây dựng và phát triển đất nước.
II. ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU:
Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của Văn phịng cơng
chứng Thủ Đơ. Thành tựu, khó khăn và bài học kinh nghiệm rút ra trong q trình thực
tập.
III. MỤC ĐÍCH
Áp dụng những kiến thức và thực hành kỹ năng nghề nghiệp đã học tại Học viện Tư
pháp vào môi trường làm việc thực tế.
Bổ sung kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn nghề nghiệp.
Làm quen với môi trường công việc thực tế, xử lý hồ sơ, tiếp xúc và làm việc với
khách hàng.
NỘI DUNG
I. LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG VÀ VĂN PHỊNG CƠNG
CHỨNG:
1. Định nghĩa và đặc điểm hoạt động công chứng
Định nghĩa: Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề cơng
chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng
văn bản, tính chính xác, hợp pháp, khơng trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn
bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau
đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc do cá nhân,
tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
Đặc điểm:

2


- Công chứng là một hoạt động do công chứng viên thực hiện theo quy định của pháp
luật.

- Người yêu cầu cơng chứng có thể là cá nhân, tổ chức Việt Nam hoặc là cá nhân, tổ
chức nước ngồi có yêu cầu thực hiện công chứng các hợp đồng, các giao dịch hoặc
các bản dịch.
- Nội dung của việc công chứng là để xác định tính hợp pháp của các hợp đồng, của
các giao dịch dân sự. Xác nhận tính chính xác, tính hợp pháp và khơng trái với đạo
đức xã hội của các bản dịch giấy tờ, của các văn bản.
- Có hai loại giao dịch được cơng chứng hiện nay là các loại hợp đồng giao dịch bắt
buộc phải thực hiện công chứng theo quy định của pháp luật và những hợp đồng giao
dịch do tổ chức, do cá nhân tự nguyện yêu cầu việc công chứng.
2. Văn phịng cơng chứng:
Theo quy định tại khoản 1 điều 22 Luật cơng chứng năm 2014, Văn phịng cơng chứng
được tổ chức và hoạt động theo loại hình cơng ty hợp danh, điều kiện thành lập Văn
phịng cơng chứng phải có từ 2 công chứng viên hợp danh trở lên, không cho phép
Văn phịng cơng chứng có thành viên góp vốn.
Văn phịng cơng chứng phải có trụ sở đáp ứng các điều kiện do Chính phủ quy định.
Văn phịng cơng chứng sử dụng con dấu khơng có quốc huy, con dấu được khắc và sử
dụng sau khi có quyết định cho phép thành lập. Thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu, việc quản
lý sử dụng con dấu được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu.
Người đại diện theo pháp luật của văn phịng cơng chứng là Trưởng văn phịng cơng
chứng, trưởng Văn phịng cơng chứng phải là cơng chứng viên hợp danh của Văn
phịng cơng chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên.
Thủ tục thành lập văn phịng cơng chứng
Theo điều 23 Luật Cơng chứng 2014, trình tự, thủ tục thành lập văn phịng cơng chứng
được quy định như sau:
Bước 1:
Cơng chứng viên thành lập Văn phịng cơng chứng gửi hồ sơ đề nghị thành lập văn
phịng cơng chứng đến Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, hồ sơ gồm có:
- Đơn đề nghị thành lập Văn phịng cơng chứng.
- Đề án thành lập Văn phịng cơng chứng nêu rõ sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ
chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển

khai thực hiện.
- Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên.
Bước 2:
Trong thời hạn hai mươi ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phịng
cơng chứng, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập Văn

3


phịng cơng chứng. Trong trường hợp từ chối phải thơng báo bằng văn bản và nêu rõ
lý do. Người bị từ chối có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật.
Bước 3:
Trong thời hạn chín mươi ngày, kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập,
Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp của địa phương cho
phép thành lập. Khi đăng ký hoạt động phải có đơn đăng ký hoạt động, giấy tờ chứng
minh về trụ sở ở địa phương nơi quyết định cho phép thành lập.
Bước 4:
Trong thời hạn mười ngày làm việc, kể từ ngày nhận được các giấy tờ đăng ký hoạt
động, Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động của Văn phịng cơng chứng; trường hợp
từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do. Người bị từ chối có quyền khiếu
nại theo quy định của pháp luật. Văn phịng cơng chứng được hoạt động kể từ ngày Sở
Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động.
II. CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CỦA VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG
THỦ ĐƠ
1. Quyết định thành lập:
Văn phịng công chứng Thủ Đô được thành lập theo Quyết định cho phép thành lập
Văn phịng cơng chứng số: 650/QĐ-UBND ngày 10/9/2008. Văn phịng có con dấu và
tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí
cơng chứng, thù lao cơng chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.
Đánh giá tính cần thiết của việc thành lập Văn phịng cơng chứng Thủ Đơ: Văn

phịng cơng chứng Thủ Đơ được thành lập vào năm 2008, là một trong những văn
phịng cơng chứng đầu tiên được thành lập. Bắt đầu từ ngày 1/7/2007, bên cạnh hệ
thống các Phịng Cơng chứng Nhà nước là hệ thống Văn phịng cơng chứng tư. Theo
thống kê của Bộ Tư pháp, năm 2008 cả nước có 130 phịng cơng chứng đặt ở 64 tỉnh,
thành và hầu như ở đâu cũng quá tải, đặc biệt là ở các thành phố lớn như Hà Nội, Hồ
Chí Minh. Người dân gặp khó khăn khi có nhu cầu làm thủ tục cơng chứng, phải di
chuyển quá xa hoặc phải đợi rất nhiều ngày vì tình trạng hồ sơ tồn đọng, quá tải, gây
ảnh hưởng dến tình hình giao dịch liên quan đến tài sản và các nhu cầu khác của người
dân. Vì thế sự ra đời của Văn phịng cơng chứng Thủ Đơ đã giải quyết vấn đề quá tải
công việc, tạo thuận lợi cho việc giao dịch của người dân khu vực quận Tây Hồ và các
quận lân cận.
Đánh giá vị trí địa lý của trụ sở văn phòng: Trụ sở Văn phòng công chứng Thủ Đô
tại 660 Lạc Long Quân, phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội. Quận Tây
Hồ - nơi ln duy trì tốc độ phát triển khá (14,01%/năm); cơ cấu kinh tế chuyển dịch
đúng định hướng “Dịch vụ - cơng nghiệp - nơng nghiệp”. Tính đến thời điểm
01/4/2019 số dân của quận là 160.495 người. Hằng năm, trên địa bàn quận có trên 300
doanh nghiệp được thành lập mới. Những năm gần đây thị trường bất động sản thị
trường bất động sản quận Tây Hồ có nhiều biến động, tăng trưởng mạnh mẽ hơn bao
giờ hết do sự phát triển không ngừng của cơ sở hạ tầng hiện đại, rất nhiều các khu đô
thị hiện đại bậc nhất Hà Nội. Ngoài ra ngân hàng được mở tại khu vực này ngày càng
nhiều, có tổng số 76 chi nhánh và phòng giao dịch của 26 ngân hàng đặt ở quận Tây

4


Hồ. Vì thế việc ra đời và phát triển của Văn phịng cơng chứng Thủ Đơ là cần thiết,
nhằm đáp ứng nhu cầu người dân khi đời sống nhân dân ngày càng phát triển, kinh tế
vững mạnh kéo theo thu cầu lập văn bản, hợp đồng để ghi nhận các giao dịch và hoàn
thiện các thủ tục pháp lý.
2. Tổ chức nhân sự:

Văn phịng cơng chứng Thủ Đơ thành phố Hà Nội xây dựng bộ máy làm việc trên cơ
sở đơn giản, gọn nhẹ, linh hoạt, làm việc có hiệu quả, bao gồm công chứng viên và
chuyên viên pháp lý có bề dày kinh nghiệm và trải qua nhiều cơng việc pháp lý khác
nhau.
Trưởng văn phịng: Cơng chứng viên Phạm Quang Hiển. Công chứng viên Phạm
Quang Hiển được Bộ tư pháp bổ nhiệm theo Quyết định về việc bổ nhiệm công chứng
viên số: 1369/QĐ-BTP ngày 31/07/2008.
Công chứng viên: Nguyễn Thị Bích Thảo được Bộ tư pháp bổ nhiệm theo Quyết định
về việc bổ nhiệm công chứng viên số: 1565/QĐ-BTP ngày 03/07/2014.
STT

CHỨC DANH

SỐ LƯỢNG (NGƯỜI)

1

Trưởng phịng cơng chứng

1

2

Cơng chứng viên

2

3

Chun viên

3

4

Kế tốn

1

5

Nhân viên lễ tân

2

6

Văn thư hành chính lưu trữ

1

7

Bộ phận hỗ trợ (bảo vệ, photo)

2
12

Tổng
3. Phương châm hoạt động:

Phương châm, chiến lược hoạt động của Văn phịng Cơng chứng Thủ Đô tuân thủ hiến
pháp và pháp luật, tôn trọng đạo đức hành nghề công chứng. Phát triển bền vững xây
dựng uy tín, danh tiếng bằng chất lượng cơng việc, đáp ứng mọi nhu cầu chính đáng
của Quý khách, giải quyết cơng việc thấu tình, đạt lý.
Trưởng Văn phịng Cơng chứng Thủ Đô cùng tập thể chuyên viên pháp lý, chuyên
viên chuyên ngành, tâm huyết, trung thực được đào tạo chuyên nghiệp ln ln phấn
đấu đáp ứng những nhu cầu chính đáng của khách hàng,
Hoạt động trong khuôn khổ, quy định của pháp luật Công chứng. Chấp hành nghiêm
chỉnh những quy định của các cấp chủ quản: Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân thành phố
Hà Nội và Bộ Tư pháp cùng các cơ quan, hữu quan.
Phí và lệ phí thu đúng, thu đủ theo quy định của pháp luật công khai, minh bạch.

5


4. Cơ sở vật chất:
- Tầng 1: Chia ra làm 3 bộ khu vực: lễ tân, khu vực tiếp nhận hồ sơ công chứng, tư vấn
khách hàng, khu vực đọc và ký hợp đồng/văn bản.
Khu vực lễ tân được đặt sát cửa văn phòng. Khách hàng bước vào sẽ gặp bộ phận lễ
tân và được bộ phận lễ tân tiếp đón, chào hỏi đầu tiên.
Tiếp đến là khu vực của các chuyên viên, công chứng viên. Gồm bàn và máy tính
được, có lớp kính ngăn giữa khách hàng và chun viên, công chứng viên.
Khu vực đọc hồ sơ và ký văn bản: là bàn rộng có thể có từ 6-10 người ngồi, ngồi ra
có khoảng 10 ghế chờ để thuận tiện cho khách khi muốn bàn bạc, thảo luận riêng.
- Tầng 2: Gồm 2 phòng. Phòng làm việc của Trưởng văn phòng và kho lưu trữ.
Văn phòng được trang bị máy photocopy chuyên dụng và máy in dùng cho việc in ấn
sao chụp hồ sơ. Chuyên viên và công chứng viên được trang bị máy vi tính nhằm đáp
ứng nhu cầu soạn thảo hợp đồng nhanh nhất có thể.
Ngồi cơ sở vật chất về phương tiện khoa học, Văn phòng cơng chứng cịn trang bị

những văn bản quy phạm pháp luật, tài liệu bồi dưỡng nghiệp vụ, sách tham khảo liên
quan đến lĩnh vực công chứng và các chuyên ngành luật có liên quan. Văn phịng làm
việc và kho lưu trữ đều được trang bị hệ thống phòng cháy chữa cháy và các
điều lệnh phòng chống cháy nổ; tủ sắt chống cháy, chống mối mọt
5. Số liệu về kết quả hoạt động của Văn phịng cơng chứng Thủ Đơ:
Những năm đầu thành lập văn phịng cơng chứng số lượng hợp đồng, giao dịch không
nhiều, chỉ khoảng 900-1000 hợp đồng/văn bản/năm. Nhưng những năm gần đây số
lượng hợp đồng/văn bản đã tăng lên 2000-3000 hợp đồng/văn bản/năm. Năm 2019,
hợp đồng/văn bản văn phịng cơng chứng Thủ Đơ đạt được là 2933 hợp đồng/văn bản.
Năm 2020 hợp đồng/văn bản văn phịng cơng chứng Thủ Đô đạt được là 2495 hợp
đồng/văn bản. Từ đầu năm 2021 tính đến nay số hợp đồng/văn bản văn phịng cơng
chứng Thủ Đơ đạt được là 1927 hợp đồng/văn bản.
Về chứng thực sao y từ bản chính mỗi năm Văn phịng cơng chứng Thủ Đơ chứng
thực sao y bản chính từ 8000-10000 số chứng thực sao y từ bản chính.
II. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TỔ CHỨC HÀNH
NGHỀ CÔNG CHỨNG
1. Chức năng nhiệm vụ của Văn phịng cơng chứng Thủ Đơ.
Cơng chứng hợp đồng, giao dịch dân sự
Công chứng hợp đồng mua bán, vay mượn, thế chấp, cầm cố tài sản.
Công chứng hợp đồng mua bán, tặng cho nhà ở và quyền sử dụng đất.
Công chứng hợp đồng thế chấp, bảo lãnh, cho thuê, góp vốn bằng quyền sử
dụng đất và tài sản gắn liền với đất.
Công chứng thỏa thuận phân chia tài sản chung vợ, chồng; nhập tài sản riêng

6


vào tài sản chung vợ, chồng và xác nhận tài sản của vợ, chồng.
Công chứng di chúc, khai nhận di sản, thỏa thuận phân chia di sản, từ chối
nhận di sản; nhận lưu giữ di chúc.

Công chứng hợp đồng ủy quyền, giấy ủy quyền.
Công chứng các hợp đồng, giao dịch có yếu tố nước ngồi.
Cơng chứng hợp đồng trong lĩnh vực kinh doanh thương mại, sở hữu trí tuệ và
các hợp đồng, giao dịch khác… theo yêu cầu của khách hàng.
Chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản.
Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm
quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngồi; cơ quan, tổ
chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của
nước ngồi cấp hoặc chứng nhận;
Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản,
2. Mức thu phí và thù lao cơng chứng
Văn phịng Cơng chứng Thủ Đơ thu các mức phí dịch vụ và thù lao công chứng tuân
theo quy định của pháp luật (theo Thơng tư số 257/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính
ngày 11/11/2016) và được niêm yết công khai tại trụ sở Văn phịng.
3. Các quy trình thực hiện cơng chứng
3.1. Quy trình cơng chứng hợp đồng giao dịch
- Bước 1: Chun viên tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ của người có yêu cầu công chứng
theo thứ tự. việc kiểm tra bao gồm cả kiểm tra hồ sơ có thuộc các trường hợp được
phép giao dịch theo quy định của pháp luật hay không (theo thông tin, số liệu được lưu
trữ tại phịng cơng chứng).
a. Trường hợp hồ sơ khơng đủ cơ sở pháp luật để giải quyết: chuyên viên giải thích rõ
lý do và từ chối tiếp nhận hồ sơ. Trong trường hợp giữa người yêu cầu công chứng và
công chứng viên, tổ chức hành nghề cơng chứng có tranh chấp liên quan đến hoạt
động hành nghề cơng chứng thì các bên có quyền khởi kiện vụ việc ra tịa án để giải
quyết tranh chấp đó.
b. Trường hợp hồ sơ thiếu: Chuyên viên ghi phiếu hướng dẫn và yêu cầu bổ sung
(phiếu ghi cụ thể các giấy tờ cần bổ sung, ngày tháng năm hướng dẫn và họ, tên của
chuyên viên tiếp nhận hồ sơ).
c. Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: Chuyên viên tiếp nhận hồ sơ.
d. Trường hợp công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn: chuyên viên

xem xét hồ sơ, nếu phù hợp thì chuyên viên đánh máy phần lời chứng.
Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa
rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe doạ, cưỡng ép, có sự nghi ngờ
về năng lực hành vi dân sự của người u cầu cơng chứng hoặc có sự nghi ngờ đối
tượng của hợp đồng, giao dịch là khơng có thật thì chuyên viên đề nghị người yêu cầu

7


công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu tiến hành xác minh hoặc yêu
cầu giám định; trường hợp khơng làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng.
Chuyên viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch; nếu trong dự thảo hợp đồng, giao
dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng,
giao dịch không phù hợp với thực tế thì chuyên viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu
công chứng để sửa chữa. trường hợp người u cầu cơng chứng khơng sửa chữa
chun viên có quyền từ chối công chứng.
Bước 2: Chuyên viên nghiệp vụ soạn thảo, đánh máy văn bản, hợp đồng.
Bước 3: Chuyên viên chuyển tồn bộ bản chính giấy tờ và văn bản, hợp đồng cho
công chứng viên đối chiếu, kiểm tra. Công chứng viên rà sốt thơng tin, sửa lỗi chính
tả, sửa các điều khoản, câu chữ của văn bản, hợp đồng để hồn thiện văn bản, hợp
đồng.
Bước 4: Cơng chứng viên hoặc chuyên viên nghiệp vụ hướng dẫn khách đọc, kiểm tra
nội dung bản hợp đồng. Trường hợp khách có yêu cầu sửa đổi, bổ sung, công chứng
viên xem xét và thực hiện việc sửa đổi, bổ sung ngay trong ngày hoặc hẹn lại. Nếu
khách đồng ý toàn bộ nội dung ghi trong hợp đồng, công chứng viên kiểm tra năng lực
hành vi dân sự của khách, giải thích quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý
nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng; hướng dẫn khách ký, điểm chỉ vào các
bản hợp đồng trước mặt mình.
Bước 5: Cơng chứng viên ký chứng nhận hợp đồng và chuyển hồ sơ cho bộ phận thu
phí.

Bước 6: Khách chờ gọi tên nộp phí cơng chứng, thù lao cơng chứng, chi phí khác theo
quy định và nhận hồ sơ đã được cơng chứng tại bộ phận thu phí.
Thời hạn giải quyết hồ sơ: Không quá hai ngày làm việc; đối với hợp đồng, giao dịch
yêu cầu công chứng phức tạp thì thời hạn cơng chứng khơng q mười ngày làm việc.
3.2. Quy trình cơng chứng văn bản thoả thuận phân chia thừa kế, khai nhận di
sản
Bước 1: Chuyên viên tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ của người có yêu cầu công chứng theo
thứ tự.
Trường hợp hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết: Chuyên viên giải thích rõ lý
do và từ chối tiếp nhận hồ sơ.
Trường hợp hồ sơ thiếu: Chuyên viên ghi phiếu hướng dẫn và yêu cầu bổ sung (phiếu
ghi cụ thể các giấy tờ cần bổ sung, ngày tháng năm hướng dẫn và họ, tên của chuyên
viên viên tiếp nhận hồ sơ).
Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: công chứng viên tiếp nhận hồ sơ.
Bước 2: Chuyên viên chuẩn bị thông báo niêm yết khai nhận/phân chia di sản của
người để lại di sản.
Công chứng viên ký thông báo niêm yết và giao cho bộ phận đã được phân cơng của
phịng cơng chứng đi niêm yết tại trụ sở ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú cuối
cùng trước khi chết của người để lại di sản và nơi có bất động sản nếu di sản của người
để lại di sản là bất động sản

8


Trường hợp nơi niêm yết ngoài thành phố Hà Nội, văn thư văn phòng gửi văn bản
niêm yết bằng đường cơng văn.
Bước 3: Người có u cầu cơng chứng đến phịng cơng chứng theo phiếu hẹn.
a. Trường hợp có khiếu nại, tố cáo, chuyên viên hướng dẫn người có yêu cầu cơng
chứng gặp cơng chứng viên để được giải thích, hướng dẫn (tùy theo nội dung khiếu
nại, tố cáo).

b. Trường hợp khơng có khiếu nại, tố cáo, cơng chứng viên hướng dẫn khách đọc,
kiểm tra nội dung văn bản khai nhận di sản hoặc thỏa thuận phân chia di sản. Trường
hợp khách có yêu cầu sửa đổi, bổ sung văn bản thì cơng chứng viên xem xét và thực
hiện việc sửa đổi, bổ sung ngay trong ngày hoặc hẹn lại. Nếu khách đồng ý toàn bộ nội
dung ghi trong văn bản, công chứng viên kiểm tra năng lực hành vi dân sự của khách,
giải thích quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của
việc công chứng; hướng dẫn khách ký, điểm chỉ vào văn bản trước mặt mình.
Bước 4: Cơng chứng viên ký chứng nhận văn bản và chuyển hồ sơ cho bộ phận thu
phí.
Bước 5: Khách chờ gọi tên nộp phí cơng chứng, thù lao cơng chứng, chi phí khác theo
quy định và nhận lại hồ sơ đã được công chứng tại bộ phận thu phí.
Thời hạn giải quyết hồ sơ: Khoảng 17 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ (gồm 02 ngày
chuẩn bị hồ sơ niêm yết, 15 ngày niêm yết, thời gian có thể kéo dài hơn phụ thuộc vào
tiến độ trả thông báo niêm yết của UBND xã/phường)
3.3. Quy trình cấp bản sao văn bản cơng chứng
Bước 1: Bộ phận lễ tân nhận phiếu yêu cầu cấp bản sao văn bản công chứng, kèm theo
phiếu yêu cầu phải có bản photocopy giấy chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ tuỳ thân
khác của người yêu cầu đã được cán bộ tiếp nhận kiểm tra, đối chiếu bản chính.
Người có quyền yêu cầu cung cấp bản sao là:
- Người tham gia hợp đồng, giao dịch;
- Người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được cơng chứng;
- Các cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu bằngvăn bản việc cung cấp hồ sơ công
chứng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành
án liên quan đến việc đã cơng chứng.
Bước 2: Lãnh đạo phịng cơng chứng xem xét, trường hợp xét thấy khơng có cơ sở để
cấp bản sao văn bản cơng chứng thì trưởng phịng ghi rõ lý do khơng cấp. trường hợp
đồng ý cấp bản sao thì trưởng phịng chuyển phiếu u cầu sao lục cho bộ phận lưu trữ
thực hiện. Cán bộ lưu trữ photocopy văn bản công chứng từ hồ sơ lưu trữ, trình trưởng
phịng ký chứng nhận bản sao và chuyển bộ phận thu phí.
Bước 3: Khách nộp phí cơng chứng, thù lao công chứng theo quy định và nhận bản

sao văn bản công chứng tại quầy lễ tân.
Thời hạn giải quyết: ngay trong ngày tiếp nhận yêu cầu.
3.4. Quy trình chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký, cơng chứng bản dịch
Việc giao, nhận, ký và đóng dấu bản sao:

9


Cơng chứng viên chứng thực bản sao từ bản chính qua các bước sau:
Bước 1: Bộ phận lễ tân tiếp nhận, kiểm tra và sắp xếp giấy tờ, văn bản cần chứng thực
theo yêu cầu của người yêu cầu chứng thực.
Bước 2: Cơng chứng viên tiếp nhận, kiểm tra tính pháp lý, đối chiếu với bản chính
giấy tờ, văn bản cần chứng thực và ký bản sao.
Bước 3: Người yêu cầu chứng thực bản sao nhận lại bản chính giấy tờ, văn bản.
Bước 4: Chuyển giao bộ phận lễ tân tính phí, thu phí, bộ phận văn thư - lưu trữ cấp số
bản sao, đóng dấu, lưu trữ theo quy định.
Bước 5: Bản sao được trả cho người yêu cầu chứng thực.
3.5. Việc giao, nhận, ký và đóng dấu chứng thực chữ ký:
Công chứng viên chứng thực chữ ký giấy tờ, văn bản qua các bước sau:
Bước 1: Chuyên viên hướng dẫn, tiếp nhận, kiểm tra và sắp xếp giấy tờ, văn bản cần
chứng thực chữ ký theo yêu cầu của người yêu cầu chứng thực.
Bước 2: Công chứng viên tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu bản chính, kiểm tra tính pháp
lý giấy tờ, văn bản cần chứng thực và ký chứng thực.
Bước 3: Người yêu cầu chứng thực nhận lại bản chính giấy tờ, văn bản.
Bước 4: Bộ phận lễ tân thu phí, bộ phận văn thư - lưu trữ cấp số chứng thực, đóng
dấu, lưu trữ theo quy định.
Bước 5: Giấy tờ, văn bản đã chứng thực được trả cho người yêu cầu chứng thực
IV. Đánh giá của học viên khi thực tập tại Văn phịng cơng chứng Thủ Đơ
1. Ưu điểm:
- Văn phịng hoạt động đúng địa điểm trụ sở đã đăng ký; trụ sở làm việc địa điểm

thuận lợi cho nhu cầu công chứng của người dân.
- Có bảng niêm yết theo đúng theo quy định. Niêm yết công khai lịch làm việc, thủ tục
công chứng, nội quy tiếp người u cầu cơng chứng, phí cơng chứng, thù lao cơng
chứng và chi phí khác tại trụ sở theo quy định của pháp luật.
- Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên đầy đủ.
- Hồ sơ lưu trữ gọn gàng, khoa học, thuận tiện cho việc tra cứu hồ sơ cơng chứng; có
kho lưu trữ hồ sơ cơng chứng đầy đủ; có lưu hồ sơ pháp lý của các tổ chức tín dụng đã
đăng ký chữ ký mẫu của người có thẩm quyền ký kết hợp đồng, giao dịch tại Văn
phòng. thực hiện chế độ báo cáo đầy đủ theo quy định; có lập, mở các loại Sổ theo quy
định của pháp luật về công chứng, chứng thực.
- Thực hiện nghĩa vụ bồi dưỡng nghiệp vụ cơng chứng hàng năm.
- Văn phịng đã thực hiện thu phí cơng chứng và thù lao cơng chứng theo quy định của
pháp luật.
- Cung cấp dịch vụ công chứng ngoài ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính Nhà
nước để đáp ứng nhu cầu cơng chứng của nhân dân.

10


- Chấp hành quy định của pháp luật về lao động, thuế, tài chính, thống kê: Văn phịng
đã triệt để tuân thủ các quy định của pháp luật lao động trong việc tuyển dụng, sử dụng
công chứng viên, nhân viên. Thực hiện nghiêm túc các quy định của pháp luật về Thuế
và tài chính, quản lý hồ sơ, sổ sách.
- Tiếp nhận, tạo điều kiện thuận lợi và quản lý người tập sự hành nghề công chứng.
Tạo điều kiện thuận lợi để người tập sự hành nghề có điều kiện được hành nghề theo
đúng quy định của pháp luật. Tạo điều kiện cho cơng chứng viên của tổ chức mình
tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hằng năm. Văn phịng chủ động bố trí thời
gian, phân cơng cơng việc để cơng chứng viên có thời gian tham gia các lớp bồi dưỡng
nghiệp vụ hàng năm.
- Thực hiện yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc báo cáo, kiểm tra,

thanh tra, cung cấp thông tin về hợp đồng, giao dịch, bản dịch đã công chứng. Khi các
cơ quan Nhà nước yêu cầu, Văn phòng đã phối hợp chặt chẽ trong việc cung cấp thông
tin về hợp đồng, giao dịch, bản dịch đã được công chứng tại văn phòng như: Các cơ
quan điều tra, cơ quan tố tụng yêu cầu cung cấp hồ sơ công chứng và bản sao cơng
chứng…
- Nhân viên văn phịng chun nghiệp, tiếp đón khách hàng nhiệt tình. Ngồi ra các
cơng chứng viên, đội ngũ chuyên viên tư vấn pháp lý trẻ trung, năng động và đều được
đào tạo căn bản, có trình độ từ cử nhân Luật trở lên. Đây là đội ngũ đắc lực và hỗ trợ
rất nhiều cho các Công chứng viên của Văn phòng.
- Cung cấp các dịch vụ như dịch vụ đăng ký sang tên giấy chứng nhận quyền sử dụng
đất quyền sở hữu nhà ở vài tài sản khác gắn liền với đất, đính chính lỗi sai trên giấy
chứng nhận quyền sử dụng đất quyền sở hữu nhà ở vài tài sản khác gắn liền với đất,
giải chấp, xóa chấp, làm thủ tục đo vẽ, hợp thửa, tách thửa, cấp đổi sổ theo yêu cầu của
khách hàng. Có rất nhiều khách hàng do bận cơng việc khơng thể tự đi làm thủ tục
hành chính, dịch vụ làm các thủ tục này tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng không
phải đi lại nhiều, tiết kiệm thời gian, công sức.
- Trong thời gian bị ảnh hưởng bởi dịch bệnh Covid, Văn phòng vẫn triển khai nhận
hồ sơ và tư vấn cho khách hàng qua các ứng dụng chuyên dụng như zalo, messenger,
giảm số lượng khách hàng đến giao dịch trực tiếp tại trụ sở nhưng vẫn đảm bảo chất
lượng công việc.
- Thường xuyên cập nhật và sử dụng dữ liệu công chứng từ phần mềm quản lý hệ
thống công chứng Uchi, thực hiện theo quy định về chia sẻ thơng tin về nguồn gốc tài
sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin khác về biện pháp ngăn chặn đối
với tài sản do Văn phòng cơng chứng Thủ Đơ thực hiện. Khi có u cầu cung cấp
thơng tin tư các cơ quan có thẩm quyền khác, Văn phịng cơng chứng Thủ Đơ phố hợp
và tạo điều kiện để cung cấp thông tin và thực hiện nghĩa vụ của mình theo đúng quy
định.

11

2. Nhược điểm:
- Chưa có cộng tác viên dịch thuật do đó khơng có dịch vụ cơng chứng bản dịch. Văn
phịng đặt ở quận Tây Hồ nơi có rất nhiều người nước ngoài đang sinh sống và làm
việc ở đây, đặc biệt là ở các con phố ven hồ tập trung đơng đúc người ngoại quốc như
Trích Sài, n Phụ... Nhưng do chưa có nhiều kinh phí và kinh nghiệm quản lý, Văn
phịng chưa có cộng tác viên dịch thuật.
-Văn phịng cũng chưa có nguồn liên kết nào với người phiên dịch, do đó khi có nhu
cầu cơng chứng hợp đồng, giao dịch có người nước ngồi như Văn bản thỏa thuận
phân chia tài sản chung của vợ chồng, khách hàng thường phải tự liên hệ với người
phiên dịch.
- Văn phịng chưa ghi đầy đủ các thơng tin trong sổ theo dõi hợp đồng, giao dịch, cụ
thể là thiếu thông tin chứng minh nhân dân, địa chỉ của người yêu cầu, không ghi họ
tên công chứng viên ký công chứng, khơng ghi phí cơng chứng.
- Việc cập nhật số chứng thực sao y bản chính, tên văn bản, tài liệu sao y bản chính lên
file máy tính để tiến hành lưu trữ còn chậm do số lượng chứng thực sao y bản chính
khá nhiều.
- Hiện nay, khách hàng để giá mua bán, chuyển nhượng trong hợp đồng thấp hơn so
với thực tế rất nhiều, Văn phịng cơng chứng Thủ Đơ đã tuyên truyền, tư vấn để tránh
việc khách hàng gặp rắc rối và phải giải trình với cơ quan thuế, tránh hành vi trốn thuế,
tuy nhiên vẫn chưa tìm được biện pháp thích hợp để khắc phục được tình trạng này.
V. Bài học kinh nghiệm cho bản thân:
- Trang bị kiến thức pháp lý khi trực tiếp cùng tham gia, xử lý, soạn thảo các hợp
đồng. Để góp phần bảo vệ pháp luật, bảo vệ các quyền và lợi ích hợp pháp của người
yêu cầu công chứng khi tham gia giao kết các hợp đồng, giao dịch tại tổ chức hành
nghề cơng chứng thì khi soạn thảo văn bản, hợp đồng phải nắm vững các quy định
pháp luật liên quan đến lĩnh vực văn bản hợp đồng mình soạn thảo. Ví dụ soạn thảo
Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất phải tìm hiểu Luật đất đai, luật hơn nhân
gia đình, luật hộ tịch,…
- Nắm rõ được cách sắp xếp, tổ chức quản lý của một tổ chức hành nghề cơng chứng

cụ thể, phù hợp với đặc điểm, mơ hình, cơ cấu tổ chức và hoạt động của một Văn
phòng Cơng chứng nói chung, khối lượng cơng việc Văn phịng thực hiện nhằm đem
lại hiệu quả, tiết kiệm chi phí.
- Nâng cao trách nhiệm của bản thân trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao, tập
trung, cẩn thận, tỉ mỉ khi xem xét hồ sơ giấy tờ, rèn luyện tác phong nghiêm chỉnh,
chỉn chu, làm việc đúng giờ, ăn mặc lịch sự, phù hợp với quy định của văn phòng.
- Học kỹ năng mềm khi giao tiếp, ứng xử khi tiếp xúc với khách hàng. Khi giao tiếp
với khách hàng phải làm sao khai thác thông tin từ khách hàng một cách hiệu quả nhất
để hiểu yêu cầu của người yêu cầu công chứng. Khi tư vấn cho khách hàng phải chính
xác, đầy đủ, dễ hiểu. Đối với khách hàng nóng tính phải mềm dẻo, kiên nhẫn để giải

12


thích cho khách hàng hiểu. Nếu khách hàng khơng đáp ứng đủ hồ sơ, giấy tờ thì khi từ
chối phải giải thích cho khách hàng ngun nhân từ chối cơng chứng.
- Học các kỹ năng văn phòng như photocopy, soạn thảo văn bản, sử dụng các phần
mềm soạn thảo văn bản, sắp xếp hồ sơ khoa học, hợp lý.
KẾT LUẬN
Triển khai chương trình đào tạo, thực tập theo kế hoạch của Học viện, em đã đến thực
tập tại các tổ chức hành nghề công chứng. Học viên đã thực tập và tìm hiểu về cơ cấu
tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của Văn phịng cơng chứng Thủ Đơ, thành
tựu, khó khăn và bài học kinh nghiệm rút ra trong quá trình thực tập.
Qua thời gian thực tập, em đã làm quen với môi trường công việc thực tế, xử lý hồ sơ,
tiếp xúc khách hàng và làm việc tại Văn phịng cơng chứng.
Trên đây là bài báo cáo thực tập của em, kính mong q thầy cơ nhận xét, góp ý để em
nâng cao kiến thức và cách tiếp cận trong việc học tập để những lần thực tập sau có kết
quả tốt hơn.
Em xin chân thành cảm ơn.

13