Kỹ năng đàm phán trong hợp đồng thương mại quốc tế
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (370.42 KB, 48 trang )
lOMoARcPSD|12114775
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIA ĐỊNH
TIỂU LUẬN
Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh
Môn: Kỹ năng khởi nghiệp
ĐỀ TÀI:
KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN
TRONG HỢP ĐỒNG THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Nguyễn Đình Quang
Lớp: 12DHQK
Sinh viên: Nguyễn Khánh Duy
MSSV: 1834101004
lOMoARcPSD|12114775
Thành phố Hồ Chí Minh – 2021
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIA ĐỊNH
TIỂU LUẬN
Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh
Môn: Kỹ năng khởi nghiệp
ĐỀ TÀI:
KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN
TRONG HỢP ĐỒNG THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Nguyễn Đình Quang
Lớp: 12DHQK
Sinh viên: Nguyễn Khánh Duy
MSSV: 1834101004
lOMoARcPSD|12114775
Thành phố Hồ Chí Minh – 2021
lOMoARcPSD|12114775
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài: “Kỹ năng đàm phán trong hợp đồng thương mại quốc
tế” là một báo cáo thực tế độc lập dưới sự hướng dẫn của giáo viên hướng dẫn ThS.
Nguyễn Đình Quang. Ngồi ra khơng có bất cứ sự sao chép của người khác. Đề tài,
nội dung báo cáo thực tế là sản phẩm mà tôi đã nỗ lực đi thực tế trong quá trình học
tập tại trường. Các kết quả trình bày trong báo cáo là hồn tồn trung thực, tơi xin chịu
hồn tồn trách nhiệm, kỷ luật của bộ mơn và nhà trường đề ra nếu như có vấn đề xảy
ra.
Sinh viên
Nguyễn Khánh Duy
i
lOMoARcPSD|12114775
LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài “Kỹ năng đàm phán trong hợp đồng thương mại quốc
tế”, tôi xin chân thành gửi lời cảm ơn đến thầy ThS. Nguyễn Đình Quang đã hỗ trợ và
hướng dẫn trong suốt quá trình thực hiện đề tài này. Cảm ơn thầy vì đã giúp tôi định
hướng nội dung đề tài, hướng dẫn và góp ý sửa chữa những thiếu sót trong q trình
thực hiện cũng như tận tình giải đáp các thắc mắc của tôi xung quanh đề tài. Tôi cũng
cảm ơn các thầy cơ trong khoa vì đã truyền dạy các kiến thức cần thiết để làm nền tảng
cho quá trình thực hiện nên đề tài này cũng như có thể áp dụng các kiến thức cho quá
trình học tập và làm việc sau này. Vì vậy, có thể nói bài viết “Kỹ năng đàm phán trong
hợp đồng thương mại quốc tế”là sự đúc kết giữa lý luận và thực tiễn, giữa vốn kiến
thức khoa học được truyền dạy trong quá trình học tập tại trường Đại học Gia Định.
Do vốn kiến thức còn hạn hẹp cũng như kinh nghiệm thực tế chưa cao nên khơng
tránh khỏi có những thiếu sót trong nội dung của đề tài. Tôi mong muốn nhận được
những ý kiến đóng góp quý báu của thầy để có thể cải thiện những thiếu sót và rút kinh
nghiệm cho các bài phân tích sau này cũng như có thể hoàn thiện về kiến thức và kỹ
năng để áp dụng cho học tập và cơng việc.
Cuối lời, tơi xin kính chúc thầy cô luôn dồi dào sức khỏe, luôn năng động và tràn
đầy nhiệt huyết để tiếp tục thực hiện sứ mệnh cao cả là truyền dạy kiến thức và kỹ
năng cho sinh viên trong hôm nay và mai sau.
Xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên
Nguyễn Khánh Duy
ii
lOMoARcPSD|12114775
NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày … tháng … năm 2021
Giảng viên
ThS. Nguyễn Đình Quang
iii
lOMoARcPSD|12114775
MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU..........................................................................................................1
1. Tính cấp thiết của đề tài.............................................................................................1
2. Mục tiêu nghiên cứu..................................................................................................2
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu..............................................................................2
4. Phương pháp nghiên cứu...........................................................................................2
5. Kết cấu đề tài.............................................................................................................2
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ ĐÀM PHÁN TRONG HỢP ĐỒNG
THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ.........................................................................................3
1.1. Khái niệm về đàm phán trong thương mại quốc tế.................................................3
1.2. Đặc điểm của đàm phán hợp đồng thương mại quốc tế..........................................4
1.3. Phương pháp đàm phán hợp đồng thương mại quốc tế...........................................4
1.3.1. Đàm phán kiểu Thắng – Thắng.......................................................................4
1.3.2. Đàm phán kiểu Thắng – Thua.........................................................................4
1.3.3. Đàm phán kiểu Thua – Thua...........................................................................5
1.4. Chiến lược đàm phán hợp đồng thương mại quốc tế...............................................5
1.4.1. Đàm phán kiểu cứng.......................................................................................5
1.4.2. Đàm phán kiểu mềm.......................................................................................6
1.4.3. Đàm phán kiểu hỗn hợp..................................................................................6
CHƯƠNG 2: NHỮNG NGUYÊN TẮC VÀ QUÁ TRÌNH TRONG ĐÀM PHÁN
HỢP ĐỒNG THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ...................................................................8
2.1. Những nguyên tắc trong đàm phán hợp đồng thương mại quốc tế..........................8
2.2. Quá trình đàm phán hợp đồng thương mại quốc tế...............................................11
2.2.1. Giai đoạn chuẩn bị........................................................................................11
2.2.2. Giai đoạn tiếp xúc.........................................................................................20
2.2.3. Giai đoạn đàm phán......................................................................................21
iv
lOMoARcPSD|12114775
2.2.4. Giai đoạn kết thúc – Ký kết hợp đồng..........................................................24
2.2.5. Giai đoạn rút kinh nghiệm............................................................................24
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ĐÀM PHÁN TRONG HỢP
ĐỒNG THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ..........................................................................26
3.1. Đàm phán bằng thư...............................................................................................26
3.1.1. Phân loại và cấu trúc của thư đàm phán trong thương mại...........................26
3.1.2. Cấu trúc của một bức thư thương mại...........................................................27
3.1.3. Các lưu ý khi viết thư điện tử (Email)...........................................................28
3.2. Đàm phán bằng cách gặp mặt trực tiếp.................................................................29
3.2.1. Nội dung đàm phán hợp đồng xuất nhập khẩu..............................................29
3.2.2. Kỹ thuật đàm phán........................................................................................29
KẾT LUẬN................................................................................................................37
TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................................................38
v
lOMoARcPSD|12114775
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Đối với những người vừa khởi nghiệp cần rất nhiều kỹ năng cần thiết để thành
công, không ngừng rèn luyện để nâng cao trình độ bản thân. Bởi thương trường là
chiến trường và hằng giờ vẫn có rất nhiều người tài giỏi dấn thân vào con đường khốc
liệt này. Kỹ năng đàm phán trong kinh doanh đóng một vai trị quan trọng với công
việc làm ăn. Kinh doanh là một cuộc chiến, cạnh tranh giữa các đối thủ. Tất cả đều
hướng đến mục đích là bán được nhiều sản phẩm với giá hời nhất. Thị trường kinh tế
là một trận địa mà những đối thủ thả sức thi tài. Những ai thực sự giỏi, cung cấp dịch
vụ chất lượng tốt đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng sẽ là người chiến thắng. Việc
đàm phán trong kinh doanh sẽ giúp người bán hàng đạt được mục tiêu cụ thể và tạo sự
khác biệt trong chiến thắng – đó là chiến thắng trong đàm phán.
Về mặt lịch sử, khi xã hội bắt đầu có sự phân cơng lao động xã hội mỗi người sản
xuất ra một loại hoặc một nhóm hàng hố. Đàm phán là cuộc đo sức về trí tuệ giữa hai
bên, không giống như cuộc thi chạy, thi chạy là người nào về đích cuối cùng thì người
đó thắng. Nhưng đàm phán khơng chỉ ganh đua về thực lực mà cịn bao gồm cả việc áp
dụng các kỹ xảo đàm phán, nó có tác dụng ảnh hưởng tới tồn bộ cuộc đàm phán. Vì
hoạt động kinh tế diễn ra thường xuyên nên đàm phán diễn ra ngày càng phổ biến và
có vai trò quan trọng. Trong điều kiện hội nhập, đàm phán phát triển hơn, phức tạp hơn
đòi hỏi các nhà khởi nghiệp trẻ phải biết vận dụng kỹ năng đàm phán như thế nào cho
hiệu quả nhất.
“Vậy đàm phán trong hợp đồng thương mại quốc tế là gì?”
Trong mơi trường khởi nghiệp và kinh doanh, việc triển khai quá trình đàm phán và
việc các bên nhận thức thế nào về mối quan hệ là điểm máu chốt. Quá trình đàm phán
trong thương mại quốc tế chịu sự tác động của nhiều yếu tố từ bên ngồi vào q trình
này. Trong đó những khác biệt về văn hóa tạo nên một thách thức lớn cho các nhà đàm
phán, đòi hỏi phải có sự hiểu biết và tính mềm dẻo thì mới có thể vượt qua. Khả năng
đánh giá được các khác biệt văn hóa và điều khiển được đúng cách là yếu tố quan
trọng giúp các cuộc đàm phán trong kinh doanh quốc tế thành cơng. Các bên càng hiểu
và thích ứng với nhau thì bầu khơng khí đàm phán càng thuận lợi, các bên càng thấy rõ
lợi ích chung và càng sẵn lòng hợp tác để cùng chiến thắng. Xuất phát từ những vấn đề
1
lOMoARcPSD|12114775
đó, tơi đã chọn đề tài: “Kỹ năng đàm phán trong hợp đồng thương mại quốc tế”. Để
có thể tìm hiểu rõ hơn về các kỹ năng để có thể đàm phán trong hợp đồng thương mại
quốc tế. Từ đó, đề xuất các giải pháp để có thể biến những kỹ năng đó thành lợi thế
trong việc ký kết hợp đồng thương mại quốc tế với các doanh nghiệp quốc tế.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Trên cơ sở phân tích để làm rõ tầm quan trọng của kỹ năng đàm phán trong q
trình khởi nghiệp và kinh doanh, tơi sẽ rút ra những biện pháp nâng cao hiệu quả đàm
phán kinh doanh đối với các nhà khởi nghiệp trẻ trong vấn đề đàm phán hợp đồng
thương mại quốc tế.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu những ảnh hưởng của kỹ năng đàm phán trong
hợp đồng thương mại quốc tế đối với quá trình khởi nghiệp và kinh doanh.
Phạm vi nghiên cứu: Trong phạm vi bài tiểu luận, tôi sẽ tập trung vào tầm quan
trọng của kỹ năng đàm phán trong hợp đồng thương mại quốc tế và tầm quan
trọng của nó đối với quá trình khởi nghiệp và kinh doanh như thế nào.
4. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài được thực hiện thông qua các phương pháp sau: Phương pháp thống kê, mô
tả; Phương pháp phân tích, tổng hợp; Phương pháp đối chiếu so sánh. Các phương
pháp được kết hợp chặt chẽ với nhau để rút ra kết luận phục vụ cho đề tài.
5. Kết cấu đề tài
Đề tài được thực hiện theo kết cấu bao gồm 5 phần sau:
PHẦN MỞ ĐẦU
Chương 1: Cơ sở lý thuyết về đàm phán trong hợp đồng thương mại quốc tế
Chương 2: Những nguyên tắc và quá trình trong đàm phán hợp đồng thương mại
quốc tế
Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả đàm phán trong hợp đồng thương mại
quốc tế
KẾT LUẬN
2
lOMoARcPSD|12114775
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ ĐÀM PHÁN
TRONG HỢP ĐỒNG THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ
1.1. Khái niệm về đàm phán trong thương mại quốc tế
Trong kinh doanh quốc tế, đàm phán hay thương lượng là một thuật ngữ được sử
dụng rộng rãi. Hội trưởng hội đàm phán học Mỹ, luật sư nổi tiếng Gerald I Niernberg
trong cuốn “Nghệ thuật đàm phán” (The Art of Negotiating) đã nói: “Định nghĩa về
đàm phán giản đơn nhất, mỗi nguyện vọng thỏa mãn yêu cầu và mỗi nhu cầu tìm kiếm
sự thỏa mãn, ít nhất đều nảy nở từ mầm mống của quá trình người ta triển khai đàm
phán. Chỉ cần người ta vì muốn biến đổi quan hệ tương hỗ mà trao đổi với nhau về
quan điểm, chỉ cần người ta hiệp thương bàn bạc để đi đến nhất trí, là họ tiến hành
đàm phán”. Nói cách khác, đàm phán là q trình hai hay nhiều bên có lợi ích chung
và lợi ích xung đột cùng nhau tiến hành bàn bạc, thảo luận để điều hịa các xung đột
ấy. Mục đích đàm phán là tìm ra những giải pháp nhằm tối đa hóa lợi ích và tối thiểu
hóa mâu thuẫn giữa các bên tham gia. Các bên có thể là cá nhân hoặc tập thể (1 công
ty, 1 tổ chức, 1 hiệp hội...) hoặc 1 quốc gia
Đàm phán ra đời kể từ khi có sự giao tiếp giữa con người với con người. Nhưng nó
chỉ thực sự trở nên phức tạp khi kinh tế xã hội phát triển. Hàng hóa sản xuất ra với số
lượng lớn và được mua bán chứ không đơn thuần là trao đổi như trước nữa. Lợi ích
các bên ở đây là vấn đề thu được lợi nhuận nhiều hơn với chi phí bỏ ra ít hơn chứ
khơng đơn giản là kiếm được thứ mình cần. Chính vì thế mà họ tính tốn đến tất cả các
yếu tố như số lượng, chất lượng, chi phí mua hàng, chi phí bán hàng, chi phí giao hàng
Đàm phán về các vấn đề như vậy gọi là đàm phán hợp đồng thương mại. Vì vậy có thể
hiểu rằng: “Đàm phán hợp đồng thương mại là quá trình thuyết phục, trao đổi ý kiến
giữa bên mua, bên bán về các vấn đề liên quan đến giao dịch mua bán hàng hóa và
dịch vụ nhằm đạt được sự nhất trí để ký kết hợp đồng thương mại”.
Khi thương mại quốc tế phát triển, hợp đồng không chỉ được ký giữa những bên
trong cùng phạm vi lãnh thổ mà còn giữa các bên ở nhiều quốc gia khác nhau. Do đó
tác giả cho rằng: “Đàm phán hợp đồng thương mại quốc tế là quá trình giao tiếp và
thuyết phục giữa bên mua và bên bán có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau
3
lOMoARcPSD|12114775
về các vấn đề liên quan đến giao dịch mua bán hàng hóa và dịch vụ nhằm đạt được sự
nhất trí để ký kết hợp đồng thương mại quốc tế”.
1.2. Đặc điểm của đàm phán hợp đồng thương mại quốc tế
Đàm phán hợp đồng thương mại quốc tế trước hết cũng mang đầy đủ những đặc
điểm của đàm phán nói chung như là: Đàm phán là một hoạt động giao tiếp; Luôn tồn
tại sự “hợp tác” và “xung đột” trong đàm phán; đàm phán chịu sự chi phối của thế và
lực giữa các bên; Đàm phán vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật. Ngồi
ra, nó cịn mang những đặc điểm riêng là chịu ảnh hưởng của các yếu tố chính trị thể
chế và pháp luật, ảnh hưởng của sự khác biệt về ngơn ngữ, văn hóa.
1.3. Phương pháp đàm phán hợp đồng thương mại quốc tế
Có 3 phương pháp chủ yếu tồn tại trong các cuộc đàm phán là:
1.3.1. Đàm phán kiểu Thắng – Thắng
Đây là kiểu đàm phán thành cơng nhất, trong đó tất cả các bên đều thu được lợi ích,
tùy theo yêu cầu và mục đích của họ. Khi theo đuổi phương pháp này, hai bên đều
hướng tới việc vừa thỏa mãn mình, vừa thỏa mãn đối tác. Mục tiêu là nhằm đạt được
sự hợp tác lâu dài chứ không chỉ nhằm đạt được duy nhất một hợp đồng hiện tại. Do
đó các bên sẽ cùng nhau tìm kiếm và thừa nhận những lợi ích chính đáng của đối tác.
Những nhượng bộ được đưa ra từ cả hai phía. Theo kiểu đàm phán này thì việc ký kết
hợp đồng sẽ diễn ra thuận lợi, nhanh chóng và phù hợp với mong muốn của mỗi bên.
Tất cả đều cảm thấy mình đã đạt được mục đích hay đều “thắng”. Đây là tinh thần
chính của kiểu đàm phán này.
1.3.2. Đàm phán kiểu Thắng – Thua
Theo kiểu đàm phán này, người ta quan niệm đàm phán như một cuộc chiến, một
cuộc chiến mà bên thắng sẽ giành được thắng lợi hồn tồn cịn bên thua thì gần như
mất trắng. Đây là kiểu đàm phán mà sự chênh lệch về thế và lực giữa các bên là quá
lớn. Do nhà đàm phán không từ một thủ đoạn nào để đạt được mục đích của mình nên
kiểu đàm phán này chứa đựng một sự bất bình đẳng, ép buộc, không trung thực, bất
chấp đạo lý... Kiểu đàm phán này tiềm ẩn nguy cơ của sự trục trặc trong việc thực hiện
hợp đồng sau này. Bởi vì bên thua thiệt trong quá trình thực hiện hợp đồng sẽ tìm mọi
cách để bù đắp những mất mát, thậm chí có thể chọn phương án chấp nhận phạt, bồi
4
lOMoARcPSD|12114775
thường để hủy hợp đồng. Do đó từ chỗ đạt được rất nhiều, bên thắng trong đàm phán
lại không thu được lợi ích như mong muốn. Đây là một phương pháp cực đoan nên chỉ
dùng khi thực sự nắm chắc được đối tác của mình, hay khi đã lường trước được các
hậu quả sau này.
1.3.3. Đàm phán kiểu Thua – Thua
Đây là phương pháp đàm phán thất bại nhất. Kết quả của cuộc đàm phán kiểu này
là con số 0, thậm chí là số âm. Trường hợp này khơng những làm mất thời gian đàm
phán và các khoản phí tổn mà cịn có thể gây tổn hại cho quan hệ các bên. Trường hợp
đàm phán này thường nằm ngoài mong muốn của các bên tham gia đàm phán, tuy
nhiên nó vẫn xảy ra với những nguyên nhân khách quan và chủ quan. Do các bên cùng
không chịu nhượng bộ nhau, hoặc một bên đưa ra yêu cầu quá sức đối với bên kia,
hoặc đơi khi do chính sự nóng nảy của những nhà đàm phán. Tuy nhiên trong một số
trường hợp có thế nó cũng được dùng để trì hỗn thời gian ký hợp đồng để đợi những
điều khoản có lợi hơn hoặc để tránh không phải ký hợp đồng của một trong các bên.
1.4. Chiến lược đàm phán hợp đồng thương mại quốc tế
Chiến lược đàm phán là các kế hoạch tổng thể hay là các phương pháp chung nhất
áp dụng cho tồn bộ q trình đàm phán nhằm đạt được các mục tiêu. Có 3 chiến lược
cơ bản mà các nhà đàm phán thường sử dụng là:
1.4.1. Đàm phán kiểu cứng
Đây là kiểu đàm phán mà nhà đàm phán chỉ theo đuổi lợi ích của mình chứ khơng
quan tâm đến lợi ích của bên kia. Họ sử dụng các phương pháp, thái độ cứng rắn để đè
bẹp đối phương và đạt được thắng lợi. Nhà đàm phán tập trung bảo vệ lập trường của
mình, gây sức ép buộc đối phương nhượng bộ. Thông thường, những nhà đàm phán
này sẽ sử dụng phương pháp đàm phán kiểu “thắng – thua”, mục tiêu cao nhất là bắt
đối phương đồng ý với những ý kiến mà mình nêu ra. Người ta chỉ lựa chọn chiến lược
này khi mối quan hệ về thế và lực nghiêng hẳn về phía họ, hoặc do cá tính của họ thích
tranh đua, cũng có thể do lợi ích cá nhân hồn tồn đối lập nhau. Chiến lược này có thể
nhanh chóng đi đến thành cơng nhưng tiềm ẩn những nguy cơ trong quá trình thực
hiện hợp đồng do 2 bên ký và có thề dẫn tới thất bại nếu 2 bên cùng thực hiện chiến
lược này
5
lOMoARcPSD|12114775
1.4.2. Đàm phán kiểu mềm
Đây là kiểu đàm phán mà nhà đàm phán coi đối tác như bạn bè, chú trọng xây dựng
và duy trì mối quan hệ giũa hai bên. Người ta thường tỏ ra tin cậy đối tác, tránh đối lập
mà chịu nhường nhịn, đề xuất những ý kiến hợp lý hợp tình. Khi 2 bên cùng chọn
chiến lược này thì khả năng thành cơng là rất lớn, tốc độ đàm phán nhanh, quan hệ 2
bên duy trì tốt đẹp. Phương pháp thường được sử dụng trong trường hợp này là đàm
phán kiểu “thắng – thắng”. Tuy nhiên trường hợp gặp phải đối thủ áp dụng chiến lược
đàm phán kiểu cứng thì sẽ dễ bị thua thiệt. Chiến lược này thường được áp dụng khi
hai bên đã có sẵn mối quan hệ bạn bè tốt đẹp. Mặt khác cũng cần thận trọng với trường
hợp thái độ bên ngoài mềm dẻo nhưng mưu đồ bên trong lại khốc liệt
1.4.3. Đàm phán kiểu hỗn hợp
Nhà đàm phán chủ trương đối với cơng việc thì cứng rắn nhưng với con người thì
ơn hịa, tách rời cơng việc với con người. Chiến lược này vừa chú trọng lợi ích bản
thân, vừa chú ý tới lợi ích đối tác. Sử dụng chiến lược này phải coi đối tác như đồng
nghiệp để giải quyết cơng việc trên tinh thần bình đẳng, hợp tác cùng có lợi. Như thế
nhà đàm phán sẽ khơng dồn đối tác tới chân tường, và cũng không quá nhân nhượng
với đối tác. Sử dụng chiến lược này vừa nhắm mục đích lợi nhuận, vừa nhằm mục đích
giữ gìn mối quan hệ. Nhà đàm phán sẵn sàng nhân nhượng khi thấy cần thiết, tuy
nhiên cũng có thể sẽ rất kiên quyết khơng khoan nhượng, thậm chí cịn chuyển dần
sang chiến lược đàm phán kiểu cứng nếu thấy đối tác có ý định thỏa hiệp một vấn đề
nào đó. Kiểu đàm phán này thường được sử dụng khi hai bên cân sức cân tài. Tuy
nhiên phải quán triệt các nguyên tắc sau:
Tách riêng vấn đề con người và mâu thuẫn trong cơng việc
Tập trung vào các lợi ích chung, trên cơ sở đó mà thỏa thuận các lợi ích xung đột
Luôn biết tự kiềm chế, tôn trọng đối phương
Trên lý thuyết, khi hai bên có mối quan hệ cân bằng về thế và lực thì áp dụng chiến
lược đàm phán kiểu hỗn hợp; khi thế lực nghiêng hẳn về một bên thì có thể áp dụng
chiến lược đàm phán kiểu cứng; ngược lại khi hai bên có mối quan hệ bạn bè tốt đẹp
6
lOMoARcPSD|12114775
thì có thể áp dụng chiến lược đàm phán kiểu mềm. Tuy nhiên trên thực tế, việc đàm
phán ký kết hợp đồng mới chỉ là khởi đầu cho giao dịch mua bán, giao dịch chỉ có thể
đạt được kết quả tốt đẹp nếu hợp đồng được ký kết với các điều khoản chặt chẽ, đảm
bảo lợi ích cho cả hai bên. Một hợp đồng được ký nhờ áp lực của chiến lược đàm phán
kiểu cứng dễ dẫn đến đổ vỡ trong quá trình thực hiện hợp đồng. Vì buộc phải ký kết
một hợp đồng bất lợi nên bên chịu thiệt thịi trong đàm phán thường tìm mọi cách để
bù lại phần thua thiệt của mình. Điều này dễ dẫn đến những hành vi tiêu cực ngăn cản
việc thực hiện hợp đồng. Khi ấy dù bên chiếm ưu thế có đi kiện địi bồi thường thì
thực tế lại rơi vào một cuộc đọ sức mới, tốn kém thời gian và tiền bạc, khiến cho quan
hệ đơi bên hồn tồn tan vỡ. Xét từ góc độ ấy, chiến lược đàm phán kiểu cứng thường
chỉ thu được lợi ích trước mắt chứ khơng phải lợi ích lâu dài.
Mặt khác, trong kinh doanh ln xảy ra các rủi ro, điều đó thường khơng có lợi cho
những hợp đồng được ký kết trên tinh thần của chiến lược đàm phán kiểu mềm. Do
các chủ thể coi nhau như bạn bè nên đơi khi có một số chi tiết họ chủ quan bỏ qua.
Đến khi phát sinh tranh chấp thường thiếu cơ sở để giải quyết, gây ra sự mâu thuẫn,
làm tổn thương mối quan hệ bạn hàng.
Tóm lại trong kinh doanh, để đảm bảo cho hợp đồng được thực hiện suôn sẻ, hạn
chế tối đa các tranh chấp phát sinh, doanh nghiệp nên sử dụng chiến lược đàm phán
kiểu hỗn hợp, phối hợp giữa tấn cơng và phịng ngự để ký kết một hợp đồng chặt chẽ,
đảm bảo đơi bên cùng có lợi.
7
lOMoARcPSD|12114775
CHƯƠNG 2
NHỮNG NGUYÊN TẮC VÀ QUÁ TRÌNH
TRONG ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ
2.1. Những nguyên tắc trong đàm phán hợp đồng thương mại quốc tế
1. Muốn đàm phán thành công phải xác định rõ mục tiêu đàm phán một cách khoa
học, phải kiên định, khôn ngoan bảo vệ quyền lợi của mình, đồng thời phải biết ứng
phó một cách linh hoạt, sáng tạo trong từng trường hợp cụ thể.
Đàm phán là quá trình bàn bạc, thỏa thuận giữa các bên, nhằm đi đến ý kiến thống
nhất nên đàm phán là quá trình các bên đưa ra yêu cầu, chấp nhận nhượng bộ để nếu
thành cơng thì mỗi bên sẽ tiến hành kí hợp đồng nhằm đạt mục đích cho mỗi bên, chứ
khơng phải q trình mỗi bên khăng khăng bảo vệ quyền lợi của mình. Chính vì vậy,
muốn đàm phán thành cơng thì phải chuẩn bị cơng phu, kỹ lưỡng, xây dựng các mục
tiêu đàm phán khoa học, chuẩn bị những lập luận vững chắc để thuyết phục đối tác,
kiên định bảo vệ mục tiêu của mình.
Đồng thời người tham gia đàm phán phải nhanh nhạy, linh hoạt, phân tích và phát
hiện ra những phương án hay của đối tác, đem lại lợi ích lớn hơn cho các bên, trong
trường hợp này nên khôn khéo thay đổi, chấp nhận phương án của đối tác để đạt được
mục đích cuối cùng là cuộc đàm phán thành công tốt đẹp.
2. Phải biết kết hợp hài hoà giữa bảo vệ lợi ích của phía mình với việc duy trì và phát
triển mối quan hệ với các đối tác.
Đàm phán là quá trình trao đổi, thảo luận, thuyết phục giữa các bên mà giữa họ có
các điểm chung nhưng đồng thời cũng có những điểm bất đồng, để mở rộng phần điểm
chung và thu hẹp phần bất đồng nhằm đi đến ý kiến thống nhất. Nếu như không bên
nào chịu nhượng bộ bên nào mà chỉ quan tâm đến lợi ích của mỗi bên thì sẽ khơng kí
được hợp đồng. Đàm phán thành cơng, kí được hợp đồng tức là vừa giữ được mối
quan hệ vừa phải giữ được lợi ích của các bên nên đàm phán là quá trình thống nhất
giữa các mặt “hợp tác” và “xung đột”. Trong đàm phán, phải tránh khuynh hướng:
đàm phán theo kiểu quá “mềm”, chỉ chú trọng giữ mối quan hệ của hai bên mà khơng
quan tâm đến lập trường của mình, dẫn đến việc bị đối phương chèn ép, đi từ nhượng
8
lOMoARcPSD|12114775
bộ này đến nhượng bộ khác, cuối cũng phải chịu thiệt thịi mặc dù đã kí được hợp
đồng. Ngược lại, cũng không nên quá “cứng”, khăng khăng bảo vệ lập trường của
mình làm cho đàm phán tan vỡ, khơng kí được hợp đồng hoặc kí được hợp đồng
nhưng đối phương bị quá dồn ép đến nổi không thực hiện được hợp đồng. Đàm phán
theo kiểu “Nguyên tắc” chính là phương án tối ưu đồng thời thực hiện được cả hai mục
đích: bảo vệ được lợi ích của mình và duy trì, phát triển mối quan hệ với các đối tác
đàm phán.
3. Phải đảm bảo ngun tắc “Đơi bên cùng có lợi”
“Đàm phán không phải là một cuộc cờ, không nên quyết đấu một trân thắng thua,
đàm phán cũng không phải một trận đánh, phải tiêu diệt hoặc đặt đối phương vào đất
chết, mà đàm phán là một sự nghiệp đôi bên cùng có lợi”.
(Gerald I. Nierenberge)
Vì vậy, người đàm phán cần bảo vệ lợi ích của chính mình, trong phạm vi đã được
xác định có thể tìm kiếm được lợi ích nhiều nhất, mặt khác, bất kì người đàm phán nào
cũng thỏa mãn nhu cầu thấp nhất của đối phương. Nếu khơng làm được điều đó thì
đàm phán sẽ tan vỡ.
4. Đánh giá một cuộc đàm phán thành công hay thất bại không phải là lấy việc thực
hiện mục tiêu dự định của một bên nào đó làm tiêu chuẩn duy nhất, mà phải sử dụng
một loạt các tiêu chuẩn đánh giá tổng hợp.
Tiêu chuẩn thực hiện mục tiêu: đây là tiêu chuẩn đầu tiên để đánh giá một cuộc
đàm phán thành công hay thất bại. Muốn đánh giá được kết quả đàm phán trước hết
cần xem xét kết quả cuối cùng của đàm phán có đạt được mục tiêu ban đầu xác định
không? Mức độ thực hiện được là cao hay thấp?
Tiêu chuẩn tối ưu hóa giá thành - chi phí thấp nhất: tiến hành một cuộc đàm phán
phải có những chi phi nhất định, thơng thường, trong hợp đồng xuất khẩu có ba loại
chi phí sau:
Chi phí cơ bản: sự nhượng bộ để kí được hợp đồng = khoảng cách giữa lợi ích dự
kiến thu được với lợi ích thu được trong đàm phán.
Chi phí trực tiếp của đàm phán: chi phí nhân lưc, vật lực, tài lực và thời gian dành
cho đàm phán.
9
lOMoARcPSD|12114775
Chi phí cơ hội: mất cơ hội đầu tư kiếm lợi (kí được những hợp đồng khác).
5. Đàm phán là khoa học, đồng thời là nghệ thuật
Nếu như trước đây người ta cho rằng: đàm phán chỉ là một nghệ thuật, thì từ thế kỷ
XX trở về sau các nhà nghiên cứu cũng như các nhà đàm phán đều công nhận: đàm
phán là khoa học, đồng thời là nghệ thuật.
Trước hết, đàm phán là khoa học, khoa học về phân tích giải quyết một cách có hệ
thống, theo phương châm tìm giái quyết tối ưu cho các bên tham gia. Tính phân tích
nhằm giải quyết vấn đề trong đàm phán được thể hiện trong suốt quá trình đàm phán,
từ giai đoạn đàm phán cho đến giai đoạn kết thúc đàm phán. Tính hệ thống địi hỏi
phải có sự nhất qn trong suốt q trình đàm phán.
Đàm phán có thể được thực hiện theo mơ hình tuyến tính hay mơ hình vịng trịn,
mỗi mơ hình đều có nhưng ưu, nhược điểm riêng, nhưng dù thực hiện theo mơ hình
nào thì cũng chú ý đến việc phân tích, tính hệ thống, tính nhất quán.
Với tư cách là một khoa học theo đúng nghĩa của nó (khoa học là sự quan sát, nhận
biết, miêu tả, điều tra thực nghiệm và giải thích lý thuyết về các hiện tượng), đàm phán
liên quan đến nhiều ngành khoa học khác như luật, kế toán – tài chính, xác suất thống
kê, nhân chủng học, văn hóa học, nghệ thuật giao tiếp…nhằm giúp nhà đàm phán tìm
ra được “phần chung” của các bên đàm phán, trên cơ sở đó dự báo được kết quả đàm
phán và tìm được hướng đi thích hợp cho q trình đàm phán.
Đồng thời, đàm phán luôn là một nghệ thuật. Với tư cách là một nghệ thuật (nghệ
thuật là sự thao tác đến mức thành thục, điêu luyện một số nguyên tắc và phương pháp
trong một số lĩnh vực hoạt động nào đó của con người), đàm phán là chuỗi thao tác ở
mức nhuần nhuyễn các kỹ năng giao tiếp, trình bày, thuyết phục, chấp nhận sự thuyết
phục, dẫn dắt vấn đề, khả năng sử dụng các kỹ xảo đàm phán một cách khéo léo, đúng
lúc, đúng cách mang lại hiệu quả cao.
Nếu như chỉ đến thế kỷ XX đàm phán mới được cơng nhận là khoa học thì ngay từ
thời tiền trung cổ, khi giữa các bộ lạc người xuất hiện giao lưu và trao đổi hàng hóa,
đàm phán đã xuất hiện như một nghệ thuật. Muốn đạt đến trình độ nghệ thuật thì nhà
đàm phán trẻ phải ln nỗ lực học hỏi, rèn luyện, phấn đấu không ngừng.
10
lOMoARcPSD|12114775
Muốn nhiều tiền và vợ đẹp nhưng vẫn dửng dưng trước phụ nữ đẹp và tiền. Đó là
nhà đàm phán.
6. Đàm phán trong kinh doanh quốc tế là hoạt động giao lưu quốc tế, vì thế nó phụ
thuộc rất nhiều vào quan hệ chính trị và ngoại giao của các quốc gia có liên quan.
Khi đàm phán với cơng ty nước ngồi, bạn cần chấp hành tốt đường lối, chính sách
ngoại giao liên quan đến quốc gia đó. Đồng thời, cần tìm hiểu đường lối, chính sách,
hệ thống pháp luật, các chế độ quy định về hoạt động xuất nhập khẩu của nước đối
tác, để khơng vi phạm, để phịng ngừa rủi ro.
7. Đàm phán kinh doanh quốc tế phải lấy thương pháp quốc tế làm chuẩn và lấy quán
lệ quốc tế làm cơ sở. Vì thế các nhà đàm phán phải nắm vững tập quán, luật pháp
thương mại quốc tế, thơng thạo luật pháp của nước mình cũng như nước đối tác, hiểu
thấu đáo những qui định của các tổ chức kinh doanh quốc tế và pháp luật quốc tế.
Đàm phán quốc tế cần phải kiên trì theo đuổi ngun tắc bình đẳng, hai bên cùng có
lợi. ho dù làm ăn với nước nghèo hay giàu đi nữa, chỉ cần 2 bên có thành ý với nhau
thì phải coi như nhau, khơng phân biệt.
Tóm lại, là một nhà kinh doanh khi tiến hành đàm phán trong kinh doanh quốc tế
càng xác định chính xác các nhân tố ảnh hưởng đến quá trình đàm phán và ứng dụng
tốt các nguyên tắc trong đàm phán thì quá trình đàm phán sẽ thu được những thành
công nhất định. Trong cuộc sống hàng ngày, mỗi người chúng ta dù muốn hay không
muốn cũng vẫn là một nhà đàm phán. Nhưng để trở thành một nhà đàm phán giỏi địi
hỏi phải có khả năng, kiến thức, kinh nghiệm, phải học tập và phấn đấu khơng ngừng.
2.2. Q trình đàm phán hợp đồng thương mại quốc tế
Như đã phân tích, q trình đàm phán vừa là khoa học và vừa là nghệ thuật, do đó
nó diễn ra rất đa dạng, phong phú; tùy từng trường hợp mà nhà đàm phán có thể tiến
hành khác nhau.
Tổng quát, đàm phán có 3 giai đoạn:
Giai đoạn tiền đàm phán
Giai đoạn đàm phán
Giai đoạn hậu đàm phán
11
lOMoARcPSD|12114775
Chi tiết hơn, đàm phán gồm 5 giai đoạn:
Giai đoạn chuẩn bị
Giai đoạn tiếp xúc
Giai đoạn đàm phán
Giai đoạn kết thúc – ký hợp đồng
Giai đoạn rút kinh nghiệm
2.2.1. Giai đoạn chuẩn bị
Mọi cuộc đàm phán muốn thành cơng thì cần có sự chuẩn bị tốt những yếu tố cơ
bản sau:
2.2.1.1. Ngôn ngữ
Trước hết là tiếng mẹ đẻ. Tất nhiên khi con người ta sinh lên phải biết tiếng mẹ đẻ,
nhưng không phải ai cũng có thể nói tiếng mẹ đẻ một cách lưu lốt, khơng phải ai cũng
có khả năng dùng từ chuẩn xác, nói mạch lạc, rõ ràng và thuyết phục được. Đây cũng
có thể là kỹ năng trời phú nhưng đa phần nó cần được học hỏi và tơi luyện để có thể
trở thành một người có khả năng ngoại giao tốt.
Nếu khơng th thơng dịch viên thì u cầu tối thiểu là chúng ta đều phải có khả
năng sử dụng thành thạo ngơn ngữ thương mại tồn cầu – tiếng Anh, thêm nữa là tiếng
Pháp, Hoa... Yêu cầu về ngoại ngữ khơng có giới hạn, chúng ta biết càng nhiều càng
tốt nhưng phải lưu ý là ngôn ngữ dùng trong đàm phán là ngôn ngữ mà cả hai bên đều
sử dụng tốt.
Việc sử dụng thơng dịch viên hồn tồn khơng đơn giản, tuy nhiên nếu như tình thế
bắt buộc phải sử dụng phương án này thì chúng ta cần lưu ý những điểm sau:
•
Nói sơ lược trước với người phiên dịch về chủ đề của buổi đàm phán. Thậm chí
nếu đó là một cuộc đàm phán phức tạp thì chúng ta cần tập dượt lời nói của
mình với người phiên dịch trước khi đàm phán xảy ra.
•
Nói ngắn (khơng lâu hơn 1 – 2 phút), nói rõ và chậm để tránh tình trạng người
phiên dịch có thể dịch sai. Khơng dùng tiếng lóng/ tiếng địa phương.
•
Cắt nghĩa ý chính theo 2 – 3 cách khác nhau để chắc chắn rằng người phiên
dịch hiểu rõ nội dung đang được đề cập và cho phép họ ghi chú.
12
lOMoARcPSD|12114775
•
Khơng ngắt lời phiên dịch để tránh gây ra hiểu lầm.
•
Tránh dùng câu dài, phủ định hai lần nếu như có thể dùng câu khẳng định.
•
Diễn đạt rõ ý muốn nói, có thể dùng thêm ngơn ngữ cơ thể nhưng khơng nên
thể hiện thái q.
•
Khi nói thì nhìn đối tác chứ khơng nhìn người phiên dịch.
•
Viết ra những điểm cần thảo luận để có thể kiểm tra vấn đề kỹ càng hơn.
•
Cần có thời gian nghỉ giải lao để người phiên dịch được thư giản.
•
Nếu cuộc đàm phán kéo dài suốt ngày thì nên có hai phiên dịch để thay đổi cho
nhau.
•
Xác nhận bằng văn bản các điều đã được đồng ý sau khi đàm phán.
•
Sau mỗi cuộc họp nên khai thác thêm thơng tin từ người phiên dịch vì họ có thể
nghe được nhiều thơng tin từ phía đối tác. Đồng thời, chúng ta cần thông cảm
nếu như người phiên dịch có mắc sai lầm.
Ngơn ngữ cơ thể cũng được đánh giá là yếu tố vô cùng quan trọng đối với việc đàm
phán, một loại phi ngôn từ nhưng lại cung cấp thông tin một cách chắc chắn về những
gì mà người ta đang suy nghĩ. Hiểu được ngơn ngữ cơ thể là một việc khó khăn. Điều
tốt nhất khi chúng ta khơng hiểu gì về ngơn ngữ cơ thể là hãy đừng cố tình thể hiện nó
theo cách nghĩ của riêng mình. Chẳng hạn, biểu tượng hình chữ V (ngón tay trỏ và
ngón giữa) mình có thể hiểu là số 2 (người Mỹ cũng nghĩ vậy), nhưng đối với người
Anh/ Úc thì nó có nghĩa là “đồ chó chết”. Hoặc biểu tượng ngón tay cái và ngón trỏ
làm thành chữ O thể hiện “Okay” đối với người phương Tây, nhưng lại mang nghĩa là
“Tiền” đối với người Nhật. Vì vậy, khi bàn về chuyện làm ăn với người Nhật mà
chúng ta ra hiệu “Okay” thì họ nghĩ rằng bạn đang hối lộ họ đấy.
Việc hiểu được ngôn ngữ cơ thể cũng giúp nhà đàm phán bỏ những thói quen
thường ngày của họ mà vơ tình cử chỉ ấy mang ý nghĩa khơng hay cho lắm. Có nhiều
người có thói quen đưa tay sau gáy, hoặc sờ mũi khi đang nói; điều đó chỉ cho đối tác
thấy rằng bạn khơng hề chắc chắn với những điều mình đang nói hoặc bạn đang nói
dối họ.
2.2.1.2. Thơng tin
13
lOMoARcPSD|12114775
Có câu: “Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng”. Để vận dụng thành cơng kỹ năng
này thì thơng tin là một yếu tố quyết định, người nắm thông tin nhanh nhất và chính
xác nhất sẽ ln là người chiến thắng.
Thông tin cần thu thập để phục vụ cho cuộc đàm phán rất phong phú:
Thơng tin về hàng hóa
Tìm hiểu kỹ những mặt hàng dự định kinh doanh về tên gọi, giá trị, cơng dụng,
các tính chất cơ lý hóa... Yêu cầu của thị trường đối với những mặt hàng đó
như: quy cách, phẩm chất, bao bì, cách trang trí bên ngồi, cách lựa chọn, phân
loại…
Nắm vững tình hình sản xuất các mặt hàng đó như: thời vụ, khả năng về nguyên
vật liệu, tay nghề công nhân, công nghệ sản xuất…
Nghiên cứu chu kỳ sống của sản phẩm để lựa chọn thời điểm và đối tác kinh
doanh thích hợp.
Nghiên cứu giá cả của các cơng ty cạnh tranh.
Xem xét đến tỷ suất ngoại tệ của các mặt hàng:
•
Nếu hàng xuất khẩu: tỷ suất chính là tổng chi phí bằng tiền Việt Nam để thu
được một đơn vị ngoại tệ.
•
Nếu hàng nhập khẩu: tỷ suất chính là số tiền Việt Nam thu được khi phải chi
một đơn vị ngoại tệ để nhập khẩu.
Thông tin về thị trường
Những thông tin cơ bản về đất nước, con người, tình hình chính trị, xã hội: diện
tích, ngơn ngữ, địa lý và khí hậu, các trung tâm cơng nghiệp và thương mại chủ
yếu, chế độ chính trị, luật pháp, các chính sách kinh tế và xã hội, thái độ chính
trị đối với quốc gia của mình…
Các thơng tin cơ bản của thị trường: đồng tiền trong nước, tỷ giá hối đối và
tính ổn định của chúng, cán cân thanh tốn, dự trữ ngoại tệ: tình hình nợ nần,
tổng sản phẩm quốc dân, thu nhập quốc dân bình quân đầu người, các chỉ số về
bán buôn, bán lẻ, tập quán tiêu dùng, dung lượng thị trường…
Cơ sở hạ tầng: đường sá, cầu cống, bến phà, bến cảng, sân bay, các phương tiện
giao thông, hệ thống thông tin liên lạc, bưu chính…
14
lOMoARcPSD|12114775
Chính sách ngoại thương: tìm hiểu xem các nước đó có là thành viên của tổ
chức thương mại nào không: Tổ chức Thương mại Quốc tế WTO, khu vực mậu
dịch tự do AFTA…? Các mối quan hện buôn bán đặc biệt, chính sách kinh tế
nói chung, chính sách ngoại thương nói riêng (các chế độ ưu đãi đặc biệt, hàng
rào thuế quan, hạn ngạch…).
Tìm hiểu hệ thống ngân hàng, tín dụng.
Điều kiện vận tải và giá cước.
Thơng tin về đối tác
Thực lực của đối tác: lịch sử của công ty, ảnh hưởng của công ty trong xã hội,
uy tín, tình hình tài chính, mức độ trang bị kỹ thuật, số lượng, chất lượng,
chủng loại sản phẩm, định hướng phát triển trong tương lai…
Nhu cầu và ý định của đối tác: tại sao họ lại muốn hợp tác với ta? Nguyện vọng
hợp tác có chân thành hay khơng? Họ có nhiều đối tác khác hay khơng?
Lực lượng đàm phán của họ: Đoàn đàm phán gồm những ai? Địa vị, sở thích,
tính cách từng người? Ai là người có quyền quyết định trong số đó để tìm hiểu
thật kỹ về người này.
Bên cạnh đó, “Biết người” thì cũng cần phải “Biết ta”, chúng ta cần nắm vững:
- Thơng tin của chính cơng ty mình. Sẽ trở nên vơ nghĩa khi chúng ta tìm hiểu thơng
tin của đối tác mà khơng có sự so sánh nào với chính bản thân mình. “Biết nhiều
khơng bằng biết điều” hay “Yếu mà cịn ra gió”, những câu nói này rất đúng nếu
chúng ta là kẻ yếu thế hơn so với đối tác. Hãy tìm những điểm mạnh hơn của chúng ta
so với đối tác và phát huy điểm mạnh đó tối đa.
- Thơng tin về cạnh tranh trong và ngồi nước: quy mô, chiến lược kinh doanh, tiềm
lực, thế mạnh, điểm yếu…
- Dự đoán xu hướng biến động giá cả trên cơ sở phân tích tình hình cung cầu, lạm
phát, khủng hoảng…
2.2.1.3. Năng lực của người / đoàn đàm phán
Chuẩn bị năng lực cho từng chuyên gia đàm phán
Chuẩn bị về kiến thức: Kiến thức cần được trang bị cho chuyên gia đàm phán là
mối tổng hòa các kiến thức về:
15
lOMoARcPSD|12114775
•
Thương mại
•
Luật
•
Ngoại giao
•
Tâm lý
•
Ngoại ngữ, đặc biệt là Anh văn
•
Khả năng sử dụng mạng internet như một công cụ đắc lực phục vụ cho đàm
phán.
•
Các kiến thức khác: kỹ thuật, văn hóa…
Chuẩn bị về phẩm chất tâm lý: Chuyên gia đàm phán giỏi là người biết kiểm
soát và biểu hiện tâm lý tốt.
Chuẩn bị về kỹ năng đàm phán:
Ở nội dung trước, nhóm đã trình bày về những tiêu chuẩn của một nhà đàm phán
giỏi. Có thể nói ngắn gọn về kỹ năng cần trang bị cho người đàm phán gồm hai ý:
•
Khả năng sử dụng ngơn ngữ tốt: diễn đạt được ý mình muốn nói để những
người trong đồn đàm phán hiểu rõ ý mình, biết cách dùng từ chuẩn xác, rõ
ràng, trước là sử dụng tốt tiếng mẹ đẻ sau là thành thạo các ngoại ngữ thích
hợp.
•
Kỹ năng giao tiếp tốt:
-
Kỹ năng lắng nghe: đây là một kỹ năng vơ cùng quan trọng vì nó giúp cho
chúng ta có được rất nhiều thơng tin. Một nhà đàm phán giỏi thường nghe
nhiều hơn là nói.
-
Kỹ năng đặt câu hỏi: giúp chúng ta làm rõ vấn đề hơn.
-
Kỹ năng diễn thuyết: truyền tải chính xác ý mình muốn nói.
-
Kỹ năng giao dịch bằng thư từ.
-
Kỹ năng xã giao thông thường: chào hỏi, trao nhận danh thiếp, nhận điện
thoại.
Tổ chức đoàn đàm phán
Trong một cuộc đàm phán hợp đồng ngoại thương, đoàn đàm phán cần hội tụ
đủ chuyên gia ở cả ba lĩnh vực: pháp lý, kỹ thuật, thương mại, mà trong đó
chuyên gia thương mại giữ vị trí quan trọng nhất và thường là người trưởng
16
lOMoARcPSD|12114775
đoàn đàm phán. Nếu ba loại chuyên gia trên biết phối hợp ăn ý, nhịp nhàng thì
sẽ là tiền đề để đi đến ký kết một hợp đồng chặt chẽ, khả thi và hiệu quả cao.
Trong trường hợp thiếu một trong ba loại chuyên gia trên thì chúng ta có thể
chọn cách giải quyết là: “Thuê chuyên gia bên ngoài” hoặc “Nghiên cứu sau”
tùy điều kiện của từng thương vụ.
Thời gian và địa điểm đàm phán
- Thời gian:
Do sự khác biệt về múi giờ nên thời gian cần được sự thỏa thuận giữa hai bên để
thuận tiện cho đơi bên. Khơng ai có thể đàm phán vào tờ mờ sáng hoặc chập tối được.
Cách tốt nhất là hai bên lập và thống nhất lịch làm việc cụ thể, lưu ý là có thời gian
dự phịng để tránh tình trạng hết giờ mà vấn đề vẫn chưa được giải quyết.
Gửi lịch hẹn cho đối tác, thường thì trước 1 – 2 tuần. Tuy nhiên, cũng có một vài
đối tác muốn nhận lịch làm việc trước 3 – 4 tuần. Tùy từng trường hợp mà chúng ta
chủ động tiến hành.
- Địa điểm:
Địa điểm đàm phán phải đảm bảo tâm lý thoải mái và phù hợp cho cả hai bên. Nơi
diễn ra đàm phán phải được cách ly âm thanh với khơng gian bên ngồi. Khơng có q
nhiều cửa để thấy những sự việc đang diễn ra bên ngoài. Những yếu tố đó chỉ làm cho
họ khơng tập trung vào cơng việc mà thôi. Nên nhớ, 30 phút tập trung chúng ta có thể
giải quyết tốt cơng việc cịn hơn 45 phút mà chúng ta bị mất tập trung.
Địa điểm của buổi đàm phán có thể diễn ra tại nước chủ nhà, nước đối tác hoặc
nước thứ ba.
2.2.1.4. Trên cơ sở chuẩn bị chung đã được đề cập, trước khi tiến hành đàm phán cần
tiến hành kỹ những vấn đề sau
Thiết lập những mục tiêu cần thương lượng
- Xác định mục tiêu cần đạt được
Cuộc sống thật ý nghĩa khi chúng ta có mục tiêu để theo đuổi và phấn đấu vì nó,
điều này khơng ngoại lệ trong đàm phán. Chính sự khác nhau về “mục tiêu” là tiền đề
17
