GIÁO TRÌNH CHUYỂN DẠNG TÀI LIỆU pdf

GIÁO TRÌNH

CHUYỂN DẠNG
TÀI LIỆU

Mục lục

Vi phim và vi phiếu

Các nguồn thay thế sách hết bản và sách giòn bằng bản sao

Sao âm bản phim có tính lịch sử

Dễ dàng hơn với công nghệ số

sự cần thiết của công tác bảo quản trong một thế giới số







Giới thiệu
Trong khi người ta đang hô hào cổ vũ cho cuộc cách mạng số, bảo quản
bằng microfilm vẫn thầm lặng khẳng định vai trò chiến lược chuyển
dạng tài liệu để bảo quản được đánh giá cao và áp dụng rộng rãi. Tại sao
vậy?
Sự phổ dụng bền bỉ của việc bảo quản bằng vi phim chính là nhờ tính

thực tiễn của nó. Không giống như dạng số, vi phim là sản phẩm của một
loại công nghệ đã qua kiểm nghiệm và gần như ổn định, được điều chỉnh
bởi những tiêu chuẩn quốc gia được xây dựng rất kỹ lưỡng. Khi được
tạo ra và bảo quản theo những tiêu chuẩn này, vi phim có thể tự hào về
tuổi thọ lên tới hơn 500 năm. Một điều cũng cần lưu ý là trong khi các dữ
liệu số cần có một hệ thống truy hồi phức tạp để tiếp cận được kho dữ
liệu này thì vi dạng (vi phim và vi thẻ) có thể đọc được bằng bắt thường
nhờ sử dụng ánh sáng và phóng đại.
Phải thừa nhận là khả năng truy cập đối với các loại vi dạng kém xa so
với khả năng truy cập của công nghệ số. Tuy nhiên, vi dạng có thể nâng
cao khả năng truy cập thông tin mà nếu không có nó sẽ không thể có bởi
vì tài liệu gốc ở một nơi cách xa hoặc dẽ bị hỏng và/hoặc mất trong quá
trình thao tác. Vi dạng cũng không quá đắt để sản xuất hoặc sao chép.
Một dấu hiệu quan trọng khẳng định việc bảo quản bằng vi phim vẫn
tiếp tục cần thiết chính là vì nó vẫn đang được ủng hộ trên toàn quốc.
Viện Khoa học Nhân văn Quốc gia
Viện Khoa học Nhân văn Quốc gia (NEH) tiếp tục ủng hộ việc bảo quản
những cuốn sách và ấn phẩm nhiều kỳ giấy giòn bằng vi phim thông qua
Phòng Bảo quản và Truy cập.
Năm 1998, Quốc hội Mỹ cho phép NEH triển khai một dự án kéo dài hai
mươi năm nhằm bảo quản những nội dung học thuật của khoảng ba
triệu cuốn sách giấy giòn thuộc các kho tài liệu nghiên cứu trên khắp
nước Mỹ. Theo George Farr, Giám đốc Phòng Bảo quản và Truy cập
của NEH, tới nay đã có 72 thư viện và hiệp hội thư viện thuộc 42 bang
thamg gia vào nỗ lực hợp tác này. Khi dự án vẫn đang được tài trợ này
kết thúc, sẽ có khoảng 862.418 tài liệu sẽ được chụp vào vi phim.
Chất liệu phim
Trải qua nhiều năm, các vi dạng thường xuất hiện dưới nhiều chất liệu
phim khác nhau, bao gồm cellulose nitrate, cellulose acetate và polyester.
Vi dạng chất liệu cellulose nitrate, cũng giống như các loại phim cellulose

nitrate khác, khá dễ cháy, dễ thải ra những khí độc theo thời gian, và dễ
bị phân huỷ tự nhiên. Cho đến đầu những năm 1950, người ta đã ngừng
hoàn toàn việc sản xuất tất cả các phim chất liệu cellulose nitrate nhằm
mục đích thương mại.
Phim chất liệu cellulose acetate, được quảng cáo là loại phim an toàn và
không cháy, sẽ tiếp tục thoái hoá tự nhiên theo thời gian. Quá trình thoái
hoá bị đẩy nhanh khi phim chất liệu cellulose acetate không được bảo
quản hợp lý. Mặc dù rất nhiều vi phim acetate được sản xuất, loại phim
này không được chấp nhận là phương tiện bảo quản vi dạng.
Polyester là chất liệu phim duy nhất hiện được khuyến nghị sử dụng
trong bảo quản bằng vi phim. Vừa bền vừa ổn định, phim polyester đen
trắng có tuổi thọ lên tới trên 500 năm nếu bảo quản trong những điều
kiện phù hợp.
Các loại vi dạng
Vi dạng xuất hiện dưới một số loại định dạng. Những định dạng quen
thuộc nhất là loại phim cuộn 16mm hoặc 35mm và vi thẻ, trong đó vi thẻ
trong giống như một tấm thẻ bằng nhựa. Phim cuộn, dù loại 16mm hay
35mm, đều có thể cắt thành những đoạn ngắn và bảo quản trong các
"bao" sạch để tạo ra vi thẻ. Ba loại phim phổ biến nhất trong các bộ sưu
tập vi dạng là: bạc gelatin, diazo và có lỗ.
Phim chất liệu bạc gelatin (hay bạc halogen)
Loại phim này dựa trên công nghệ tương tự với công nghệ ảnh đen trắng
và loại vi dạng phù hợp nhất đối với mục đích lưu trữ. Hình ảnh được
tạo ra bằng cách để các hợp chất bạc nhạy sáng trong chất bắt sáng trên
phim ra ánh sáng. Hình ảnh cuối cùng được tráng bằng hoá chất, tuy
nhiên những hoá chất có khả năng gây hại được rửa sạch trong quá
trình xử lý. Bản phim bạc galetin gốc (master) hầu như luôn là ảnh âm
bản, tuy nhiên có thể nhân thêm các dương bản hoặc âm bản khác. Mặt
chứa chất bắt sáng của phim là mặt mờ, trong khi mặt không chứa chất
bắt sáng là mặt bóng. Các loại phim chất liệu bạc galetin hiện đại có tuổi

thọ rất dài khi được bảo quản ở điều kiện phù hợp và sử dụng bình
thường ở thư viện.
Phim diazo
Loại phim này chứa các muối diazonium trong lớp phủ ngoài kết hợp
các nốt liên kết chất nhuộm nhằm tạo ra màu sắc mạnh và dày đặc. Đưa
phim ra bức xạ cực tím (UV) sẽ làm cho các muối này phân rã và mất
khả năng kết nối. Trong quá trình diazo, phim được đưa ra phóng xạ
bằng cách in trực tiếp từ bản gốc. Các axít được sử dụng trong lớp phủ
ngoài nhằm ngăn cản phản ứng liên kết bằng cách đặt vào chất kiềm
mạnh (thường là a-mô-ni-ắc) và thuốc nhuộm hình thành trong những
vùng không bị kiềm. Hình ảnh được sao trực tiếp từ bản gốc. Phim diazo
có trên thị trường gồm nhiều loại mầu khác nhau, kể cả màu đen. Phim
này có thể làm trên cả hai loại chất liệu acetate hoặc polyester, mặc dù
polyester ngày càng phổ biến hơn nhờ sự ổn định và chống chịu được
những tác nhân của môi trường. Khả năng chống mờ phim phụ thuộc
vào việc lựa chọn muốn và nốt liên kết thuốc nhuộm; màu đen đòi hỏi
kết hợp các thuốc nhuộm. Phim diazo màu đen đã được xử lý trông
giống như phim bạc galetin nhưng bóng ở cả hai mặt. Phim diazo khá ổn
định nhưng rốt cuộc vẫn bị mờ, ngay cả trong bóng tối. Phim càng mờ
nhanh hơn khi để phim bị chiếu sáng kéo dài (chẳng hạn trong máy đọc
phim).
Phim có lỗ
Loại phim này tận dụng một thực tế là các muối diazonium tạo ra nitơ
khi các muối này phân huỷ dưới bức xạ cực tím. Trong phim có lỗ, lớp
muối diazonium phủ ngoài được kẹp giữa hai lớp nền. Phim được rọi
sáng thông qua in trực tiếp từ bản gốc, và hình ảnh được tạo thành bằng
cách hơ nóng tấm phim. Động tác này ngay lập tức làm mềm chất liệu
nền và khiến cho nitơ lan rộng tạo thành những bong bóng (hoặc lỗ
hổng) và những bong bóng này tồn tại khi phim được làm nguội. Thông
thường, chất cảm quang còn dư sau đó được khắc phục bằng cách đặt

phim dưới bức xạ cực tím, làm cho các muối diazonium phân huỷ hoàn
toàn. Ánh sáng tình cờ chiếu qua các vùng trắng của phim nhưng bị
phân tán và bị các bong bóng phản chiếu làm cho những vùng có lỗ hổng
trở nên dày đặc. Hình ảnh sẽ luôn thể hiện những vùng hơi nổi lên. Chất
liệu phim luôn làm bằng polyester bởi vì acetate không thể chịu được
nhiệt sử dụng trong quá trình xử lý. Phim có lỗ dễ bị hỏng do sức ép cơ
học vì sức ép này làm những bong bóng vỡ ra. Một đặc tính rất mong
manh khác của phim có lỗ là sự dịch chuyển của các bong bóng. ở nhiệt
độ cao chất liệu phim mềm đi cho phép khí chứa trong bóng bóng toả ra.
Khi các bong bóng lớn lên, chúng bị tan đi, để lại những đốm phim trắng
nơi mà hình ảnh trước đó vẫn còn nhìn thấy. Phim có lỗ có thể bị hư
hỏng ở nhiệt độ dưới 167°F, mức nhiệt độ cho phép đối với các máy đọc
phim theo Viện Tiêu chuẩn Quốc gia Hoa Kỳ; vì vậy cần phải lưu tâm
đặc biệt khi phim này được sử dụng bằng máy đọc phim.
Các loại vi dạng khác
Trong những năm gần đây, giới bảo quan ngày càng quan tâm hơn đến
các vi dạng màu và đều vi dạng có tông màu liên tục. Sau đây là tóm tắt
về những loại vi dạng này.
Vi phim màu và vi thẻ
Mặc dù có nhiều khả năng ứng dụng đối với các vi dạng màu, việc sử
dụng công nghệ này không thể thực sự được coi là chiến lược bảo quản
bởi vì tuổi thọ của phim màu 35mm còn lâu mới đạt được mục tiêu bảo
quản. Tuy nhiên, có một loại phim (dương bản) màu trong suốt là
Ilfochrome được coi là khá hứa hẹn đối với công tác bảo quản. Không
giống như các loại vi phim màu khác, những loại phim tạo ra hình ảnh
trong quá trình xử lý, loại phim này có các lớp màu được đặt trực tiếp
trên chất bắt sáng của phim. Kiểm nghiệm ở Viện Image Permanence
Institute (Rochester, New York) chỉ ra rằng tuổi thọ của thuốc nhuộm
rất cao - khoảng 300 đến 500 năm - khi phim được chiếu sáng. Tuy
nhiên, nghiên cứu cũng cho thấy chất liệu nền polyester của phim có thể

kém chống chịu được sự xuống cấp hơn so với một số chất liệu polyester
khác. Nhưng ngay cả như vậy, tuổi thọ của chất liệu nền có cũng thể đạt
tới 200 năm hoặc hơn. Chưa có kiểm nghiệm nào được thực hiện về độ
ổn định sáng (vốn rất quan trọng để dự đoán độ bền khi sử dụng).
Vi phim có tông màu liên tục
Chụp vi phim đen trắng có chất lượng tạo ra được âm bản có độ tương
phản cao và độ nét tuyệt vời đối với văn bản. Tiếc là, phim có độ tương
phản cao thông thường không thể bắt được một dải rộng những tông
màu xám; vì vậy, những gì thu nhận được ở độ nét của văn bản sẽ mất
khi tái tạo các ảnh chụp hoặc minh hoạ bán sắc. Vi phim có tông màu
liên tục cố gắng tái tạo dải màu xám tối đa mà không làm mất độ nét của
văn bản. Có rất nhiều các khác nhau để tạo ra vi phim có tông màu liên
tục. Chẳng hạn, một nhà cung cấp vi phim bảo quản sử dụng phim
Kodak 2470 để sao trực tiếp vi phim bạc galetin trong máy chụp và đặt
phim trong một thời gian dài dưới các đèn halogen (thời gian có thể dao
động). Một nhà cung cấp khác sử dụng phim Fuji SuperHR20 ở tốc độc
màn chập bình thường và thu được sản phẩm có tông màu liên tục chủ
nhiếu nhờ xử lý trong một máy tráng có độ tương phản thấp với tốc độ
xử lý chậm hơn bình thường. Trong cả hai trường hợp, một khoảng rộng
các tông màu xám có thể được bắt vào trong phim một cách hiệu quả.
Người phụ trách
Các tiêu chuẩn đối với vi dạng
Các vi dạng sử dụng để bao quản thông tin lâu dài đòi hỏi phải được sản
xuất cẩn thận, đồng thời phải được bảo quản và thao tác tốt trong những
điều kiện môi trường có kiểm soát. Những người phụ trách và quản lý
các kho tài liệu sử dụng vi dạng cần thiết lập những yêu cầu kỹ thuật để
đảm bảo rằng các nhà cung cấp bán cho mình loại phim đáp ứng được
các nhu cầu sử dụng và bảo quản của mình. Các tiêu chuẩn chung của
Viện Tiêu chuẩn Quốc gia Hoa Kỳ (ANSI)/Hiệp hội Quản lý Thông tin
và Hình ảnh (AIIM), cùng các yêu cầu kỹ thuật do Nhóm Các thư viện

Nghiên cứu (RLG) và Thư viện Quốc hội Mỹ xây dựng là những hướng
dẫn bổ ích. Mỗi đơn vị sẽ có những yêu cầu kỹ thuật khác nhau, tuy
nhiên những yêu cầu này cần phải được nêu rõ trong hợp đồng và được
theo dõi một cách có hệ thống nhằm bảo vệ chính những kho tài liệu
cũng như lợi ích của đơn vị.
Bộ tiêu chuẩn AIIM có thể tìm được trên mạng tại địa chỉ:

Kiểm soát chất lượng
Để đảm bảo rằng những yêu cầu cụ thể trong hợp đồng liên quan tới
chất lượng phim đã được đáp ứng, nhà cung cấp vi phim cần kiểm tra
thế hệ phim đầu tiên được xử lý, bao gồm: kiểm tra từng khuôn hình
một để phát hiện lỗi chụp phim (ví dụ, các vấn đề về độ nét, những hình
ảnh quá sáng hoặc thiếu sáng, v.v ), lỗi hiển thị (ví dụ, dấu vân tay, vết
xước, v.v ), những trang bị thiếu, và số điểm ghép nối trên từng cuộn
phim; kiểm tra độ phân giải sử dụng Chỉ mục Chất lượng hoặc phương
pháp kiểm tra độ phân giải hệ thống mô tả trong tiêu chẩu ANSI/AIIM
MS23-1998; các số độ mật độ, được hiểu theo những hướng dẫn trong Sổ
tay Bảo quan Vi phim của RLG; và kiểm tra bằng giấy kiềm xanh để thử
xem có chất thiosulfate dư không (xem tiêu chuẩn ANSI/NAPM IT9.1-
1996). Nhà cung cấp vi phim cũng cần lấy số đo mật độ phim trên tất cả
các bản sao thế hệ hai hoặc thế hệ ba nhằm đảm bảo sự tuân thủ đối với
các yêu cầu kỹ thuật, và đem tất cả các bản sao kiểm tra trong hộp sáng
để xem độ rõ ràng và tương phản. Kết quả của toàn bộ việc kiểm tra
chất lượng mà nhà cung cấp thực hiện cần được gửi lên cho đơn vị ký
hợp đồng theo mẫu báo cáo chất lượng.
Trách nhiệm kiểm soát chất lượng không nên chỉ coi là việc của nhà
cung cấp. Đơn vị cũng cần thực hiện việc kiểm tra riêng để khẳng định
sự tuân thủ các yêu cầu đặt ra trong hợp đồng. Một hướng dẫn hữu
dụng để thực hiện có thể tìm được tại Phụ lục 18 của Sổ tay Bảo quản Vi
phim của RLG.

Môi trường bảo quản
Nhiệt độ và độ ẩm tương đối
Nhìn chung, những yêu cầu đối với vi dạng giống như những yêu cầu đối
với tài liệu ảnh khác. Độ ẩm tương đối quanh năm thấp hơn 50% là phù
hợp đối với tất cả các loại phim. Đối với các phim bạc gelatin, độ ẩm
tương đối không nên vượt quá 40% nhằm giảm thiểu nguy cơ tạo ra các
vết ố rất nhỏ do ô-xy hoá bạc (đôi khi người ta gọi là "bệnh sởi"). Nhiệt
độ không nên vượt quá 70oF; nhiệt độ càng thấp càng tốt. Phim gốc nên
lưu trữ ở nhiệt độ cao nhất 65oF, độ ẩm tương đối cao nhất 35%, sai số
±5%. Các tiêu chuẩn ANSI/NAPM IT9.11-1993 và ANSI/PIMA IT9.2-
1998 có quy định về những điều kiện chính xác cho việc lưu giữ phim.
Nếu duy trì được giữ nhiệt độ thấp khi lưu trữ các kho tài liệu, và nếu
máy đọc phim được đặt ở bên ngoài khu vực kho, cần phải có thời gian
điều hoà lại nhiệt độ để phim đang lạnh ấm dần lên trước khi đưa vào
máy đọc. Đưa phim ngay từ nơi lạnh đến nơi ấm có thể làm cho nước tụ
lại trên bề mặt phim.
Các hệ thống hút ẩm nên là loại máy hút làm lạnh. Các hệ thống làm khô
có thể tạo ra các hạt bụi mịn có thể làm xước bề mặt phim. Các tủ dựng
có hệ thống sấy khô không nên dùng cho các kho vi dạng; độ ẩm tương
đối trong một hệ thống như vậy rất khó theo dõi và kiểm soát, và bụi có
thể làm xước bề mặt phim. Nếu việc làm ẩm là cần thiết để làm ổn định
những biến động trong môi trường lưu giữ, khí ẩm cần được phun từ
một hệ thống có nguồn nước không nhiễm bẩn. Các chất khống chế ăn
mòn được sử dụng trong rất nhiều hệ thống lớn có thể lưu lại các dư chất
có phản ứng ngược trong các tài liệu thư viện và lưu trữ. Phim đặc biệt
dễ nhạy cảm đối với các hư hỏng hoá học và ăn mòn từ nguồn hoá chất
này. Các khay nước hoặc dung môi hoá học không nên sử dụng trong các
chống ẩm.
Cũng giống như trường hợp của di vật khảo cổ bằng giấy, phải kiểm soát
được những biến động về nhiệt độ và độ ẩm tương đối mới bảo quản

được lâu dài. Độ ẩm tưởng đối và nhiệt độ đối với các kho vi dạng đang
sử dụng không nên dao động quá ±5%, và ±3% là thích hợp nhất. Bảo
quản dưới nhiệt độ càng lạnh và kiểm soát được độ ẩm tương đối càng
tốt thì tuổi thọ của phim càng dài.
Ô nhiễm
Các hạt bụi ô nhiễm trong không khí là nguồn dễ thấy nhất gây ra các
vết xước và ăn mòn đối với vi phim. Các phim bạc galetin đặc biệt dễ gặp
phải những tác hại này. Việc lau nhà, bao gồm cả hút bụi thường xuyên,
trong khu vực kho và khu vực sử dụng là rất quan trọng.
Các chất gây ô nhiễm dạng khí, ví dụ như ô-xít lưu hình hoặc ô-xít nitơ,
hơi sơn, a-mô-ni-ắc, peroxides, ô-zôn, và formaldehyde, làm hư hỏng cả
chất liệu nền nhũ tương trên bề mặt. Những chất ô nhiễm này có thể tạo
ra quá trình ô-xít hoá hoặc những tác động hãm gây ra những vết ố nhỏ
trên phim bạc gelatin; vì vậy phải lưu ý để giảm nguy cơ tác động của
những chất này. Không nên lưu trữ vi dạng ở gần các máy photocopy vì
chúng có thể là nguồn tạo ra ô-zôn. Vi dạng cũng nên di rời khỏi những
nơi đang được sơn; nên mở cửa và dùng quạt để gió lưu thông tốt, đồng
thời nên để sơn bám chắc trong 3 tháng trước khi đưa phim quay trở lại.
Không nên dùng giá gỗ hoặc tủ gỗ ở những nơi bảo quản các tài liệu vi
dạng có giá trị lâu dài.
Các phim diazo, phim có lỗ, phim bạc gelatin không nên cuộn vào trong
cùng một cuộn, không nên bọc trong cùng một bao, hoặc (lý tưởng nhất)
là không lưu trữ trong cùng một hộp. Hạn chế về không gian và việc truy
cập thường khiến cho việc dành riêng tủ để lưu giữ các loại phim khác
nhau là không thực tế, những lưu trong các cuộn riêng hoặc đặt trong
các bao đựng thẻ riêng nên luôn được áp dụng. Ngoài ra, các phim có lỗ
lâu năm có thể là một nguồn chứa axít gây hại. Những loại phim này nên
được tách biệt hoàn toàn với những loại phim khác và nên được sắp xếp
có hệ thống.
Sao thành nhiều bản

Mặc dù môi trường lưu giữ được kiểm soát hoàn hảo là lý tưởng, việc
sao thành nhiều bản vi dạng là giải pháp thực dụng đối với việc bảo quản
tài liệu lưu trữ. Phần lớn các kho tài liệu phim có giá trị lâu dài sử dụng
một hệ thống ba thế hệ phim để tạo ra sự linh hoạt trong các yêu cầu về
lưu giữ.
Bản gốc âm bản
Nên tạo ra bản phim thế hệ đầu (hay bản gốc âm bản) trên phim âm bản
bạc gelatin từ tài liệu gốc và xử lý theo các tiêu chuẩn được nêu trong bộ
tiêu chuẩn ANSI/AIMM MS23-1998. Đây là bản sao để lưu trữ và được
dùng để tạo ra một bản sao âm bản (xem phần dưới) để từ đó tạo ra thế
hệ các bản sao sử dụng. Bản gốc âm bản cần được lưu giữ ở một một nơi
khác nơi lưu giữ phim thế hệ hai và trong những điều kiện càng gần mức
lý tưởng càng tốt. Có một số kho lưu trữ cho thuê không gian để lưu giữ
vi phim. Nên lưu giữ tại những nơi này, nhưng người thuê phải chắc
chắn rằng những điều kiện lưu giữ tại nơi lựa chọn phải đáp ứng những
tiêu chuẩn của ANSI nêu trong tiêu chuẩn ANSI/NAPM IT9.11-1993.
Chỉ sử dụng bản gốc âm bản lần tiếp theo để tạo ra bản sao âm bản bị
mất do hư hỏng hoặc thảm hoạ.
Bản sao âm bản (hay bản in từ bản gốc âm bản)
Bản sao này luôn sử dụng loại phim bạc gelatin. Bản sao âm bản được sử
dụng để tạo ra các bản sao để sử dụng (xem phần dưới) để truy cập kho
tài liệu. Bản sao này cần được lưu giữ trong những điều kiện tốt nhất có
thể, bởi vì nó đóng vai trò như một bản gốc đang dùng, nhằm bảo vệ bản
gốc âm bản. Lý tưởng nhất là lưu giữ nó tách biệt về mặt vật lý với các
bản sao để sử dụng.
Các bản sao sử dụng (hay các bản sao phục vụ)
Bất cứ phương tiện lưu trữ hoặc định dạng nào đều có thể chấp nhận
được, và các ảnh tạo ra có thể là dương bản hoặc âm bản. Việc lưu giữ
và thao tác phù hợp sẽ kéo dài tuổi thọ của các bản sao sử dụng, nhờ đó
mà bảo vệ được những thế hệ trước của vi dạng.

Bao hộp đựng phim
Việc bao bọc các phim polyester cẩn thất là rất quan trọng vì, với những
công nghệ hiện có, rất khó có thể loại bỏ hoàn toàn các chất gây ô nhiễm
dạng khí. (Tuy nhiên, các loại phim acetate lâu năm có thể thải ra khí
axít axêtíc và vì vậy nên để thoáng khí hoặc bọc bằng giấy có lỗ thoát khí
nhỏ. Nếu các bản gốc âm bản buộc phải lưu giữ trong môi trường khó
kiểm soát, có thể đặt phim trong các hộp bằng sắc có nắp hoặc các hộp
nhựa trơ về mặt hoá học. Tài liệu của Kodak số D-31, Lưu giữ và Bảo
quản Vi phim (Công ty Kodak Eastman, Rochester, New York 14650) có
thể cung cấp những chỉ dẫn có giá trị về việc sử dụng các hộp có nắp.
Giải pháp này không phải là một liều thuốc tiên và cần phải sử dụng một
cách thận trọng. Các hộp phù hợp phải đáp ứng được những yêu cầu về
cấu tạo hoá học. Cũng cần phải kiểm tra phim thường định kỳ để đảm
bảo rằng phim không bị xuống cấp. Hướng dẫn kiểm tra phim bạc
gelatin có trong tiêu chuẩn ANSI/AIIM MS45-1990. Nếu không thấy
xuống cấp, có thể bỏ phim trở lại trong hộp. Phương tiện tối ưu để lưu
giữ phim gốc là sử dụng hộp đủ chất lượng bảo quản và đặt ở nơi có thể
kiểm soát được nhiệt độ và độ ẩm tương đối.
Các bao hộp đựng phim nên được chọn theo những hướng dẫn đã được
xây dựng trong lưu trữ và cần phải qua được tất cả các Kiểm tra Hoạt
tính ảnh như Viện Bảo tồn ảnh (Image Permanence Institute). Trung
tâm Bảo tồn Tài liệu Đông Bắc khuyến cáo rằng bao giấy nên được làm
từ giấy chất lượng cao, không chứa than chì, có đệm và trung tính. Hộp
đựng MicroChamber (do Công ty Conservation Resources International,
Inc., Springfield, bang Virginia sản xuất) được làm từ giấy bồi tẩm
zeolite có tác dụng trung hoà các chất ô nhiễm dạng khí. Sử dụng những
hộp này có thể tăng đáng kể tuổi thọ của phim trong những môi trường
bị ô nhiễm nặng do ô-zôn, peroxide, hoặc các hợp chất khác tấn công
phim; loại hộp này cũng có thể giúp làm chậm quá trình xuống cấp do
các hoá chất từ phim lâu năm không đủ chất lượng bảo quản thải ra.

Nếu độ ẩm tương đối của môi trường bảo quản ổn định và dưới 50%, các
bao đựng phim có đệm hiếm đặt ra nguy cơ đối với phim. Nên tránh sử
dụng keo dính bất cứ khi nào có thể. Các loại nhựa an toàn như
polyester, polyethylene, hoặc polypropylene có thể chấp nhận được, trừ
polyvinylchloride (PVC) hay vinyl. Vi thẻ cần được bọc sao cho mặt
phim chứa chất bắt sáng không chạm vào các mép trong của túi đựng để
tránh trầy xước; điều này cũng giúp chống bị bám keo dính ở các mép
gập của bao. Các cuộn vi phim cần được đóng từng hộp riêng, phim
được đặt ở tư thế cuộn và được giữ bằng một thẻ đủ chất lượng bảo
quản và được buộc bằng một sợi dây và dây thắt nút. Dây chun bằng cao
su chứa dư chất lưu huỳnh là nguồn gây hại cho phim và chất cảm
quang và vì thế không được sử dụng. Các tủ đựng bằng thép là phù hợp
nhất đối với việc lưu trữ phim, tuy nhiên các hộp đựng bằng nhựa trơ
cũng có thể sử dụng trong nội bộ thư viện. Tấm phân cách và biển ký
hiệu xếp giá không nên làm bằng chất liệu có độ pH trung tính. Không
được ép vi phim khi xếp giá, và sử dụng tấm phân cách để chống quăn.
Như đã nêu, các loại phim khác nhau cần được bảo quản trong các hộp
đựng khác nhau để tránh các tương tác hoá học. Các hệ thống sắp đặt
phim cần phải được thiết kế nhằm giảm thiểu thao tác và các tủ đựng
cần phải dễ dàng cho việc định vị và truy xuất thông tin. Sự sút giảm
chất lượng là không thể tránh khỏi đối với các kho tài liệu cũ, tuy nhiên
tốc độ và mức độ giảm sút có thể kiểm soát được.
Thao tác với phim
Người sử dụng bao giờ cũng nên đeo găng tay khi thao tác với các bản
gốc âm bản bởi vì các dầu chứa axít và vân tay có thể làm hỏng phim.
Tất cả các phim đều nên cầm bằng mép hoặc đầu phim. Mỗi lần chỉ nên
lấy một vi dạng ra khỏi vỏ bọc. Vi thẻ nên được đưa lại vào túi đựng
ngay sau khi sử dụng; phim cuộn cũng nên bỏ lại vào hộp ngay lập tức.
Ngoài ra, không nên cuộn phim quá chặt lên ống cuộn bởi vì điều này có
thể gây xước phim. Giáo dục nhân viên và độc giả thao thác đúng cách

đối với các vi dạng là rất quan trọng đối với tuổi thọ của phim.
Thiết bị
Sử dụng và bảo trì dễ dàng là yếu tố cần được quan tâm khi lựa chọn
thiết bị. Các máy đọc vi dạng thường thải ra nhiệt; các tiêu chuẩn của
ANSI quy định nhiệt độ trên mặt phim cao nhất cho phép là 167oF. Một
số phim diazo bị hỏng ở nhiệt độ này, và vì vậy tránh để các khu vực nhỏ
của phim (ví dụ một khuôn hình) bị nóng quá lâu. Như đã đề cập ở trên,
phim có lỗ có thể bị hỏng ở nhiệt độ dưới mức giới hạn nói trên của
ANSI, vì vậy phim này cần phải quan tâm đặc biệt. Nên tắt các máy đọc
vi dạng nếu bạn đọc không còn sử dụng máy.
Kích thước ống kính của máy đọc phim cần phải tính đến các tỷ lệ thu
nhỏ khi chụp phim. Trong chụp vi phim để bảo quản, hình ảnh thường
được thu nhỏ khoảng từ 8 lần đến 14 lần, vì vậy độ phóng đại của ống
kính cũng nên ở tỷ lệ tương tự. Các kính phóng to thu nhỏ cho phép thay
đổi độ phóng đại hiện cũng có bán trên thị trường.
Thiết bị cần được kiểm tra hàng tuần và được bảo trì hàng ngày. Thiết
bị bám bụi bẩn sẽ làm giảm chất lượng hình ảnh. Nên giao hẳn trách
nhiệm bảo trì máy cho một nhân viên và nhân viên này được đội ngũ kỹ
thuật của nhà sản xuất đào tạo. Bụi trên các tấm kính sẽ phóng to bởi
các ống kính của máy đọc. Bụi cũng có thể bám vào vi phim và có thể
làm mờ đi các chi tiết, thậm chí làm hỏng phim. Nên dùng vải phủ bụi
bất cứ khi nào máy đọc phim không sử dụng. Bụi bẩn có thể dầy lên ở
mép của các tấm kính cũng tạo ra một nguồn có thể gây xước phim. Vì lý
do này, các tấm kính và đỡ phim cần được lau chùi hàng ngày. Cũng nên
thiết lập một lịch thường xuyên đối với việc lau ống kính, gương chiếu,
và mặt mờ của màn hình hiển thị, nhưng công việc này cần được làm hết
sức cẩn trọng vì các bộ phần này có thể dễ bị hư hỏng và/hoặc bị làm
trông như bị vấy bẩn hoặc hoặc lấm chấm. Chỉ dẫn đối với việc bảo trì
thiết bị vượt quá phạm vi của bài viết này. Các chỉ dẫn chung được đề
cập trong bài viết Vi dạng trong các Thư viện của tác giả Francis

Spreitzer (xem danh mục tài liệu tham khảo dưới đây).
Lên kế hoạch phòng thảm hoạ
Lên kế hoạch phòng thảm hoạ cực kỳ quan trọng đối với các kho tài liệu
vi dạng. Vi dạng rất dễ bị hư hỏng khi gặp nước. Vi dạng phải được bảo
vệ trước nguy cơ lũ lụt hoặc vỡ ống nước. Một khi đã bị ướt, không được
làm khô tài liệu ở dạng cuộn hoặc trong bao đựng vì nó sẽ dính với nhau
và dính vào trong bao đựng. Vi dạng bị ướt phải được lấy ra khỏi bao
đựng. Phim cuộn phải được tháo ra để làm khôn phim. Làm khô bằng
không khí có thể chấp nhận được, nhưng hiệu quả nhất là trước đó tìm
một hiệu xử lý phim có thể cung cấp dịch vụ này khi tình huống khẩn
cấp xảy ra. Có thể làm khô vi thẻ bằng cách đặt mặt chứa chất bắt quang
hướng lên trên theo một lớp đơn hoặc treo lên dây ở phần mép không có
hình ảnh nào.
Diazo dễ bị lấm tấm nước và vì vậy nên sử dụng nùi cao su hoặc tấm vải
không có xơ để lau nước đọng trên phim.
Các vi dạng bị ẩm không nên làm lạnh hoặc làm khô ở nhiệt độ thấp vì
các lớp vi có thể rời nhau và khó có thể tránh được hư hỏng khi thao tác.
Nếu không thể làm khô vi dạng ngay lập tức bằng không khí, cần ngâm
vi dạng vào trong nước lạnh và sạch, sau đó gửi tới phòng ảnh để rửa và
làm khô một cách an toàn. Phải ngăn không cho nấm mốc phát triển trên
tất cả các loại phim. Phim diazo hoặc có lỗ bị mốc có thể lau bằng vải
không xơ hơi ẩm; nếu nấm nhiễm vào phim bạc gelatin, nên tìm kiếm sự
giúp đỡ của những nhà chuyên môn.
Lựa chọn nhà cung cấp vi dạng
Các công ty chụp vi phim thương mại thường không phải là lựa chọn
hiệu quả về mặt chi phí cho việc chuyển sách và tài liệu sang vi dạng.
Như đã nêu ở trên, mỗi đơn vị cần phải xây dựng những tiêu chuẩn cho
vi phim của mình, và những tiêu chuẩn này cần phải trở thành một phần
trong hợp đồng cung cấp dịch vụ. Tới thăm công ty cung cấp vi dạng là
một ý tưởng tốt dể đảm bảo rằng vấn đề kiểm soát môi trường, chống

cháy, quản lý cơ sở vật chất và an ninh đáp ứng nhu cầu của các kho tài
liệu sẽ được chụp phim. Điều này đặc biệt quan trọng trong việc tránh
hư hỏng đối tài liệu gốc, những tài liệu sau đó sẽ được trả về kho chứ
không phải bỏ đi.
Trong một số trường hợp, chọn một công ty cung cấp dịch vụ chụp phim
đặc biệt là phù hợp. Nhiều tài liệu được chụp phim bởi vì nó quá dễ hỏng
khi những nhà nghiên cứu sử dụng. Trong trường hợp đó, hoặc nếu đơn
vị muốn giữ nguyên các tài liệu đã đóng bìa ở nguyên hình dáng ban
đầu, thì nên cân nhắc lựa chọn một nhà cung cấp dịch vụ chụp phim đặc
biệt. Các công ty chụp vi phim thương mại số lượng lớn thiếu thiết bị,
thời gian và chuyên môn để có thể xử lý các tài liệu dễ hỏng mà không
gây hư hại cho giấy sách ròn hoặc bìa sách đã xuống cấp. Chi phí cho
dịch vụ đặc biệt có thể cao hơn, nhưng những tài liệu có tính khoả cổ có
giá trị hoặc những tài liệu gốc khó chụp (ví dụ: những sách bộ đóng chặt
và mép đóng hẹp hoặc những tài liệu mờ hoặc không có độ tương phản
phù hợp) có thể đòi hỏi phải chi tiêu như vậy. Nên liên hệ với một chuyên
gia về bảo quản để xin tư vấn.
Danh mục tài liệu tham khảo chọn lọc dành cho những người quản lý tài
liệu vi dạng
American National Standard for Imaging Materials Ammonia
Processed Diazo Film Specifications for Stability, ANSI/NAPM IT9.5-
1996.
American National Standard for Imaging Materials Processed Silver
Gelatin Type Black and White Film Specifications for Stability,
ANSI/NAPM IT9.1-1996.
American National Standard for Imaging Media Photographic
Processed Films, Plates, and Papers Filing Enclosures and Storage
Containers, ANSI/PIMA IT9.2-1998.
American National Standard for Imaging Media Processed Safety
Photographic Films Storage, ANSI/NAPM IT9.11-1993.*

Association for Information and Image Management. Practice for
Operational Procedures/Inspection and Quality Control of First-
Generation, Silver Gelatin Microfilm of Documents, ANSI/AIIM MS23-
1998 Revised.**
Association for Information and Image Management. Recommended
Practice for the Inspection of Stored Silver Gelatin Microforms for
Evidence of Deterioration, ANSI/AIIM MS45-1990.
Borck, Helga. "Preparing Material for Microfilming: A Bibliography."
Microform Review 14 (Fall 1985): 241-43.
Chace, Myron B. "Preservation Microfiche: A Matter of Standards."
Library Resources & Technical Services 35.2 (April 1991): 186-90.
Child, Margaret S. "The Future of Cooperative Preservation
Microfilming." Library Resources & Technical Services 29.1 (Jan
March 1985): 94-101.
Cox, Richard J. "Selecting Historical Records for Microfilming: Some
Suggested Procedures for Repositories." Library and Archival Security
9.2 (1989): 21-41.
Diaz, A.J., ed. Microforms in Libraries: A Reader. Westport, CT:
Microform Review, 1975, 443 pp.
Elkington, Nancy E., ed. RLG Archives Microfilming Manual. Mountain
View, CA: Research Libraries Group, 1994, 218 pp.
Elkington, Nancy E., ed. RLG Preservation Microfilming Handbook.
Mountain View, CA: Research Libraries Group, 1992, 203 pp.
Fox, Lisa L., ed. Preservation Microfilming: A Guide for Librarians and
Archivists, 2nd ed. Chicago: American Library Association, 1996, 394
pp.
Johnson, A.K A Guide for the Selection and Development of Local
Government Records Storage Facilities. New York: NAGARA, 1989.
Library of Congress. Specifications for the Microfilming of Manuscripts.
Washington, DC: Library of Congress, 1980, 21 pp.

McKern, Debra, and Sherry Byrne. ALA Target Packet for Use in
Preservation Microfilming. Chicago: American Library Association,
1991.
Preservation Microfilming: Planning & Production. Papers from the
RTSD Preservation Microfilming Institute, New Haven, Conn., April 21-
23, 1988. Chicago: Association for Library Collections & Technical
Services, ALA, 1989, 72 pp.
RLIN Preservation Masterfile. A CD-ROM listing of microfilmed books
and journals. Compiled from the RLIN database and others. Available
from Chadwick-Healey, Inc. for $750 a year; updated twice annually.
Recommended Practice for Operational Procedures/Inspection and
Quality Control of Duplicate Microforms of Documents and from COM,
ANSI/AIIM MS43-1998.
Recordak. Storage and Preservation of Microfilms. Kodak pamphlet no.
P-108. Rochester, NY: Eastman Kodak Company, 1985.
Reilly, James, et al. "Stability of Black-and-White Photographic Images,
with Special Reference to Microfilm." Abbey Newsletter 12.5 (July
1988): 83-87.
Saffady, William. Micrographic Systems. Silver Spring, MD: Association
for Information and Image Management, 1990.
Spreitzer, Francis, ed. Microforms in Libraries: A Manual for
Evaluation and Management. Chicago: American Library Association,
1985, 63 pp.
Spreitzer, Francis, ed. Selecting Microform Readers and Reader-
Printers. Silver Spring, MD: AIIM, 1983.
*American National Standards Institute, Inc., 11 West 42nd Street, New
York, NY 10036, (212) 642-4900.
**AIIM International, 1100 Wayne Avenue, Suite 1100, Silver Spring,
MD 20910-5603, (Toll Free) (888) 839-3165.
Nguồn cung cấp thiết bị

Danh sách này không chỉ giới hạn ở các nhà cung cấp được liệt kê, cũng
không đưa ra sự bảo lãnh nào đối với các nhà cung cấp đó. Chúng tôi chỉ
muốn đưa ra thông tin về một số nhà cung cấp và nhờ đó cơ quan bạn có
thể so sánh được giá cả và đánh giá đầy đủ các danh mục sản phẩm đang
có trên thị trường.
NEDCC có thể cung cấp một danh mục đầy đủ hơn về các nhà cung cấp.
Tham khảo các tài liệu hướng dẫn của NEDCC trên Website
hoặc liên hệ NEDCC để có được danh mục cập
nhật nhất bằng văn bản.
Conservation Resources International, Inc.
8000-H Forbes Place
Springfield, VA 22151
Toll Free: (800) 634-6932
storage enclosures, reel tags, etc.
Crowley Micrographics, Inc.
8601 Grovemont Circle
Gaithersburg, MD 20877-4199
Telephone: (301) 330-0555
microfilm cameras, etc.
The Foxx Group
P.O. Box 401
Topsfield, MA 01983
Toll Free: (800) 992-5010
storage enclosures, reels, etc.