QUY TRINH BIEU MAU THIET LAP CHUC NANG NHIEM VU SO DO TO CHUC
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (587.38 KB, 9 trang )
CƠNG TY ABC
Logo Cơng ty
QUY TRÌNH THIẾT LẬP
CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ & SƠ ĐỒ TỔ CHỨC
BIÊN SOẠN
XEM XÉT
Mã số:
ABC-HRD-006
Lần ban hành:
Hiệu lực:
Trang: 1/8
PHÊ DUYỆT
CƠNG TY ABC
Logo Cơng ty
QUY TRÌNH THIẾT LẬP
CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ & SƠ ĐỒ TỔ CHỨC
Mã số:
ABC-HRD-006
Lần ban hành:
Hiệu lực:
Trang: 2/8
I. MỤC ĐÍCH
Quy trình thiết lập cơ cấu tổ chức được ban hành nhằm hướng đến việc đạt được các mục tiêu chiến lược của
tổ chức thông qua quản lý vận hành tất cả các lĩnh vực chức năng trong tồn tổ chức một cách đầy đủ, đồng
bộ, thơng suốt, hiệu quả.
II. PHẠM VI ÁP DỤNG
Áp dụng cho Công Ty ABC và các công ty thành viên (sau đây được gọi chung là “Công ty”)
III. ĐỊNH NGHĨA VÀ CHỮ VIẾT TẮT
III.1 Định nghĩa
-
Cấp trên trực tiếp (CTTT): Là người quản lý trực tiếp của Nhân viên, được chỉ định chịu trách nhiệm
quản lý, hướng dẫn và giám sát Nhân viên trong bộ phận thực hiện nhiệm vụ được giao
-
-
Cấp trên (CT): Bao gồm người quản lý trực tiếp và các cấp trên của người quản lý trực tiếp.
Cấp có thẩm quyền cao nhất: Là người trực tiếp theo dõi, chỉ đạo và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt
động của các Đơn vị/ Lĩnh vực theo Bảng phân công Đơn vị/ Lĩnh vực phụ trách (cả trong và ngoài kế
hoạch), cụ thể:
+
TGĐ điều hành chung hoạt động của Phòng mua hàng, Phịng R&D, Phịng Dự án-Kỹ thuật
+
Phó Chủ tịch HĐQT – Điều hành VP. COO điều hành chung các hoạt động còn lại
Cấp khối: Là đơn vị chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Ban Tổng Giám đốc, bao gồm ít nhất 02 đơn vị cấp
Phòng trực thuộc. Các đơn vị trực thuộc này có chức năng khác nhau nhưng có mối tương quan với nhau để
thực hiện chức năng lớn hơn (Khối)
-
Cấp phòng: là đơn vị dưới cấp Khối, được chia thành:
+
Đơn vị cấp Phòng trực thuộc cấp Khối, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Phụ trách Khối;
+
Đơn vị cấp Phịng độc lập, khơng trực thuộc cấp Khối và chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ Ban Giám đốc
-
Cấp Bộ phận hay Tổ (Section): Là cấp đơn vị nghiệp vụ nhỏ nhất trong cơ cấu tổ chức của Cơng ty, trực
thuộc đơn vị cấp Phịng.
-
Chiến lược Cơng ty/ Khối: bao gồm tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi của công ty, chiến lược phát triển
kinh doanh, chiến lược phát triển chức năng.
-
Chức năng của Khối/phòng ban: là tập hợp các trách nhiệm chính (q trình thực hiện những hoạt động
nhằm đạt mục tiêu của một/một số công việc) thể hiện các mảng hoạt động lớn – chính của Khối/phòng ban,
bao gồm các nhiệm vụ nhỏ bên trong.
-
Nhiệm vụ: là những hành động cụ thể, thực hiện theo trình tự, quy tắc để đạt được kết quả mong đợi.
-
OGSM: viết tắt của bốn từ Objectives (Mục tiêu chính), Goals (Đích nhắm tới), Strategies (Chiến lược) và
Measurements (Đo lường); là công cụ giúp Công ty hoạch định mục tiêu, triển khai và kiểm soát chiến lược
-
Tái cấu trúc: là hoạt động chia tách, sáp nhập, tạo mới một hoặc nhiều chức năng thuộc Khối/phịng ban
trong cơng ty
CƠNG TY ABC
Logo Cơng ty
QUY TRÌNH THIẾT LẬP
CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ & SƠ ĐỒ TỔ CHỨC
-
Mã số:
ABC-HRD-006
Lần ban hành:
Hiệu lực:
Trang: 3/8
Band: cấp bậc tương ứng của mỗi vị trí cơng việc.
III.2 Chữ viết tắt
CTTT/CT+1
CNNV
HRBP/HCNS NM, TT
GĐ QTCLNNL
MTCV
SĐTC
TGĐ
:
:
:
:
:
:
:
Cấp trên trực tiếp/cấp trên kế tiếp
Chức năng nhiệm vụ
Đối tác nhân sự/Trưởng phòng hành chính nhân sự của nhà máy
Giám đốc Quản trị chiến lược nguồn nhân lực
Mô tả công việc
Sơ đồ tổ chức
Tổng Giám đốc
IV. TRÁCH NHIỆM THI HÀNH
-
Toàn thể nhân viên có trách nhiệm tn thủ các nội dung được trình bày trong Quy trình thiết lập cơ cấu tổ
chức hoạt động này.
-
Khối Hành chính – Nhân sự - Pháp chế có trách nhiệm hướng dẫn, đào tạo, giám sát việc thực hiện, kiểm
tra định kỳ/đột xuất để đảm bảo Quy trình thiết lập cơ cấu tổ chức hoạt động được tuân thủ. Trong trường
hợp cần thiết, báo cáo cho Ban điều hành các trường hợp vi phạm nghiêm trọng (có nhiều rủi ro cho công
ty).
V. NỘI DUNG
V.1 Quy định chung
V.1.1. Về việc xây dựng cơ cấu tổ chức hoạt động:
-
Bộ cơ cấu tổ chức hoạt động là bộ tài liệu cơ bản của mỗi Khối/phòng ban, bao gồm:
+
Chức năng nhiệm vụ của Khối/Phịng ban (theo mẫu SOP006.F01 Biểu mẫu trình bày chức năng nhiệm
vụ)
+
-
Sơ đồ tổ chức của Khối/Phòng ban (theo mẫu SOP006.F02 Biểu mẫu trình bày sơ đồ tổ chức)
Tất cả các đơn vị của Công ty (từ cấp Phòng trở lên) phải được xây dựng bộ cơ cấu tổ chức hoạt động
ngay từ khi vừa được thiết lập.
-
Quy ước khi mô tả chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị
+
Đối với đơn vị cấp Khối: Chức năng, nhiệm vụ của đơn vị cấp Khối là tổng hợp chức năng, nhiệm vụ
của tất cả đơn vị cấp Phòng trực thuộc và các chức năng nhiệm vụ khác theo phân cơng của Ban Giám
đốc.
+
Đối với đơn vị cấp Phịng: Chức năng, nhiệm vụ của đơn vị cấp Phịng được mơ tả trực tiếp, khơng nằm
ngồi Chức năng, nhiệm vụ của Khối mà phòng trực thuộc.
+
Đối với đơn vị cấp Tổ: Chức năng, nhiệm vụ của Tổ được thể hiện chung trong phần mô tả chức năng,
nhiệm vụ của đơn vị cấp Phòng quản lý trực tiếp.
-
Đối với cấp Khối/Phòng độc lập, việc xây dựng chức năng nhiệm vụ dựa vào các yếu tố đầu vào sau:
+
Chiến lược Công ty
+
Mục tiêu OGSM Công ty
CƠNG TY ABC
Logo Cơng ty
QUY TRÌNH THIẾT LẬP
CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ & SƠ ĐỒ TỔ CHỨC
+
Chiến lược phát triển chức năng của khối
+
Quy trình hoạt động cấp cơng ty
+
Các điều kiện khác có liên quan: quy định về pháp lý, xã hội…
-
-
Mã số:
ABC-HRD-006
Lần ban hành:
Hiệu lực:
Trang: 4/8
Đối với các Phòng ban trực thuộc khối, việc xây dựng chức năng nhiệm vụ dựa vào các yếu tố đầu vào
sau:
+
Chiến lược chức năng của Khối.
+
Chức năng nhiệm vụ của Khối
+
Quy trình liên Khối/ cơng ty
+
Mục tiêu OGSM của Khối/ phịng ban
+
Các điều kiện khác có liên quan…
Sơ đồ tổ chức của Khối/Phịng ban khơng nằm ngồi chức năng nhiệm vụ của Khối/Phịng ban đó.
-
Yêu cầu về số lớp quản lý trong bộ máy điều hành Công ty (Layers): Tổng số lớp quản lý trong tồn Cơng
ty là khơng q 06 cấp từ vị trí thấp nhất cho đến vị trí cao nhất trong bộ máy điều hành (vị trí Tổng Giám
đốc).
-
Yêu cầu về số nhân viên quản lý trực tiếp (Span of Control): Đảm bảo cấu trúc quản trị là mỗi vị trí quản
lý sẽ quản lý trực tiếp từ 03 đến 08 nhân sự khác (đối với lao động có chuyên môn nghiệp vụ) và quản lý tối
đa 30 nhân sự khác (đối với lao động phổ thông)
-
Khi chiến lược/mục tiêu hoạt động của Cơng ty/Khối/Phịng ban thay đổi hoặc có sự tái cấu trúc hoạt động
của Khối/Phòng ban để nâng cao hiệu quả, cơ cấu tổ chức hoạt động của Khối/Phòng ban phải được cập nhật
tương ứng.
-
Phòng Quản trị chiến lược nguồn nhân lực thực hiện rà soát và báo cáo định kỳ bộ cơ cấu tổ chức hoạt
động của các Khối/Phịng ban 02 lần/năm và có quyền u cầu Khối/Phịng ban bổ sung/cập nhật đầy đủ
theo tình hình thực tế.
-
Chức năng nhiệm vụ và Sơ đồ tổ chức của Khối/Phịng ban được ban hành cho tồn bộ nhân viên Công ty.
CƠNG TY ABC
Logo Cơng ty
Mã số:
QUY TRÌNH THIẾT LẬP
CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ & SƠ ĐỒ TỔ CHỨC
ABC-HRD-006
Lần ban hành:
Hiệu lực:
Trang: 5/8
V.1.2. Thẩm quyền phê duyệt:
STT
Hình thức
Trưởng
phịng
Phụ trách
Khối/Phịng
độc lập
HRBP
GĐ
QTCLNNL
P. TGĐ
NS
Cấp có thẩm
quyền cao
nhất
Đề xuất
Sốt
xét
Sốt xét
Sốt xét
Phê duyệt
1
CNNV/SĐTC
cấp Khối/ Đơn
vị cấp Phịng
độc lập
2
CNNV/SĐTC
cấp Phịng thuộc
Khối (nằm trong
định biên đã
được duyệt)
Đề xuất
Sốt xét
Sốt
xét
Sốt xét
Phê duyệt
3
SĐTC cấp
Phịng thuộc
Khối (ngồi
định biên*)
Đề xuất
Sốt xét
Sốt
xét
Sốt xét
Sốt xét
Phê duyệt
*Lưu ý: Tất cả các thay đổi trong sơ đồ tổ chức làm tăng số lượng định biên và/hoặc tăng chi phí nhân sự so với
ngân sách nhân sự đã được duyệt đều được xem là ngoài định biên.
V.2 Lưu đồ
CƠNG TY ABC
Logo Cơng ty
Mã số:
ABC-HRD-006
Lần ban hành:
QUY TRÌNH THIẾT LẬP
CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ & SƠ ĐỒ TỔ CHỨC
Hiệu lực:
Trang: 6/8
V.3 Diễn giải quy trình
Trách nhiệm
STT
1
2
3
4
Bước
cơng việc
Cung cấp
thơng tin
Thực hiện
cơng việc
Chịu
trách nhiệm
cuối cùng (*)
Thời
gian
thực
hiện
Diễn giải, Biểu mẫu
- Đối với CNNV/SĐTC cấp
Khối/ Đơn vị cấp Phòng độc
lập: Phụ trách Khối/Phòng độc
lập phụ trách soạn thảo/cập
nhật
CNNV/
SĐTC
(SOP006.F02).
- Đối với CNNV/SĐTC cấp
Phụ trách
Phòng thuộc Khối: Phụ trách
Phụ trách
Phụ trách
Khối/Phòng
Ngay khi Phòng trực thuộc Khối phụ
Soạn mới/Cập
Khối/Phịng
Khối/Phịng
độc
có nhu trách soạn thảo/cập nhật
nhật
độc lập/Phịng độc lập/Phịng
lập/Phịng
cầu phát CNNV (SOP006.F01)/ SĐTC
CNNV/SĐTC
trực thuộc
trực thuộc
trực thuộc
sinh
(SOP006.F02)
Khối
Khối
Khối
Lưu ý: Đảm bảo tính đầy đủ,
rõ ràng (tránh việc chồng
chéo, trùng lắp chức năng)
giữa các đơn vị và hướng đến
đạt được mục tiêu chiến lược
của công ty, đồng thời đảm
bảo phù hợp với ngân sách
nhân sự.
Soát xét các bản dự thảo theo
thẩm quyền soát xét phê duyệt
Theo Quy Theo Quy định Theo Quy định
01
quy định ở Mục V.1.2.
Soát xét
định tại V.1.2
tại V.1.2
tại V.1.2
ngày/cấp + Không đồng ý: Quay về
bước 1
+ Đồng ý: Đến bước 3
Phụ trách Khối/Phòng độc
lập/Phòng trực thuộc Khối
Theo chuyển tài liệu cho Phịng QA
Ban hành
Quy
sốt xét và trình duyệt ban
CNNV/SĐTC
trình
hành theo Quy trình kiểm sốt
Phịng
Phịng
theo Quy trình
HRMS
kiểm tài liệu và hồ sơ.
ban/HRBP
ban/HRBP
kiểm soát tài
soát tài Lưu ý: Việc ban hành CNNV/
liệu hồ sơ
liệu và SĐTC phải đi qua cấp soát xét
hồ sơ và phê duyệt theo quy định
này tại mục V.1.2 để đảm bảo
tài liệu hợp lệ.
Cập nhật Hồ
Sau khi SĐTC được ban hành
sơ nhân sự
chính thức trên hệ thống,
Phịng
trên hệ thống
HRMS
HRMS
1 ngày HRMS cập nhật lại “Hồ sơ
ban/HRBP
nhân sự
nhân sự” theo SĐTC được
HRMS
duyệt.
CƠNG TY ABC
Logo Cơng ty
Mã số:
Lần ban hành:
QUY TRÌNH THIẾT LẬP
Hiệu lực:
CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ & SƠ ĐỒ TỔ CHỨC
Trách nhiệm
Bước
công việc
STT
Cung cấp
thông tin
Thực hiện
công việc
Thời
gian
thực
hiện
Chịu
trách nhiệm
cuối cùng (*)
ABC-HRD-006
Trang: 7/8
Diễn giải, Biểu mẫu
Khối/phịng ban có tài liệu
được ban hành chuyển file
Khối/Phòn
5 Lưu hồ sơ
HRMS
HRMS
1 ngày
soft CNNV/SĐTC được
g ban
duyệt trên hệ thống cho
HRMS
(*) Người chịu trách nhiệm cuối cùng được hiểu là người có quyền cao nhất của Khối/Phịng ban được xác định
trong cột này.
VI. PHÒNG BAN ĐƯỢC BAN HÀNH
Tất cả Khối/Phịng ban thuộc Cơng ty ABC và các cơng ty thành viên.
VII. BIỂU MẪU ĐÍNH KÈM
STT
Tên biểu mẫu
Mã số
Thời hạn lưu hồ sơ
Nơi lưu
hồ sơ
Bản cứng
Bản mềm
1
Chức năng nhiệm vụ
SOP006.F01
HRMS
N/A
Lưu vĩnh viễn
2
Sơ đồ tổ chức
SOP006.F02
HRMS
N/A
Lưu vĩnh viễn
Tên công ty
[Logo]
CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ
<TÊN KHỐI/PHÒNG BAN>
Mã số: SOP006.F01
Lần ban hành:
Hiệu lực:
Trang:
CƠNG TY ABC
Logo Cơng ty
Mã số:
Lần ban hành:
QUY TRÌNH THIẾT LẬP
CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ & SƠ ĐỒ TỔ CHỨC
BIÊN SOẠN
ABC-HRD-006
Hiệu lực:
Trang: 8/8
XEM XÉT
PHÊ DUYỆT
NỘI DUNG THAY ĐỔI
Phiên bản cũ
Phiên bản mới
<Đề mục> [Nội dung cũ]
<Đề mục> [Nội dung mới]
A. CHỨC NĂNG
chỉ hành động, nên viết theo cấu trúc: TRÁCH NHIỆM + MỤC TIÊU + PHẠM VI HOẠT ĐỘNG>
B. NHIỆM VỤ
< Mô tả những hành động/thao tác cụ thể, hướng dẫn thực hiện HOẠT ĐỘNG theo trình tự, qui tắc, nguyên
tắc đảm bảo đạt kết quả mong đợi, đạt mục tiêu.
Mỗi câu cần mở đầu bằng các động từ chỉ hành động, nêu hoạt động, cuối câu hướng tới kết quả gì>
Tên cơng ty
[Logo]
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC
<TÊN KHỐI/PHỊNG BAN>
Mã số: SOP006.F02
Lần ban hành:
Hiệu lực:
Trang:
CƠNG TY ABC
Logo Cơng ty
Mã số:
Lần ban hành:
QUY TRÌNH THIẾT LẬP
CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ & SƠ ĐỒ TỔ CHỨC
BIÊN SOẠN
XEM XÉT
ABC-HRD-006
Hiệu lực:
Trang: 9/8
PHÊ DUYỆT
NỘI DUNG THAY ĐỔI
Phiên bản cũ
Phiên bản mới
<Đề mục> [Nội dung cũ]
<Đề mục> [Nội dung mới]
Ghi chú:
Báo cáo trực tiếp
Báo cáo gián tiếp
