Những bức tường trong phối hợp công việc pptx

Những bức tường trong phối hợp công việc

Một nhân viên trẻ đầy nhiệt huyết được giao nhiệm vụ tìm cách cải tiến dòng
công việc chưa hợp lý lắm tại doanh nghiệp. Để thực hiện bài toán được giao
rất ngắn gọn như vậy, anh ta bắt đầu bắt tay vào việc theo cách anh tự thiết
kế.
Trước hết là xây dựng một bản câu hỏi để sau khi thu thập các câu trả lời từ
các phòng ban sẽ phát hiện ra hướng cải tiến dòng công việc hiện hữu. Anh ta
hy vọng sẽ biết được những quan điểm khác nhau của các phòng ban về dòng
công việc đang tồn tại.

Theo quan điểm của người nhân viên đó thì nên bỏ đi các bức tường ngăn
cách các khu vực làm việc để tạo ra một không gian làm việc rộng mở hơn,
làm nền cho dòng công việc sẽ được cải tiến trong tương lai.

Anh ta nghĩ rằng việc bố trí thiết bị, máy móc trong không gian mới sẽ làm
cho dòng công việc không bị ngăn cách bởi các bức tường như bấy lâu nay.
Đó chính là điểm khác biệt mà anh muốn dùng các câu hỏi của mình để thu
thập ý kiến từ những người khác.

Anh ta đã dành nhiều thời gian để vẽ lại mặt bằng ở đúng nơi định đề xuất
dòng công việc mới. Mặt bằng được vẽ đúng tỷ lệ, nhưng các bức tường ngăn
cách không được vẽ ra vì anh muốn nhấn mạnh ý tưởng của mình.

Cuối cùng, bản câu hỏi kèm bản vẽ mặt bằng mới đó được gửi đến mọi
phòng ban để lấy ý kiến. Khi nhận về các phản hồi, chưa nói đến những ý
kiến cụ thể của các phòng ban, điều đáng chú ý là trong bản vẽ mặt bằng mới,
phần lớn các phòng ban đã vẽ thêm vào đó các bức tường ở đúng các vị trí
cũ.

Hóa ra, các bức tường không chỉ tồn tại nơi chúng đang có, mà còn tồn tại

trong suy nghĩ của rất nhiều người. Điều nan giải đối với anh ta là nên bắt
đầu phá bỏ những bức tường nào trước.

Có vẻ như tồn tại song song hai thế giới trong môi trường làm việc của người
nhân viên trong câu chuyện trên, một là những bức tường thật ngăn cách
không gian làm việc, một là những bức tường trong tư duy của đội ngũ nhân
viên làm việc trong môi trường đó.

Cho rằng những bức tường xây bằng gạch là “hình” và những bức tường
trong tư duy các nhân viên là “ảnh” thì anh nhân viên nọ phải nghĩ đến biện
pháp không chỉ phá bỏ “hình”, mà còn phải xóa đi cả “ảnh” nếu muốn thực
sự cải tiến dòng công việc trong công ty.

Câu chuyện kể này không có đoạn kết, nhưng có thể hình dung ra một đoạn
kết như sau: Anh nhân viên sau khi xử lý các ý kiến phản hồi của các đồng
nghiệp đã đứng ra trình bày những nhược điểm của dòng công việc hiện hữu
trước các phòng ban để mọi người cùng nhận ra những cách trở do cả “hình”
và “ảnh” gây ra.

Đến khi hầu hết mọi người nhận ra nhu cầu cần đổi mới dòng công việc theo
hướng gỡ bỏ các cách trở thì anh ta mới nêu ra phương án mới của mình, ở
đó những bức tường xây bằng gạch tất nhiên được gỡ bỏ.

Kết quả là dòng công việc mới được đa số chấp nhận và phát huy tác dụng
ngay sau khi được triển khai.

Có điều, việc gỡ bỏ các bức tường xây bằng gạch được mọi người xem như là
hệ quả đương nhiên của việc cải tiến dòng công việc.

Tại doanh nghiệp không phải chỉ có dòng công việc cần được cải tiến, mà

còn nhiều công việc khác cũng tương tự, nghĩa là khi cần đổi mới thì cũng
phải được tiến hành giống như cách làm nêu trên.

Những bức tường trong tư duy con người mới là cách trở lớn đối với sự
hợp tác liên phòng ban, do vậy nếu chỉ gỡ bỏ các bức tường xây bằng
gạch thì công việc chỉ được hoàn thành có một nửa, nửa còn lại nếu
không được xử lý rốt ráo thì hiệu quả của cố gắng đổi mới chẳng được là
bao.

Tất nhiên, không nhất thiết ai cũng chấp nhận đoạn kết như thế. Tùy theo tình
huống mà chúng ta sẽ nghiệm ra một đoạn kết khác cho câu chuyện kể trên,
vì bối cảnh công việc vốn rất đa dạng và khả năng chọn lựa giải pháp cũng
rất đa dạng.