Bộ 9 kỹ năng mềm chương trình hợp tác Việt Nam – Thụy Sỹ– P. 6 Áp dụng những thay đổi doc

DONG HOI URBAN DEVELOPMENT PROJECT COOPERATION SWITZERLAND-VIETNAM
D ÁN PHÁT TRIN Ô TH NG HI HP TÁC VIT NAM-THY S











TRUNG TÂM PH BIN KIN THC
D ÁN PTTH




6. Áp dng nhng thay đi

Tháng 11, 2003









Da theo “Dn dt thay đi” ca John Kotter
Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 6. Áp dng nhng thay đi
ÁP DNG NHNG THAY I

S phát trin ca mt quc gia thng gp phi rt nhiu tr ngi
và tr ngi này đc gii quyt thông qua nhng thay đi trong cách
suy ngh, thái đ và hành đng. Cuc sng rt thú v vì nó luôn thay
đi phng hng và mc tiêu. Nhng thay đi này không th tránh
khi nu chúng ta mun có nhng điu tt đp hn trong cuc sng
riêng t hay trong ngh nghip.

Trong tài liu này, bn s hc đc cách áp dng nhng thay đi
bn vng trong t chc bn thông qua qui trình 8 bc d thc
hin.

1. Các yu t to nên nhng thay đi



Trình đ k thut lc hu và nhu cu ci tin k thut


Áp lc thay đi k thut có th xut phát t bên ngoài di
hình thc phát trin công ngh mi hoc yêu cu t phía cng
đng đòi hi phi có nhng dch v tt hn và nhanh hn.
Sc ép v chính ph đin t không ch bao gm vic áp dng
nhng công ngh mi mà còn nhng k thut mi.  s
dng máy tính đòi hi có phng pháp t duy và làm vic
mi.  mc đ cao nht, vic áp dng công ngh thông tin có
th đòi hi mt c cu t chc mi. Mt khi h thng qun lý
không theo kp nhng tin trin thì vic áp dng các k thut
mi s không thành công.

D án Phát trin ô th ng Hi 1
Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 6. Áp dng nhng thay đi
Các s kin Chính tr và Xã hi

Có rt nhiu thay đi nm ngoài tm kim soát ca t chc
bn nhng bn buc phi đáp ng. Nhng đo lut, ngh đnh
và qui đnh mi, rà soát li chc nng hay c cu li t chc
đòi hi phi thng xuyên đnh hng li chin lc và vn
dng.

Tng cng tính kt hp và chuyên môn hoá ca t chc
bn

Tt c các lnh vc công vic ca bn đang thay đi trit đ.
Các nhân t nh thông tin liên lc nhanh hn, các nhà đu t
ngày càng đòi hi cao hn và sc ép ngày càng ln t phía
cng đng, v.v buc bn phi bt kp vi nhng thay đi đó.
Cán b công chc đang dn tr thành nhng chuyên gia trong
lnh vc ca h trong khi đó các viên chc cp cao đang dn
tr thành nhng nhà qun lý doanh nghip, gii quyt các
quan h xã hi, các thách thc tài chính, các vn đ v nhân
s và còn nhiu thay đi không bao gi ngng.

K nng ca cán b nhân viên đc nâng cao


Cán b nhân viên mun đt đc s hài lòng trong công vic

và mun đc giao nhim v có th thách cao hn thì h cn
có c hi phát trin trong chính t chc ca h. Trong phm vi
ngh nghip, nhng thay đi có th là các c hi thng tin.
T chc ca bn cn có s linh hot đ ngn nga nhng
nhân viên có k nng tt chuyn sang làm cho mt t chc
khác.


D án Phát trin ô th ng Hi 2
Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 6. Áp dng nhng thay đi
2. Các loi hình thay đi

Nhng thay đi có th phân thành 4 loi:
• Nhng thay đi trong lnh vc công ngh,
• Sn phm hoc các dch v,
• Nhng thay đi hành chính: c cu, chính sách, ngân
sách, nhân s, v.v ,
• Thái đ con ngi: mong đi, hành vi ng x, vn hoá t
chc, v.v

3. T chi nhng thay đi


Mt vài lý do gii thích ti sao mt s áp lc thay đi có th b
t chi, và trong mt s trng hp vic thc hin các thay
đi s phi đc lên k hoch cn thn và các nhu cu ca
mi ngi phi đc cân nhc.
• S t chi thay đi có th xy ra đi vi mt s ngi
đang thc hin công vic có li đi vi các mc tiêu và u
tiên ca h. H s xem thay đi là mt mi đe do.

• Tng t nh th, mt khi ai đó thành tho công vic và
kim soát đc công vic và đm trách đc trách nhim
tt, t bn thân h s có th có cm giác tng đi an
tâm. Và h s xem s thay đi là mt mi đe do đi vi
s an toàn ca bn thân và ca chính t chc h.
• i vi nhng ni các chính sách c th, các kiu hành vi
ng x và cách thc thc hin công vic đc chp nhn
trong thi gian lâu dài và đã tr thành mt phn ca vn
hoá t chc thì đòi hi phi cn thn khi thc hin s thay
đi.
• Mt vài ngi lo s v nhng gì mà h không bit,
D án Phát trin ô th ng Hi 3
Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 6. Áp dng nhng thay đi
• Bn thân t chc có th chng li các áp lc bên ngoài
nu s thay đi đòi hi ngun đu t đáng k,
• S t chi có th xy ra nu đ ngh thay đi có sai sót và
đim yu.

4. Bin pháp khc phc


• Giáo dc và truyn thông giúp mi ngi hiu đc lô-
gíc và nhu cu thay đi,
• Thu hút mi ngi tham gia và góp phn vào vic hình
thành và phác tho k hoch thay đi,
• To điu kin thun li và h tr thông qua công tác đào
to hoc tp hun,
• àm phán và tho thun thng đc gn lin vi các
hình thc đng viên và khen thng,
• Vn đng vi mc đích to nh hng đi vi mi ngi

bng cách s dng có chn lc nhng bin pháp v thông
tin và t chc các hi tho,
• Công khai hoc ngm ngm ép buc s ch có tác dng
nht thi ch không mang li kt qu lâu dài.

5. Qui trình 8 bc


Bc 1: Hình thành nên ý thc cp thit thay đi


Mt t chc bt kì có th ngh rng h đang thc hin đúng
công vic và h không cn có s thay đi nào. ây là mt
trong nhng lí do gii thích cho tình trng t bng lòng v mt
t chc. Các nguyên nhân khác:
• Không có khng hong nghiêm trng,
D án Phát trin ô th ng Hi 4
Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 6. Áp dng nhng thay đi
• Tiêu chí chung cho thc hin công vic thp,
• Các mc tiêu chc nng đt ra cho nhân viên hn hp,
• H thng đánh giá thc hin công vic có sai sót,
• Thiu s kim tra cht lng công vic,
• Vn hoá đng đu vi th thách yu,
• Không có mc tiêu tài chính rõ ràng,
• Các nhà qun lý quá hài lòng vi hin ti.

Vic to ra nhn thc v s cp thit thay đi thng đòi hi
có nhng hành đng táo bo thm chí mo him và thng
gn vi s lãnh đo gii. Chúng ta bit rng trong mt môi
trng vn hoá t chc to ra cm giác rng mi th đu

trong tm kim soát thì vic to ra ý thc v s cp thit thay
đi là đc bit khó khn.

Chúng tôi đ xut sau đây mt vài bin pháp tng mc đ cp
thit:
• Thc hin cuc kim tra t bên ngoài,
• So sánh t chc ca bn vi mt t chc tng t hot
đng có hiu qu hn,
• t ra các mc tiêu hoàn thành công vic cao hn đ h
không th đt đc,
• Nhn mnh rng mi ngi s chu trách nhim đi vi
nhng yêu cu cap hn đi vi công vic ch không đn
thun da trên nhng chc nng hn hp,
• Không giu gim nhng tin xu v s đánh giá ca công
dân và đi vi công vic,
• Cn tip xúc nói chuyn vi nhng ngi hoc các bên
liên quan không hài lòng,
D án Phát trin ô th ng Hi 5
Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 6. Áp dng nhng thay đi
• Thúc đy tho lun ci m và trung thc trong các cuc
hp,
• Thông báo vi mi ngi v nhng c hi trong tng lai
và phn thng liên quan đn h và vi kh nng hin ti
thì không th nm bt đc các c hi đó.

Bc 2: To ra s ch đo liên kt


Có th thc hin thay đi thông qua mt Nhóm hoc t công
tác th hin 4 đc đim chính sau:

• Quyn lc đy đ,
• Trình đ chuyên môn phi tng ng vi công vic hin
ti,
• Uy tín ca nhóm phi đc mi ngi tha nhn,
• Lãnh đo phi mnh m đ có th điu hành đc quá
trình thay đi.

Ngoài ra to không khí tin tng ln nhau trong mt nhóm và
xây dng mt mc tiêu chung là rt cn thit bng cách thông
qua các s kin và nhiu cuc trao đi.

Bc 3: Xây dng tm nhìn và chin lc


Trong quá trình thay đi, mt tm nhìn tt phi thc hin đc
3 mc đích sau:
• Xác đnh rõ phng hng chung cho s thay đi nhm
đn gin hoá các quyt đnh chi tit
• Khuyn khích đng viên mi ngi hành đng theo cùng
mt hng
D án Phát trin ô th ng Hi 6
Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 6. Áp dng nhng thay đi
• Tm nhìn giúp phi hp các hành đng ca nhiu ngi
khác nhau.

 có thêm thông tin v tm nhìn, ngi đc nên tham kho
tài liu s 2 - K nng Lãnh đo và ng viên.

Bc 4: Truyn đt tm nhìn thay đi

Thi gian và công sc cn có đ truyn thông có hiu qu liên
quan trc tip đn s rõ ràng và ni dung đn gin. Sau đây
là mt s li khuyên làm th nào xây dng đc s truyn đt
v tm nhìn mt cách hiu qu:
• Xây dng tm nhìn đn gin
• S dng phép n d và các ví d minh ho
• S dng nhiu kênh thông tin nh: Hi hp, nhc nh, bn
tin, v.v ,
• Nhc li nhiu ln,
• Ch yu s dng ví d,
• Gii thích nhng đim không thng nht,
• Lng nghe trc khi mun ngi khác lng nghe mình nói.

Bc 5: Giao quyn cho nhân viên

S không có chuyn bin ln trong ni b nu mi ngi
không ng h và không mun thay đi. Mc đích ca bc
này là giao quyn cho nhiu ngi hn na đ thc hin công
vic. Bn có th thc hin bc này bng cách:
• Truyn đt tm nhìn chin lc vi nhân viên,
• Hình thành cu trúc phù hp vi tm nhìn,
• Cung cp đào to cn thit,
D án Phát trin ô th ng Hi 7
Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 6. Áp dng nhng thay đi
• iu chnh các h thng (nhân s, công ngh thông tin,
v.v ) phù hp tm nhìn.

Bc 6: To nhng thành công trc mt

Phi mt nhiu thi gian đ có s thay đi ln. Vì vy, cn
phi có nhng kt qu rõ ràng ngay sau khi có nhng n lc
chuyn đi. iu này s giúp các nhân viên có đc t tin
rng công vic đang tin trin và n lc thay đi đang mang
li kt qu. Tác dng ca các thành công trc mt là:
• Chng minh rng nhng hi sinh cho s thay đi mang li
kt qu xng đáng
• Phn thng cho nhng ngi tham gia vào thc hin s
thay đi đó
• Góp phn điu chnh chin lc và tm nhìn đi đng
hng
• Thuyt phc và thu hút thêm nhiu ngi tham gia.

Bc 7: Tng kt các thành qu đt đc và đ xut thêm
nhiu thay đi khác

Trong quá trình chuyn đi, s t chi thay đi s không bao
gi bin mt hoàn toàn. Vì th, nhng thành công trc mt
phi có tính bn vng và to nn tng đ thc hin đt thay
đi tip theo. Nhng thành công này s thu hút, kêu gi nhiu
ngi tham gia đóng góp vào n lc chung. Lãnh đo có th
s dng uy tín to nên t nhng thành công đ thúc đy tin
trình thay đi nhanh hn, nhm to đà vng chc hn.



D án Phát trin ô th ng Hi 8
Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 6. Áp dng nhng thay đi
Bc 8: Gn nhng phng pháp tip cn mi vi vn

hoá

Thay đi trong vn hoá phi là yu t c bn to nên tính bn
vng cho thay đi. Không nên xem thay đi trong vn hoá là
mc tiêu cn bn ca quá trình chuyn đi mà là h qu ca
nhng n lc. Sau đây là nhng gi ý cui cùng trong qui
trình 8 bc liên quan đn vic gn kt các phng pháp tip
cn mi vi vn hoá:
• Thay đi trong vn hoá thc hin sau cùng ch không phi
là đu tiên: hu ht nhng thay v các qui tc và các giá tr
chia s thng đc thc hin vào giai đon cui ca quá
trình chuyn đi,
• Ph thuc vào kt qu thu đc: Nhng phng pháp tip
cn mi thng hoà nhp vào vn hoá ch khi nào các
phng pháp mi này thc hin thích hp và u vit hn
các phng pháp trc đây,
• Yêu cu tho lun nhiu: Nu không có nhng ch dn và
h tr bng li nói, mi ngi s min cng tha nhn
giá tr ca các phng pháp mi,
• Có th bao gm thay đi nhân s: ôi khi cách thay đi
vn hoá duy nht là thay đi nhng ngi gi chc v ch
cht.
• Ra quyt đnh theo trình t tm quan trng: Nu quá trình
thng tin và thay đi nhân s không đc thc hin phù
hp vi các phng pháp mi thì vn hoá c s t khng
đnh mình.
D án Phát trin ô th ng Hi 9

Mun bit thêm thông tin và tài liu:
ELECTROWATT-INFRA VIETNAM
D án Phát trin ô th ông Hi
19 Quang Trung – ng Hi, Qung Bình
T: 052 821 378; Fax: 052 821 374
Email:


D án Phát Trin ô th ng Hi do

C quan Hp tác và Phát trin Thu S tài tr