cac buoc dao tao co ban pot

1
PRODUCED BY PHAM THAI HOANG(MF)
DATE: 2/11/09
2
WHAT is HOU REN SOU? (HOU REN SOU là gì?)

HOU REN SOU are Japanese words.
(HOU REN SOU là ngôn ngữ của Nhật Bản)

It is a Standard Communication Tool for job
HOURENSOU được xem là như một công cụ giao tiếp
chuẩn trong công việc
3
WHO use it? (Ai sử dụng nó?)

Everybody , including you and I, use HOU, REN, SOU
Tất cả mọi người, bao gồm bạn và tôi sử dụng HOU, REN, SOU
WHEN it is used? (Chúng được dùng khi nào?)

Every time, for example, now we are RENRAKU
Mọi lúc, ví dụ bây giờ chúng ta đang RENRAKU
WHERE it is used? (Chúng được dùng ở đâu?)

In working, however, can be used anywhere
Trong công việc, tuy nhiên, có thể được sử dụng ở bất kỳ chỗ nào
WHY we need HO, REN, SO? (Tại sao chúng ta cần HOU, REN, SOU?)

Create excellent communication among us
Tạo nên việc giao tiếp hoàn hảo giữa mọi người

To make good relationship with our partner (superior and subordinates)

Để tạo nên mối quan hệ tốt với đồng nghiệp (cấp trên và cấp dưới)
HOW to use it? (Làm thế nào để dùng chúng?)

Let’s go through it one by one
Chúng ta hãy tìm hiểu từng mục một
4
5

Instruction (Chỉ thị)

Order (Yêu cầu)
Report relevant
information
Báo cáo thông tin thích
hợp
Report progress
Báo cáo tiến trình
Report result
Báo cáo kết quả
Duty to make reporting
Có trách nhiệm lập báo cáo
Received
Report
Nhận báo cáo
M A I C
P D C A
Received
Information
Nhận thông tin


Duty to report against Superior
(Instruction / order)
(Có trách nhiệm báo cáo cấp trên
về chỉ thị/ yêu cầu)

Duty to report relevant
information
(Có trách nhiệm báo cáo
những thông tin thích hợp)
6
When we need to make Reporting ?
Khi nào thì chúng ta cần làm báo cáo?

Finish our job
Kết thúc công việc của mình

Engaging in our job
Lời hứa trong công việc của mình

Have trouble / mistake
Có vấn đề/ lỗi

Schedule is changed
Thay đổi kế hoạch

Found / discover relevant information
Tìm thấy/ khám phá ra những thông tin thích
hợp

Upon instructed

Theo chỉ thị
Report immediately when :
Báo cáo lập tức khi:
7
Relationship Between HOUKOKU & Job Flow
Mối quan hệ giữa HOUKOKU và tiến trình công việc
Report result (Báo cáo kết quả)
Report progress (Báo cáo tiến trình)
Report problem (Báo cáo vấn đề)
Report changing info (Báo cáo thay đổi thông
tin)
Report useful info (Báo cáo thông tin hữu dụng)
Operation
Middle Management
Received HOUKOKU
Nhận HOUKOKU
Review & select Relevant info
Xem lại và lựa chọn thông tin thích hợp
Top Management
Received HOUKOKU
Nhận được HOUKOKU
Make decision, Understand situation
Ra quyết định, hiểu tình huống
8
Reporting Method / Guide (Hướng dẫn/ phương pháp báo cáo)
1) Reporting start with summary of the result, then organize your fact to be
reported based on 5W2H
(Bắt đầu báo cáo bằng việc tổng hợp kết quả, sau đó tổ chức sự việc cần báo
cáo dựa trên 5W2H)
2) Be more specific, use “VALUE” to support whenever possible

(Để trở nên rành mạch hơn hãy sử dụng “GIÁ TRỊ” để hỗ trợ bất kỳ khi nào có
thể)
3) Avoid vague word or fact.
Example : There are many reject
(Tránh những từ hay sự việc mập mờ)
(Ví dụ: Có rất nhiều phế phẩm)
4) Proper language or word
(Từ và ngôn ngữ chính xác)
5) Separate fact & opinion. Don’t mix them.
(Phân tách sự việc và quan điểm. Đừng lẫn lộn chúng)
6) Bad news / matters must be reported urgently
(Những tin/ vấn đề xấu phải được báo cáo khẩn cấp)
9
Question: (Câu hỏi)
You finish your report and send it by email to
your boss. Have you finished your reporting or
job?
Bạn hoàn thành báo cáo và gửi Email
cho cấp trên. Bạn đã kết thúc báo cáo
hoặc công việc chưa?
10
11
What is RENRAKU (Contact/ Info)? (RENRAKU là gì (thông tin liên lạc)?)
Is contacting / informing with the relevant person across the department / section
about the job we handle
Là thông tin/ liên lạc với những người thích hợp dựa theo phòng ban/ bộ phận về công
việc chúng ta xử lý
Assigned job
Công việc
được phân

RENRAKU
Customer support
(Khách hàng trợ giúp)
Internal party
(Nội bộ)
Concerned PIC
Người liên quan
Receiver
Người nhận
12
RENRAKU is sharing information
RENRAKU là sự chia sẻ thông tin
Sharing FACTS of information
Sharing MEANING of information
Sharing EMOTION of information
Chia sẻ SỰ VIỆC của thông tin
Chia sẻ Ý NGHĨA của thông tin
Chia sẻ CẢM XÚC của thông tin
13
When you need to make REN RA KU
Khi nào bạn cần thực hiện RENRAKU

Example : (Ví dụ)
Received information from customer / supplier
Nhận thông tin từ khách hàng/ nhà cung cấp

Need to share, convey info with other department (schedule, visit, claims, priority,
request, complaint etc.)
Cần chia sẻ, truyền thông tin tới các phòng ban khác (lịch trình, tham quan, khiếu

nại, ưu tiên, yêu cầu, phàn nàn…)

Out of factory information (Thông tin bên ngoài công ty)

Trip schedule, purpose, activity whereabouts
Lịch trình chuyến đi, mục đích, hoạt động nhân chuyến đi

Leave information (Thông tin cho phép)

Leave schedule, make necessary arrangement early to avoid inconvenience to other
Lịch trình cho phép, sớm tạo điều chỉnh hợp lý để tránh bất thuận lợi đến việc khác

Internal operation info (Thông tin điều hành nội bộ)

General and specific info flow across the dept
Chuyển giao thông tin chung và rành mạch đến từng phòng ban
14
REN RA KU method / guide (Phương pháp/ hướng dẫn RENRAKU)
1) Take memo, human memory is not perfect or vague
Lập thông báo, Bộ nhớ của con người không phải là hoàn hảo hoặc
mơ hồ
2) Confirm your understanding by repeating what the other party said
Xác nhận lại hiểu biết của bạn bằng việc lặp lại những gì các bên nói
3) Convey / inform 100%
Truyền đạt/ thông báo 100%
4) Inform to every concern person
Thông báo đến tất cả những người liên quan
5) Inform immediately for urgent, important matter
Thông báo ngay lập tức những vấn đề khẩn cấp, quan trọng
6) Always and must have communication

Luôn luôn và phải có sự giao tiếp
15
16
What is SOUDAN (Discussion)? (SOUDAN là gì (Thảo luận)?)
Consulting with your superior or colleague when you have doubt
about something or an idea
Hỏi ý kiến cấp trên hoặc đồng nghiệp khi bạn nghi ngờ cái gì đó
hoặc một ý tưởng nào đó
17
SOUDAN = Synergy (hiệp lực)
-
Synergy
(Hiệp lực)
- 2 brain is better
than 1 brain
(2 bộ óc tốt hơn 1)
- Mutual benefit
(Lợi nhuận tác
động qua lại)
Consulting with your superior or colleague when you have doubt
about something or an idea
Hỏi ý kiến cấp trên hoặc đồng nghiệp khi bạn nghi ngờ cái gì đó
hoặc một ý tưởng nào đó
18
When SOUDAN should be done ?
Khi nào cần thực hiện SOUDAN?

Before problem become serious
(Trước khi vấn đề trở nên nghiêm trọng)

Difficult in making judgment
(Khó khăn trong việc phân xử)

Unsure of something & before confused
(Không chắc chắn điều gì đó và trước khi từ chối)

Before your proposal is turn down
(Trước khi đề xuất của bạn bị gạt bỏ)
19
Positive Vs Negative Attitude
(Thái độ tích cực và tiêu cực)
Positive attitude
(Think before Discussion)
Thái độ tích cực
(Nghĩ trước khi thảo luận)
Negative attitude
(Waiting for Instruction)
Thái độ tiêu cực
(Chờ đợi chỉ thị)
My suggestion is
Đề xuất của tôi là…
(A) …
(B) ………
(C) ………
What is your advice ?
Lời khuyên của anh là gì?
My problem is
Vấn đề của tôi là ……
What shall I do ?
Tôi sẽ phải làm gì?

20
Job in a Company
Assigned to Specific Person(s) and/or Organization(s)
Những người và/ hoặc tổ chức được phân công rõ ràng
Processed in Cooperation with Specific Person(s) and/or Organization(s)
Xử lý bằng sự cộng tác với những người và/ hoặc tổ chức rõ ràng
Division X Division Y
Mr. A
Job A
Mr. B
Job B
Mr. C
Job C
Mr. D
Job D
Mr. F
Job F
Mr. E
Job E
WHY “HOU-REN-SOU”?
TẠI SAO PHẢI “HOU-REN-SOU”?
21
D. X D. Y
“HOU-REN-SOU” is like “Blood” in a Company.
(“HOU-REN-SO” giống như “dòng máu” của công ty)
Information From Outside
(Thông tin từ bên ngoài)
Information From Outside
(Thông tin từ bên ngoài)
WHY “HOU-REN-SOU”?

TẠI SAO PHẢI “HOU-REN-SOU”?
22
Without adequate/appropriate “Hou-Ren-Sou” or
B ng vi c “HOU-REN-SOU” không t ng x ng/thích h p ho c:ằ ệ ươ ứ ợ ặ
With Poor “Hou-Ren-Sou”
V i “HOU-REN-SOU” t iớ ồ
Job Objectives (Mục đích công việc)
Customer Satisfaction (Thoả mãn của khách hàng)
Human Relations (quan hệ con người)
Decision Making (Lập quyết định)
Profit Generation (Lợi nhuận tổng thể)
Cost, Quality and Delivery, etc… (Chi phí, chất lượng, giao
hàng…)
are all seriously damaged.
(Là tất cả những điều bị phá huỷ nghiêm trọng)
WHY “HOU-REN-SOU”?
TẠI SAO PHẢI “HOU-REN-SOU”?
23
“Hou-Ren-Sou” in Formal Pattern
“Hou-Ren-Sou” trong khuôn mẫu chính thức
To Down Side
Theo phía dưới
To Up Side
Theo phía trên
To Parallel Side
Theo chiều song song
Two Types of “Hou-Ren-Sou ?”
Hai kiểu “Hou-Ren-Sou”
24
Superior

(Cấp trên)
Plan
Action Do
Check
P
A D
C
P
A D
C
P
A D
C
Directions, Requirements
Phương hướng, yêu cầu
Report (Báo cáo)
Conveying, Consulting
(Truyền đạt, hỏi ý kiến)
Subordinates
(Cấp dưới)
PDCA and “Hou-Ren-Sou”
PDCA và “Hou-Ren-Sou”
25
(1) Reporting to the Superior should be “Quick.”
Nên báo cáo cấp trên “nhanh”
(2) Bad News Reporting should be “Quicker.”
Tin xấu nên báo cáo “nhanh hơn”
(3) Contacts with customer (in case of bad news) should be Made after
immediate consultation with the Customer.
First priority should be put on “Customer Satisfaction and “Credit of the

Company.”
Liên lạc với khách hàng (trong trường hợp tin xấu) nên làm ngay lập tức
sau khi hỏi ý kiến cấp trên
Nên Ưu tiên đầu tiên “sự thoả mãn của khách hàng” và “uy tín của công ty” lên
hàng đầu
(4) “Follow up” should be made when asking something to co-workers.
“Theo sát” nên được làm khi hỏi vào điều với công nhân cùng làm việc
(5) Maintaining good “Hou-Ren-Sou” (contacts) with the persons (departments)
closely related to your job.
Duy trì “HO-REN-SO” tốt (liên hệ) với những người (các phòng ban) liên
quan một cách thân thiện vói công việc của mình
(6) Taking direct contact with the person who ordered.
Trực tiếp nói chuyện với người yêu cầu
Lessons from the Case Studies
Những bài học từ việc nghiên cứu các tình thế