ứng dụng tin học & hoàn thiện nghiêp vụ kế toán XNK trong doanh nghiêpXNK

Chơng I
Lý luận chung về kế toán nghiệp vụ kinh doanh
xuất khẩu hàng hóa ở các doanh nghiệp xuất
nhập khẩu trong điều kiện hiện nay.
I. Đặc điểm của nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa và nhiệm vụ kế
toán:
1. Đặc điểm của nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa:
Có thể nói nhu cầu trao đổi hàng hóa của loài ngời xuất hiện từ thời cổ
đại nhng chỉ từ khi có sự ra đời của nền sản xuất hàng hóa mới dẫn đến sự phá
vỡ tính chất đóng kín của từng đơn vị kinh tế trong từng quốc gia, gắn phân
công lao động trong nớc với phân công lao động quốc tế. Việc trao đổi hàng
hóa dịch vụ giữa các nớc thông qua việc mua bán sẽ tạo điều kiện cho sự tiến bộ
của khoa học kỹ thuật, đẩy mạnh phạm vi của chuyên môn hóa hàng sản xuất,
số sản phẩm dịch vụ thoả mãn nhu cầu con ngời ngày một dồi dào và sự phụ
thuộc lẫn nhau giữa các nớc ngày càng lớn.
Cả lý luận và thực tiễn đều khẳng định rằng mỗi một quốc gia nào trên
thế giới sống một cách riêng rẽ thực hiện chế độ tự cung tự cấp không có quan
hệ buôn bán thơng mại mà có khả năng phát triển nền kinh tế trong nớc một
cách có hiệu quả. Do vậy xu thế phát triển của nhiều nớc trong những năm gần
đây là thay đổi chiến lợc phát triển kinh tế từ "đóng cửa" sang "mở cửa", từ
"thay thế nhập khẩu" sang "hớng vào xuất khẩu". Nền kinh tế mở đã tạo điều
kiện cho thơng mại quốc tế nói chung và hoạt động xuất khẩu hàng hóa nói
riêng phát triển mạnh. Hoạt động xuất khẩu là một mặt của lĩnh vực ngoại th-
ơng, là việc bán hàng hóa ra nớc ngoài thu ngoại tệ trên cơ sở hợp đồng ký kết
hoặc Nghị định th mà Chính phủ đã ký kết với nớc ngoài hoặc xuất khẩu trừ nợ
Nhà nớc giao cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu thực hiện.
Xuất khẩu đợc xem là một trong những nghiệp vụ kinh tế quan trọng
trong quan hệ kinh tế đối ngoại, là một yếu tố kích thích sự tăng trởng kinh tế.
Vai trò của xuất khẩu đối với quá trình phát triển kinh tế ở nớc ta đợc thể hiện
trên những mặt nh:
- Xuất khẩu đem lại nguồn ngoại tệ mạnh để nhập khẩu máy móc, thiết

bị và công nghệ hiện đại nhằm phục vụ cho công nghiệp hóa hiện đại hóa đất n-
ớc. Công nghiệp hóa đất nớc theo những bớc đi phù hợp là con đờng tất yếu để
1
khắc phục tình trạng nghèo nàn lạc hậu ở nớc ta. Để tiến hành công nghiệp hóa
hiện đại hóa đất nớc trong một thời gian ngắn, đòi hỏi phải có một số vốn lớn
để nhập khẩu máy móc, thiết bị, kỹ thuật, công nghệ tiến tiến. Nguồn vốn để
nhập khẩu đó có thể đợc hình thành từ nhiều nguồn khác nh: đầu t nớc ngoài,
vay nợ, viện trợ, xuất khẩu hàng hóa và sức lao động... Các nguồn vốn nh đầu
t nớc ngoài, viện trợ, vay nợ... tuy quan trọng nhng rồi cũng phải trả bằng cách
này hay cách khác ở thời kỳ sau này. Vì vậy xét cho cùng thì nguồn vốn quan
trọng nhất để công nghiệp hóa đất nớc là xuất khẩu . Xuất khẩu quyết định quy
mô và tốc độ tăng trởng của nhập khẩu.
- Đẩy mạnh xuất khẩu đợc xem là một yếu tố quan trọng kích thích sự
tăng trởng kinh tế và mở rộng thị trờng cho sản xuất trong nớc. Xuất khẩu tạo
điều kiện cho các ngành sản xuất có cơ hội phát triển thuận lợi.
Thông qua xuất khẩu, hàng hóa của ta sẽ đợc lu thông trên thị trờng quốc
tế và tham gia vào các cuộc cạnh tranh với hàng hóa của các nớc về giá cả chất
lợng. Cuộc cạnh tranh này đòi hỏi chúng ta phải tổ chức lại sản xuất, hình thành
cơ cấu sản xuất luôn thích nghi với thị trờng.
- Xuất khẩu có tác động đến việc giải quyết công ăn việc làm và cải thiện
đời sống của nhân dân. Sản xuất hàng xuất khẩu là nơi thu hút hàng triệu lao
động và làm việc và có thu nhập ổn định.
- Xuất khẩu là mũi nhọn quan trọng trong họat động kinh tế đối ngoại, là
một chơng trình kinh tế lớn do đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VI đề ra" Trong
toàn bộ hoạt động kinh tế, một nhiệm vụ có ý nghĩa chiến lợc của toàn Đảng
toàn dân là ra sức xuất khẩu để nhập khẩu..."
Do tầm quan trọng của xuất khẩu mà phơng hớng phát triển kinh tế đối
ngoại thời kỳ 1996 - 2000 của Việt Nam là tiếp tục mở rộng hoạt động ngoại th-
ơng theo hớng đa dạng hóa, đa phơng hóa, tích cực hội nhập vào kinh tế khu
vực và kinh tế thế giới, là chấp nhận xu hớng hợp tác trong cạnh tranh gay gắt.

Đây vừa là cơ hội vừa là thách thức đòi hỏi các cơ quan quản lý cũng nh các
doanh nghiệp phải có định hớng phát triển thị trờng xuất khẩu và các biện pháp
phù hợp trong việc hoàn thiện các chính sách ngoại thơng nhằm thúc đẩy hoạt
động xuất khẩu phát triển theo hớng công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nớc.
* Hàng hóa đợc coi là xuất khẩu trong các trờng hợp sau:
- Hàng xuất khẩu bán cho các doanh nghiệp nớc ngoài theo các hợp đồng
kinh tế đã ký kết, thanh toán bằng ngoại tệ.
2
- Hàng gửi đi triển lãm hội trợ sau đó bán thu bằng ngoại tệ.
- Hàng bán cho khách nớc ngoài hoặc Việt kiều thanh toán bằng ngoại tệ.
- Các dịch vụ sửa chữa, bảo hành tàu biển, máy bay cho nớc ngoài thanh
toán bằng ngoại tệ.
- Hàng viện trợ ra nớc ngoài thông qua các hiệp định, nghị định th do
Nhà nớc ký kết với nớc ngoài nhng đợc thực hiện qua các doanh nghiệp xuất
nhập khẩu.
Việc xác định đúng đắn thời điểm xuất khẩu hàng hóa có ý nghĩa quan
trọng trong việc ghi chép doanh thu bán hàng xuất khẩu, giải quyết các nghiệp
vụ thanh toán, tranh chấp khiếu nại, thởng phạt trong buôn bán ngoại thơng.
Theo quy định thì hàng hóa đợc xác định là hàng xuất khẩu khi hàng đã đợc
trao cho bên mua, sau khi đã hoàn thành các thủ tục hải quan. Tuy nhiên tuỳ
theo phơng thức hàng hóa mà xác định thời điểm hàng xuất khẩu.
1.2. Các phơng thức, hình thức kinh doanh xuất khẩu hàng hóa:
a) Phơng thức xuất khẩu có thể thực hiện theo 2 phơng thức sau:
- Xuất khẩu theo nghị định th:
Trong quan hệ kinh tế đối ngoại, các chính phủ đàm phán ký kết với
nhau nhng văn bản, hiệp định, nghị định về việc trao đổi hàng hóa dịch vụ và
việc đàm phán ký kết này vừa mang tính kinh tế vừa mang tính chính trị. Trên
cơ sở các nội dung đã ký kết, Nhà nớc xây dựng kế hoạch và giao cho một số
doanh nghiệp thực hiện. Theo cách này Nhà nớc cấp vốn, vật t và các điều kiện
khác để doanh nghiệp thay mặt Nhà nớc thực hiện những hợp đồng cụ thể. Khi

xuất khẩu toàn bộ số ngoại tệ thu đợc sau khi đã trừ đi các khoản chi phí bằng
ngoại tệ, đơn vị phải nộp vào quỹ ngoại tệ chung của Nhà nớc thông qua các tài
khoản của Bộ Thơng mại. ở nớc ta phơng thức này chủ yếu đợc áp dụng trong
cơ chế tập trung quan liêu bao cấp trớc đây.
- Xuất khẩu tự cân đối:
Các quan hệ đàm phán ký kết hợp đồng do các doanh nghiệp trực tiếp
tiến hành trên cơ sở các quy định trong chính sách pháp luật của Nhà nớc. Đối
với những hợp đồng này các đơn vị đợc cấp giấy phép kinh doanh xuất nhập
khẩu và hoàn toàn chủ động trong việc thực hiện cũng nh phân phối kết quả thu
đợc từ các hoạt động đó.
b) Hình thức xuất khẩu:
3
Thờng đợc tiến hành theo các hình thức sau:
- Xuất khẩu trực tiếp:
Theo hình thức này các doanh nghiệp xuất nhập khẩu thuộc các tỉnh
thành phố có điều kiện cơ sở vật chất thuận lợi, có trình độ năng lực chuyên
môn đợc Nhà nớc hoặc Bộ thơng mại cấp giấy phép cho phép trực tiếp giao dịch
ký kết và tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Số ngoại tệ thu đợc do xuất
khẩu hàng hóa đợc sử dụng để nhập khẩu các loại hàng tiêu dùng phục vụ cho
nhu cầu tiêu dùng và phát triển kinh tế địa phơng theo chính sách của Nhà nớc.
- Xuất khẩu uỷ thác:
Là hình thức mà các doanh nghiệp, đơn vị đợc cấp giấy phép xuất nhập
khẩu không có điều kiện đàm phán ký kết và tổ chức thực hiện hợp đồng xuất
khẩu phải uỷ thác cho đơn vị khác có chức năng kinh doanh xuất nhập khẩu tiến
hành nghiệp vụ xuất khẩu hộ (đơn vị giao uỷ thác phải trả một khoản hoa hồng
cho đơn vị nhận uỷ thác theo tỷ lệ thoả thuận trong hợp đồng) hoặc ngợc lại đơn
vị đợc một đơn vị khác giao uỷ thác xuất khẩu một lô hàng mà đơn vị có đủ
điều kiện để xuất khẩu (doanh thu của đơn vị nhận uỷ thác trong trờng hợp này
là số hoa hồng đợc hởng).
- Xuất khẩu hỗn hợp:

Hình thức này kết hợp cả hai hình thức trên có nghĩa là doanh nghiệp vừa
tiến hành xuất khẩu trực tiếp vừa nhờ các đơn vị khác xuất khẩu hộ hoặc xuất
khẩu hộ các doanh nghiệp khác.
Cả ba hình thức trên chủ yếu đợc thực hiện theo hợp đồng kinh tế ngoài
ra còn có thể đợc thực hiện theo hợp đồng kinh tế ngoài ra còn có thể đợc thực
hiện theo hiệp định, nghị định của chính phủ.
1.3 Các phơng thức thanh toán trong kinh doanh xuất khẩu:
Xuất khẩu hàng hóa là việc giao dịch buôn bán giữa các quốc gia trong
phạm vi quốc tế nên phát sinh nhiều vấn đề khó khăn phức tạp dễ xảy ra rủi ro
tranh chấp nhất là trong việc vận chuyển và thanh toán. Do vậy bất cứ một
doanh nghiệp tham gia xuất khẩu đều phải thực sự am hiểu về điều kiện thanh
toán quốc tế. Với mục đích đảm bảo an toàn trong kinh doanh và nhằm hạn chế
những rủi ro cho các bên mua bán hàng hóa, ngời ta đã xây dựng nhiều phơng
thức thanh toán khác nhau. Tuỳ hợp đồng kinh tế đã ký kết mỗi đơn vị tham gia
buôn bán quốc tế chọn cho mình một hình thức thanh toán phù hợp với thông lệ
thanh toán quốc tế và hợp đồng kinh tế đã ký kết. Hiện nay các đơn vị kinh
4
doanh xuất nhập khẩu thờng sử dụng một số phơng thức thanh toán thông dụng
sau:
a) Phơng thức nhờ thu: (Collection of Payment)
Phơng thức nhờ thu là phơng thức mà ngời bán sau khi hoàn thành nghĩa
vụ giao hàng sẽ ký phát hối phiếu đòi tiền ngời mua nhờ ngân hàng thu hộ số
tiền ghi trên tờ hối phiếu đó.
Có hai loại nhờ thu: Nhờ thu phiếu trơn và nhờ thu kèm chứng từ.
- Nhờ thu phiếu trơn (Clean Collection)
Là phơng pháp mà ngời bán nhờ ngân hàng thu hộ tiền hối phiếu ở ngời
mua, nhng không kèm theo điều kiện gì cả. Phơng pháp này có nhợc điểm là
không đảm bảo quyền lợi cho ngời bán, vì việc thanh toán hoàn toàn phụ thuộc
vào ý muốn của ngời mua, tốc độ thanh toán chậm và ngân hàng chỉ đóng vai
trò ngời trung gian đơn thuần mà thôi.

- Nhờ thu kèm chứng từ (Documentary Collection)
Là phơng thức mà ngời bán sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng lập bộ
chứng từ thanh toán nhờ thu (chứng từ gửi hàng và hối phiếu) và nhờ ngân hàng
thu hộ tiền tờ hối phiếu đó với điều kiện là ngời mua trả tiền hoặc chấp nhận trả
tiền thì ngân hàng mới giao toàn bộ chứng từ gửi hàng cho ngời mua để họ nhận
hàng. Phơng thức này tuy có đảm bảo quyền lợi cho ngời bán ở một mức độ
nhất định nhng vẫn cha khống chế đợc ngời mua về trách nhiệm đối với hàng
hóa cũng nh trách nhiệm thanh toán nhanh đầy đủ đúng giá trị lô hàng.
b) Phơng thức tín dụng chứng từ:
Là một sự thoả thuận mà trong đó một ngân hàng (ngân hàng mở L/C)
theo yêu cầu của khách hàng (ngời xin mở L/C) cam kết sẽ trả một số tiền nhất
định cho một ngời thứ ba (ngời hởng lợi số tiền của L/C) hoặc chấp nhận hối
phiếu do ngời thứ ba ký phát trong phạm vi số tiền đó, khi ngời thứ ba này xuất
trình cho ngân hàng hàng một bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những qui
định đề ra trong th tín dụng. Th tín dụng thơng mại cũng là một công cụ quan
trọng của phơng thức tín dụng chứng từ.
Ngoài ra trong thanh toán quốc tế còn sử dụng các phơng tiện thanh toán
nh: Th chuyển tiền, điện chuyển tiền, séc, hối phiếu... trong đó séc và hối phiếu
là hai phơng tiện thông dụng.
* Tiền tệ sử dụng trong xuất khẩu:
5
Khác với thanh toán trong nội địa, đồng tiền sử dụng trong thanh toán
quốc tế chủ yếu là ngoại tệ mạnh vì chúng đảm bảo đợc một số yêu cầu về tính
ổn định, tính chuyển đổi (ít có khả năng mất giá và dễ quy đổi ra đồng tiền khác
hoặc dễ quy đổi ra vàng). Việc thanh toán bằng ngoại tệ có liên quan đến tỷ giá
hối đoái ảnh hởng trực tiếp đến kết quả hoạt động của đơn vị. Vì vậy các đơn vị
kinh doanh xuất nhập khẩu cần có các chính sách tỷ giá hối đoái linh họat để
hạn chế bớt rủi ro khi có sự biến động giá cả các đồng ngoại tệ. Mặt khác khi
thanh toán thì sử dụng ngoại tệ nhng về nguyên tắc khi ghi chép trong sổ kế
toán và khi phản ánh các chỉ tiêu tài chính trên hệ thống báo cáo kế toán chính

thức của đơn vị lại dùng đồng ngân hàng Việt Nam. Do đó mọi nghịêp vụ phát
sinh bằng ngoại tệ đều phải quy đổi ra tiền Việt Nam theo tỉ giá quy định có thể
là tỉ giá thực tế, tỉ giá hạch toán tỉ giá bình quân do đơn vị tự tính toán.
* Thời hạn trả tiền:
Thông thờng trong giao dịch quốc tế các bên có thể trả tiền trớc, trả tiền
ngay, trả tiền sau hoặc kết hợp cả ba hình thức trên.
- Trả trớc tiền hàng: Là việc ngời mua giao cho ngời bán toàn bộ hoặc
một phần tiền hàng trớc khi ngời bán đặt hàng hóa dới quyền định đoạt của ngời
mua hoặc trớc khi ngời bán thực hiện đơn đặt của ngời mua. Mức tiền ứng trớc
phụ thuộc vào tầm quan trọng của hàng hóa giao dịch, thời gian chế tạo hàng
hóa hoặc mối quan hệ giữa các bên giao dịch và tập quán hình thành trong
ngành buôn bán. Thông thờng tiền ứng trớc chỉ nằm trong phạm vi từ 5% - 10%
giá trị của đơn đặt hàng. Số tiền ứng trớc là khoản tín dụng mà ngời mua cung
cấp trớc cho ngời bán nên ở Việt Nam hiện nay các doanh nghiệp xuất khẩu th-
ờng áp dụng phơng thức này.
- Trả tiền ngay: Việc thanh toán đợc tiến hành vào trớc hoặc trong lúc ng-
ời xuất khẩu đặt chứng từ hàng hóa dới quyền định đoạt của ngời mua. Trả tiền
ngay có thể đợc thực hiện bằng cách trả toàn bộ tiền hàng ngay một lúc hoặc
bằng cách trả từng phần.
- Trả tiền sau: Theo phơng thức này, ngời bán cung cấp cho ngời mua
một khoản tín dụng theo sự thỏa thuận giữa hai bên và khoản tín dụng này sẽ đ-
ợc hoàn trả bằng tiền hoặc hàng hóa.
1.4. Phơng thức tính giá và ký kết điều khoản trong kinh doanh xuất khẩu:
Trong hoạt động xuất khẩu vấn đề giá cả hàng hóa cần đợc chú ý về việc
mua bán diễn ra trong một thời gian dài giữa các khu vực khác nhau về địa lý,
hàng hóa đợc vận chuyển qua nhiều quốc gia với các chính sách thuế khác
6
nhau. Tuỳ theo sự thỏa thuận giữa các bên tham gia mà giá cả hàng hóa đợc vận
chuyển qua nhiều quốc gia với các chính sách thuế khác nhau. Tuỳ theo sự thoả
thuận giữa các bên tham gia mà giá cả hàng hóa có thể bao gồm các yếu tố giá

trị hàng hóa đơn thuần, bao bì, chi phí vận chuyển, chi phí bảo hiểm và chi phí
khác. Trong việc xác định giá cả, ngời ta luôn định rõ điều kiện cơ sở giao hàng
có liên quan đến giá đó. Sở dĩ nh vậy vì điều kiện cơ sở giao hàng đã bao hàm
trách nhiệm mà ngời bán hoặc ngời mua phải chịu nh chi phí vận chuyển bốc
dỡ, chi phí mua bảo hiểm, chi phí lu kho bãi, chi phí làm thủ tục hải quan. Hiện
nay các loại giá giao hàng đợc sử dụng rất phong phú theo qui định của
Incoterms 1990 và các doanh nghiệp xuất nhập khẩu thờng hay sử dụng các
loại giá FOB. CIF, C &F, C&I.
+ Giá FOP (Free On Board):
Là giá giao hàng tính đến khi hàng hóa đợc xếp lên phơng tiện vận
chuyển tại cảng, ga biên giới nớc ngời xuất khẩu. Nh vậy giá FOB bao gồm giá
thực tế của hàng hóa cộng với khoản chi phí vận chuyển, bốc xếp hàng hóa lên
tàu. Mọi rủi ro tổn thất trong quá trình vận chuyển không thuộc trách nhiệm của
ngời bán, vật t hàng hóa thuộc ngời mua kể từ khi thuộc phạm vi phơng tiện vận
chuyển.
Do điều kiện nền kinh tế nớc ta cũng nh kinh nghiệm trong họat động
xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp nên giá FOB đợc sử dụng phổ biến hơn cả
vì đảm bảo an toàn cho ngời xuất khẩu đồng thời ngời xuất khẩu tránh phải làm
các thủ tục phức tạp, nh thuê tàu, ký hợp đồng bảo hiểm. Tuy nhiên hạn chế của
việc sử dụng giá FOB cha tạo ra việc làm cho các công ty vận tải và bảo hiểm
trong nớc.
+ Giá CIF (Cost insuarance Freight):
Giá CIF bao gồm giá FOB cộng với phí bảo hiểm và cớc vận tải.
Theo giá CIF thì ngời bán sẽ giao hàng tại cảng, ga, biên giới của ngời
mua. Mọi rủi ro tổn thất trong quá trình vận chuyển bên bán phải chịu trách
nhiệm, vật t hàng hóa chỉ chuyển sang ngời mua khi hàng hoá đã qua khỏi
phạm vi phơng tiện vận chuyển của ngời bán.
Khi xuất khẩu theo giá CIF, ngời xuất khẩu cần thực hiện những công
việc sau.
- Ký giấy phép xuất khẩu nộp thuế và lệ phí xuất khẩu.

7
- Ký kết hợp đồng chuyên trở để trở hàng đến cảng, ga của ngời nhập
khẩu.
- Giao hàng lên tàu và trả cớc phí bốc hàng.
- Mua bảo hiểm cho hàng hóa.
- Cung cấp cho ngời nhập khẩu hoá đơn, vận đơn hoàn hảo và giấy chứng
nhận bảo hiểm.
- Trả phí dỡ hàng.
+ Giá C & F:
Là giá xuất khẩu bao gồm giá cả thực tế của hàng xuất cho đến khi hàng
lên phơng tiện vận chuyển cộng với giá vận chuyển cho đến đích. Phí bảo hiểm
do ngời mua chịu.
+ Giá C & I:
Là giá xuất khẩu bao gồm giá FOB cộng với chi phí bảo hiểm trên đờng
vận chuyển. Cớc phí vận chuyển do ngời mua chịu.
Khi ký kết hợp đồng xuất khẩu dựa vào các điều khoản về cách thức quy
định giá, doanh nghiệp có thể áp dụng loại giá hợp và có lợi nhất. Một số loại
giá thờng đợc sử dụng khi ký kết hợp đồng xuất khẩu là:
- Giá cố định (Fixed Price):
Là giá đợc quy định vào lúc ký kết hợp đồng và không thay đổi nếu
không có sự thỏa thuận khác giữa các bên tham gia. Giá cố định đợc sử dụng
phổ biến trong ngoại thơng nhất là đối với các các mặt hàng có thời gian chế tạo
ngắn ngày.
- Giá quy định nh sau:
Là giá không đợc quy định khi ký hợp đồng mà đợc hai bên thỏa thuận
dựa trên những nguyên tắc nhất định vào một thời điểm nào đó sau khi ký kết
hợp đồng.
- Giá di động (Sliding Scale Price):
Là giá đợc xác định lại khi giao nhận hàng trên cơ sở giá quy định ban
đầu có đề cập tới những biến động về chi phí sản xuất trong quá trình thực hiện.

8
- Giá linh họat: (Flexible Price):
Là giá có thể đợc quy định trong lúc ký kết hợp đồng nhng xem xét lại
nếu vào lúc giao hàng giá thị trờng của những mặt hàng đó có sự biến động tới
một mức nhất định.
2. Nhiệm vụ kế toán xuất khẩu hàng hóa:
Chức năng của hạch toán kế toán hoạt động xuất khẩu là thu thập và cung
cấp thông tin về toàn bộ hoạt động xuất khẩu, kiểm tra kiểm soát mọi họat động
xuất khẩu phát sinh ở đơn vị. Chức năng của kế toán họat động xuất khẩu đợc
biểu hiện cụ thể ở những nhiệm vụ chủ yếu sau:
- Phản ánh giám đốc kiểm tra tình hình công nợ và thanh toán công nợ.
Vấn đề cấp bách và quan trọng nhất của các đơn vị nói chung và đơn vị kinh
doanh xuất nhập khẩu nói riêng đó là vốn. Các đơn vị kinh doanh xuất nhập
khẩu không thể tránh khỏi tình trạng đi chiếm dụng vốn. Mặt khác nguồn vốn
vay ngân hàng để kinh doanh bị chiếm tỷ trọng lớn điều này ảnh hởng nghiêm
trọng đến hiệu quả kinh doanh của đơn vị. Vấn đề đặt ra cho các đơn vị là quản
lý chặt chẽ tình hình tài chính, tiền vốn, hàng hóa của đơn vị mình. Với t cách
là công cụ sắc bén để quản lý kinh tế, là nơi cung cấp thông tin đầy đủ, chính
xác và toàn diện nhất cho quản lý nên kế toán phải cung cấp số liệu phản ánh
toàn bộ công nợ phát sinh trong kỳ kinh doanh, kiểm tra và giám sát việc thu
hồi thanh toán công nợ, tìm ra biện pháp thu hồi công nợ một cách nhanh nhất,
tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của đơn vị mình đợc liên tục,
đạt kết quả và hiệu quả kinh tế cao nhất.
- Xác định chính xác giá vốn thực tế của hàng xuất, thuế các loại, các
khoản chi phí và kết quả của nghiệp vụ xuất khẩu. Xuất phát từ sự đổi mới cơ
chế quản lý, các đơn vị kinh doanh thơng mại tiến hành thực hiện cơ chế hạch
toán kinh doanh Xã hội chủ nghĩa, các đơn vị có quyền tự chủ về tài chính cũng
nh các họat động kinh doanh của mình trên nguyên tắc đảm bảo lấy thu bù chi
và có lãi. Điều này đòi hỏi các đơn vị phải phản ánh chính xác và đầy đủ các
khoản chi phí bao gồm giá mua hàng xuất khẩu, thuế và các chi phí khác... để

bù đắp và phải đảm bảo cho đơn vị mình bảo toàn đợc vốn kinh doanh. Nếu
việc xác định tổng giá chi phí quá nhỏ so với mức chi thực tế sẽ dẫn đến lãi giả
cho các đơn vị, trờng hợp này "ăn vào vốn" và làm cho vốn kinh doanh không
đợc bảo toàn. Còn trờng hợp ngợc lại thì sẽ ảnh hởng đến việc xác định kết quả
hoạt động kinh doanh. Việc xác định chính xác các khoản chi phí sẽ tạo điều
kiện thuận lợi cho việc xác định chính xác kết quả kinh doanh của đơn vị, từ đó
đánh giá đợc hiệu quả kinh doanh của đơn vị mình.
9
- Xác định kết quả nghiệp vụ xuất khẩu.
- Cung cấp số liệu, tài liệu cho việc điều hành kinh doanh xuất khẩu,
kiểm tra và phân tích họat động kinh tế tài chính phục vụ cho công tác lập và
theo dõi thực hiện kế hoạch kỳ sau. Để đánh giá mức độ hoàn thành kế hoạch
xuất khẩu không chỉ căn cứ vào kết quả họat động đó nh thế nào mà còn phải
xét cả kế hoạch đặt xem nó có sát với thực tế không, có khả năng thực thi
không. Muốn kế hoạch đặt ra sát với thực tế, vấn đề cơ bản đòi hỏi ngời lập kế
hoạch phải dựa trên cơ sở các kết quả đã đạt đợc, phân tích xem kết quả đó đạt
đợc ở mức độ nào, do nguyên nhân chủ quan hay khách quan nào tác động. Để
việc phân tích đợc tỉ mỉ chi tiết có tác dụng cao nhất cho việc lập kế hoạch cho
kỳ tới cần phải có nguồn thông tin đầy đủ chính xác và toàn diện nhất. Kế toán
phải cung cấp thông tin cần thiết để ngời quản lý có thể xây dựng đợc kế hoạch
cho các kỳ sau, giúp doanh nghiệp phát triển với tốc độ cao.
II. Hình thức tổ chức công tác hạch toán kế toán ở doanh nghiệp
xuất nhập khẩu
1. Đặc điểm của công tác hạch toán kế toán xuất khẩu:
Xuất khẩu là một họat động phức tạp và có nhiều khó khăn trong quá
trình thực hiện nh vấn đề tài chính, giấy phép xuất khẩu và các chính sách khác
của chính phủ. Chính vì vậy mà ngời xuất khẩu phải thông thạo về các thủ tục
điều kiện mua bán, tập quán quốc tế, chính sách hải quan. Đây là công việc đòi
hỏi sự hiểu biết sâu rộng các điều kiện và kỹ thuật kinh doanh trong phạm vi
quốc gia cũng nh quốc tế.

Kế toán hoạt động xuất khẩu là việc ghi chép, phản ánh và giám đốc các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ khi tiến hành tổ chức nguồn hàng, ký kết hợp
đồng vận chuyển hàng hóa ra nớc ngoài cho đến khi thu đợc tiền (ngoại tệ)
đồng thời phản ánh và truy cứu trách nhiệm, đôn đốc xử lý kịp thời các trờng
hợp thừa, thiếu, tổn thất hàng hóa xuất khẩu theo đúng chế độ quy định. Bên
cạnh đó các đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu cần quản lý chặt chẽ tình hình
tài chính tiền vốn, hàng hóa của đơn vị mình bằng cách kiểm tra thờng xuyên
tình hình công nợ và thanh toán công nợ.
Xuất phát từ sự đổi mới của cơ chế quản lý, các đơn vị kinh doanh thơng
mại có quyền tự chủ về tài chính cũng nh các họat động kinh doanh của mình
trên nguyên tắc đảm bảo lấy thu bù chi và có lãi. Điều này đòi hỏi kế toán nói
chung và kế toán nghiệp vụ xuất khẩu nói riêng phải tính toán đầy đủ và chính
xác các khoản chi phí bao gồm giá mua hàng xuất khẩu, các khoản chi phí khác
10
phát sinh trong quá trình xuất khẩu, thuế xuất khẩu để bảo toàn vốn kinh doanh
cho đơn vị mình. Nếu việc xác định tổng chi phí quá nhỏ so với mức thu chi
thực tế sẽ dẫn tới lãi giả lỗ thật và ngợc lại nếu xác định tổng chi phí quá lớn sẽ
ảnh hởng đến việc xác định kết quả hoạt động kinh doanh.
Khác với việc bán hàng trong nớc, các đơn vị kinh doanh xuất khẩu khi
thu mua (gom) hàng trong nớc thờng sử dụng đồng Việt Nam để thanh toán nh-
ng khi bán hàng lại thu ngoại tệ nên tỷ giá ngoại tệ đóng vai trò quan trọng
trong việc xác định kết quả kinh doanh của đơn vị. Trong thực tế, tỷ giá ngoại tệ
thờng xuyên thay đổi ảnh hởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh của doanh
nghiệp, vì vậy kế toán cần theo dõi giá vốn hàn bán và doanh thu bán hàng theo
cả đồng Việt Nam và đồng ngoại tệ, theo dõi sát tình hình biến động của tỷ giá
nhằm tăng thêm lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Ngoài những đặc điểm chung của công tác kế toán, do đặc trng riêng của
công tác kinh doanh hàng xuất khẩu nên bộ phận kế toán phải đáp ứng đợc một
số yêu cầu đòi hỏi khác. Đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán phải tơng đối thông
thạo ngoại ngữ đặc biệt là tiếng Anh vì họat động xuất khẩu là họat động giao

dịch với nớc ngoài, hầu hết các chứng từ trong kinh doanh xuất khẩu đợc lập
bằng tiếng nớc ngoài do đó mới có thể xem xét, kiểm tra, phản ánh chính xác
tiến hành giao nhận hàng hóa và thanh toán với khách nớc ngoài vào các sổ
sách thích hợp. Việc hạch toán và phân bổ các chi phí phát sinh trong quá trình
xuất khẩu cần phải thận trọng vì các chi phí phát sinh gồm nhiều khoản mục.
Kể từ khi có nghị định số 28/1998/NĐ-CP ngày 11/5/1998 về thi hành
luật thuế GTGT và Nghị định số 30/1998/NĐ-CP ngày 13/5/1998 về thi hành
luật thuế doanh nghiệp đợc áp dụng từ ngày 1/1/99 thì khối lợng công việc của
kế toán có phần tăng lên cùng với sự thay đổi của các nghị định đòi hỏi kế toán
phải nhanh nhạy nắm bắt các thông t, chính sách của nhà nớc và áp dụng linh
hoạt đúng đắn ở đơn vị mình.
2. Tổ chức công tác kế toán xuất khẩu ở doanh nghiệp xuất nhập khẩu.
Tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp cần đáp ứng các yêu cầu sau:
- Phù hợp với hệ thống kế toán hiện hành.
- Phân biệt rõ và kết hợp hài hòa giữa kế toán tài chính và kế toán quản
trị.
- Phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh và trình độ chuyên môn, trình
độ quản lý của doanh nghiệp .
11
- Tiết kiệm và nâng hiệu quả, chất lợng cung cấp thông tin phục vụ yêu
cầu quản lý.
Nội dung tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp xuất nhập khẩu bao
gồm các công việc sau:
2.1 Tổ chức công tác hạch toán ban đầu.
Hạch toán ban đầu là việc ghi chép, phản ánh và giám đốc toàn bộ nghiệp
vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp làm cơ sở cho
hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết. Đây là công việc khởi đầu của toàn bộ
quá trình ghi chép kế toán do cán bộ nghiệp vụ, cán bộ quản lý ở các bộ phận
trong doanh nghiệp thực hiện theo sự hớng dẫn của phòng kế toán phân công cụ
thể cho các cán bộ kế toán chịu trách nhiệm hớng dẫn thu nhận kiểm tra chứng

từ ban đầu cũng nh trình tự luân chuyển của chứng từ ban đầu và hạch toán ban
đầu là phải phản ánh trung thực và chính xác nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát
sinh hoặc hoàn thành về các chỉ tiêu số lợng, giá trị. Các thông tin cần thiết
dùng trong hạch toán hoạt động xuất khẩu cần phải đợc xác định rõ ràng ngay
từ thời điểm bắt đầu quá trình hạch toán, các thông tin này thờng là: Lợng hàng
hoá xuất kho hoặc nhập kho, các điều khoản của hợp đồng xuất khẩu nh điều
khoản về giá cả, điều khoản về điều kiện giao hàng, tình hình thanh toán công
nợ của các khách hàng.
2.2 Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán do bộ tài chính ban hành.
Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp đợc ban hành theo quyết định
số 1141 TC/QĐ/CĐKINH Tế ngày 1/11/1995 và bổ sung thêm một số tài khoản
theo thông t số 10/TT/CĐKINH Tế ngày 20/3/1997 và mới đây theo thông t số
100/1998/TT - BTC hớng dẫn kế toán thuế GTVT và thuế TNDN để sử dụng
cho các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế. Nhằm đánh giá nhu cầu và
sức mua hàng xuất khẩu của các khu vực thị trờng trong kỳ tới. Căn cứ vào nội
dung sản xuất kinh doanh và hệ thống tài khoản kế toán thống nhất của ngành
mà các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu xác định chi tiết
nhằm phục vụ yêu cầu phân cấp quản lý kinh tế tài chính trong doanh nghiệp.
3. Các hình thức kế toán.
Hiện nay, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu ở nớc ta thờng sử dụng các
hình thức kế toán sau:
- Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ.
12
- Hình thức kế toán nhật ký - chứng từ.
- Hình thức kế toán nhật ký chung
Mỗi hình thức kế toán có u, nhợc điểm riêng phù hợp với từng doanh
nghiệp. Vì vậy, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu phải căn cứ vào nội dung và
đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh, trình độ và khả năng của đội ngũ kế toán,
khả năng cơ giới hoá công tác kế toán để lựa chọn hình thức kế toán thích hợp.
4. Các hình thức tổ chức công tác kế toán.

Các doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần lựa chọn hình thức tổ chức công
tác kế toán hợp lý để xây dựng mô hình bộ máy kế toán phù hợp với đặc điểm
kinh doanh của mình. Trong kinh doanh xuất nhập khẩu hiện nay thờng áp dụng
một trong ba hình thức tổ chức công tác kế toán sau:
4.1 - Hình thức tổ chức kế toán tập trung.
Theo hình thức này, toàn bộ công tác kế toán đợc tập trung thực hiện ở
phòng kế toán của doanh nghiệp. ở các đơn vị phụ thuộc, xí nghiệp thành
viên... không có tổ chức kế toán riêng, chỉ có nhân viên hạch toán ban đầu, định
kỳ chuyên chứng từ ban đầu về phòng kế toán doanh nghiệp để ghi sổ. Trong tr-
ờng hợp cụ thể doanh nghiệp có thể bố trí cho các nhân viên ở các đơn vị này
một số phần hành kế toán chi tiết nh kế toán chi tiết nhập xuất hàng hoá, vật t,
chi tiết tạm ứng... Định kỳ lập bảng kê gửi về phòng kế toán để kiểm tra, xử lý
và hi sổ kế toán.
áp dụng hình thức kế toán này phòng kế toán phải mở sổ chi tiết phù hợp
với yêu cầu phân cấp quản lý trong nội bộ doanh nghiệp.
4.2 Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán:
Theo hình thức này, đơn vị chính có phòng kế toán thực hiện việc hớng
dẫn, kiểm tra công tác kế toán ở đơn vị phụ thuộc, thu nhận, tổng hợp các tài
liệu, số liệu do kế toán các đơn vị phụ thuộc, thu nhận, tổng hợp các tài liệu, số
liệu do kế toán các đơn vị phụ thuộc gửi đến, thực hiện toàn bộ công tác kế toán
ở đơn vị chính, tổng hợp lập báo cáo tài chính toàn doanh nghiệp. ở các đơn vị
phụ thuộc có tổ chức kế toán riêng, thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở đơn vị
mình và lập báo cáo kế toán định kỳ gửi về phòng kế toán đơn vị chính để tổng
hợp.
4.3 Hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán:
13
Hình thức tổ chức kế toán này là sự kết hợp của hình thức tổ chức tập
trung và hình thức tổ chức phân tán. Trờng hợp này ở đơn vị chính có phòng kế
toán chính, còn các đơn vị phụ thuộc thì tuỳ theo điều kiện, qui mô có thể bố trí
kế toán riêng hoặc không có kế toán riêng. Thờng những đơn vị phụ thuộc có

quy mô tơng đối lớn, trình độ quản lý tơng đối tốt và ở xa đơn vị mình thì có tổ
chức kế toán riêng, ngợc lại những đơn vị có quy mô nhỏ, trình độ quản lý cha
cao và ở gần đơn vị chính thì không tổ chức kế toán riêng.
Theo quy định của chế độ kế toán hiện hành, các doanh nghiệp còn phải
lập báo cáo kế toán định kỳ và gửi cho các cơ quan có chức năng quản lý. Để
đảm bảo việc lập và nộp báo cáo kế toán định kỳ đúng thời hạn, đúng phơng
pháp, doanh nghiệp cần có kế hoạch tổ chức lập báo cáo kế toán. Trong kế
hoạch phải xác định rõ thời hạn khóa sổ kế toán, thời hạn kiểm tra, đối chiếu số
liệu, phân công trách nhiệm cho từng bộ phận hoặc nhân viên kế toán trong việc
thu nhận, xử lý số liệu phục vụ việc lập báo cáo. Ngoài ra để nâng cao chất lợng
công tác kế toán, các doanh nghiệp cần phải tổ chức kiểm tra nội bộ, để làm tốt
vấn đề này các doanh nghiệp cần phải có kế hoạch kiểm tra ngay từ đầu năm,
trong đó phải xác định rõ các bộ phận, các phần hành kế toán cần phải kiểm tra,
nội dung công việc cần kiểm tra, thời kỳ cần kiểm tra, thời hạn kiểm tra. Trờng
hợp nhữung doanh nghiệp lớn có thể bố trí bộ phận kiểm tra kế toán riêng để
giúp kế toán trởng trong việc phát hiện kịp thời những sai sót trong công tác kế
toán.
III - Kế toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa:
1. Hạch toán nghiệp vụ kinh doanh xuất khẩu
a) Chứng từ sử dụng trong hạch toán xuất khẩu hàng hóa
Chứng từ kế toán là những minh chứng bằng giấy tờ về các nghiệp vụ
kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành. Thông qua việc lập chứng từ
mà kế toán kiểm tra đợc tính chất hợp lý, hợp lệ của các nghiệp vụ kinh tế.
Chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý cho mọi số liệu ghi chép trong sổ kế toán và
cho mọi số liệu thông tin kinh tế trong doanh nghiệp. Chứng từ kế toán là căn
cứ để kiểm tra việc chấp hành chính sách nguyên tắc tài chính và là căn cứ để
xác định trách nhiệm vật chất của ngời chịu trách nhiệm.
Để xuất khẩu đợc một lô hàng thì việc hoàn thành các thủ tục cảng, ga,
biên giới nớc xuất khẩu là không thể thiếu nên kế toán phải sử dụng bộ chứng từ
phù hợp với thông lệ thanh toán quốc tế. Và một số chứng từ chủ yếu đợc sử

dụng trong hạch toán gồm:
14
- Vận đơn (Bill of lading): là giấy chứng nhận của đơnvị vận tải về loại
hàng, số lợng, nơi đi, nơi đến...
- Hóa đơn thơng mại (Commercial Invoice): là chứng từ cơ bản của khâu
công tác thanh toán.
- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin): là chứng từ do cơ quan
có thẩm quyền cấp để xác nhận nơi sản xuất hoặc khai thác hàng hóa.
- Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of quality): là chứng từ xác
nhận phẩm chất của hàng hóa thực giao và chứng minh phẩm chất hàng hóa phù
hợp với điều khoản hợp đồng.
- Giấy chứng nhận số lợng (Certificate of quality): là chứng từ xác nhận
hàng hóa thực giao
- Giấy chứng nhận bảo hiểm: là chứng từ xác nhận một lô hàng nào đã đ-
ợc bảo hiểm theo hợp đồng bảo hiểm dài hạn.
- Bảng kê đóng gói (Packing list): là bảng kê khai tất cả hàng hóa đựng
trong một kiện hàng (Container).
- Giấy chứng nhận kiểm dịch
- Tờ kê khai hải quan.
Ngoài bộ chứng từ trên thì kế toán nghiệp vụ xuất khẩu còn phải sử dụng
những chứng từ nh: vận đơn, phiếu nhập khẩu, hóa đơn kiêm phiếu xuất kho,
các chứng từ về vận chuyển, bốc dỡ hàng hóa khác, giấy báo nợ, giấy báo có,
phiếu thu, phiếu chi...
b) Các tài khoản sử dụng trong hạch toán nghiệp vụ xuất khẩu:
Số lợng tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng phụ thuộc vào quy mô của
doanh nghiệp và nhu cầu thông tin mà doanh nghiệp muốn có từ các sổ sách kế
toán.
Ngoài ra các TK chủ yếu đợc sử dụng cho quá trình bán hàng trong nớc
nh:
TK 111, TK 112, TK 131, TK 156, TK 157, TK 511, TK 632 .

Kế toán còn phải sử dụng:
TK: 1122: tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ
TK 413: chênh lệch tỷ giá.
15
Và cần chú ý:
TK 511: phản ánh doanh thu đã quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá
thực tế tại thời điểm xác định hàng xuất khẩu.
TK 131: trờng hợp xuất khẩu hàng hóa mà cha thu đợc tiền thì công nợ
thu bằng ngoại tệ phải đợc quy đổi theo TGNH, cuối kỳ nếu có số d bằng ngoại
tệ thì phải quy đổi theo TGTT cuối kỳ.
TK 413: TK này đợc sử dụng để phản ánh số chênh lệch do thay đổi TG
ngoại tệ của doanh nghiệp hoặc thu chi hoạt động tài chính tuỳ theo quy định
của cấp có thẩm quyền nhng về nguyên tắc đợc dùng để bổ sung khoản thiếu
hụt về chênh lệch TG của các kỳ sau. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng
ngoại tệ thì đồng thời với việc quy đổi ra tiền Việt Nam để phản ánh vào các sổ,
kế toán còn phải theo dõi chi tiết từng nguyên tệ.
Khi qui đổi từ ngoại tệ ra tiền Việt Nam thì trên các TK phản ánh doanh
thu, chi phí, TSCĐ đều phải quy đổi theo TGTT thời điểm còn trên các TK phản
ánh tài sản bằng tiền, công nợ thì có thể quy đổi theo TGTT hoặc TGHT.
c) Trình tự hạch toán:
* Giai đoạn mua hàng để xuất khẩu:
- Khi mua hàng và hàng đã về nhập kho, căn cứ vào phiếu chi hoặc giấy
báo nợ của ngân hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 1516: Giá mua hàng hóa.
Nợ TK 1532: Giá trị bao bì (nếu có)
Nợ TK 1562: Chi phí thu mua và hao hụt trong định mức.
Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào.
Có TK 111, 112, 311, 331, 141 ...
- Nếu hàng mua về đến doanh nghiệp mà hóa đơn cha về thì làm thủ tục
nhập kho nhng kế toán cha ghi sổ.

- Trờng hợp hóa đơn đã về đến doanh nghiệp nhng hàng cha về, cuối
tháng kế toán ghi:
Nợ TK 151: Hàng mua đang đi đờng
Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào
16
Có TK 111, 112, 311, 331, 141 ...
Khi hàng về nhập kho:
Nợ TK 1516
Có TK 151
- Trờng hợp hàng mua chuyển xuất khẩu thẳng hoặc xuất giao tay ba, kế
toán ghi:
Nợ TK 157, 632
Nợ TK 133
Có TK 111, 112, 311, 331, 141 ...
- Nếu doanh nghiệp đợc hởng CK mua hàng, đợc giảm giá hoặc trả lại
hàng không đúng quy cách phẩm chất:
Nợ TK 111, 112, 331
Có TK 1516
* Giai đoạn bán hàng trực tiếp ra nớc ngoài:
+ Trờng hợp 1: Xuất theo giá FOB.
- Khi xuất kho gửi hàng đi xuất khẩu theo hợp đồng đã ký, căn cứ vào
phiếu xuất kho, kế toán ghi:
Nợ TK 157
Có TK 156: trị giá hàng hóa
Có TK 1532: Giá trị bao bì
Trờng hợp hàng mua giao tay ba hoặc hàng mua gửi thẳng đi xuất khẩu
kế toán ghi:
Nợ TK 632, 157: trị giá mua thực tế của hàng hóa
Có TK 111, 112, 311, 331 ...
Nếu hàng xuất khẩu là hàng mua đang đi đờng:

Nợ TK 631
Có TK 151
17
- Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan cho hàng xuất khẩu, căn cứ vào tờ
khai hải quan và biểu thuế ấn định cho từng mặt hàng xuất khẩu, kế toán định
khoản:
Nợ TK 511
Có TK 3333: Thuếu xuất khẩu phải nộp
Khi nộp thuế, kế toán ghi theo TGTT hải quan quy định
Nợ TK 3333
Có TK 111, 112: Nộp thuế xuất khẩu
Khi đợc hoàn lại thuế VAT đầu vào của số hàng hóa, dịch vụ mua trong
nớc để xuất khẩu căn cứ vào hóa đơn hoàn thuế kế toán ghi:
Nợ TK 111,112
Có TK 133: số thuế VAT đầu vào đợc hoàn lại
Khi hàng xuất khẩu đợc xác định là tiêu thụ (đợc ngời mua trả tiền hoặc
chấp nhận trả tiền) kế toán phản ánh doanh thu hàng xuất khẩu:
Nợ TK 111, 112: TGHT
Nợ TK 131: TGHT
Có TK 511: TGTT
Đồng thời xác định khoản chênh lệch tỷ giá:
Nợ TK 413: nếu TGTT >TGHT
Có TK 413: Nếu TGTT< TGHT
Ghi đơn Nợ TK 007 theo nguyên tệ
Và kết chuyển giá vốn hàng xuất khẩu:
Nợ TK 632: trị giá vốn hàng xuất khẩu
Có TK 157
- Nếu khách hàng thanh toán tiền hàng sớm và đợc doanh nghiệp chiết
khấu tiền hàng kém phẩm chất bị trả lại hoặc công ty chấp nhận giảm giá cho
khách hàng khi khách mua với số lợng lớn, kế toán ghi:

Nợ TK 521, 532, 531
18
Có TK 111, 112, 131
đồng thời ghi Có TK 007 theo nguyên tệ và điều chỉnh doanh thu
Nợ TK 511
Có TK 521, 531, 532.
- Nếu phát sinh chi phí vận chuyển bốc dỡ, chi phí kiểm dịch đóng gói,
chi phí thuê phơng tiện vận chuyển.
Nợ TK 641
Nợ TK 133
Có TK 111, 112
Căn cứ vào bảng tính lơng, bảng tính trích BH, KPCĐ, kế toán trích lơng
của cán bộ nghiệp vụ và các khoản trích trên tiền lơng của họ, kế toán định
khoản:
Nợ TK 641
Có TK 334, 338
Khi trích tiền mặt trả lơng cho cán bộ nghiệp vụ, căn cứ vào phiếu chi, kế
toán phản ánh:
Nợ TK 334
Có TK 111
- Để xác định kết quả của mỗi thơng vụ cần xác định doanh thu thuần kết
chuyển giá vốn kết chuyển chi phí vào TK 911:
DT thực tế = Tổng DT - các khoản giảm từ - Thuế xuất khẩu
- Sau khi xác định đợc doanh thu thuần, kế toán kết chuyển vào TK 911
theo định khoản:
Nợ TK 511
Có TK 911
Nếu chuyển giá vốn, CFBH và CFQL doanh nghiệp:
Nợ TK 911
Có TK 632, 641, 642

19
Cuối mỗi kỳ kinh doanh kế toán phải xác định kết quả của họat động
xuất khẩu căn cứ vào các chứng từ và sổ chi tiết có liên quan:
Kết quả HĐ xuất khẩu - DT thuần - Giá vốn hàng bán - Các khoản chi phí.
So sánh tổng SFS bên Nợ và tổng SPS bên Có của TK 911:
* Nếu tổng SPS bên Nợ TK 911
Có > tổng SFS bên Nợ: Có TK 421: lãi của hoạt động xuất khẩu
* Nếu tổng SPS bên Có < tổng SPS bên Nợ:
Nợ TK 421: lỗ về họat động xuất khẩu
Có TK 911
+ Trờng hợp 2: Xuất theo giá CIF:
Giá CIF = Giá mua hàng hóa + Phí bảo hiểm + Cớc phí vận tải
Các nghiệp vụ phát sinh khi xuất hàng theo giá CIF hạch toán nh khi xuất
hàng theo giá FOB, riêng đối với nghiệp vụ bảo hiểm và trả cớc phí vận tải kế
toán hạch toán nh sau:
- Khi mua bảo hiểm cho lô hàng xuất khẩu:
Nợ TK 6417: Phí bảo hiểm
Có TK 112
- Khi trả tiền cớc phí vận tải:
Nợ TK 6417: Cớc phí vận tải
Có TK 112.
* Trờng hợp giao uỷ thác xuất khẩu:
- Xuất kho hàng giao cho đơn vị nhận uỷ thác
Nợ TK 157
Có TK 156
- Nếu hàng đi đờng đến đơn vị nhận uỷ thác:
Nợ TK 157
Có TK 151
20
- Mua hàng vận chuyển thẳng:

Nợ TK 157
Có TK 111, 112, 331
- Khi đơn vị nhận uỷ thác bán đợc hàng và giao lại cho đơn vị giao uỷ
thác:
Nợ TK 111, 112
Có TK 511
Nợ (Có) TK 413: Chênh lệch tỷgiá
đồng thời ghi: Nợ TK 007
Kết chuyển giá vốn của số hàng đã xác định là tiêu thụ:
Nợ TK 632
Có TK 157
- Thanh toán hoa hồng uỷ thác xuất khẩu cho đơn vị nhận uỷ thác:
Nợ TK 641
Có TK 111,112
Nợ (Có) TK 413: Chênh lệch tỷ giá
- Chuyển tiền nhờ đơn vị nhận uỷ thác nộp hộ:
Nợ TK 1388
Có TK 111, 112
- Khi nhận đợc chứng từ đã nộp thuế xuất khẩu do đơn vị nhận uỷ thác
chuyển đến thì tính ra số tiền phải nộp:
Nợ TK 511
Có TK 3333
Và kết chuyển:
Nợ TK 3333: thuế xuất khẩu
Có TK 1388
21
* Trờng hợp nhận uỷ thác xuất khẩu :
Trong trờng hợp này kế toán sử dụng các tài khoản sau:
TK 331: "Phải trả ngời cung cấp" phản ánh khoản trả về tiền bán hàng hộ
cho đơn vị giao uỷ thác sau khi trừ khoản hoa hồng đợc hởng.

TK 3388 " phải trả khác" ghi chép khoản thuế nộp hộ đơn vị giao uỷ
thác.
TK 1388: "phải thu khác" phản ánh chi phí công ty đã chi hộ cho đơn vị
giao uỷ thác trong quá trình xuất khẩu
Tk 5133: "Doanh thu dịch vụ" phản ánh số hoa hồng đợc hởng trong quá
trình xuất khẩu uỷ thác.
Bên cạnh đó kế toán cũng sử dụng TK 111, Tk 112, TK 3333, TK 641...
nh trong trờng hợp xuất khẩu trực tiếp.
- Khi nhận hàng của đơn vị giao uỷ thác, kế toán bên nhận uỷ thác ghi
đơn Nợ TK 003
- Quá trình xuất khẩu hoàn tất, nhận tiền của bên nhập khẩu :
Nợ TK 112, 131
Có TK 331
(Nợ TK 007)
Vì hàng đã xác định là tiêu thụ nên ghi đơn: Có TK 003
- Định khoản số hoa hồng đợc hởng:
Nợ TK 331
Có TK 5113
Nợ (Có) TK 413: chênh lệch tỷ giá
- Số tiền còn lại trả cho đơn vị giao uỷ thác:
Nợ TK 331
Có TK 111, 112
22
(Có TK 007)
- Khi nhân tiền đơn vị giao nhờ nộp thuế xuất khẩu:
Nợ TK 111, 112
Có TK 3388
- Khi nộp thuế hộ:
Nợ TK 3388
Có TK 111, 112

Chơng II
Thực trạng về kế toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa
ở Công ty sản xuất xuất nhập khẩu thanh niên Việt
Nam
I- Đặc điểm tổ chức kinh doanh và tổ chức bộ máy kế toán tại
Công ty sản xuất - xuất nhập khẩu thanh niên Việt Nam
1- Đặc điểm tổ chức kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa của Công ty
Công ty sản xuất - Xuất nhập khẩu thanh niên Việt Nam có tên giao dịch
quốc tế là: Viet Nam youth production and Import- Export Company, tên viết
tắt là: VYPEXCO đợc thành lập theo Nghị định số 388 của Chính phủ. Trụ sở
đặt tại 15
B
Hồ Xuân Hơng - Hai Bà Trng - Hà Nội. Công ty có cơ cấu tổ chức
kinh doanh nh một mạng lới hoạt động trong nhiều lĩnh vực từ 3 miền của Tổ
quốc: Bắc - Trung - Nam. Là một Công ty kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp
nên ngành hàng và địa bàn kinh doanh tơng đối rộng, có con dấu, có tài sản và
23
các quỹ tập trung, đợc mở tài khoản tại ngân hàng trong nớc và ngoài nớc theo
quy định của Nhà nớc. Tổ chức và hoạt động theo điều lệ của Công ty.
1.1 Các họat động chính của Công ty
- Họat độngxuất khẩu: Tất cả các loại hàng hóa thuộc thế mạnh trong nớc
mà Nhà nớc cho phép. Nhng mạt hàng chủ yếu vẫn là đồ gỗ, gốm, sứ mỹ nghệ
(xuất khẩu sang Tây Âu), hàng tiểu thủ công nghiệp (xuất khẩu sang Pháp), đũa
tre, bánh kẹo (xuất khẩu sang Nhật Bản), mây, cói ... (t
2
Châu á).
- Hoạt động nhập khẩu: Các sản phẩm phục vụ nông nghiệp vật t, t liệu
tiêu dùng, mỹ phẩm ... Thị trờng nhập khẩu chủ yếu của Công ty là Thái Lan,
Đài Loan, Hà Quốc, Sinhgapore, ý, Nhật, Pháp...
- Hoạt động kinh doanh thơng mại nội địa: Nhận uỷ thác xuất nhập khẩu,

làm đại lý môi giới mua bán các mặt hàng cho các tổ chức thuộc mọi thành
phần kinh tế trong và ngoài nớc theo quy định của Nhà nớc và Bộ thơng mại
- Kinh doanh du lịch lữ hành, dịch vụ du lịch và vận tải.
- Hợp tác đào tạo trong và ngoài nớc, hợp tác lao động quốc tế.
Ngoài ra nhờ có vị trí thuận lợi ngay giữa trung tâm Thủ đô, ngoài việc quan hệ
với các bạn hàng quốc tế Công ty còn cố gắng tập trung tối đa các điều kiện
thuận lợi của mình nh: Điều kiện nắm bắt thông tin, nguồn hàng, khách hàng,
các nhu cầu đột xuất trên thị trờng ... Bên cạnh đó Công ty còn tổ chức một
mạng lới các cửa hàng bán lẻ nhằm đa hàng hóa tới tay ngời tiêu dùng.
1.2 Tình hình họat động kinh doanh của Công ty trong những năm qua:
Bảng số 1
Chỉ tiêu Đơn vị tính 1998 1999 So sánh (%)
1.Tổng kinh ngạch xuất khẩu 1000USD 31.404 29.566 94
2..Tổng kinh ngạch xuất khẩu 1000USD 26.625 25.832 97
3.Tổng doanh thu Triệu đồng 320.469 306.672 95,69
4.Nộp ngân sách Triệu đồng 10.409 8.860 85,1
Nhìn vào bảng trên ta thấy ràng tình hình kết quả kinh doanh của Công ty
năm 199 có giảm hơn so với năm 1998, doanh thu năm 1999 so vơi snăm 1988
giảm 13.842 tỷ đồng (giảm 4,32%).; nộp ngân sách cũng giảm (14,9%).
Nguyên nhân cùa tình hình này là do cuộc khủng hoảng kinh tế trầm trọng trên
thế giới và trong khu vực đã ảnh hởng rất lớn tới họat động kinh doanh cuả
Công ty. Chính cuộc khủng hoảng này đã làm cho một số nớc hạn chế nhập
khẩu. Do vậy Công ty cũng phải giảm lợng xuất khẩu và ụ biến động về tài
chính cũng làm cho giá cả hàng hóa bị ảnh hởng, giá nguyên vật liệu đầu vào
tăng dẫn đến giá sản phẩm cũng tăng và hàng hóa khó tiêu thụ. Mặc dù vậy
24
Công ty cũng có những cố gắng để tìm bạn hàng, mở rộng thị trờng nên kinh
doanh và nhập khẩu có giảm nhng không nhiều (6%, 3%). Trong năm 2000
Công ty dự tính cố gắng phát huy hết khả năng để đạt mức doanh thu cao hơn
sơ với nhũng năm trớc đó.

2 Các chức năng, quyền hạn và nhiệm vụ của Công ty
2.1 Các chức năng, quyền hạn
Tổ chức sản xuất các mặt hàng trong điều kiện Nhà nớc cho phép và thị
trờng trong và ngoài nớc chấp nhận.
Thực hiện xuất nhập khẩu (trực tiếp hoặc uỷ thác với nớc ngoài thuộc thị
trờng XHCN và thị trờng các nớc TBCN)các hàng hóa đợc quy định.
Đợc phép vay vốn (cả vốn ngoại tệ) tại các ngân hàng Việt Nam và nớc ngoài,
đợc huy động vốn trong dân và nớc ngoài nhằm phục vụ cho họat động kinh
doanh của Công ty, thựuc hiện các qui định ngoại hối của Nhà nớc.
Đợc ký kết các hợp đồng với các đơn vị sản xuất kinh doanh thuộc các
thành phần kinh tế trong việc liên doanhh, liên kết kinh tế nhằm đầu t phát triển
chế biến gia công, huấn luyện tay nghề trên cơ sở bình đảng tự nguyện, hai bên
đều có lợi.
Đợc đàm phán ký kết và thực hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu với ngời
nớc ngoài trong phạm vi kinh doanh của mình theo các qui định của Nhà nớc và
luật pháp quốc tế.
Đợc dự hội chợ triển lãm giới thiệu sản phẩm của Công ty trong và ngoài
nớc theo các quy định của Nhà nớc Việt Nam và nớc sở tại.
Đợc thu thập và cung câp thông tin về kinh tế và thị trờng thế giới. Công
ty là một tổ chức sản xuất kinh doanh tổng hợp trong phạm vi họat động kinh
doanh của mình, có quyền tự do lựa chọn quyết định phơng hớng kinh doanh ,
chủ động tìm kiếm bạn hàng, chủ động trong việc tổ chức, sắp xếp lại bộ máy tổ
chức, nhân sự trong Công ty, có quyền chủ động trong việc áp dụng các chính
sách lơng, thworng ... phù hợp với cán bộ nhân viên trong Công ty theo chế độ
chính sách Nhà nớc ban hành.
2.2 Các nhiệm vụ:
Công ty chiu trách nhiệm kế thừa toàn bộ các nghĩa vụ và trách nhiệm
của Liên hiệp sản xuất dịch vụ tổng hợp thanh niên Việt Nam bao gồm cả Công
ty VYPEXLD trớc đây.
Xây dựng và tổ chức thực hiện sản xuất và dịch vụ tổng hợp các mặt hàng

xuất khẩu cho Công ty và chỉ đạo các đơn vị thanh niên làm hàng xuất khẩu.
25