bài giảng môn hệ thống thông tin DHBK

HỆ THỐNG THÔNG TIN


Chương I. Những khái niệm cơ bản

1.1 Thông tin (information), dữ liệu (data) và vai trò
của chúng trong kinh tế-xã hội.
a) Định nghĩa thơng tin và vật mang tin:
Ví dụ: Thông tin “Bắt đầu từ 10 giờ 00 ngày 10 tháng
12 năm 2008 giá bán lẻ xăng A92 giảm từ 12000 đồng
xuống cịn 11000 đồng một lít”.
“Chỉ tiêu tuyển sinh năm học 2008-2009 của trường
đại học KTQD là 4000 sinh viên hệ chính quy”.
a1) Theo nghĩa thơng thường thơng tin là các thông
báo hoặc các tài liệu được truyền từ một nguồn phát
tin đến các đối tượng nhận tin nhằm mang lại sự hiểu
biết nào đó cho đối tượng nhận tin.


Chương I. Những khái niệm cơ bản

a2) Trong HTTT: Thông tin là các dữ liệu đã được xử lý thành
dạng dễ hiểu, tiện dùng cho người sử dụng được truyền đi từ
một nguồn phát tin đến đối tượng nhận tin.
a3) Vật mang tin: Vỏ vật chất chuyên chở thông tin.
b) Định nghĩa dữ liệu (Data): Dữ liệu là các số liệu hoặc các
tài liệu được thu thập chưa qua xử lý.
c) Nội dung của thông tin: Khối lượng tri thức mà một thông
tin mang lại.
Ý nghĩa của thông tin phụ thuộc rất nhiều vào đối tượng
nhận tin.

Chương I. Những khái niệm cơ bản

d) Vai trò của thông tin:
 Trong chiến tranh: “Biết địch, biết ta, trăm trận, trăm
thắng”
 Trong kinh tế:
Thông tin là nguồn tài nguyên cực kỳ quan trọng, giúp
lập kế hoạch xây dựng và phát triển.
 Trong cạnh tranh: Thông tin cho phép dành ưu thế
trong cạnh tranh trên thị trường.
 Thông tin là nền tảng của kinh tế tri thức.

Dữ liệu → Thông tin → Tri thức


Chương I. Những khái niệm cơ bản

e) Giá thành của thơng tin: Tồn bộ chi phí tạo ra
thơng tin.
f) Giá trị của thơng tin: Lợi ích thu được của việc thay
đổi phương án quyết định do thơng tin mang lại.
Ví dụ: Thông tin “Bắt đầu từ 10 giờ 00 ngày 21 tháng
7 năm 2008 giá bán lẻ xăng A92 tăng từ 14500 đồng
lên thành 19000 đồng một lít”.
Phương án A: Bán bình thường theo giá cũ như khi
chưa biết thơng tin.
Phương án B: Dừng việc bán hàng, đến sau 10 giờ
mới bán tiếp theo giá mới.

Chương I. Những khái niệm cơ bản

g) Tổ chức:
 Khái niệm: Hệ thống được tạo ra từ các cá thể, có mục
đích, mục tiêu rõ ràng, thực hiện hợp tác và phân công lao
động.
 Ba cấp quản lý (quyết định) trong tổ chức:
 Quản lý chiến lược: xác định mục đích, mục tiêu và
nhiệm vụ của tổ chức. Từ đó thiết lập các chính sách và
đường lối chung cho tổ chức.
Trong doanh nghiệp: Bao gồm Chủ tịch Hội đồng quản
trị, Tổng Giám đốc.
Quyết định chiến lược: những quyết định xác định mục
tiêu, đường lối xây dựng và phát triển tổ chức.


Chương I. Những khái niệm cơ bản

 Quản lý chiến thuật: Kiểm soát quản lý, dùng các
phương tiện cụ thể để thực hiện các mục tiêu chiến lược
đã đặt ra (tìm kiếm những nguồn lực cần thiết để thực
hiện mục tiêu chiến lược, thiết lập các chiến thuật mua
sắm, tung ra các sản phẩm mới, thiết lập và theo dõi ngân
sách,…).
Trong doanh nghiệp: bao gồm trưởng các phòng ban
(trưởng phòng tài vụ, trưởng phòng tổ chức hay trưởng
phòng cung ứng,…).
Quyết định chiến thuật: những quyết định cụ thể hoá mục

tiêu thành nhiệm vụ, những quyết định kiểm soát và khai
thác tối ưu nguồn lực.


Chương I. Những khái niệm cơ bản

 Quản lý tác nghiệp: Quản lý việc sử dụng sao cho có
hiệu quả những phương tiện và nguồn lực đã được
phân bổ để tiến hành tốt các hoạt động của tổ chức
nhưng phải tuân thủ những ràng buộc về tài chính,
thời gian và kỹ thuật.
Trong doanh nghiệp: Bao gồm thủ kho, trưởng nhóm,
đốc công của những đội sản xuất,...
Quyết định tác nghiệp: Những quyết định nhằm thực thi
nhiệm vụ.


Chương I. Những khái niệm cơ bản

h) Các đầu mối thông tin bên trong doanh nghiệp
Thông tin từ môi trường

Thông tin ra môi trường

Hệ thống quản lý
Thông tin

Thông tin
quyết định

phản hồi

Đối tượng quản lý


Chng I. Nhng khỏi nim c bn

Nhà nớc,cấp trên
Khách hàng
Doanh nghiệp

Nhà cung cấp
Hệ thống quản lý
DN cạnh tranh
DN liên quan
i tng qun lý

DN sẽ cạnh tranh
Các đầu mối thông tin ngoµi cđa doanh


Chương I. Những khái niệm cơ bản

1.2 Thông tin kinh tế và quy trình xử lý TT kinh tế
a) Định nghĩa thông tin kinh tế: Tồn tại, vận động trong
các thiết chế kinh tế, các tổ chức doanh nghiệp phản
ánh tình trạng kinh tế của các chủ thể đó.
b) Quy trình xử lý thơng tin kinh tế:
 Thu thập thơng tin: Dựa vào yêu cầu của công tác
quản lý mà xác định những thông tin cần thu thập.

 Xử lý thông tin:Sắp xếp,tổng hợp,phân phối thông tin.
 Lưu trữ thông tin: Lưu thông tin đã xử lý để sử dụng
lâu dài.
 Truyền thông tin: Thông tin đã xử lý phải truyền đến
đúng nơi, đúng lúc, đúng đối tượng cần thông tin.


Chương I. Những khái niệm cơ bản

1.3 Các giai đoạn phát triển của q trình xử lý thơng tin
kinh tế.
 Giai đoạn xử lý thủ công: Hệ thống quản lý quy mơ
nhỏ, trình độ sản xuất thấp, xử lý giản đơn. Mọi thao tác
của quy trình xử lý đều thực hiện thủ cơng.
 Giai đoạn xử lý tin học hố từng phần: Máy tính được
đưa vào một số bộ phận quản lý quan trọng, các bộ
phận khác vẫn xử lý thủ cơng.
 Giai đoạn xử lý tin học hố đồng bộ: Đưa máy tính vào
tất cả các bộ phận, xây dựng mạng LAN, kết nối
INTERNET trao đổi thông tin trong toàn bộ tổ chức và
với bên ngoài, xây dựng một CSDL thống nhất trong
tồn hệ thống phục vụ cho cơng tác quản lý hiệu quả.


Chương I. Những khái niệm cơ bản

1.4 Hệ thống thông tin (HTTT)
a) Định nghĩa HTTT: Tập hợp các thành phần được tổ chức
để thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối và biểu diễn thông
tin trợ giúp các hoạt động ra quyết định trong một tổ

chức.
Ví dụ: Hệ thống trả lương theo ngày công/sản phẩm
Hệ thống quản lý siêu thị.
b) Các bộ phận cấu thành HTTT:
 Con người (Nhân lực),  Phần cứng,
 Phần mềm,
 Dữ liệu,
 Viễn thông.


Chương I. Những khái niệm cơ bản

Con người

Viễn thông

HTTT
Phần cứng

Phần mềm

Cơ sở dữ liệu

Các bộ phận cấu thành HTTT.


Chương I. Những khái niệm cơ bản

c) Phân loại HTTT trong một tổ chức
HTTT xử lý giao dịch (TPS): Thu thập, xử lý dữ liệu

đến từ các giao dịch bên trong và bên ngoài hệ thống.
HTTT quảnlý (MIS):Trợ giúp các hoạt động quản lý.
 Hệ trợ giúp quyết định (DSS): Có các cơng cụ mơ
hình và giải bt, trợ giúp các hoạt động ra quyết định.
 Hệ chuyên gia (ES): Biểu diễn tri thức của các
chuyên gia bằng các công cụ tin học.
 HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh (ISCA):
được xây dựng cho đối tượng bên ngoài tổ chức, tạo
điều kiện thuận lợi trong giao dịch, dành ưu thế cạnh
tranh.


Chương II. Phân tích HTTT
2.1 Một số vấn đề phương pháp luận trong phân tích HTTT
 Phương pháp tiếp cận hệ thống: Xem xét trong
tổng
thể vốn có cùng các mối liên hệ bên trong và bên ngoài hệ
thống.
 Đi từ phân tích chức năng đến mơ hình hố: Phân tích tỉ
mỉ các chức năng của hệ thống
 Phân tích có cấu trúc: Dựa trên các sơ đồ chức
năng
kinh doanh (BFD), sơ đồ luồng dữ liệu
(DFD), sơ đồ cấu
trúc dữ liệu (DSD) để phân tích hệ thống.


Chương II. Phân tích HTTT

2.2 Sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD)

a) Một số khái niệm
 Mơ hình nghiệp vụ: Mô tả các chức năng nghiệp vụ của
một tổ chức, các mối quan hệ bên trong giữa các chức
năng đó, quan hệ với bên ngoài.
 Sơ đồ phân rã chức năng: Sơ đồ mô tả sự phân chia
một chức năng thành các chức năng nhỏ hơn trong hệ
thống.
 Các ký pháp vẽ sơ đồ phân rã chức năng
Tên chức năng
liên kết

Ký pháp


Chương II. Phân tích HTTT

 Ý nghĩa của sơ đồ:
*) Cho phép xác định các chức năng cần nghiên cứu trong tổ
chức.
*) Cho thấy vị trí của mỗi cơng việc trong toàn hệ thống,
tránh trùng lặp trong nghiên cứu hệ thống.
*) Giúp cho việc nắm bắt, hiểu biết tổ chức và định hướng
cho việc nghiên cứu tiếp theo.
*) Sơ đồ là cơ sở để nghiên cứu cấu trúc các chương trình
trong hệ thống.


Chương II. Phân tích HTTT

 Các nguyên tắc phân rã chức năng

*) Nguyên tắc thực chất:
Mỗi chức năng được phân rã phải là một bộ phận thực sự
tham gia thực hiện chức năng đã phân rã ra nó.
*) Nguyên tắc đầy đủ:
Việc thực hiện tất cả các chức năng ở mức dưới trực tiếp
phải đảm bảo thực hiện được chức năng ở mức trên đã phân
rã ra chúng.


Chương II. Phân tích HTTT

b) Xác định bài tốn
Khảo sát tổ chức, các chức năng của tổ chức.
 Mô tả bài toán dưới dạng một văn bản text.
c) Một số ví dụ
Ví dụ 1: Quản lý tín dụng
 Ví dụ 2: Quản lý bãi trơng giữ xe
 Ví dụ 3: Quản lý kho hàng


Quản lý tín dụng: Phịng tín dụng ở Ngân hàng Ngoại

thương có nhiệm vụ chính là Cho vay và Thu nợ.
Khi khách đến vay tiền bộ phận Cho vay phải
Nhận đơn vay của khách hàng, sau đó Duyệt đơn xem
có đủ điều kiện cho vay không rồi chuyển sang bộ
phận Trả lời đơn. Bộ phận Trả lời đơn sẽ trả lời khách
hàng là từ chối hay đáp ứng cho vay, nếu đáp ứng thì
cho vay ln đồng thời ghi vào Sổ nợ.
.

Khi khách đến trả tiền, dựa vào sổ nợ bộ phận
Thu nợ phải xác định kỳ hạn trả cho từng khách hàng.
Nếu trả trong hạn thì chuyển sang bộ phận Xử lý nợ
trả trong hạn. Nếu ngồi hạn thì chuyển sang bộ phận
Xử lý nợ trả ngoài hạn. Cả 2 bộ phận đều phải ghi vào


Chương II. Phân tích HTTT

Qlý tín dụng
1. Cho vay

2. Thu nợ

1.1 Nhận đơn
1.2 Duyệt vay
1.3 Trả lời
1.4 Ghi sổ nợ

2.1 Xđ kỳ hạn
2.2 XL trong hạn
2.3 XL ngoài hạn
2.4 Ghi sổ nợ

Sơ đồ phân rã chức năng Quản lý tín dụng


Quản lý trông giữ xe:Trong bãi trông giữ xe Vạn Phúc người
ta chia thành 4 khu dành cho 4 loại xe khác nhau: Xe máy, xe
buýt, xe tải và xe Taxi.

.
Khi khách đến gửi xe người coi xe nhận dạng xe, sau đó
kiểm tra chỗ trống trong bãi. Nếu chỗ dành cho loại xe đó đã
hết thì thơng báo cho khách, nếu cịn thì ghi vé và hướng dẫn
xe vào bãi đồng thời nhập những thông tin trên vào sổ xe vào.
Khi khách lấy xe, người coi xe kiểm tra vé, đối chiếu vé
với xe. Nếu vé giả hay không đúng xe thì khơng cho nhận xe.
Ngược lại thì viết phiếu thanh toán và thu tiền của khách đồng
thời ghi các thông tin cần thiết vào sổ xe ra.
.
Khi khách đến báo có sự cố thì kiểm tra xe trong sổ xe
vào và sổ xe ra để xác minh xem xe có gửi khơng và đã lấy ra
chưa. Nếu có xe vào mà chưa có xe ra thì kiểm tra xe ở hiện
trường. Nếu xác định là mất thì tiến hành lập biên bản giải
quyết và viết phiếu chi bồi thường cho khách hàng.
.


Chương II. Phân tích HTTT

Qlý trơng giữ xe
1. Nhận xe

2. Trả xe

3. GQ sự cố

1.1 Nhận dạng xe

2.1 KT ĐC vé

3.1 KT vào-ra

1.2 KT chỗ trống

2.2Viết phiếuTT

3.2 KT hiện trg

1.3 Ghi vé xe

2.3 Thu tiền

3.3Lậpbiên bản

1.4 Ghi sổ xe vào

2.4 Ghi sổ xe ra

3.4 Viết chi bt

Sơ đồ phân rã chức năng Quản lý trông giữ xe


Quản lý kho hàng:Cơng ty VB có rất nhiều kho hàng đặt ở nhiều
vị trí khác nhau. Nhiệm vụ chính của Quản lý kho hàng là Nhập
hàng và Xuất hàng.
.
Để nhập hàng, khi nhà cung cấp xuất trình phiếu nhập
người ta phải kiểm tra tính hợp lệ của phiếu. Nếu khơng hợp lệ

thì trả lời cho nhà cung cấp. Nếu phiếu hợp lệ thì kiểm tra hàng
nhập về chủng loại và số lượng xem có đúng như trong phiếu
nhập hay khơng. Nếu đúng thì cho nhập kho, viết phiếu trả tiền
cho nhà cung cấp, ghi sổ nhập. Nếu sai thì thông tin lại cho nhà
cung cấp.
Khi xuất hàng sau khi nhận được phiếu xuất người ta phải
kiểm tra xem phiếu xuất có hợp lệ hay khơng. Nếu khơng thì
thơng tin lại cho khách hàng. Nếu hợp lệ thì dựa vào sổ nhập
kiểm tra xem hàng trong kho còn đủ đáp ứng u cầu của khách
hàng khơng. Nếu đủ thì cho xuất kho, viết phiếu thu tièn của
khách hàng và ghi vào sổ xuất. Nếu khơng thì thơng báo cho
khách hàng và bộ phận nhập hàng đăng ký với nhà cung cấp.