Thực trạng hoạt động trong công tác chứng thực ở tại UBND xã Hoàng Vân, huyện Hiệp Hòa, tỉnh Bắc Giang

MỞ ĐẦU
1 . Tính cấp thiết của đề tài.
Hịa trung vời nền kinh tế nhiều thành phần nẩy sinh các mối quan hệ xã hội ngày
càng phát triển có nhiều mối quan hệ khác nhau nhiều mối quan hệ xã hội sẽ nẩy sinh
có tranh chấp giữa các nhân với các nhân , cá nhân với tập thể và tập thể với tập thể đã
gâu ảnh hưởng đến sức khỏa tài sản, kinh tế chính trị đã làm cho phát inh các mối quan
hệ xã hội ngày càng phát triển trong mọi mối quan hệ sẽ có các tranh chấp sảy ra họ
phải lưu giữ các tài liệu chứng cứ để phục vụ chứng minh giải quyết các vụ việc tranh
chấp giữa các bên có tranh chấp mọi tài nhà nước quản lý điều hành có thẩm quyền
mới đảm bảo tính pháp lý của nhà nước.
Trong thực tế cho thấy có rất nhiều mâu thuẫn tranh chấp về tranh chấp về tiền và
tài sản trong những năm gần đây ngày càng gia tăng , các vụ việc trở nên phức tạp nó
có rất nhều nguyên nhân nhưng nguyên nhân chủ yếu là khơng sắc định ró các chứng
cứ để làm cơ sở trong giải quyết mọi tranh chấp giã hai bên đương sự chính vì lẽ đó
các cấp các ngành phải làm tốt công tác tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật đến
mọi cá nhân mọi tổ chức, mọi người dân để mọi người dân chấp hành nghiêm mọi chủ
chương của đảng pháp luật của nhà nước. việc Chứng thực các hồ sơ tài liệu chứng cứ
có liên quan là việc làm của cơ quan nhà nước có thẩm quyền là cực kỳ quan trọng , do
vậy chứng thực là một công cụ bảo vệ pháp luật bảo vệ quyền lợi chính đáng của mọi
người dân tất các các hành vi sử sự giao tiếp tác động qua lại cả các chủ thể.
Ở Nước ta từ khi Nghị định số 45 của hội đồng bộ trưởng năm 1991 và nghị định
số 31 của chính phủ năm 1996 nghị định số 75 quy định về công tác chứng thực, đã
ban hành nhằm hồn thiện các hệ thống cơng chứng ở nước ta nghị định 79 năm 2007
của chính phủ đã thay thế nghị định số 75 năm 2000 và nghị định số 04 năm 2012 sửa
đổi bổ sung nghị định số 79 năm 2007 Hiện nay nghị định số 23 năm 2015 của chính
phủ (thay thế Nghị định số 79 năm 2007 nghị định của chính phủ ngày 18/5/2007;
Nghị định số 04/2012/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Điều 5 Nghị định 79/2007/NĐ-CP;
Điều 4 của Nghị định 06/2012/NĐ-CP ngày 02/02/2012; những quy định về công tác
chứng thực hợp đồng được quy định tại nghị định số 75 năm 2000 nghị định của chính
phủ đây cũng là điểm nhấn rất quan trọng trong công tác chứng thực đã tác động không

1


nhỏ đến đời sống cộng đồng dân cư tại xã Hồng Vân huyện Hiệp Hịa tỉnh Bắc Giang
trong giai đoạn hiện nay.
Hồng Vân là một xã có mật độ dân số ở mức trung bình của huyện Hiệp Hịa.
Ở đây diễn ra nhiều hoạt động sự kiện phát triển về chính trị, kinh tế , văn hóa xã hội
quốc phịng và an ninh cán bộ và nhân dân tham gia vào các hoạt động xã hội ngày
càng cao. Bởi vậy nhu cầu chứng thực các giấy tờ có giá trị pháp lý là rất cao, trong
quá trình tổ chức thực hiện việc cải cách hành chính đã hồn thiện các quy chế hoạt
động của bộ phận “một cửa, một cửa liên thơng”, hoạt động chứng thực ở xã Hồng
Vân nói riêng và cả nước nói chung đang phát triển theo xu hướng xã hội hố. Chứng
thực có vị trí rất quan trọng trong việc xác thực giá trị pháp lý. Trong quá trình tổ chức
thực hiện thực trạng của địa phương xã nhà trong hoạt động trong công tác chứng thực
đang diễn ra đã đặt được kết quả rất khả quan tuy nhiên vẵn còn một số những hạn chế
cần khắc phục , chính vì lẽ đó chun đề cơng tác chứng thực này đã đề cập tới vấn đề
“Thực trạng hoạt động trong công tác chứng thực ở tại UBND xã Hồng Vân,
huyện Hiệp Hịa, tỉnh Bắc Giang”.
2. Mục đích nghiên cứu
Mục đích của chuyên đề là nghiên cứu những tồn tại hạn chế và đề xuất những
giải pháp khắc phục nhằm nâng cao hoạt động công tác chứng thực trong thời gian tới
và những năm tiếp theo.
3. Phạm vi nghiên cứu
Khoảng thời gian thu thập thông tin trong đề tài này là từ năm 2015- 2018, ngày
16 tháng 02 năm 2015 Chính phủ đã ban hành nghị định số 23 quy định về việc cấp
bản sao từ sổ gốc và chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng
thực hợp đồng …
4. Phương pháp nghiên cứu
4.1 Cách thức và phương pháp tổng hợp.
Cách thức này được tổng hợp trên nhứng kết quả số liệu qua các báo cáo có liên

quan đến chuyên đề này nhằm nghiên cứu những điểm còn tồn tại yếu kém trong cơng
tác chứng thực tại UBND xã Hồng Vân huyện Hiệp Hòa tỉnh Bắc Giang.
4.2 Phương pháp so sánh.

2


Căn cứ các kết quả đã đặt được trong từng năm để đánh giá nguên nhân tồn tại và
những hạn chế yếu kém trong công tác chứng thực tại địa phương và nhu cầu của mọi
người dân trong công tác chứng thực để có cơ sở làm căn cứ đưa ra các giải pháp điều
chỉnh khắc phục những hạn chế yếu kém không để ảnh hưởng đến quyền lợi của nhân
dân.
4.3Phương pháp phân tích.
Nhằm đi sâu đi sát trong cơng tác hoạt động chứng thực để đánh giá thực
trạng những điểm mạnh điểm yếu có tác động đến đời sống cộng đồng nhân dân
đánh giá nguyên nhân những tồn tại yếu kém trong việc tổ chức thực hiện công
tác chứng thực để có giải pháp hữu hiệu trong thời gian tới.
4.4 Phương pháp điều tra khảo sát.
Trong quá trình tổ chức thực hiện công tác chứng thực tại UBND xã Hồng Vân
huyện Hiệp Hịa tỉnh Bắc Gang, qua những lần tiếp xúc đối thoại với nhân dân cũng
như những công dân đến làm công tác chứng thực, cũng như các bài học kinh nghiệm
được rút ra của cán bộ công chức làm cơng trác chứng thực để có cơ sở đánh giá thực
trạng cơng tác chứng thực tại xã Hồng Vân huyện Hiệp Hòa.
4.5 Phương pháp khác.
Mở các cuộc tọa đàm hội thảo tranh thủ các ý kiến thảo luận đóng góp của
những người cán bộ làm cơng tác chứng thực qua các thời kỳ cũng như các cơ quan
ban ngành đoàn thể để tổng hợp các ý kiến hay những giải pháp hợp lý để cải cách về
phương pháp tổ chức thực hiện công tác chướng thực tại xã phường thị trấn.
5. Kết cấu của chuyên đề.
Đề tài gồm 03 Chương.

Chương 1. Cơ sở pháp lý trong hoạt động chứng thực.
Chương 2. Thực tiễn áp dụng pháp luật trong hoạt động chứng thực tại UBND
xã Hoàng Vân, huyện Hiệp Hòa, tỉnh Bắc Giang.
Chương 3. Các giải pháp nhằm năng cao hiệu quả trong cơng tác chứng thực tại
xã hồng Vân huyện Hiệp Hòa tỉnh Bắc Giang.

3


Chương 1. CƠ SỞ PHÁP LÝ CỦA HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC.
1.1 Các văn bản quy định về công tác chứng thực.
1.1.1 Khái niệm chung.
Chứng thực là việc cơ quan hành chính nhà nước xác nhận tính chính xác, tính có
thực của các giấy tờ, văn bản được chứng thực so với bản chính; xác nhận tính chính
xác, tính có thực của chữ ký được chứng thực là chữ ký của một cá nhân cụ thể, là cơ
sở phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của các cá nhân, tổ chức trong xã hội được
dễ dàng, thuận tiện.
Theo quy định tại Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 có những
thuật ngữ đó là.
1. “Cấp bản sao từ sổ gốc” là do UBND xã phường thị trấn đang quản lý sổ
gốc , có nội dung đầy đủ và chính sác.
2. “Chứng thực bản sao từ bản chính” là do UBND xã phường thị trấn căn cứ vào
bản chính để chứng thực bản sao.
3. “Chứng thực chữ ký” là do UBND xã phường thị trấn chứng thực chữ ký trong
các văn bản có chữ ký của người yêu cầu chứng thực.
4. “Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là do UBND xã phường thị trấn chứng
thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch.
5. “Bản chính” là do UBND xã phường thị cấp lần đầu cấp lại cấp khi đăng ký
lại .
văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của UBND xã phường thị trấn.

6. “Bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ,
chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.
7. “Sổ gốc” là do UBND xã phường thị trấn lập khi bản chính được UBND xã
phường thị trấn cấp.
8. “Văn bản chứng thực”là do giấy tờ văn bản hợp đồng giao dịch đã được
chứng thực.
9. “Người thực hiện chứng thực”là cán bộ công chức làm cơng tác chứng thực
như trưởng phịng phó trưởng phịng tư pháp huyện,
1.1.2 Chứng thực từ bản chính sang bản sao, hoặc từ bản sổ gốc sang bản sao
hoặc chứng thực chữ ký.

4


Tại Điều 3 Nghị định số 23 năm 2015 quy định.
1. Mọi cá nhân hoặc tổ chức có nhu cầu giao dịch cần đến tài liệu hồ sơ thì đến
cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp bản chính trong trường hợp mọi người dân muốn
cấp bản sao từ sổ gốc thì có quyền đề nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp bản
sao từ sổ gốc mà nhà nước quản lý, trong trường hợp này bản sao được cấp từ sổ gốc
có giá trọ pháp lý như bản chính.
2.Trong trường hợp mọi người dân có nhu cầu chứng thực từ bản chính sang bản
sao thì cá nhân hoặc tổ chức phải phô tô in ấn tài liệu từ bản chính và mang đến cơ
quan nhà nước có thẩm quyền đề nghị được chứng thực lúc này cán bộ làm công tác
chứng thực làm công tác đối chiếu từ bản chính đối với bản sao thấy khớp nhau từ bản
chính với bản sao phải khớp nhau phải là một bản chính nhân ra thì cán bộ làm cơng
tác chứng thực vào sổ và đóng dấu chứng thực và mang đến người có thẩm quyền ký
và đóng dấu của cơ quan đơn vị có thẩm quyền chứng thực, khi bản sao đã được
chứng thực từ bản chính thì khi giao dịch bản sao có giá trị như bản chính.
3. Chứng thực chữ ký được sắc định người có thẩm quyền ký vào các văn bản để
giao dịch và ngườ ký phải chịu trách nhiệm của mình trong các văn bản mà mình ký

phải thơng qua việc chứng thực của cơ quan nhà nước hoặc cơ quan có thẩm quyền thì
mới có giá trị pháp lý theo quy định của pháp luật.
4. Trong trường hợp chứng thực các hợp đồng cho mọi cá nhân hoặc tổ chức ký
kết hợp đồng cần chứng thực thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực để có
căn cứ giá trị pháp lý làm tài liệu chứng cứ để giao dịch.
1.2. Thẩm quyền chứng thực và người thực hiện chứng thực của UBND xã
1.2.1. Thẩm quyền chứng thực.
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thẩm quyền chứng
thực của UBND cấp xã gồm.
a . UBND xã thị chấn có thẩm quyền chứng thực các hồ sơ tài liệu có liên quan
từ nả chính sang bản sao do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp.
b. Các văn bản có chữ ký của người có thẩm quyền thì mọi giao dịch cần có nhu cầu chứng
thực thì Ủy ban nhân dân xã thị trấn có trách nhiệm làm cơng tác chứng thưc làm căn cứ pháp lý
để giao dịch.

5


c. Các hồ sơ giấy từ hợp đồng có liên quan đến tài sản, đất đai khoáng sản cần
được chứng thực làm căn cứ để giao dịch, trong các mối quan hệ về tài sản.
1.2.2 người làm công tác chứng thực.
Là cán bộ cơng chức viên chức có trình độ chuyên môn về công tác chứng thực
và người đứng đầu cơ quan đơn vị có thẩm quyền ký vào các văn bản chứng thực và có
đóng dấu của cơ quan đơn vị.
1.3. Thủ tục chứng thực
1.3.1. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính.
Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định.
1. Tất cả mọi người dân và cơ quan có nhu cầu chứng thực các văn bản phải phô
tô từ bản chính để đối chiếu chuẩn sác thì người làm công tác chứng thực mới được
chứng thực và phải chịu trách nhiệm của mình trong việc chứng thực.

2. Tất cả các lọi hồ sơ của người dân hoawch cơ quan tổ chức có nhu cầu chứng
thực thì phải xuất trình bản chính và bản sao để kiểm tra đối chiếu theo quy định của
pháp luật.
3. Cán bộ làm công tác chứng thực có trách nhiệm tra cứu tài liệu của người dân
cũng như các cơ quan thì tiến hành làm cơng tác chứng thực, khi hồ sơ tài liệu có
nhiều tờ thì phải đóng dấu giáp lai của văn bản đó.
1.3.1.1 Quyền, nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính
Điều 8 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định:
1. Người yêu cầu chứng thực có nhu cầu chứng thực các hồ sơ tài liệu hợp đồng
để giao dịch thì có quyền đến tất cả các cơ quan tổ chức nào có thẩm quyền làm cơng
tác chứng thực để được chứng thực các tài liệu của mình để tiện cho giao dịch.
2. Mọi đề nghị của cá, cơ quan tổ chức có nhu cầu làm chứng thực phải tuân thủ
đúng quy định của pháp luật về công tác chứng thực và chịu trách nhiệm về hành vi
của mình.
1.3.1.2 Trách nhiệm của cán bộ làm công tác chứng thực.
Theo Điều 9 Nghị định 23 năm 2015 của chinh phủ quy định, trách nhiệm của
người làm công tác chứng thực bao gồm các nội dung sau.
1. Trước hết phải tuân thủ theu mọi quy định của pháp luật phải đảm bảo tính
khách quan tồn diện với tinh thần phục vụ nhân dân.

6


2. Phải chịu trách nhiệm hành vi của mình trong việc tổ chức chứng thực các tài
liệu mà mình đã làm chứng thực cho nhân dân.
3. Trong khi làm công tác chứng thực cấm kỵ các hành vi nhiễu sách nhân dân để
thu lợi bất chính cho bản than mình và người than trong gia đình.
1.3.1.3 Địa điểm chứng thực bản sao từ bản chính.
Điều 10 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về địa điểm chứng thực:
1. Việc chứng thực được thực hiện tại trụ sở cơ quan, tổ chức có thẩm quyền phải

có phịng làm việc riêng phải có diện tích sử dụng tối thiểu 20m 2 trở lên phịng phải
đảm bảo thống mát phải có bàn ghế nơi làm việc đảm bảo, mọi cá nhân cơ quan tổ
chức đến làm việc phải có chỗ ngồi làm việc trong khi trờ đợi, phải được niêm yết các
thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật, mọi người đến làm việc quan hệ cơng
tác phải giữ gìn traath tự đảm bảo vệ sinh mơi trường trung, trong phịng phải có treo
nội quy làm việc, và niêm yết công khai các tài liệu hướng dẫn theo quy định của pháp
luật.
2. Người làm công tác chứng thực phải phong cáh nghiêm túc hịa nhã khi tiếp
xúc với nhân dân, phải kính trọng nhân dân với tinh thần phục vụ nhân dân hết mình
đảm bảo khách quan vơ tư tồn diện mọi biện pháp kỹ thuật phải ghi chép đầy đủ mọi
thông tin trong sổ sách lưu giữ và các tài liệu phải thật chính sác.
3. Cán bộ làm cơng tác chứng thực phải thu lệ phí theo quy định khơng được thu tăng
lên hoặc giảm đi phải niêm yết công khai mức thu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền
mọi nguồn thu lệ phí phải có biên lai thu và có sổ sách theo dõi toeenf thu được phải nộp
vaud kho bạc nhà nước theo quy định , mọi chi phí có liên quan như in ấn tài liệu sổ ghi
chép phải có hóa đơn chứng từ theo quy định của bộ tài chính quy định.
1.3.2. Chứng thực chữ ký
1.3.2.1. Thủ tục chứng thực chữ ký
Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định:
1. Người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình các giấy tờ
có liên quan.
a.Sao từ sổ hộ khẩu gia đình , Chứng minh nhân dân hoặc các hồ sơ từ bản chính
nhưng phải cịn giá trị sử dụng thì người làm cơng tác chứng thực mới được chứng
thực.

7


b.Giấy từ tài liệu phải có chứ ký của người ký.
2. Cán bộ tư pháp hộ tịch cấp xã sau khi xem sét trẩm định hồ sơ tài liệu đối

chiếu xét thấy từ bản gốc sang bản sao phải chính sác thì cán bộ cơng chức tư pháp
tiến hành làm các thủ tục chứng thực như vàu sổ theo dõi và đóng dấu chứng thực ghi
đầy đủ các thơng tin theo quy định.
a. Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định.
b. Ký ghi rõ họ tên, đóng dấu của Ủy ban nhân dân xã làm công tác chứng thực
và ghi vào sổ chứng thực.
Đối với các loại giấy tờ có từ 02 trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối
nếu giấy từ văn bản có từ 02 tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
3. Đối với các trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả
theo cơ chế một cỏa và một cửa liên thông thì cán bộ cơng chức tư pháp hộ tịch có
nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ, nếu nhận thấy người yêu cầu chứng
thực có đủ điều kiện thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng
thực và chuyển cho lãnh đạo cơ quan đơn vị như Chủ tịch hoặc phó Chủ tịch Ủy ban
nhân dân xã ký, và cán bộ văn phòng ủy ban nhân dân quản lý giữ con dấu đóng dấu
theo quy định.
1.3.2.2 Thời hạn chứng thực chữ ký.
Việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực chỡ ký trong thời gian làm việc buổi sáng
hoặc buổi chiều thì phải được thực hiện chứng thực ngay trong buổi làm việc đó, trong
trường hợp cần phải xác minh làm rõ nhân than của người yêu cầu chứng thực thì thời
gian trên được kéo dài không được quá 3 ngày làm việc. .
1.3.3 Chứng thực hợp đồng.
Đối với các chủ thể cơ quan hoặc tổ chức khi giao dịch hai bên phải ký vào văn
bản hồ sơ tài liệu để giao kết làn căn cứ cơ sở pháp lý để giao dịch hợp đồng.
Đối với chức năng nhiệm vụ của cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi ký xác
nhận vào các lọi hồ sơ tài liệu để chứng thực phải chịu trách nhiệm về hành vi của
mình.
- Cán bộ cơng chức viên chức phải hướng dẫn các chủ thể của các bên trước khi
thỏa thuận ký kết giao ước hợp đồng phải được hiểu rõ nội dung của hợp đồng
hoặc các năn bản được sự thỏa thuận của hai bên..

8


1.3.3.1 Chứng thực hợp đồng , văn bản đã được soạn thảo sẵn.
a. Thủ tục chứng thực
Hồ sơ hợp lệ yêu cầu chứng thực bao gồm.
- phiếu yêu cầu chứng thực hợp đồng , vă bản.
- Bản sao Giaays chơngs minh nhân dân hoặc hộ chiếu, bản sao giấy tờ chứng
minh thẩm quyền của người đại diện
-Bản sao giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được cấp theo quy định của luật đất
đai năm 2013, bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở
được cấp theo quy định của pháp luật về nhà ở.
- Đơn xin tách thửa, hợp thửa trong trường hợp thực hiện quyền của người sử
dụng đất đối với một phần thửa đất.
- Hợp đồng về bất động sản.
Ngoài các giấy tờ nêu trên , tùy vào từng trường hợp cụ thể mà hồ sơ u cầu
chứng thực cịn có một số giấy tờ sau.
- Bản sao sổ hộ khẩu gia đình đối với các trường hợp nhận chuyển đổi quyền sử
dụng đất nông nghiệp hoặc nhận chuyển quyền sử dụng, cho tặng quyền sử dụng đất ở,
Ủy ban nhân dân xã, thị trấn khơng được địi hỏi người u cầu chứng thực nộp
thêm giấy tờ ngoài các giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực nêu trên.
b) Trình tự chứng thực
- Người yêu cầu chứng thực nộp một (01) bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực và suất
trình bản chính của giấy tờ đã nộp bản sao để đối chiếu, cán bộ tư pháp – hộ tịc xã, thị
trấn tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ yêu cầu chứng thực.
Trường hợp hồ sơ yêu cầu chứng thực hợp lệ thì cán bộ Tư pháp – Hộ tịch xã, thị
trấn ghi vào Sổ chứng thực hộp đồng, giao dịch và trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch
Ủy ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện ký hợp đồng, văn bản về bất động sản. Trường
hợp không chứng thực được trong ngày nhận hồ sơ thì cán bộ tư pháp – hộ tịch xã, thị
trấn ghi vào Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch và viết Phiếu hẹn trao cho người yêu

cầu chứng thực.
- Trường hợp chứng thực văn bản phân chia tài sản thừa kế,văn bản nhận tài sản
- Trường hợp chứng thực văn bản phân chia tài sản thừa kế, văn bản nhận tài sản
thừa kế thì thời hạn niêm yết 30 ngày đối với việc phân chia tài sản thừa kế, nhận tài

9


sản thừa kế khơng tính vào thời hạn chứng thực.
-Việc chứng thực hợp đồng, văn bản về bất động sản đươc thưc hiện trong ngày
nhận hồ sơ ; nếu nộp hồ sơ yêu cầu chứng thực sau ba (03) giờ chiều thì việc chứng
thực được thực hiện chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo, trường hợp hợp đồng,
văn bản có tình tiết phức tạp thì thời hạn chứng thực không quá (03) ngày làm việc kể
từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Việc điểm chỉ được thay thế cho việc ký trong các giấy tờ yêu cầu chứng thực,
nếu người yêu cầu chứng thực không ký được do khuyết tật hoặc không biết ký.
1.3.3.2. Chứng thực hợp đồng, văn bản do người thực
hiện chứng thực soạn thảo giúp.
Người yêu cầu chứng thực có thể đề nghị người thực hiện chứng thực soạn thảo hợp đồng
Người yêu cầu chứng thực nêu nội dung của hợp đồng trước người thực hiện chứng thực.
Người thực hiện chứng thực phải ghi chép lại đầy đủ nọi dung mà người yêu cầu chứng thực đã
nêu, việc ghi chép có thể là viết tay, đánh máy hoặc đánh bằng vi tính, nhưng phải đảm bảo nội
dung người yêu cầu chứng thực đã nêu, nếu nội dung truyên bố không trái với pháp luật, đạo đức
xã hội thì người thực hiện chứng thực soạn thảo hợp đồng.
a-Chứng thực về việc sửa đổi bổ sung hủy bỏ hợp đồng.
Đối với những hợp đồng đã được chứng thực thì việc sửa đổi, bổ sung một phần
hoặc tồn bộ hợp đồng đó cũng phải được chứng thực và việc chứng thực đó có thể
được thực hiện tại bất kỳ cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực nào, trừ trường
hợp việc công chứng hợp đồng liên quan đến bất động sản thuộc thảm quyền địa hạt
của Phịng Cơng chứng.

Nhữn vấn đề nêu trên cũng được áp dụng đối với việc hủy bỏ hợp đồng , nếu các
bên giao kết yêu cầu chứng thực việc hủy bỏ hợp đồng đó.
b. Chế độ lưu trữ.
Hồ sơ chứng thực phải bảo quản chặt chẽ cẩn thận để lưu chữ lâu dài tại trụ
sở ủy ban nhân dân xã, phường thị trấn nơi đã tổ chức thực hiện chứng thực.
Ủy ban nhân dân xã, phường thị trấn phải thực hiện các biện pháp an tồn
hệ thống phịng cháy chữa cháy, hoặc phịng chống ẩm ướt mối mọt …
Cán bộ làm công tác chứng thực phải giữ bí mật về các nội dung chứng thực
và những thơng tin có liên quan đến việc chứng thực, trừ trường hợp cơ quan nhà

10


nước có thẩm quyền yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp hồ sơ chứng cjphucj
vụ cho việc kiểm tra thang tra, điều tra truy tố xét xử có liên quan đến việc đã
chứng thực thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực có trách nhiệm cung
cấp bản sao văn bản chứng thực và giấy tờ khác có liên quan. Việc đối chiếu bản
sao văn bản chứng thực với bản chính chỉ được thực hiện tại cơ quan nhà nước
có thẩm quyền chứng thực nơi đang lưu chữ hồ sơ.
c. Giải quyết khiếu nại.
Người yêu cầu chứng thực có quyền khiếu nại việc từ chối chứng thực
khơng đúng với quy định của pháp luật.
Thẩm quyền và thời hạn giải quyết khiếu nại đối với Ủy ban nhân dân xã
phường thị trấn cụ thể như sau.
-Chủ tịch ủy ban nhân dân xã phường thị trấn có quyền giải quyết khiếu nại
lần đầu đối với việc từ chối chứng thực thuộc thẩm quyền của ủy ban nhân dân
xã trong thời hạn không quá 5 ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý đến ngày giải
quyết vụ việc khiếu nại.
- Người yêu cầu chứng thực không đồng ý với việc giải quyết khiếu nại của
chủ tịch ủy ban nhân dân xã, thì có quyền khiếu nại lên Chủ tịch Ủy ban nhân

dân huyện. trong trường hợp khiếu nại tiếp người yêu cầu chứng thực phải gửi
đơn kèm theo bản sao quyết định giải quyết khiếu nại của Chủ tịch Ủy ban nhân
dân xã, và các tài liệu có liên quan đến Chủ tịch Ủy ban nhân huyện.
Trong thời hạn không quá 10 ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý để giải
quyết tiếp đơn khiếu nại, Chủ tich Ủy ban nhân dân huyện phải giải quyết và
thông báo bằng văn bản cho người khiếu nại và Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã thị
trấn đã giải quyết trước đó biết.
Trong tường hợp người yêu cầu chứng thực không đồng ý với giải quyết khiếu
nại của Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện thì có quyền khiếu nại đến Chủ tịch Ủy ban
nhân dân tỉnh, trong trường hợp này người khiếu nại phải gửi đơn kèm theo bản sao
quyết định giải quyết khiếu nại của Ủy ban nhân dân huyện và các tài liệu có liên quan.
Trong thời hạn khơng q 20 ngày làm vieecjkeer từ ngày được thụ lý để giải
quyết tiếp đơn khiếu nại, Chuer tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phải giải quyết bằng văn bản
cho người khiếu nại và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện đã giải quyết khiếu nại trước

11


đó biết , quyết định giải quyết khiếu nại của của chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh là quyết
định cuối cùng.

12


Chương 2: THỰC TRẠNG ÁP DỤNG PHÁP LUẬT
TRONG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI XÃ HỒNG VÂN,
HUYỆN HIỆP HỊA, TỈNH BẮC GIANG
2.1. Khái quát chung về điều kiện tự nhiên, kinh tế xã hội của xã Hồng Vân,
huyện Hiệp Hịa, tỉnh Bắc Giang
2.1.1. Đặc điểm địa lý và lịch sử phát triển

Hồng Vân là một xã miền núi nằm ở phía Tây Bắc huyện Hiệp Hịa phía Đơng
giáp với xã Hồng An, phía Nam giáp với xã Đức Thắng, phía Tây giáp với xã Thái
Sơn và xã Tiên phong huyện Phổ n tỉnh Thái Ngun, phía Bắc giáp danh với Sơng
cầu, bên kia sơng là xã Hà Châu huyện Phú Bình Tỉnh Thái Ngun.
Tồn xã có tổng diện tích tự nhiên là 670,8 ha, được chia thành 06 thơn, trong đó
có 3 thôn loại 1 và 3 thôn loại 2. Tổng số hộ gia đình là 1.479 hộ tổng số nhân khẩu là
5.976 nhân khẩu, trong đó có 790 hộ khá chiếm 55% có 644 hộ trung bình chiếm
36,8%, hộ nghèo 116 chiếm 8,08% xã có diện tích đất trồng cây lâu năm là 44,26 ha
chiếm 6,6% diện tích sản xuất nơng nghiệp là 38,58 ha chiếm 56,77% trong đó diện
tích trồng lúa là 279,78ha chiếm 41,70% đất trồng mầu là 56,81 ha chiếm 8,64%.
Trên địa bàn xã có 01 Trạm y tế có 12 phịng làm việc và điều trị, gồm có 6
giường bệnh, có 02 bác sỹ, 6 y tá, 01 nữ hộ sinh, Trạm y tế đạt trạm chuẩn quốc gia.
Về công tác giáo dục trong địa bàn xã Hồng Vân gồm có 03 Trường học, trong
đó 01 trường Trung học cơ sở , 01 Trường Tiểu học và 01 trường Mầm non. Chất lượng
giáo dục trường trung học xếp thứ 03 trong toàn huyện, Trường Tiểu học xếp thứ 5
trong toàn huyện, Trường Mầm non xếp thứ 8 trong toàn huyện năm học 2017-2018,
03 trường đều đặt danh hiệu đơn vị lao động tiên tiến xuất sắc .
Q trình lịch sử của xã Hồng Vân:
Nói về xã Hồng Vân là nói đến một vùng q có truyền thống cách mạng, có
giàu lịng u nước nồng nàn.
Trải qua các cuộc kháng chiến chống Pháp chống Mỹ cũng như trong cuộc bảo vệ
xây dựng đất nước, Đảng bộ và nhân dân xã Hồng Vân ln thể hiện tinh thần yêu
nước kiên cường dũng cảm, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, tham gia cùng các xã trong
toàn huyện thực hiện phong trào thi đua yêu nước cùng đóng góp to lớn sức người sức
của trong các cuộc kháng chiến chống pháp chống mỹ.

13


Trước cách mạng tháng 8/1945 xã Hoàng Vân được gọi là Tổng Hoàng Vân bao

gồm cả Hoàng Vân, Hoàng An, Hoàng Lương, Hoàng Thanh, Thanh Vân, Đồng Tân.
Sau năm 1953 được tách ra thành 6 xã riêng biệt, xã Hoàng Vân lấy tên gọi là xã Quyết
Tiến, đến năm 1971 xã Quyết Tiến đổi tên thành xã Hoàng Vân.
Vào những năm 1930, phong trào đấu tranh cách mạng do Đảng ta lãnh đạo đã sớm đến
với nhân dân xã Hoàng Vân, nhiều tổ chức quần chúng đã trở thành phong trào thi đua u
nước. Năm 1938 đồng chí Ngơ Tuấn Tùng, con trai cụ đồ Ba (tức Ngô Văn Thấu) đưa đồng
chí Hồng Quốc việt về hoạt động gây cơ sở cách mạng ở thơn Vân Xun xã Hồng Vân.
Năm 1940 Chi bộ Đảng đầu tiên của huyện Hiệp Hòa đã được thành lập tại Đồi
Đống Mú xã Hoàng Vân, từ đó đã lan tỏa thành lập những chi bộ khác trong tồn
huyện đến nay đã có trên 300 chi bộ Đảng có trên 4 nghìn đảng viên. Năm 1942 Tại
gia đình cụ Nguyễn Văn Chế, nơi đây Trung Ương Đảng đã khai mạc lớp tập huấn
chính trị cho các đồng chí lãn đạo các tỉnh Xứ ủy Bắc Kỳ, đến năm 1945 tại địa điểm
nhà cụ Lý Đông ở thôn Liễu Ngạn, Ban Thường vụ Trung Ương Đảng đã tổ chức hội
nghị quân sự cách mạng Bắc Kỳ, Ban Thường vụ Trung ương Đảng đã họp 5 ngày liên
tục từ ngày 15/4 - 20/4/1945, có thể nói nhân dân và cán bộ xã Hồng vân đã có cơng
lớn trong việc ni dấu các đồng chí lãnh đạo Trung Ương về hoạt động cách mạng ở
địa phương.
Những thành tích kể trên xã nhà đã được nhà nước phong tặng: 2 tập thể có cơng
với cách mạng đó là Làng Lạc n và xóm Đỏ thơn Vân Xun. 58 cá nhân và gia đình
được tặng bằng có cơng với nước, 9 người và gia đình được tặng kỷ niệm chương và
1.183 huân huy chương các loại, 10 bằng công nhận di tích lịch sử văn hóa cách mạng.
Năm 1997 nhân dân và cán bộ xã Hoàng Vân đã được Đảng và Nhà nước phong tặng
danh hiệu anh hùng LLVT nhân dân.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Hoàng Vân
- Bộ máy lãnh đạo Đảng - Chính quyền:
- Cơ cấu tổ chức bộ máy: Ban Chấp hành Đảng bộ xã gồm có 15 đồng chí, trong
đó nam 14 đồng chí, nữ 1 đồng chí.
Ban Thường vụ Đảng ủy gồm có 5 đồng chí, trong đó có 1 đồng chí Bí thư, 2 Phó
bí thư, 2 ủy viên Ban Thường vụ.
Hội đồng Nhân dân gồm có 2 đồng chí, trong đó Bí thư Đảng ủy kiêm chủ tịch Hội

14


đồng nhân dân, 1 ủy viên Ban Thường vụ làm phó chủ tịch Hội đồng nhân dân dân;
Ủy ban Nhân dân gồm có 5 thành viên gồm có 1 Chủ tịch Ủy ban nhân dân, 1
Phó chủ tịch ủy ban nhân dân, 2 Uy viên phụ trách Công an và Qn sự.
Đảng bộ xã Hồng Vân có 11 chi bộ, trong đó có 6 chi bộ thơn, 3 chi bộ nhà
trường, 1 chi bộ trạm y tế, 1 chi bộ cơng ty cổ phần xây dựng Hồng Vân
Đảng bộ hiện nay có 245 đảng viên, trong đó: Nam: 169, Nữ: 76; Chính thức:
234, dự bị: 11; đa phần Đảng viên là Dân tộc Kinh, Hưu, mất sức: 22; Thương, bệnh
binh: 33; Miễn cơng tác, sinh hoạt Đảng: 35 đồng chí.
Ban chấp hành Đảng bộ làm Bí thư chi bộ gồm có: 02 đồng chí gồm có 01 Bí thư
chi bộ thơnVạn Thạch , 01 Bí thư chi bộ Trường Tiểu học. Chất lượng đảng viên được
phân loại hàng năm đạt khá trở lên khơng có đảng viên yếu kém: ; Năm 2015 Chi bộ
đạt Trong sạch vững mạnh 8, Hoàn thành tốt nhiệm vụ 1; Năm 2016 Chi bộ đạt Trong
sạch vững mạnh 5, Hoàn thành tốt nhiệm vụ 3; Năm 2017 Chi bộ đạt Trong sạch vững
mạnh 7, Hoàn thành tốt nhiệm vụ 2.
- Bộ máy lãnh đạo: gồm có 4 cơ quan thường trực: Đảng ủy, Hội đồng nhân dân,
Ủy ban nhân dân, Mặt trận tổ quốc.
- Các ban ngành đồn thể gồm có: Đồn thanh niên, Hội nông dân, Hội phụ nữ,
Hội cựu chiến binh.

15


SƠ ĐỒ BỘ MÁY QUẢN LÝ UBND XÃ HOÀNG VÂN
CHỦ TỊCH

PHĨ CHỦ TỊCH

THÀNH VIÊN UBND

THÀNH VIÊN UBND

CHT QN SỰ

TRƯỞNG CƠNG AN

CÔNG CHỨC

CÔNG CHỨC

CÔNG CHỨC

CÔNG CHỨC

CÔNG CHỨC

VP-TK

TC-KT

ĐC-XD

TP-HT

VH-XH

2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ.

2.1.3.1. Chức năng, nhiệm vụ chung.
Điều 35 Luật Tổ chức chính quyền địa phương quy định nhiệm vụ, quyền hạn của
Ủy ban nhân dân xã Hồng Vân huyện Hiệp Hịa.
a. Xây dựng các chương trình kế hoạch trình Hội đồng nhân dân xã quyết quyết
định các nội dung.
- Ban hành nghị quyết về những vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng
nhân dân xã.
- Quyết định biện pháp bảo đảm trật tự, an tồn xã hội, đấu tranh, phịng, chống
tội phạm và các hành vi vi phạm pháp luật khác, phòng, chống quan liêu, tham nhũng
trong phạm vi được phân quyền; biện pháp bảo vệ tài sản của cơ quan, tổ chức, bảo

16


hộ tính mạng, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích hợp pháp khác của
cơng dân trên địa bàn xã.
- Quyết định dự toán thu chi ngân sách và điều chỉnh dư toán tru chi ngân
sáchquyết định chủ chương đầu tư các chương trình dự án của xã.
b. Tổ chức thực hiện ngân sách của xã.
c. Thực hiện nhiệm vụ quyền hạn do Ủy ban nhân dân huyện ủy quyền cho Ủy
ban nhân dân xã.
2.1.3.2 Nhiệm vụ quyền hạn của Chủ tịch UBND xã Hoàng Vân.
Chủ tịch UBND xã Hoàng Vân do HĐND xã bầu ra, là người đứng đầu cơ quan,
chịu trách nhiệm chung trên tất cả các lãnh vực cụ thể.
- Lãnh đạo và điều hành công việc của UBND, các thành viên UBND xã.
- Thực hiện theo các nghị quyết chỉ thị của huyện ủy Hội đồng nhân dân Ủy ban
nhân dân huyện và nghị quyết của Đảng Ủy Hội đồng nhân dân xa trực tiếp cán bộ
chuyên mộ cán bộ công chưca viên chức phụ trách từng lĩnh vực như như tư pháp hộ
tịch giải quyết đơn thư khiếu nại tố cáo, tổ chức tiếp dân, xây dựng kế hoạch bảo vệ bí
mật của nhà nước, phòng chống tham nhũng … Chỉ đạo lực lượng quốc phịng địa

phương qn sự xã có kế hoạch huấn luyện dân quân tự vệ tuyển quân . Chỉ đạo lực
lượng Công an xã làm tốt công tác đấu tranh phòng chống tội phạm và tệ nạn xã hội,
quản lý cư tru đăng ký quản lý hộ khẩu trên địa bàn xã, chỉ đạo cán bộ công chức địa
chính xây dựng phối hợp với các đồng chí là Bí thư các chi bộ Trưởng thơn của các
thơn làm tốt cơng tác quản lý đất đai khống sản tài nguyên môi trường .
- Chỉ đạo cán bộ công chức văn hóa hàng năm xây dựng kế hoạch tổ chức thức
hiện cơ quan văn hóa Thơn làng Ấp Bả văn hóa các gia đình văn hóa , xây dựng cơng
tác phong trào toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hóa ở khu dân cư, các chế độ
chính sách xã hội cho các đối tượng là thương binh bệnh binh các gia đình chính sách
xã hội …
Chỉ đạo cán bộ cơng chức tài chính kế tồn hàng năm xây dựng kế hoạch thu chi
ngân sách, quản lý tài sản công của Ủy ban nhân dan xã, cân đối các nguồn vốn đầu tư
xây dựng trụ sở ủy Ban nhân dân đường giao thông nông thôn giao thông nội đồng, ,
mương máng thuiyr lợi, xây dựng trạm y tế, xây dựng các trường học.

17


- Hàng năm cùng với tập thể Ủy ban nhân dân xã xây dựng kế hoạch phát triển
kinh tế, văn hóa xã hội an ninh quốc phịng.
- Ủy quyền cho Phó Chủ tịch UBND xã thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn trong
phạm vi thẩm quyền của Chủ tịch ủy ban nhân xã.
- Hàng tuần giao ban với phó chủ tịc ủy ban nhân dân xã hàng tháng giao ban Ủy
ban nhân xã.
Thực hiện công tác đối nội, đối ngoại của UBND xã, triệu tập và chủ tọa các
phiên họp thuộc UBND. Báo cáo công tác trước HĐND cùng cấp và UBND cấp trên.
Giữ mối quan hệ thường xuyên giữa UBND với Đảng ủy, HĐND, các đoàn thể nhân
dân ở xã.
2.1.3.3. Nhiệm vụ, quyền hạn của Phó chủ tịch UBND xã Hồng Vân.
Chịu sự phân cơng điều động trực tiếp của Chủ tịch UBND và chịu mọi trách

nhiệm trong công việc được giao trước chủ tịch Ủy ban nhân dân và tập thể Ủy ban
nhân dân.
Ủy ban nhan dân chịu trách nhiệm tập thể về toàn bộ hoạt động của Uỷ ban nhân
dân trước Đảng Uỷ ,hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện. Đôi với những vấn
đề vượt q thẩm quyền thì phó chủ tịch phải báo cáo Chủ tịch quyết định.
Khi giải quyết công việc, nếu cố điều kiện lien quan đến phạm vi trách nhiệm giải
quyết công việc của thành viên khác Uỷ ban nhân dân, thì chủ động trao đổi , phối hợp
với thành viên đó để thống nhất cách giải quyết.
Chỉ đạo, kiểm tra đôn đốc cán bộ ,công chức, viên chức, các thôn thực hiện các
chủ trương, đường nối của Đảng và pháp luạt về nhiệm vụ được giao.
Phụ trách lĩnh vực nông nghiệp, cơng tác thú y, cơng tác tín dụng tại địa phương,
phụ trách hội đồng tư vấn thuế, phụ trách công tác dân tộc tại địa phương.
Là tổ trưởng tổ giải phóng mặt bằng, phụ trách lĩnh vực giao thơng thủy lợi; cơng
tác phịng chống lũ lụt, cơng tác chính sách xã hội, công tác y tế giáo dục, công tác dân
số kế hoạch hóa gia đình, cơng tác xây dựng đời sơng văn hóa ở khu dân cư. phụ trách
cơng tác tơn giáo ở địa phương; cơng tác xóa đói giảm nghèo, trung tâm học tập cộng
đồng. (Quy định tại Quy chế làm việc của UBND xã Hoàng Vân nhiệm kỳ 2016-2021).
2.1.3.4 Nhiệm vụ quyền hạn của Ủy viên Ủy ban nhân dân.

18


Uỷ viên UBND xã chịu trách nhiệm về nhiệm vụ được phân công trước Chủ tịch
UBND xã, cùng Chủ tịch và Phó chủ tịch chịu trách nhiệm tập thể về họat động của
UBND trước Hội đồng nhân dân xã, Hội đồng nhân dân và UBND huyện. Nắm tình
hình báo cáo kịp thời với Chủ tịch UBND xã về lĩnh vực cơng tác của mình và cơng
việc khác có liên quan.
Trực tiếp chỉ đạo kiểm tra, đôn đốc công việc thuộc lĩnh vực được phân công trên
địa bàn xã. Chủ động đề ra các biện pháp để hoàn thành tốt các cơng việc đó.
2.1.3.5 Nhiệm vụ quyền hạn của trưởng cơng an xã.

Trưởng Cơng an xã Hồng Vân chịu trách nhiệm trước Chủ tịch, Phó chủ tịch và
UBND xã về việc thực hiện các nhiệm vụ được giao. Nhiệm vụ cụ thể quy định tại Quy
chế làm việc của UBND xã Hoàng Vân nhiệm kỳ 2016-2021 như sau:
“Tổ chức, kiện toàn và nâng cao chất lượng hoạt động của lực lượng cơng an xã,
nắm tình hình an ninh trật tự trên địa bàn. Tham mưu, đề xuất với cấp trên về các chủ
trương, kế hoạch, biện pháp bảo đảm an ninh trật tự trên địa bàn và tổ chức thực hiện
sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Phối hợp với các cơ quan, đoàn thể tuyên truyền, phổ biến pháp luật liên quan tới
an ninh trật tự cho nhân dân. Hướng dẫn tổ chức quần chúng làm công tác an ninh, trật
tự trên địa bàn quản lý.
Tổ chức phòng ngừa, đấu tranh phòng chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các vi
phạm pháp luật khác trên địa bàn theo quy định của pháp luật và theo hướng dẫn của
cơng an cấp trên.
Tổ chức thực hiện nhiệm vụ phịng cháy, chữa cháy, giữ vững an ninh chính trị
trật tự an tồn xã hội, an tồn giao thơng, quản lý vũ khí, chất nổ dễ cháy; quản lý hộ
khẩu; kiểm tra các quy định về an ninh trật tự trên địa bàn theo thẩm quyền.
Xử lý người có hành vi vi phạm pháp luật theo quy định; tổ chức việc quản lý,
giáo dục đối tượng trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
Chỉ đạo việc bảo vệ hiện trường, bắt người phạm tôi quả tang, tổ chức bắt người có
lệnh truy nã; tiếp nhận và dẫn giải người bị bắt lên công an cấp trên; cấp cứu người bị nạn.
Tuần tra, bảo vệ mục tiêu quan trọng về chính trị, kinh tế, an ninh, quốc phòng ở
địa bàn theo hướng dẫn của công an cấp trên.

19


Xây dựng nội bộ lực lượng công an xã, trong sạch, vững mạnh và thực hiện một
số nhiệm vụ khác do cấp ủy Đảng, UBND xã, công an cấp trên giao”.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND xã giao.
2.1.3.6. Nhiệm vụ, quyền hạn của Chỉ huy trưởng quân sự

Chỉ huy trưởng quân sự là Ủy viên UBND phụ trách lĩnh vực quân sự, trực thiếp
thực hiện các nhiệm vụ sau:
“Tham mưu đề xuất với cấp ủy Đảng, chính quyền xã về chủ trương, biện pháp
lãnh đạo, chỉ đạo và trực tiếp tổ chức thực hiện nhiệm vụ quốc phòng, quân sự xây
dựng lực lượng dân quân, lực lượng dự bị động viên.
Xây dựng kế hoạch, xây dựng lực lượng, giáo dục chính trị và pháp luật. Huấn
luyện quân sự, hoạt động chiến đấu, trị an của lực lượng dân quân; xây dựng kế hoạch
tuyển chọn và gọi công dân nhập ngũ; huy động lực lượng dự bị động viên và các kế
hoạch khác liên quan tới nhiệm vụ quốc phòng, quan sự; phối hợp với các đoàn thể
triển khai thực hiện các nhiệm vụ liên quan tới cơng tác quốc phịng, qn sự trên địa bàn.
Phối hợp với cơ quan Quân sự huấn luyện quân dự bị theo quy định.
Tổ chức thực hiện đăng ký,quản lý công dân trong độ tuổi làm nghĩa vụ quân sự,
quân dân dự bị và dân quân theo quy định của pháp luật; thực hiện công tác động viên
gọi thanh niên nhập ngũ.
Chỉ đạo dân quân phối hợp với công an và lực lượng khác thường xuyên hoạt
động bảo vệ an ninh trật tự, sẵn sàng chiến đấu, phục vụ chiến đấu và tổ chức khắc
phục thiên tai, sơ tán, cứu nạn.
Phối hợp với các đoàn thể trên địa bàn giáo dục tồn dân ý thức quốc phịng,
qn sự và các văn bản pháp luật liên quan tới quốc phịng, qn sự.
Có kế hoạch phối hợp với các tổ chức kinh tế, văn hóa, xã hội thực hiện nền quốc
phòng gắn với nền an ninh nhân dân, thế trận quốc phịng tồn dân gắn với thế trận an
ninh nhân dân.
Thực hiện chính sách hậu phương quân đội; các tiêu chuẩn, chế độ, chính sách
cho dân quân tự vệ, quân nhân dự bị theo quy định.
Tổ chức thực hiện nghiêm chế độ quản lý sử dụng, bảo quản vũ khí trang bị, sẵn
sàng chiến đấu; quản lý cơng trình quốc phòng theo phân cấp; thực hiện chế độ kiểm

20

tra, báo cáo, sơ kết, tổng kết công tác quốc phòng, quân sự ở xã.” (quy định tại Quy
chế làm việc của UBND xã Hoàng Vân nhiệm kỳ 2016-2021).
2.1.3.7. Nhiệm vụ, quyền hạn của công chức Tư pháp - Hộ tịch.
UBND xã Hồng Vân có 02 cán bộ cơng chức làm tư pháp hộ tịch cá trách nhiệm
tham mưu cho Ủy ban nhân dân xã tổ chức thực hiện nhiệm vụ quyền hạn của Ủy ban
nhân dân xã trong lĩnh vực tư pháp hộ tịch trong địa bàn xã.
Trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ cụ thể.
- Có nhiệm vụ tuyên truền phổ biến giáo dục pháp luật, quản lý hồ sơ tài liệu tủ
sách pháp luật, hướng dẫn mọi quần chúng nhân dân nghiên cứu pháp luật và tổ chức
lấy ý kiến của nhân dân trên địa bàn toàn xã.
- Có nhiệm vụ kiểm tra rà sốt các văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân xã và báo cáo cơ quan nhà nước có thẩm quyền xem sét
quyết định tham ra công tác thi hành án dân sự trên địa bán xã.
Thực hiện nhiệm vụ công tác tư pháp hộ tịch, chứng thực chứng nhận và theo dõi
về quốc tịch trên địa bàn xã theo quy định của pháp luật.
- Chủ trì phối hợp với các ban nghành đồn thể có nhiệm vụ hòa giải các vụ việc
sảy ra ở cơ sở.
- Có nhiệm vụ giúp Ủy ban nhân dân xã thực hiện giao dịch đảm bảo quyền xở
dụng đất, tài sản gắn liền với đất theo quy định của pháp luật.
2.1.3.8. Nhiệm vụ, quyền hạn của cán bộ công chức văn hóa xã hội.
Cán bộ cơng chức văn hóa xã hội có nhiệm vụ tổ chức, theo dõi và báo cáo về các
hoạt động văn hóa, thể dục, thể thao, du lịch, y tế và giáo dục trên địa bàn; tổ chức thực
hiện việc xây dựng đời sống văn hóa ở khu dân cư và xây dựng gia đình văn hóa trên
địa bàn xã;
- Giúp Ủy ban nhân dân xã trong việc tổ chức các hoạt động thể dục, thể thao,
văn hóa, văn nghệ quần chúng, các câu lạc bộ, lễ hội truyền thống, bảo vệ các di tích
lịch sử văn hóa, danh lam thắng cảnh ở địa phương, các điểm vui chơi giải trí và xây
dựng nếp sống văn minh, gia đình văn hóa, ngăn chặn việc truyền bá tư tưởng phản
động, đồi trụy dưới mọi hình thức văn hóa, nghệ thuật và các tệ nạn xã hội khác ở địa phương.
- Thực hiện các nhiệm vụ thông tin, truyền thơng về tình hình kinh tế - xã hội ở

địa phương;

21


- Chủ trì, phối hợp với cơng chức khác, trưởng thôn, khu dân cư xây dựng hương
ước, quy ước ở thôn, khu dân cư và thực hiện công tác giáo dục tại địa bàn xã. Phụ
trách và chỉ đạo hoạt động của Đài truyền thanh xã.” (Quy định tại Quy chế làm việc
của UBND xã Hoàng Vân nhiệm kỳ 2016-2021).
- Thống kê dân số, lao động, việc làm, ngành nghề trên địa bàn; theo dõi, tổng
hợp, báo cáo về số lượng và tình hình biến động các đối tượng chính sách, lao động,
thương binh và xã hội; theo dõi, đôn đốc việc thực hiện và chi trả các chế độ đối với
người hưởng chính sách xã hội và người có cơng;
- Phối hợp với các đồn thể trong việc chăm sóc, giúp đỡ các đối tượng chính
sách; Quản lý nghĩa trang liệt sĩ; thực hiện các hoạt động bảo trợ xã hội và chương
trình giảm nghèo trên địa bàn xã;
c) Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND phụ trách khối
phân công.
2.1.3.9 Nhiệm vụ, quyền hạn của cơng chức Văn phịng- Thống kê xã
Cơng chức Văn phịng- thống kê: tổng hợp có nhiệm vụ:
Tham mưu cho UBND xã xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình cơng tác
năm, giai đoạn; xây dựng lịch cơng tác của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
theo dõi việc thực hiện chương trình cơng tác, lịch làm việc hàng ngày hàng tuần hàng
tháng hàng quý hàng năm.
Tham mưu giúp UBND, HĐND xã xây dựng các kế hoạch phát triển kinh tế văn
hóa xã hội an ninh quốc phịng
Phối hợp với các cơng chức văn phịng cịn lại tổ chức tiếp khách của UBND xã;
thực hiện công tác văn thư, lưu trữ: lập và quản lý sổ công văn đi, đến, thực hiện quản
lý văn bản trên phần mềm Netoffice; quản lý hộp thư điện tử của UBND xã; xử lý văn
bản đến trên hệ thống phần mềm tới công chức chuyên môn đảm bảo về mặt thời gian

đồng thời trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND xã theo quy định;
Thực hiện tốt công tác chuẩn bị cho các kỳ họp của HĐND, UBND về cơ sở vật
chất, in ấn tài liệu, phát hành tài liệu tới các đại biểu, văn bản hóa các kết luận của lãnh
đạo, chủ trì cuộc họp; lập hồ sơ kỳ họp và quản lý, lưu trữ theo quy định.

22


Thực hiện các nghiệp vụ công tác lưu trữ: Hàng năm xây dựng và triển khai kế
hoạch văn thư lưu trữ, lập danh mục hồ sơ cơ quan, tổ chức thu thập tài liệu và thực
hiện chỉnh lý, biên mục tài liệu lên giá theo quy định.
Theo dõi việc thực hiện quy chế văn hóa cơng sở; nội quy cơ quan đặc biệt là việc
thực hiện thời giờ làm việc của đội ngũ cán bộ, công chức xã; hàng tháng, quý tổng
hợp và thông báo tới Ban thường vụ Đảng ủy, Thường trực HĐND- UBND- Mặt trận
tổ quốc và từng cán bộ, công chức biết làm cơ sở đánh giá, phân loại cán bộ, công chức
hàng năm.
Theo dõi, đôn đốc cán bộ, công chức chuyên môn trong thực thi công vụ đảm bảo
không để chậm, muộn.
Đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động của UBND xã; theo dõi biến động về số
lượng, chất lượng cán bộ, công chức xã; phối hợp với cơng chức Tài chính- Kế tốn xã
trong việc quản lý hồ sơ cán bộ, cơng chức, hồn thiện hồ sơ nâng lương, nâng ngạch
theo quy định;
Phụ trách công nghệ thông tin của UBND xã, kịp thời sửa chữa, thay thế, nâng
cấp các thiết bị về công nghệ thông tin cho cán bộ, công chức xã đảm bảo về trang thiết
bị phục vụ cho hoạt động chuyên môn của UBND xã;
Phối hợp với cán bộ, công chức của UBND xã thực hiện các nghiệp vụ về bầu cử
đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND các cấp, bầu cử trưởng, phó thơn theo quy định;
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND xã giao
Cơng chức Văn phịng phụ trách Thống kê có nhiệm vụ:
Chủ trì phối hợp với cán bộ, cơng chức liên quan tổ chức điều tra, tổng điều tra

trên các lĩnh vực phát triển kinh tế xã hội của địa phương theo quy định; Báo cáo thống
kê về tình hình phát triển kinh tế của địa phương hàng năm, giai đoạn; thống kê về dân
số, đất đai, nhà ở… theo quy định.
Xây dựng và tổ chức thực hiện công tác thi đua khen thưởng, dân tộc, tơn giáo tới
tồn thể cán bộ, cơng chức xã;
Thực hiện nhiệm vụ kiểm sốt thủ tục hành chính, phụ trách bộ phận “một cửa”,
“một cửa liên thông” xã;
Quản lý và sử dụng phần mềm điều hành tác nghiệp của địa phương. Trực tiếp
chuyển công văn, giấy tờ tới các bộ phận chuyên môn khác đảm bảo về mặt thời gian.

23


Quản lý tài sản chung và kịp thời tham mưu tổ chức sửa chữa cơ sở vật chất của
UBND xã.
2.1.3.10. Nhiệm vụ, quyền hạn của cơng chức Tài chính - Kế toán xã
- Xây dựng dự toán thu- chi ngân sách hàng năm, giúp Ủy ban nhân dân xã xây
dựng dự toán thu, chi ngân sách, tổ chức thực hiện dự toán thu, chi ngân sách, quyết
toán ngân sách, kiểm tra hoạt động tài chính khác của xã.
- Thực hiện quản lý các dự án đầu tư xây dựng cơ bản, tài sản công tại xã theo
quy định.
- Tham mưu cho Ủy ban nhân dân xã trong khai thác nguồn thu, thực hiện các
hoạt động tài chính ngân sách đúng theo quy định của pháp luật.
- Kiểm tra các hoạt động tài chính, ngân sách đúng theo quy định, tổ chức thực
hiện theo hướng dẫn của cơ quan tài chính cấp trên.
- Thực hiện chi tiền theo lệnh chuẩn chi; thực hiện quy định về quản lý quỹ tiền
mặt và giao dịch với Kho bạc Nhà nước về xuất nhập quỹ.
- Báo cáo tài chính, ngân sách đúng theo quy định.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành và do
Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã phân công.

2.1.3.11. Nhiệm vụ, quyền hạn của cơng chức Địa chính- Xây dựng xã
UBND xã Hồng Vân có 02 cơng chức Địa chính Xây dựng 01 phụ trách lĩnh vực
đất đai,01 phụ trách mơi trường, có nhiệm vụ như sau:
- Lập sổ địa chính đối với Chủ sử dụng đất hợp pháp, lập sổ mục kê toàn bộ đất
của xã; tham mưu UBND xã trong việc thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến
lĩnh vực đất đai, môi trường: các thủ tục chuyển quyền sử dụng đất, đo đạc lập bản đồ
địa chính; lập quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất hàng năm, giai đoạn….
- Tun truyền, giải thích, hịa giải tranh chấp về đất đai, tiếp nhận đơn, thư
khiếu nại, tố cáo của tổ chức, công dân về đất đai khi bộ phận văn phòng hoặc lãnh đạo
UBND xã chuyển đến để giúp Ủy ban nhân dân và cấp có thẩm quyền giải quyết,
thường xuyên kiểm tra nhằm phát hiện các trường hợp vi phạm đất đai để kiến nghị
UBND xã xử lý theo quy định của pháp luật.
- Phối hợp với cơ quan chuyên môn cấp trên trong việc đo đạc, lập bản đồ địa
chính, bản đồ địa giới hành chính, giải phóng mặt bằng.

24


- Tham gia tuyên truyền, phổ biến về chính sách pháp luật về đất đai.
01 công chức kiêm nhiệm công tác giao thơng- thủy lợi- xây dựng có nhiệm vụ:
- Giúp UBND xã theo dõi, chỉ đạo kế hoạch sản xuất nông nghiệp; tổ chức
hướng dẫn nông dân thực hiện các biện pháp kỹ thuật chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây
trồng, vật nuôi trong sản xuất nông nghiệp theo quy hoạch, kế hoạch được phê duyệt.
- Xây dựng kế hoạch quản lý, tu bổ, nâng cấp hệ thống giao thông nông thôn,
giao thông nội đồng, thuỷ lợi trên địa bàn xã. Kiểm tra, giám sát việc xây dựng nâng
cấp các cơng trình giao thơng, thủy lợi, hệ thống tiêu thốt nước ở các thơn, khu dân cư.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân phụ
trách phân công.
2.1.4. Đặc điểm đội ngũ cán bộ, cơng chức, viên chức của xã Hồng Vân.
Tính đến thời điểm hiện tại UBND xã Hồng Vân đã bố trí 23/23 cán bộ, cơng

chức theo biên chế được giao.
2.2. Thực trạng việc thực hiện chế độ pháp lý về chứng thực tại xã Hồng
Vân, huyện Hiệp Hịa, tỉnh Bắc Giang.
2.2.1. Thực trạng công tác chứng thực tại xã Hoàng Vân.

Thực hiện quyết định số 49/QĐ-STP tỉnh Bắc giang ngày 05/4/2016 về việc
thanh tra việc chấp hành các quy định của pháp luật trong lĩnh vực hộ tịch, nuôi
con nuôi, chứng thực, phổ biến giáo dục pháp luật trên địa bàn xã Hồng Vân.
Thực hiện Kế hoạch cơng tác tư pháp năm, phòng Tư pháp Huyện triển khai
nhiệm vụ cơng tác có những thuận lợi nhất định. Tổ chức bộ máy của ngành từng
bước được kiện toàn; chức năng, nhiệm vụ cơ bản, vai trò, vị thế của tư pháp
trong hệ thống chính trị ở cơ sở ngày càng được nâng cao; sự phối hợp giữa Tư
pháp với các ngành có liên quan ngày càng được tăng cường. Những nỗ lực,
đóng góp của Tư pháp vào thành tựu phát triển kinh tế, xã hội chung của toàn xã
ngày càng được nâng lên. Trong thời gian qua có nhiều chuyển biến tích cực,
được cấp ủy, chính quyền các cấp ghi nhận. Bên cạnh đó, năm 2015- 2018 đặt ra
cho cơng tác Tư pháp trên địa bàn xã nhiều khó khăn: nhiều nội dung, nhiệm vụ
mới, nhằm đáp ứng quá trình hội nhập và phát triển của đất nước, nhiều luật mới
được Quốc hội ban hành và có hiệu lực phải tổ chức triển khai phổ biến. Cùng

25