Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh - Kỹ năng viết docx

Môn học:
Giao tiếp trong
Kinh Doanh
Chủ đề: Kỹ năng Viết
Trường Đại học Mở TP.HCM
GVHD: Trần Kiêm Việt Thắng
Nhóm SVTH: Nhóm 09 – KQO1
Nội dung:
I. Viết và sự cần thiết phải có kỹ năng viết tốt
II. Cách trình bày thư tín trong kinh doanh
1. Nguyên tắc viết thư kinh doanh : 5C
2. Thiết kế hình thức
3. Những lỗi thường gặp khi viết thư
III. Các loại thư tín phổ biến trong kinh doanh
IV. Cách viết báo cáo
1. Báo cáo là gì ?
2. Cách viết báo cáo
VIẾT
1 phương
tiện giao
tiếp rất
quan trọng
Có được sự cảm tình của người
khác
Vượt qua đối thủ cạnh tranh để
được tuyển chọn.
Giữ được khách hàng cũ và
thu hút khách hàng mới
Giao tiếp bằng hình thức viết
sẽ có ưu thế vượt trội hơn
trong nhiều trường hợp (viết

báo cáo, đề án, hợp đồng,…)
I. Viết và sự cần thiết phải có kỹ năng viết tốt
II. Cách trình bày thư tín trong kinh doanh
COMPLETE
CONCISE
COURTEOUS
CLEAR
5C
5C
2
1
3
4
5
CORRECT
1.Nguyên tắc viết thư kinh doanh
Địa chỉ người gởi
Đặt vấn đề
Kí tên
Địa điểm thời gian
viết thư
Lời chào kết thúc

1 bức thư trong kinh doanh thông thường có 10 phần:
Các ghi chú (nếu cần)
Địa chỉ người nhận
Viết rõ họ tên, chức vụ
đóng dấu (nếu cần)
Nội dung bức thư
Lời chào mở đầu

2. Thiết kế hình thức
1
7
6
5
4
3
2
10
9
8
ĐÁP ÁN :
1 – 7 – 5 – 8 – 2 – 9 – 4 – 3 – 10 - 6
1 – 7 – 5 – 8 – 2 – 9 – 4 – 3 – 10 - 6
……………………………….
……………………………….

… …………………………………
……………………………….

…………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………….
…………………

…………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………
……………………………
………………………

…………………………………………………………………
……………………………….

Địa chỉ người gởi
Địa chỉ người nhận
Địa điểm, thời gian viết thư
Lời chào mở đầu
Đặt vấn đề
Nội dung bức thư
Lời chào kết thúc
Ký tên
Viết rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu (nếu cần)
Các ghi chú (nếu cần)
Cách trình bày
bức thư cho
cân đối:
•
Khoảng cách 2
bên lề nên đều
nhau: 3cm (1,2
inches)
•
Khoảng cách
cuối thư: 4-5 cm
(1,5 – 2 inches)
3. Những lỗi thường gặp khi viết thư
Sử dụng giọng văn không
chuyên nghiệp
Bố cục rời rạc, không
khoa học, thiếu logic

Không phân chia thành từng
đoạn văn nhỏ hoặc tách các
mục con không hợp lý
Sử dụng màu sắc
không hợp lý
Viết không rõ ràng
Mắc lỗi ngữ pháp chính
tả hay cách dùng câu
Thêm quá nhiều hình
ảnh, bảng biểu nhưng
không chú thích
Thiếu một số phần của
thư như: Lời chào, chữ
ký,thời gian…
III. Các loại thư tín phổ biến trong kinh doanh
•
Thư chào hàng - báo giá
•
Thư xác nhận
•
Thư mời
•
Thư xin việc
•
Thư đặt hàng
•
Thư thuyết phục đối tác
•
Thư công tác
•

Thư hỏi về tình hình kinh doanh
•
…
Mẫu thư mời
chào hàng -
báo giá
Mẫu thư mời
chào hàng -
báo giá
Mẫu thư mời chào hàng - báo giá
Thư đặt
hàng (order)
Mẫu thư xác nhận
Mẫu thư chúc mừng
Mẫu thư
xin việc
IV. Cách viết báo cáo
•
Là văn bản thuật lại những sự việc đã làm, hay
trình bày những dữ kiện và phân tích để
chuyển tải thông tin dưới dạng kiến thức
•
Chức năng: giúp người đọc đưa ra quyết định
•
Có 3 loại bản báo cáo:
–
Báo cáo tính khả thi
–
Báo cáo quá trình phát triển
–

Các đề án
1. Báo cáo
2. Cách viết báo cáo
A. 4 bước xây dựng 1 bản báo cáo:
Công
tác
chuẩn bị
Xây dựng
dàn bài
Trình lãnh
đạo thông
qua
Viết dự
thảo báo
cáo
B1
B1
B2
B2
B4
B4
B3
B3
B1: Công tác chuẩn bị
Mục đích,
Mục đích,
Mục tiêu
Mục tiêu
•
Lý do viết

báo cáo,
cần đạt
được
những gì
trong báo
cáo
•
Báo cáo
thường kỳ
•
Báo cáo
chuyên đề
•
Cung cấp dữ liệu
•
Cung cấp thông tin
•
Cung cấp kiến
thức
•
Đề xuất quyết định
•
Trình bày cách
thức hành động
•
Về mặt
kỹ thuật
•
Về mặt
ngữ nghĩa

•
Tính hiệu
quả
Phải xác định được:
Loại báo
Loại báo
cáo
cáo
Phạm vi
Phạm vi
báo cáo
báo cáo
Tính hiệu
Tính hiệu
quả
quả
B2: Xây dựng dàn bài
•
Phương hướng, mục tiêu
•
Nhiệm vụ cụ thể khắc phục khuyết điểm
•
Các biện pháp tổ chức thực hiện
•
Nêu nhiệm vụ, chức năng của tổ chức về những
chủ trương, công tác phải làm
•
Nêu những điều kiện, hoàn cảnh ảnh hưởng đến
việc thực hiện các chủ trương, nhiêm vụ trên
•

Kiểm điểm những việc đã làm, chưa hoàn thành
•
Những ưu, khuyết điểm
•
Đánh giá kết quả, rút ra bài học
Kết luận
Mở đầu
Nội dung chính
B3: Viết dự thảo báo cáo

Viết bằng ngôn ngữ phổ thông

Có thể dùng số để minh họa

Trình bày theo lối biểu mẫu, sơ đồ, các bản đối
chiếu nếu xét thấy thích hợp

Các sự kiện, số liệu khách quan và công bằng

Không dùng từ ngữ chủ quan một chiều, khoa
trương

Có thể dùng phụ lục, bảng thống kê các biểu
mẫu so sánh, các tài liệu tham khảo

Hành văn rõ ràng, mạch lạc, không cầu kỳ
Đối với bản báo cáo gửi lên cấp trên,
báo cáo trước hội nghị, báo cáo
chuyên đề… cần phải có XÉT DUYỆT
của lãnh đạo trước khi gửi

Cuối cùng là việc ký, đóng dấu và gửi
báo cáo đi. Việc gửi báo cáo trình cấp
trên hoặc chuyển cho cơ quan khác thì
phải có công văn hay thư riêng gửi kèm
theo
B4: Trình lãnh đạo thông qua
B. Nguyên tắc viết báo cáo
•
Ý kiến sẵn có của người đọc?
•
Nội dung văn bản mà bạn muốn chia sẻ với
người đọc?
•
Lý do người đọc đọc báo cáo của bạn?
•
Đưa ra nhiều cấp độ khác nhau của các chi
tiết để người đọc có thể dễ dàng chọn lựa mức
độ chi tiết họ cần và giảm thiểu tối đa khó khăn
khi sử dụng
NT01: Xem người đọc là khách hàng
NT02: Mức độ đa dạng của chi tiết
trong báo cáo
Trung thực,
Chính xác
Nội dung cụ
thể, có trọng
tâm
Báo cáo
kịp thời
BẢN BÁO CÁO HOÀN HẢO

C. Những yêu cầu khi soạn thảo một
bản báo cáo:
Kết luận :
“Khi một người có năng khiếu bẩm sinh về
viết, người đó có thể trở thành nhà văn. Nhưng
khi viết là một công việc phải làm, thì kỹ năng
viết cần phải được trau dồi bằng cách tập viết,
viết và viết nhiều. Mọi thứ không đến một cách
dễ dàng. Khi viết, cần suy nghĩ kỹ về lý do, nội
dung, phương pháp và đối tượng sẽ đọc bài
viết của mình. Phải đọc lại bài viết nhiều lần,
sửa đổi, hoàn thiện để rồi một ngày nào đó
bạn sẽ trở thành một người viết giỏi”