Bài 5
IN ẤN VÀ TRỘN TÀI LIỆU
Giảng viên : Nguyễn Thị Phương Dung
Khoa Công nghệ thông tin – ĐH SP Hà Nội
Email
:
Bài giảng : fit.hnue.edu.vn/~dungntp/TinVP
IN ẤN TÀI LIỆU
NỘI DUNG
• In ấn
–
–
–
–
–
–
Quy trình để in ấn
Tính năng Page Setup
Tiêu đề đầu, tiêu đề cuối trang
Chèn số trang tự động
Xem tài liệu trước khi in
In tài liệu
Quy trình in
Định dạng
trang in
Soạn thảo
tài liệu
Thiết lập
tiêu đề
Xem tài
liệu trước
khi in
Thực hiện
in
Thiết lập trang in
• Mở hộp thoại Page Setup:
– Vào ribbon Page Layout
– Kích mở nhóm lệnh Page Setup
• Thiết lập trang in:
– Margin: căn lề
– Orientation: Hướng giấy
• Thiết lập khổ giấy:
– Vào tab Paper
– Chọn các kích cỡ giấy in trong
mục Page size
Thiết lập trang in
• Mở hộp thoại Page Setup:
– Vào ribbon Page Layout
– Kích mở nhóm lệnh Page Setup
• Thiết lập trang in:
– Margin: căn lề
– Orientation: Hướng giấy
• Thiết lập khổ giấy:
– Vào tab Paper
– Chọn các kích cỡ giấy in trong
mục Page size
Chia cột văn bản
– Lựa chọn đoạn văn bản cần chia cột
– Trên thẻ Page Layout, kích nút lệnh Columns
– Chọn số cột cần chia
Chia cột văn bản
• Preset: chọn kiểu cột cần hiển thị
• Number of Columns: số cột cần chia
• Width and spacing: xác định độ rộng
(Width) và khoảng cách giữa các cột
(spacing)
• Equal column width: các column có
cùng độ rộng
• Line between: Tạo đường kẻ phân cách giữa các cột
• Apply to: Phạm vi
» Selected text: văn bản đang chọn
» Whole document: toàn bộ văn bản
Tạo tiêu đề đầu trang (Header)
• Tạo tiêu đề đầu
– Vào ribbon Insert Chọn Header
– Chọn một định dạng tiêu đề đầu
– Nhập tiêu đề đầu ở phía trên cùng
trang
Tạo tiêu đề cuối trang (Footer)
• Tạo tiêu đề cuối
– Vào ribbon Insert Chọn Footer
– Chọn một định dạng tiêu đề cuối
– Nhập tiêu đề ở phía dưới cùng
trang
Header/Footer khác nhau
• Mục đích: tạo các dịng tiêu đề đầu trang và tiêu
đề cuối trang khác nhau tại mỗi chương của tài
liệu:
• Cách làm:
– Tạo mỗi chương là 1 section
• Đứng tại đầu mỗi chương.
• Vào thẻ: Page Layout/Break/Next Page (trong
nhóm Section Break)
– Sửa Header/Footer của mỗi chương là không liên
kết với section trước
Cách tạo section
• Đặt con trỏ chuột
tại đầu mỗi
chương.
• Chọn thẻ Page
Layout/ chọn lệnh
Breaks/ Chọn
Next Page
Cách tạo Header khác nhau
• Sửa Header/Footer của mỗi chương là không liên
kết với section trước
B1: Nháy kép chuột
vào vùng này để sửa
header của chương
sau
B2: Bấm chuột vào đây để bỏ lựa
chọn liên kết đến section trước
B3: gõ nội dung mới vào đây
Đánh số trang, ngày tháng
• Thêm số thứ tự trang:
– Vào ribbon Design chọn Page Number
• Thêm ngày tháng hiện tại:
– Ấn chọn Header hay Footer cần thêm trường
– Vào ribbon Design chọn Date & Time
– Chọn định dạng thời gian/ngày tháng
Xem tài liệu trước khi in
• Xem tài liệu trước khi in:
– Vào File Print:
– Bên phải màn hình hiển thị trang văn bản trước khi
in
Thiết lập in
1.
2.
3.
4.
5.
6.
In tất cả các trang
In vùng đang chọn
In trang hiện thời
In các trang tự chọn
In các trang lẻ
In các trang chẵn
Thiết lập in
3.In
2.Chọn số bản in
1.Chọn máy in
TRỘN TÀI LIỆU
NỘI DUNG
Khái niệm
Chuẩn bị dữ liệu
Soạn mẫu tài liệu trộn
Chèn các trường tin lên tài liệu
Thực hiện trộn
Thanh công cụ Maillings
Trộn tài liệu
• Mục đích
– Tạo nhiều bản in của một văn bản, chỉ khác một
vài thông tin
– Các thông tin khác nhau đó là dữ liệu đã có
• Các kiểu trộn tài liệu
– Thư mời
– Nhãn
– Phịng bì
Trộn tài liệu
• Quy trình trộn tài liệu
1. Thiết lập file văn bản gốc trên word
2. Thiết lập bảng dữ liệu trên Word hoặc trên Excel
(lưu ý: file dữ liệu này khơng có dịng văn bản
nào bên trên bảng dữ liệu)
3. Chèn các trường dữ liệu vào văn bản
4. Trộn
Trộn tài liệu
• Thiết lập file văn bản gốc
– Tạo 1 file văn bản mới
– Vào ribbon Mailings
– Ấn vào Start Mail Merge để chọn loại văn bản
cần trộn
•
•
•
•
Letter: Thư
Email Message: Gửi thư
Enverlopes: Bì thư
Labels: Nhãn
Trộn tài liệu
• Lựa chọn dữ liệu kết nối
– Vào ribbon Mailings
– Kích vào Select Recipients,
chọn các lựa chọn sau:
» Type New List: Nhập thông tin bằng tay
» Use Existing List: Chọn file dữ liệu có sẵn
» Select From Outlook Contacts: lấy thông
tin từ Outlook
– Chỉnh sửa lại danh sách dữ liệu
• Chọn Edit Recipient List
Trộn tài liệu
• Sửa dữ liệu kết nối
–
–
–
–
–
Checkbox: Chọn những dòng dữ liệu cần trộn
Sort: Sắp xếp dữ liệu theo thứ tự
Filter: Lọc dữ liệu theo điều kiện mong muốn
Find duplication: Tìm những dịng dữ liệu bị trùng
Find recipient: Tìm thông tin cụ thể
