Luận văn: Hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại công ty TNHH khoá Bảo An pptx

Trang

1


Luận văn
Hoàn thiện công tác kế
toán vật liệu tại công ty
TNHH khoá Bảo An
Trang

2
Lời nói đầu
Trong những năm gần đây, khi Việt Nam tiến hành nền kinh tế thị
trường thì sự cạnh tranh giữa các doanh nhiệp ngày càng trở nên gay gắt và
khốc liệt. Chính vì vậy, để nâng cao khả năng cạnh tranh, thì các doanh
nghiệp phải áp dụng đồng thời nhiều biện pháp, nhiều công cụ quản lý
khác nhau trong đó hạch toán kế toán được coi là
một công cụ quản lý hữu hiệu tình hình sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp, bởi nguyên tắc cơ bản của hạch toán là phải tự trang trải và có lãi.
Qua việc hạch toán đầy đủ và chính xác, doanh nghiệp có thể tìm cách hạ
thấp được chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, làm
ăn có lãi, nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp
Hơn nữa, xét riêng trong các doanh nghiệp sản xuất thì có một yếu tố cơ
bản quyết định đến giá thành và chất lượng sản phẩm, từ đó ảnh hưởng
gián tiếp đến việc cạnh tranh của doanh nghiêp với các doanh nghiệp khác,
đó chính là vật liệu đầu váo. Có xác định đúng, có ổn định nguồn vật liệu,
cũng như tính đúng, tính đủ vật liệu, tránh lãng phí vật liệu trong quá trình
sản xuất thì mới có thể góp phần giảm bớt được chi phí sản xuất, hạ giá
thành sản phẩm.
Vì vậy, có thể thấy tổ chức tốt công tác kế toán vật liệu là điều kiện để

nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng sức cạnh tranh trên
thị trường . Với ý nghĩa này , kết hợp với việc tìm hiểu thực tế công tác kế
toán vật liệu tại Công ty TNHH Khoá Bảo AN, em đã chọn đề tài:

"Hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại công ty TNHH khoá Bảo An”.
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, chuyên đề gồm 3 chương:
Phần 1. Tình hình thực tế công tác tổ chức kế toán vật liệu tại công ty TNHH
khoá Bảo An
Phần 2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại công ty
TNHH khoá Bảo An.
PHần 1
Trang

3
Tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán vật liệu
tại Công ty TNHH KHoá Bảo An
I. đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức công tác kế toán
1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH khoá Bảo An
Công ty TNHH khoá Bảo An là một công ty hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về
tài chính, có tư cách pháp nhân. Công ty được thành lập từ năm 2000 với số vốn
điều lệ: 1.000.0000.000 đ
Trụ sở giao dịch hiện nay của Công ty là 195D Phố Đại La - Hai Bà Trưng- Hà
Nội. Ngành nghề kinh doanh của Công ty là:
 Sản xuất các chi tiết khoá, chốt khoá, và khoá các loại,
 Buôn bán khoá các loại
Tiền thân của công ty là Tổ hợp tác - Khoá Việt Trung với số lượng nhân viên
chỉ có hơn 10 người được thành lập thành lập từ năm 1997 với mặt hàng sản xuất và
kinh doanh chính là : khoá cầu treo, khoá tủ, khoá ke mon, một số chi tiết của các
loại khoá.
Đến năm 2000 từ tổ hợp tác Khoá Việt Trung phát triển lên công ty TNHH khoá

Bảo An nên công ty vẫn tận dụng được các quan hệ với các đối tác cũ đồng thời đã
tạo thêm được nhiều khách hàng mới.
Các chủng loại khoá của công ty sản xuất và buôn bán với mẫu mã sản phẩm đa
dạng và giá cả phù hợp với nhu cầu người tiêu dùng nên đang được nhiều khách
hàng chấp nhận,
Khách hàng của công ty tập trung chủ yếu ở miền Bắc và miền Trung. Với các
khách hàng quan trọng của công ty là các công ty thương mại, các cửa hàng bán
buôn ở các tỉnh như: công ty TNHH Thành Đô, Cửa hàng Hùng Cường, Cửa hàng
Chị Loan
Tới nay, trải qua gần 4 năm phấn đấu xây dựng và trưởng thành, Với sự nỗ lực
cố gắng của giám đốc cũng như của toàn thể nhân viên trong công ty, công ty
TNHH khoá Bảo An đã đạt được những thành tích đáng khích lệ.
Điều đó được thể hiện qua bảng kết quả kinh doanh một số năm như sau:
Trang

4
Bảng 1 : Một số kết quả kinh doanh trong các năm 2000-2001-2002
Đơn vị: 1000 đồng
Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002
Doanh thu bán hàng
1146580 1436200 1620120
Giá vốn hàng bán
1013530 1265700 1412600
Chi phí bán hàng
17800 24600 27320
Chi phí quản lý doanh nghiệp
38650 54000 61350
Lợi nhuận trước thuế
76600 91900 118850
Thuế TNDN

24512 29408 38032
Lợi nhuận sau thuế
52088 62492 80818
Thu nhập bình quân 1 Lao động
650 750 800
Như vậy doanh thu cũng như lợi nhuận của công ty đều tăng trong 3 năm 2000,
2001, 2002. Đây là một nỗ lực lớn của công ty.
Tuy nhiên chi phí quản lý của doanh nghiệp cũng tăng khá nhanh sở dỹ như vậy
là do chủ yếu tăng lương của nhân viên các phòng ban lên là chủ yếu để kích thích
người lao động tăng cường cống hiến cho công ty.
2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy sản xuất của Công ty
2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Đứng đầu công ty là giám đốc, trực tiếp điều hành và quản lý mọi hoạt động sản
xuất kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm chung về mọi mặt hoạt động sản xuất
kinh doanh. Giúp việc cho giám đốc có một trợ lý giám đốc cùng với các phòng
chức năng. Các phòng chức năng theo yêu cầu quản lý sản xuất kinh doanh chịu sự
lãnh đạo trực tiếp của ban giám đốc và giúp đỡ giám đốc chỉ đạo các hoạt động sản
xuất kinh doanh.
Nhiệm vụ và chức năng cụ thể của các phòng ban như sau:
 Phòng kế hoạch và kinh doanh: Có nhiệm vụ:
- Trên cơ sở căn cứ vào định mức tiêu hao, giá thành sản phẩm cũng như giá
bán của sản phẩm Xây dựng kế hoạch sản xuất và tiêu thụ ngắn hạn cũng
như dài hạn Xây dựng kế hoạch cho năm sau, kỳ sau, Xây dựng và thực hiện
các kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu,
Trang

5
- Ngoài ra, phòng còn có nhiệm vụ tìm hiểu, nghiên cứu thị trường nhằm nắm
bắt được nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng, giới thiệu quảng bá sản
phẩm để mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty.

 Phòng kế toán tài chính : Có nhiệm vụ là: Cập nhật các chứng từ kế toán ,
theo dõi và thực hiện các công tác kế toán, xử lý và cung cấp các thông tin tài
chính. Từ đó giúp cho việc quản lý và giám sát một cách thường xuyên liên
tục, có hệ thống các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
 Phòng tổ chức hành chính: có nhiệm vụ: Tuyển dụng bố trí sắp xếp lao
động cho phù hợp với trình độ cung như công việc được giao trong công ty
Thực hiện công tác văn thư, đánh máy, lưu trữ, tạp vụ, các công tác quản trị
hành chính.
 Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ là
 Xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm.
Thiết kế các khuôn mẫu sản phẩm, cung cấp các bản vẽ kỹ thuật
 Triển khai các tiến bộ khoa học kỹ thuật trong và ngoài nước để đưa vào
sản xuất, chế tạo sản phẩm, Sửa chữa các máy móc thiết bị của công ty.
Điều đó được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1: Tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH khoá Bảo An













Giám
Phòng

k
toán
tài
chính

Phòng
k
hoch
và kinh
doanh

Phòng
k
thut
Phòng
t
chc
hành
chính

Tr lý giám
Phân xng
sn xut

Trang

6
2.2. Đặc điểm bộ máy sản xuất và quy trình công nghệ của Công ty
a / Bộ máy sản xuất
 Đội cơ khí bao gồm các tổ : tổ dập, tổ khoan Nhiệm vụ chủ yếu làm các

công việc khoan lỗ khoá, dập chìa. khoan cắt các chi tiết. Ngoài ra đội cơ khí còn
thực hiện làm các chi tiết sản phẩm như bản lề, chốt cửa
 Đội sơn mạ gồm có tổ đánh bóng, tổ mạ, tổ sơn Nhiệm vụ chủ yếu của đội
này là sơn mạ quai khoá, bản lề, chốt cửa, Crêmôn
 Đội lắp ráp gồm các tổ: tổ lắp 1, tổ lắp 2, tổ bao gói đội lắp ráp có nhiệm
vụ lắp ráp các chi tiết rời khác nhau để tạo ra những sản phẩm hoàn chỉnh. Đồng
thời thực hiện việc đóng gói, dán nhãn hiệu các sản phẩm, sắp xếp sản phẩm vào
kho.
b / Quy trình công nghệ
Công ty TNHH khoá Bảo An là công ty chuyên sản xuất các mặt hàng khoá
phục vụ tiêu dùng, phụ tùng phụ kiện của khoá bằng kim loại.
Máy móc sử dụng của công ty chủ yếu là những máy móc của những năm 80 và
những năm 90, bên cạnh đó còn có những máy móc đơn giản hiện đại mới của Nhật
và Trung Quốc.
Loại hình sản xuất của Công ty là liên tục khâu sau nối tiếp khâu trước, qui mô
sản xuất thuộc loại nhỏ
Các sản phẩm có thể tạo ra trên cùng một qui trình sản xuất theo cùng một
phương pháp công nghệ, song giữa các loại, các sản phẩm có những đặc tính khác
nhau về kích cỡ, về mặt kỹ thuật.
3. Tổ chức công tác kế toán ở Công ty TNHH khoá Bảo An
3.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo kiểu tập trung. Mọi nghiệp vụ
kinh tế phát sinh được thức hiện ở phòng kế toán tài chính của công ty từ khâu vào
sổ kế toán chi tiết, tổng hợp đến lập báo cáo và kiểm tra kế toán . Phòng kế toán tài
chính của công ty gồm có 5 người. Đứng đầu là kế toán trưởng trực tiếp điều hành
các nhân viên kế toán phần hành, đồng thời có tính chất tham mưu giữa kế toán
trưởng với kế toán phần hành. Ngoài ra có các kế toán phần hành là:
 Kế toán vật tư
 Kế toán tiền lương kiêm thanh toán
 Kế toán tiêu thụ

 Thủ quỹ kiêm kế toán TSCĐ
Trang

7
Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm chung toàn bộ công tác kế toán ở
công ty. Kế toán trưởng giúp giám đốc về mặt cân đối tài chính, sử dụng vốn kinh
doanh có hiệu quả. Đồng thời là người tập hợp chi phí sản xuất phát sinh làm cơ sở
tính giá thành cho từng loại thành phẩm, đồng thời theo dõi tình hình nhập, xuất,
tồn kho thành phẩm, theo dõi tình hình tiêu thụ, hàng quý lập báo cáo kế toán theo
định kỳ hoặc theo yêu cầu của cấp trên.
Kế toán vật tư có trách nhiệm theo dõi chi tiết, tổng hợp tình hình nhập, xuất,
tồn kho của từng loại vật tư sử dụng cho sản suất sản phẩm
Kế toán tiền lương kiêm thanh toán: có nhiệm vụ tính lương, các khoản phụ cấp
và các khoản trích theo lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Ngoài ra
còn có nhiệm vụ lập và theo dõi phiếu thu, phiếu chi, mở sổ theo dõi tình hình
thanh toán với ngân hàng, thanh toán với ngân sách nhà nước, theo dõi các khoản
phải thu phải trả.
Thủ quỹ kiêm kế toán tài sản cố định có nhiệm vụ mở sổ theo dõi thu, chi bằng
tiền mặt phát sinh trong từng ngày, Ngoài ra còn phải theo dõi tình hình tăng giảm
tài sản cố định, tình hình tính và trích nộp khấu hao TSCĐ.
3.2. Chính sách kế toán áp dụng tại công ty
Hiện nay tại công ty TNHH khoá Bảo An áp dụng chính sách kế toán sau:
- Niên độ kế toán : từ 1/1/N đến 31/12/N
- Đơn vị tiền tệ : Việt Nam đồng
- Phương pháp nộp VAT : phương pháp khấu trừ
- Phương pháp định giá hàng tồn kho : theo giá nhập trước xuất trước
- Phương pháp tính khấu hao TSCĐ : phương pháp khấu hao tuyến tính
- Hình thức kế toán : Hiện nay công ty TNHH khoá Bảo An đang áp dụng hình
thức kế toán nhật ký chung.
II. kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH khoá Bảo An.

1. Đặc điểm kế toán nguyên vật liệu tại công ty
Là một công ty có qui mô vừa, chuyên sản xuất các loại mặt hàng khoá phục vụ
nhu cầu tiêu dùng nên công ty phải sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau được
sử dụng cho quá trình sản xuất như thép các loại (thép lá, thép inox, thép góc, thép
vuông ), nhôm, đồng, bi, các loại hoá chất, Tuy nhiên với trình độ nghiệp vụ
Trang

8
cũng như tinh thần trách nhiệm cao, cán bộ quản lý kế toán nguyên vật liệu của
công ty đã có nhiều biện pháp để quản lý khá chặt chẽ nguyên vật liệu. Từ đó có thể
đảm bảo cung cấp một cách đầy đủ và đúng chất lượng vật liệu cho qui trình sản
xuất, tạo điều kiện cho công ty hoạt động sản xuất liên tục.
Trong công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty TNHH khoá Bảo An, để quản
lý có hiệu quả một khối lượng lớn nguyên vật liệu như vậy, thì trước tiên công ty đã
tiến hành phân loại vật liệu trên cơ sở đặc điểm, vai trò, công dụng của từng thứ,
loại vật liệu đối với quá trình sản xuất sản phẩm, cụ thể là:
- Nguyên vật liệu chính bao gồm các loại như thép, nhôm, đồng, ổ bi, thân khoá,
lõi khoá, bi, phôi chìa khoá
- Vật liệu phụ gồm có dầu AC10, dầu pha sơn, dây mai so,
- Phụ tùng thay thế như là dây cua-roa, đá cắt thép, đá mài, vòng bi,
- Nhiên liệu gồm có xăng A83, dầu mazút, củi đốt,
- Vật liệu khác như hộp giấy crêmôn, hòm gỗ
Nhờ cách phân loại hợp lý như trên mà kế toán nguyên vật liệu có thể theo dõi
tình hình biến động của từng thứ, từng loại vật liệu, từ đó có thể cung cấp những
thông tin khá chính xác, kịp thời cho việc lập kế hoạch thu mua và dự trữ , sử dụng
vật liệu một cách hợp lý.
Ngoài ra, để quản lý nguyên vật liệu một cách có hiệu quả thì việc tính giá
nguyên vật liệu đóng vai trò khá quan trọng. Vì vậy ở công ty TNHH khoá Bảo An
thì việc tính giá vật liệu được tính theo phương pháp nhập trước xuất trước.
Bằng việc sử dụng phương pháp này để tính giá nguyên vật liệu đã giúp công ty

ghi sổ đơn giản và có khả năng phát hiện các sai sót trong việc ghi chép của kế toán
2. Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu ở công ty TNHH khoá Bảo An
2.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở công ty
Để tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu, công ty TNHH khoá Bảo An đã sử
dụng hệ thống các chứng từ kế toán bao gồm:
- Phiếu nhập kho (Mẫu số 01- VT)
- Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 – VT)
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư

2.1.1.Thủ tục nhập kho vật liệu
Trang

9
Theo chế độ kế toán qui định tất cả các loại vật liệu khi về đến công ty đều phải
làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho công ty.
Thực tế ở công ty TNHH khoá Bảo An, khi các vật liệu được giao đến công ty ,
nhân viên phòng kỹ thuật cùng nhân viên phòng kế hoạch và kinh doanh kết hợp
với thủ kho tiến hành kiểm tra về số lượng, chất lượng, qui cách vật tư rồi viết biên
bản kiểm nghiệm vật tư.
Cơ sở để kiểm nghiệm là hoá đơn GTGT của bên bán. Trường hợp chưa có hoá
đơn thì căn cứ vào hợp đồng mua bán giữa hai bên để kiểm nghiệm.Các vật liệu nào
không đạt tiêu chuẩn như quy cách thì công ty đều không cho nhập kho mà yêu cầu
bên bán chuyển ngay cho công ty các vật liệu đã ký theo hợp đồng.
Ví dụ : Biểu số 1- Biên bản kiểm nghiệm vật tư
Biên bản kiểm nghiệm vật tư
(Số lượng, chất lượng, giá cả)
Hôm nay, ngày 07 tháng 03 năm 2003
Ban kiểm nghiệm vật tư gồm có:
1. Bà Nguyễn Văn Tú KHKD - Trưởng ban
2. Bà Nguyễn Thị An Kỹ thuật - Uỷ viên

4. Bà Phạm Anh Vân Thủ kho - Uỷ viên
Căn cứ vào hoá đơn số 08597 ngày 01 tháng 03 năm 2003
của công ty TNHH Vân An
hoặc theo hợp đồng số ngày / /
đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau
Phương thức kiểm nghiệm : Cân thực tế
Số lượng
tt Tên nhãn
hiệu, qui cách
vật tư
Đơn v
ị
tính
Theo
chứng
từ
Thực tế
kiểm
nghiệm
Đúng qui
cách phẩm
chất
Không đúng
qui cách
phẩm chất
A B 1 2 3 4 5


Vòng long đen

Kg



100

100


Kết luận và ý kiến giải quyết của ban kiểm nghiệm : Nhập kho công ty

Thủ kho Kỹ thuật Chủ hàng KHKD
Trang

10
Uỷ viên Uỷ viên Trưởng ban

Sau đó nhân viên phòng kế hoạch và kinh doanh căn cứ vào biên bản kiểm
nghiệm vật tư làm thủ tục nhập kho và viết phiếu nhập kho căn cứ vào số lượng vật
liệu thực nhập. Phiếu nhập kho có chữ ký của nhân viên phòng kế hoạch và kinh
doanh, thủ kho, bên giao hàng, kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị.
Ví dụ : Biểu số 2 - Phiếu nhập kho
Đơn vị: Cty khoá phiếu nhập kho Mẫu số 01-VT
Bảo An Ngày 07 tháng 03 năm 2003 QĐ số 1141 TC/CĐKT
ngày 1-11-1995 của BTC
Số : 97
Họ, tên người giao hàng : Công ty TNHH Vân An Nợ : 1521
Theo biên bản kiểm nghiệm vật tư ngày 07 tháng Có : 331
03 năm 2003

Nhập tại kho công ty
TT Tên nhãn
hiệu, qui cách
phẩm chất vật
tư
Mã
số
Đơn
vị
tính
Số lượng
Đơn
giá

Thành
tiền
Theo
chứng
từ
Thực
nhập
A B C D 1 2 3 4
1 Vòng long
đen

Kg 100 100 50000 5.000.000
Cộng : 5.000.000 đ
(Viết bằng chữ) : Năm triệu đồng chẵn
Nhân viên Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng
Phòng KH& KD đơn vị

(Phần định khoản do kế toán vật tư thực hiện )
Phiếu nhập kho vật tư được lập thành 3 liên, có đầy đủ các chữ ký như trên
trong đó:
Liên 1: Lưu tại phòng kế hoạch và kinh doanh
Liên2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, cuối tháng chuyển cho kế toán vật tư
Liên 3: Giao cho kế toán thanh toán kèm theo hoá đơn GTGT, biên bản kiểm
nghiệm vật tư (nếu có) và các chứng từ liên quan trong trường hợp trong trường
hợp mua vật tư thanh toán ngay.
Trang

11
Riêng với trường hợp vật tư nhập kho nhưng thanh toán chậm thì phiếu nhập
kho, hoá đơn GTGT và các chứng từ liên quan chuyển cho kế toán vật tư, sau đó
khi thanh toán thì kế toán vật tư chuyển cho kế toán thanh toán phiếu nhập kho và
các chứng từ liên quan này
2.1.2. Thủ tục xuất kho vật liệu
Tại công ty TNHH khoá Bảo An, vật liệu được xuất sử dụng chủ yếu phục vụ
cho sản xuất. Tại các đội sản xuất, các tổ trưởng sản xuất xác định số vật liệu cần
thiết để dùng vào sản xuất, rồi viết số lượng cần thiết vào sổ yêu cầu cung cấp vật tư
gửi lên phòng kế hoạch và kinh doanh.
Nghiệp vụ xuất kho phát sinh, nhân viên phòng kế hoạch và kinh doanh viết
phiếu xuất kho theo lượng yêu cầu đó. Phiếu xuất kho vật tư được lập thành 3 liên,
trong đó:
- Liên 1 : Phòng kế hoach và kinh doanh lưu
- Liên 2 : Thủ kho sử dụng để ghi chi tiết, cuối tháng chuyển cho KT vật liệu
- Liên 3 : Giao cho người nhận vật tư chuyển về bộ phận sử dụng.
Ví dụ : Biểu số 3 - Phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho Mẫu số 01/VT
Ngày 09 tháng 03 năm 2003 QĐ 1141 TC/CĐKT

ngày 01-11-1995
Họ , tên người nhận hàng : Tổ lắp ráp Số 196
Lý do xuất kho : lắp khoá 10 Nợ : 621
Xuất tại kho công ty Có : 1521

T

T


Tên nhãn hi
ệu, qui
cách vật tư
ĐV
tính

Mã
vật
tư
S
ố l
ư
ợng

Đơn giá

Thành
tiền
Yêu
cầu

Th
ực
xuất
1
2
Bi thân

2,5 x4
Bi thân  2,5 x5
kg
-
4,5
10
4,5
10
81.000
83.000
364.500
830.000
Cộng
1.194.500

(Viết bằng chữ ): Một triệu một trăm chín tư ngàn năm trăm đồng

Phụ trách Thủ trưởng Kế toán Người nhận Thủ
Trang

12
cung tiêu đơn vị trưởng kho

Nhân viên phòng kế hoạch và kinh doanh phải gửi phiếu xuất kho (liên 2)
xuống cho thủ kho, sau đó thủ trưởng hay công nhân của phân xưởng đó xuống
nhận vật tư theo phiếu xuất.
Tuy nhiên, việc xuất vật tư theo yêu cầu của sản xuất còn phải căn cứ vào định
mức vật tư được cấp do phòng kế hoạch lập, nếu không có thể gây ra lãng phí vật tư
mà kế toán vật tư không kiểm soát được.
2.1.3. Kế toán chi tiết vật liệu.
Hạch toán chi tiết vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế
toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho theo từng thứ,
loại vật liệu cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị.
Tại công ty TNHH khoá Bảo An, để hạch toán chi tiết vật liệu công ty sử dụng
phương pháp thẻ song song. Điều đó được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu ở công ty TNHH Khoá Bảo an












Trong đó: Ghi hàng ngày
Đối chiếu, kiểm tra
Ghi cuối tháng
Trình tự hạch toán chi tiết vật liệu ở công ty diễn ra như sau:
 Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của

các nguyên vật liệu về mặt số lượng.Hàng ngày, khi nhận được các chứng từ nhập
xuất vật liệu, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ rồi ghi
Th kho
Phiu nhp
Phiu xut
S k toán
chi tit
Bng kê tng hp
nhp
-

xut
-

tn
Trang

13
chép số thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Thẻ kho được mở cho từng thứ vật liệu,
mỗi thứ có một hoặc một số tờ tuỳ vào khối lượng ghi chép các nghiệp vụ phát sinh,
mỗi chứng từ ghi một dòng. Sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho chuyển chứng từ về
phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ. Cuối tháng căn cứ vào số liệu trên thẻ kho để
tính ra số lượng hàng tồn kho cuối kỳ và đối chiếu với sổ kế toán chi tiết của kế
toán.
Và theo nguyên tắc để đảm bảo tính chính xác của số vật liệu tồn kho, hàng
tháng phải đối chiếu số thực tồn trong kho và số ghi trên thẻ kho. Nếu có sự chênh
lệch phải tiến hành điều chỉnh số liệu trên thẻ kho phù hợp với số thực tế kiểm kê.
Song trên thực tế, việc kiểm tra này không thực hiện được do có rất nhiều loại vật
liệu ở kho, việc kiểm tra mất nhiều công sức và thời gian nên công ty chỉ thực hiện
tổng kiểm kê vào cuối từng quý.

Ví dụ : Biếu số 4 – Thẻ kho

Đơn vị : Công ty TNHH thẻ kho Mẫu số 01/VT
Khoá Bảo An Ngày lập thẻ 07/03/2003
Tờ số : 40
- Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư : Bi thân  2,5 x 4
- Đơn vị tính : kg
T

T

Ch
ứng từ

Di
ễn giải

Ngày
nhập,
xuất
S
ố l
ư
ợng

Kí xác
nhận
của KT
Số
hiệu

Ngày
tháng

Nhập Xuất Tồn

1
2
3
4
5

139
195
196
156
219

7/3
8/3
9/3
18/3
25/3
T
ồn tháng 2

Nhập kho cty
Xuất Tổ lắp
Xuất Tổ lắp
Nhập kho cty
Xuất Tổ lắp

Tồn tháng 3

7/3
8/3
9/3
18/3
25/3

12


5


6,5
4,5

4,5

5,5

17,5
11
6,5
11,5
7
7


 Tại phòng kế toán :

Định kỳ 05 ngày một lần , kế toán chi tiết vật liệu xuống kho nhận chứng từ
nhập, xuất. Sau đó kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết. Sổ chi tiết được mở cho
từng vật liệu có kết cấu tương tự như thẻ kho nhưng theo dõi cả về mặt số lượng và
Trang

14
giá trị. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu và đối chiếu với thẻ kho và trên
cơ sở đó lập bảng kê nhập - xuất - tồn cho từng kho và cho toàn doanh nghiệp.
Trang
Trang
15
Ví dụ : Biếu số 5 - Sổ chi tiết

Đơn vị : Công ty TNHH Khoá Bảo An
sổ chi tiết vật liệu
Tháng 3 năm 2003
- Tên vật liệu : Bi thân  2,5 x 4
- Tài khoản : 1521 Đơn vị: 1000 đồng

Ngày
tháng
Chứng từ Diễn giải Đơn
giá
Nhập Xuất Tồn
Số
hiệu
Ngày
tháng

Số lượng Thành tiền

Số lượng Thành tiền

Số lượng Thành tiền


10/31
0/3
10/3
20/3
25/3

139
195
196
156
219


7/3
8/3
9/3
18/3
25/3
Tồn tháng 2
Nhập kho cty
Xuất Tổ lắp
Xuất Tổ lắp
Nhập kho cty
Xuất Tổ lắp

Tồn tháng 3
81
81
81
81
80
81

12


5

972


400



6,5
4,5

4,5


526,5
364,5

364,5


5,5
17,5
11
6,5
11,5
7

7
445,5
1417,5
891
526,5
926,5
562

562


Trang

16
Bằng việc ghi sổ như vậy đã giúp công ty đơn giản trong ghi sổ, dễ kiểm tra đối
chiếu số liệu và có khả năng phát hiện các sai sót trong việc ghi chép từ đó có thể
theo dõi được tình hình nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu.
2.2. Kế toán tổng hợp vật liệu tại công ty TNHH khoá Bảo An
 Kế toán tổng hợp nhập vật liệu
ở công ty TNHH khoá Bảo An, vật liệu được sử dụng để sản xuất sản phẩm,

hàng hoá chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên kế toán tổng hợp nhập
vật liệu ở công ty sử dụng một số tài khoản : TK 1331, TK 152 (chi tiết), TK 331,
TK 1111, TK1121,
 Nhập vật liệu do mua ngoài: ở công ty, khi hàng về nhập kho, căn cứ vào
phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT và hoá đơn cước phí vận chuyển (nếu có) , tuỳ từng
trường hợp kế toán tiến hành hạch toán như sau:
 Khi mua hàng thanh toán ngay, căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn GTGT,
kế toán ghi: Nợ TK 152 (chi tiết) - Giá mua chưa thuế GTGT
Nợ TK 1331 - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Có TK 111, 1121 - Tổng giá thanh toán
Ví dụ: Khi mua phôi chìa khoá theo phiếu nhập kho số 90 ngày 04/03/2003 và
hoá đơn GTGT số 08278 của công ty TNHH Thành Đô, phiếu chi số 125, kế toán
ghi: Nợ TK 1521: 3.620.000
Nợ TK 1331 : 181.000
Có TK 1111 : 3.801.000
 Khi mua hàng thanh toán chậm, kế toán ghi:
Nợ TK 152 (chi tiết)
Nợ TK 1331
Có TK 331
Đến khi kế toán thanh toán cắt séc hoặc viết phiếu chi thanh toán tiền mua hàng,
kế toán ghi: Nợ TK 331
Có TK 1111, 1121
Ví dụ : Khi mua vòng long đen của công ty TNHH Vân An, căn cứ vào phiếu
nhập kho số 97 ngày 07/03/2003 và hoá đơn GTGT s
ố 08597 , kế toán ghi:
Nợ TK 1521 : 5.000.000
Nợ TK 1331 : 250.000
Có TK 331 : 5.250.000
Sau đó khi kế toán thanh toán cắt séc chi trả tiền mua hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 331 : 5.250.000

Trang

17
Có TK 1121: 5.250.000
 Nếu trong quá trình mua hàng có phát sinh chi phí vận chuyển sẽ được thanh
toán bằng tiền mặt, căn cứ vào hoá đơn cư
ớc phí vận chuyển, kế toán ghi:
Nợ TK 152 (chi tiết)
Nợ TK 1331 (nếu có)
Có TK 1111
Ví dụ: Khi mua thanh thép dẹt dùng lắp khoá clemon của xưởng cơ khí Hùng
Phát ngày 28/03, chi phí thuê vận chuyển là 88.000 đ, kế toán ghi:
Nợ TK 1521 : 80.000
Nợ TK 1331 : 8.000
Có TK 1111 : 88.000
 Trường hợp công ty ứng trước tiền mua vật liệu nhưng vật liệu chưa về nhập
kho, căn cứ vào số tiền đã chi, kế toán ghi trên sổ chi tiết thanh toán với người bán
theo định khoản: Nợ TK 331
Có TK 1111, 112
Khi vật liệu về nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn GTGT, kế toán
ghi: Nợ TK 152 (chi tiết)
Nợ TK 1331
Có TK 331
 Nhập vật liệu từ nguồn tạm ứng
Khi có nhu cầu tạm ứng, cán bộ kế hoạch và kinh doanh sẽ viết đơn xin tạm
ứng. Căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng, sau khi đã được giám đốc xét duyệt, kế toán
viết phiếu chi và ghi sổ chi tiết TK 141 – “Tạm ứng” :
Nợ TK 141
Có TK 1111

Khi vật tư về nhập kho, căn cứ phiếu nhập kho và hoá đơn GTGT, kế toán vật tư
ghi:
Nợ TK 152 (chi tiết)
Nợ TK 1331
Có TK 141
Sau đó căn cứ vào giấy thanh toán tạm ứng nếu còn thừa tiền sẽ nộp quĩ và ghi:
Nợ TK 1111
Có TK 141
 Nhập vật liệu tự chế
Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán ghi trị giá thực tế vật liệu nhập kho:
Nợ TK 152 (chi tiết)

Trang

18
Có TK 154
Kế toán theo dõi trên sổ cái TK 152 theo giá thực tế phát sinh. Sở dĩ như vậy là
vì mặt hàng tự chế ở công ty không nhiều, việc theo dõi đơn giản.
Ví dụ: Theo phiếu nhập kho 145 ngày 13/03/2003, trị giá thực tế vật liệu nhập
kho là 2.250.000 đ, kế toán ghi: Nợ TK 1521 : 2.250.000
Có TK 154 : 2.250.00
 Nhập vật liệu do thừa trong sản xuất
Ví dụ : Căn cứ phiếu nhập kho số 159 ngày 20/03/2003, trị giá vật liệu thu hồi
nhập kho là 698.500đ, kế toán ghi:
Nợ TK 1521 : 698.500
Có TK 621 : 698.500
 Kế toán tổng hợp xuất vật liệu
ở công ty TNHH khoá Bảo An, đối tượng tập hợp chi phí sản xuất là các sản
phẩm chủ yếu, có định mức tiêu hao vật liệu cho một đơn vị sản phẩm.
Vật liệu ở công ty xuất kho chủ yếu sử dụng cho sản xuất, quản lý và phục vụ

quá trình sản xuất. Khi vật liệu xuất kho, thủ kho ghi số thực xuất trên phiếu xuất
kho, kế toán phân loại phiếu xuất kho theo đối tượng sử dụng rồi căn cứ vào số thực
xuất và đơn giá để tính ra giá trị thực tế vật liệu xuất kho
Để phản ánh tình hình xuất vật liệu công ty sử dụng một số tài khoản như TK
152 (chi tiết ), TK 621, TK 627, TK 154, Việc hạch toán vật liệu tùy theo mục
đích sử dụng, kế toán phản ánh như sau:
 Nếu xuất kho dùng cho sản xuất như sản xuất các loại khoá, kế toán ghi :
Nợ TK 621 giá thực tế vật
Có TK 152 (chi tiết) liệu xuất kho
Ví dụ : Phiếu xuất kho 196 ngày 09/03/2003, trị giá vật liệu xuất dùng là
1.194.500 đ , Kế toán sẽ ghi:
Nợ TK 621 : 1.194.500
Có TK 1521 : 1.194.500
Trường hợp vật liệu xuất dùng cho sản xuất chung, kế toán ghi
Nợ TK 627
Có TK 152 (chi tiết)
Ví dụ: Phiếu xuất kho 185 ngày 05/03/2003 xuất dầu máy để bôi trơn máy ở
phân xưởng, trị giá xuất dùng 250.000 đ, kế toán ghi
Nợ TK 627 :250.000 đ
Có TK 1522 : 250.000 đ
 Nếu xuất kho vật liệu tự gia công, kế toán ghi

Trang

19
Nợ TK 154
Có TK 152 (chi tiết)
Chi phí chi gia công (nếu có), kế toán ghi:
Nợ TK 154
Có TK 1111

Ví dụ: Phiếu xuất kho 183 ngày 04/03/2003 , xuất đồng cây  12 cho tổ cơ khí
để tự gia công, trị giá trên phiếu xuất kho là 1.300.000, kế toán ghi:
Nợ TK 154 : 1.300.000
Có TK 1521 : 1.300.000
 Kế toán tổng hợp vật liệu
Hàng tháng để phục vụ cho kế toán tổng hợp, kế toán vật liệu căn cứ vào các
phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ghi sổ nhật ký chung theo thứ tự thời gian phát
sinh, từ đó ghi vào các sổ cái liên quan : sổ cái TK 1521, 1522, 331,
Ví dụ : Biểu số 6 - Sổ nhật ký chung
Sổ nhật ký chung

Ch
ứng từ


Diễn giải
S
ố hiệu
tài
khoản
S
ố phát sinh

Số
Ngày

N
ợ

Có

Mang sang 318.350.500 318.350.500
183 04/03
Xuất đồng cây

12 cho tổ
cơ khí tự gia công
154
1522

1.300.000
1.300.000
90 04/03 Mua phôi chìa khoá về NK 1521
1331
1111

3620.000
181.000



3.801.000
185 05/03 Xuất dầu máy để bôi trơn
máy
627
1522

250.000
250.000
139

07/03

Mua bi thân

2,5 x 4
nhập kho công ty
1521

1331
1111

972.000

48.600



1020.600
97

07/03

Mua vòng long
đen v
ề nhập
kho
1521

1331

331

5.000.000

250.000



5.250.000
195

08/03

Xuất bi thân

2,5 x 4
cho tổ lắp
621

1521

526.500

526.500

196 09/03
Xuất bi thân


2,5 x 4 và

 2,5 x 5 cho tổ lắp
621
1521

1.194.500
1.194.500

Trang

20


. . . . . .




Cộng dồn trang 389.735.600 389.735.600



Sổ cái
Năm 2003
Tên tài khoản : Nguyên vật liệu chính
Số hiệu : 1521
Ch
ứng từ


Diễn giải

TK
đối ứng
S
ố phát sinh

S
ố

Ngày

N
ợ

Có

Số trang trước chuyển sang 82.562.000


90

04/03

Mua phôi chìa khoá v
ề nhập kho

1111

3620.000

139

07/03

Mua bi thân

2,5 x 4 nhập kho công ty
1111 972.000
97

07/03

Mua vòng long
đen v
ề nhập kho

331

5.000.000


195

08/03

Xuất bi thân

2,5 x 4 cho tổ lắp
621 526.500
196

09/03

Xuất bi thân

2,5 x 4 và

2,5 x 5 cho tổ lắp
621 1.194.500


. . . . . .





Cộng dồn trang

78.945.000
III. đánh giá về công tác kế toán vật liệu củA công ty TNHH khoá Bảo An
Công ty TNHH khoá Bảo An là một doanh nghiệp chuyên sản xuất các mặt
hàng khoá phục vụ nhu cầu tiêu dùng. Trải qua các năm hoạt động, công ty đã đạt
được nhiều thành tích, hoạt động sản xuất có lãi và đặc biệt sản phẩm của công ty
đã chiếm được lòng tin của đa số người tiêu dùng. Để góp phần vào những thành
công đó, công tác kế toán nguyên vật liệu của công ty đã có nhiều cố gắng đáng kể.
Điều đó được thể hiện qua những nét sau:

Việc tổ chức bộ máy kế toán của công ty :
Cơ cấu bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung là hợp lý, phù hợp

với qui mô sản xuất vừa của công ty. Bộ máy kế toán hoạt động có nguyên tắc, tuân
theo quy định của nhà nước và các quy định khác của công ty, cán bộ kế toán vật tư
nói riêng cũng như toàn bộ các cán bộ kế toán khác có trình độ chuyên môn và nhiệt
tình, có tác phong làm việc khoa học, có tinh thần đoàn kết tương trợ giúp đỡ nhau
trong công việc.

Công tác kế toán nguyên vật liệu

Trang

21
Công tác này được tiến hành đều đặn, có nề nếp bám sát tình hình sản xuất của
công ty, nhân viên kế toán vật tư cũng như các nhân viên phân xưởng, các nhân
viên các phòng ban đã phối hợp nhịp nhàng giữa giúp cho các số liệu hạch toán ghi
chép được chính xác, đầy đủ, kịp thời là cơ sở cho việc báo cáo kế toán vào cuối
mỗi quí được rõ ràng và cụ thể. Điều đó được thể hiện qua một số nét sau:
 Công ty đã xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch thu mua nguyên vật liệu, các
vât liệu luôn đựơc cung cấp đầy đủ cả về số lượng lẫn chất lượng đảm bảo
cho quá trình sản xuất liên tục đồng thời tổ chức bảo quản vật liệu trong kho
hợp lý tạo điều kiện để công tác quản lý vật liệu ở công ty có hiệu quả.
 Việc kiểm tra vật liệu chặt chẽ ngay từ đầu giữa các bên có liên quan đã tạo
điều kiện cho kế toán vật tư có thể theo dõi chặt chẽ vật liệu ngay từ khi vật
liệu được đem đến nhập kho ở công ty
 Các thủ kho cũng như nhân viên kế toán luôn cập nhật đầy đủ các số liệu kế
toán về tình hình xuất nhập vật tư lên các sổ sách cần thiết , từ đó đảm bảo
việc vận hành tốt giữa các khâu kế toán
 Phương pháp kế toán chi tiết công ty áp dụng là phương pháp thẻ song song
và sử dụng giá nhập trước xuất trước nói chung là khá phù hợp với đặc điểm
vật liệu và trình độ kế toán của công ty.
 Ngoài ra, việc quản lý tồn kho nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai

thường xuyên phù hợp với tình hình thực tế của công ty, đáp ứng yêu cầu
theo dõi thường xuyên, liên tục tình hình biến động của nguyên vật liệu.
 Kế toán vật tư của công ty đã sử dụng hình thức nhật ký chung để hạch toán
tổng hợp vật liệu ở công ty theo đúng như quy trình kế toán đã quy định. Từ
đó đáp ứng được yêu cầu theo dõi và kiểm tra kịp thời và rõ ràng các tình
hình biến động về vật tư

Về một số công tác khác
Trước tiên, về trang thiết bị phục vụ kế toán, ngoài các sổ sách đầy đủ , các tủ
đựng giấy tờ hợp lý, thì Công ty đã trang bị máy tính cho phòng kế toán ( tuy
số lượng còn ít chỉ có 02 cái ) nhưng đã giúp cho công tác kế toán nói chung cũng
như kế toán vật tư đẩy nhanh tốc độ hơn cũng như độ chính xác của các phép tính,
các báo cáo được đảm bảo hơn.
Công tác đào tạo bồi dưỡng nhân viên kế toán của công ty cũng khá được chú
trọng. Thỉnh thoảng, theo những thông tin do quan hệ có được, công ty cũng cử các
nhân viên kế toán của mình tham dự các khoá bồi dưỡng ngày ngắn do các đơn vị

Trang

22
có uy tín tổ chức để nâng cao trình độ cho các nhân viên kế toán. Chế độ lương
thưởng, phạt trừ của công ty rõ ràng và chặt chẽ cũng như tình hình kinh doanh của
công ty đang trên đà phát triển cũng đang là một động lực để mọi người trong đó có
nhân viên kế toán vật tư luôn cố gắng làm tốt công việc của mình (trong khả năng
có thể )
Tuy vậy, bên cạnh một số ưu điểm trên, công tác kế toán nguyên vật liệu ở công
ty còn có một số hạn chế, đó là :

Hệ thống sổ danh điểm vật liệu.
Vật liệu sử dụng ở công ty có rất nhiều loại khác nhau, song công ty lại chưa có

sổ danh điểm vật liệu làm cho nhiều lúc việc đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế
toán đôi lúc gặp khó khăn ( vì có nhiều loại vật tư phục vụ cho sản xuất quá ).Đây
cũng có thể nói là một trở ngại cần phải khắc phục ngay thì mới có thể tiến hành tin
học hoá trong công ty cũng như đáp ứng được yêu cầu và các mục tiêu mà công ty
đề ra trong năm 2004. Bởi việc áp dụng máy vi tính trong hạch toán nguyên vật liệu
sẽ gặp khó khăn nếu không xây dựng được một hệ thống sổ danh điểm vật liệu.

Việc hạch toán chi tiết vật liệu
Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song nhưng cuối tháng công ty không
có sự đối chiếu ngay mà đến cuối quý mới tổng kiểm kê vì vậy gây khó khăn cho
việc phát hiện lỗi nếu có cũng như hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán.
Và hiện nay với việc áp dụng phương pháp này việc ghi chép giữa kho và phòng
kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, làm mất thời gian của kế toán vật tư cũng
như thủ kho. Nhiều lúc nhiều loại vật tư khác nhau cũng xuất nhập nhiều trong một
thời gian ngắn làm công việc của thủ kho và kế toán phải làm khá vất vả.

Về việc cập nhật các thông tin kế toán mới
Việc cập nhật các chế độ mới về kế toán của công ty nhiều lúc còn chưa kịp
thời. Hiện nay, các nhân viên kế toán nói chung trong đó có kế toán vật tư vì công
việc khá bận nên không có những thời gian rảnh rỗi để cập nhật thêm thông tin về
thay đổi. Chủ yếu hiện nay vẫn dựa vào các mối quan hệ của kế toán trưởng với
Cục Thuế, với bên tài chính để có những thông tin, những hướng dẫn thực hiện theo
từng thời kỳ, từ đó vận dụng vào công ty cho đúng quy định. Tóm lại, việc cập nhật
các thông tin kế toán mới ở công ty là khá bị động
 Trang thiết bị phục vụ kế toán
Công ty mới trang bị 02 máy tính cho phòng kế toán để cho các kế toán làm
việc. Chính vì vậy, các nhân viên kế toán vẫn phải sử dụng chung máy tính hạn chế

Trang

23
chức năng tính năng làm việc kịp thời của kế toán.Và hơn nữa máy tính mới chỉ
giúp cho các nhân viên kế toán nói chung trong đó có kế toán vật tư giải quyết được
chủ yếu về khâu soạn thảo văn bản, cũng như vài công đoạn tính toán qua EXCEL
sử dụng cho việc trình bày các báo cáo mà chưa giúp giảm bớt được các thủ tục ,
các khâu tính toán đầy phức tạp của kế toán.
Và tuy có máy tính nhưng công ty vẫn chưa có phần mềm kế toán để phục vụ
cho các công việc kết oán của công ty, nhằm giảm bớt khối lượng công việc cũng
như sự sai lệch trong kế toán.
Trên đây là những nhận xét chung của em về công tác kế toán nguyên vật liệu ở
công ty TNHH khoá Bảo An. Qua nghiên cứu lý luận và thực tiễn công tác kế toán
nguyên vật liệu ở công ty, em xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện
công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty.

Trang

24

PHần 2: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán
vật liệu ở công ty TNHH khoá Bảo An
1. Về hạch toán chi tiết vật liệu.
Công ty cần phải tiến hành việc kiểm kê ngay hàng tháng có như vậy mới kịp
thời phát hiện lỗi nếu có và xác định được lỗi do ai gây ra, để quy rõ trách nhiệm
của từng người khi sai phạm tránh như hiện nay vẫn quy chung cho người có sai
phạm và có như vậy mới thực hiện được chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán.
Để có thể tiến hành công việc này, cả thủ kho lẫn kế toán cần phải có lịch định
kỳ hàng tháng. Yêu cầu thủ kho gần đến ngày phải chuẩn bị đầy đủ, sắp xếp lại gọn
gàng kho để thuận tiện cho việc đối chiếu và kiểm kê.
Và trong thời gian tới cần có phần mềm đẻ cho việc áp dụng phương pháp thẻ
song song sẽ giảm bớt được thời gian ghi sổ, đối chiếu, và giảm bớt nặng nhọc cho
cả thu kho lẫn kế toán vật tư.
Đồng thời trong quá trình hạch toán vật liệu tại Công ty, mắc dù công ty đã đưa
ra được một số chứng từ ban đầu phù hợp với đặc điểm của Công ty. Tuy nhiên
muốn phản ánh, thu thập một cách đầy đủ và kịp thời những thông tin kinh tế về
hoạt động sản xuất kinh doanh nhất là khi có có hệ thống phần mềm, Công ty cần
phải tổ chức cải tiến hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức hạch toán ban đầu và tổ
chức luân chuyển chứng từ một cách khoa học, qua đó số liệu kế toán mới đảm bảo
tính chính xác, trung thực và pháp lý.
+ Theo quy định ban hành của Bộ tài chính, hệ thống kế toán bao gồm :Hệ
thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hướng
dẫn.
- Với hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc thì Nhà nước tiêu chuẩn hoá về quy
cách mẫu biểu chỉ tiêu phản ánh, phương pháp lập và áp dụng thống nhất

cho tất cả các lĩnh vực các thành phần kinh tế.
- Còn hệ thống chứng từ hướng dẫn là những chứng từ sử dụng trong nội bộ
Công ty có thể thay đổi mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu
nội dung phản ánh nhưng phải đảm bảo tính pháp lý của chứng từ. Trên cơ
sở đó Công ty có thể vận dụng các mẫu chứng từ ban đầu phù hợp với từng
loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh

Trang

25
doanh của Công ty. Có thể giảm bớt số lượng chứng từ theo hướng sử dụng
chứng từ liên hợp hoặc sử dụng những chứng từ cần thiết đối với hoạt động
kinh doanh của Công ty, đặc biệt cắt giảm các thủ tục xét duyệt chứng từ.
+ Nội dung nghiệp vụ ghi trên chứng từ cần diễn đạt rõ ràng và gọn gàng
đảm bảo dễ hiểu cho người tiếp nhận. Sự vận động kế tiếp nhau từ giai đoạn này
sang giai đoạn khác của chứng từ gọi là luân chuyển chứng từ. Mỗi chứng từ có vị
chí khác nhau trong quản lý và có đặc tính hoạt động khác nhau nên kế toán phải
xác định khâu lưu chuyển chứng từ nhằm phát huy đầy đủ chức năng cung cấp
thông tin của nó.
+ Tuỳ theo quy mô tổ chức quản lý và sản xuất, tình hình tổ chức hệ thống
thông tin mà xác định nội dung công việc, thời gian cho từng khâu của quá trình vận
động, rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ qua các khâu. Cải tiến xây dựng
phương pháp phân loại, tổng hợp chứng từ và cung cấp số liệu cho các bộ phận một
cách hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi rõ ràng cho việc ghi sổ kế toán và cung cấp
thông tin. Kết hợp với trang bị phương tiện hiện đại cho việc xử lý thông tin, ghi
chép chứng từ, sổ kế toán để giảm đến mức thấp nhất về chi phí, về lao động.
2. Xây dựng và cải tiến hệ thống sổ và sổ danh điểm vật liệu thêm hoàn
chỉnh và thống nhất.
Đối với một công ty sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau thì việc lập sổ danh
điểm vật liệu thống nhất, hợp lý giữa kho và phòng kế toán và các phòng liên quan

là việc làm vô cùng cầ nthiết cần thiết.
Có sổ danh điểm vật liệu sẽ giúp cho việc quản lý vật liệu được tốt hơn, hạch
toán kế toán sẽ chính xác, tạo điều kiện cho việc áp dụng máy vi tính vào công tác
kế toán nguyên vật liệu, nhờ đó giảm bớt được khối lượng công việc hạch toán kế
toán, cung cấp thông tin kịp thời cho yêu cầu quản lý sản xuất kinh doanh.
Đồng thời việc lập sổ danh điểm vật liệu phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa các
phòng chức năng có liên quan để đảm bảo tính khoa học, hợp lý, thuận tiện cho việc
áp dụng máy vi tính.