Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý: Phần 1 - Trường ĐH Công nghiệp Quảng Ninh
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (2.09 MB, 61 trang )
BỘ CÔNG THƢƠNG
TRƢỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP QUẢNG NINH
KHOA CÔNG NGHỆ THƠNG TIN
Lê Thị Phƣơng
GIÁO TRÌNH
HỆ THỐNG THƠNG TIN
QUẢN LÝ
DÙNG CHO TRÌNH ĐỘ ĐẠI HỌC
QUẢNG NINH - 2019
Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý
MỤC LỤC
CHƢƠNG 1. HỆ THỐNG THƠNG TIN TRONG THƢƠNG MẠI TỒN CẦU ............. 3
1.1. Vai trò của HTTT trong thƣơng mại ............................................................................... 3
1.2. Quan điểm về HTTT ....................................................................................................... 5
1.3. Các phƣơng pháp tiếp cận hiện đại với HTTT ............................................................. 12
CHƢƠNG 2. HỢP TÁC VÀ THƢƠNG MẠI ĐIỆN TỬ TỒN CẦU.............................. 17
2.1. Q trình kinh doanh và HTTT .................................................................................... 17
2.2. Các loại HTTT .............................................................................................................. 18
2.3. Các hệ thống cộng tác ................................................................................................... 20
2.4. Chức năng của HTTT trong thƣơng mại....................................................................... 26
CHƢƠNG 3. HTTT, TỔ CHỨC VÀ CHIẾN LƢỢC ......................................................... 28
3.1. Các tổ chức và HTTT ................................................................................................... 28
3.2. HTTT tác động đến các tổ chức và doanh nghiệp ........................................................ 40
3.3. Sử dụng HTTT để đạt đƣợc lợi thế cạnh tranh ............................................................. 42
CHƢƠNG 4. HẠ TẦNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ...................................................... 44
4.1. Hạ tầng cơ sở ................................................................................................................ 44
4.2. Các thành phần của hạ tầng cơ sở ................................................................................. 46
4.3. Xu thế của nền tảng phần cứng đƣơng đại .................................................................... 47
4.4. Xu thế của nền tảng phần mềm đƣơng đại.................................................................... 48
4.5. Vấn đề quản lý .............................................................................................................. 50
4.6. Truyền thông và mạng trong thƣơng mại ..................................................................... 54
CHƢƠNG 5. CÁC QUY TẮC CỦA THƢƠNG MẠI THÔNG MINH: CƠ SỞ DỮ LIỆU
VÀ QUẢN TRỊ THÔNG MINH ........................................................................................... 60
5.1. Sắp xếp dữ liệu trong môi trƣờng tệp truyền thống ...................................................... 60
5.2. Phƣơng pháp cơ sở dữ liệu để quản lý dữ liệu .............................................................. 62
5.3. Sử dụng cơ sở dữ liệu để cải thiện hiệu suất kinh doanh và ra quyết định ................... 69
5.4. Quản lý nguồn dữ liệu................................................................................................... 77
CHƢƠNG 6. ỨNG DỤNG DOANH NGHIỆP .................................................................... 79
6.1. Các hệ thống doanh nghiệp ........................................................................................... 79
6.2. Các hệ thống quản lý chuỗi cung ứng ........................................................................... 83
6.3. Các hệ thống quản lý quan hệ khách hàng .................................................................... 91
6.4. Ứng dụng doanh nghiệp: cơ hội và thách thức ............................................................. 95
CHƢƠNG 7. THƢƠNG MẠI ĐIỆN TỬ - THỊ TRƢỜNG SỐ, HÀNG HÓA SỐ ........... 98
7.1. Thƣơng mại điện tử và Internet .................................................................................... 98
7.2. Thƣơng mại và công nghệ .......................................................................................... 111
7.3. Các nền tảng di động................................................................................................... 113
1
Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý
7.4. Xây dựng thƣơng mại điện tử..................................................................................... 114
CHƢƠNG 8. XÂY DỰNG HTTT .......................................................................................116
8.1. Hệ thống là thay đổi tổ chức theo kế hoạch ............................................................... 116
8.2. Tổng quan về phát triển hệ thống ............................................................................... 117
8.3. Phƣơng pháp xây dựng hệ thống thay thế .................................................................. 122
8.4. Phát triển ứng dụng cho doanh nghiệp số .................................................................. 127
2
Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý
CHƢƠNG 1. HỆ THỐNG THƠNG TIN TRONG THƢƠNG
MẠI TỒN CẦU
1.1. Vai trị của HTTT trong thƣơng mại
Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế, các doanh nghiệp mọc lên
ngày càng nhiều. Điều này đã tạo ra cho các doanh nghiệp những áp lực cạnh tranh
cực kỳ lớn. Chính vì vậy, doanh nghiệp ln cần phải nắm bắt chính xác và kịp thời xu
hƣớng, dòng chảy của xã hội để tránh bị thụt lùi, lạc hậu. Trong đó, hệ thống thơng tin
(HTTT) đóng một vai trị rất lớn vào việc giúp doanh nghiệp phát triển và tạo đƣợc vị
thế trên thị trƣờng.
Lịch sử phát triển của các HTTT
-
Các năm 1959-1960 - Xử lý dữ liệu:
Các hệ thống xử lý dữ liệu điện tử
Xử lý giao dịch, lƣu giữ các hồ sơ kinh doanh
Các ứng dụng kế toán truyền thống.
-
Các năm 1960-1970 - Tạo báo cáo phục vụ quản lý:
Các HTTT quản lý. Quản trị các báo cáo theo mẫu định trƣớc, chứa các
thông tin hỗ trợ cho việc ra quyết định.
-
Các năm 1970-1980 - Hỗ trợ quyết định:
Các hệ thống hỗ trợ quyết định. Hỗ trợ tiến trình ra quyết định quản lý cụ
thể theo chế độ tƣơng tác.
-
Các năm 1980-1990 - Hỗ trợ chiến lược và hỗ trợ người dùng cuối:
Các hệ thống tính tốn cho ngƣời dùng cuối. Hỗ trợ trực tiếp về tính tốn
cho cơng việc của ngƣời dùng cuối và hỗ trợ sự cộng tác trong nhóm làm
việc.
Các HTTT điều hành, cung cấp thơng tin có tính quyết định cho quản lý cấp
cao.
Các hệ thống chuyên gia: tƣ vấn có tính chun gia cho ngƣời dùng cuối
dựa trên cơ sở tri thức.
Các HTTT chiến lƣợc. Các sản phẩm và dịch vụ chiến lƣợc nhằm đạt lợi thế
cạnh tranh.
-
Các năm 1990-2000 và đến nay - kinh doanh điện tử (KDĐT) và thƣơng mại
điện tử (TMĐT).
Các hệ thống KDĐT và TMĐT liên mạng.
Các xí nghiệp nối mạng và các hoạt động KDĐT và TMĐT trên Internet,
intranet, extranet và các mạng khác.
HTTT nằm ở trung tâm của hệ thống tổ chức là phần tử kích hoạt các quyết
3
Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý
định (mệnh lệnh, chỉ thị, thông báo, chế độ tác nghiệp, v.v...). Việc xây dựng HTTT
hoạt động hiệu quả là mục tiêu của các tổ chức.
Vai trò của HTTT trong thƣơng mại
1) Gia tăng hiệu suất:
Cơng nghệ hiện đại có thể tăng đáng kể hiệu suất và năng suất của công ty bạn.
HTTT cũng khơng ngoại lệ. Các tổ chức trên tồn thế giới dựa vào họ để nghiên cứu
và phát triển các cách mới để tạo doanh thu, thu hút khách hàng và hợp lý hóa các
nhiệm vụ tốn thời gian.
2) Tiết kiệm thời gian và chi phí:
Với một HTTT, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc trong khi
đƣa ra quyết định thông minh hơn. Các bộ phận nội bộ của một công ty, chẳng hạn
nhƣ tiếp thị và bán hàng, có thể giao tiếp tốt hơn và chia sẻ thông tin dễ dàng hơn.
3) Giảm mắc lỗi
Vì cơng nghệ này đƣợc tự động hóa và sử dụng các thuật tốn phức tạp, nó làm
giảm lỗi của con ngƣời. Hơn nữa, nhân viên có thể tập trung vào các khía cạnh cốt lõi
của một doanh nghiệp thay vì dành hàng giờ để thu thập dữ liệu, điền vào giấy tờ và
phân tích thủ cơng.
4) Thu thập thơng tin nhanh chóng
Nhờ HTTT hiện đại, các thành viên trong nhóm có thể truy cập lƣợng dữ liệu
khổng lồ từ một nền tảng. Ví dụ: họ có thể thu thập và xử lý thông tin từ các nguồn
khác nhau, chẳng hạn nhƣ nhà cung cấp, khách hàng, kho hàng và đại lý bán hàng, với
một vài cú click chuột.
Hình 1.1: Vai trị chính của HTTT quản lý doanh nghiệp
4
Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý
1.2. Quan điểm về HTTT
1.2.1. Thơng tin
Khái niệm
-
Có rất nhiều cách hiểu và định nghĩa về thơng tin, thậm chí ngay các từ điển
cũng khơng thể có một định nghĩa thống nhất.
-
Theo từ điển Oxford English Dictionary thì cho rằng: “Thơng tin là điều mà
người ta đánh giá hoặc nói đến; là tri thức, tin tức".
-
Theo một số từ điển khác thì đơn giản đồng nhất thông tin với kiến thức:
"Thông tin là điều mà người ta biết" hoặc "thông tin là sự chuyển giao tri thức
làm tăng th m sự hiểu biết của con người" v,v...
-
Nguyên nhân của sự khác nhau trong việc sử dụng thuật ngữ này chính là do
thơng tin khơng thể sờ mó đƣợc. Ngƣời ta bắt gặp thơng tin chỉ trong q trình
hoạt động, thơng qua tác động trừu tƣợng của nó.
-
Từ Latin “Information” (thơng tin) có hai nghĩa. Một, nó chỉ một hành động
rất cụ thể là tạo ra một hình dạng (forme). Hai, tuỳ theo tình huống, nó có
nghĩa là sự truyền đạt một ý tƣởng, một khái niệm hay một biểu tƣợng. Tuy
nhiên cùng với sự phát triển của xã hội, khái niệm thông tin cũng phát triển
theo.
-
Trên quan điểm triết học: Thông tin là sự phản ánh của tự nhiên và xã hội (thế
giới vật chất) bằng ngơn từ, ký hiệu, hình ảnh v.v...hay nói rộng hơn bằng tất
cả các phƣơng tiện tác động lên giác quan của con ngƣời.
-
Theo định nghĩa thông thường: Thông tin là sự phản ánh sự vật, sự việc, hiện
tƣợng của thế giới khách quan và các hoạt động của con ngƣời trong đời sống
xã hội. Thông tin hình thành trong q trình giao tiếp: một nguời có thể nhận
thông tin trực tiếp từ ngƣời khác thông qua các phƣơng tiên thông tin đại
chúng, từ các ngân hàng dữ liệu, hoặc từ tất cả các hiện tƣợng quan sát đƣợc
trong mơi trƣờng xung quanh.
Ví dụ: Doanh thu tháng 10 của 1 công ty là 100 triệu đồng, tháng 11 là
85 triệu đồng Tháng 11 công ty hoạt động không hiệu quả (Thông tin
luôn mang ý nghĩa và gồm nhiều giá trị dữ liệu).
Các dạng thông tin
-
Thông tin viết: Là dạng thông tin thƣờng gặp trong hệ thơng tin. Nó thƣờng
thể hiện trên giấy, trên màn hình của máy tính, các dữ liệu thể hiện các thơng
tin này có thể có cấu trúc hoặc khơng.
Ví dụ: Một bức thƣ tay của của một ứng viên vào 1 vị trí tuyển dụng
khơng có cấu trúc, song cần phải có các thơng tin “bắt buộc” (Họ t n, địa
chỉ, văn bằng,.).
Hoặc: Một hóa đơn có cấu trúc xác định trƣớc gồm những dữ liệu bắt
buộc (tham chiếu khách hàng, tham chiếu sản phẩm.) .
5
Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý
-
Thơng tin nói: Dạng thông tin này là phƣơng tiện khá phổ biến giữa các cá thể
và thƣờng gặp trong HTTT kinh tế - xã hội. Đặc trƣng của loại thông tin này là
phi hình thức và thƣờng khó xử lý. Vật mang thơng tin thƣờng là hệ thống
điện thoại.
-
Thơng tin hình ảnh: Là dạng thông tin thƣờng xuất phát từ các thông tin khác
của hệ thống hoặc từ các nguồn khác. Ví dụ: Bản vẽ 1 số chi tiết nào đó của ơ
tơ có đƣợc từ số liệu của Phịng nghiên cứu thiết kế.
-
Thơng tin khác: Một số các thơng tin có thể cảm nhận qua một số giai đoạn
nhƣ xác giác, vị giác, khứu giác không đƣợc xét trong HTTT quản lý.
Lưu giữ thông tin
Thông tin đƣợc lƣu trữ trên nhiều dạng vật liệu khác nhau nhƣ đƣợc khắc trên
đá, đƣợc ghi lại trên giấy, trên bìa, trên băng từ, đĩa từ...
Thông tin quản lý
Thông tin quản lý là những dữ liệu đƣợc xử lý và sẵn sàng phục vụ cơng tác
quản lý của tổ chức.
Có 3 loại thơng tin quản lý trong một tổ chức:
-
Thông tin chiến lược: là thơng tin sử dụng cho chính sách dài hạn của tổ
chức, chủ yếu phục vụ cho các nhà quản lý cao cấp khi dự đốn tƣơng lai.
Loại thơng tin này địi hỏi tính khái qt, tổng hợp cao. Dữ liệu để xử lý ra
loại thông tin này thƣờng là từ bên ngồi tổ chức. Đây là loại thơng tin đƣợc
cung cấp trong những trƣờng hợp đặc biệt.
-
Thông tin chiến thuật: là thơng tin sử dụng cho chính sách ngắn hạn, chủ
yếu phục vụ cho các nhà quản lý phòng ban trong tổ chức. Loại thông tin
này trong khi cần mang tính tổng hợp vẫn địi hỏi phải có mức độ chi tiết
nhất định dạng thống kê. Đây là loại thông tin cần đƣợc cung cấp định kỳ.
-
Thông tin điều hành: (thông tin tác nghiệp) sử dụng cho công tác điều hành
tổ chức hàng ngày và chủ yếu phục vụ cho ngƣời giám sát hoạt động tác
nghiệp của tổ chức. Loại thông tin này cần chi tiết, đƣợc rút ra từ quá trình
xử lý các dữ liệu trong tổ chức. Đây là loại thông tin cần đƣợc cung cấp
thƣờng xuyên.
1.2.2. Hệ thống
Khái niệm
Hệ thống là tập hợp các phần tử tƣơng tác, có các mối quan hệ ràng buộc lẫn
nhau và đƣợc tổ chức nhằm thực hiện một mục đích xác định thơng qua u cầu các
đầu vào, biến đổi có logic để tạo ra kết quả đầu ra, các phần tử ở đây là tập hợp các
phƣơng tiện vật chất và nhân lực.
Ví dụ:
Hệ thống điều khiển giao thơng
Hệ thống mạng máy tính
6
Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý
Tổ chức tạo thành một hệ thống mở, nghĩa là li n hệ với một môi trƣờng. Một
số phần tử của hệ thống có sự tƣơng tác với bên ngồi (cung ứng, thƣơng mại.)
Các đặc trƣng hệ thống
-
Tính tổ chức: Hệ thống là một tập hợp nhiều phần tử (đơn vị, bộ phận) và các
phần tử đó phải có liên kết , tƣơng tác lẫn nhau. Điều kiện cần có ít nhất hai
phần tử trở lên và các phần tử này có quan hệ tƣơng tác lẫn nhau.
-
Tính biến động: Muốn có hệ thống tốt thì cần nâng cao các mối quan hệ tƣơng
tác, ngƣời quản lý cần tổ chức cho hệ thống với các bộ phận gắn kết với nhau,
điều này có ý nghĩa vơ cùng quan trọng trong hoạt động quản lý.
-
Hệ thống phải có mơi trường hoạt động: Trong quá trình quản lý, bất cứ lĩnh
vực nào cũng đều phải xử lý. Một hệ thống có tính phức tạp, tính phức tạp của
hệ thống ở chỗ trong hệ thống có nhiều đơn vị, nhiều bộ phận và mối quan hệ
giữa các phần tử đó phải tƣơng tác với nhau thơng qua các quan hệ về kinh tế,
hành chính, luật pháp và các quan hệ tâm lý - xã hội khác.
-
Hệ thống phải có tính điều khiển: Ngƣởi quản lý trƣớc hết phải có tƣ duy hệ
thống, cụ thể là có tƣ duy phân tích hệ thống, tổng hợp hệ thống và đề ra
những giải pháp đồng bộ; có nhƣ vậy thì hệ thống mới phát triển ổn định và có
hiệu quả.
Một số quy luật vận động của hệ thống
Các phần tử trong hệ thống tƣơng tác với nhau bằng những cái gọi là đầu vào và
đầu ra ra. Trong hệ thống có các kiểu liên kết nhƣ sau:
Liên kết tuyến tính.
Liên kết ngƣợc.
Liên kết phân kỳ.
Liên kết hội tụ.
Với một hệ thống phức tạp, cả 4 kiểu này đều đƣợc phản ánh trong hệ thống đó.
Mối quan hệ vào, ra của các phần tử trong hệ thống rất đa dạng.
Một hệ hiện thực bất kỳ đều có thể phân tách thành các hệ nhỏ hơn gọi là hệ
con, phân hệ. Vấn đề quan trọng là vấn đề phân chia hoặc ghép gộp các phần tử phải
đảm bảo sao cho vừa quản lý toàn diện và chặt chẽ hệ thống, vừa phát huy tính năng
động của các phần tử.
Mức độ phức tạp của hệ thống tăng lên theo số lƣợng phân tử có trong hệ. Vì
vậy cần tổ chức ra sao cho việc quản lý một hệ thống phải hợp lý dựa trên các mối
quan hệ của các phần tử.
Trong quả trình vận động, hệ thống có một mục tiêu chung và các đơn vị thành
phần có các mục tiêu riêng. Vấn đề quan trọng là phải kết hợp hài hoà mục tiêu chung
và mục tiêu riêng, lấy mục tiêu chung làm trọng. Điều này có nghĩa là khơng đƣợc
nhấn mạnh mục tiêu chung, giảm mục tiêu riêng; nhƣng cũng không nên đối lập mục
tiêu chung và mục tiêu riêng. Cần tổ chức mối quan hệ và lợi ích hài hồ, phối hợp và
7
Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý
thiết kế các mục tiêu chung và riêng.
Phân loại hệ thống
- Theo tính chất của hệ thống:
Hệ thống kín.
Hệ thống mở.
Tuy nhiên nhìn chung các quan điểm đều chọn hệ thống mở. Trong việc lựa
chọn hai hệ thống này để áp dụng tổ chức doanh nghiệp cần xác định hệ thống sẽ mở
và kín nhƣ thế nào cho hợp lý, mở phải có định hƣớng lựa chọn thời điểm mở hợp lý
để tạo cơ hội trong kinh doanh.
-
Theo nội dung hoạt động của hệ thống:
-
Hệ thống chính trị.
Hệ thống hành chính.
Hệ thống kinh tế - xã hội.
Hệ thống khoa học - công nghệ.
Theo phạm vi hoạt động:
Hệ thống lớn.
Hệ thống vừa.
Hệ thống nhỏ.
Các thành phần của hệ thống
-
Đầu vào (Input): Nắm bắt và tập hợp các yếu tố để đƣa vào hệ thống để xử lý.
-
Xử lý (Processing): Bƣớc biến đổi nhằm chuyển các yếu tố đƣa vào sang các
dạng cần thiết.
-
Đầu ra (Out put): Chuyển các yếu tố đƣợc tạo ra từ quá trình xử lý thành các
kết quả cuối cùng.
Hình 1.2: Các thành phần trong hệ thống
Hệ thống quản lý chia thành hai hệ thống con:
-
Hệ tác nghiệp (trực tiếp sản xuất): gồm con ngƣời, phƣơng tiện, phƣơng
pháp trực tiếp thực hiện mục tiêu đã đề ra.
-
Hệ quản lý (gián tiếp sản xuất): Gồm con ngƣời, phƣơng tiện, phƣơng pháp
cho phép điều khiển hoạt động của hệ thống. Hệ này lại chia thành hai hệ
con:
Hệ quyết định: Đƣa ra các quyết định.
Hệ xử lý thông tin: Xử lý thông tin.
8
Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý
1.2.3. Hệ thống thông tin
Khái niệm
-
Hệ thống thông tin (Information System) là tập hợp các phần cứng, phần mềm,
hệ mạng truyền thông đƣợc xây dựng và sử dụng để thu thập, tạo, tái tạo, phân
phối và chia sẻ dữ liệu, thông tin và tri thức nhằm phục vụ các mục tiêu của tổ
chức.
-
HTTT sử dụng công nghệ thông tin để thu thập, truyền, lƣu trữ, xử lý và biểu
diễn thông tin trong một hay nhiều quá trình kinh doanh, quản lý...
Hình 1.3: Khung tri thức và HTTT
Vai trò của hệ thống thơng tin
Có thể nói rằng, HTTT là một hệ thống đóng vai trị làm vật trung gian giữa các
cơng ty, doanh nghiệp với mơi trƣờng, xã hội. Nó là một hệ thống nằm ở trung tâm của
doanh nghiệp, giúp cho q trình thu thập, xử lý và cung cấp thơng tin một cách thuận
lợi nhất. Vai trò của HTTT đƣợc thể hiện qua hai mặt là bên trong và bên ngồi doanh
nghiệp.
-
-
Về bên ngồi: HTTT có vai trị thu thập các dữ liệu từ mơi trƣờng bên ngồi,
và đƣa thơng tin từ trong doanh nghiệp ra bên ngoài. Các loại thơng tin đƣợc
thu thập và cung cấp ra bên ngồi bao gồm thông tin về giá cả, sức lao động,
thị hiếu của ngƣời tiêu dùng, nhu cầu mặt hàng, lạm phát, các chính sách của
chính phủ,…
Về mặt nội bộ: HTTT nội bộ của doanh nghiệp đóng vai trị nhƣ một cây cầu,
liên kết giữa các bộ phận trong doanh nghiệp với nhau. Nó thu thập, cung cấp
thơng tin cho những đơn vị cần thiết để thực hiện các mục đích khác nhau mà
doanh nghiệp đề ra. Ví dụ nhƣ thơng tin hoạt động sản xuất, kinh doanh của
doanh nghiệp trong năm; thơng tin về trình độ quản lý của doanh nghiệp;
9
Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý
thơng tin về các chính sách nội bộ của doanh nghiệp; thơng tin về mua sắm,
xuất nhập khẩu hàng hóa; tyhoong tin về bán hàng, doanh thu, tài chính…
Xử lý thơng tin trong HTTT
Khi thông tin đƣợc HTTT thu thập sẽ xáy ra các lựa chọn giữ nguyên hiện
trạng, thu thập trên các vật thể mang tin của riêng tổ chức hoặc là loại ra. Lựa chọn
này là các xử lý đầu tiên, tiếp theo sẽ tác động lên thông tin. Xử lý thơng tin là:
-
Tiến hành tính tốn các nhóm chỉ tiêu.
-
Thực hiện tính tốn tạo các thơng tin kết quả.
-
Cập nhật dữ liệu (thay đổi hoặc loại dữ liệu).
-
Sắp xếp.
-
Lƣu chứa tạm thời hoạc lƣu trữ.
-
Xử lý có thể thực hiện thủ cơng, cơ giới hoặc tự động.
Hình 1.4: Q trình diễn ra trong HTTT
Phân phát thơng tin là mục tiêu của HTTT. Nó đặt ra vần đề quyền lực: Ai
quyết định phân phát, các đối tƣợng phân phát, vì sao, các điểm xử lý và sử dụng
thơng tin có khoảng cách. Cần phải tính đến cấu trúc của đơn vị khi phân phát thông
tin.
Tác động của hệ thống thơng tin trong doanh nghiệp
HTTT có ba tác động chính đối với doanh nghiệp:
1) Hỗ trợ, cải thiện khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp: HTTT giúp doanh
nghiệp điều hành hiệu quả hơn, cắt giảm chi phí làm giảm giá thành, từ đó
giúp tăng tính cạnh tranh cho sản phẩm đƣợc bán ra. Hơn nữa, HTTT cũng
giúp rút ngắn và liên kết khoảng cách giữa doanh nghiệp với khách hàng,
nhà cung cấp.
2) Hỗ trợ việc ra quyết định của doanh nghiệp: Một HTTT đầy đủ sẽ giúp cho
các nhà quản trị của doanh nghiệp có bức tranh tồn cảnh về tình hình sản
10
Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý
xuất, kinh doanh, tài chính… của doanh nghiệp, từ đó có thể ra những quyết
định kinh doanh phù hợp, đúng đắn và có hiệu quả.
3) Hỗ trợ trong nghiệp vụ, hoạt động kinh doanh: HTTT cho phép lƣu trữ một
khối lƣợng lớn thông tin cần thiết nhƣ thông tin về khách hàng, nhà cung
cấp, thông tin về sản phẩm, giá bán, nhãn mác, chi phí,… giúp cho việc thực
hiện nghiệp vụ và các hoạt động kinh doanh diễn ra trơn tru và tiết kiệm thời
gian.
Có thể nói, HTTT chính là một cơng cụ đắc lực, là cánh tay phải
giúp các danh nghiệp phát triển, tạo ra giá trị thƣơng hiệu và vị thế
cạnh tranh tối ƣu trên thị trƣờng không chỉ ở Việt Nam mà cịn ở các
thị trƣờng quốc tế. Chính vì thế, nó đóng một vai trị quan trọng,
khơng thể thiếu đối với mỗi doanh nghiệp.
1.2.4. Hệ thống thông tin quản lý
Khái niệm
HTTT quản lý là hệ thống tích hợp “Ngƣời - máy”, cung cấp thông tin cho công
tác quản lý của tổ chức. Hệ thống bao gồm con ngƣời, thiết bị và quy trình thu thập,
phân tích, đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho
những ngƣời soạn thảo các quyết định trong tổ chức.
Các loại thông tin quản lý
Thông tin quản lý là những dữ liệu đƣợc xử lý và sẵn sàng phục vụ cơng tác
quản lý của tổ chức.
Có 3 loại thông tin quản lý thƣờng dùng trong một tổ chức:
- Thông tin chiến lược: là thông tin sử dụng cho chính sách dài hạn của tổ chức,
chủ yếu phục vụ cho các nhà quản lý cao cấp khi dự đốn tƣơng lai. Thơng tin
này địi hỏi tính khái qt, tổng hợp cao. Các dữ liệu để xử lý ra loại thơng tin
này thƣờng lấy từ bên ngồi tổ chức và đƣợc cung cấp trong những trƣờng hợp
đặc biệt, cần thiết.
- Thông tin chiến thuật: là thông tin sử dụng cho chính sách ngắn hạn, chủ yếu
phục vụ cho các nhà quản lý phịng ban trong tổ chức. Loại thơng tin này
mang tính tổng hợp cao nhƣng vẫn địi hỏi chi tiết nhất định ở dạng thống kê,
đây là loại thông tin cung cấp theo định kỳ.
- Thông tin điều hành: (thông tin tác nghiệp) sử dụng cho công tác điều hành tổ
chức hàng ngày và chủ yếu phục vụ cho ngƣời giám sát hoạt động tác nghiệp
của tổ chức. Thông tin này cần chi tiết, đƣợc rút ra từ quá trình xử lý các dữ
liệu trong tổ chức, đây là loại thông tin cần đƣợc cung cấp thƣờng xuyên.
11
Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý
Mơ hình tổng quát và các hoạt động tác nghiệp HTTT
Hình 1.5: Mơ hình tổng qt HTTT quản lý
Các hoạt động tác nghiệp:
- Phân tích hệ thống (System analyze).
- Tích hợp hệ thống (System intergrator).
- Quản trị cơ sở dữ liệu.
- Phân tích HTTT.
- Quản trị HTTT trong tổ chức.
- Lập trình quản lý cơ sở dữ liệu.
- Quản lý cơ sở dữ liệu, hỗ trợ ra quyết định cho lãnh đạo, quản lý.
1.3. Các phƣơng pháp tiếp cận hiện đại với HTTT
Phát triển một HTTT dựa trên máy tính bắt đầu từ những năm 1950. Những
công nghệ mới về phần cứng không ngừng phát triển, nhiều vấn đề mới của thực tế
ln đặt ra trong phát triển HTTT. Vì vậy, cách tiếp cận phát triển HTTT cũng thay
đổi một cách phù hợp.
Trong q trình phát triển, có thể xem có bốn cách tiếp cận chính để phát triển
HTTT: tiếp cận định hƣớng tiến trình; tiếp cận định hƣớng dữ liệu; tiếp cận định
hƣớng cấu trúc; tiếp cận định hƣớng đối tƣợng.
12
Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý
1.3.1. Tiếp cận định hƣớng tiến trình
Hình 1.6: Quan hệ dữ liệu và ứng dụng theo cách tiếp cận truyền thống
Vào thời gian đầu khi máy tính mới ra đời, tốc độ máy còn chậm, bộ nhớ hạn
chế nên ngƣời ta tập trung vào các quá trình mà phần mềm phải thực hiện. Khi đó
năng lực tính tốn của máy tính đóng vai trị quyết định. Vì vậy, hiệu quả xử lý của các
chƣơng trình trở thành mục tiêu chính. Từ đó, sự cố gắng đặt ra là tự động hóa các q
trình đang tồn tại (mua hàng, bán hàng…) của những bộ phận riêng rẽ nhƣ là một kết
quả tự nhiên. Các dữ liệu thƣờng đƣợc tổ chức cùng một file với chƣơng trình.
Sau này với sự tiến bộ về khả năng lƣu trữ, ngƣời ta đã tổ chức dữ liệu tách ra
khỏi chƣơng tình. Mặc dù vậy, theo cách truyền thống, thiết kế một HTTT vẫn dựa
trên cái gì mà nó sẽ làm. Các dữ liệu đặc tả trong mỗi ứng dụng đƣợc xem xét tách
biệt. Những phần khác nhau của hệ thống làm việc theo những sơ đồ khác nhau và tốc
độ khác nhau. Tiếp cận tiến trình cũng chỉ ra dữ liệu lƣu trữ tạm thời ở đâu cho đến khi
đƣợc xử lý.
Các kỹ thuật đối với định hƣớng tiến trình khơng hƣớng đến việc định thời gian
hay kích hoạt các bƣớc quá trình xử lý mà chỉ chú ý đến trình tự thực hiện của nó. Kết
quả là tồn tại một số file dữ liệu cụ thể mà bị tách biệt nhau trong những ứng dụng và
chƣơng trình khác nhau. Vì vậy nhiều file trong những ứng dụng khác nhau có thể
chứa cùng những phần tử dữ liệu nhƣ nhau (hình 1.2). Khi một phần tử riêng lẻ thay
đổi hay cần thay đổi trong tiến trình xử lý thì phải thay đổi các phần tử trong các file
dữ liệu tƣơng ứng. Cách tiếp cận này đã bộc lộ những nhƣợc điểm to lớn: sự dƣ thừa
dữ liệu, sự hao phí cơng sức cho việc thu thập và tổ chức dữ liệu cũng nhƣ việc sử
dụng kém hiệu quả các dữ liệu do không thể chia sẻ giữa các ứng dụng và mất nhiều
công sức cho việc tổ chức lại dữ liệu khi có sự thay đổi trong tiến trình xử lý.
1.3.2. Tiếp cận định hƣớng dữ liệu
Cách tiếp cận này là một chiến lƣợc tổng thể phát triển HTTT mà tập trung vào
việc tổ chức các dữ liệu một cách lý tƣởng hơn là nghĩ đến việc sử dụng các dữ liệu ở
đâu và khi nào. Hệ thống khơng chỉ là sự tự động hóa các q trình xử lý mà còn bao
gồm cả việc tổ chức dữ liệu, nâng cao năng lực của nhân viên và khả năng truy nhập
đến các dữ liệu và thông tin. Hai ý tƣởng phát triển lúc này là:
13
Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý
-
Tách dữ liệu ra khỏi các quá trình xử lý.
-
Tách biệt cơ sở dữ liệu và các ứng dụng.
Hình 1.7: Cấu trúc hệ thống định hƣớng dữ liệu
Công nghệ quản lý dữ liệu tiến bộ cho phép biểu diễn dữ liệu thành các file
riêng biệt cho mỗi ứng dụng và tổ chức chúng thành những cơ sở dữ liệu dùng chung,
một cơ sở dữ liệu là một tập các dữ liệu có liên hệ logic với nhau và đƣợc tổ chức làm
dễ dàng việc thu thập, lƣu trữ và lấy ra của nhiều ngƣời dùng trong một tổ chức. Cơ sở
dữ liệu bao gồm các phƣơng pháp tổ chức dữ liệu cho phép quản lý dữ liệu một cách
tập trung, chuẩn hóa và nhất quán. Nhờ việc tách dữ liệu để tổ chức riêng, ngƣời ta có
thể áp dụng các cơng cụ tốn học (lý thuyết tập hợp) để tổ chức dữ liệu một cách tối
ƣu cả về phƣơng diện lƣu trữ (tiết kiệm không gian nhớ) cũng nhƣ về mặt sử dụng:
giảm dƣ thừa, tìm kiếm thuận lợi, lấy ra nhanh chóng và sử dụng chung. Việc tổ chức
dữ liệu nhƣ trên cho phép cơ sở dữ liệu đƣợc sử dụng và phục vụ cho nhiều ứng dụng
độc lập khác nhau.
1.3.3. Tiếp cận định hƣớng cấu trúc
Tiếp cận định hƣớng cấu trúc nhƣ là một bƣớc phát triển tiếp tục của định
hƣớng dữ liệu. Nhiều tài liệu thƣờng gộp hai cách tiếp cận này làm một và gọi là tiếp
cận hƣớng dữ liệu/chức năng. Tiếp cận hƣớng cấu trúc hƣớng vào việc cải tiến cấu
trúc các chƣơng trình trên cơ sở mơ đun hóa các chƣơng trình để dễ theo dõi., quản lý,
bảo trì.
Các phƣơng pháp luận hƣớng cấu trúc sử dụng một hay một số công cụ để xác
định luồng thông tin và các quá trình xử lý. Việc xác định và chi tiết hóa dần các luồng
dữ liệu và các tiến trình là ý tƣởng cơ bản của phƣơng pháp từ trên xuống (top-down).
Đặc tính cấu trúc của một HTTT hƣớng cấu trúc đƣợc thể hiện trên ba cấu trúc chính:
-
Cấu trúc dữ liệu (mơ hình quan hệ).
-
Cấu trúc hệ thống chƣơng trình (cấu trúc phân cấp điều khiển các mơ đun và
phần chung).
-
Cấu trúc chƣơng trình và mơ đun (cấu trúc một chƣơng trình và ba cấu trúc
lập trình cơ bản).
14
Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý
Hình 1.8: Cấu trúc hệ thống định hƣớng cấu trúc
Phát triển cấu trúc đã cung cấp một tập hợp đầy đủ các đặc tả hệ thống ít dƣ
thừa đƣợc phát triển theo quá trình logic và lặp lại. Nó cho ta nhiều lợi ích sau đây:
-
Làm giảm sự phức tạp: Theo phƣơng pháp từ trên xuống, việc chia nhỏ dẫn
các vấn đề lớn và phức tạp thành những phần nhỏ hơn mà các thành viên
trong đội phát triển có thể quản lý và giải quyết đƣợc các vấn đề liên quan
(nhất là các rủi ro) một cách dễ dàng.
-
Tập trung vào ý tưởng: Tiếp cận hƣớng cấu trúc cho phép các nhà thiết kế
trƣớc hết tập trung mơ hình ý tƣởng của HTTT bỏ qua những ràng buộc vật
lý. Sau khi có đƣợc mơ hình ý tƣởng mới bổ sung và cụ thể hóa gắn vào các
phƣơng tiện vật lý.
-
Chuẩn hóa: Các định nghĩa, công cụ và cách tiếp cận chuẩn mực cho phép
nhà thiết kế làm việc tách biệt và đồng thời với các hệ thống con khác nhau
mà khơng cần có liên kết với nhau vẫn đảm bảo đƣợc sự thống nhất trong
dự án.
-
Hướng tương lai: Việc tập trung vào đặc tả một hệ thống đầy đủ, hồn thiện
và mơ đun hóa cho phép thay đổi (bảo trì) dễ dàng khi hệ thống đi vào hoạt
động.
-
Giảm bớt tính nghệ thuật trong thiết kế: Phát triển có cấu trúc buộc các nhà
thiết kế phải tuân thủ các quy tắc và nguyên tắc phát triển đối với nhiệm vụ
phát triển, giảm sự ngẫu hứng quá đáng.
1.3.4. Tiếp cận định hƣớng đối tƣợng
Cách tiếp cận mới nhất để phát triển hệ thống là tiếp cận định hƣớng đối tƣợng.
Hệ thống đƣợc xây dựng chỉ gồm các thành phần liên kết với nhau đƣợc gọi là đối
tƣợng. Các đối tƣợng thƣờng tƣơng ứng với các vật thực trong HTTT. Khi đặt cả dữ
liệu và xử lý vào trong một đối tƣợng là thừa nhận có một số hữu hạn các phép toán
cho mỗi cấu trúc dữ liệu bất kì. Mục tiêu của cách này là làm cho các phần tử hệ thống
15
Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý
trên nên độc lập tƣơng đối với nhau và có thể dùng lại. Điều này đã cải thiện cơ bản
chất lƣợng của hệ thống và làm tăng năng suất của hoạt động phân tích và thiết kế.
Hình 1.9: Sự thừa kế và đa thừa kế trong cấu trúc hệ thống định hƣớng đối tƣợng
Ý tƣởng khác nằm phía sau của cách tiếp cận này là sự kế thừa và bao gói thơng
tin. Các đối tƣợng đƣợc tổ chức thành từng lớp là một nhóm các đối tƣợng có cùng cấu
trúc và hành vi. Kế thừa cho phép tạo ra các lớp mới mà có chung với các lớp đang tồn
tại một số đặc trƣng và có thêm các đặc trƣng mới. Nhờ có sự kế thừa mà sự mô tả lớp
mới này chỉ liên quan đến các đặc trƣng mới. Do bao gói của dữ liệu và xử lý trong
một đối tƣợng mà hoạt động của nó khơng ảnh hƣởng đến các đối tƣợng khác. Các đối
tƣợng đƣợc ghép nối với nhau thành một HTTT với mối quan hệ truyền thông bằng
các gửi và nhận thông báo.
Với cơ chế này, hệ thống đƣợc lắp ghép và tháo dỡ một cách đơn giản, dễ bảo
trì, dễ sử dụng lại và có thể đạt quy mô tùy ý. Cách tiếp cận này đáp ứng đƣợc những
nhu cầu và thách thức cơ bản hiện nay trong phát triển phần mềm: cần phát triển
những hệ thống phần mềm có quy mơ lớn, phức tạp hơn, nhanh hơn và với chi phí
chấp nhận đƣợc.
Hiện này đã có những ngơn ngữ phân tích và thiết kế (UML) và các ngơn ngữ
lập trình hƣớng đối tƣợng nhƣ C++, Java, Ada… có các cơ chế trợ giúp phát triển các
đối tƣợng kế thừa và bao gói. Kỹ thuật phân tích và thiết kế hƣớng đối tƣợng đã phát
triển nhƣng còn rất mới mẻ. Nó thúc đẩy tiến trình phát triển phần mềm theo hƣớng
công nghệ hƣớng đối tƣợng tiến bộ rất nhanh chóng.
16
Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý
CHƢƠNG 2. HỢP TÁC VÀ THƢƠNG MẠI ĐIỆN TỬ
TỒN CẦU
2.1. Q trình kinh doanh và HTTT
2.1.2. Thời đại thơng tin
Kinh tế tồn cầu là một nền kinh tế cho phép khách hàng, doanh nghiệp, và các
nhà cung cấp, các nhà phân phối, và các nhà sản xuất có thể cùng hợp tác với nhau
không bị hạn chế bởi không gian địa lý.
Sự phát triển các doanh nghiệp xuyên quốc gia.
Sự hội nhập của các công ty nhỏ và vừa.
Môi trƣờng cạnh tranh mang tính tồn cầu.
Hệ thống phân phối toàn cầu.
Sự chuyển biến từ nền kinh tế chung toàn cầu từ kinh tế công nghiệp → kinh tế
dịch vụ.
Nền kinh tế số (digital economy, e-conomy)
Sự xuất hiện của các doanh nghiệp kinh doanh điện tử.
Quá trình kinh doanh cơ bản đƣợc thực hiện dƣới sự điều khiển của một mạng
lƣới số hóa.
-
Mối quan hệ với các nhà cung cấp, khách hàng, và các đối tác dần đƣợc thực
hiện dƣới tác động của CNTT.
Internet đã tác động lên mọi mặt của nền kinh tế và các hoạt động của doanh
nghiệp
Thương mại điện tử (TMĐT).
Giao tiếp trực tiếp: là việc sử dụng các công nghệ truyền thơng (nhƣ mạng
Internet) để làm việc ở các vị trí khác nhau.
Môi trường làm việc ảo: là môi trƣờng làm việc có sự hỗ trợ của cơng nghệ.
Khơng nhất thiết đƣợc thực hiện ở một vị trí thời gian và khơng gian xác định.
Có thể cho phép liên lạc với bất cứ ai, bất cứ đâu vào bất cứ thời điểm nào.
Nền kinh tế dựa trên mong muốn của người tiêu dùng.
Ví dụ:
•
Bánh kem sinh nhật dành cho chó
•
Giầy thể thao đếm bƣớc đi
2.1.2. Đặc điểm của thời đại thông tin
-
Xuất hiện dựa trên sự xuất hiện của các hoạt động xã hội dựa trên nền tảng thông
tin.
Kinh doanh trong thời đại thông tin phụ thuộc vào công nghệ thông tin đƣợc sử
dụng để thực hiện công việc kinh doanh.
17
Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý
-
Năng suất lao động của quá trình sản xuất tăng lên một cách nhanh chóng.
Hiệu quả sử dụng cơng nghệ thơng tin xác định sự thành công trong thời đại thông
tin.
Công nghệ thông tin có mặt trong mọi sản phẩm và dịch vụ.
2.2. Các loại HTTT
2.2.1. Phân loại HTTT theo chức năng phục vụ hoạt động nghiệp vụ
-
HTTT phục vụ hoạt động nội bộ: là hệ thống chỉ phục vụ hoạt động quản trị, vận
hành nội bộ của cơ quan, tổ chức;
-
HTTT phục vụ người dân, doanh nghiệp: là hệ thống trực tiếp hoặc hỗ trợ cung
cấp dịch vụ trực tuyến, bao gồm dịch vụ công trực tuyến và dịch vụ trực tuyến
khác trong các lĩnh vực viễn thông, công nghệ thông tin, thƣơng mại, tài chính,
ngân hàng, y tế, giáo dục và các lĩnh vực chuyên ngành khác;
-
Hệ thống cơ sở hạ tầng thông tin: là tập hợp trang thiết bị, đƣờng truyền dẫn kết
nối phục vụ chung hoạt động của nhiều cơ quan, tổ chức nhƣ mạng diện rộng, cơ
sở dữ liệu, trung tâm dữ liệu, điện toán đám mây; xác thực điện tử, chứng thực
điện tử, chữ ký số; kết nối liên thông các HTTT;
-
HTTT điều khiển công nghiệp: là hệ thống có chức năng giám sát, thu thập dữ liệu,
quản lý và kiểm soát các hạng mục quan trọng phục vụ điều khiển, vận hành hoạt
động bình thƣờng của các cơng trình xây dựng.
2.2.2. Phân loại HTTT theo mục đích phục vụ của thơng tin đầu ra
-
Hệ xử lý dữ liệu (Database System - DBS): Lƣu trữ và cập nhật dữ liệu hằng ngày,
ra các báo cáo theo định kỳ (Ví dụ: Các hệ thống tính lƣơng, hệ xếp thời khóa
biểu).
-
HTTT quản lý (Management Information System - MIS): Gồm cơ sở dữ liệu hợp
nhất, xử lý dữ liệu có tính thống kê, các dịng thơng tin giúp con ngƣời trong sản
xuất, quản lý và ra quyết định (Ví dụ: Hệ xử lý điểm học viên cho phép giáo viên
thống kê học lực).
-
Hệ trợ giúp quyết định (Decision Suporrt System - DSS): Hỗ trợ cho việc ra quyết
định, phục vụ nhà quản lý cấp cao dựa trên hệ phân tích dự báo (cho phép nhà
phân tích ra quyết định chọn các phƣơng án mà không phải thu thập và phân tích
dữ liệu)
-
Hệ chuyên gia (Expert System - ES): Là HTTT thu thập tri thức chuyên môn của
các chuyên gia rồi mơ phỏng tri thức đó nhằm đem lại lợi ích cho ngƣời sử dụng
bình thƣờng. (Ví dụ: Hệ chẩn đốn y khoa, dự báo thời tiết).
-
Hệ thống xử lý giao dịch (Transaction processing system - TPS): Là một HTTT có
chức năng thu thập và xử lý dữ liệu về các giao dịch nghiệp vụ.
-
HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information System for Competitive
Advantage): Là hệ thống nhƣ một trợ giúp chiến lƣợc.
18
Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý
2.2.3. Trong tổ chức doanh nghiệp, HTTT đƣợc chia thành các loại hình nhƣ sau:
-
HTTT tài chính
-
HTTT marketing
-
HTTT kinh doanh và sản xuất
-
HTTT quản trị nhân lực
-
HTTT văn phịng
Hình 2.1: Các dạng HTTT trong doanh nghiệp
Hình 2.2: Các HTTT chính trong doanh nghiệp
19
Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý
2.3. Các hệ thống cộng tác
2.3.1. Cộng tác là gì?
-
-
Sự cộng tác đƣợc hình thành khi 2 ngƣời trở lên cùng làm việc để đạt đƣợc cùng
mục tiêu. Giao tiếp, chia sẻ thông tin, chia sẻ tri thức, kết hợp các kỹ năng, chia sẻ
thời gian. Hợp tác khác với cộng tác.
Tầm quan trọng của phản hồi:
Hình 2.3: Hệ thống cộng tác
-
Hiệu quả của sự cộng tác được thúc đẩy bởi 3 yếu tố quan trọng:
Giao tiếp:
Kỹ năng giao tiếp và khả năng của các thành viên nhóm;
Khả năng cung cấp và nhận phản hồi;
Khả năng sử dụng hệ thống truyền thông hiệu quả.
Quản lý nội dung:
Cần phải biết ai đã thực hiện những thay đổi, khi nào và tại sao; hệ thống
quản lý nội dung theo dõi và báo cáo dữ liệu đó;
Các thành viên có quyền và đặc quyền khác nhau.
Quản lý luồng cơng việc:
Luồng cơng việc là một q trình hoặc thủ tục để tạo, chỉnh sửa, sử dụng
và xử lý nội dung;
Xác định thứ tự cụ thể của các nhiệm vụ đề ra, bao gồm các quá trình xử
lý thay đổi và từ chối;
Đảm bảo công việc đƣợc hồn thành một cách có trật tự.
2.3.2. Các thành phần của HTTT cộng tác
-
Các loại quy trình cộng tác:
Quy trình sử dụng phần mềm cộng tác: Thực hiện nhiệm vụ cơ bản nhƣ tạo ra
các thông báo, đọc và lƣu trữ tài liệu, thêm các mục vào danh sách,..
Quy trình xây dựng dự án cộng tác: Liên quan đến việc nhóm sẽ thực hiện cộng
tác nhƣ thế nào.
20
Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý
-
Quy trình cộng tác:
Giai đoạn
Quyết định và quy trình
Khởi tạo
-
Quyền của nhóm nghiên cứu là gì?
Mục đích của nhóm là gì?
Ai là thành viên của đội?
Những gì đƣợc mong đợi từ thành viên trong nhóm?
Vai trị và quyền thành viên trong nhóm là gì?
Lên kế hoạch
-
Những cơng việc cần phải đƣợc thực hiện?
Làm thế nào để các nhiệm vụ liên quan đến nhau?
Ai chịu trách nhiệm cho mỗi công việc?
Khi nào nhiệm vụ sẽ đƣợc hoàn thành?
Thực hiện
- Thực hiện các nhiệm vụ dự án?
- Báo cáo trạng thái công việc?
- Quản lý ngoại lệ?
Đóng gói
-
Chúng ta đang thực hiện?
Tài liệu kết quả của nhóm?
Tài liệu bài học nhóm cho các đội khác trong tƣơng lai?
Kết thúc dự án?
- Các đặc điểm quan trọng và không quan trọng của cộng tác viên:
Đặc điểm quan trọng
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Đặc điểm ít quan trọng
Nhiệt tình về chủ đề của sự hợp tác.
Cởi mở và ham hiểu biết.
Nói lên suy nghĩ của mình.
Quay lại với mình và những ngƣời
khác một cách kịp thời.
Sẵn sàng để tham gia vào các cuộc
trị chuyện khó khăn.
Là một ngƣời biết lắng nghe sâu sắc.
Khéo léo trong việc gửi / nhận thông
tin phản hồi tiêu cực.
Sẵn sàng đƣa ra những ý tƣởng
không phổ dụng.
Tự quản lý và yêu cầu "bảo trì thấp“.
Biết các cam kết.
Sẵn sàng thâm nhập vào chủ đề với
sự nhiệt huyết cao.
Suy nghĩ khác hơn tôi làm/mang các
quan điểm khác.
21
1. Đƣợc tổ chức tốt.
2. Một ngƣời nào đó tơi thích ngay
lập tức.
3. Đã giành đƣợc sự tin tƣởng của
tơi.
4. Có kinh nghiệm nhƣ một cộng
tác viên.
5. Kỹ năng thuyết trình và thuyết
phục.
6. Thích giao du và năng động.
7. Một ngƣời nào đó tơi biết trƣớc.
8. Có uy tín thành lập trong lĩnh
vực hợp tác.
9. Là một doanh nhân có kinh
nghiệm.
Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý
2.3.3. Sử dụng các HTTT cộng tác
Gặp nhau tại cùng một thời điểm, nhƣng khơng nhất thiết phải ở cùng vị trí
địa lý. Có thể bao gồm các cuộc gọi hội nghị, mặt đối mặt các cuộc họp hoặc các
cuộc họp trực tuyến. Có thể bao gồm diễn đàn thảo luận hoặc trao đổi email.
Hình 2.4: Sử dụng các HTTT cộng tác
Virtual Meetings – Họp ảo
- Không yêu cầu tất cả mọi ngƣời phải ở cùng một vị trí và cùng một thời điểm.
- Các công cụ cuộc họp ảo:
Cuộc gọi thảo luận: có thể gặp khó khăn để sắp xếp úng thời điểm
Trò chuyện bằng văn bản: dễ dàng hơn để sắp xếp nếu mọi ngƣời đều có thể
nhắn tin di động.
Hội thảo truyền hình: địi hỏi tất cả mọi ngƣời phải có các thiết bị thích hợp.
Email: quen thuộc nhất nhƣng có hạn chế trong quản lý nội dung.
Diễn đàn thảo luận: nội dung có tổ chức hơn so với email.
Đội điều tra: dễ quản lý nhƣng không cung cấp nhiều thảo luận tƣơng tác.
2.3.4. Sử dụng hệ thống cộng tác cho quản lý nội dung
- Có 3 cách chia sẻ nội dung:
Hình 2.5: Hệ thống cộng tác quản lý nội dung
1) Chia sẻ nội dung khơng kiểm sốt
22
Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý
-
-
File đính kèm email đƣợc dùng lâu nhất và có nhiều vấn đề:
Một ngƣời nào đó có thể khơng nhận đƣợc email, bỏ qua nó, khơng để ý,
hoặc khơng lƣu các tập tin đính kèm.
Khó khăn để quản lý tập tin đính kèm.
Máy chủ chia sẻ file cung cấp một vị trí lƣu trữ duy nhất cho tất cả các thành
viên trong nhóm:
Sử dụng cơng nghệ FTP để truy cập các file.
Vị trí cần biết để tìm kiếm các tài liệu.
Vấn đề có thể xảy ra nếu nhiều thành viên trong nhóm sử dụng một file
cùng một lúc.
2) Chia sẻ nội dung và quản lý phiên bản
Quản lý các phiên bản: Theo dõi sự thay đổi các văn bản và cung cấp các tính
năng và chức năng để thích ứng cơng việc đồng thời.
Hệ thống quản lý phiên bản:
Google Docs
Windows Live SkyDrive
Google Tài liệu & Bảng tính:
Khơng mất phí;
Lƣu trữ, chỉnh sửa các file trên Google server;
Nhiều ngƣời dùng có thể truy nhập vào các file tại cùng thời điểm;
Google tập hợp các thay đổi vào một tài liệu duy nhất;
Luôn giữ lại phiên bản trƣớc khi thay đổi;
Lƣu lại tên ngƣời đã thay đổi và thời điểm thay đổi;
Theo dõi các bản sửa đổi với các lần chỉnh sửa;
Tài liệu đƣợc ghi lại với định dạng Word, Excel,...
Tự động thông báo cho các thành viên trong nhóm Google bằng email
những tài liệu tồn tại và một siêu liên kết đến tài khoản nhóm.
-
3) Chia sẻ nội dung và kiểm soát phiên bản
-
Mỗi thành viên trong nhóm đƣợc cấp một tài khoản với một tập các quyền.
Kiểm soát nhiều hơn thay đổi tài liệu:
Sử dụng các thƣ mục chia sẻ (hay còn gọi là thƣ viện) để lƣu trữ tài liệu.
Ngƣời dùng đƣợc cấp phép quyền đối với các tài liệu.
Các quyền:
Ngƣời dùng chỉ đƣợc phép đọc-ghi với thƣ viên 1;
Đọc và sửa đổi đối với thƣ viện 2;
Đọc, chỉnh sửa và xóa phép thƣ viện 3 và thậm chí khơng có quyền
để xem thƣ viện 4.
u cầu ngƣời dùng kiểm tra các tài liệu và kiểm tra xem chúng trở lại.
Kiểm tra văn bản
-
Lịch sử phiên bản
-
23
