Giáo trình Hệ quản trị cơ sở dữ liệu MS Access (Nghề Truyền thông và mạng máy tính Trung cấp)

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP
TRƢỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG ĐỒNG THÁP

GIÁO TRÌNH
MƠN HỌC: HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU MS ACCESS
NGÀNH, NGHỀ: TRUYỀN THÔNG VÀ MẠNG MÁY TÍNH
TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP
(Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-CĐCĐ ngày tháng năm 201
của Hiệu trƣởng trƣờng Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp)

Đồng Tháp, năm 2017


LỜI NÓI ĐẦU
Bài giảng Hệ quản trị cơ sở dữ liệu MS ACCESS đƣợc biên soạn dùng cho
học sinh ngành Quản trị mạng máy tính bậc Trung cấp trong trƣờng, mục đích của
bài giảng này là giúp đỡ ngƣời mới bắt đầu làm quen với mơi trƣờng lập trình trên
Windows thông qua MS Access.
Bài giảng bao gồm 7 chƣơng:
Chƣơng 1: Tổng quan về Hệ quản trị cơ sở dữ liệu MicroSoft Access
Chƣơng 2: Xây dựng cơ sở dữ liệu
Chƣơng 3: Truy vấn dữ liệu
Chƣơng 4: Thiết kế giao diện
Chƣơng 5: Thiết kế báo cáo
Chƣơng 6: Macro
Chƣơng 7: Module
Bài giảng không có ý định trình bày đầy đủ các kỹ thuật để xây dựng phần
mềm thực tế. Những vấn đề đƣợc trình bày trong bài giảng chỉ là các kiến thức cơ
sở cần thiết cho các lập trình viên tƣơng lai, trƣớc khi tiếp tục nghiên cứu các kỹ
thuật lập trình ứng dụng thực tế.
Tuy nhiên, đối với các ứng dụng thực tế không quá phức tạp, các kiến thức

và kỹ năng trình bày trong bài giảng này sẽ giúp cho chúng ta giải quyết trọn vẹn
vấn đề.
Bài giảng này đã đƣợc chỉnh sửa lại theo đề cƣơng hiện hành, trong q trình
chỉnh sửa khơng tránh khỏi thiếu sót, kính mong các bạn đọc và q đồng nghiệp
góp ý, phê bình để bài giảng đƣợc hoàn thiện tốt hơn.


GIÁO TRÌNH MƠN HỌC/MƠ ĐUN
Tên mơn học: HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU MICROSOFT ACCESS
Mã môn học: MH 10
Thời gian thực hiện môn học: 75 giờ; (Lý thuyết: 12 giờ; Thực hành, thí
nghiệm, thảo luận, bài tập: 59 giờ; Kiểm tra: 4 giờ)
I. Vị trí, tính chất của mơn học:
− Vị trí: Mơn học Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access thuộc nhóm các mơn
học cơ sở bắt buộc, đƣợc bố trí giảng dạy sau khi đã học xong các học phần chung
và môn Tin học văn phịng.
− Tính chất: Là mơn học cơ sở bắt buộc của ngành cao trung cấp Quản trị mạng máy
tính, cung cấp cho ngƣời học các kiến thức sử dụng phần mềm Microsoft Access.
II. Mục tiêu môn học:
− Về kiến thức:
 Hiểu đƣợc khái niệm cơ sở dữ liệu và hệ quản trị cơ sở dữ liệu;
 Trình bày đƣợc cách tạo các đối tƣợng trong MS Access.
− Về kỹ năng:
 Sử dụng thành thạo cơ bản phần mềm MS Access.
− Về năng lực tự chủ và trách nhiệm
 Hình thành ý thức tự học, có trách nhiệm và sáng tạo trong công việc.
III. Nội dung môn học:
1. Nội dung tổng quát và phân bổ thời gian:

Số TT

1
2
3
4
5
6

Tên chƣơng, mục

Thời gian (giờ)
Thực
hành, thí
Tổng Lý
nghiệm,
số thuyết
thảo luận,
bài tập

Chƣơng 1: Tổng quan về hệ quản trị cơ sở
2
dữ liệu MicroSoft Access
Chƣơng 2: Xây dựng cơ sở dữ liệu
12
Chƣơng 3: Truy vấn dữ liệu
12
Chƣơng 4: Thiết kế giao diện
12
Chƣơng 5: Thiết kế báo cáo
16

Chƣơng 6: Macro
21
Tổng
75

Kiểm
tra

2

0

0

2
2
2
2
2
12

10
8
10
14
17
59

0
2

0
0
2
4


MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU .......................................................................................................... 1
MỤC LỤC .................................................................................................................. 1
CHƢƠNG 1 ................................................................................................................ 5
TỔNG QUAN VỀ HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU MICROSOFT ACCESS ...... 5
1.1. Giới thiệu về Hệ quản trị CSDL Microsoft Access ...................................... 5
1.1.1. Cơ Sở Dữ Liệu ....................................................................................... 5
1.1.2. Mơ hình Cơ Sở Dữ Liệu quan hệ ........................................................... 5
1.1.3. Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu quan hệ..................................................... 5
1.1.4. Đặc điểm của Microsoft Access ............................................................. 5
1.1.5. Khởi động Microsoft Access .................................................................. 6
1.1.6. Các thành phần của Microsoft Access ................................................... 6
1.2. Tạo tập tin cơ sở dữ liệu ................................................................................ 7
1.3. Các thao tác trên tập tin cơ sở dữ liệu ........................................................... 8
1.3.1. Mở một cơ sở dữ liệu ............................................................................. 8
1.3.2. Thu gọn và chỉnh sửa cơ sở dữ liệu (Compact & Repair Database) ...... 8
1.3.3. Tạo password .......................................................................................... 9
1.3.4. Gở bỏ password ...................................................................................... 9
1.4. Các đối tƣợng trong cơ sở dữ liệu ............................................................... 10
BÀI TẬP CHƢƠNG 1.............................................................................................. 11
CHƢƠNG 2 .............................................................................................................. 12
XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU ............................................................................... 12
2.1. Khái niệm cơ sở dữ liệu .............................................................................. 12
2.2. Đối tƣợng Table .......................................................................................... 12

2.2.1 Cấu trúc của Table................................................................................ 14
1.2.2. Một số thuộc tính của Field (cột hoặc trƣờng ) .................................... 16
1.2.3. Các thao tác trên Table ......................................................................... 22
2.3. Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng .......................................................... 24
2.3.1. Các loại quan hệ ....................................................................................... 24
2.3.2. Cách tạo quan hệ ...................................................................................... 25
2.4. Các thao tác trên bảng dữ liệu ..................................................................... 30
2.4.1. Sao chép dữ liệu ................................................................................... 30
2.4.2. Sắp xếp dữ liệu ..................................................................................... 31
2.4.3. Tìm kiếm và thay thế ............................................................................ 32
2.4.4. Lọc dữ liệu............................................................................................ 33
BÀI TẬP THỰC HÀNH CHƢƠNG 2 ..................................................................... 36
CHƢƠNG 3 .............................................................................................................. 46
TRUY VẤN DỮ LIỆU ............................................................................................. 46
3.1. Khái niệm truy vấn dữ liệu .......................................................................... 46


3.2. Các loại truy vấn dữ liệu ..............................................................................46
3.3. Tạo truy vấn Select Query bằng ngôn ngữ SQL ....................................................47
3.3.1. Các bƣớc thực hiện ........................................................................................... 47
3.3.2. Một số toán tử thƣờng dùng trong truy vấn ...................................................... 47
3.3.3. Select query ....................................................................................................... 47
3.3.4. Sử dụng các phép toán và hàm trong mệnh đề Select....................................... 54
3.3.5. Tính tốn thống kê trong Select Query ............................................................. 58
3.4. Tạo truy vấn bằng lƣới QBE .................................................................................... 62
3.4.1. Các thành phần trong màn hình lƣới QBE ........................................................ 62
3.4.2. Một số thao tác cơ bản để tạo truy vấn bằng QBE............................................ 63
3.4.3. Select Query ...................................................................................................... 64
3.4.4. Tính tốn thống kê ............................................................................................ 65
3.4.5. Truy vấn tham số ............................................................................................... 68

3.4.6. Crosstab Query.................................................................................................. 69
3.4.7. Make Table Query ............................................................................................ 71
3.4.8. Append Query ................................................................................................... 72
3.4.9. Delete Query ..................................................................................................... 74
3.4.10. Update Query .................................................................................................... 75
BÀI TẬP THỰC HÀNH CHƢƠNG 3 ................................................................................. 78
CHƢƠNG 4 ........................................................................................................................... 84
THIẾT KẾ GIAO DIỆN ....................................................................................................... 84
4.1. Giới thiệu đối tƣợng Form ....................................................................................... 84
4.1.1. Cửa sổ thuộc tính .............................................................................................. 84
4.1.2. Thành phần của một thuộc tính ......................................................................... 85
4.2. Các thuộc tính cơ bản trên form .............................................................................. 85
4.3. Thiết kế Form........................................................................................................... 86
4.3.1. Thiết kế Form bằng Wizard .............................................................................. 86
4.3.2. Thiết kế Form bằng design view ....................................................................... 89
4.3.3. Các dạng Form thƣờng gặp ............................................................................... 92
4.4. Các điều khiển trên form ......................................................................................... 93
4.4.1. Label ..................................................................................................................... 93
4.4.2. Text Box ............................................................................................................... 93
4.4.3. Command Button ................................................................................................. 94
4.4.4. Check Box ............................................................................................................ 96
4.4.5. Option Button và Option Group ........................................................................... 97
4.4.6. Combo Box ........................................................................................................... 98
4.4.7. List Box ................................................................................................................ 98
4.4.8. Tab Control ........................................................................................................... 99
4.4.9. Subform .............................................................................................................. 100
BÀI TẬP THỰC HÀNH CHƢƠNG 4 ............................................................................... 102


CHƢƠNG 5 ......................................................................................................................... 110

THIẾT KẾ BÁO CÁO ........................................................................................... 110
5.1. Giới thiệu Report....................................................................................... 110
5.2. Các dạng của Report ................................................................................. 110
5.3. Tạo Report bằng công cụ Report Wizard.................................................. 112
5.4. Chỉnh sửa Report bằng Design View ........................................................ 116
5.4.1. Các thành phần của Report................................................................. 116
5.4.2. Thiết kế Report bằng Design view ..................................................... 118
5.4.3. Các điều khiển thƣờng dùng trên Report ........................................... 119
5.4.4. Các thao tác chung trên điều khiển .................................................... 120
5.5. Một số kỹ thuật thƣờng dùng trong thiết kế .............................................. 121
5.5.1. Ẩn hoặc hiện các thành phần của báo cáo .......................................... 121
5.5.2. Tạo số thứ tự cho báo cáo .................................................................. 122
5.5.3. Ẩn hoặc hiện field khi trùng lắp ......................................................... 123
5.5.4. Đánh số trang...................................................................................... 123
5.5.5. Ngắt trang ........................................................................................... 124
BÀI TẬP THỰC HÀNH CHƢƠNG 5 ................................................................... 125
CHƢƠNG 6 ............................................................................................................ 129
MACRO .................................................................................................................. 129
6.1. Giới thiệu Macro ............................................................................................... 129
6.2. Khái niệm thuộc tính, hành động và sự kiện .................................................... 129
6.2.1. Thuộc tính........................................................................................... 129
6.2.2. Hành động .......................................................................................... 129
6.2.3. Sự kiện ................................................................................................ 129
6.3. Cách tạo Macro ................................................................................................. 130
6.4. Các tập lệnh thƣờng dùng ................................................................................. 132
6.5. Macro có điều kiện ........................................................................................... 134
BÀI TẬP THỰC HÀNH CHƢƠNG 6 ................................................................... 136
CHƢƠNG 7 ............................................................................................................ 138
MODULE ............................................................................................................... 138
7.1. Giới thiệu Module ..................................................................................... 138

7.1.1. Visual Basic là gì ................................................................................ 138
7.1.2. Khi nào sử dụng tập lệnh Visual Basic .............................................. 138
7.2. Cách tạo Module ....................................................................................... 139
7.3. Các kiểu dữ liệu ........................................................................................ 142
7.3.1. Các kiểu dữ liệu cơ bản ...................................................................... 142
7.3.2. Khai báo biến...................................................................................... 143
7.3.3. Hằng và cách sử dụng hằng ................................................................ 144
7.3.4. Phạm vi hoạt động .............................................................................. 144
7.4. Các cấu trúc lệnh ....................................................................................... 145


7.4.1. Cấu trúc IF ... END IF ................................................................ 145
7.4.2. Cấu trúc điều kiện SELECT CASE ... END SELECT ............................. 146
7.4.3. Cấu trúc FOR…NEXT ............................................................................. 148
7.4.4. Cấu trúc WHILE…WEND ....................................................................... 149
7.4.5. Cấu trúc DOWHILE…LOOP ................................................................... 149
7.4.6. Cấu trúc DO…LOOP WHILE .................................................................. 150
7.5. Một số hàm thông dụng ................................................................................... 150
7.6. Đối tƣợng DoCmd ........................................................................................... 156
7.6.1. Thiết kế màn hình di chuyển dữ liệu ........................................................ 159
7.6.2. Thiết kế màn hình tìm kiếm dữ liệu .......................................................... 160
7.6.3. Thiết kế màn hình thao tác dữ liệu ............................................................ 162
BÀI TẬP THỰC HÀNH CHƢƠNG 7 ......................................................................... 165
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................................. 178



CHƢƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU MICROSOFT ACCESS
Mục đích :

Cung cấp cho sinh viên một cái nhìn tổng quan về phần mềm Microsoft
Access , những đối tƣợng chính của phần mềm đồng thời trình bày cho sinh viên
mơ hình dữ liệu quan hệ đƣợc quản lý bởi Access.

1.1. Giới thiệu về Hệ quản trị CSDL Microsoft Access
Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ, nó trợ giúp cho
ngƣời sử dụng lƣu trữ thơng tin dữ liệu bên ngồi vào máy tính dƣới dạng các bảng
và có thể tính tốn, xử lý trên dữ liệu trong các bảng đã lƣu trữ
1.1.1. Cơ Sở Dữ Liệu
Là tập hợp dữ liệu đƣợc lƣu trữ một cách có tổ chức nhằm giúp việc xem, tìm
kiếm, lấy thơng tin đƣợc nhanh chóng và chính xác
1.1.2. Mơ hình Cơ Sở Dữ Liệu quan hệ:
Dữ liệu bên ngồi đƣợc đƣa vào máy tính thể hiện trong các bảng. Mỗi bảng
gồm nhiều cột và nhiều dòng. Mỗi cột có một tên duy nhất mơ tả về một thuộc tính
của thực thể mà ta đang quản lý gọi là trƣờng hoặc vùng (field). Mỗi dịng mơ tả
thơng tin chi tiết về các thuộc tính của một đối tƣợng cụ thể trong quản lý gọi
là một bản ghi hay một bộ (Record).
1.1.3. Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu quan hệ:
Là phần mềm dùng để tạo lập Cơ Sở Dữ Liệu theo mơ hình Cơ Sở Dữ Liệu
quan hệ và thao tác trên CSDL đó.
1.1.4. Đặc điểm của Microsoft Access
 Hỗ trợ cơ chế tự động kiểm tra khóa chính, miền giá trị .. của dữ liệu bên
trong các bảng
 Với cơng cụ trình thơng minh (wizard ) cho phép ngƣời dùng sử dụng có thể
thiết kế các đối tƣợng trong Microsoft Access một cách nhanh chóng .
 Cơng cụ QBE sẽ hỗ trợ cho ngƣời sử dụng có thể thực hiện các truy vấn mà
không cần quan tâm đến cú pháp của các câu lệnh trong ngôn ngữ truy vấn
SQL.

Trang 5

 Đối tƣợng kết nhúng OLE cho phép ngƣời sử dụng có thể đƣa vào bên trong
tập tin cơ sở dữ liệu Access khác nhƣ Word, Excel, âm thanh, hình ảnh …
 Tất cả các đối tƣợng của ứng dụng đƣợc lƣu trong tập tin cơ sở dữ liệu duy
nhất và có phần mở rộng là .mdb
1.1.5. Khởi động Microsoft Access
Start \ Programs \ Microsoft Office \ Microsoft Access 2013
hay khởi động shortcut Microsoff Access 2013 từ Desktop
1.1.6. Các thành phần của Microsoft Access
Trong cửa sổ làm việc của Access gồm có những thành phần cơ bản của một
ứng dụng trên Windows (hình 1.1)
Ribbon

Navigation Pane

Hình 1. 1. Cửa sổ Navigation Pane
 Thanh Ribbon chứa các Tab lệnh : Home, Create, External Data, và Database
Tools, mỗi Tab chứa các nhóm lệnh liên quan.



Tab Home chứa các chức năng sau :
 Chọn chế độ hiển thị
 Sao chép và dán từ clipboard
 Định dạng font chữ
 Thao tác trên các record
Trang 6

 Lọc sắp xếp dữ liệu trên record



Tab Create chứa các chức năng sau :
 Tạo một Table mới
 Tạo một Table mới sử dụng Template
 Tạo mới một Table trống ở chế độ Design view
 Tạo mới một Form từ Table hoặc Query
 Tạo mới một Report từ Table hoặc Query
 Tạo mới một Macro hoặc Module



Tab External Data chứa các chức năng sau :
 Import hoặc liên kết dữ liệu với bên ngoài
 Kết xuất dữ liệu
 Thu thập và cập nhật dữ liệu từ Email
 Làm việc với danh sách offline SharePoint



Tab Database Tools chứa các chức năng sau :
 Chạy Visual Basic hay Macro
 Tạo và hiển thị mối liên kết giữa các bảng
 Ẩn hiển các đối tƣợng
 Di chuyển dữ liệu tới MS – SQL sever hoặc tới cơ sở dữ liệu khác

 Một thành phần đặc biệt quan trọng của Access đó là Navigation Pane, cửa
sổ nằm trong vùng làm việc của Access gồm các đối tƣợng : Table, Query,

Form, Report, Macro và Module

1.2. Tạo tập tin cơ sở dữ liệu
Tạo một cơ sở dữ liệu mới rỗng:
− Tại cửa sổ khởi động, click nút Blank Desktop Database.
− File name: nhập tên tập tin cơ sở dữ liệu, trong Access 2013, tập tin cơ sở
dữ liệu đƣợc lƣu với tên có phần mở rộng là .accdb.
− Nếu khơng chỉ định đƣờng dẫn thì mặc định tập tin mới tạo sẽ đƣợc lƣu
trong thƣ mục Document, ngƣợc lại, click biểu tƣợng thƣ mục để chỉ
định vị trí lƣu tập tin. Click nút Create để tạo tập tin cơ sở dữ liệu.

Trang 7


1.3. Các thao tác trên tập tin cơ sở dữ liệu
1.3.1. Mở một cơ sở dữ liệu
Tại cửa sổ khởi động, trong tab File\ Open…
Chọn tập tin cơ sở dữ liệu cần mở\Open.
1.3.2. Thu gọn và chỉnh sửa cơ sở dữ liệu (Compact & Repair Database)
Khi tạo thêm đối tƣợng trong cơ sở dữ liệu thì dung lƣợng của tập tin cơ sở dữ liệu
sẽ tăng lên, khi xóa một đối tƣợng thì vùng nhớ của nó sẽ rỗng, nhƣng không sử

Trang 8


dụng đƣợc. Chức năng Compact & Repair Database giúp thu hồi lại phần bộ nhớ
bị rỗng, làm cho tập tin cơ sở dữ liệu gọn lại.
Cách thực hiện:
− Mở cơ sở dữ liệu cần thu gọn và chỉnh sửa
− File \Info .Chọn nút Compact & Repair Database

1.3.3. Tạo password
Mở cơ sở dữ liệu ở chế độ Exclusive bằng cách:
− File\ Open\ Open Exclusive.
− Chọn tab File\ Chọn lệnh Info\ Click nút Encrypt with Password
− Nhập Password 2 lần\ OK.

1.3.4. Gở bỏ password
− Mở cơ sở dữ liệu ở chế độ Exclusive: File\ Open\ Open Exclusive
− Trong tab File, chọn lệnh Info\ Click nút Decrypt Database

Trang 9


1.4. Các đối tƣợng trong cơ sở dữ liệu
 Table :
Dùng để lƣu trữ dữ liệu, nó chính là cấu trúc cơ sở dữ liệu do đó đối tƣợng này
cần phải đƣợc tạo trƣớc, bên trong bảng dữ liệu đƣợc lƣu thành nhiều cột và nhiều
dịng .
Lƣu ý :
 Khơng đƣợc đặt tên bảng trùng nhau .
 Không nên bỏ dấu và tạo khoảng cách khi đặt tên bảng.
 Không sử dụng các ký tự đặc biệt khi đặt tên bảng.

 Query :
Là công cụ cho phép ngƣời sử dụng dùng ngôn ngữ truy vấn SQL hoặc QBE để
thực hiện các truy vấn rút trích, chọn lựa dữ liệu hoặc cập nhật dữ liệu .

 Form :
Là đối tƣợng dùng để xây dựng các màn hình làm việc dạng cửa sổ giúp ngƣời
sử dụng xem và có thể nhập thơng tin vào cơ sở dữ liệu dễ dàng và tiện dụng.

 Report :
Là một đối tƣợng dùng để tổ chức lại cách hiển thị thơng tin có trong cơ sở dữ
liệu khi in ra cho ngƣời sử dụng xem.

 Macro :
Là công cụ cung cấp cho ngƣời sử dụng tạo ra các hành động đơn giản trong
Microsoft Access nhƣ mở biểu mẫu, báo cáo, thực hiện truy vấn,.. mà không cần
phải biết gì về ngơn ngữ lập trình VBA.

 Module:
Đây là nơi quản lý những đoạn lệnh có thể sử dụng cho tất cả các đối tƣợng
trong một cơ sở dữ liệu, chúng đƣợc viết theo ngôn ngữ Microsoft Visual Basic.

Trang 10


BÀI TẬP CHƢƠNG 1
1. Thanh Ribbon gồm có bao nhiêu Tab? Cho biết chức năng của các Tab ?
2. Cho biết các đối tƣợng trong cửa sổ Navigation Panel ? Chức năng của mỗi
đối tƣợng là gì ?
3. Thực hiện tạo cơ sở dữ liệu rỗng đặt tên QLDiem và lƣu vào ỗ đĩa D
4. Tạo password cho cơ sở dữ liệu vừa tạo.
5. Gở bỏ password cho cơ sở dữ liệu trên.

Trang 11


CHƢƠNG 2
XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU

Xây dựng cơ sở dữ liệu là công việc quan trọng đầu tiên trong tồn bộ qui
trình phát triển một ứng dụng trên Access. Một cơ sở dữ liệu được thiết kế và xây
dựng tốt sẽ là những thuận lợi trong quá trình phát triển ứng dụng.
Mục đích :
Cung cấp cho sinh viên các kiến thức nhƣ : Cách thiết kế Cấu trúc bảng, thiết
lập mối quan hệ giữa các bảng, cách nhập dữ liệu vào bảng đã thiết kế, một số thao
tác trên bảng và xử lý một số lỗi thƣờng gặp khi thiết kế.
2.1. Khái niệm cơ sở dữ liệu
Một cơ sở dữ liệu Access bao gồm tập hợp các bảng dữ liệu có quan hệ
chặt chẽ, phù hợp để phục vụ lƣu trữ dữ liệu cho một ứng dụng quản lý.
Ví dụ:
Một cơ sở dữ liệu Quản lý sinh viên bao gồm tập hợp các bảng dữ liệu:
SINHVIEN, LOP, MONHOC, KETQUA đƣợc kết nối nhau một cách phù hợp
phục vụ việc lƣu trữ dữ liệu cho ứng dụng quản lý sinh viên.
2.2. Đối tƣợng Table
Table là thành phần cơ bản quan trọng nhất của cơ sở dữ liệu. Nó đƣợc thiết
kế dƣới dạng bảng dùng để lƣu trữ thông tin chi tiết về các thực thể mà chƣơng
trình quản lý của ta quan tâm tới. Thông tin của mỗi loại thực thể đƣợc lƣu trữ bên
trong một Table. Tùy theo mỗi chƣơng trình quản lý của ta có liên quan đến bao
nhiêu loại thực thể mà ta có bấy nhiêu Table để chứa thơng tin tƣơng ứng. Nó ghi
các tất cả các biến động phát sinh thông tin về các thực thể trong quá trình làm việc.
Cách tạo Table :
 Click chọn đối tƣợng Table trong cửa sổ Navigation Panel
 Chọn Tab Create trên Ribbon .
 Chọn biểu tƣợng Table Design trong nhóm Table. (Hình 2. 1)

Trang 12


Hình 2. 1. Tab Create trên thanh Ribbon

 Xuất hiện một bảng mới để tạo cấu trúc bảng .
 Nhập tên field tƣơng ứng vào Field Name và chọn kiểu dữ liệu tƣơng ứng
trong khung Data Type Tạo khóa chính cho field trên Tab Design

Hình 2. 2. Màn hình hƣớng dẫn tạo khóa chính cho bảng.
 Nhấn CTRL +S hoặc click vào biểu tƣợng Save trên thanh Quick Access để
lƣu lại cấu trúc bảng . (Hình 2. 3)

Trang 13


Hình 2. 3. Màn hình tạo cấu trúc bảng
Ngồi ra chúng ta có thể tạo bảng mới bằng cách chọn Table hoặc Table
Templates, nhập dữ liệu ở chế độ Datasheet, MS Access sẽ tự động tạo kiểu dữ liệu
phù hợp khi ngƣời dùng nhập dữ liệu . Nếu muốn chỉnh sửa lại cấu trúc bảng ta
chọn lại chế độ Design view để thực hiện chỉnh sửa.
Cách hiển thị qua lại giữa Datasheet và Design View :
Chọn tab Home / click vào biểu tƣợng View (xem Hình 2. 4)

Hình 2. 4. Chuyển đổi dạng hiển thị của bảng
2.2.1 Cấu trúc của Table
 Field (cột hoặc trƣờng ) : Cấu trúc của table đƣợc xây dựng dựa trên các
field, mỗi table có ít nhất 1 field. Mỗi field phải có một kiểu dữ liệu. Kiểu dữ
liệu của một field sẽ quy định những giá trị nào sẽ đƣợc lƣu trong field này.
 Record (dòng hoặc mẫu tin ) : Table lƣu trữ dữ liệu theo từng record, mỗi
record sẽ chứa giá trị của tất cả các field có trong bảng.
 Primary Key(khóa chính ): Là tập hợp một hoặc nhiều cột mà dữ liệu trên
đó là duy nhất khơng trùng lắp và không đƣợc phép rỗng trong một bảng .
 Foreign key (khóa ngoại ) : Là một hay nhiều cột và các cột này là khóa
chính của một bảng khác .

 Field Name (tên cột) : Giá trị của field name phải là duy nhất trong mỗi
bảng (tối đa 255 ký tự ) .
Trang 14


 Data Type : Kiểu dữ liệu của Field Name . (Xem Hình 2. 5, bảng 2.1)

Hình 2. 5. Các kiểu dữ liệu của Field Name
Kiểu dữ liệu

Ý nghĩa

Short Text

Kiểu chuỗi tối đa 255 ký tự (có thể sử dụng cho số nhƣng
khơng thể tính tốn)
Kiểu văn bản gồm nhiều ký tự hơn so với kiểu Short Text

Long Text

Từ 63 đến 999 ký tự.
Number

Kiểu số (số nguyên hoặc số thực)

Date / Time

Kiểu ngày tháng năm

Currency

Kiểu số có định dạng theo tiền tệ

AutoNumber

Kiểu số (tự động tăng khi thêm một mẫu tin mới)

Yes/No

Kiểu logic(chỉ có 2 giá trị là TRUE hay FALSE )

OLE Object

Kết nối đến một đối tƣợng file khác ( word , Excel, picture
…) tối đa 2GB

Hyperlink

Kiểu chuỗi chỉ đƣờng dẫn đến một địa chỉ

Attachment

Lƣu trữ file đính kèm tối đa 2GB

Lookup Wizard

Tạo một cột để chọn giá trị và tìm kiếm từ một bảng khác

Bảng 2. 1. Các kiểu dữ liệu của Field Name

Trang 15




Description (mơ tả cột ): Giải thích ý nghĩa của field và đƣợc hiển thị dƣới

thanh trạng thái khi nhập dữ liệu (không bắt buộc ) .
1.2.2. Một số thuộc tính của Field (cột hoặc trƣờng )


Field Size( độ rộng của cột ) :Xác định kích thƣớc tối đa có thể lƣu trữ trong

cột, chỉ hiển thị với kiểu dữ liệu là Short Text hoặc Number. (Xem Hình 2. 6)

Hình 2. 6. Các thuộc tính cơ bản của field.
 Với kiểu Short Text: Xác định số ký tự tối đa của chuỗi .
 Với kiểu Number : chọn các kiểu sau .
 Byte: Kiểu số nguyên, chứa con số có giá trị từ ( 0-> 225 )
 Integer: Kiểu số nguyên, trong khoảng -32000->32000
 Long integer: Kiểu số nguyên dài
 Single: Kiểu số thực

Trang 16


 Double: Kiểu số thực


Format (định dạng ): Thay đổi dạng hiển thị giá trị của Field.

Tùy theo kiểu dữ liệu của Field mà ta có các dạng định dạng khác nhau.
 Kiểu Number: Xem bảng 2.2

Kiểu Number
Genaral Number

Đúng số đã nhập vào

Currency

Có dấu phân cách và dấu $

Fixed

Có dấu phân cách hàng ngàn và thập phân

Standard

Có phân cách hàng ngàn , số lẻ

Percent

Định dạng %

Scientific

Số khoa học (số mũ )

#,###.00

Dạng tự tạo
Bảng 2. 2. Các định dạng của kiểu Number

 Kiểu Date/Time : Xem bảng 2.3
Kiểu Date/Time
Genaral Date

Ngày giờ đầy đủ

Long Date

Thứ , tháng , ngày , năm

Medium Date

Ngày tháng năm

Short Date

Ngày – tháng – năm

Long Time

Giờ phút giây AM/PM

Short Time

Giờ phút

dd/mm/yyyy

Dạng tự tạo
Bảng 2. 3. Các định dạng của kiểu Date/Time

 Kiểu Text : Xem bảng 2.4
Kiểu Text
>

Làm thay đổi chữ IN

<

Làm thay đổi chữ thƣờng

@

dữ liệu bắt buộc nhập

&

dữ liệu không bắt buộc nhập
Bảng 2. 4. Các định dạng của kiểu Text
Trang 17


 Decimal Places: Chỉ có khi kiểu dữ liệu của field là Number, xác định số chữ số
lẻ sau phần thập phân.
 Input mask (mặt nạ nhập liệu ): Mặt nạ định dạng dữ liệu dùng để bắt buộc
ngƣời sử dụng khi nhập dữ liệu vào bảng phải tuân theo đúng định dạng đó .
Xem bảng 2.5

Ký tự

Ý nghĩa

0

Ký số 0->9, không cho phép nhập dấu

9

Ký số 0->9, và khoảng trắng, không cho phép nhập dấu

#

Ký số 0->9 , và khoảng trắng, cho phép nhập dấu

L

Ký tự A->Z bắt buộc nhập dữ liệu

?

Ký tự A->Z không bắt buộc nhập dữ liệu

A

Ký tự và ký số, bắt buộc nhập dữ liệu

a

Ký tự và ký số, không bắt buộc nhập dữ liệu

&

Bất kỳ ký tự nào, hoặc khoảng trắng, bắt buộc nhập dữ liệu

C

Bất kỳ ký tự nào, hoặc khoảng trắng, không bắt buộc nhập dữ
liệu

<

Chuyển đổi các dữ liệu chuỗi sang chữ thƣờng

>

Chuyển đổi các dữ liệu chuỗi sang chữ IN

Password

Thể hiện các ký tự * khi nhập dữ liệu (mật khẩu )
Bảng 2. 5. Bảng định dạng mặt nạ dữ liệu



Caption( tiêu đề cột ): Nội dung của tiêu đề sẽ hiển thị khi đang mở table để
nhập liệu.( Ví dụ : Mã khoa ).



Default Value: Giá trị mặc định khi chƣa nhập dữ liệu vào ( ví dụ : Mã khoa có
kiểu Number, có giá trị mặc định là 0) .



Validation Rule(quy tắc hợp lệ ): Kiểm tra miền giá trị của field khi thay đổi.



Validation Text(thông báo lỗi ):Xuất ra chuỗi thông báo khi giá trị của field
vi phạm nội dung đƣợc xây dựng trong thuộc tính Validation Rule.



Required(yêu cầu): Nếu chọn là Yes thì khi thêm một Record mới giá trị của
field phải đƣợc nhập, không đƣợc để trống.

Trang 18




Allow Zero Length(cho phép chuỗi rỗng ): (Dùng cho field kiểu Text) Nếu là
Yes, giá trị của Field có thể là chuỗi rỗng, ngƣợc lại, không chấp nhận chuỗi
rỗng.



Thiết kế dữ liệu kiểu dữ liệu Lookup wizard

 Chọn kiểu dữ liệu Lookup Wizard trongk hộp thoại Data Type . Xuất hiện
hộp thoại lookup wizard nhƣ Hình 2. 7

Hình 2. 7. Hộp thoại Lookup Wizard bƣớc 1
 Chọn mục chọn nhƣ Hình 2. 7
 Click Next
 Chọn bảng hoặc Query cần đƣa vào danh sách nhƣ Hình 2. 8

Hình 2. 8. Hộp thoại Lookup Wizard bƣớc 2

Trang 19


 Click Next
 Chọn các trƣờng của Bảng hoặc query sẽ đƣợc hiển thị trên danh sách để đƣa
vào khung Selected Field nhƣ Hình 2. 9

Trang 20


Hình 2. 9. Hộp thoại Lookup Wizard bƣớc 3
 Click Next

Trang 21