Bài giảng lý thuyết 187 slide powerpoint về biên tập và soạn thảo văn bản hành chính

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÀI GIẢNG
BIÊN TẬP VÀ SOẠN THẢO VĂN BẢN


Nội dung các chương:

● Phần mở đầu
● Chương 1: Khái quát chung về văn bản
● Chương 2: Các loại văn bản và thẩm quyền ban hành
● Chương 3: Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và bản sao văn bản

2




PHẦN MỞ ĐẦU
Văn bản là phương tiện để ghi nhận thơng tin, truyền đạt thơng tin. Vì vậy, việc soạn thảo văn bản là
công tác quan trọng diễn ra thường xuyên, liên tục và xuyên suốt theo tại các cơ quan, tổ chức


1. Giới thiệu khái quát học phần
Biên tập và soạn thảo văn bản là hoạt động thường xuyên tại các của cơ quan, tổ chức. Đây là
công tác quan trọng diễn ra hàng ngày trong các cơ quan nhà nước.
Để xây dựng và ban hành văn bản có chất lượng, người soạn thảo cần có kiến thức nhất định về
pháp luật, về ngôn ngữ, về kinh tế - xã hội.

4

1. Giới thiệu khái quát học phần
Việc soạn thảo và trình bày văn bản khơng thể tùy tiện mà phải dựa vào những cơ sở pháp lý.
Đặc biệt khi các cơ sở pháp lý có sự thay đổi thì những người thực hiện công tác liên quan đến
xây dựng văn bản cần cập nhật thơng tin nhằm đảm bảo tính quy phạm của các văn bản khi được ban
hành.

5


1. Giới thiệu khái quát học phần
Do tầm quan trọng của công tác biên tập và soạn thảo văn bản nên nội dung học phần Soạn thảo
văn bản được đưa vào hầu hết các chương trình đào tạo sinh viên bậc đại học, cao đẳng, trung cấp
chuyên nghiệp trong cả nước

6


2. Mục tiêu học phần
- Trang bị cho sinh viên những kiến thức căn bản về các loại văn bản nhà nước, về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản
- Cung cấp những kiến thức cơ bản về các vấn đề liên quan đến thẩm quyền ban hành văn bản
quy phạm pháp luật, hiệu lực của văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của pháp luật hiện hành
- Trang bị những hiểu biết về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đúng theo quy định

7


3. Chuẩn đầu ra của học phần
- Trình bày được các nội dung cơ bản về thể thức, quy trình quản lý văn bản hành chính và văn

bản trong lĩnh vực cơng nghệ thơng tin, kỹ thuật trình bày văn bản.
- Biên tập và soạn thảo văn bản đúng thể thức và chuẩn mực về phong cách ngơn ngữ.
- Có khả năng vận dụng các kiến thức trong môn học để trình bày một số loại văn bản phổ biến.

8


3. Chuẩn đầu ra của học phần
- Vận dụng các kiến thức đã học vào các học phần tiếp theo.
- Có trách nhiệm nghề nghiệp và đạo đức trong học tập.
- Hình thành nhận thức về phát hiện vấn đề - thu thập thông tin - xử lý các vấn đề liên quan đến
môn học.

9


1

Khái niệm cơ bản về văn bản
Văn bản là phương tiện để ghi nhận thông tin, truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác
bằng một ký hiệu hoặc bằng ngơn ngữ nhất định nào đó.


1.1. Khái niệm văn bản
Khái niệm văn bản theo nghĩa rộng
Văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu hay ghi bằng ngơn ngữ. Ví dụ câu đối, chúc thư, tác
phẩm văn học hoặc khoa học kỹ thuật, công văn, khẩu hiệu, băng ghi âm, bản vẽ…

11

1.1. Khái niệm văn bản
Khái niệm văn bản theo nghĩa hẹp
Văn bản là các tài liệu, giấy tờ…được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, doanh
nghiệp (hay còn gọi là tổ chức). Bao gồm các loại giấy tờ dùng để quản lý và điều hành các hoạt động
của cơ quan, tổ chức như nghị quyết, quyết định, công văn, thông báo, báo cáo…

12


1.1. Khái niệm văn bản
Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hóa)
do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và
được nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ
quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân

13


1.2. Vai trị của văn bản
−Thu thập thơng tin, đảm bảo thơng tin chính xác cho hoạt động của các cơ quan quản lý nhà
nước;

−Phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý;
−Phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý;
−Phương tiện điều chỉnh các quan hệ xã hội;
−Thước đo sự phát triển của xã hội.

14

1.2. Vai trò của văn bản
Như vậy, văn bản quản lý nhà nước có vai trị quan trọng trong việc xây dựng và định hình
một chế độ pháp lý cần thiết cho xem xét các hành vi hành chính trong quá trình thực hiện các chức
năng, nhiệm vụ của các cơ quan nhà nước.
Văn bản quản lý còn là cơ sở quan trọng để giải quyết các tranh chấp và bất đồng giữa các cơ
quan nhà nước, các đơn vị và cá nhân, vì thế văn bản quản lý là cơ sở để kiểm sốt tính hợp pháp của
các hành vi hành chính trong hoạt động quản lý nhà nước

15


1.2. Vai trị của văn bản
Ví dụ:
+ Nhà nước: sử dụng hệ thống văn bản để hình thành nền hành chính quốc gia, để thống nhất
q trình quản lý kinh tế, văn hóa, xã hội và hành chính.
+ Doanh nghiệp: sử dụng văn bản như là công cụ đắc lực trong việc quản lý tồn bộ q trình
sản xuất kinh doanh
+ Công dân: dùng văn bản để chuyển những nguyện vọng, nhu cầu, mong muốn cho nhau hoặc
cho các cơ quan có thẩm quyền.
16


1.3. Chức năng của văn bản

Bài tập: Các bạn tìm kiếm và liệt kê các
chức năng của văn bản. Sau 10 phút, cơ sẽ gọi
tên bất kỳ để trình bày các chức năng của văn
bản

17


1.3. Chức năng của văn bản
Chức năng thông tin;
Chức năng quản lý;
Chức năng pháp lý;
Chức năng thống kê;
Chức năng văn hóa – xã hội;
Chức năng giao tiếp;
Chức năng sử liệu…

18


1.3. Chức năng của văn bản

Chức năng thơng tin:

•

Là chức năng cơ bản nhất, ghi lại thông tin quản lý và truyền đạt thông tin quản lý từ nơi này
đến nơi khác.

•

Giúp các cơ quan thu nhận các tin cần thiết cho hoạt động quản lý, đánh giá thông tin thu được
qua các hệ thống truyền đạt thơng tin khác.

•

Dưới dạng văn bản, thông tin thường gồm 3 loại : quá khứ, hiện tại, dự báo.

19


1.3. Chức năng của văn bản
Chức năng quản lý:

•

Văn bản là cơ sở tạo nên tính ổn định của bộ máy lãnh đạo và quản lý (xác định chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn vị trí của mỗi cơ quan; xác lập mối quan hệ, điều kiện hoạt động…)

•

Văn bản giúp cho cơ quan quản lý hành chính nhà nước tổ chức các hoạt động cụ thể theo quyền
hạn của mình (quyết định, chỉ thị, thông báo, công văn, báo cáo…).

20


1.3. Chức năng của văn bản
Chức năng pháp lý:

•

Ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ về mặt luật pháp tồn tại trong xã hội.

•

Là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức, đồn thể…

•

Là sản phẩm của sự vận dụng các quy phạm pháp luật vào đời sống thực tế.

21


Câu hỏi ôn tập!
Câu 1: Chức năng nào sau đây là chức năng cơ bản nhất của văn bản?

A.
B.
C.
D.

Chức năng thông tin
Chức năng thống kê
Chức năng quản lý
Chức năng pháp lý

22


Câu hỏi ôn tập!
Câu 2: Đâu là đặc trưng nổi bật của văn bản quản lý nhà nước để phân biệt
với các loại văn bản khác?

A.
B.
C.
D.

Có yếu tố quản lý – lãnh đạo
Có hiệu lực pháp lý
Dựa theo hình thức và kỹ thuật trình bày
Được ban hành theo một quy trình xác thực

23


1.4. Phân loại văn bản
Văn bản có thể được phân loại theo các tiêu chí khác nhau tùy theo mục đích và nội dung của văn
bản. Bao gồm:

Phân loại theo tác giả của văn bản
Phân loại theo tên loại văn bản
Phân loại theo nội dung văn bản
Phân loại theo mục đích ban hành văn bản
….
24


1.4. Phân loại văn bản
Phân loại theo tác giả của văn bản: Các văn bản được phân biệt với nhau theo từng loại cơ
quan đã xây dựng và ban hành chúng. Theo tiêu chí này văn bản có thể là văn bản của Quốc hội, ủy ban
thường vụ Quốc hội, Chủ tịch nước, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân, Chính phủ, Thủ tướng
chính phủ, Các bộ, ủy ban nhân dân các cấp, Hội đồng nhân dân các cấp và các cơ quan nhà nước khác

25