Giáo trình Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access (NgànhNghề Công nghệ thông tin)

TẬP ĐOÀN DỆT MAY VIỆT NAM
TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ KỸ THUẬT VINATEX TPHCM

GIÁO TRÌNH
MƠN HỌC/MƠ ĐUN: HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS
NGÀNH/NGHỀ: CƠNG NGHỆ THƠNG TIN
TRÌNH ĐỘ: 12/12
Ban hành kèm theo Quyết định số:
/QĐ-... ngày ………tháng.... năm……
...........……… của ……………………

…………, năm 2019


TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thơng tin có thể được phép dùng
nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành
mạnh sẽ bị nghiêm cấm.


LỜI GIỚI THIỆU
Giáo trình “Hệ quản trị cơ sở dữ liệu với Access” được biên soạn để phục vụ cho
công tác giảng dạy và học tập của giảng viên, học sinh, sinh viên chuyên ngành Công nghệ
thông tin, và là tài liệu tham khảo cho các lập trình viên tại các doanh nghiệp. Cấu trúc
của giáo trình gồm 6 chương:
Chương 1 : Tổng quan về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access bao gồm các
khái niệm cơ bản về hệ quản trị cơ sở dữ liệu, thiết lập môi trường làm việc và các thao
tác cơ bản.
Chương 2 : Xây dựng bảng bao gồm cách tạo bảng, các thuộc tính, nhập liệu và
quan hệ giữa các bảng.

Chương 3 : Truy vấn dữ liệu bao gồm các loại truy vấn như select query, action
query, crosstab query.
Chương 4 : Xây dựng form bao gồm các khái niệm về form, các cách tạo form bằng
wizard, design và thuộc tính các đối tượng trên form.
Chương 5 : Macro bao gồm các khái niệm về macro, cách tạo macro, các nút lệnh
trên macro.
Chương 6 : Giới thiệu Report bao gồm cách tạo và sử dụng report bằng wizard,
design.
Trong quá trình biên soạn, mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng khơng tránh khỏi
những hạn chế và thiếu sót nhất định, tác giả rất mong nhận được những ý kiến đóng góp
của quý đọc giả để giáo trình này ngày càng hồn thiện hơn.
Xin chân thành cảm ơn.
Tp. HCM, ngày……tháng……năm………
Biên soạn
BỘ MÔN TIN HỌC


MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ QUẢN TRỊ CSDL MICROSOFT ACCESS .. 11
I. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU: ................... 11
II. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ MS ACCESS:............................................................... 11
III. MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC VÀ CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN: ......................... 11
IV. MỘT SỐ THAO TÁC CƠ BẢN ............................................................................. 12
CHƯƠNG 2: XÂY DỰNG BẢNG (TABLE) ............................................................... 15
I. KHÁI NIỆM: BẢNG, TRƯỜNG, MẪU TIN, KIỂU DỮ LIỆU, THUỘC TÍNH . 15
II. TẠO LẬP BẢNG ....................................................................................................... 15
III. TRƯỜNG VÀ CÁC THUỘC TÍNH ....................................................................... 17
IV. NHẬP LIỆU .............................................................................................................. 20
V. LÀM VIỆC VỚI DỮ LIỆU TRONG DATASHEET VIEW ................................. 20

VI. QUAN HỆ GIỮA CÁC BẢNG................................................................................ 26
CHƯƠNG 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU (QUERY) .......................................................... 30
I. GIỚI THIỆU CHUNG ................................................................................................ 30
II. SELECT QUERY ...................................................................................................... 32
III. ACTION QUERY .................................................................................................... 36
IV. CROSSTAB QUERY ............................................................................................... 40
V. ÁP DỤNG BIỂU THỨC ............................................................................................ 41
CHƯƠNG 4: XÂY DỰNG FORM ................................................................................ 44
I. KHÁI NIỆM VỀ FORM ............................................................................................. 44
II. CÁCH TẠO FORM BẰNG WIZARD .................................................................... 46
III. TẠO FORM TỪ CỬA SỔ DESIGN ...................................................................... 48
IV. CÁC THUỘC TÍNH TRÊN FORM VÀ TRÊN ĐỐI TƯỢNG ............................ 50
IV. KỸ THUẬT SUB FORM ......................................................................................... 60
CHƯƠNG 5: MACRO ................................................................................................... 64
I. KHÁI NIỆM MACRO ................................................................................................ 64
II. TẠO MACRO ............................................................................................................ 64
III. TẠO CÁC NÚT LỆNH TRÊN FORM, THỰC THI MACRO TRÊN NÚT LỆNH
64
CHƯƠNG 6: BÁO BIỂU (REPORT) ........................................................................... 75
I. GIỚI THIỆU REPORT .............................................................................................. 75
II. CÁCH TẠO VÀ SỬ DỤNG REPORT BẰNG WIZARD ...................................... 77
III. TẠO VÀ SỬ DỤNG REPORT TỪ CỬA SỔ DESIGN ........................................ 85
IV. THỰC THI REPORT .............................................................................................. 90


BÀI TẬP 1 ................................................................................................................................... 96
BÀI TẬP 2 ................................................................................................................................... 96
BÀI TẬP 3 ................................................................................................................................... 97
BÀI TẬP 4 ................................................................................................................................... 99
BÀI TẬP TỔNG HỢP 1 ............................................................................................................ 118

BÀI TẬP TỔNG HỢP 2 ............................................................................................................ 124
BÀI TẬP TỔNG HỢP 3 ............................................................................................................ 128
BÀI TẬP TỔNG HỢP 4 ............................................................................................................ 131
BÀI TẬP TỔNG HỢP 5 ................................................................................................................ 2
BÀI TẬP TỔNG HỢP 6 ................................................................................................................ 5

TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................................ 8


GIÁO TRÌNH MƠN HỌC/MƠ ĐUN
Tên mơn học: Quản trị cơ sở dữ liệu Access
Mã môn học: MH 14
Thời gian thực hiện môn học: 75 giờ; (Lý thuyết: 15 giờ; Thực hành, thí nghiệm, thảo luận, bài
tập: 55 giờ; Kiểm tra: 5 giờ)
I. Vị trí, tính chất của mơn học:
- Vị trí: được bố trí sau khi người học học xong các mơn học chung.
- Tính chất: là mơn học cơ sở ngành bắt buộc.
II. Mục tiêu môn học:
- Về kiến thức:
+ Mô tả được thế nào là CSDL và hệ quản trị cơ sở dữ liệu.
+ Thực hiện đúng cú pháp SQL truy vấn cơ sở dữ liệu cơ bản.
+ Xác định được các điều khiển trên Form cho việc nhập dữ liệu đảm bảo chính xác, có
chu trình xử lý dữ liệu.
+ Xây dựng được các quan hệ đảm bảo tính tồn vẹn dữ liệu.
+ Vận dụng các phương pháp để viết chương trình một cách chính xác.
- Về kỹ năng:
+ Xây dựng được các bảng (Table) một cách chính xác.
+ Tạo lập được các quan hệ đảm bảo tính tồn vẹn dữ liệu.
+ Thực hiện đúng cú pháp SQL truy vấn cơ sở dữ liệu cơ bản.
+ Tạo lập được các Form, Report phục vụ nhập liệu và lập báo cáo.

+ Thực hiện chương trình theo đúng giải thuật đã phân tích.
- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: Cẩn thận, tự giác trong học tập.
III. Nội dung môn học:
1. Nội dung tổng quát và phân bổ thời gian:
Thời gian (giờ)
Thực hành,
Số
Tên chương, mục
thí nghiệm, Kiểm
Tổng Lý
TT
số thuyết thảo luận, bài tra
tập
1 Chương 1: Tổng quan về hệ quản trị CSDL
1
1
Microsoft Access
2

Chương 2: Xây dựng bảng (Table)

16

5

10

Chương 3: Truy vấn dữ liệu (Query)
21
5

15
Chương 4: Xây dựng Form
13
2
10
Chương 5: Macro
12
1
10
Chương 6: Báo biểu (Report)
12
1
10
Cộng
75
15
55
2. Nội dung chi tiết:
Chương 1: Tổng quan về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access Thời gian: 1 giờ
1. Mục tiêu:
3
4
5
6

1
1
1
1
1

5


- Nhắc lại các khái niệm cơ bản về hệ quản trị cơ sở dữ liệu;
- Biết được xuất xứ và khả năng ứng dụng của phần mềm MS Access;
- Thực hiện các thao tác cơ bản trên cửa sổ database.
2. Nội dung chương:
2.1. Các khái niệm cơ bản về hệ quản trị cơ sở dữ liệu
2.2. Giới thiệu chung về MS Access
2.3. Môi trường làm việc và các khái niệm cơ bản
2.4. Một số thao tác cơ bản
Chương 2: Xây dựng bảng (Table)
Thời gian : 16 giờ
1. Mục tiêu:
- Trình bày khái niệm bảng dữ liệu.
- Tạo lập được bảng.
- Thiết lập được các trường, thuộc tính.
- Thao tác được với dữ liệu trong datasheet view.
2. Nội dung chương:
2.1. Khái niệm: bảng, trường, mẫu tin, kiểu dữ liệu,
Thời gian: 1 giờ
thuộc tính
2.2. Tạo lập bảng (datasheet, sử dụng wizard, thủ công) Thời gian: 4 giờ
2.3. Trường & các thuộc tính
Thời gian: 3 giờ
2.4. Nhập liệu
Thời gian: 5 giờ
2.5. Làm việc với dữ liệu trong datasheet view
Thời gian: 1 giờ
2.6. Quan hệ giữa các bảng

Thời gian: 1 giờ
Kiểm tra
Thời gian: 1 giờ
Chương 3: Truy vấn dữ liệu (Query)
Thời gian: 21 giờ
1. Mục tiêu:
- Trình bày khái niệm truy vấn dữ liệu.
- Tạo và áp dụng được các truy vấn dựa trên các bảng dữ liệu.
- Áp dụng được các biểu thức khi xây dựng truy vấn dữ liệu.
2. Nội dung chương:
2.1. Giới thiệu chung
Thời gian: 1 giờ
2.2. Select query
Thời gian: 5 giờ
2.3. Action query
Thời gian: 5 giờ
2.4. Crosstab Query
Thời gian: 5 giờ
2.5. Áp dụng biểu thức
Thời gian: 4 giờ
Kiểm tra
Thời gian: 1 giờ
Chương 4: Xây dựng Form
Thời gian: 13 giờ
1. Mục tiêu:
- Mô tả ứng dụng của Form trong cơ sở dữ liệu Access.
- Thiết kế được form.
- Thiết lập được các thuộc tính cho form và đối tượng.

2. Nội dung chương:
2.1. Khái niệm về form
Thời gian: 1 giờ
2.2. Cách tạo form bằng wizard
Thời gian: 2 giờ
2.3. Tạo form từ cửa sổ design
Thời gian: 3 giờ
2.4. Các thuộc tính trên form và trên đối tượng
Thời gian: 3 giờ
2.5. Kỹ thuật Sub-Form
Thời gian: 3 giờ
Kiểm tra
Thời gian: 1 giờ
Chương 5: Macro
Thời gian: 12 giờ
1. Mục tiêu:
- Giải thích được ứng dụng của Macro trong cơ sở dữ liệu Access.
- Các thuộc tính và sự kiện thường dùng trong macro.
- Tạo được các macro và áp dụng các macro trên form.
2. Nội dung:
2.1. Khái niệm macro
Thời gian: 2 giờ
2.2. Tạo macro
Thời gian: 4 giờ
2.3. Tạo các nút lệnh trên form, thực thi macro trên nút Thời gian: 5 giờ
lệnh
Kiểm tra
Thời gian: 1 giờ
Chương 6: Báo biểu (Report)
Thời gian: 12 giờ

1. Mục tiêu:
- Mô tả ứng dụng của report trong cơ sở dữ liệu Access.
- Thực hiện được cách tạo ra các report.
- Vận dụng được report, biết cách thực thi report.
- Thực hiện các thao tác an toàn với máy tính.
2. Nội dung chương:
2.1. Giới thiệu report
Thời gian: 1 giờ
2.2. Cách tạo và sử dụng report bằng wizard
Thời gian: 4 giờ
2.3. Tạo và sử dụng report từ cửa sổ design
Thời gian: 4 giờ
2.4. Thực thi report
Thời gian: 2 giờ
Kiểm tra
Thời gian: 1 giờ
IV. Điều kiện thực hiện mơn học:
1. Phịng học chun mơn hóa/nhà xưởng: phịng lab tin học.
2. Trang thiết bị máy móc: máy vi tính có phần mềm chuyên dụng.
3. Học liệu, dụng cụ, nguyên vật liệu: sách, tập, máy tính có phần mềm chun dụng.
4. Các điều kiện khác: không
V. Nội dung và phương pháp đánh giá:
1. Nội dung:
- Kiến thức:


+ Xác định được các điều khiển trên Form cho việc nhập dữ liệu đảm bảo chính xác, có

chu trình xử lý dữ liệu.
+ Xây dựng được các quan hệ đảm bảo tính tồn vẹn dữ liệu.

+ Vận dụng các phương pháp để viết chương trình một cách chính xác.
+ Xây dựng được các bảng (Table) một cách chính xác
- Kỹ năng:
+ Tạo lập được các quan hệ đảm bảo tính tồn vẹn dữ liệu.
+ Tạo lập được các Form, Report phục vụ nhập liệu và lập báo cáo.
+ Thực hiện chương trình theo đúng giải thuật đã phân tích.
- Năng lực tự chủ và trách nhiệm:
+ Tích cực tham gia tự học, tham gia xây dựng bài, làm việc nhóm.
2. Phương pháp:
Các kiến thức và kỹ năng trên sẽ được đánh giá qua các nội dung tự nghiên cứu, ý thức thực
hiện môn học, kiểm tra thường xuyên, kiểm tra định kỳ và kiểm tra kết thúc môn học:
- Điểm mơn học bao gồm điểm trung bình các điểm kiểm tra: tự nghiên cứu, điểm kiểm tra
thường xuyên, kiểm tra định kỳ có trọng số 0,4 và điểm thi kết thúc mơn học có trọng số
0,6.
- Điểm trung bình các điểm kiểm tra là trung bình cộng của các điểm kiểm tra thường xuyên,
điểm kiểm tra định kỳ và tự nghiên cứu theo hệ số của từng loại điểm. Trong đó, điểm kiểm
tra thường xuyên và điểm tự nghiên cứu được tính hệ số 1, điểm kiểm tra định kỳ tính hệ
số 2.
- Hình thức thi: thực hành (90 phút) (được thông báo vào đầu mỗi học kỳ).
VI. Hướng dẫn thực hiện môn học:
1. Phạm vi áp dụng môn học: Chương trình mơn học được sử dụng để giảng dạy cho trình độ
Cao đẳng.
2. Hướng dẫn về phương pháp giảng dạy, học tập môn học:
- Đối với giảng viên:
+ Trước khi giảng dạy cần phải căn cứ vào nội dung của từng bài học chuẩn bị đầy đủ các
điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng giảng dạy.
+ Khi thực hiện chương trình mơn học cần xác định những điểm kiến thức cơ bản, xác định
rõ các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng ở từng nội dung.
+ Cần liên hệ kiến thức với thực tế sản xuất và đời sống, đặc biệt là các phần mềm thực tế
sử dụng mạng Internet có hiệu quả.

- Đối với người học:
+ Chủ động, tích cực tiếp thu kiến thức, tự nghiên cứu, chuẩn bị bài theo nội dung giảng
viên hướng dẫn, yêu cầu trước khi đến lớp.
+ Cần thực hiện tất cả các bài tập và tự nghiên cứu các bài tốn thực tế về mơn học đã có
sẵn nhằm mục đích củng cố, ghi nhớ, khắc sâu kiến thức đã học.
+ Xây dựng kế hoạch tự học, tự nghiên cứu cho cá nhân.


+ Tham dự ít nhất 70% thời gian học lý thuyết và đầy đủ các bài học tích hợp, bài học thực
hành, thực tập và các yêu cầu của môn học được quy định trong chương trình mơn học.
3. Những trọng tâm cần chú ý:
- Xây dựng bảng (Table).
- Truy vấn dữ liệu (Query).
- Làm việc với Form.
- Macro.
- Báo biểu (Report).
4. Tài liệu tham khảo:
[1]. Giáo trình Ms Access căn bản và nâng cao, Bùi Thế Tâm, Nhà xuất bản giao thơng vận
tải, 2005.
[2].Giáo trình MS Access, Nguyễn Sơn Hải.


CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ QUẢN TRỊ CSDL MICROSOFT ACCESS
I. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU:
Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (Relational Database
Management System) trợ giúp cho người sử dụng lưu trữ thông tin dữ liệu bên ngồi vào
máy tính dưới dạng các bảng và có thể tính tốn, xử lý trên dữ liệu trong các bảng đã lưu
trữ. Các đặc điểm của Microsoft Access .
II. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ MS ACCESS:
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu access:

•

Hỗ trợ cơ chế tự động kiểm tra khóa chính, phụ thuộc tồn tại, miền giá trị...của dữ
liệu bên trong các bảng một cách chặt chẽ.

•

Trình thơng minh (wizard) cho phép người sử dụng có thể thiết kế các đối tượng
trong Microsoft Access một cách nhanh chóng.

•

Cơng cụ truy vấn bằng QBE (Query By Example) cho phép người sử dụng thực
hiện các truy vấn mà không cần quan tâm đến cú pháp của các câu lệnh trong ngơn
ngữ SQL (Structure Query Language) được viết như thế nào.

•

Kiểu dữ liệu đối tượng OLE (Object Linking and Embeding) cho phép đưa vào
trong cơ sở dữ liệu của Access các ứng dụng khác trên window như: văn bảng word,
bảng tính, hình ảnh, âm thanh...

Dữ liệu được lưu trong một tập tin duy nhất.
III. MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC VÀ CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN:
Thực hiện phần này để nhập số liệu kiểu ngày theo dạng dd/mm/yy (ngày/tháng/năm)
theo kiểu Việt Nam và định dạng kiểu biểu diễn của dữ liệu số.
Chọn Start – Control Panel – Regionnal and Language
Options – Xuất hiện hộp thoại sau:

Trong cửa sổ Customize Regional Options chọn thẻ Number hoặc thẻ Date xuất hiện
hộp thoại như hình trên.
•

Chọn thẻ Number – Xem và hiệu chỉnh các mục sau:

•

Decimal symbol: Ký hiệu phân cách phần nguyên và phần thập phân.

•

No. of digits after decimal: Số ký số ở phần thập phân.

•

Digit grouping symbol: Ký hiệu phân cách ngàn, triệu,…

•

List separator: Dấu phân cách dùng phân cách các đối số trong hàm Access (dùng
trong cả Excel và Word,…)

•

Measurement system: Chọn đơn vị đo lường US (inch) hoặc Metric
(Centimeter).

•

Chọn thẻ Date – Xem và hiệu chỉnh các mục sau:

•

Calendar: Điều chỉnh lịch.

•

Short
date format:
Định dạng ngày, có
(day:ngày;month:tháng;year:năm)

•

Date separator: Dấu phân cách các thơng số ngày.

•

Long date format: Định ngày dạng đầy đủ.

thể

chọn dd/mm/yy

Click OK để chấp nhận việc định dạng.
IV. MỘT SỐ THAO TÁC CƠ BẢN
Khởi động chương trình Microsoft Office Access ta thực hiện bằng cách sau:

•

Chọn Menu Start → → chọn Access 2010

Chúng ta sẽ thấy xuất hiện cửa sổ cần tạo mới của Access → chọn chuột trái
vào Blank Database

Màn hình Microsoft Access sẽ xuất hiện như sau:

Nhấn (X): để tắt chức năng tạo bảng theo đề nghị của Access.
Thẻ Home: Hiểu chỉnh Font, thiết kế và xem các dạng Table, Form, Report.., sắp
xếp..v.v


Thẻ Create: Tạo các bảng Table, Form, Report, Macro dưới dạng tự thiết kế hoặc tự
động

Thẻ Database: Tạo mối quan hệ cho các bảng Table, đóng gói chương trình access
lại..v.v


CHƯƠNG 2: XÂY DỰNG BẢNG (TABLE)
I. KHÁI NIỆM: BẢNG, TRƯỜNG, MẪU TIN, KIỂU DỮ LIỆU, THUỘC TÍNH
Cột hoặc trường: trong một cột của table chỉ cho phép chứa một loại dữ liệu. Mỗi
cột có tên cột (field name), kiểu dữ liệu mà cột lưu trữ (Data type), chiều dài tối đa của
dữ liệu được lưu trữ trên một cột (Field size), giá trị mặc định (default value)...
Dòng hoặc mẫu tin (record): thể hiện dữ liệu của các cột trong bảng.
Khóa chính (Primary key): là tập hợp một hoặc nhiều cột mà dữ liệu trên đó là duy
nhất, khơng trùng lắp và khơng được phép rỗng trong một bảng.
Khóa ngoại (Foreign key): là một hay nhiều cột và các cột này là khóa chính của

một table khác.
Các kiểu dữ liệu của Access (Data type)
Chọn kiểu thích hợp cho dữ liệu cần lưu trữ trong table có thể bao gồm:
Kiểu dữ liệu
Ý nghĩa lưu trữ
Text

Kiểu chuỗi có độ dài tối đa 255 ký tự

Memo
Number

Kiểu chuỗi có độ dài tối đa 65535 ký tự
Kiểu số

Data/Time

Kiểu ngày, giờ

Currency

Kiểu số có định dạng theo tiền tệ

Autonumber
Yes/No

Kiểu số liên tục do Access tự gán và không thay đổi được
Kiểu logic

OLE Object

Kiểu đối tượng nhúng: hình ảnh, văn bản,...

Hyperlink

Kiểu đường dẫn chỉ địa chỉ của một hồ sơ hay một trang web:
http://www...., d:\tailieu\...

Lookup
Wizard

Tạo một cột để chọn giá trị và tìm kiếm từ một bảng khác:

II. TẠO LẬP BẢNG
1. Tạo bảng mới mới, chọn Chuột trái qua thẻ Create TableDesign.

2. Hình biểu diễn ở thẻ Design hiện ra


Thuộc tính cho
Field Name

Mỗi dịng tương ứng với một trường trong table cần tạo:
•

CộtField Name: Tên cột có thể dài 255 ký tự, có thể có khoảng trống nhưng
khơng được có dấu chấm.

•

Description: Phần giải thích thêm cho tên cột, những giải thích này sẽ hiển thị
trên thanh trạng thái bên dưới cử sổ làm việc khi ta mở table ở chế độ cập nhật dữ
liệu.

•

Field Properties: Chọn các thuộc tính cho trường.


III. TRƯỜNG VÀ CÁC THUỘC TÍNH
Tùy theo kiểu dữ liệu mà thuộc tính của một trường có thể bao gồm:
- Field Size: Quy định chiều dài tối đa của dữ liệu nhập cho trường với dữ liệu số hoặc

chuỗi.
- Format: Định dạng các thể hiện của dữ liệu trên màn hình hoặc ra máy in theo bảng sau:
Định dạng
Date/Time

Ý nghĩa

General Date Ngày giờ đầy đủ

Ví dụ hiển thị

Long Date

Thứ, tháng ngày, năm

Medium
Date

Short Date
Long Time
Medium
Time
Shot Time
Number

Ngày-tháng- năm

11/9/03,
10:30:00
AM
Thursday,
September 11,
2003
11-Sep-03

Ngày-tháng-năm
Giờ: phút: giây AM/PM
Giờ: phút AM/PM

11-09-03
10:30:25 AM
10:30 AM

Giờ: phút

10:30

General number

Currency
Euro

Fixed
Standard

Đúng số đã nhập
vào
1.500,05 đ

Có phân cách phần ngàn, số lẻ và chèn thêm đơn
vị tiền tệ
Giống như định dạng Currency nhưng đơn vị tiền ∈ 2.500,50
tệ là
∈

Có phân cách phần ngàn và có làm trịn phụ thuộc 1.235,00
vào vị trí số lẻ ở Decimal places
Có phân cách phần
ngàn, số lẻ


Dữ liệu nhập được nhân 100 và thêm vào ký tự % nhập 0.5 cho ra
50%
Dạng số khoa học
Nhập 50 cho ra
5.0E+1

Percent
Scientific

Text

Thay đổi dữ liệu nhập thành chữ hoa
Thay đổi dữ liệu nhập thành chữ thường

>
<

@
Dữ liệu bắt buộc nhập
&
Dữ liệu không bắt buộc nhập
- Input Mask: Mẫu định dạng dữ liệu, bắt buộc người sử dụng khi nhập dữ liệu vào phải
tuân theo đúng mẫu định dạng đó. Có thể bao gồm các ký tự sau:
Ký tự

Ý nghĩa cho phép nhập

0

Ký số 0-9, bắt buộc phải nhập

9
L

Ký số 0-9 hoặc khoảng trắng
Ký tự A-Z, bắt buộc phải nhập

A

Ký tự và ký số, bắt buộc phải nhập

?

Ký tự A-Z, không bắt buộc nhập dữ liệu

A
&

Ký tự và ký số, không bắt buộc nhập dữ liệu
Bất kỳ ký tự nào hoặc khoảng trắng, bắt buộc nhập dữ liệu

C

Bất kỳ ký tự nào hoặc khoảng trắng, khôngbắt buộc nhập
dữ liệu

>

Chuyển đổi dữ liệu kiểu chuỗi sang chữ hoa

<
Chuyển đổi dữ liệu kiểu chuỗi sang chữ thường
- Caption: Chuỗi tiêu đề cộtthể hiện khi mở table ở chế độ cập nhật dữ liệu. Nếu khơng
có caption thì tên trường sẽ hiển thị ở tieu đề cột.
- Default Value: Giá trị mặc định ban đầu của cột .
- Decimal places: Số chữ số thập phân trong dữ liệu kiểu số thực.
- Validation Rule: Quy tắc kiểm tra dữ liệu nhập (các ràng buộc giá trị của một trường,
nhiều trường).
- Validation Text: Chuỗi thông báo lỗi sẽ hiển thị khi nhập dữ liệu vào bảng sai so với

quy tắc kiểm tra.
- Required:
Chọn Yes : bắt buộc nhập dữ liệu vào field này.


Chọn No: không bắt buộc nhập dữ liệu vào field
nay - Allow Zero Length: Chọn Yes cho phép chiều dài
chuỗi là không.
Indexed:
Chọn No không lập chỉ mục
Chọn Yes, Duplicate OK: lập chỉ mục và cho phép trung giá trị
Chọn Yes, No Duplicate: lập chỉ mục và không cho phép trùng giá trị
5. Tạo khóa cho table
Sau khi tạo cấu trúc table ta phải chọn khóa chính cho bảng, khóa chính giúp tạo
quan hệ giữa các bảng với nhau và đồng thời để cho Access tự động kiểm tra dữ liệu
nhập vào.
Ở chế độ Design view thiết kế cấu trúc bảng ta chọn một hoặc nhiều cột làm khóa
chính.
Chọn thẻ Design dùng con trỏ chuột chọn Field name cần tạo khóa chính Primary

Sau đó chúng ta nhấn phím Ctrl + S trên bàn phím để thực hiện lệnh lưu lại
Đặt tên Table
cần lưu

Chú ý: Nếu ta chưa chọn khóa chính cho table thi khi lưu table ta sẽ thấy hộp đối thoại
như bên dưới


Chọn Yes: Access sẽ chèn thêm vào table một cột làm khố chính là ID có kiểu dữ liệu
là AutoNumber.

IV. NHẬP LIỆU

Khi chúng ta muốn trở về dạng thiết
kế table chỉ cần chọn chuột phải →
Design View

- Muốn trở về dạng nhập dữ liệu cũng chọn chuột phải nhưng chúng ta chọn →
Datasheet View

Chú ý: Nhập dữ liệu cho bảng có số 1 trước
Nhập dữ liệu cho bảng có số nhiều ( ) sau
Các bảng đều phải tạo quan hệ trước rồi mới nhập dữ liệu
V. LÀM VIỆC VỚI DỮ LIỆU TRONG DATASHEET VIEW
1. Mở một bảng đã có
Sau khi thiết kế xong cấu trúc bảng, chúng ta có thể mở bảng đã có ra ở hai chế
độ: cập nhật dữ liệu hoặc sửa đổi cấu trúc bảng.
Mở bảng ở chế độ cập nhật dữ liệu (Datasheet)


Chọn bảng muốn mở
Click phải chuột --> chọn Open hoặc Click đúp vào tên bảng.

Mở bảng ở chế độ thiết kế
Chúng ta mở bảng ở chế độ thiết kế trong cột hợp chúng ta muốn thay đổi lại cấu trúc
bên trong bảng như thêm cột, xóa cột, thay đổi độ rộng cột,…
Chọn bảng muốn mở.
Click phải chuột --> chọn Design View

2. Hiệu chỉnh (đính) bảng

Mở bảng ở chế độ thiết kế
•

Sửa đổi thuộc tính của field
Chọn field và tiến hành thay đổi các thuộc tính bên dưới.


Lưu ý: Nếu field đang là “Relation field” với một table khác, Access sẽ khơng cho
sửa đổi.
•

Xóa field
Chọn một hoặc nhiều field cần xóa
Cách 1: click tab Design --> chọn Delete Row
Cách 2: click phải chuột chọn Delete Row, xuất hiện hộp thơng báo:

Chọn Yes, để xóa
Thêm một hoặc nhiều field mới

•

Cách 1: click tab Design --> chọn Insert Row
Cách 2: chọn vị trí cột cần chèn --> click phải chuột chọn Insert Rows
Thay đổi tên field

•

Mở bảng ở chế độ Datasheet View (Open)
Click phải chuột ngay tại tiêu đề cột, xuất hiện thực đơn ngắn -->
chọn Rename Column.

Phục hồi thao tác xóa field

•

Click chọn Undo
•

hoặc nhấn Ctrl + Z

Sao chép field
Chọn cột muốn sao chép

hoặc
•

Click chọn tab Home --> chọn Copy
click phải chuột chọn Copy.
Dán field đã sao chép

Click chọn tab Home --> chọn Paste hoặc click phải chuột chọn Paste.


3. Thao tác trên dữ liệu trong bảng
a. Cập nhật dữ liệu trong bảng

Chọn cột
Click chuột tại tiêu đề cột cần chọn
Xóa dịng
Chọn dịng cần xóa
Nhấn Delete --> xuất hiện hộp thơng báo:

Di chuyển qua lại giữa các dịng trong bảng
Chọn tab Home --> chọn Goto --> chọn


First: Đầu
Previous: Trước
Next: Tới
Last: Cuối
New: Mới
b. Tìm và thay thế
Để tìm nhanh dữ liệu trên bảng, thực hiện các bước sau:
Định vị con trỏ trong cột dữ liệu cần tìm.
Click tab Home --> chọn Find

(hoặc nhấn Ctrl – F).

Click chọn thẻ Find:
Nhập giá trị cần tìm
trong ơ Find What
Click Find Next để
tìm.

Click chọn thẻ Replace:
Nhập giá trị cần
tìm trong ơ Find
What
Replace With:
Nhập giá trị cần
thay thế.

Replace all : Thay thế tất cả các dữ liệu tìm được.
c. Sắp xếp dữ liệu bảng

Mở bảng ở chế độ Datasheet View
Chọn cột cần sắp xếp
Click chọn

để sắp xếp tăng dần;

để sắp xếp giảm dần.


Bỏ sắp xếp ta chọn Clear All Sort
Trong cột hợp muốn sắp xếp trên nhiều cột ta thực hiện tương tự như trên và chú ý là
thứ tự sắp xếp được thực hiện tù trái sang phải.
d. Lọc dữ liệu trong bảng

Các bước chung khi thực hiện lọc dữ liệu:
Mở bảng ở chế độ Datasheet View
Click tab Home --> chọn một trong những chức năng lọc dữ liệu sau:

Sử dụng lọc Filter By Selection
Chỉ cho phép lọc các dòng dữ liệu đúng với giá trị chúng ta đã chọn trong bảng.
Chọn giá trị cần lọc của cột trên bảng dữ liệu
Click chọn Selection

Kết quả lọc

Để lọc những giá trị khác (ngược lại) với giá trị được chọn ta chỉ cần chọn Does
Not Equal “HC” hay Does Not Contain “HC”.

Sử dụng lọc Filter By Form