Tìm hiểu về công tác Hành chính - Nhân sự của Công ty Cổ phần TMDV Trái Tim Vàng

1
1
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
TMDV Thương mại và dịch vụ
HLV Huấn luyện viên
VND Việt Nam đồng
YSC YOGA SECRET CLUB
TNHH Trách nhiệm hữu hạn
CLB Câu lạc bộ
2
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Có thể nói trong mỗi tổ chức, yếu tố về con người luôn là yếu tố quan trọng
nhất, quyết định sự thành công hay thất bại đối với doanh nghiệp, đặc biệt trong nền
kinh tế toàn cầu hiện nay. Chính vì lẽ đó các doanh nghiệp rất quan tâm đến nguồn
nhân lực con người. Làm thế nào để có đội ngũ nhân viên giỏi và trung thành với
công ty. Nhận thức được tầm quan trọng này, công ty cổ phần TMDV Trái Tim
Vàng rất chú trọng đến công tác quản trị nguồn nhân lực, đặc biệt là công tác Hành
chính – Nhân sự. Trong quá trình thực tập em được phân công vào bộ phần Hành
chinh – Nhân sự của công ty, theo quan sát của cá nhân em trong thời gian thực tập,
em nhận thấy công tác này còn chưa được đặc biệt chú ý, thiết nghĩ trong tương lai
3
công ty cần phải tiếp tục hoàn thiện và nâng cao nữa công tác Hành chính – Nhân
sự trong công
Công tác Hành chính – Nhân sự là một trong những công tác của quản trị kinh
doanh, nó là một nhân tố quan trọng quyết định đến sự phát triển của công ty. Tổ
chức công tác Hành chính – Nhân sự tốt giúp doanh nghiệp đi vào nề nếp, làm cho
người lao động làm việc hăng say, tăng năng suất lao động. Ngoài ra, việc quản lý
tốt còn giúp tạo cơ sở hợp lý cho mọi hoạt động nhân sự trong tương lai, tạo một
quy trình cụ thể góp phần phát triển bền vững cho công ty.
2. Mục đích nghiên cứu:

Tìm hiểu về công tác Hành chính – Nhân sự của Công ty Cổ phần TMDV Trái
Tim Vàng
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
• Đối tượng nghiên cứu : hoạt động Hành chính – Nhân sự của Công ty
Cổ phần TMDV Trái Tim Vàng.
• Phạm vi nghiên cứu:
• Phạm vi thời gian: từ 25/2/2013 đến 27/4/2013
• Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần TMDV Trái Tim Vàng
4. Phương pháp nghiên cứu
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp này được viết ra dựa trên lý thuyết về quản lý,
quản trị nguồn nhân lực. Phương pháp nghiên cứu: phân tích, tổng hợp, diễn giải
các tài liệu thu được từ Công ty
5. Cấu trúc đề cương:
Ch ương I : Giới thiệu tổng quan về Công ty Cổ phần TMDV Trái Tim Vàng
Ch ương II : Tìm hiểu về công tác Hành chính - Nhân sự của Công ty Cổ phần
TMDV Trái Tim Vàng
Ch ương III : Mô tả nhiệm vụ được phân công và kết quả sinh viên đạt được
trong quá tr ình thực tập.
4
PHẦN 1
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TMDV TRÁI TIM
VÀNG
1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần TMDV Trái Tim
Vàng
1.1.1 Các giai đoạn hình thành và phát triển của công ty
Giai đoạn I: từ khi thành lập đến 04/2008: Thời kỳ hưng thịnh
Công ty cổ phần TMDV Trái Tim Vàng tiền thân là câu lạc bộ YOGA
SECRET được thành lập vào tháng 02/2008. Trong lúc người dân đang lo lắng vì tỷ
lệ béo phì và bệnh tật ngày càng lan tràn, họ tìm mọi cách để cải thiện sức khỏe và
hình thể của người thân và chính bản thân họ nên đổ xô tham gia vào các câu lạc bộ

thể dục, thẩm mỹ; tham gia luyện tập ở các công viên, khu vui chơi, vỉa hè và thậm
chí là trên các đường phố. Chính vì vậy việc gặp những tác dụng phụ, những chấn
thương, di chứng của việc luyện tập là không thể tránh khỏi, nhất là đối với cách
luyện tập đại trà, không đúng phương pháp. Lúc bấy giờ Yoga đã xuất hiện khá lâu
tại Việt Nam, nhưng rất ít người thật sự biết và hiểu về Yoga.
5
Vào cuối năm 2007, Cô Sridevi – Tố Hải, sau một thời gian miệt mài học tập,
nghiên cứu và giảng dạy Yoga tại nhiều nước trên thế giới đã trở về Việt Nam. Với
lòng yêu nghề sâu sắc và mong muốn mang Yoga đến với mọi người, xây dựng một
nơi thật sự thích hợp và lý tưởng để mọi người cùng luyện tập và tìm hiểu về yoga,
cô đã thành lập YOGA SECRET CLUB tại 70 Trương Quốc Dung, P.10, Q.Phú
Nhuận, TP.HCM.
Với tiêu chí mang lại cho mọi người sức khỏe, niềm tin và sự thanh thản trong
tâm hồn, YOGA SECRET CLUB thành lập đã đáp ứng được nhu cầu cuả thị trường
hiện tại, đã thu hút được rất đông học viên đến luyện tập. Mọi người đến luyện tập
và giao lưu tại YSC đều xem đây là một ngôi nhà mới, vui vẻ và thân thiện cho
những ai muốn luyện tập và tìm hiểu về Yoga tại đây.
Các lớp mà YSC đã mở trong giai đoạn này: Hatha Yoga, Sridevi Yoga,
Beauty Yoga, Yoga trẻ em; các lớp tại gia và khai giảng khóa Huấn Luyện Viên
Yoga chuyên nghiệp đầu tiên.
Giai đoạn II: từ tháng 04/2008 đến 09/2009: khó khăn và thử thách.
Từ khi ra đời YSC thật sự đã tạo nên một ấn tượng sâu sắc và tốt đẹp trong
lòng khách hàng cũng như trong giới thể dục và làm đẹp nói chung. Từ những bước
phát triển đầy triển vọng đó, YSC tiến lên thành lập công ty dưới tên là Công ty
TNHH một thành viên Hải Trung Kim. Công ty được thành lập là một bước phát
triển mới và đầy tiềm năng ở thị trường còn mới lạ về Yoga tại Việt Nam, mà cụ thể
là tại TP.HCM. Công ty cũng thu hút được nhiều hợp đồng hơn ở mảng tại gia cũng
như ở các công ty, tổ chức muốn đưa yoga vào công sở của họ. Cũng trong thời
gian này công ty mở thêm một chi nhánh ở 42 Huỳnh Khương Ninh, p. Đa Kao, Q.
1, TP HCM.

Tuy nhiên, đây cũng là giai đoạn đầy khó khăn và thử thách đối với công ty
cũng như đối với bản thân cô Sridevi – Tố Hải. Sự phát triển của một công ty tạo
nên những khó khăn về tài chính và trong quản lý điều hành. Mặt khác, các đối thủ
cạnh tranh hiện tại đã sử dụng nhiều chiến lược khác nhau để thu hút khách hàng.
Và hàng loạt các trung tâm, các câu lạc bộ về yoga ra đời. Cả chuyên nghiệp lẫn đại
6
trà, tạo nên một sự cạnh tranh gay gắt trong thị trường thể dục, thẩm mỹ hiện tại. Sự
hỗn loạn trên thị trường lúc này đã kéo theo nhiều hậu quả nghiêm trọng như do
tính chất không chuyên nghiệp tạo nên chấn thương cho học viên, trên báo chí và
internet xuất hiện những câu chuyện không hay về yoga như: tập yoga sẽ bị “tẩu
hỏa nhập ma”, các bộ phim và tư liệu về yoga khác tạo nên sự nghi ngại, lo lắng về
việc tập yoga trong lòng người dân.
Trước những khó khăn và thử thách đó, Cô Sridevi – Tố Hải vẫn quyết tâm
giữ vững tiêu chí hoạt động và mục tiêu của mình. Với chuyên môn về yoga và
quản trị được đào tạo kỹ, với nhiệt huyết tuổi trẻ và lòng yêu nghề, yêu người, cô
quyết tâm đưa công ty vượt qua những khó khăn trước mắt.
Trong giai đoạn này, doanh thu một tháng chỉ đạt khoảng 25 lớp/ 1 ngày.
Tương đương doanh thu toàn công ty khoảng 320 triệu đ/ 1 tháng.
Giai đoạn III: từ tháng 09/2009 đến nay: phục hồi và có những bước tiến
mới.
Để thoáng khỏi những khó khăn trước mắt, công ty đã có nhưng bước chuyển
đổi mới. Về tài chính, công ty chuyển đổi từ Công ty TNHH một thành viên Hải
Trung Kim thành Công ty Cổ Phần TM – DV Trái Tim Vàng để giải quyết những
khó khăn về tài chính.
Thay đổi một vài nhân sự làm việc kém hiệu quả và tuyển thêm nhân viên trẻ
có năng lực hơn, nhiệt huyết hơn với nghề. Đồng thời tiến hành cải cách lại quy chế
làm việc của công ty, xây dựng lại quy trình giảng dạy cũng như đào tạo lại đội ngũ
nhân viên và huấn luyện viên hiện có trong công ty.
Đẩy mạnh hoạt động đào tạo huấn luyện viên chuyên nghiệp mới. Tăng cường
hàng loạt các biện pháp để nhằm ổn định lượng khách hàng hiện có cũng như thu

hút khách hàng tiềm năng khác.
Từ những thay đổi trên, công ty đang từng bước đi vào ổn định và phát triển
vững chắc hơn. Chính bằng sự non trẻ của chính mình, công ty đã có được những
kinh nghiệm quý báu và từ đó có những bước tiến đầy triển vọng để có thể thoát
khỏi những khó khăn hiện tạivà tạo dựng một hướng đi mới trong tương lai.
7
1.1.2 Tầm nhìn
Golden Hearts JSC là doanh nghiệp uy tín dẫn đầu ngành cung cấp dịch vụ
đào tạo Yoga và HLV Yoga chuyên nghiệp, tiến tới trở thành tập đoàn kinh doanh
trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe.
1.1.3 Sứ mệnh
Chăm sóc sức khỏe cho cộng đồng và cung cấp cơ hội việc làm cho lao động
Việt Nam.
1.1.4 Giá trị cốt lõi
• Tận tâm: Chúng tôi BẢO ĐẢM chất lượng dịch vụ tốt nhất theo những
quy chuẩn quốc tế sẽ mang lại giá trị cao nhất cho cả khách hàng và bản thân chúng
tôi.
• Trách nhiệm: Chúng tôi CHẮC CHẮN giữ vững giá trị của chữ
TÂM trong mỗi cá nhân thông qua các hoạt động kinh doanh có ý nghĩa với xã hội
và có trách nhiệm với môi trường.
• Chia sẻ: Chúng tôi QUYẾT TÂM xây dựng môi trường làm việc thân
thiện, cởi mở, sang tạo và nhiều cơ hội thăng tiến để thể hiện giá trị của mỗi nhân
viên trong từng giai đoạn phát triển.
Cộng đồng: Chúng tôi TỰ HÀO đây là nơi “Vẻ đẹp tỏa sang từ Tâm” luôn
được vun đắp, nuôi dưỡng và gìn giữ
1.2 Chức năng, nhiệm vụ và định hướng phát triển của công ty cổ phần TMDV
Trái Tim Vàng
1.2.1. Loại hình kinh doanh
• Dịch vụ đào tạo Yoga tại CLB.
• Dịch vụ đào tạo Yoga tại Gia .

• Yoga du lịch nghĩ dưỡng, Yoga tour bảo vệ môi trường
8
• Yoga trị liệu, cân bằng cơ thể , tâm trí, linh hồn.
• Dịch vụ huấn luyện kiến thức sức khỏe, nâng cao đời sống tinh thần
nhân viên tại các doanh nghiệp.
• Đào tạo chuyên nghiệp Huấn luyện viên Yoga
• Sản phẩm liên quan Yoga như: Quần áo, thảm tập, dụng cụ tập
luyện…
• Cung cấp HLV Yoga, Gym, Aerobic cho các câu lạc bộ, phòng thể
dục, resorts, khách sạn…
• Yogi shop cung cấp trang phục tập Yoga, thảm tập……
1.2.2. Sản phẩm của công ty
_ Yoga tại CLB
Yoga for love, hatha yoga, beaty yoga, yoga vui khỏe, yoga cột sống, yoga
Diet, sridevi yoga, vinyasa yoga, tổ chức yoga Tour " Hành trình khám phá cơ thể",
đào tạo huấn luyện viên, Những vật dụng phục vụ cho việt tập yoga như là quần áo
yoga, thảm tập, handmake yoga
_ Huấn luyện huấn luyện viên Yoga
Hàng năm công ty Trái tim vàng tổ chức các khóa huấn luyện “KHÓA
HUẤN LUYỆN NGẮN HẠN LẤY BẰNG HUẤN LUYỆN VIÊN YOGA ẤN
ĐỘ” để huấn luyện các học viên trở thành những huấn luyên viên chuyên nghiệp để
mang Yoga đến cho mọi người khắp nơi tại Việt Nam.
_ Cung cấp huấn luyện viên Yoga
Ứng dụng Yoga và Thiền Định vào đời sống doanh nghiệp là chuỗi các sản
phẩm dặc biệt của công ty Trái tim vàng nhằm đưa Yoga và Thiền Định đến gần
hơn với doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp cùng nhân viên tạo văn hóa luyện tập cơ
thể, tạo dựng sự kết nối, teamwork, xóa bỏ xung đột hằng ngày.
Bên cạnh những khóa học Yoga giúp xây dựng nền tảng sức khỏe, chữa trị và
phòng tránh các căn bệnh văn phòng (stress, mất ngủ, tê tay, đau lưng, suy kiệt, rối
9

loạn tiền đình, mất trí nhớ, ăn nhiều hoặc chán ăn…), chúng tôi còn có các khóa đặc
biệt như:
• Yoga phòng chặn các căn bệnh văn phòng
• Thuật kiểm soát hơi thở
• Thuật kiểm soát cơn giận
• Để họp hành không còn căng thẳng
• Yoga cười
• Yoga Retreats: Teambuilding, du lịch, nghỉ dưỡng…
1.2.3 Chức năng của sản phẩm
Đào tạo những huấn luyện viên chuyên nghiệp với bằng cấp quốc tế. Với lớp
tập ở CLB giúp cho học viên thật thoải mãi khi tập và rèn luyện cơ thể một cách tốt
nhất. Nếu học viên không muốn tới CLB học, thì công ty có những khóa học tại gia.
Ngoài ra, học viên còn có thể thỏa thích mua sắm những vật dụng phục vụ cho việc
tập yoga.
1.2.4 Những lợi ích mà sản phẩm đem lại
 Lợi ích cho cơ thể: Giúp cơ thể linh hoạt, giúp cơ thể bền bỉ, phát triển các
cơ, Yoga sẽ tạo ra những bó cơ dài và chắc chắn, không còn mỡ thừa. Yoga sẽ giúp
tăng sự liên kết trong và ngoài vùng lưng và các bộ phận dễ chấn thương trong cơ
thể. Giúp nhịp thở đều đặn
 Lợi ích tinh thần: Tạo sự điềm tĩnh., giảm stress, tập luyện Yoga còn giúp
tăng ý thức về cơ thể.
1.2.5 Nhiệm vụ của công ty
Nhiệm vụ đầu tiên của công ty là mang sức khỏe đến với cộng đồng và đào tạo
ra đội ngũ HLV chuyên nghiệp phục vụ cho cộng đồng, cung cấp các dịch vụ về
Yoga ( thảm tập yoga, trang phục tập yoga, vật dụng Yoga …)
1.2.6 Định hướng phát triển của công ty CP TMDV Trái Tim Vàng
Công ty cổ phần Trái Tim Vàng hiện tại đang phát triển thành một tập đoàn
GHS. Trong tương lai sẽ phát triển thương hiệu của công ty có mặt khắp 65 tỉnh
thành, để phát triển lên giá trị cộng đồng là con người của GHS
10

1.3 Kết quả sản xuất kinh doanh
1.3.1 Tổng doanh thu của công ty trong năm 2011
_ Tổng doanh thu của công ty CP Trái Tim Vàng vào năm 2011 đã bắt đầu
vào thời kỳ ổn định với doanh thu là 720, 000,000 VND
1.3.2 So sánh kết quả năm 2011 đến 2012
Chỉ tiêu 2012 2011
1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 400,413,905 282,492,136
2. Các khoản giảm trừ doanh thu
3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch
vụ
400,413,905 282,492,136
4. Giá vốn hàng bán 43,149,210 2,450,825
5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 357,264,695 280,041,311
6. Doanh thu hoạt động tài chính 66,983 161,364
7. Chi phí tài chính 115,000 439,876
- Trong đó: Chi phí lãi vay
8. Chi phí bán hàng 5,945,090 20,000,000
9. Chi phí quản lý doanh nghiệp 214,896,405 334,092,882
10. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 136,375,183 (74.330.083)
11. Thu nhập khác
12. Chi phí khác
13. Lợi nhuận khác
14. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 136,375,183 (74.330.083)
15. Chi phí thuế TNDN hiện hành
11
16. Chi phí thuế TNDN hoãn lại
17. Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 136,375,183 (74.330.083)
[Phòng Hành chính – Nhân sự]
1.4 Tình hình lao động
1.4.1 Số lượng nhân viên trong công ty

Nhân viên của công ty gồm có 10 nhân viên văn phòng, 18 huấn luyện viên, 2
lễ tân ( cá sáng và ca chiều), 1 bác bảo vệ và 1 cô lao công.
1.4.2 Sơ đồ tổ chức
[Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự]
1.4.3 Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận
 Phòng hành chính – Nhân sự : quản lý lưu trữ hồ sơ, tài liệu, tổ chức
không gian làm việc, tổ chức hoạt động giao tiếp và lễ tân, tuyển dụng và đào tạo,
tiền lương và tiền công, chính sách lương thưởng công \ty
 Phòng tài chính – Kế Toán : Theo dõi, phản ánh sự vận động vốn kinh
doanh, của công ty, cố vấn cho ban lãnh đạo. Tham mưu về công tác tài chính kế
toán cho ban lãnh đạo. Lập kế hoạch tài chính theo tháng, quý,, năm đồng thời định
kỳ báo cáo hoặc báo cáo theo yêu cầu của Ban lãnh đạo về tình hình tài chính của
công ty. Đánh giá hoạt động tài chính của công ty, đề xuất các biện pháp nhằm nâng
cao hiệu quả tài chính
Hội đồng quản trị
Giám đốc
Phòng
Hành chính – Nhân sự
Phòng
Tài chính – Kế toán
Phòng
Kinh doanh
12
 Phòng kinh doanh :Tham mưu cho giám đốc và thực hiện các lĩnh vực như
tiêu thụ sản phẩm, chăm sóc khách hàng. Chịu trách nhiệm khảo sát, tìm kiếm và
mở rộng thị trường Lập kế hoạch marketing, quản lý bán hàng, marketing online, tư
vấn cho khách hàng, giải đáp những câu hỏi của khách hàng
1.5 Tình hình tài sản và cơ sở vật chất của tổ chức
1.5.1 Tổng tài sản
Gồm nguồn vốn là 6 tỷ VND :

 Trong đó 4,5 tỷ VND là tài sản ngắn hạng : tiền mặt (3,8 tỷ VND ), hàng
tồn kho (400 triệu VND) , phải thu ( 300 triệu VND )
 Trong đó 1,5 tỷ VND là tài sản dài hạn: tài sản cố định 1,5 tỷ
1.5.2 Cơ sở vật chất
Yoga Secret Club có 02 phòng tập lớn và 01 phòng tập nhỏ được thiết kế với
sàn gỗ thoáng mát, sử dụng khí tự nhiên. Các phòng tập đều được trang bị quạt,
đèn, cửa gỗ phù hợp với lớp tập Yoga
Bên cạnh đó Yoga Secret Club tủ giữ đồ an toàn. Mỗi phòng đều có 3 phòng
tắm chuyên biệt , phòng thay đồ , phòng vệ sinh sạch sẽ và tiện nghi , ngoài ra các
phòng đều có kệ đựng dày dép và thảm tập cho học viên
1.6 Giới thiệu hoạt động tại phòng bàn thực tập
1.6.1 Phòng Hành chính - Nhân sự của công ty CP TMDV Trái Tim
Vàng
_ Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty CP TMDV Trái Tim Vàng
Trưởng phòng Hành Chính – Nhân sự
Hành chính Nhân sự
Giáo vụ Chuyên môn
13
[Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự]
1.6.2 Mô tả công việc của phòng hành chính nhân sự
_ Công tác hành chính : soạn thảo văn bản, quản lý hồ sơ đến và đi, tổ chức
các hoạt động giao tiếp, lễ tân, quản lý thiết bị văn phòng, xắp xếp và bố trí không
gian làm việc, quản lý văn phòng phẩm và thiết bị văn phòng
- Công tác nhân sự : tuyển dụng và đào tạo, thực hiên công việc tính tiền công
và tiền lương, chính sách lương thưởng và động viên cho nhân viên
1.6.3 Chức năng và nhiệm vụ của phòng nhân sự
 Chức năng
 Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện quản lý nhân sự, đào
tạo và tái đào tạo
 Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích – kích thức

người lao động làm việc
 Tham mưu đề xuất cho ban giám đốc để xử lý các vấn đề thược lĩnh vực
Hành chính – Nhân sự
 Nghiên cứu, soản thảo và trình duyệt các qui định áp dụng trong công ty,
xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty – các bộ phận và tổ chức thực hiện
 Lập kế hoạch tuyển dụng và biện pháp thực hiện kế hoách
 Tiếp nhận hồ sơ và phỏng vấn người lao động xin việc
 Lập hợp đồng đào tạo, hợp đồng thử việc và hợp đồng lao động
 Kiểm tra và tính ngày công cho nhân viên khối văn phòng công ty
 Giải quyết chế độ cho nhân viên như: Nghỉ việc, ốm đau, cưới hỏi…
 Xắp xếp, bố trí văn phòng; cây cảnh, lọ hoa, tủ kệ, hồ sơ, bàn ghế, máy
tính
 Tiếp nhận hồ sơ phỏng vấn
 Nhiệm vụ hành chính
 Xây dựng quy chế lương theo yêu cầu, chiến lược của công ty
 Nghiên cứu, soản thảo và trình duyệt các qui định áp dụng trong Công ty.
 Lập chương trình đào tạo định kỳ tháng, năm
14
 Tổ chức chương trình huấn luyện cho nhân viên
 Điều động nhân sự theo yêu cầu sản suất kinh doanh
 Thống kê và quản lý tòa bộ trang thiết bị tại văn phòng
 Tiếp nhận, gửi và kiểm soát công văn đi và đến
 Đảm bảo cách bố trí và xắp xếp văn phòng một cách hợp lý, có khoa học,
nhân viên cảm thấy thoải mãi
 Tiếp nhận hồ sơ và phỏng vấn người lao động
PHẦN 2
TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH - NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY
CỔ PHẦN TMDV TRÁI TIM VÀNG
2.1 Vai trò của công tác hành chính văn nhân sự đối với công ty
2.1.1 Vai trò của công tác hành chính văn phòng đối với công ty

2.1.1.1 Quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu, kệ sách
Quản lý hồ sơ, tài liệu bao gồm việc xắp xếp, thiết kế xem xét lại các hồ sơ,
tài liệu trong tổ chức liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ xử lý, bảo quản khai
thác, chỉnh lý, lưu trữ và tiêu hủy hồ sơ dữ liệu. Hố sơ dữ liệu là một loại tài sản có
giá trị như các loại tài sản khác của doanh nghiệp.
Để tiến hành các hoạt động của doanh ngiệp, phải có hồ sơ tài liệu làm căn cứ,
làm cơ sở theo dõi, sử chữa, chỉ đạo hoạt động sản xuất - kinh doanh sao đúng kế
hoạch, mục đích đề ra. Hồ sơ, tài liệu cpos tác dụng lớn trong việc nghiên cứu tình
hình, tổng kết kinh nghiệm, chương trình kế hoạch hoạt động một cách đầy đủ và
sinh động.
2.1.1.2 Tổ chức không gian làm việc
Không gian làm việc thực sự ảnh hưởng đến năng suất và hiệu quả công việc.
Tổ chức không gian làm việc sao cho đảm bảo thuận tiện, thoải mãi, an toàn cho
nhân viên trong các thao tác và hoạt động thực hiện nhiệm vụ công việc là một công
việc tất yếu cảu nhà quản lý cần quan tâm và đáp ứng
15
Không gian làm việc là môi trường rất dễ tác động đến trạng thái tâm lý làm
việc cũng như hiệu quả công việc của nhân viên. Do đó, tùy theo lĩnh vực công việc
mà lựa chọn những kiểu dáng và mô hình không gian làm việc thích họp.
2.1.1.3 Quản lý tài sản thiết bị trong văn phòng
Quản lý thiết bị trong văn phòng bao gồm : quản lý văn phòng phẩm, quản lý
thư viện của công ty,quản lý điện thoại và các máy móc trong văn phòng (gồm máy
in, photo, máy tính, máy điều hòa, bóng đèn ),quản lý bàn ghế,kiểm soát cho phí
tiếp khách Tát cả các hoạt động quản lý và kiểm soát chặt chẽ.
2.1.1.4 Soạn thảo văn bản
Soạn thảo văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ ở
dạng viết. Văn bản thường tập hợp các câu có tính tron vẹn về nội dung và hoàn
chỉnh về hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu giao tiếp
nhất định. Soạn thảo văn bản được chia thành hai loại:
 Hình thức văn bản pháp quy :

- Nghị định: do Chính phủ ban hành để quy định những quyền lợi và nghĩa
vụ của người dân theo Hiến pháp và Luật do Quốc hội ban hành.
- Nghị quyết: do Chính phủ hoặc Hội đồng nhân dân các cấp ban hành về
các nhiệm vụ kế hoạch, chủ trương chính sách và những công tác khác.
- Quyết định: do Thủ trưởng các cơ quan thuộc Nhà nước hoặc
- Hội Đồng nhân dân các cấp ban hành. Quyết định để điều hành các công
việc cụ thể trong đơn vị về các mặt tổ chức, nhân sự, tài chính, kế hoạch, dự án hoặc
bãi bỏ các quyết định của cấp dưới.
- Chỉ thị: do Thủ trưởng các cơ quan thuộc Nhà nước ban hành hoặc Hội
đồng nhân dân các cấp ban hành. Chỉ thị dùng để đề ra chủ trương, chính sách, biện
pháp quản lý, chỉ đạo công việc, giao nhiệm vụ cho các bộ phận dưới quyền.
- Thông tư: để hướng dẫn giải thích các chủ trương chính sách và đưa ra
biện pháp thực hiện các chủ trương đó.
16
- Thông cáo: thông báo của chính phủ đến các tầng lớp nhân dân về một
quyết định phải thi hành hoặc một sự kiện quan trọng khác.
 Hình thức văn bản hành chính
- Công văn: là giấy tờ giao dịch về công việc của cơ quan đoàn thể, ví dụ
như: công văn đôn đốc, công văn trả lời, công văn mời họp, công văn giải thích,
công văn yêu cầu, công văn kiến nghị, công văn chất vấn.
- Báo cáo: dùng để trình bày cho rõ tình hình hay sự việc, ví dụ như: báo
cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo năm, báo cáo định kỳ, báo cáo đột
xuất, báo cáo chuyên đề, báo cáo hội nghị.
- Thông báo: báo cho mọi người biết tình hình hoạt động, tin tức liên quan
tới đơn vị bằng văn bản.
- Biên bản: bản ghi chép lại những gì đã xảy ra hoặc tình trạng của một sự
việc để làm chứng về sau. Ví dụ: biên bản hội nghị , biên bản nghiệm thu, biên bản
hợp đồng, biên bản bàn giao.
2.1.1.5 Tổ chức các hoạt động giao tiếp, lễ tân, buổi họp nhân viên văn
phòng

Gồm việc giao tiếp qua điện thoại, đón tiếp khách tại cơ quan, tổ chức buổi
họp của nhân viên trong công ty
Điện thoại được xem là phương tiện giao tiếp hàng đầu ở cơ quan, đơn vị
hiện nay. Điện thoại không chỉ là phương tiện thông tin mà còn là phương tiện biểu
lộ nhân cách. Giao tiếp qua điện thoại còn được xem là một trong những hoạt động
giao dịch thể hiện văn hóa doanh nghiệp. Tất cả nhân viên cơ quan đặc biệt là thư
ký và lễ tân phải nắm bắt kỹ lưỡng nghiệp vụ hành chính này dể thể hiện thái độ
văn minh và lịch sự khi giao tiếp qua điện thoại
Đón tiếp khách là một hoạt động thường xuyên của cơ quan, đảm bảo cho
việc hoạt động sản xuất kinh doanh tồn tại và phát triển, thể hiện yêu cầu công tác
quản lý và nhu cầu giao tiếp xã hội. Tổ chức việc đón khách tiếp kiệm, hợp lý và
hiệu quả sẽ giúp người quản lý tiếp kiệm thời gian để tập chung vào những việc
quan trọng hơn
17
2.1.2 Vai trò của công tác nhân sự
2.1.2.1 Tuyển dụng
Tuyển dụng nhân sự đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của doanh
nghiệp, vì vậy trách nhiệm đặt trên vai của những nhà tuyển dụng nhân sự là phải
tìm ra những ứng viên sáng giá phù hợp với vị trí công việc còn trống. Đây là một
nhiệm vụ đòi hỏi bạn phải là người có tầm nhìn rộng, khả năng phán đoán và đặt ra
những tình huống để tìm kiếm ứng viên tài năng.
Các giai đoạn của cuộc tuyển dụng bao gồm : soạn thảo các thông báo, tiếp
nhận CV, phân loại, đặt lịch hẹn phỏng vấn và phỏng vấn.
Quy trình tuyển dụng nhân sự được thực hiện qua các bước như sau:
+ Lập kế hoạch tuyển dụng
+ Xác định phương pháp và các nguồn tuyển dụng
+ Xác định địa điểm, thời gian tuyển dụng
+ Tìm kiếm, lựa chọn ứng viên
+ Đánh giá quá trình tuyển dụng
+ Hướng dẫn nhân viên mới hòa nhập

2.1.2.2 Tiền lương tiền công
Tiền lương (tiền công) là loại phần thưởng vật chất, biểu hiện bằng tiền mà
một cá nhân nhận được để đổi lấy sức lao động của mình.
_ Đối với người lao động:
Tiền lương là phần cơ bản nhất trong thu nhập của lao động, giúp trang trải
chi tiêu cần thiết.
• Tiền lương kiếm được ảnh hưởng đến địa vị của người lao động trong
gia đình, địa vị của họ trong tương quan với các bạn đồng nghiệp cũng như giá trị
tương đối của họ đối với tổ chức và đối với xã hội.
• Tiền lương nhiều giúp tạo động lực thúc đẩy người lao động ra sức
học tập để nâng cao giá trị của họ đối với tổ chức thông qua sự nâng cao trình độ và
sự đóng cho tổ chức.
_ Đối với tổ chức:
18
• Tiền lương là một phần quan trọng của chi phí sản xuất. Tăng tiền
công sẽ ảnh hưởng tới chi phí, giá cả và khả năng cạnh tranh của sản phẩm của
Công ty trên thị trường.
• Tiền lương là công cụ để duy trì, gìn giữ và thu hút những người lao
động giỏi, có khả năng phù hợp với công việc của tổ chức.
• Tiền lương cùng với các loại hình thù lao khác là công cụ để quản lý
chiến lược nguồn nhân lực và có ảnh hưởng đến các chức năng khác của quản lý
nguồn nhân lực.
_ Đối với xã hội:
• Tiền lương có thể ảnh hưởng quan trọng tới các nhóm xã hội và các tổ
chức khác nhau trong xã hội. Tiền lương cao hơn giúp cho người lao động có sức
mua cao hơn và điều đó làm tăng sự thịnh vượng của cộng đồng nhưng mặc khác có
thề dẫn tới tăng giá cả và làm giảm mức sống của những người có thu nhập không
đuổi kịp mức tăng của giá cả. Giá cả tăng cao lại có thể làm giảm cầu về sản phẩm
và dịch vụ và dẫn tới giảm công việc làm.
• Tiền lương đóng góp một phần đáng kể vào thu nhập quốc dân thông

qua con đường thuế thu nhập và góp phần làm tăng nguồn thu của chính phủ cũng
như giúp cho chính phủ điều tiết được thu nhập giữa các tầng lớp dân cư trong xã
hội.
2.1.2.3 Chính sách tiền lương, thưởng , động viên
Chính sách lương, thưởng, động viên là những khoảng phụ thêm ngoài tiền
công và tiền lương để thù lao cho sư thực hiện tốt hơn mức tiêu chuẩn của người lao
động. Nó giúp tác động tới hành vi của người lao động, nhằm hoàn thiện sự thực
hiện công việc của người lao động, nâng cao năng suất lao động, tạo sự thích thú
hơn trong công việc, động viên họ có nhiều sáng kiến góp phần phát triển công ty
và tạo tính cạnh tránh lành mạnh giữa các bộ phân , giữa các cá nhân trong công ty.
Gồm có các chương trình khuyến khích :
19
•
Tăng lương tương xứng thực hiện công việc: phương pháp này dựa vào đánh
giá thực hiện công việc thường kỳ đói với tất cả mọi người lao động và tỷ lệ tăng
lương tương xứng. Tăng lương tương xứng thực hiện công việc thường được đi kèm
với tăng lương để điều chỉnh mức lương sống, tăng lương cho nâng cao trình độ,
hoặc tăng lương theo thâm niên
•
Tiền thưởng: dạng khuyến khích tài chính được chi ra một lần ( thường vào
cuối quý hoặc cuối năm) để thù lao cho sự thực hiện công việc của người lao động.
Tiền thưởng cũng có thể được chi trả đột xuất để ghi nhận những thành tích xuất sắc
của người lao động
•
Phần thưởng: thù lao cho những lần thành tích tốt của người lao động nhưng
được trả dưới dạng vật chất
•
Các chế độ trả lương khuyến khích là những dạng khuyến khích tài chính có
nhiều tác động đối với người lao động với điều kiện chúng phải được thiết kế một
cách có tính toán và được quản lý cẩn thận

2.2 Các yếu tố ảnh hường đến công tác hành chính nhân sự văn phòng của
công ty
2.2.1 Những yếu tố ảnh hưởng của môi trường bên trong
 Văn hóa doanh nghiệp: Nơi vẻ đẹp tảo sáng từ tâm. Các nhân viên trong
công ty làm việc bằng tâm hồn, trái tim để yêu thương và chia sẻ lẫn nhau, tạo một
bầu không khí thân thiện, cảm giác như công ty là ngôi nhà thứ hai của nhân viên.
 Nguồn lực về con người : gồm 11 nhân viên , 19 huấn luyện viên, 1 bảo vệ,
1 tạp vụ. Đa số nhân viên văn phòng là nữ còn rất trẻ và năng đông, các huấn luyện
viên gồm nhiều lứa tuổi từ 19 đến 50 tuổi
 Thiết bị văn phòng : bàn ghế, máy tính, máy lạnh, quạt, văn phòng phẩm
20
 Con người: Con người là một yếu tố quan trọng nhất trong quá trình sản
xuất, việc xắp xếp và bố trí đúng năng lực và mong muốn của nhân viên hết sức
quan trọng vì nó ảnh hưởng đến chât lượng lao động. Con người cảm thấy thoải mãi
và an toàn khi làm việc họ mới phát huy được những điểm mạnh và đóng góp cho
công ty.
Bảng 2.2.1 Bảng trình độ lạo động của Công ty cổ phần Trái Tim Vàng năm 2013
Trình độ lao động
Số lượng
(người)
Tỉ lệ (%)
- Đại học 7 23 %
- Cao đẳng, trung cấp 3 10 %
- Chứng chỉ HLV Yoga cấp quốc tế 18 60 %
- Khác 2 7 %
[Nguồn: Phòng nhân sự]
 Phong thủy: Cùng với sự phát triển của xã hội, phong thuỷ đang được ứng
dụng trong nhiều lĩnh vực của đời sống, trong đó tiêu biểu là ứng dụng phong thủy
trong bài trí văn phòng công sở và kinh doanh. Người ta có thể thông qua phong
thủy của nhà ở, văn phòng, cơ sở thương mại để dự đoán sự thành đạt của các tổ

chức xã hội, kinh tế và nhân sinh. Trong một tổ chức, một doanh nghiệp, vị trí và
cách bài trí văn phòng làm việc của ban điều hành, phòng Giám đốc cũng không thể
xem nhẹ.
 Văn bản. hồ sơ, dữ liệu;
• Hồ sơ, tài liệu hành chính văn phòng
Các văn bản quy phạm pháp luật, các quy định chỉ thị của ban lãnh đạo
doanh nghiệp….( hồ sơ nguyên tắc)
21
Những hồ sơ tài liệu về các cuộc họp, các hội nghị, các chương trình event
(thiền osho, thiền động, Yoga cho mọi người,…) các buổi huấn luyện kỹ năng cho
nhân viên
Hồ sơ , tài liệu về mua sắm trang thiết bị, tài sản, máy móc, hàng hóa….
Báo cáo sơ kết, tổng kết về các mặt hoạt động của doanh nghiệp
Các loại giấy tờ “ đi” và “đến” hàng năm
Báo cáo sơ kết, tổng kết về các mặt hoạt động của doanh nghiệp
• Hồ sơ, tài liệu về tổ chức nhân sự
 Hồ sơ về việc thành lập doanh nghiệp ( đơn xin thành lập, quyết định
thành lập, giấy phép kinh doanh và các tài liêu khác có liên quan)
 Tài liệu và các quyết định bổ nhiệm, bầu cử ban lãnh đạo doanh nghiệp,
chức năng nhiệm vụ cụ thể.
 Hồ sơ về tuyển dụng, tiếp nhận, thuyên chuyển nhân viên, người lao
động
 Các quyết định khen thưởng, kỷ luật người lao động
 Hồ sơ, tài liệu về bảo hiểm xã hội, lương, phụ cấp, trợ cấp cho người
lao động…
 Hồ sơ cá nhân của thành viên, người lao động trong doanh nghiệp (sơ
yếu lý lịch bản sao bằng cấp, hợp đồng lao động, quyết định nâng lương…)
• Hồ sơ, tài liệu về hoạt đông kinh doanh
 Hồ sơ tài liệu về chương trình kế hoạch hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp

 Kế hoạch tài vụ hàng năm, hàng quý
 Hồ sơ về các hợp đồng kinh tế, hợp đồng thương mại, mua bán hàng
hóa, sản phẩm…
 Các tài liệu liên quan đến học viên tại gia và học viên tại trung tâp.
 Thông tin học viên tại công ty (tên họ, địa chỉ, số điện thoại …)
 Thư mời, thư cảm ơn khách hàng, thông báo đến khách hàng
• Hồ sơ tài liệu Yoga
22
 Tài liệu giảng dạy Yoga, lịch dảy của các HLV
 Tài liệu chuyên môn về Yoga như Yoga cột sống, Yoga trẻ em, Yoga
beauty, Yoga for love, Yoga cười …
• Hồ sơ, tài liệu về tài chính, kế toán
 Văn bản quy phạm pháp luật, quy định hướng dẫn về công tác tài chính,
kế toán.
 Hồ sơ dự toán, quyết toán kinh phí
 Hồ sơ, tài liệu về kiểm kê tài sản, kiểm tra tài chính hàng năm.
 Hồ sơ về kế hoạch tài chính, báo cáo tài chính
 Kế hoạch thu chi, chứng từ sổ sách kế toán….
• Các loại hồ sơ, tài liệu khác của doanh nghiệp
 Các chương trình đào tạo
Đối với nhân viên văn phòng:
Huấn luyện bán hàng, marketing online
Kỹ năng thuyết trình, cách học tiếng anh hiệu quả, phong cách nơi công sở
Yoga thiền định ( giúp nhân viên giảm áp lực công việc và cân bằng cuộc
sống)
Đối với Huấn luyện viên Yoga:
Khóa năng cao và chuyên sâu bộ môn như là Yoga bà bầu, Yoga cột sống,
Yoga for love, Yoga beaty
Khóa tiếng anh và tập thể lực hàng tuần của huấn luyện viên
2.2.2 Những yếu tố bên ngoài

 Soạn thảo văn bản theo quy định pháp luật
Soạn thảo hợp đồng lao động , hợp đồng thuê mặt bằng, mua bán đất của công
ty, soạn thảo các hợp đồng đối tác. Soạn thảo văn bản về thuế nhà nước, thuế tiêu
thụ đặc biết, thuế môn bài
 Luật lao động về chính sách lương
23
_ Các điều 55, điều 56, điều 58 Bộ Luậy Lao động quy định về tiền lương,
mức lương, hình thức trả lương, thời hạn trả lương, thời hạn trả lương cho người lao
động như sau:
o Tiền lương của người lao động do hai bên thỏa thuận trong hợp đồng và
được trả theo năng suất lao động, chất lượng vfa hiệu quả công việc. Mức lương của
người lao động không được thấp hơn mức lương tối thiểu do Nhà nước quy định.
o Hình thức trả lương: Người sử dụng lao động có quyền chọn các hình
thức trả lương theo thời gian (giờ, ngày, tuần, tháng) theo sản phẩm, theo khoán
nhưng phải duy trì hình thức trả lương đã chọn trong một thời gian nhất định và
phải thông báo cho người lao động biết. Phải trả lương đúng thời hạn, trong trường
hợp trả lương chậm, thì không được chậm quá một tháng và người sử dụng lao động
phải đền bù cho người lao động một khoảng tiền ít nhất bằng lãi suất tiền gửi tiết
kiệm do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm trả lương
o Tại điều 43 Bộ Luật Lao Động quy định: Trong thời hạn 7 ngày, kể từ
ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các
khoản liên quan đến quyền lợi của mỗi bên, trưòng hợp đặc biệt, có thể kéo dài
nhưung không quá 30 ngày. Theo quy định tại điều c, khoản 2 và điều c khoản 6,
điều 10 Nghị định 47/2010/NĐ-CP, lý do không trả lương đầy đủ, đúng hạn cho
người lao động, trả trậm nhưng không đền bù thì Công ty có thể bị phạt từ
2.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng buộc trả lương và các chế độ khác cho người
lao động.
 Nguồn nhân lực hiện nay:
Nguồn lao động dồi dào, nhiều sinh viên mới ra trường trình độ cao, năng
động và sáng tạo, dễ dàng lựa chon được nguồn lao động chất lượng cao

2.3 Tìm hiểu về hoạt động hoạt động hành chính - nhân sự của công ty CP
Trái Tim vàng
2.3.1 Công tác hành chính
 Xắp xếp thư viện công ty : phân loại sách, dán giấy sticker số thứ tự và
đánh dấu từng loại sách, hồ sơ. Đặt các loại sách về kinh tế ở một khu riêng, sách
24
Yoga khu riêng, … trên kệ. Dùng giấy sticker dán tên loại sách trên mỗi khung của
kệ, vẽ sơ đồ phân loại kệ sách trên máy tính và lưu vào máy
 Soạn thảo báo cáo: đầu tiên xác định mục đích báo cáo và xây dựng nội
dung, thường nên chia nội dung thành 3 phần ( gồm mở đầu, nội dung chính, kết
quả báo cáo), kiểm tra lại nội dung và lỗi chính tả, cuối cùng trình cho lãnh đạo
duyệt
 Soạn thảo công văn: bố cục gồm địa danh và thời gian gửi công văn , tên
cơ quan, chủ thể nhận công văn, số ký hiệu công văn, chữ ký và đóng dấu. Nội
dung chia thành 3 phần: đặt vấn đề, giải quyết vấn đề, kết luận vấn đề
 Soạn thảo thông báo: bố cục gồm có địa danh và ngày tháng năm thông
báo, tên cơ quan thông báo, số và ký hiệu công văn và nên trích yếu nội dung thành
các mục, các điều cho dễ nhớ
 Các vật dụng phục vụ trong văn phòng như là hồ sơ, giấy tờ , bàn ghế,
máy tính…. sử dụng quy trình 5S ( sàn lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, sắn sàng)
 Tổ chức tất niên và tiệc sinh nhật cho nhân viên và HLV: lập bảng kế
hoạch ( ghi rõ tên, ví dụ: Ké hoạch tất niên 2012 công ty CP Trái Tim Vàng), dự trù
kinh phí và số lượng người tham gia, gửi bảng kế hoạch cho giám đốc duyệt, phân
công nhiệm vụ cho nhân viên, gửi thiệp mời đến tất cả nhân viên và khách hàng ,
gọi điện thoại và gửi email thông báo “ Tất niên”. Chuẩn bị các công việc hậu cần
( trang trí, mua đồ ăn nước uống, dàn dựng sân khấu, âm thanh ánh sáng … )
2.3.2 Công tác nhân sự
Họ và tên
Tổng lương
(VND)

Đã thanh
toán
(VND)
Còn lại
(VND)
Tình trạng
Dự kiến
thanh
toán vào
ngày 10/4
Lê Thị Tố Hải 85.000 70.000 15.000 Đang làm việc
Trần Khoa Việt Nhi 45.000 30.000 15.000 Đang làm việc
Nguyễn Huy Toàn 10.000 7.000 3.000 Đang làm việc
Nguyễn Đăng Khoa 6.000 6000 0 Đang làm việc
Phạm Bích Khuê 6.000 6.000 0 Đang làm việc
Hồ Pạm Phi Khanh 6.000 6.000 0 Đang làm việc
25
_ Tổ chức chương trình đào tạo cho nhân viên và HLV: lập kế hoạch đào tạo,
gửi cho ban giám đốc, khi được duyệt bắt đầu thực hiện theo kế hoạch, và gửi tin
nhắn qua mail, gọi điện thoại, dán thông báo trên tường cho nhân viên biết về lịch
đào tạo.
[Nguồn: phòng Hành chính – Nhân sự]
2.4 Đánh giá về hoạt động hành chính nhân sự của công ty cổ phần Trái Tim
Vàng
2.4.1 Điểm mạnh
2.4.1.1 Công tác hành chính văn phòng:
•
Công ty có thư viện sách, nhân viên được đọc tại chỗ hoặc mượn sách về
tham khảo, giúp nhân viên trau dồi kiến thức
•

Công ty đang sửa chữa và nâng cấp văn phòng giúp cho nhân viên làm việc
thoải mãi hơn
•
Cách bố trí văn phòng rất nhẹ nhàng và phù hợp với phong cách yoga
•
Quy mô công ty đang được mở rộng, phòng ốc tiện nghi hơn, bổ xung nhiều
vật dung
•
Tập thể nhân viên và HLV trong công ty rất đoàn kết, yêu thương nhau theo
văn hóa của công ty
•
Nhờ việc tổ chức sinh nhật và tất niên cho nhân viên và HLV, giúp mọi người
cảm thấy được quan tâm và gắn bó hơn với công ty.
2.4.1.2 Công tác nhân sự