Đồ án tốt nghiệp: “Xây dựng HTTT QL xuất nhập khẩu hàng tại Công ty Công nghiệp chế biến Thực phẩm quốc tế - Chi nhánh NT” potx
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (908.71 KB, 108 trang )
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 1 - GVHD:
Bùi Thị Hoà
Đề tài:
“Xây dựng HTTT QL xuất nhập khẩu hàng tại Công
ty Công nghiệp chế biến Thực phẩm quốc tế - Chi
nhánh NT”
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 2 - GVHD:
Bùi Thị Hoà
Lời nói đầu
Ngày nay cùng với sự phát triển nhanh chóng của Công nghệ thông tin và
việc ứng dụng nó vào thực tế của các ngành kinh tế và đời sống đem lại những lợi
ích vô cùng to lớn. Có thể nói rằng kỹ nguyên của chúng ta là kỹ nguyên của công
nghệ thông tin.
Trong đó Bưu Điện, Ngân Hàng, Kinh Doanh là những ngành phát triển các
ứng dụng công nghệ tin học hàng đầu. Nhưng thực tế tại CÔNG TY CÔNG
NGHIỆP CHẾ BIẾN THỰC PHẨM QUỐC TẾ chi nhánh Nha Trang chưa hồn
tồn tin học hố trong quản lý kinh doanh. Quản lý xuất nhập hàng hố là một trong
các công tác hoạt động chính của công ty, hiện tại đang cần một hệ thống quản lý
mới phù hợp hơn bởi vì hầu hết các chương trình quản ly được xây dựng trên môi
trường ACCESS và Pocro nên vẫn còn nhiều hạn chế và chưa đáp ứng được với
nhu cầu thực tế.
Qua thời gian tiếp xúc với CÔNG TY CÔNG NGHIỆP CHẾ BẾN THỰC
PHẨM QUỐC TẾ chi nhánh Nha Trang tôi được các cô chú và anh chị trong công
ty gợi ý và giúp đỡ, tôi đã quyết định chọn đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin
quản lý xuất nhập hàng” làm đề tài thực tập tốt nghiệp của mình.
Với đề tài này tôi chia thành 5 chương như sau:
Chương I : Khảo sát & phân tích hiện trạng
Chương II : Giới thiệu các công nghệ liên quan
Chương III : Phân tích và thiết kế hệ thống
Chương IV: Xây dựng chương trình
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 3 - GVHD:
Bùi Thị Hoà
Chương V: Đánh giá hệ thống
Do thời gian hạn chế và kiến thức cón hạn hẹp nên trong đề tài này không
thể tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong quý thầy cô giáo và các bạn sinh viên
đóng gớp ý kiến để cho đề tài này ngày càng hồn thiện hơn.
Nhân đây em xin chân thành cảm ơn cô Bùi Thị Hồ– GV bộ môn Công
Nghệ Phần Mềm – khoa Công Nghệ Thông Tin trường ĐHBK Hà Nội đã tận tình
hướng dẫn em trong quá trình thực hiện đề tài thực tập tốt nghiệp này.
Hà Nội 7 – 2003
Sinh viên thực hiện:
Đinh Trọng Vinh
MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU ………………………………………………………… …… 1
MỤC LỤC …………………………………………………………………… 2
Chương 1: KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG ………………… 3
I. Giới thiệu về Công ty………………………………………………… 3
II. Phân tích hiện trạng …………………………………………………… 4
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 4 - GVHD:
Bùi Thị Hoà
Chương 2: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG …………………… 8
I. Mô hình quan niệm dữ liệu …………………………………………… 8
II. Mô hình tổ chức dữ liệu ……………………………………………… 8
III. Mô hình vật lý dữ liệu ………………………………………………… 9
IV. Mô hình thông lượng ………………………………………………… 14
V. Mô hình quan niệm xử lý ………………………………………………16
VI. Mô hình tổ chức xử lý ……………………………………………… 18
VII. Mô hình vật lý xử lý ………………………………………………… 22
Chương 3: GIỚI THIỆU CÁC CÔNG NGHỆ LIÊN QUAN ……………… 23
I. Giới thiệu về Visual Basic 6.0 ………………………………………… 23
II. Làm việc với Microsoft Visual Basic 6.0 …………………………… 24
III. Khả năng kết nối với cơ sở dữ liệu của Visual Basic ………………… 31
Chương 4: XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH ……………………………… 33
I. Phần dữ liệu……………………………………………………………… 33
II. Một số giao diện chính ………………………………………………… 34
III. Một số Module chính ………………………………………………… 36
Chương 5: ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG … ………………………………… 39
TÀI LIỆU THAM KHẢO ………………………………………………… 40
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 5 - GVHD:
Bùi Thị Hoà
CHƯƠNG I
KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG
I. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG
1. Giới thiệu tổng quát
Hiện nay, Ngành quản lý kinh doanh nói chung và Công ty công nghiệp chế
biến thực phẩm quốc tế – Chi nhánh Nha Trang nói riêng, vấn đề áp dụng công
nghệ tin học đang được đặt lên hàng đầu nhằm hồn chỉnh hố hệ thống giao dịch và
quản lý hàng của công ty, nhằm tăng khả năng hoạt động, giảm bớt số lượng nhân
viên quản lý, đảm bảo độ chính xác và khả năng bảo mật, an tồn dữ liệu cao. Vì
những lý do đó cho nên việc thay thế và nâng cấp hệ thống quản lý kinh doanh mới
đang là vấn đề cấp bách cho ngành kinh doanh.
Công ty công nghiệp chế biến thực phẩm quốc tế – Chi nhánh Nha Trang
hiện nay đang sử dụng hệ thống quản lý kinh doanh do tổng công ty đưa ra cho các
chi nhánh. Hệ thống này chạy trên nền hệ hệ quản trị CSDL Access và Foxpro.
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 6 - GVHD:
Bùi Thị Hoà
Hệ thống trên nhìn chung có nhiều ưu điểm về tính đồng nhất, chạy nhanh,
kích thước dữ liệu nhỏ và không đòi hỏi cấu hình của máy tính cao, cái mà những
năm trước đây còn là vấn đề khó khăn cho ngành kinh tế. Nhưng hiện nay việc đầu
tư cơ sở vật chất cho hệ thống thông tin quản lý kinh doanh không còn là vấn đề
khó khăn hàng đầu nữa, mà vấn đề đặt ra là tính chính xác, nhanh, an tồn và độ bảo
mật cũng như khả năng quản lý tồn diện để tăng tính cạnh tranh và giảm bớt nhân
sự đang là vấn đề mới cho mọi ngành quản lý.
Quản lý xuất/ nhập hàng là một trong các hoạt động chính của công ty. Hệ
thống quản lý hàng hố và công nợ được tích hợp chung trong hệ thống thông tin
quản lý kinh doanh của công ty.
Tuy có những tính năng và ưu điểm như đã trình bày ở trên nhưng nó cũng
còn nhiều hạn chế như chạy chậm khi khối lượng dữ liệu lớn, khả năng quản lý
khối lượng dữ liệu còn hạn chế, khả năng bảo mật chưa cao, giao diện chưa thân
thiện với người sử dụng.
2. Hiện trạng quản lý kinh doanh ở công ty
Qua quá trình khảo sát và tìm hiểu thực tế quy trình quản lý kinh doanh ở
Công ty, tôi nắm được một số hiện trạng của Công ty như sau:
Công ty công nghiệp chế biến thực phẩm quốc tế –Chi nhánh Nha Trang là
một chi nhánh của tổng Công ty ở Malaysia. Tổng Công ty chuyên sản xuất các
mặt hàng thực phẩm – Các loại nước trái đóng lon và bánh kẹo các loại(Nước bí,
nước yến, kẹo xốp, …). Chi nhánh Nha Trang chịu trách nhiệm phân phối các sản
phẩm của tổng Công ty sản xuất cho các tỉnh ở khu vục 8 tỉnh miền trung (Khánh
Hồ, Ninh Thuận, Phú Yên, Bình Định, Gia Lai, KonTum, Đak Lak).
2.1. Sơ đồ hoạt động kinh doanh của chi nhánh Công ty
TỔNG CÔNG TY
CÁC CHI NHÁNH
CÁC SHOP CÁC ĐẠI LÝ
CC hàng
PP hàng
PP hàng
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 7 - GVHD:
Bùi Thị Hoà
Chức năng của từng thành phần trong sơ đồ.
- Tổng công ty: tổng công ty chuyên sản xuất các mặt hàng thực phẩm
(các loại nước uống đóng lon và các loại bánh kẹo) và cung cấp các sản
phẩm này cho các chi nhánh của công ty.
- Các chi nhánh của công ty chịu trách nhiệm phân phối các sản phẩm tới
các cửa hàng (Shop) và các đại lý.
2.2. Sơ đồ tổ chức của chi nhánh Công ty
Vai trò và chức năng của các bộ phận trong công ty là :
BAN GIÁM ĐỐC
BỘ PHẬN
KINH DOANH
BỘ PHẬN KẾ
TOÁN
BỘ PHẬN
KHO
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 8 - GVHD:
Bùi Thị Hoà
- Ban Giám đốc chi nhánh : Điều hành hoạt động Công ty.
- Bộ phận kế tốn: Kết tốn sổ sách.
- Bộ phận kinh doanh : Tìm hiểu thị trường, đưa ra các chiến lược kinh
doanh, giới thiệu sản phẩm.
- Bộ phận kho: Lưu trứ hàng hố và bảo quản hàng hóa, báo cáo tình hình
số lượng hàng hố trong kho.
3. Các quy trình quản lý như sau
a. Quy trình quản lý nhập hàng
- Bộ phận kinh doanh căn cứ vào nhu cầu mua hàng của khách hàng, số
lượng hàng hố tồn tối thiểu, số lượng hàng hố tồn tối đa trong kho và
danh sách các mặt hàng hiện có của tổng công ty để lập đơn đặt hàng.
Trong đơn đặt hàng có đầy đủ thông tin về chi nhánh công ty, danh sách
và số lượng các mặt hàng cần nhập về.
- Bộ phận kinh doanh sẽ trình đơn đặt hàng lên ban giám đốc ký duyệt.
- Nếu đơn đặt hàng đã được ban giám đốc ký duyệt thì bộ phận kinh
doanh sẽ gửi đơn đặt hàng tới tổng công ty.
- Nếu được tổng công ty chấp thuận cung cấp hàng thì bộ phận kinh
doanh sẽ lập phiếu nhập hàng và nhận hàng đưa về kho.
- Mỗi lần nhập hàng đều phải làm một phiếu nhập bao gồm: Thông tin
đầy đủ về nhà cung cấp, danh sách các mặt hàng, số lượng, ngày nhập,
đơn giá, ngày hẹn trả tiền theo mẫu đã được in sẵn.
- Bộ phận kinh doanh sẽ chuyển phiếu nhập hàng và phiếu thanh tốn tới
bộ phận kế tốn để thanh tốn tiền hàng cho tổng công ty.
- Cách tính tổng giá trị hàng nhập:
Tổng giá trị =
số lượng nhập * đơn giá nhập
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 9 - GVHD:
Bùi Thị Hoà
- Mỗi lần nhập hàng về thì phải tiến hành cập nhật lại danh mục hàng hố
như là thêm mặt hàng (nếu đó là mặt hàng mới), cập nhật lại số lượng,
tính lại đơn giá (bằng phương pháp tính đơn giá bình quân gia quyền).
Trong đó:
Dgbqck: đơn giá bình quân cuối kỳ.
Tgtondk: tổng giá tồn đầu kỳ.
Tgnhaptk: tổng giá nhập trong kỳ.
Sltondk: số lượng tồn đầu kỳ.
Slnhaptk: số lượng nhập trong kỳ.
b. Quy trình quản lý xuất hàng
- Khi một khách hàng cần mua hàng thì làm một đơn đặt hàng theo mẫu in
sẵn bao gồm : Phần đầu gồm những thông tin đầy đủ về khách hàng,
phần thứ hai là danh sách mặt hàng đặt mua, số lượng, đơn giá từng loại
và ngày nhận hàng. Khi đặt hàng, có thể khách hàng đặt một số tiền nào
đó.
- Khi mua hàng, khách hàng có thể trả tiền trước hay hẹn trả sau khi nhận
hàng một số ngày quy định.
- Đơn đặt hàng được đưa đến bộ phận kinh doanh để xem xét. Nếu khách
hàng còn nợ trễ hạn quá một số tiền quy định thì bộ phận kinh doanh từ
chối bán hàng. Nếu hàng tồn kho đủ thì cung cấp cho khách hàng theo
đơn đặt hàng.
haptkSSltondk
TgnhaptkTgtondk
dgbqck
ln
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 10 -
GVHD: Bùi Thị Hoà
- Hàng ngày bộ phận kinh doanh xem xét các đơn đặt hàng đồng thời so
sánh tồn kho, để làm giấy báo cho khách hàng nhận hàng, giấy báo nợ
cho khách hàng và đặt hàng cho nhà cung cấp khi lượng hàng tồn vượt
dưới mức tồn tối thiểu.
- Mỗi lần xuất hàng đều phải làm một phiếu xuất bao gồm : Thông tin đấy
đủ về khách hàng, danh sách mặt hàng, số lượng, ngày nhập xuất, đơn
giá, ngày hẹn trả tiền.
- Cách tính tổng giá trị hàng xuất:
c. Thống kê.
- Định kỳ hàng tháng phải báo cáo xuất, nhập tồn hàng hố trong tháng
theo mẫu đã định.
- Tại bất kỳ thời điểm nào, nếu được yêu cầu của người có thẩm quyền thì
phải báo cáo tình hình hàng hố của từng loại, từng kho, tình hình công
nợ.
Số lượng hàng tồn = số lượng hàng nhập – số lượng hàng xuất
Tổng giá trị =
số lượng xuất * đơn giá xuất
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 11 -
GVHD: Bùi Thị Hoà
4. Một số mẫu đơn từ được sử dụng trong quá trình hoạt động kinh doanh
a. Mẫu phiếu đặt hàng
Mẫu phiếu đặt hàng này dùng chung cho cả công ty đặt mua hàng và khách
đặt hàng.
C
Ô
NG TY CN CB TH
Ự
C PH
Ẩ
M QU
Ố
C T
Ế
CHI NHÁNH THÀNH PHỐ NHA TRANG
Điện thoại: 834223 Fax: 834225
E-mail:
PHIẾU ĐẶT HÀNG
(Không có giá trị thanh toán)
INTERFOOD PROCESSING INDUSTRY LTD.
NHA TRANG BRANCH
Họ và tên khách hàng: …………………………………………………… Tel: ………….
Địa chỉ: …………… Đường: ………………… Phường: ……………… Quận: …………
MS thuế: …………… Giao hàng: ……………giờ, ngày …… tháng………năm………
Người nhận đặt hàng: ……………………………………………… Đặt hàng TEL:
STT MẶT HÀNG SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
TỔNG CỘNG
LƯU Ý:
* Phương thức thanh tốn: Tiền mặt: Trả chậm: ………………………ngày.
Trả tiền phiếu trước mới nhận giao hàng phiếu sau.
Phải kiểm tra số lượng, chất lượng hàng khi nhận. Chỉ nhận đổi lại hàng móp, rách
bao bì, xì nước … Trong vòng 03 ngày.
* Công nợ cũ của khách hàng số HDD: …………… ngày mua hàng ………Trị giá………
…………………………………………………………………………………………………
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 12 -
GVHD: Bùi Thị Hoà
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 13 -
GVHD: Bùi Thị Hoà
b. Mẫu phiếu nhập kho
Đơn vị : …………………
Địa chỉ : …………………
PHIẾU NHẬP KHO
Số ……
Ngày … tháng …. Năm …….
Mẫu số : 01 – VT
Ban hành theo QĐ số : 1141 – TC/QĐ/CĐKT
Ngày 1 tháng 11 năm 1995
Của Bộ Tài Chính
-
H
ọ
v
à
t
ê
n ng
ư
ờ
i giao h
à
ng: ……………………………………………………………
- Theo …………………… số……………… ngày ……… tháng…………năm……
Của ………………………………………………………………………………………
Nhập tại kho : ……………………………………………………………………………
STT
T
Ê
N, NH
Ã
N HI
Ệ
U, QUY C
Á
CH,
PHẨM CHẤT VẬT TƯ
(SẢN PHẨM, HÀNG HỐ)
Mã
số
Đơn
vị tính
SỐ LƯỢNG Đơn
giá
Thành tiền
Theo
chứng từ
Thực
nhập
A B C D 1 2 3 4
CỘNG x x x x x
ngày …… tháng …… năm ….
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ NGƯỜI NHẬN NGƯỜI GIAO NGƯỜI LẬP PHIẾU
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 14 -
GVHD: Bùi Thị Hoà
c. Mẫu phiếu xuất kho
Đơn vị : …………………
Địa chỉ : … ……………
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày … tháng …. Năm …….
Số : …………
Nợ:………………………
Có: … ……………………
H
ọ
v
à
t
ê
n ng
ư
ờ
i nh
ậ
n h
à
ng: ……………………………………………………………
Đ
ị
a ch
ỉ
(b
ộ
ph
ậ
n): ………………………………………………………………………
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 15 -
GVHD: Bùi Thị Hoà
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 16 -
GVHD: Bùi Thị Hoà
d. Mẫu phiếu đề nghị thanh tốn
Mẫu phiếu này dùng chung cho cả công ty và khách mua hang.
OFFICIAL RECEIPT
PHIẾU THU
Date: ……/ …… / ………
CREDIT
TÀI KHOẢN GHI CÓ …………………
RECEIVED FORM M/S
Nhận của …………………………………………… …………………………………
POST
Bộ phận công tác …………………………………………………………………………
BEING
Về khoản: …………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………….
AMOUNT (IN WORDS)
Số tiền ………………… ………………… đồng (bằng chữ) …………………………
…………………………………………………………………………………………….
ENCLOSE DOCUMENTS
Kèm theo ……………………………………………………. Chứng từ gốc
Date: …… / ……… / …………
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ KẾ TỐN TRƯỞNG KT THANH TỐN THỦ QUỸ NGƯỜI NỘP
MANAGER CHIEF ACCOUNT ACCOUNTANT CASHIER ACKNOWLEDGET BY
INTERFOOD PROCESSING INDUSTRY LTD
CÔNG TY CÔNG NGHIỆP CHẾ BIẾN THỰC PHẨM QUỐC TẾ
NHA TRANG BRANCH
CHI NHÁNH TP.NHA TRANG
MST: 360024563.1.004.1
No
Số …… Mẫu số 3 - TM
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 17 -
GVHD: Bùi Thị Hoà
II. PHÂN TÍCH VÀ LẬP DỰ ÁN
1. Phân tích
Qua thực tế khảo sát, ta cần quản lý các đối tượng chính trong hệ thống quản
lý xuất nhập hàng như sau: Khách hàng (bao gồm cả nhà cung cấp và khách mua
hang), Hàng hố, Kho.
a. Quản lý khách hàng: Mọi khách hàng của Công ty (bao gồm cả nhà cung cấp
và khách mua hàng) đều được Công ty quản lý những thông tin chính sau:
- Họ khách hàng
- Tên khách hàng
- Tên giao dịch
- Địa chỉ
- Số điện thoại
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 18 -
GVHD: Bùi Thị Hoà
- Số fax
- Số tài khoản ngân hàng
Trong đó địa chỉ khách hàng bao gồm:
+ Số nhà
+ Đường
+ Huyện
+ Tỉnh
+ Thành phố
+ Quốc gia
b. Quản lý hàng hố: Mỗi mặt hàng được quản lý các thông tin sau:
- Tên mặt hàng
- Nhóm hàng
- Nơi sản xuất (hãng sản xuất, nước sản xuất)
- Đơn vị tính
- Số lượng tồn tối thiểu
- Số lượng tồn tối đa
c. Quản lý kho: Hàng hố được cất giữ tại nhiều kho, mỗi kho được quản lý các
thông tin sau:
- Tên kho
- Địa chỉ kho
- Điện thoại kho
- Số fax
- Thủ kho
2. Lập dự án
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 19 -
GVHD: Bùi Thị Hoà
Qua quá trình khảo sát thực tế cũng như phân tích kỹ yêu cầu thiết yếu,
tôi đưa ra mô hình hệ thống quản lý xuất nhập hàng như sau:
Cần thiết nhất là hệ thống phải quản lý được đầy đủ thông tin về khách
hàng, hàng hố, kho, các hố đơn chứng từ, cũng như khả năng tính tốn, chọn lọc
thống kê và in ấn các thông tin.
Phải đảm bảo độ chính xác, an tồn và tin cậy cao.
3. Dữ liệu vào, dữ liệu ra và các chức năng xử lý của hệ thống
Dữ liệu vào:
- Các thông tin về khách hàng như: họ và tên, tên giao dịch, số nhà, điện
thoại, fax, tài khoản ngân hàng, số tiền nợ có thể.
- Các thông tin về hàng hố: tên mặt hàng, nhóm mặt hàng, nơi sản xuất
(hãng sản xuất, nước sản xuất), đơn vị tính, số lượng tồn tối thiểu, số
lượng tồn tối đa.
- Thông tin về kho hàng: tên kho, địa chỉ, điện thoại, fax, thủ kho.
Dữ liệu ra:
- Đưa ra danh sách chi tiết về khách hàng
- Danh sách chi tiết về các mặt hàng
- Danh sách chi tiết về các kho hàng
- In ra danh sách các đơn đặt hàng.
- In ra danh sách các phiếu xuất/ nhập hàng.
- In ra các phiếu thanh tốn.
- Thống kê tổng số lượng hàng nhập, tổng số lượng hàng xuất trong kỳ và
số lượng hàng tồn ton cuối kỳ.
- Cho phép xuất dữ liệu ra máy in hoặc màn hình từng hạn mục yêu cầu.
In ấn các hố đơn chứng từ.
Chức năng trung tâm:
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 20 -
GVHD: Bùi Thị Hoà
- Xử lý, lưu trữ đơn đặt hàng, phiếu xuất nhập hàng, phiếu thanh tốn và
tính tốn giá trị hàng hố.
- Lưu trữ và bảo mật dữ liệu quản lý hố đơn chứng từ liên quan đến việc
xuất/ nhập hàng, hàng hố, kho hàng và khách hàng.
Chức năng của nhà quản lý như:
+ Lập đơn đặt hàng,
+ Lập phiếu xuất/ nhập hàng,
+ Lập phiếu thanh tốn,
+ Lập báo cáo về tình hình hoạt động kinh doanh.
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 21 -
GVHD: Bùi Thị Hoà
CHƯƠNG II
PHÂN TÍCH VÀø THIẾT KẾ HỆ THỐNG
I. HỆ THỐNG THÔNG TIN
Hệ thống là một tập hợp có quan hệ, tương tác qua lại với nhau hình thành
nên một thể thống nhất.
Hệ thống kinh doanh và hệ thống dịch vụ: là những hệ thống của con người
nhằm mục đích kinh doanh hay dịch vụ. Các hệ thống con của hệ thống
kinh doanh – dịch vụ bao gồm 3 hệ thống như sau:
- Hệ thống nghiệp vụ: bao gồm người, phương tiện, phương pháp trực
tiếp tham gia vào quá trình biến đổi luồng vào thành luồng ra.
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 22 -
GVHD: Bùi Thị Hoà
- Hệ thống quyết định: bao gồm người, phương tiện, phương pháp
tham gia vào việc đề xuất các quyết định.
- Hệ thống thông tin: bao gồm người, phương tiện, phương pháp tham
gia vào việc xử lý các thông tin.
Vai trò và nhiệm vụ của hệ thống thông tin:
- Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa bên trong và bên ngồi
hệ thống và những hệ thống con.
- Nhiệm vụ của hệ thống thông tin: nhằm thu thập, lưu trữ, kiểm tra,
kết xuất, truyền đạt thông tin.
II. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN
Hệ thống thông tin giao dịch xuất nhập hàng là một hệ thống thông tin hoạt
động với sự trợ giúp của tin học nhằm quản lý và thực hiện các giao dịch xuất
nhập. Đầu vào của hệ thống là thông tin chi tiết về tên, giá cả, số lượng các danh
mục hàng hố xuất – nhập, tồn kho, các tổng kết về quá trình giao dịch xuất nhập.
1. Các đối tượng yêu cầu quản lý
Qua quá trình khảo sát thực tế, ta cần quản lý các đối tượng chính trong hệ
thống quản lý xuất nhập hàng như sau: Khách hàng (bao gồm cả nhà cung cấp và
khách mua hàng), Hàng hố, Kho, Đơn đặt hàng, Phiếu nhập/ xuất hàng, phiếu
thanh tốn.
a. Quản lý khách hàng: Mọi khách hàng của Công ty (bao gồm cả nhà cung cấp
và khách mua hàng) đều được Công ty quản lý những thông tin chính sau:
- Mã khách hàng
- Họ khách hàng
- Tên khách hàng
- Tên giao dịch
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 23 -
GVHD: Bùi Thị Hoà
- Địa chỉ
- Số điện thoại
- Số fax
- Số tài khoản ngân hàng
Trong đó địa chỉ khách hàng bao gồm:
+ Số nhà
+ Đường
+ Huyện
+ Tỉnh
+ Thành phố
+ Quốc gia
b. Quản lý hàng hố: Mỗi mặt hàng được quản lý các thông tin sau:
- Mã mặt hàng
- Tên mặt hàng
- Nhóm hàng
- Nơi sản xuất (hãng sản xuất, nước sản xuất)
- Đơn vị tính
- Số lượng tồn tối thiểu
- Số lượng tồn tối đa
c. Quản lý kho: Hàng hố được cất giữ tại nhiều kho, mỗi kho được quản lý các
thông tin sau:
- Mã kho
- Tên kho
- Địa chỉ kho
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 24 -
GVHD: Bùi Thị Hoà
- Điện thoại kho
- Số fax
- Thủ kho
d. Quản lý đơn đặt hàng:
- Mã đơn đặt hàng
- Số lượng đặt hàng
- Đơn giá đặt hàng
- Ngày giao
e. Quản lý phiếu nhập xuất hàng: (cả phiếu nhập và xuất hàng)
- Mà phiếu nhập xuất hàng
- Số lượng nhập xuất hàng
- Đơn giá nhập xuất hàng
- Ngày nhập xuất hàng
- Ngày hẹn trả tiền
f. Quản lý phiếu thanh tốn:
- Mã phiếu thanh tốn
- Ngày thanh tốn
- Số tiền
g. Quản lý ngân hàng:
- Mã ngân hàng
- Tên ngân hàng
2. Các chức năng của hệ thống
Quản lý nhập hàng: quản lý các thông tin về nhập hàng hố
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 25 -
GVHD: Bùi Thị Hoà
- Thông tin vào: các thông tin cơ bản về mặt hàng cần nhập (mã hàng, tên
hàng, số lượng, giá nhập, nhà cung cấp).
- Thông tin ra: danh mục hàng cần nhập.
quản lý xuất hàng: quản lý các thông tin liên quan trong công tác xuất hàng
của Công ty.
- Thông tin vào: các thông tin cơ bản khách hàng yêu cầu, thông tin về
hàng hố, thông tin về kho hàng.
- Thông tin ra: danh mục hàng xuất kho, phiếu xuất hàng.
Thống kê: thống kê và báo cáo về hoạt động giao dịch kinh doanh.
- Thông tin vào: các yêu cầu thống kê.
- Thông tin ra: báo cáo thống kê.
Tìm kiếm: tìm kiếm các thông tin liên quan đến hoạt động nhập, xuất hàng
hố.
- Thông tin vào: các yêu cầu tìm kiếm.
- Thông tin ra: các kết quả tìm kiếm.
Qua trên ta thấy được các chức năng chủ yếu của một hệ thống thông tin
giao dịch xuất nhập hàng hố. Các chức năng này được chia nhỏ ra và được trình
bày trong sơ đồ phân rã chức năng dưới đây, để cho ta hình dung hệ thống một
cách chi tiết hơn.
III. SƠ ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG (BPC) CỦA HỆ THỐNG
1. Sơ đồ phân rã tổng thể
HOẠT ĐỘNG GIAO DỊCH XUẤT NHẬP HÀNG
QUẢN
LÝ
XUẤT
HÀNG
THỐNG
KÊ VÀ
BÁO
CÁO
TÌM
KIẾM
QUẢN
LÝ
NHẬP
HÀNG
