Hoạt động kinh doanh nhập khẩu của Công ty VILEXIM. thực trạng và giải pháp”

LỜI CAM ĐOAN
Trong quá trình làm chuyên đề thực tập này em có tham khảo một số tài
liệu, luận văn tốt nghiệp và sách báo, tạp chí có liên quan nhưng em xin cam
kết, đây là tài liệu do tự bản thân nghiên cứu, khơng hề có sự sao chép từ bất
cứ tài liệu nào. Nếu sai em xin chịu trách nhiệm và chịu mọi hình thức kỷ luật
của nhà trường.
Chữ kí của sinh viên

1


DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty
Bảng 2: Cơ cấu chất lượng lao động của Công ty VILEXIM
Bảng 3 : Cơ cấu doanh thu của Công ty theo lĩnh vực hoạt động.
Bảng 4: Trị giá kim ngạch xuất nhập khẩu của Công ty VILEXIM
Bảng 5: Tỷ trọng kim ngạch XNK của Công ty VILEXIM năm 2008-2009
Bảng 6: Phí nhập khẩu uỷ thác qua VILEXIM:
Bảng 7: Báo cáo kim ngạch nhập khẩu qua các năm
Bảng 8: Biểu đồ thể hiện sự biến động trong kim ngạch nhập khẩu
Bảng 9: Bảng kết quả kinh doanh nhập khẩu hàng hóa của Cơng ty thời kì từ
năm 2005-2009
Bảng 10: Tỉ trọng kim ngạch nhập khẩu theo phương thức nhập khẩu
Bảng 11: Cơ cấu mặt hàng nhập khẩu
Bảng 12: Biểu đồ thể hiện sự biến động của kim ngạch nhập khẩu theo cơ cấu
mặt hàng
Bảng 13: Cơ cấu kim ngạch nhập khẩu theo thị trường
Bảng 14: Phân bổ chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh năm 2010 của Công ty
VILEXIM

2

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU
CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY VILEXIM............................7
1.Tên gọi, trụ sở, nguồn vốn của Công ty................................................7
2.Lịch sử hình thành và phát triển.........................................................8
3.Bộ máy tổ chức và chức năng nhiệm vụ của Công ty...............................9
3.1 Bộ máy tổ chức.........................................................................................9
3.1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty.......................................................9
3.1.2 Chức năng của các phịng ban.............................................................10
3.2 Chức năng,nhiệm vụ của Cơng ty...............................................12
3.2.1 Chức năng của Công ty........................................................................12
3.2.2 Nhiệm vụ của Công ty........................................................................12
4.Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty............................13
4.1 Lĩnh vực kinh doanh của Công ty...............................................13
4.2 Lực lượng lao động của Công ty.................................................15
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH NHẬP
KHẨU HÀNG HĨA TẠI CƠNG TY VILEXIM..................................17
1.Vai trị hoạt động kinh doanh nhập khẩu trong tòan bộ hoạt động sản xuất kinh
doanh của Cơng ty..........................................................................17
2.Thực trạng quy trình tổ chức hợp đồng nhập khẩu của Công ty VILEXIM...19
2.1 Quy trình nhập khẩu ủy thác của Cơng ty VILEXIM........................20
2.1.1. Nhận đơn đặt hàng từ khách nội:........................................................20
2.1.2. Ký kết hợp đồng uỷ thác :...................................................................21
2.1.3. Phòng Kinh doanh lên phương án :.....................................................22
2.1.4.Ký hợp đồng với đối tác nước ngoài:...................................................24
2.1.5. Mở L/C:..............................................................................................24
2.1.6. Làm thủ tục nhập khẩu và nhận hàng :...............................................26
2.1.7. Kiểm tra hàng hoá :.............................................................................27

2.1.8. Giao hàng cho khách hàng nội và nhận thanh tốn :...........................27
2.1.9. Quyết tốn lơ hàng :............................................................................27
2.2 Quy trình nhập khẩu trực tiếp của Cơng ty VILEXIM......................28
2.2.1. Nghiên cứu thị trường.........................................................................28

3


2.2.2 Giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu...........................30
2.2.3.Thực hiện hợp đồng nhập khẩu............................................................31
3.Kết quả hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hóa................................33
3.1 Kim ngạch nhập khẩu qua các năm..............................................33
3.2 Lợi nhuận và tỉ suất lợi nhuận nhập khẩu qua các năm......................34
3.3 Phương thức nhập khẩu............................................................36
3.4 Cơ cấu mặt hàng nhập khẩu.......................................................37
3.6 Phương thức thanh tóan dùng trong hợp đồng nhập khẩu ở Công ty
VILEXIM.................................................................................41
3.6.1 Các phương thức thanh toán dùng trong hợp đồng nhập khẩu ở Cơng ty
VILEXIM.....................................................................................................41
3.6.2.1 Mở L/C....................................................................42
3.6.2.2 Thanh tốn cho ngân hàng để nhận bộ chứng từ...................45
4.Kết luận rút ra qua phân tích thực trạng hoạt động kinh doanh nhập khẩu của
Công ty........................................................................................47
4.1 Những kết quả đạt được...........................................................47
4.2 Những hạn chế còn tồn tại........................................................48
4.3 Những nguyên nhân chủ quan và khách quan.................................49
4.3.1 Nguyên nhân chủ quan........................................................................49
III-Một số giải pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh nhập khẩu tại Công ty
VILEXIM.....................................................................................51
1.Định hướng hoạt động kinh doanh nhập khẩu của Công ty......................51

1.1Mục tiêu hoạt động kinh doanh nhập khẩu của Công ty.....................51
1.2.Phương hướng hoạt động kinh doanh nhập khẩu của Công ty.............53
2.Một số biện pháp phát triển hoạt động kinh doanh nhập khẩu...................53
2.1.Nâng cao và hồn thiện nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa.....................53
2.2.Tìm kiếm và phát triển các thị trường mới.....................................54
2.3.Đa dạng hóa phương thức nhập khẩu...........................................55
2.4.Hoàn thiện hệ thống quản trị tổ chức và nhân sự.............................56
2.6.Tuyển dụng và đào tạo đội ngũ cán bộ có trình độ chun mơn giỏi........59
2.7.Chú trọng vào cơng tác marketing...............................................60
2.8.Tạo nguồn ngoại tệ cho nhập khẩu thông qua hoạt động xuất khẩu..........60
KẾT LUẬN

4


LỜI MỞ ĐẦU
Trước xu thế tồn cầu hố hiện nay, đặc biệt là kể từ sau khi Việt Nam
gia nhập sân chơi thương mại lớn nhất thế giới WTO, thị trường quốc tế và
các quan hệ kinh tế quốc tế đang trở nên rộng mở và cũng khốc liệt hơn bao
giờ hết. Khi sự bảo hộ của Nhà nước không cịn nhiều nữa thì mỗi doanh
nghiệp cần phải tự đi trên chính đơi chân của mình. Doanh nghiệp nào có sức
cạnh tranh lớn, có khả năng cũng như tiềm lực lớn, thì doanh nghiệp đó có thể
tồn tại, khẳng định mình và phát triển. Trong xu hướng đó, các Cơng ty Xuất
Nhập Khẩu sẽ là những cầu nối thiết yếu, làm tăng thêm sự găn kết giữa các
mối quan hệ kinh tế trong và ngồi nước, qua đó góp phần thúc đẩy thêm sự
phát triển và phồn vinh của đất nước.
Một trong những Công ty xuất nhập khẩu được xếp hạng trong 500
doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam do Vietnam report bình chọn, và đã từng
nhận được giải thưởng Sao vàng Đất Việt, là Công ty cổ phần Xuất Nhập
Khẩu và Hợp Tác Đầu tư VILEXIM. Đây là Công ty có truyền thống lâu năm

hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Mặc dù bước đầu thành lập cịn
nhiều khó khăn, nhưng trong suốt quá trình hoạt động của mình, Công ty đã
không ngừng thay đổi và cải tiến hiệu quả làm việc, qua đó nâng cao chất
lượng của cơng việc, ngày càng tạo được nhiều mối quan hệ với bạn hàng
trong và ngồi nước, uy tín cũng như danh tiếng của Công ty không ngừng
được nâng cao.
Bản thân hiện đang là sinh viên năm thứ 4 khoa Thương Mại và Kinh tế
Quốc Tế của trường đại học Kinh tế Quốc Dân, may mắn được thực tập cuối
khóa tại Phịng kinh doanh xuất nhập khẩu 3 của Công ty VILEXIM, em đã
có cơ hội để được học hỏi thêm thực tế cũng như kinh nghiệm của các cô,
chú, anh, chị trong phịng cũng như tồn Cơng ty. Cơng việc chủ yếu của
5


phòng là thực hiện những hợp đồng nhập khẩu.Với những công việc đã được
tiếp cận và học hỏi trong suốt quá trình thực tập, em quyết định chọn đề tài
của chuyên đề thực tập cuối kì là:
“Hoạt động kinh doanh nhập khẩu của Công ty VILEXIM: thực trạng
và giải pháp”
Bản chuyên đề thực tập được chia làm 3 phần:
I-

Khái quát về Công ty VILEXIM

II- Thực trạng hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hóa tại Cơng ty
VILEXIM
III- Một số giải pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh nhập khẩu tại Công
ty Vilexim
Do thời gian thực tập ngắn và kiến thức còn hạn chế nên bản chuyên đề
báo cáo thực tập khơng thể tránh khỏi sai sót, em mong muốn nhận được sự

đóng góp ý kiên của các thầy cơ để em có thể hồn thiện bản chun đề hơn
nữa.
Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy giáo TS
Nguyễn Việt Cường đã giúp em hoàn thành bản chuyên đề này. Em cũng xin
cảm ơn các cô, chú, anh, chị tại Cơng ty VILEXIM và Phịng kinh doanh 3 đã
tạo điều kiện tốt nhất cho em trong thời gian thực tập tại Công ty.

6


CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY VILEXIM
1.

Tên gọi, trụ sở, nguồn vốn của Công ty

a.

Tên gọi.

Tên doanh nghiệp: Công ty xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư VILEXIM
Tên giao dịch quốc tế:VILEXIM Import-Export and Co-operation
Investment Joint Stock Company.
b.

Trụ sở

Trụ sở chính: 170 đường Giải Phóng, Q. Thanh Xn, Tp. Hà Nội
Ngồi trụ sở chính, Cơng ty cịn có các đơn vị trực thuộc và các chi
nhánh đặt tại các tỉnh, thành phố sau:
*Chi nhánh Hồ Chí Minh:

36/22 đường D2, Q.Bình Thạnh, Tp. Hồ Chí Minh
* Trung tâm hợp tác lao động quốc tế VILEXIM:
139 Lò Đúc, Q. Hai Bà Trưng, Tp. Hà Nội
* Chi nhánh Hải Phòng:
138 Lê Lai, Q.Ngơ Quyền, Tp. Hải Phịng
* Chi nhánh Hưng n :
Xã Trưng Trắc, Huyện Văn Lâm, Tỉnh Hưng Yên
* Công ty sản xuất thép tại Lào (VILASTEEL) :
Woonsaat, Quận Siksotta Boong, Viên Chăn, Lào
* Liên doanh sản xuất bánh kẹo và thực phẩm tại Ghana : RED VOLTA
COMPANY LTD
D17 Okoi Gonno, Spintex Road, Accra, Ghana
c.

Nguồn vốn hoạt động của Công ty

Vốn điều lệ ( năm 2000) : 9.717.179.746 VNĐ.
Vốn điều lệ ( năm 2010) : 20.160.000.000 VNĐ
Vốn lưu động: 12.096.000.000 VNĐ
7


Vốn cố định: 8.064.000.000 VNĐ
Qua số liệu trên, có thể thấy rằng số vốn điều lệ của Công ty đã tăng lên
đáng kể ( gấp đơi trong vịng 10 năm), thể hiện rõ sự tăng trưởng và phát triển
của Công ty qua các thời kì. Trong những năm tới, Cơng ty vẫn đang có xu
hướng tiếp tục bổ sung nguồn vốn cho kinh doanh bằng cách trích từ lợi
nhuận của Cơng ty.
2.
Lịch sử hình thành và phát triển

Q trình hình thành và phát triển của Cơng ty có thể chia thành 2 giai
đoạn chính:
- Giai đoạn 1: từ năm 1986- 1993
Công ty cổ phần xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư VILEXIM là một
doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu đa ngành, đa chức năng, đa lĩnh vực
của bộ cơng thương, có tiền thân là Cơng ty xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư
VILEXIM được thành lập năm 1986. Ban đầu chức năng của Công ty là thực
hiện các hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu với nước cộng hoà dân chủ
nhân dân Lào.
- Giai đoạn 2: từ năm 1993 đến nay
Năm 1993, Bộ thương mại ( nay là Bộ công thương) đã ra quyết định số
332 TM.TCCB ngày 31.3.1993 thành lập Doanh nghiệp nhà nước Công ty
xuất nhập khẩu với Lào. Do q trình cổ phần hố các doanh nghiệp nhà
nước nên Công ty xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư được chuyển sang hình
thức Cơng ty cổ phần theo quyết định số 1188.QĐ – BTM ngày 23 tháng 8
năm 2004. Cơng ty chính thức đi vào hoạt động dưới hình thức Cơng ty cổ
phần từ ngày 1.1 năm 2005. Tuy nhiên, Công ty mới chỉ tiến hành cổ phần
hố một phần trong đó nhà nước vẫn nắm giữ 51% cổ phần.
Từ năm 1993 đến nay theo xu thế của cơ chế thị trường và sự đổi mới
của đất nước, để có thể thích ứng và phát triển vươn lên địi hỏi Cơng ty phải
có những thay đổi trong chiến lược xuất nhập khẩu, kinh doanh và thị trường.
Do vậy Bộ Cơng Thương ( khi đó là Bộ Thương Mại) đã có những điều chỉnh
8


để Công ty không chỉ thực hiện kinh doanh xuất nhập khẩu với Lào mà còn
được phép tiến hành kinh doanh xuất nhập khẩu với tất cả các nước trên thế
giới và cả thị trường trong nước,góp phần vào sự phát triển nói chung của nền
kinh tế nước ta.
3.Bộ máy tổ chức và chức năng nhiệm vụ của Công ty

3.1 Bộ máy tổ chức
3.1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty

Bảng 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy ca Cụng ty
Giỏm
Giỏmc
c

Phú
Phúgiỏm
giỏmc
c
thng
thngtrc
trc

Phò
Phò
ng
ng
tổ
tổ
chức
chức
hàn
hàn
hh
chín
chín
hh

Phò
Phò
ng
ng
kế
kế
toán
toán
tài
tài
vụ
vụ

Phú
Phúgiỏm
giỏmc
c
chi
chinhỏnh
nhỏnh

Cỏc
Cỏcchi
chinhỏnh,
nhỏnh,n
n
v
trc
v trcthuc

thuc

Phò
Phò
ng
ng
thủ
thủ
công
công
mỹ
mỹ
ngh
ngh
ệ
ệ

Phò
Phò
gg
du
du
lịch
lịch

Phũng
Phũng
XNK
XNK
11

Phũn
Phũn
gg
XNK
XNK
22

Phũng
Phũng
XNK
XNK
33

B mỏy qun tr doanh nghip ca Công ty VILEXIM được tổ chức theo
kiểu cơ cấu trực tuyến- chức năng. Theo kiểu cơ cấu này giám đốc được sự
giúp đỡ của các phòng ban chức năng, các chuyên gia trong việc suy nghĩ,
nghiên cứu bàn bạc, tìm những giải pháp tối ưu cho những vấn đề phức tạp.
9

Phòng
Phòng
XNK
XNK
44


Tuy nhiên điều quyết định cuối cùng vẫn phụ thuộc vào ban giám đốc. Các
phịng ban chức năng có trách nhiệm tham mưu cho toàn bộ hệ thống.Cách tổ
chức này tạo điều kiện cho người lãnh đạo sự dụng được tài năng chuyên môn

của một số chuyên gia mà không cần một cơ cấu tổ chức quá phức tạp. Tuy
nhiên hạn chế của mơ hình này là sẽ xuất hiện nhiều ý kiến trái ngược nhau
đòi hỏi Giám đốc phải có khả năng chỉ đạo chung, quyết đốn và phối hợp tốt
giữa các phòng ban.
3.1.2 Chức năng của các phòng ban
Giám đốc: Do Bộ trưởng Bộ Thương mại trực tiếp bổ nhiệm, Giám đốc
trực tiếp điều hành Công ty theo chế độ một thủ trưởng và có tồn quyền
quyết định mọi hoạt động của Công ty. Giám đốc là người chịu trách nhiệm
trước Nhà nước và Bộ Thương mại về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của
Công ty, đảm bảo phổ biến và thi hành các chính sách pháp luật của Nhà
nước. Giám đốc cũng là đại diện cho tồn thể cản bộ cơng nhân viên trong
Cơng ty.
Hai Phó giám đốc: dưới giám đốc là 2 Phó giám đốc. Các phó giám đốc
do giám đốc đề nghị và được Bộ Thương mại bổ nhiệm. Phó giám đốc Cơng
ty làm tham mưu cho giám đốc trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh.
Trong đó có một phó giám đốc thường trực thay mặt giám đốc giám sát, chỉ
đạo các bộ phận chức năng trong hoạt động sản xuất kinh doanh tại trụ sở
chính, báo cáo lên giám đốc.
Phó giám đốc thứ 2 thay mặt giám đốc chỉ đạo và điều hành hoạt động
kinh doanh cho các chi nhánh và đơn vị trực thuộc. Là người chịu trách nhiệm
trước giám đốc về hoạt động kinh daonh, chịu trách nhiệm trong việc thi hành
các chế độ chính sách Nhà nước rồi báo cáo lên giám đốc.
Dưới Giám đốc và Phó giám đốc là các phòng ban, văn phòng đại diện
chi nhánh trực thuộc cụ thể:
Phịng kế tốn hành chính :
10


Xây dựng và hoàn thiện các quy chế về quản trị nhân sự - lao động tiền
lương. Phối hợp cùng các phòng chức năng theo dõi diễn biến tiền lương thu

nhập, tránh để vượt chi quỹ lương. Tổng hợp các báo cáo kết quả đánh gía thi
đua của các đơn vị trình hội đồng thi đua xem xét. Tham mưu cho giám đốc
trong việc tổ chức thực hiện quy chế.Thực hiện cơng tác hành chính văn thư
lưu trữ đảm bảo để bộ máy hoạt động có hiệu quả.
Phịng Kế tốn- Tài vụ: phụ trách hoạt động tài chính, xây dựng kế hoạch
tài chính hàng năm, dài hạn và đề xuất các biện pháp điều hịa vốn, trích lập
các quỹ. Có nhiệm vụ làm công tác theo dõi nghiệp vụ liên quan đến cơng tác
hạch tốn kế tốn, làm cơng tác kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện các chế độ
quản lý kinh tế, lập báo cáo quyết toán phản ánh kết quả hoạt động kinh
doanh theo định kỳ.
Chịu trách nhiệm tồn bộ về hoạt động tài chính của Cơng ty, trong đó kế
tốn trưởng có nhiệm vụ chỉ đạo nhân viên trong phịng kế tốn hạch tốn
theo đúng chế độ mà Nhà nước đã quy định.
Phịng thủ cơng mỹ nghệ: phụ trách việc tìm nguồn hàng trong nước
cũng như tìm thị trường xuất khẩu mặt hàng thủ công mỹ nghệ, một trong
những mặt hàng chủ lực mới trong hoạt động xuất khẩu của Cơng ty
VILEXIM.
Phịng du lịch: hoạt động như một agency du lịch, lữ hành, chuyên tổ
chức tour du lịch trong và ngoài nước nhằm phục vụ khách hàng, cũng như
phụ trách việc tổ chức du lịch cho cán bộ công nhân viên trong Công ty trong
các hoạt động tập thể.
Phòng Xuất nhập khẩu ( I, II, III, IV): hiện nay, tại trụ sở chính của
Cơng ty VILEXIM có tất cả 4 phòng kinh doanh xuất nhập khẩu. Các phịng
này được coi là trụ cột của Cơng ty, chịu trách nhiệm thực hiện các khâu trong
kinh doah đối ngoại như kinh doanh hàng xuất nhập khẩu trực tiếp, ủy thác.
Tổ chức thực hiện quá tình nghiệp vụ kinh doanh,vạch ra những phương án
11


xuất nhập hàng hóa tối ưu nhất, tìm kiếm khách hàng và mở rộng thị trường

khách hàng, nguồn hàng.
Chi nhánh và văn phòng đại diện: hoạt động theo phương thức khốn.
Trưởng chi nhánh, văn phịng đại diện có quyền quyết định và quản lý mọi
hoạt động kinh doanh của chi nhánh, văn phịng đại diện, có quan hệ với các
cơ quan chủ quản cấp trên, với các ngành, các đơn vị kinh doanh trong và
ngoài nước. Đồng thời chịu trách nhiệm trước giám đóc, trước pháp luật và
tập thể cán bộ cơng nhân viên của chi nhánh về q trình hoạt động của mình.
3.2 Chức năng,nhiệm vụ của Cơng ty
3.2.1 Chức năng của Công ty
Công ty xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư VILEXIM là một đơn vị kinh
doanh lớn của Bộ Công thương, hiện nay, Công ty đã mở rộng hoạt động kinh
doanh xuất nhập khẩu với nhiều nước: Singapore, Malaysia, Nhật Bản, Hàn
Quốc, Trung Quốc, Đài Loan, Hồng Kông, Nga, EU, và một số nước Châu
Phi, Trung Đơng và Mỹ La Tinh... Các chức năng chính của Công ty:
-Kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp, xuất nhập khẩu uỷ thác các mặt
hàng nơng lâm sản, hố chất dược liệu (trừ hố chất nhà nước cấm), bơng vải
sợi, máy móc thiết bị, nguyên vật liệu, hàng tiêu dùng, thủ công mỹ nghệ.
-Xuất khẩu lao động, đào tạo ngoại ngữ, giáo dục định hướng và nghề
nghiệp cho lao động đi làm việc tại nước ngoài;
- Liên doanh liên kết hợp tác sản xuất với các tổ chức kinh tế thuộc các
thành phần kinh tế trong và ngoài nước.
3.2.2 Nhiệm vụ của Công ty
Các nhiệm vụ chủ yếu của Công ty VILEXIM là:
- Đẩy mạnh và phát triển quan hệ thương mại, hợp tác đầu tư thông qua
hoạt động xuất nhập khẩu và các hoạt động khác có liên quan đến kinh tế đối
ngoại với các tổ chức kinh tế Việt Nam và nước ngoài.
12


- Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh của Công ty

theo quy chế hiện hành để thực hiện mục đích và nội dung hoạt động của
Cơng ty. Quản lý và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực nhằm thực hiện tốt
các nhiệm vụ kinh doanh của Cơng ty.
- Tn thủ các chính sách, chế độ, pháp luật của Nhà nước và quản lý
kinh tế tài chính, quản lý xuất nhập khẩu và trong giao dịch đối ngoại thực
hiện nghiêm chỉnh các cam kết hợp đồng kinh tế mà Công ty đã ký.
- Trực tiếp xuất nhập khẩu hàng hóa giữa nước ta với Lào và các nước
khác, xuất khẩu trực tiếp những sản phẩm do Công ty liên doanh sản xuất,
nhập khẩu nguyên vật liệu phục vụ cho liên doanh sản xuất của Công ty.
- Nhận ủy thác xuất nhập khẩu và nhận làm các dịch vụ thuộc phạm vi
kinh doanh của Công ty theo yêu cầu của khách hàng trong và ngoài nước.
- Nghiên cứu và thực hiện có hiệu quả việc nâng cao chất lượng của hàng
hóa, nâng cao sức cạnh tranh và mở rộng thị trường tiêu thu, góp phần tăng
nguồn thu ngoại tệ cho đất nước.
- Quản lý và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực nhằm thực hiện tốt các
nhiệm vụ trong q trình hoạt động của Cơng ty.
4.

Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.

4.1 Lĩnh vực kinh doanh của Công ty
 Xuất khẩu hàng hóa
Tại Cơng ty VILEXIM, 2 mặt hàng chủ lực trong hoạt động xuất khẩu
của Cơng ty đó là hàng thủ công mỹ nghệ ( túi xách, giỏ đựng, đồ lưu niệm…
bằng mây, tre, dương xỉ…)và hàng nông sản ( gạo, cà phê, nhân đậu phộng,
hồ tiêu…). Trong đó trụ sở chính tại Hà Nội chủ yếu thực hiện hoạt động xuất
khẩu hàng thủ cơng mỹ nghệ cịn chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh chủ
yếu xuất khẩu hàng nơng sản.
Năm 2007, kim ngạch xuất khẩu hàng hố của VILEXIM đạt 24,4 triệu
USD, tăng trên 37% so với năm 2006 và vượt kế hoạch của Bộ Công thương

giao tới 53%.
13


Để có được kết quả này, Cơng ty vừa kết hợp đẩy mạnh hoạt động xuất
khẩu các mặt hàng truyền thống, vừa luôn luôn cố gắng trong việc phát triển
nhiều mặt hàng mới và thị trường mới cộng với việc mạnh dạn đầu tư.
Công ty luôn nhận thực rõ rằng hoạt động xuất khẩu tạo cơ hội cho
doanh nghiệp tham gia vào cuộc cạnh tranh về giá cả, chất lượng, mẫu mã
hàng hóa trên thị trường thế giới. Chính yếu tố này buộc doanh nghiệp phải
năng động, sáng tạo hơn, phải khơng ngừng nâng cao trình độ quản trị kinh
doanh, tăng cường đầu tư đổi mới trang thiết bị... để tự hồn thiện mình.Hoạt
động xuất khẩu cịn tạo cơ hội cho doanh nghiệp mở rộng quan hệ buôn bán
với nhiều đối tác nước ngồi từ đó cũng là cơ hội để doanh nghiệp tìm hiểu và
mở rộng thị trường. Đây cũng là một nguồn thu ngoại tệ cho doanh nghiệp để
mở rộng và nâng cao trình độ sản xuất đồng thời tạo việc làm và thu nhập ổn
định cho người lao động trong doanh nghiệp.
 Nhập khẩu hàng hóa
Hoạt động nhập khẩu hàng hóa là một trong những lĩnh vực quan trọng
của Cơng ty, đóng góp phần lớn vào sự gia tăng doanh thu và phát triển của
Công ty trong những năm qua. Đây là kết quả của việc Công ty luôn chú
trọng đến lĩnh vực nhập khẩu trang thiết bị, máy móc, nguyên nhiên liệu phục
vụ cho sản xuất. Các mặt hàng nhập khẩu truyền thống là thế mạnh của
VILEXIM gồm: các loại sắt thép, đồng, nhôm, kẽm thỏi, hạt nhựa, vòng bi,
các nguyên nhiên liệu phục vụ sản xuất trong nước và các mặt hàng tiêu dùng
thiết yếu khác. Năm 2007 kim ngạch nhập khẩu của Công ty đạt 57,638 triệu
USD, tăng 128% so với năm 2006 và vượt 142% kế hoạch Bộ giao.
 Xuất khẩu lao động
Xuất khẩu lao động, đào tạo lao động để xuất khẩu cũng là thế mạnh của
VILEXIM. Đến nay, Công ty đã xây dựng được năm cơ sở đào tạo, giáo dục

định hướng, dạy nghề và dạy tiếng nước ngoài. Với đội ngũ giáo viên chuyên

14


nghiệp, nhiệt tình, giàu kinh nghiệm, Trung tâm xuất khẩu lao động
VILEXIM đã tiến hành đào tạo được hàng ngàn lao động có tay nghề cao, đáp
ứng được sự địi hỏi cao của các thị trường lao động nước ngoài. Những công
nhân Việt Nam do VILEXIM đào tạo và đưa đi làm việc ở nước ngồi thường
có trình độ cao, chính vì vậy mà tỷ lệ vi phạm hợp đồng lao động của công
nhân rất thấp. Hiện Công ty đã chiếm lĩnh việc xuất khẩu lao động sang làm
việc tại nhiều thị trường như Malaysia, Đài Loan, Macao, khu vực Trung
Đơng, Nhật Bản và Algeria,… Đó cũng chính là một trong những điều mang
lại uy tín và danh tiếng cho VILEXIM.
 Đầu tư liên doanh
Về hoạt động đầu tư, Công ty đã đầu tư hàng trăm tỷ đồng xây dựng cơ
sở vật chất và sản xuất hàng hoá trong nước. Đặc biệt Công ty đã mở rộng
hướng liên doanh hợp tác ra nước ngoài với hai dự án ban đầu : nhà máy sản
xuất thép tại Lào và Liên doanh sản xuất bánh kẹo thực phẩm tại Ghana. Ở
nhà máy sản xuất thép tại Lào, trải qua nhiều thăng trầm trong hoạt động sản
xuất kinh doanh, hiện nay hoạt động sản xuất của nhà máy đã đi vào ổn định
và phát triển. Thép sản xuất ra đã có thị trường tiêu thụ ổn định. Công ty đang
mở rộng đầu tư sản xuất với tổng vốn đầu tư vào dự án là 1 triệu USD.Kế
hoạch lâu dài của VILEXIM là sẽ tiếp tục xúc tiến tìm hiểu các thị trường
tiềm năng mới.
4.2 Lực lượng lao động của Công ty

15

Bảng 2: Cơ cấu chất lượng lao động của Công ty VILEXIM
Trình độ CBCNV
Các bộ phận

Số lao
động

Đại học

Cao đẳng

%
100

%

3

SL
3

SL

Ban giám đốc
Kế tốn tài vụ

10

8

80

2

20

Phịng XNK

25

20

80

5

20

Tổ chức hành chính

5

2

40

3

60

Phịng TCMN

5

5

Phịng du lịch

5

Các chi nhánh và văn

Độ tuổi
Trung

cấp
SL
%

< 30
SL

> 45

SL

%

SL
3

%
10

8

80

2

20

12

48

5

20

5

100

100

5

100

5

100

4

80

1

20

37

25

67

12

33

10

27

15

40

12

33

90

68

75.5

22

24.5

18

20

49

54.4

28

25.

8

%

31 - 44

32

phòng đại diện
Tồn cơng ty

Dựa vào bảng trên cho thấy đội ngũ nhân lực của Cơng ty có trình độ
chun mơn khá cao. Đa số cán bộ công nhân viên đều đã tốt nghiệp đại học
chiếm tới 75.5% tồn Cơng ty. Đặc biệt trong số này, phần lớn nhân viên đều
là những người được đào tạo trong các chuyên ngành như: quản trị kinh
doanh, thương mại quốc tế, kế toán... nên đã có những kiến thức vững vàng
để cơng tác trong ngành ngoại thương, tạo cho Cơng ty có một thế mạnh lớn
khi hoạt động trong lĩnh vực này. Ngoài ra, trong suốt những năm qua Công
ty đã và đang thực hiện chủ trương trẻ hóa đội ngũ nhân viên nhằm tăng thêm
sự năng động, sáng tạo cho Công ty.Hiện nay tỷ lệ lao động thấp hơn 44 tuổi
chiếm tới 74.4% tổng số nhân viên tồn Cơng ty, hứa hẹn rằng đội ngũ nhân
viên này sẽ cịn có thể đóng góp công sức cho Công ty trong một thời gian
dài. 25,6% cịn lại là những nhân viên đã có thâm niên cơng tác lâu năm, tích
lũy được nhiều kinh nghiệm q báu, là một đội ngũ viên nòng cốt và rất
quan trọng trong việc đưa ra những tư vấn, phân tích quan trọng đối với hoạt
động kinh doanh và giúp đỡ đào tạo lớp nhân viên trẻ kế cận.

CHƯƠNG II
16


THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH NHẬP KHẨU
HÀNG HÓA TẠI CƠNG TY VILEXIM
1.

Vai trị hoạt động kinh doanh nhập khẩu trong tịan bộ hoạt

động sản xuất kinh doanh của Cơng ty
Như đã đề cập, công ty VILEXIM thực hiện kinh doanh chủ yếu trên
bốn lĩnh vực:
 Kinh doanh xuất khẩu hàng hóa
 Kinh doanh nhập khẩu hàng hóa
 Xuất khẩu lao động
 Đầu tư liên doanh
Bảng 3 : Cơ cấu doanh thu của Công ty theo lĩnh vực hoạt động.
Lĩnh vực hoạt động
Kinh doanh xuất khẩu
hàng hóa
Kinh doanh nhập khẩu
hàng hóa
Xuất khẩu lao động
Đầu tư liên doanh
Tổng

Năm 2007
Doanh thu
Tỷ

Năm 2008
Doanh thu
Tỷ

Năm 2009
Doanh thu

Tỷ

(Tỷ VNĐ)

trọng

(Tỷ VNĐ)

trọng

( Tỷ VNĐ)

trọng

224,916

36%

296,155

33%

179,834

30%

306,136

49%

457,694

51%

317,707

53%

62,477
31,238

10%
5%

89,744
53,846

10%
6%

47,955
53,950

8%
9%

624,767

100%

897,439

100%

599,446

100%

Nguồn : báo cáo kết quả kinh doanh của các phịng ban
Ta có thể thấy trong 4 lĩnh vực trên, lĩnh vực kinh doanh nhập khẩu hàng
hóa ln mang lại cho Cơng ty doanh thu lớn với tỷ trọng cao nhất và mức
tăng trưởng ổn định qua các thời kì. Tỷ trọng của lĩnh vực kinh doanh nhập
khẩu trong cơ cấu doanh thu của Công ty đã tăng từ 49% năm 2007 lên 51%
năm 2008 và tiếp tục đạt tới 53% trong năm 2009. Các số liệu này cũng cho ta
thấy rằng chỉ riêng lĩnh vực kinh doanh nhập khẩu đã luôn chiếm tới 50%

17


doanh thu của tồn Cơng ty, trong khi 3 lĩnh vực cịn lại là kinh doanh xuất
khẩu hàng hóa, xuất khẩu lao động và đầu tư liên doanh đóng góp phần còn
lại.Doanh thu từ kinh doanh nhập khẩu năm 2007 từ khoảng 306 tỷ VNĐ đã
tăng lên 457 tỷ VNĐ vào năm 2008, tuy số liệu tuyệt đối của doanh thu do
hoạt động kinh doanh nhập khẩu mang lại có giảm vào năm 2009 ( xuống còn
317 tỷ VNĐ) do tác động của khủng hoảng kinh tế thế giới nhưng nó vẫn tiếp
tục tăng lên về mặt tỷ trọng so với các lĩnh vực khác. Qua đó có thể thấy được
phần nào về tầm quan trọng của hoạt động kinh doanh nhập khẩu của Công ty.
Để thấy rõ hơn vai trò của hoạt động kinh doanh nhập khẩu, đặc biệt khi
so sánh với hoạt động xuất khẩu, ta có thể nhìn vào số liệu sau:
Bảng 4: Trị giá kim ngạch xuất nhập khẩu của Công ty VILEXIM

Năm 2006
Trị giá

Năm 2007
Trị giá

Năm 2008
Trị giá

( 1000 USD) ( 1000 USD) ( 1000 USD)
Kim ngạch XK
21,606
20,322
17,527
Kim ngạch NK
45,913
57,649
56,141
Tổng
67,519
77,971
73,668
Nguồn: báo cáo nội bộ phòng xuất nhập khẩu

Năm 2009
Trị giá
( 1000 USD)
8,025
31,441
39,466

Có thể thấy rằng hoạt động nhập khẩu của Công ty chiếm một vị trí rất
quan trọng trong hoạt động của Cơng ty. Trị giá kim ngạch nhập khẩu năm
2006 chỉ mới gấp đôi trị giá kim ngạch xuất khẩu thì đến năm 2008 con số
này đã tăng lên là 3 lần và đến năm 2009 là xấp xỉ 4 lần. Từ bảng số liệu này,
ta có thể vẽ được biểu đồ thể hiện rõ về tương quan tỷ trọng giữa kim ngạch
xuất khẩu và nhập khẩu của Công ty như sau:

Bảng 5: Tỷ trọng kim ngạch XNK của Công ty VILEXIM năm 2008-2009

18


Nguồn: báo cáo kết quả kinh doanh nội bộ phòng kinh doanh xuất nhập khẩu.
Biểu đồ trên cho ta thấy tỷ trọng kim ngạch nhập khẩu luôn chiếm tỷ lệ
áp đảo so với kim ngạch xuất khẩu. Cụ thể năm 2008 kim ngạch nhập khẩu
chiếm tới 74,44% trong khi tỷ lệ này đối với kim ngạch nhập khẩu là 25,56%.
Sang năm 2009, tỷ trọng kim ngạch nhập khẩu tiếp tục tăng với 79,67% trong
khi kim ngạch xuất khẩu giảm xuống còn 20,33%. Điều này càng thể hiện rõ
sự lớn mạnh của hoạt động kinh doanh nhập khẩu trong quá trình sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp, cũng như vai trò vô cùng quan trọng của hoạt
động nhập khẩu đối với sự tồn tại và phát triển của Công ty VILEXIM.
2.

Thực trạng quy trình tổ chức hợp đồng nhập khẩu của Công ty

VILEXIM
Công ty VILEXIM hoạt động kinh doanh nhập khẩu dưới hai hình thức
chủ yếu đó là:




Nhập khẩu trực tiếp
Nhập khẩu ủy thác

Nhập khẩu trực tiếp: hàng hóa được mua trực tiếp từ nước ngồi khơng
thơng qua trung gian. Bên xuất khẩu giao hàng trực tiếp cho bên nhập khẩu.
Trong hình thức này, doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu phải trực tiếp làm
các hoạt động tìm kiếm đối tác,đàm phán kí kết hợp đồng… và phải tự bỏ vốn
để kinh doanh hàng nhập khẩu, phải chịu mọi chi phí giao dịch,nghiên cứu thị
trường, giao nhận, lưu kho bãi, nộp thuế tiêu thụ hàng hóa và tìm thị trường
19


tiêu thụ cho hàng hóa. Trên cơ sở nghiên cứu kĩ thị trường trong nước và quốc
tế, các doanh nghiệp tính tốn chính xác chi phí,tn thủ đúng chính sách, luật
pháp quốc gia và pháp luật quốc tế. Khi sử dụng hình thức nay, các doanh
nghiệp kinh doanh nhập khẩu phải hoàn toàn chịu trách nhiệm đối với các
hoạt động của mình. Độ rủi ro của hình thức nhập khẩu trực tiếp cao hơn song
lại đem lại lợi nhuận cao hơn so với các hình thức khác.
Nhập khẩu ủy thác: là hình thức nhập khẩu gián tiếp thơng quan trung
gian thương mại. Bên nhờ ủy thác sẽ phải tra một khoản tiền cho bên nhận ủy
thác dưới hình thức phí ủy thác, cịn bên nhận ủy thác có trách nhiệm thực
hiện đúng nội dung của hợp đồng ủy thác đã được kí kết giữa các bên.
2.1 Quy trình nhập khẩu ủy thác của Công ty VILEXIM
2.1.1. Nhận đơn đặt hàng từ khách nội:
Khi muốn nhập khẩu hàng hoá, doanh nghiệp trong nước có hai lựa
chọn : nhập khẩu trực tiếp hoặc nhập khẩu gián tiếp thông qua một đơn vị
dịch vụ kinh doanh xuất nhập khẩu. VILEXIM là một đơn vị đóng vai trị
thực hiện các hoạt động dịch vụ xuất nhập khẩu. Trong đó mảng kinh doanh

nhập khẩu là mảng chính trong hoạt động của Cơng ty. Hình thức kinh doanh
mà doanh nghiệp thực hiện chủ yếu là nhập khẩu uỷ thác ( chiếm tới 85% tỉ
trọng kim ngạch nhập khẩu của Công ty) và nhận đơn hàng từ khách hàng nội
là bước đầu tiên trong nghiệp vụ nhập khẩu ủy thác. Công ty trong nước đặt
hàng với VILEXIM và thỏa thuận về các điều khoản cần thiết để VILEXIM
nhập khẩu cho họ mặt hàng nào đó.
Trong đơn đặt hàng, người uỷ thác nêu cụ thể về hàng hoá định nhập
khẩu và tất cả những nội dung cần thiết cho việc ký kết hợp đồng uỷ thác. Nội
dung đơn đặt hàng thường bao gồm tên và địa chỉ đơn vị đặt hàng , số hiệu tài
khoản và ngân hàng giao dịch, số và ngày tháng lập đơn đặt hàng, tên hàng,
quy cách phẩm chất, mục đích sử dụng, số lượng, ước giá, thời hạn và địa
điểm hàng về Việt Nam. Dựa trên đơn đặt hàng, VILEXIM ký kết hợp đồng
20


kinh tế với đơn vị đặt hàng, lập đơn hàng ngoại và ký kết hợp đồng với nước
ngoài. Bởi vậy, đơn đặt hàng là một tài liệu có giá trị pháp lý cho hoạt động
nghiệp vụ xuất nhập khẩu. Đồng thời đơn đặt hàng phải đầy đủ thủ tục quy
định cho việc lập đơn hàng. Đối với hoạt động uỷ thác nhập khẩu thì phải
kèm theo chứng nhận của Ngân hàng về việc đơn vị đặt hàng có vốn ngoại tệ.
2.1.2. Ký kết hợp đồng uỷ thác :
Trong hợp đồng uỷ thác bên nhận uỷ thác phải ký kết và thực hiện hợp
đồng nhập khẩu với danh nghĩa của mình nhưng bằng chi phí của bên uỷ thác.
Hợp đồng uỷ thác nhập khẩu mà Công ty ký kết với khách hàng nội thường
có các điều khoản sau:
-Điều khoản về hàng hố: gồm có tên hàng, số lượng, trị giá, xuất xứ, mơ
tả hàng hố.
-Điều khoản giao hàng: quy định thời gian và địa điểm giao nhận là thời
gian hàng về tới kho của bên nhận uỷ thác hoặc do bên uỷ thác chỉ định. Sở dĩ
có quy định như vậy là vì bên uỷ thác nhập khẩu thường uỷ thác ln cho

VILEXIM nhận hàng. Mọi chi phí thực tế phát sinh từ hoạt động nhận hàng
này cũng do bên uỷ thác chịu.
-Điều khoản về trách nhiệm các bên :
 Bên A : Bên nhận uỷ thác (VILEXIM )
Ký hợp đồng ngoại trên cơ sở các nội dung của Hợp đồng đã được bên
Uỷ thác (khách nội) nhất trí .
Xuất hố đơn tiền hàng, thuế VAT sau khi bên uỷ thác thanh tốn đầy đủ
tiền hàng và tiền thuế.
Hồn thành bộ hồ sơ nhập khẩu và giấy uỷ quyền
Tiến hành làm thủ tục nhận hàng nhập khẩu tại cửa khẩu hàng đến.
 Bên B – Bên uỷ thác nhập khẩu ( khách nội )
Nộp 10% trị giá tiền hàng ngay sau khi bên A ký hợp đồng ngoại bằng

21


VND để A làm thủ tục mở L/C cho khách hàng như Hợp đồng ngoại đã ký. Số
còn lại (90%) B thanh toán nốt khi chứng từ về tới Ngân hàng. Trị giá tiền
hàng tính theo tỷ giá Ngân hàng bán USD cho VILEXIM để thanh toán cho
khách hàng nước ngồi.
Thanh tốn cho A phí uỷ thác nhập khẩu theo % giá trị lơ hàng Nhập
khẩu
Chịu mọi chi phí phát sinh để Nhập khẩu lô hàng theo thực tế.
Nộp thuế Nhập khẩu và thuế VAT trước hạn nộp thuế 5 ngày theo quy
định của Hải quan. Mọi chi phí phát sinh do bên B gây ra bên B phải chịu
trách nhiệm.
Hợp đồng uỷ thác VILEXIM thường về các mặt hàng như hố chất dùng
cho mạ điện phân,thép khơng gỉ,ly bát thủy tinh.... có xuất xứ từ các thị
trường Trung Quốc Hàn Quốc, Tây Âu....
2.1.3. Phòng Kinh doanh lên phương án :

Dựa trên Hợp đồng uỷ thác đã ký kết với khách hàng nội (là bên uỷ thác
nhập khẩu) phòng kinh doanh của Công ty sẽ lên phương án nhập khẩu để
trình giám đốc và kế tốn trưởng của Cơng ty xét duyệt. Lãnh đạo Cơng ty sẽ
xem xét tính khả thi và hiệu quả của phương án, ví dụ như lợi nhuận mà Cơng
ty thu được để quyết định có thực hiện phương án hay không.
Một phương án kinh doanh bao gồm nhiều nội dung , trong đó có thể
chia hai phần chính : những thơng tin liên quan đến phương án và nội dung
chính của phương án.
 Phần thơng tin đến phương án gồm: số phương án (được đánh số theo
số thứ tự các phương án thực hiện trong một năm ), tên khách hàng nội, tên
hàng , thị trường, số lượng , trị giá ngoại tệ (ngoại tệ mà khách hàng phải bỏ
ra để nhập khẩu lô hàng).
 Phần nội dung chính bao gồm các chi phí phải bỏ ra để thực hiện việc
nhập khẩu uỷ thác cho lô hàng để cuối cùng đưa ra giá khách hàng thanh toán,
22


nó gồm có một số nội dung cụ thể như sau :
-Trị giá vốn hàng nhập: là trị giá của lơ hàng nhập khẩu, chính là tổng trị
giá được ghi trong hợp đồng ngoại (tức là hợp đồng mua bán mà Công ty sẽ
ký với khách hàng ngoại theo những điều kiện mà khách hàng nội – bên uỷ
thác yêu cầu). Trị giá này thường được tính bằng cách nhân trị giá ngoại tệ
với tỉ giá tạm tính liên ngân hàng vào thời gian lên phương án.
-Các khoản chi phí trong q trình thực hiện nhập khẩu lơ hàng: chi phí bốc
xếp tại kho cảng, chi phí giám định Hải quan, chi phí bảo hiểm, cước phí vận
chuyển, chi phí bảo quản lưu kho, thủ tục phí, điện phí ngân hàng.
Thuế nhập khẩu: bằng trị giá lô hàng theo đơn vị ngoại tệ nhân với thuế suất
( nếu là mặt hàng thuế tính theo thuế suất hoặc có thể cộng thêm cả một khoản
thuế cố định nếu là mặt hàng được tính theo thuế cố định cho cả lơ hàng).
Thuế VAT đầu vào (đây chính là VAT nộp lần 1) = (trị giá vốn hàng nhập

+ thuế nhập khẩu) x Thuế suất thuế VAT đối với mặt hàng nhập khẩu.
Phí nộp Công ty = trị giá vốn hàng nhập x Mức phí (được tính theo %)
Giá bán chưa thuế VAT = Trị giá vốn hàng nhập + Các khoản chi phí
trong q trình thực hiện lơ hàng + Thuế nhập khẩu + phí nộp Cơng ty.
Thuế VAT đầu ra ( là tổng thuế phải nộp) = Thuế VAT lần 1 + Thuế VAT lần 2
Giá khách hàng thanh toán = giá bán chưa thuế VAT + Thuế VAT đầu ra
Trong phần phí nộp cho Cơng ty, suất phí được quy định như sau:
Bảng 6: Phí nhập khẩu uỷ thác qua VILEXIM:
Giá trị hợp đồng
(USD)

Giá trị hợp đồng

Mức thu (%)

( USD)
<10000
2.2
50000-100000
10000-20000
1.7
100000-300000
20000-30000
1.4
300000-500000
30000-50000
1.3
>500000
(Nguồn: Biểu phí quy định của Cơng ty VILEXIM)

Mức thu(%)
1.2
1.0
0.8
0.7

Trường hợp khách hàng có uy tín, thường xun thì có thể giảm phí 0.1%
23


2.1.4.Ký hợp đồng với đối tác nước ngoài:
Căn cứ vào những yêu cầu mà bên uỷ thác đưa ra, bên nhận uỷ thác phải
ký kết hợp đồng với khách nước ngoài với những điều khoản đảm bảo được
những yêu cầu đó. Nội dung các điều khoản và điều kiện trong hợp đồng mua
bán này gồm đầy đủ các điều khoản của một hợp đồng được trình bày bằng
tiếng Anh: tên hàng, điều kiện phẩm chất, số lượng, bao bì, giá cả, giao hàng,
thanh toán, khiếu nại, bảo hành, trường hợp miễn trách, trọng tài, vận tải.
Hợp đồng VILEXIM ký với khách hàng nước ngoài là Sales contract.
Nội dung của hợp đồng này dựa trên những thoả thuận của VILEXIM với
khách hàng nội. Trên thực tế, nếu khách hàng ngoại là khách hàng do bên uỷ
thác đã đàm phán và thoả thuận các điều kiện nhập khẩu thì VILEXIM khơng
phải tìm khách hàng ngoại đáp ứng được các điều kiện khách hàng nội đưa ra,
như vậy thì dễ dàng hơn rất nhiều.
Phần lớn các hợp đồng mà VILEXIM ký với đối tác nước ngồi đều là
nhập CIF và Cơng ty khơng có nghĩa vụ phải mua bảo hiểm. Hàng hố nhập
khẩu thường được vận chuyển bằng đường biển.
2.1.5. Mở L/C:
Hầu hết các hợp đồng yêu cầu thanh toán bằng L/C, các loại thanh tốn
khác như TTR hay D/P tuy có thể dùng với các khách hàng truyền thống,
đáng tin cậy song cũng ít phổ biến.

Ngay sau khi hợp đồng ngoại được ký kết, bên uỷ thác sẽ nộp ngay cho
VILEXIM một khoản tiền trị giá 10% giá trị hợp đồng để bên nhận uỷ thác
mở L/C. Thời gian mở L/C nếu hợp đồng ngoại (hợp đồng với đối tác nước
ngồi) khơng có quy định gì, thơng thường L/C được mở khoảng 20-25 ngày
trước khi đến thời hạn giao hàng (nếu khách hàng ở Châu Âu). Nếu khơng có
thoả thuận gì khác thời gian hiệu lực của L/C là 21 ngày sau ngày giao hàng.
Nếu quá thời hạn đó mà bên bán khơng gửi đủ bộ chứng từ thanh tốn thì L/C
coi như khơng cịn hiệu lực.
24


Căn cứ để mở L/C là các điều khoản của hợp đồng nhập khẩu mà
VILEXIM đã ký kết với khách hàng ngoại. Khi mở L/C VILEXIM dựa vào
mỗi căn cứ này để điền vào một mẫu gọi là “Đơn xin mở thư tín dụng”. Mỗi
ngân hàng khác nhau có mẫu xin mở thư tín dụng khác nhau về hình thức dù
nội dung vẫn gồm đầy đủ các thông tin cần thiết. Đơn xin mở thư tín dụng
được nộp cho ngân hàng kèm theo bản sao hợp đồng ngoại, bản sao hợp đồng
nội kèm theo hai uỷ nhiệm chi : một uỷ nhiệm chi để ký quỹ theo quy định về
việc mở L/C ( thường là 10% trị giá hợp đồng ngoại ) và uỷ nhiệm chi thứ hai
để trả thủ tục phí cho ngân hàng về việc mở L/C.
Khi bộ chứng từ gốc từ nước ngoài về ngân hàng phát hành thư tín dụng,
VILEXIM phải xem xét và kiểm tra chứng từ, nếu chứng từ hợp lệ , chấp
nhận thanh tốn cho ngân hàng thì mới được nhận bộ chứng từ để đi nhận
hàng trong đó vận đơn phải được ký hậu theo lệnh của Ngân hàng, phí ký hậu
thường là khoảng 50$.
Trong trường hợp hàng đã về tới cảng mà bộ chứng từ vẫn chưa về, chi
phí kho bãi và cầu cảng mà hàng phải chịu có thể là rất lớn. Khi đó VILEXIM
phải nhờ ngân hàng phát hành thư tín dụng đứng ra bảo lãnh nhận hàng bằng
cách mở
“ Chứng thư bảo lãnh” với mức phí 50$, thấp hơn nhiều so với phí lưu hàng.

Bộ xin mở thư bảo lãnh gồm Hợp đồng ngoại Sales contract, bản sao
Comercial Invoice, Packing List, Bill of Lading. Nội dung của chứng thư bảo
lãnh có kèm theo cam kết của bên xin bảo lãnh ( VILEXIM ) thanh toán tiền
hàng kể cả trong trường hợp hàng đổ vỡ hay hư hỏng và cả khi bộ chứng từ
không phù hợp. Khi bộ chứng từ về đến ngân hàng, VILEXIM sẽ mang vận
đơn ra hãng tàu để lấy lại chứng thư bảo lãnh. Trường hợp nữa là khi thị
trường thuộc về người bán, tức là hàng khan hiếm hay khi quan hệ giữa hai
bên đã có truyền thống thì việc chấp nhận bộ chứng từ dễ dàng hơn.

25