(TIỂU LUẬN) báo cáo CUỐI kỳ môn học kỹ NĂNG mềm CHỦ đề cần CHUẨN bị gì KHI đi PHỎNG vấn XIN VIỆC

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
VIỆN SƯ PHẠM KỸ THUẬT

BÁO CÁO CUỐI KỲ
MÔN HỌC KỸ NĂNG MỀM
CHỦ ĐỀ: CẦN CHUẨN BỊ GÌ KHI ĐI PHỎNG VẤN
XIN VIỆC
Giảng viên hướng dẫn: Phạm Hồng Hạnh
Nhóm thực hiện: Nhóm 20
Nguyễn Ngọc Hạo
Chu Nhật Linh
Ngô Minh Nghĩa
Nguyễn Minh Phúc
Chu Tiến Thành
Đào Thị Thúy
Nguyễn Thị Thu Thủy
Giáp Quang Trung
Kiều Tơ Hun
Lê Ngọc Bình

Hà Nội, 1 - 2022


MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU..........................................................................................................2
PHẦN I: MƠ TẢ NHĨM....................................................................................... 3
1. Khái niệm nhóm................................................................................................ 3
2. Vai trị và hiệu quả của nhóm............................................................................ 3
3. Thuyết DISC phân tích tính cách các thành viên trong nhóm...........................4
4. Đánh giá việc kiểm sốt bản thân và kiểm sốt cơng việc................................ 7
5. Mơ hình 5P quản trị nguồn nhân lực trong nhóm..............................................7

6. Các giai đoạn phát triển nhóm.........................................................................10
PHẦN II: LẬP KẾ HOẠCH NHĨM...................................................................13
1. Khái niệm........................................................................................................ 13
2. Vai trị của việc lập kế hoạch........................................................................... 13
3. Mơ hình 5A......................................................................................................13
4. Các bước lập và theo dõi kế hoạch..................................................................16
PHẦN III: THỰC HIỆN.......................................................................................20
1. Tìm hiểu đề tài.................................................................................................20
2. Thực hiện đề tài............................................................................................... 20
PHẦN IV: PHẦN ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ........................................................ 22
1. Kết quả nhóm đã đạt được...............................................................................22
2. Ý nghĩa của làm việc nhóm đối với hình thành và phát triển các kĩ năng làm
việc của mỗi cá nhân........................................................................................... 22
3. Đánh giá từng thành viên trong nhóm của trưởng nhóm.................................23

1


LỜI MỞ ĐẦU
Đại học Bách Khoa Hà Nội là trường kĩ thuật hàng đầu của Việt Nam. Tầm
nhìn trở thành một đại học nghiên cứu hàng đầu khu vực với nịng cốt là kỹ thuật
và cơng nghệ, tác động quan trọng vào phát triển nền kinh tế tri thức và góp phần
gìn giữ an ninh, hịa bình đất nước, tiên phong trong hệ thống giáo dục đại học Việt
Nam. Sinh viên Đại học Bách Nội là những sinh viên chăm chỉ, đam mê kĩ thuật và
rất thông minh.
Tuy nhiên, nhận thấy sinh viên kĩ thuật nói chung cũng như sinh viên Đại
học Bách Khoa Hà Nội nói riêng hầu hết đều có điểm chung là hơi rụt rè trong giao
tiếp, khả năng diễn đạt còn chưa tốt, cũng như kĩ năng thuyết trình cịn nhiều hạn
chế hay cịn gọi là thiếu kĩ năng mềm. Việc thiếu kĩ năng mềm khiến cho sinh viên
dù có năng lực tốt cũng sẽ gặp khó khăn trong việc tìm việc làm hay làm việc

nhóm sau này. Để phát huy những mặt tích cực, đồng thời khắc phục điểm còn hạn
chế về kĩ năng mềm trong sinh viên ngay cả những sinh viên không nằm trong khối
ngành kĩ thuật, chúng em nhận thấy tầm quan trọng của bộ mơn kĩ năng mềm.
Vì vậy, nhóm Dream Makers chúng em là những sinh viên kĩ thuật và cùng
chung quan điểm về nhận thức tầm quan trọng của kĩ năng mềm và đồng thời cũng
nhận thấy bản thân mỗi người cịn thiếu sót rất nhiều nên đã tham gia mơn học này
rồi hợp thành một nhóm. Nhóm Dream Makers đã cùng nhau tìm hiểu, học tập và
vận dụng những kiến thức được học trong bộ môn Kĩ năng mềm vào thực tế. Trong
đó, slide với chủ đề "Cần chuẩn bị gì khi đi phỏng vấn xin việc" đã được các
thành viên trong nhóm cùng nhau thực hiện. Qua đó chúng em đã nâng cao được
những kĩ năng mà mình cịn thiếu, đồng thời có thêm những người bạn mới đến từ
những lớp, những khóa khác nhau. Cuối cùng, nhóm xin cảm ơn cơ giáo Phạm
Hồng Hạnh đã tạo điều kiện cho các thành viên trong nhóm có mơi trường tốt nhất
để cùng nhau học tập và sáng tạo.

2


PHẦN I: MƠ TẢ NHĨM

1. Khái niệm nhóm
Nhóm là tập hợp những cá nhân thỏa mãn 4 yếu tố sau:
-

Có từ hai thành viên trở lên.

-

Có thời gian làm việc chung nhau nhất định.

- Cùng chia sẻ hay thực hiện chung một nhiệm vụ hay một kế hoạch để đạt
đến các mục tiêu nhất định mà nhóm kỳ vọng.
Hoạt động theo những quy định chung của nhóm.
2. Vai trị và hiệu quả của nhóm
Hoạt động nhóm mang lại những kết quả tốt mà từng cá nhân không thể
làm được hay làm được mà hiệu quả không quá cao.
- Hoạt động nhóm cho phép những cá nhân nhỏ lẻ vượt qua những cản trở
của cá nhân, xã hội để đạt được các kết quả, mục tiêu cao hơn. Đồng thời
kéo theo sự phát triển cho các thành viên khác cùng tham gia nhóm.
- Việc hợp tác của một nhóm nhỏ các thành viên trong cơ quan, công ty, hay
xã hội tạo tiền đề để phát triển tốt các nhóm nhỏ khác xung quanh cộng
đồng. Vì các nhóm phát triển sau học hỏi được những kinh nghiệm từ
nhóm ban đầu.
Như vậy, để nhóm hoạt động hiệu quả cần phải đảm bảo các yếu tố:
Số thành viên tốt nhất trong các hoạt động kinh tế xã hội thơng thường là 4
đến 15 người.
Nhóm q ít thành viên sẽ khơng phát huy được hiệu quả của nhóm vì
khơng có nhiều người đóng góp ý kiến hay thực hiện cơng việc.
Nhóm q đơng sẽ khó đạt được những thống nhất cao trong hoạt động, do
trong nhóm có nhiều người khác nhau có ý kiến, quan điểm khác nhau. Vì những
điều trên, nhóm Dream Makers với số lượng thành viên vừa đủ và mỗi người giỏi
một lĩnh vực khác nhau đạt hiệu quả cao trong làm việc nhóm.

3


3. Thuyết DISC phân tích tính cách các thành viên trong nhóm
Trước tiên, để có thể quản trị tốt một nhóm gồm nhiều thành viên cần có một
người đứng đầu. Vậy cách thức để chọn ra người đứng đầu là gì trong khi các
thành viên trong nhóm khơng biết nhiều về nhau trước đó? Nhóm Dream Makers

đã sử dụng phương pháp trắc nghiệm tính cách theo thuyết DISC. Cụ thể, mỗi
thành viên trong nhóm sẽ được yêu cầu điền vào bảng trắc nghiệm tính cách theo
thuyết DISC từ đó thư kí nhóm sẽ tổng hợp lại và dựa vào đó để đánh giá phân tích
và tìm ra thành viên nhóm trưởng của nhóm, đồng thời hiểu được các thành viên để
dễ dàng phân cơng cơng việc.
Vậy DISC là gì?
DISC thường được mơ tả như là một “Bài Đánh Giá Tính cách”. Trong thực
tế, DISC thực sự giống như một “Hệ Thống Hồ Sơ Tính Cách” và đó là lý do tại
sao chúng em gọi là Hồ sơ Tính Cách DISC.
Hồ sơ DISC vận dụng phương pháp để hiểu được hành vi, tính khí, và tính
cách. Hồ sơ tính cách DISC cung cấp cái nhìn tổng quan, tồn diện về cách mà một
người suy nghĩ, hành động và tương tác. Đây là công cụ định dạng được sử dụng
rộng rãi nhất của loại hình này, và được hỗ trợ bởi các nghiên cứu độ chính xác và
độ tin cậy qua nhiều thập kỷ.
Hồ sơ cá nhân của DISC dựa trên tác phẩm của nhà tâm lý học nổi tiếng
Tiến sĩ William Moulton Marston và được giới thiệu trong cuốn “Những cảm xúc
của người bình thường” năm 1928. William Marston, một người đương thời của
Carl Jung, đã phát triển Hồ sơ tính cách DISC sau khi nghiên cứu các đặc điểm
nhân cách, các mẫu hành vi và phản ứng tự nhiên của hàng ngàn cá nhân.
Hồ sơ Tính cách DISC xác định các mơ hình hành vi và có thể được sử dụng
để thực hiện các giải pháp để tối đa hóa thế mạnh của một cá nhân và giảm thiểu
các điểm yếu. Hồ sơ Tính cách DISC được sử dụng trong nhiều môi trường, bao
gồm kinh doanh, giáo dục, bán hàng, huấn luyện và tư vấn. Các ứng dụng chính
của Hồ sơ Tính cách DISC bao gồm:
Tăng cường kỹ năng giao tiếp
Xây dựng năng lực lãnh đạo
Giải quyết xung đột giữa các cá nhân
Chọn các mục tiêu có thể đạt được
Tăng cường năng suất và năng suất
4

Động lực gia tăng
Tăng cường kỹ năng làm việc
Xây dựng đội ngũ vững mạnh
Nuôi dưỡng năng xuất công việc hoặc thói quen học tập tốt
Ra quyết định tuyển dụng thơng minh
Bài trắc nghiệm này được dựa trên lý thuyết rất nổi tiếng DISC, mơ hình
nghiên cứu để kiểm tra các hành vi cá nhân của con người trong môi trường hoặc
một tình huống cụ thể, sẽ giúp chúng ta hiểu hơn về các thiên hướng hành vi,
phong cách bên ngoài và sở thích của từng cá nhân. DISC (Dominance – Influence
– Steadiness – Compliance) là chữ viết tắt của sự thống trị, ảnh hưởng, bền vững
và tuân thủ. Bản thân tất cả chúng ta đều sở hữu những đặc điểm này, nhưng một
hoặc nhiều trong số này có thể chiếm ưu thế hơn. DISC có thể giúp hồn thiện giao
tiếp, giảm thiểu xung đột và thất vọng, phát triển các nhà quản lý và phương thức
làm việc theo nhóm.
Trong mỗi con người đều có đủ 4 yếu tốt, có chăng là tỉ lệ khác nhau. Với
các thành viên Dream Makers như sau:

Mô tả bảng:

5


- Bốn cột của bảng thể hiện bốn nhóm tính cách khác nhau theo thuyết
DISC:
+ Dominance (D) –“Thống trị”:
Người nằm trong nhóm này thường có đặc điểm là quyết đốn, tự tin,
mạnh mẽ, năng nổ, nhanh nhẹn, mức độ tập trung cao, thích cạnh
tranh, chú trọng tới kết quả.

+ Influence (I) –“Ảnh hưởng”:
Những người thuộc nhóm I có đặc điểm là thích xã giao, cởi mở, dễ
hịa đồng, nhiệt tình và khả năng thuyết phục tốt.
+ Steadiness (S) – “Kiên định”:
Điềm tĩnh, trầm ổn, hòa nhã, biết lắng nghe, ổn định, ln tận tâm với
mọi việc mình làm và cẩn trọng là những phác họa của người nằm
trong nhóm S.
+ Compliance (C)- “Tuân thủ”:
Người thuộc nhóm C có đặc điểm là xem trọng trách nhiệm, thường
rõ ràng trong mọi thứ, tư duy logic, tính kỉ luật tốt, coi trọng sự chính
xác và nghiêm túc để hồn thành kế hoạch được vạch ra.
Kết luận:
- Cộng điểm của từng cột nhóm thấy bạn Nguyễn Ngọc Hạo là người thuộc
nhóm Dominance - Người quyền lực. Tính cách của bạn Nguyễn Ngọc Hạo
khá phù hợp làm nhóm trưởng.
- Tương tự, với các thành viên của nhóm được phân bổ của 4 nhóm tính cách
theo thuyết DISC. Sau đây nhóm sẽ mơ tả chi tiết tính cách từng thành viên:
Dominance
Nguyễn Ngọc Hạo
Chu Tiến Thành

Nhận xét:
6


Nhóm Dream Makers có 10 thành viên với màu sắc, tính cách đa dạng và có
đầy đủ các thành viên trong 4 nhóm tính cách, nhận thấy đây chính là thế mạnh của
nhóm cần phải được phát huy. Tùy theo tính cách của từng người mà nhóm trưởng
sẽ có những cách tiếp cận khác nhau, giao việc một cách phù hợp nhất với khả
năng của từng người. Qua đó tránh được những mâu thuẫn và xung đột khơng đáng

có. Giúp cho nhóm đạt được hiệu quả cao trong q trình hợp tác.
Dominance (D) - “Thống trị”: Người nằm trong nhóm này.
4. Đánh giá việc kiểm soát bản thân và kiểm sốt cơng việc
Các bước kiểm sốt bản thân:
Bước 1: Tự kiểm soát – hiểu bản thân:
Cần phải biết được mục đích của bản thân mình: Cần tách riêng mục tiêu
của gia đình với mục đích cá nhân và cơng việc. Cần phải cân bằng các mục tiêu.
Mục đích cần phải thực tế, rõ ràng, không viển vông.
Nắm rõ được ưu điểm, khuyết điểm.
-

Năng lực cá nhân.

Bước 2: Kiểm sốt cơng việc:
-

Biết được mục đích cơng việc.

-

Vai trị của bản thân trong công việc.

-

Trách nhiệm cá nhân.

Bước 3: Xác định trọng tâm:
- Cần thiết lập, sắp xếp ưu tiên công việc.
Ứng dụng thực tiễn: Hiểu biết những bước trên để đánh giá cá nhân và kiểm
sốt cơng việc của cả nhóm, Dream Makers luôn tuân theo phương châm mỗi

thành viên tự đánh giá bản thân và đánh giá thành viên khác. Đồng thời, nhóm hợp
tác một cách tích cực từ khâu nêu ý tưởng đến chuyển hóa từ ý tưởng thành sản
phẩm đặt biệt là slide cuối kì của nhóm với sự tham gia tích cực của các thành
viên. Mỗi thành viên có một thế mạnh khác nhau nên hiệu quả cơng việc được
phân chia đều cho mọi người trong nhóm.
5. Mơ hình 5P quản trị nguồn nhân lực trong nhóm
Khi đã có những hiểu biết cơ bản về các nhóm tính cách của các thành viên
trong nhóm thì người nhóm trưởng cần phải biết cách quản trị nhân lực của nhóm.
7


Làm việc nhóm ln cần phương pháp quản trị tốt, Dream Makers đã quyết định
chọn ra phương pháp quản trị nguồn nhân lực của nhóm theo mơ hình 5P.
Trước tiên, nhóm có tìm hiểu cơ bản về mơ hình 5P như sau:
- 5P là mơ hình tương đối tồn diện về cấu trúc và các thành phần của một
chiến lược quản trị nguồn nhân lực do Schuler(1992) phát triển.
- Mô hình 5P gồm 5 yếu tố: triết lý quản trị nguồn nhân lực (Philosophy),
chính sách nguồn nhân lực (Policies), chương trình (Programs), hoạt
động/thơng lệ (Practices) và quy trình quản trị nguồn nhân lực (Process).
Áp dụng chiến lược quản trị nguồn nhân lực vào quản trị nhân lực của
nhóm, nhóm rút ra những kết luận sau:
- Đầu tiên nhóm cần xác định mục tiêu chiến lược của nhóm và phân tích một
cách có hệ thống về những tác động của nó đối với triết lý, chính sách,
chương trình, hoạt động/thơng lệ và các quy trình quản trị nguồn nhân lực.
Vận dụng linh hoạt chiến lược quản trị nguồn nhân lực của Schuler để làm
nổi bật ý nghĩa giữa chiến lược và hành động của nhóm.

Chiến lược, mục tiêu của nhóm.
8

Chiến lược của nhóm được chia làm hai giai đoạn là: giai đoạn một chuẩn bị
cho các bài thuyết trình mỗi buổi học và giai đoạn hai là chuẩn bị lên kế
hoạch chuẩn bị nội dung và phân chia nguồn lực cho slide và làm báo cáo
cuối kì.

Các hoạt động quản trị nguồn nhân lực chiến lược của nhóm.
Triết lí nguồn nhân lực: Slogan của Team: DREAM MAKERS “ mục
tiêu và động lực chỉ tồn tại khi có ước mơ”.
Các chính sách nguồn nhân lực: Việc quản trị một nhóm gồm nhiều
thành viên là rất khó khăn và cần phải linh hoạt. Chính sách của nhóm là
khuyến khích các thành viên đưa ra ý kiến và lắng nghe ý kiến, lấy biểu quyết
theo số đông nhưng cũng luôn chọn lọc những ý kiến hay và sáng tạo từ các
cá nhân.
Các chương trình nguồn nhân lực: Nhóm có hoạt động tun dương
và khen ngợi những thành viên tích cực, bên cạnh đó phê bình những thành
viên chưa hồn thành tốt cơng việc.
Các hoạt động nguồn nhân lực: Bên cạnh việc học tập, mặc dù muốn
gặp mặt đi nhưng vì Covid nên nhóm chỉ có thể tổ chức các buổi họp mặt nói
chuyện online để các thành viên gắn kết với nhau, hiểu nhau hơn và đưa ra
những ý tưởng sáng tạo cho bài tập trên lớp.
Các quy trình nguồn nhân lực: Khi bắt đầu một dự án làm làm việc thì
nhóm luôn phân chia công việc một cách rõ ràng và bám sát tiến độ của từng
9


thành viên trong nhóm.
6. Các giai đoạn phát triển nhóm

Khi một nhóm được thành lập với một nhiệm vụ hay mục đích nào đó, thơng

thường thời gian đầu nhóm hoạt động chưa đạt hiệu quả cao, nhưng trải qua thời
gian có những thay đổi và mọi người hài hịa với nhau hơn. Teamwork cũng trải
qua những giai đoạn cụ thể, việc nắm rõ từng giai đoạn giúp trưởng nhóm phát huy
tối đa hiệu quả làm việc nhóm, tối thiểu chi phí khi thực hiện.
Có 5 giai đoạn trong làm việc nhóm:
* Forming (Thành lập):
Giai đoạn mới thành lập đối với mỗi thành viên đó là một trải nghiệm lạ,
khiến cho ai cũng cảm thấy háo lức. Ở giai đoạn này, công việc được gán cho mỗi
thành viên dựa trên khả năng mỗi người. Qua đó các bạn cũng sẽ bước đầu phối
hợp với nhau để đạt hiệu quả cao nhất trong công việc.
Cũng trong giai đoạn này, mọi thành viên có khuynh hướng hỏi rất nhiều câu
hỏi và thường trong tình trạng nhiệt tình, sơi động khi thực hiện dự án.
Vai trị của nhóm trưởng trong giai đồn này là:
Xác định đúng năng lực của từng thành viên, qua đó phân công nhiệm
vụ
hợp lý.
10


-

Tổ chức các cuộc họp nhóm thường niên, qua đó lập kế hoạch cụ thể.

Hướng tư tưởng của các thành viên luôn trong trạng thái làm việc khẩn
trương, liên tục, tránh tình trạng ỉ lại, dựa dẫm vào người khác.
Tạo ra một bầu khơng khí làm việc thoải mái, hợp tác giữa các thành viên
trên tinh thần tự nguyện.
Nắm vững tâm lý của từng thành viên trong nhóm, hiểu được những thuận
lợi và khó khăn trong cuộc sống riêng tư của từng người. Qua đó tạo ra điều kiện
thuận lợi nhất về thời gian, kinh tế để các bạn đóng góp được nhiều nhất cho

nhóm.
* Storming ( Bão tố):
Ở
giai đoạn này, mỗi thành viên thể hiện quan điểm và lập trường của mình
trong dự án. Từ đó rất dễ xảy ra xung đột và sự bất hòa giữa các thành viên trong
đội, đây cũng là nguyên nhân khiến hiệu quả cơng việc chung của nhóm bị chậm
lại.
Giai đoạn này cũng khiến nhiều người vỡ mộng hay thất vọng về dự án, về
đồng đội của mình. Khơng sẵn sàng giải quyết những nhiệm vụ mình đảm nhận.
Giai đoạn này kéo dài lâu q sẽ khơng tốt.
*Vai trị của trưởng nhóm cần phải:
Giải quyết xung đột và làm rõ các mục tiêu, các việc cần làm trong dự
án.
- Tập trung toàn bộ thành viên trong nhóm để định hướng lại nhiệm vụ của
từng người.
Lấy một vài việc cụ thể mà nhóm đã hoàn thành để làm động lực cho các
thành viên hoàn thành những hạng mục cịn gặp khó khăn.
* Norming (Chuẩn hóa):
Khi các thành viên có sự trao đổi thân thiện và thống nhất rõ ràng về mục
tiêu nhóm, chuẩn hóa mục tiêu nhóm. Lúc này các thành viên của nhóm hiểu nhau
và tin tưởng lẫn nhau hơn. Qua đó tạo sự đồn kết trong nội bộ nhóm.
Mọi người tập trung vào việc giải quyết vấn đề hơn là đấu tranh lẫn nhau.
Thành viên cũng có thể đảm nhiệm các cơng việc chéo nhau nếu có thành viên
vắng mặt.
Đây là giai đoạn rất quan trọng, là cơ sở của việc hoàn thành nhiệm vụ mà
nhóm được giao.
11


Trong giai đoạn này, nhóm trưởng cần phải:

-

Thúc đẩy tối đa sự sáng tạo và phối hợp của các thành viên.

-

Kêu gọi các thành viên chia sẻ trách nhiệm.

-

Bám sát những mục tiêu và thời gian biểu đề ra.

-

Chia sẻ nhiệm vụ lãnh đạo với các thành viên khác.

* Performing (Thực thi):
Ở
giai đoạn này, mỗi thành viên được gán công việc và tính theo ngày. Cơng
việc sẽ trở thành những nhiệm vụ nhỏ và dễ dàng.
Những thành viên sẽ có cảm giác gắn bó với nhóm trong thời gian này.
Trong thời gian này, các quyết định thường được diễn ra nhanh chóng,
khơng mất thời gian như giai đoạn chuẩn hóa.
Khi đó, nhóm có thể đạt kết quả cao trong cơng việc. Từ đó, nhóm đã làm
việc ổn định trong một hệ thống, cho phép trao đổi những quan điểm tự do thoải
mái và có sự hỗ trợ cao của cả nhóm đối với mỗi thành viên và với các quyết định
của nhóm.
Vai trị của nhóm trưởng:
-

Tăng cường các cuộc họp đều đặn.

-

Tham gia những dự án lớn hơn.

-

Tìm kiếm thêm những động lực mới cho nhóm.

* Kết thúc dự án (Closed):
Giai đoạn này nhóm kết thúc dự án, có thể liên hoan sự thành cơng hoặc giải
tán nhóm. Có thể nhóm vẫn được duy trì hoạt động cho các dự án tiếp theo.
Như vậy, dựa trên những tài liệu bài giảng trên lớp, nhóm đã dựa trên sự mơ
tả nhóm như trên để thành lập nên nhóm. Qua đó đã đạt được nhiều thành công
trong các bài tập vận dụng mà cô giáo giao. Hơn nữa, mỗi thành viên trong nhóm
nhận thấy được những khả năng cịn giới giạn của bản thân đặc biệt là khả năng
thuyết trình và làm việc nhóm.

12


PHẦN II: LẬP KẾ HOẠCH NHÓM
1. Khái niệm
Lập kế hoạch là một quá trình ấn định những mục tiêu và xác định biện pháp
tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó.
Lập kế hoạch cần gắn liền với những cơng cụ và phương pháp quản lý nhằm
giúp bạn đi đúng hướng. Tất cả những quản lý đều làm công việc lập kế hoạch.
2. Vai trò của việc lập kế hoạch
Hệ thống các vấn đề, công việc cần thực hện để đưa ra các cách quản lý, có

thể dùng đến kinh nghệm đã có.
Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức hữu hiệu hơn.
-

Tập trung vào mục tiêu và chính sách của tổ chức.

Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức để phối hợp các cách
quản lý
khác.
Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những thay đổi của mơi trường bên
ngoài.

-

Phát triển hữu hiệu các tiêu chuẩn kiểm tra.

3. Mơ hình 5A
3.1. Aware: Nhận biết
Nhận biết đâu là điều quan trọng cho cá nhân và công việc. Giai đoạn đầu
tiên này giúp xác định mục tiêu cụ thể các yếu tố trên. Bạn phải coi trọng các yếu
tố liên quan đến cách thức sử dụng thời gian, thói quen, tác phong, giao tiếp và
trách nhiệm công việc của bạn.
Áp dụng: Nhận biết mục tiêu khi thành lập nhóm. Hồn thành việc chuẩn bị
một bài thuyết trình với chủ đề “Cần chuẩn bị gì khi đi phỏng vấn xin việc”.
3.2. Analysis: Phân tích điều cần làm.
Để cải thiện sử dụng thời gian bạn cần đào sâu chi tiết về cách sử dụng thời
gian hiện tại / những điều làm mất thời gian. Phân tích như vậy giúp bạn sẽ xác
định được cần làm gì để tốt hơn.
Áp dụng: Sau khi đã có mục tiêu rõ ràng, nhóm trưởng sẽ phân chia nhiệm
vụ cho các thành viên:

13


Cả nhóm cùng nhau xem các video bài giảng và tổng hợp tài liệu cho đề
tài từ nguồn tại liệu trên hệ thống LMS và có tìm hiểu thêm trên Internet. Các
thành viên trong nhóm này cần phải tổng hợp tài liệu ngắn gọn nhưng đủ ý để slide
chuyển tải đủ ý nghĩa mà không cần quá nhiều chữ. Cụ thể, mỗi người cần phải:
+ Đọc hiểu nội dung về đề tài, tập trung vào phần nội dung kiến thức
mình cần chuẩn bị.
+ Tìm kiếm nội dung thiết yếu.
+ Tìm hiểu thêm một số ví dụ minh họa cho kiến thức.
Nghĩa, Thúy, Trung dựa trên các tài liệu đã chuẩn bị ở trên chuyển thành
bài trình chiếu dạng slide.
+ Đọc hiểu nội dung đề tài.
+ Từ nội dung được tổng hợp, sử dụng MSPowerPoint để làm
slide.
Tất cả các thành viên trong nhóm từ slide đã làm, chuẩn bị cho bài thuyết
trình lan tỏa để đạt hiệu quả tốt nhất.
Dù là thành viên nhóm nào thì cũng cần tìm hiểu và nắm rõ nội dung của
đề tài, không chỉ để đạt điểm số cao, mà còn để vận dụng trong cuộc sống.
Ngồi các cơng việc cá nhân, vì điều kiện dịch bệnh khơng có cơ hội tổ
chức các buổi offline, nhóm đã cố gắng tổ chức các buổi họp nhóm online trên
Facebook để thảo luận về nội dung và cách thức thực hiện đề tài:
+ Trước cuộc họp online, nhóm trưởng thông báo đến các thành viên
về buổi họp.
+ Bắt đầu cuộc họp, nhóm trưởng đưa ra đề tài phân chia các công
việc cần thực hiện, yêu cầu mỗi người tự chọn cơng việc phù hợp.
+ Từng thành viên trong nhóm sẽ trình bày về điểm mạnh và điểm yếu

của cá nhân, từ đó quyết định cơng việc sẽ chịu trách nhiệm.
+ Nhóm trưởng ghi lại phần cơng việc mỗi thành viên đã nhận.
3.3. Attack: Ăn cắp thời gian
Có nhiều điều làm mất thời gian của bạn. Những “kẻ cắp thời gian” cần phải
loại bỏ khi bạn chú tâm vào những điều cần yếu.
Áp dụng: Tuy khối lượng công việc không nhiều, nhưng khi đã bắt đầu làm
thì mỗi người cần hạn chế tối đa các yếu tố bên ngoài làm ảnh hưởng đến mình.
Một số biện pháp như: để chế độ điện thoại im lặng, …

14


3.4. Assign: Lập thứ tự ưu tiên
Khi loại trừ “kẻ cắp thời gian”, bạn nhớ lập thứ tự ưu tiên cho công việc
đang dang dở.
Cần làm những việc này một cách đều đặn.
Áp dụng: Sau khi đã rõ nhiệm vụ của mình, từng thành viên trong nhóm
phải đánh giá mức độ quan trọng của công việc cần làm để sắp xếp thời gian. Do
ngồi bài tập nhóm ra thì mỗi thành viên đều có cơng việc cá nhân, nên cần có kế
hoạch hồn thành bài tập trong thời hạn. Một số cân nhắc cần có trong việc lập trật
tự ưu tiên là:
Mức độ quan trọng: tùy theo từng cá nhân
- Mức độ kiểm sốt chủ động: nhóm làm slide chỉ có thể bắt đầu khi nhóm
tổng hợp tài liệu đã làm xong phần việc.
Mức độ khẩn trương: thời gian hoàn thành bài tập nhóm là tương đối
dài,
tuy nhiên mỗi thành viên nên hồn thành cơng việc càng sớm càng tốt
3.5. Arrange: Lập kế hoạch
Giai đoạn cuối cùng là bạn phải sắp xếp thời gian có mục đích rõ ràng. Nhớ
đều đặn hoàn thiện các kỹ năng “nhỏ bé” kể trên để phục hồi thời gian đã mất. Bạn

cần phải có kế hoạch thông minh.
- Khi bắt đầu công việc mới, làm thế nào để triển khai cơng việc đó hồn
hảo?
Nếu bạn khơng có phương pháp để xác định đầy đủ các yếu tố, bạn có thể bỏ
sót nhiều nội dung cơng việc. Qua phương pháp cơ giáo đã dạy nhóm chúng em đã
áp dụng một cách hiệu quả.
- Xác định được mục tiêu, yêu cầu công việc:
Mục tiêu quan trọng của nhóm là hồn thành slide và bản báo cáo cuối kì
đúng thời gian giáo viên yêu cầu.

15


- Xác định nội dung công việc:
STT
1

2

3

4

4. Các bước lập và theo dõi kế hoạch
Lập kế hoạch sẽ giúp nhóm đi đúng hướng. Lập kế hoạch sẽ giúp sắp xếp
thời gian cho từng cơng việc thích hợp, đạt được mục tiêu trong khoảng thời gian
hoạch định. Bằng thói quen phác thảo kế hoạch làm việc, bạn sẽ có rất nhiều thuận
lợi trong việc quản lý thời gian. Mục tiêu chính của bước này là chuẩn bị các điều
kiện cho công tác lập kế hoạch được tốt nhất. Tuy nhiên quá trình lập kế hoạch
khơng hề đơn giản, bạn có thể tham khảo sơ đồ dưới đây để nắm được các bước

thực hiện theo trình tự nhất định.


16


Các bước lập kế hoạch:

STT

Mục
tiêu
17


Làm

1

2

Làm
slide

Phần 1

Giáp
Quang
Trung

báo
cáo

Cả
nhóm

05/01

19/01

Slide

Ca
nhom


18


Phần 2

Phần 3

19


PHẦN III: THỰC HIỆN

1. Tìm hiểu đề tài
Ngay khi biết kế hoạch nộp báo cáo cuối kì, nhóm đã ngồi lại bàn với nhau

việc triển khai cho bài cuối kì của nhóm. Cả nhóm đã cùng nhau lên mạng để tìm
hiểu xem những nội dung cần thiết cho đề tài “Cần chuẩn bị gì khi đi phỏng vấn
xin việc” và cách làm slide. Sau khi tham khảo những slide của các nhóm đã học
kĩ năng mềm ở những kì trước, nhóm đã bắt đầu có định hướng về nội dung và
cách trình bày slide sao cho phù hợp với đề tài của nhóm.
Qua những cuộc tranh luận, những ý kiến đóng góp đầy tâm huyết của các
thành viên trong nhóm. Sau khi thống nhất nhóm quyết định được những ý chính
để làm slide như CV, kĩ năng giao tiếp, … Xác định được những việc phải làm,
chúng em bắt đầu phân chia công việc cụ thể cho các thành viên của nhóm để giúp
cho cơng việc trở nên dễ dàng hơn, đồng thời rèn luyện cho từng thành viên kĩ
năng làm việc nhóm.
Sau những khoảng thời gian làm việc sơi nổi, nghiêm túc nhưng cũng không
thiếu những tiếng cười, slide của nhóm Dream Makers đã hồn thiện. Thơng qua
bài tập nhóm này, thơng qua mơn học này chúng em đã học được rất nhiều, đặc
biệt là có một thêm nhóm bạn thân dưới mái trường Bách Khoa này.
2. Thực hiện đề tài
2.1.

Làm slide

Để có một slide như mong đợi thì nhóm đã có những bước triển khai như sau:
Bước 1: Hẹn nhau vào một buổi mà tất cả các thành viên trong nhóm đều
trống lịch, để đảm bảo tất cả các thành viên có mặt đóng góp ý kiến của mình.
+ Thống nhất họp nhóm vào mỗi buổi sau khi kết thúc môn học tại
lớp.
+ Cùng bàn luận, lên kế hoạch, trao đổi trong group của nhóm trên
FaceBook.
Bước 2: Sau khi các thành viên tìm tài liệu trên mạng, nêu ý kiến, lựa
chọn.
Chủ đề: “Cần chuẩn bị gì khi đi phỏng vấn xin việc” đã hình thành.

20


Bước 3: Làm một bản slide bao gồm những ý chính đã được nhóm thảo
luận ở trên.
Bước 4: Tiếp tục thảo luận, thêm thắt những chi tiết nhỏ để bài slide càng
thêm hoàn chỉnh.
Bước 5: Chỉnh sửa lại bố cục, hiệu ứng cho slide.
2.2. Làm báo cáo
Từ các cuộc thảo luận nhóm và từ chính việc tìm hiểu chủ đề lan tỏa là
“Cần chuẩn bị gì khi đi phỏng vấn xin việc”, các bạn đã ghi chép lại những chi
tiết của nhóm như mơ tả, lập kế hoạch và trao đổi trong nhóm. Các bạn được phân
cơng chuẩn bị báo cáo đã tổng hợp lại và hoàn thành báo cáo bài tập nhóm 2.

21