(TIỂU LUẬN) đàm phán hợp đồng xuất nhập khẩu những bài học kinh nghiệm khi đàm phán hợp đồng với đối tác nước ngoài của doanh nghiệp việt nam

PAGE \* MERGEFORMAT 1

ĐẠI HỌC UEH
TRƯỜNG KINH DOANH
KHOA QUẢN TRỊ

TIỂU LUẬN
Môn học: Quản trị xuất nhập khẩu
ĐỀ TÀI: ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG XUẤT NHẬP KHẨU
NHỮNG BÀI HỌC KINH NGHIỆM KHI ĐÀM PHÁN HỢP
ĐỒNG VỚI ĐỐI TÁC NƯỚC NGOÀI CỦA DOANH NGHIỆP
VIỆT NAM

Giảng viên hướng dẫn: Đặng Thùy Linh
Mã lớp học phần:22D9BUS50301202
Khóa – Lớp: K46-IB001
Sinh viên thực hiện: Nhóm 3

Vĩnh Long, ngày 23 tháng 2 năm 2022


Danh sách nhóm:
Lê Thị Quỳnh Như - 31201029655
Phan Quang Nhật - 31201029736
Huỳnh Thảo Vân – 31201029819
Nguyễn Mai Ngân - 31201029654
Nguyễn Ngọc Hân - 31201029647
Hồ Ngọc Cát Tường - 31201029789
Nguyễn Thị Bích Vân - 31201029771
Nguyễn Lê Thiện Tâm - 31201029785

Lời cảm ơn
Để có thể hồn thành bài tiểu luận, nhóm em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến:
Cô Thùy Linh- giảng viên bộ môn quản trị xuất nhập khẩu đã tận tình hướng dẫn
nhóm em về cách thức tiến hành, giải đáp thắc mắc để hoàn thành tốt bài tiểu luận
này.
Trong q trình thực hiện đề tài khó tránh khỏi những thiếu sót,nhóm em rất vui
khi nhận được những ý kiến đóng góp của mọi người để từng bước hồn thiện bài
nghiên cứu.

Lời cam kết
Nhóm em xin cam kết tiểu luận này do nhóm em xây dựng, xử lý, có tham khảo tài
liệu.

Phần nhận xét của giảng viên:


MỤC LỤC
Lời mở đầu
Chương 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT
1.1. Khái niệm đàm phán trong kinh doanh quốc tế
1.2. Thuật ngữ chuyên dụng trong đàm phán kinh doanh quốc tế
1.3. Những nguyên tắc cơ bản khi đàm phán trong kinh doanh quốc tế
1.4. Qúa trình đàm phán hợp đồng xuất nhập khẩu
1.5. Các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả đàm phán
Chương 2: VẬN DỤNG THỰC TIỄN
2.1. Công ty TNHH Lam Giang đàm phán xuất khẩu chè sang thị trường Ấn Độ
2.2. Những bài học kinh nghiệm của doanh nghiệp khi đàm phán với Ấn Độ nói
chung và đối tác nước ngồi nói riêng

LỜI MỞ ĐẦU
Trong cuộc sống thường nhật của mỗi người, dù muốn hay khơng thì chúng ta vẫn phải
đối mặt với những mâu thuẫn, sự khác biệt hay những tình huống cần phải thảo luận,
thương lượng giữa các bên. Điều này có thể xảy ra trong các mối quan hệ cơng việc, gia
đình, học tập và cả trong những mối quan hệ giữa các quốc gia. Những lúc đấy, thay vì
dùng vũ lực thì “ đàm phán” sẽ là một biện pháp giúp giải quyết mọi vấn đề mọi cách dễ
dàng hơn.
Đàm phán giữ một vai trò quan trọng trong cuộc sống nhất là trong lĩnh vực kinh doanh.
Bởi vì kinh doanh bản chất là một cuộc đua cạnh tranh giữa các đối thủ với một mục tiêu
chung là giành lấy giá trị từ khách hàng nhiều nhất có thể. Và để giành lấy giá trị từ
khách hàng thì những kỹ năng mềm như ngoại ngữ, tin học thơi thì chưa đủ. Người làm
kinh doanh cần có kỹ năng đàm phán để tạo cho mình sự khác biệt, đàm phán để giao
dịch với mức giá phù hợp, kí được hợp đồng, đàm phán để giải quyết các vấn đề phát
sinh, mâu thuẫn và giúp kết nối khách hàng với doanh nghiệp.
Vai trò của đàm phán ngày càng được đề cao nhất là trong bối cảnh hiện nay khi mà hội
nhập kinh tế quốc tế đã trở thành một xu thế của thời đại, diễn ra mạnh mẽ trên nhiều
phương diện với sự xuất hiện của nhiều khối ngành kinh tế, mậu dịch trên thế giới. Từ đó
việc đàm phán đã đượcphát triển đến trình độ cao hơn đó là đàm phán trong kinh doanh
quốc tế và đã trở thành một kỹ năng vô cùng cần thiết và giữ một vai trò quan trọng trong
thời kỳ hội nhập. Vậy đàm phán trong kinh doanh quốc tế là gì?


CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
1.1. Khái niệm đàm phán trong kinh doanh quốc tế

Đàm phán là một phương tiện cơ bản để giúp bạn đạt được những điều mình muốn từ
người khác. Đó là một q trình giao tiếp qua lại nhằm đạt được những thỏa thuận chung
khi bạn và đối tác của mình có những lợi ích chung hoặc những lợi ích mang tính chất đối
nghịch.

(Patton, Ury & Fisher, 2014)
Đàm phán là quá trình trao đổi giữa các bên tham gia nhằm mục đích thỏa mãn những
nhu cầu đang thiếu.
(Schatzki, 1981)
Hay đàm phán là hành vi và quá trình, mà trong đó hai hay nhiều bên tiến hành trao đổi,
thảo luận về các mối quan tâm chung và những điểm còn bất đồng để đi đến một thỏa
thuận thống nhất.
(Đoàn & Kim Ngọc Đạt., 2010)


1.2. Thuật ngữ chuyên dụng trong đàm phán kinh doanh quốc tế
1.2.1. BATNA (Best alternative to a negotiated agreement - Biện pháp dự phòng tốt nhất
để tiến tới thoả thuận):
Năm 1981, Roger Fisher và William Ury đã viết cuốn sách “Có được sự đồng ý”. Trong
cuốn sách này đã đề cập đến khái niệm BATNA, nó yêu cầu bạn “phải suy nghĩ xem bạn
có thể chấp nhận được giải pháp nào khi đàm phán không thành công. Và bạn vẫn cảm
thấy được thỏa mãn mục đích của bạn dù đối tác khơng chấp thuận. Về cả mưu lược lẫn
tâm trí thì bạn cần phải có được yếu tố này trong các cuộc đàm phán quan trọng.”
Trong các cuộc đàm phán thì BATNA chính là cơ hội để thể hiện đường lối hành động
của bạn. Để bạn có thể nhận biết BATNA của chính bản thân mình và biết được những gì
mình cần làm nhũng gì hoặc nếu khơng đạt được thỏa thuận cuối cùng thì đã xảy ra điều
gì.
* BATNA (Dự phòng tốt nhất cho thoả thuận) xác định tại một điểm mà có thể thuận tiện
từ chối một lời đề nghị khi nó hồn tồn khơng có lợi gì.
* Nếu khơng có BATNA để tiến tới thoả thuận thì người đàm phán:
- Khơng biết cuộc đàm phán có mang lại lợi ích cuối cùng nào khơng.
- Nếu BATNA của bạn không rõ ràng, đừng thương lượng.
* Chấp nhận đề nghị với lợi nhuận thấp hơn
=> Ví dụ: nếu A được một doanh nghiệp mời về làm giám đốc với mức lương căn bản
tăng 10% so với mức lương cơ bản hiện tại của A thì ngay lập tức A sẽ cảm nhận được sự

tự tin khi đề nghị một mức cao hơn vì A đã có tất cả biện pháp dự phịng hoặc tiếp tục
chọn cơng việc cũ mà A vẫn rất thích và trong BATNA dựa vào đó để A chấp nhận hoặc
từ chối một số vấn đề trong đàm phán.
**Các điểm cần lưu ý khi xác định BATNA:
- Khi chấp nhận kết thúc cuộc đàm phán thì bạn sẽ làm được những gì để thực hiện được
mục tiêu? Đơi khi bạn cần phải tìm một đối tác khác.
=> Ví dụ: Mức giá đang đàm phán quá cao mà khơng thể thương lượng thì bạn có thể tìm
đối tác mới.
- Trong nhiều tình huống bạn sẽ khơng có sự lựa chọn.
=> Ví dụ: bạn có thể quyết định không cần laptop mới nữa.
- Xác định được mục tiêu khi nhận được sự hợp tác của đối tác thì bạn sẽ được gì?


Ví dụ: “Khi B trả nhà hợp đồng thì liệu người chủ có chấp nhận hồn lại đầy đủ chi phí
an ninh cho bạn hay khơng? Nếu việc bạn trả nhà vào thời gian đó có người khác muốn
hợp đồng tiếp?
1.2.2. ZOPA (Zone of Possible Agreement - Vùng thương lượng)
Vùng này “là khu vực hay mức độ mà tại đó có thể xuất hiện một thỏa thuận làm
vừa lịng cả hai bên.” Và ZOPA được lấy nền tảng từ BATNAs. Khu vực này tồn tại nếu
có “một cuộc thỏa thuận tiềm năng sẽ mang lại lợi ích cho cả hai bên nhiều hơn so với
các lựa chọn thay thế của họ.”
=> Ví dụ: Bà C cần máy xay sinh tố để sử dụng với mức trần $200 và mức sàn là
$100, ZOPA đã được hình thành giữa hai người ($100- $200 là khoản có thể chấp nhận
được). Nhưng nếu $250 là mức không bán dưới và người mua sẽ không mua trên $200,
khơng có ZOPA nào hình thành.
Một cuộc đàm phán có kết quả thành cơng phải nhờ đến ZOPA, nhưng cần phải mất
thời gian để định lượng xem ZOPA có tồn tại. Thực chất khi họ thơng qua được những lợi
ích khác nhau của họ trong BATNAs thì ZOPA đã tồn tại.

Seller’s Walkaway Position

$100

$250

Phạm vi thanh toán
của người bán
ZOPA
Phạ m vi thanh toán của
người bán
$0

Buyer’s Walkaway Position
$200

1.3. Những nguyên tắc cơ bản trong đàm phán kinh doanh quốc tế
- Việc đàm phán được xem là vấn đề về sự tự nguyện, nghĩa là bất kì bên
liên quan nào cũng có thể rút lui hay chối từ tham gia đàm phán vào bất kì
lúc nào.


- Việc đàm phán chỉ có khả năng bước vào giai đoạn đầu khi có tối thiểu một
bên liên quan muốn thay đổi thương lượng hiện tại và tin tưởng có thể đạt
được một thương lượng mới hài lịng các bên liên quan.
- Việc đàm phán được thực hiện khi các bên liên quan nhận ra vấn đề chỉ
được quyết định khi có thương lượng chung, mặt khác vấn đề có khả năng
quyết định riêng bởi một bên liên quan, khơng có sự thỏa thuận hoặc sự
tham gia bởi các bên liên quan thì việc thực hiện đàm phán khơng cần thiết.
- Nhân tố chủ yếu quyết định trong việc đàm phán chính là thời gian. Thời
gian có tác động to lớn đến tổng thể nói chung của tình hình đàm phán và tác
động trực tiếp đến kết thúc cuối cùng của việc đàm phán.

- Một kết thúc thành công của việc đàm phán là đạt được kết quả mà cả hai
bên liên quan đều mong muốn và hi vọng có được.
- Để thành cơng trên bàn đàm phán, nhân tố chủ yếu quyết định trực tiếp quá
trình tiến triển đàm phán chính là phẩm chất làm nên giá trị của một người,
năng lực, khả năng, cách nghĩ, cách nhìn, cách hành động và phản ứng tâm
lý của những thành viên các bên liên quan.
1.4. Quá trình đàm phán hợp đồng xuất nhập khẩu
Các bước đàm phán gồm 5 bước :






Giai đoạn chuẩn bị.
Giai đoạn tiếp xúc.
Giai đoạn đàm phán.
Giai đoạn kết thúc – ký hợp đồng.
Giai đoạn rút kinh nghiệm.

1.4.1. Giai đoạn chuẩn bị :
a. Ngôn ngữ :
 Để có một cuộc đàm phán thành cơng thì ta cần nắm vững và thành thạo các ngôn
ngữ, bắt đầu với tiếng Mẹ đẻ. Không giới hạn số ngôn ngữ phải học, biết càng nhiều
thì càng có lợi cho ta. Hiện nay ở Việt Nam thì các nhà đàm phán trước tiên phải
thông thạo Tiếng Anh – ngôn ngữ được sử dụng phổ biến trên tồn cầu. Đó vẫn là
chưa đủ, họ cịn có thể học thêm những ngơn ngữ khác : tiếng Hoa, Pháp, Latin,,,,.
 Nếu bạn sử dụng thông dịch viên thì đây khơng phải là điều đơn giản , bạn cần lưu ý
một số điều sau :

 Nói sơ qua về chủ đề với người phiên dịch trước buổi đàm phán. Khi cuộc đàm
phán đó rất phức tạp thì bạn nên diễn tập những lời mình với người thơng dịch
trước khi bắt đầu.
 Nói một cách rõ ràng và chậm rãi.
 Không nên dùng những từ ngữ lạ, tiếng lóng hay tiếng địa phương.
 Nên nói ngắn gọn 1 đến 2 phút để tránh cho người thơng dịch dịch sai nghĩa
điều mà mình cần nói.
 Khi ta đang nói thì nên có thời gian cho người thông dịch làm rõ những vấn đề
mà họ chưa hiểu được hết và ghi chép lại.
 Trong khi đàm phán nên ghi ra các ý cần thảo luận. Nhờ vậy, các bên có thể
xem lại những gì đang thảo luận.
 Có thể dùng ngơn ngữ cơ thể để phụ trợ cho lời nói của mình nhưng đừng dùng
một cách thái quá.
 Sau mỗi cuộc đàm phán nên nghe lại báo cáo của phiên dịch viên để khơng bỏ
sót ý kiến quan trọng nào của đối tác. Và nên cảm thông cho thông dịch viên
nếu họ mắc phải sai lầm nào đó.
b. Thơng tin :
Trong thời đại cạnh tranh khốc liệt và bùng nổ thơng tin thì dù ở bất cứ lĩnh vực hay
ngành nghề nào cũng cần nắm bắt thông tin cách nhanh chóng. Thơng tin thu thập cho
cuộc đàm phán thì rất đa dạng và phong phú :
 Thơng tin về hàng hố :
 Nghiên cứu và tìm hiểu kỹ lưỡng những mặt hàng dự định kinh doanh như là
tên gọi sản phẩm, chất lượng, đơn vị tính sản phẩm, trọng lượng, hình ảnh bao
bì ra sao, cách đọc tên sản phẩm như nào ,….
 Biết được hàng hoá đó được sản xuất ở đâu, sản xuất như nào,…
 Nắm vững tình hình sản xuất của mặt hàng đó : thời vụ , khả năng về nguyên
liệu, công nghệ sản xuất, tay nghề công nhân,…
 Nghiên cứu chu kỳ sống của sản phẩm.
 Nghiên cứu về giá cả của sản phẩm của các đối thủ cạnh tranh.

 Tham khảo đến tỷ suất ngoại tệ của các mặt hàng :
 Trường hợp xuất khẩu: “tỷ suất chính là tổng chi phí bằng tiền Việt
Nam để thu được một đơn vị ngoại tệ.”
 Trường hợp nhập khẩu: “tỷ suất chính là số tiền Việt Nam thu được khi
phải chi một đơn vị ngoại tệ để nhập khẩu.”
 Thông tin về thị trường :
 Những thông tin cơ bản về “đất nước, con người, tình hình chính trị, xã hội :
diện tích, ngơn ngữ, địa lý và khí hậu các trung tâm cơng nghiệp và thương
mại chủ yếu, chế độ chính trị, hiến pháp, các chính sách kinh tế và xã hội, thái
độ chính trị đối với quốc gia của mình…”


 Tình hình kinh tế cơ bản: giá trị đồng tiền, sự ổn định của tỷ giá hối đoái,
cán cân thanh toán, dự trữ đồng ngoại tệ: GNP, thu nhập quốc dân bình quân
đầu người ,..
 Cơ sở hạ tầng : đường đi, bến phà , cảng tàu, sân bay, các phương tiện hệ
thống giao thơng, bưu chính,…
 Chính sách ngoại thương : tìm hiểu các nước đó có là thành viên của các tổ
chức Thương mại Quốc tế (WTO), khu vực mậu dịch tự do (AFTA)…
không ? Các mối quan hệ bn bán đặc biệt, chính sách kinh tế nói chung,
chính sách ngoại thương nói riêng ( hàng rào thuế quan, các chế độ ưu đãi đặc
biệt, hạn ngạch XNK, …).
 Tìm hiểu chung về hệ thống các ngân hàng, tín dụng.
 Điều kiện vận tải và tình hình của giá cước.
 Tìm hiểu về đối tác :
 Thực lực của đối tác : về lịch sử của công ty, danh tiếng cũng như sức ảnh
hưởng của công ty trong xã hội, tình hình về tài chính, sự trang bị về thiết bị
máy móc, số lượng, chất lượng, những loại sản phẩm, hướng phát triển của
công ty ra sao trong tương lai,…
 Nhu cầu và ý định của đối tác : vì lý do nào mà họ muốn hợp tác với ta ?

Mục đích của họ là gì ?
 Về đoàn đàm phán của họ : Đoàn đàm phán bao gồm những ai ? tính cách,
địa vị, sở thích của từng người ? Ai là người đứng đầu và đưa ra quyết định ?
Tìm hiểu kỹ hơn về người này,…
 Trước khi hiểu biết về đối tác thì ta cũng phải hiểu rõ về chính mình trước :
 Hiểu biết rõ ràng về bản thân cơng ty mình. Vì chỉ khi ta hiểu rõ được cơng
ty mình thì ta mới có thể phát huy hết mức những điểm mạnh mà chúng ta
nắm trong tay.
 Thông tin về trong và ngồi nước: quy mơ, tiềm lực, thế mạnh, điểm yếu,
chiến lược kinh doanh,…
 Báo trước được xu hướng biến động giá cả trên cơ sở phân tích tình hình
cung cầu, khủng hoảng, lạm phát,…
c. Năng lực của người đàm phán :
 Chuẩn bị năng lực cho từng chuyên gia đàm phán.
 Chuẩn bị về kiến thức : chuyên gia đàm phán phai là người có kiến thức và khả
năng tồn diện về tổng hợp những kiến thức về:
 Có hiểu biết rõ về, văn hóa, kĩ thuật …
 Sử dụng thuần thục Internet như một dụng cụ chủ yếu cho mình.
 Chuẩn bị về kỹ năng đàm phán :


 Có khả năng sử dụng ngơn ngữ tốt : diễn đạt súc tích và dễ hiểu về ý kiến của
mình, dùng từ chuẩn xác, trình bày vấn đề rõ ràng. Sử dụng tốt tiếng Mẹ đẻ và
các ngoại ngữ khác.
 Kĩ năng giao tiếp tốt :
 Biết lắng nghe.
 Biết đặt câu hỏi : làm rõ vấn đề hơn
 Có kĩ năng diễn thuyết: truyền đạt được những gì mình muốn
 Kĩ năng giao tiếp bằng thư.
 Kĩ năng xã giao thường gặp : chào hỏi, trao nhận danh thiếp, gọi điện thoại,

…
d. Thời gian, địa điểm đàm phán :
 Thời gian: Trong đàm phán, thời gian được ví như vàng nên hết sức quý báu. Do
vậy, trước khi đàm phán thì hai bên cần lập và thống nhất với nhau về lịch làm việc
cụ thể. Không chỉ vậy ta sẻ ln có những kế hoạch dự phịng để phòng ngừa khi mà
vấn đề trao đổi chưa giải quyết xong đúng như dự kiến.
 Địa điểm : Địa điểm đàm phán phải đảm bảo tâm lý thoải mái và tiện nghi phù hợp
cho cả hai bên. Có thể nghe được một cách rõ ràng toàn bộ những nội dung đàm
phán. Kín đáo và an tồn để đảm bảo hiệu quả cuộc đàm phán đồng thời bảo mật
thông tin.
e. Đề ra các mục tiêu trước đàm phán:
 Biết được mục tiêu mà ta cần tiến đến: mục tiêu làchi tiết trọng yếu cho đàm phán
cũng như là trọng tâm của cuộc thảo luận của hai bên. Phải xác định mục tiêu một
cách chính xác cũng như theo một cách logic nhất. Các tiêu chuẩn để có được mục
tiêu chính xác:
 Có thể đo lường được (Measurable)
 Có thể thực hiện được (Feasibility)
 Minh bạch (Clear)
 Sự khó khăn (Chalenge)
 Đốn được sự đổi thay (Forecast).
 Muốn có được uyển chuyển trong đàm phán, thay vì chỉ có một mục tiêu thì bạn nên
đề ra nhiều mục tiêu khác nhau, bao gồm :
 Mục tiêu tối đa: mong muốn lớn nhất có thể đạt được.
 Mục tiêu tối thiểu: kết quả khơng q tệ.
 Mục tiêu chính: điều mà bạn mong nó đi đến.
f. Đánh giá lại đối tác :
 Tìm hiểu xem các vấn đề, những lưu ý nào nằm sau những yêu cầu họ đưa ra.


 Cùng nhau thảo luận những thông tin trọng yếu trước khi đàm phán.

 Đánh giá lý lẽ và lập luận mà đối phương sẽ nói đến.
 Cố gắng hết khả năng để soi sét những vấn đề sẽ có tác động đến cuộc đàm phán.
g. Đánh giá những điểm mạnh, điểm yếu của chính mình:
 Quyền: Trong cuộc đàm phán sắp tới mình là chủ hay là khách? Vậy ai là người có
quyền đưa ra quyết định?
 Thế: Kiểm tra lại tiềm lực tài chính, mối quan hệ, uy tín, ảnh hưởng của bạn và của
đối tác. Ai có thế hơn?
 Lực: Kiểm tra lại lực lượng đàm phán của mình : Họ lả ai? Năng lực thế nào? Chuẩn
bị ra sao? (So sánh với phía đối tác – Nếu mình có thơng tin).
 Thời gian có đứng về phía mình khơng?
Xây dựng chiến lược đàm phán và tiến hành đàm phán thử :
 Những điểm quan trọng trong xây dựng chiến lược đàm phán :
 Nên bắt đầu và kết thúc như nào?
 Đưa ra những câu hỏi nào và câu trả lời ra sao?
 Ta có đủ thơng tin để trả lời chưa? Nếu chưa đủ thì lấy thông tin từ đâu?

1.4.2. Giai đoạn tiếp xúc :
Đây là bước mà ta có thể vận dụng những gì đã chuẩn bị ở giai đoạn 1. Giai đoạn này
sẽ giúp chúng ta tìm hiểu trực tiếp về đối tác mà ta đàm phán.
Tạo khơng khí tiếp xúc : trước khi bước vào một cuộc đàm phán căng thẳng thì ta
và đối tác có thể trị chuyện với nhau về những sở thích hay các vấn đề ngồi lề
như là thể thao, tình hình thời tiết hơm nay như nào,…. Làm theo điều trên có thể
giúp ta và đối tác có được một bầu khơng khí thoải mái hơn.
Tạo niềm tin: niềm tin hay sự tin tưởng chính là điều quan trọng nhất trong hợp tác
kinh doanh hay trong đàm phán và để có được điều đó thì ta nên làm việc một cách
chu đáo, tận tình cũng như thể hiện cho đối phương thấy ta là một người nhất qn,
đáng tin cậy.
Thiện chí hợp tác : có được điều này ta sẽ có được chìa khố để làm tăng thêm tỷ lệ
thành công cho các cuộc đàm phán, nhất là đối với những đối tác mới lần đầu đàm
phán với ta. Trước khi cuộc đàm phán xảy ra thì ta có thể tạo ra một số hoạt động

nhỏ nhằm xây dựng thiện chí của ta với các đối tác. Ta cịn nên linh hoạt trong các
tính huống để hai bên đều có lợi và hài lịng trong q trình đàm phán.
Thăm dị đối tác : để q trình đàm phán diễn ra một cách trơn tru nhất thì ta nên có
những quan sát về thái độ, cử chỉ và lời nói của đối tác để hiểu được mong muốn
của họ cũng như thăm dò thiện ý hợp tác thay vì phí thời gian vào những điều vơ
bổ, khơng những vậy mà ta cịn phải tìm hiểu xem đối thủ có đáng tin cậy hay
khơng và điểm mạnh điểm yếu của họ ra sao
Điều chỉnh chiến lược: tiến hành phân tích kỹ lưỡng về những thơng tin và biết
được độ chính xác như thế nào và làm rõ những vấn đề mà ta cịn khơng biết hết


được. Ứng biến linh hoạt sao cho phù hợp với tình hình mới để tranh thủ quyền chủ
động trong thương lượng cũng như bảo đảm được lợi ích của chính mình và cả đối
tác.

1.4.3. Giai đoạn đàm phán :
a. Đưa ra những đề nghị và lắng nghe đối tác : đề nghị là điều mà cả hai bên đều nhất
định phải đi để đạt được thoả thuận trong một cuộc đàm phán. Khi mà cả hai đều
chuẩn bị kĩ lưỡng thì sẽ khơng cần q quan trọng thời điểm đưa ra những đề nghị
với đối phương.a.Một điều rất quan trọng nữa mà ta phải chú ý chính là ln tập
trung lắng nghe khi đối tác đang trình bày ý kiến của họ và nên để họ nói hết ý của
mình tránh ngắt ngang làm họ mất cảm xúc.
b. Nhận và đưa ra nhượng bộ: lúc mà đàm phán đã vào ở giai đoạn này thì những rắc rối
đã hiện ra rõ hơn. Lúc ấy, đối phương sẽ biết được rằng bạn rất cố gắng trong việc tìm
kiếm phương án cho hai bên cùng đạt được lợi ích hay chỉ đang dùng thái độ kiên quyết
và khơng nhượng bộ gì cả. khi mà cả hai đều không thống nhất được với nhau thì lúc đó
bạn khơng nên tranh cãi thay vào đó, bạn nên dùng uyển chuyển lùi trước tiến sau. Điều
đó khiến cho bạn xoay chuyển được cục diện tình hình một cách khéo léo. Nhượng bộ
được cho là sự thay đổi lại vị trí mà bạn đang ở của đàm phán và thay đổi nó sao cho phù
hợp nhất có thể. Trong đàm phán thì khơng thể nào thiếu được sự nhượng bộ, tuy vậy hai

bên sẻ luôn cố gắng khơng dùng thì càng ít càng tốt.
c. Thốt khỏi bế tắc: một cuộc đàm phán thực tế, thi thoảng rơi vào trường hợp khi cả hai
bên không ai chịu nhường ai. Đàm phán lúc đó sẻ cho tạm ngưng, rơi vào vào mối lo bị
huỷ cuộc đàm phán. Nếu thật sự xảy ra trường hợp này, ta nên giữa một cái đầu lạnh và
tìm ra cách giải quyết. hoặc sẻ có sự can thiệp của bên thứ ba : người hoà giải cho cả hai,
…
d. Đạt được thoả thuận: mục đích cuối cùng của đàm phán là tiến tới thỏa thuận. Tuy sẽ
gặp nhiều khó khăn nhưng bạn có thể áp dụng những kỹ thuật để có thể đạt được mục
đích cuối cùng.

1.4.4.Giai đoạn kết thúc – ký kết hợp đồng :
Trước khi đặt bút kí hợp đồng cần lưu ý những điểm sau:

Thơng thường, cần có sự kết hợp thỏa thuận và thống nhất với nhau giữa các
điều khoản cần thiết trước khi đặt bút ký kết một hợp đồng quan trọng.
Cần đề cập tới cơ sở pháp lý và mọi vấn đề liên quan, tránh phải dùng tập
quán thương mại địa phương để giải quyết những tranh chấp phát sinh sau
này.
Hợp đồng khơng được có những điều khoản trái với luật hiện hành.


Khi soạn hợp đồng cần trình bày rõ ràng chính xác, tránh dùng các từ mập
mờ, có thể suy luận ra nhiều cách.
Hợp đồng thường do một bên soạn thảo, trước khi ký kết bên kia cần kiểm tra
thật kỹ lưỡng, đối chiếu với những thỏa thuận đã đạt được trong đàm phán.
Người đứng ra ký hợp đồng phải là người có thẩm quyền.
Ngơn ngữ dùng để xây dựng hợp đồng phải là ngôn ngữ các bên cùng thông
thạo.
1.4.5. Giai đoạn rút kinh nghiệm :
Sau những cuộc đàm phán quan trọng chúng ta cần đánh giá ưu điểm, nhược điểm để

cải thiện mình hơn ngồi ra nên ghi lại những sai sót đã phạm để tránh có lần sau.
Các cơng việc cần làm trong giai đoạn này là:
Thực hiện những cơng việc bước đầu của khâu thanh tốn :
Cần thực hiện các công việc sau nếu hợp đồng qui định thanh tốn bằng L/C thì:
- Làm đơn đề nghị/giấy u cầu phát hành L/C.
- Thực thi ký quỹ đề mở L/C
…..
Làm thủ tục xuất nhập khẩu :
“Những quy định chung về hàng cấm xuất khẩu, cấm nhập khẩu; Hàng hóa xuất khẩu,
nhập khẩu theo giấy phép của Bộ Công Thương và các Bộ quản lý chuyên ngành…
được quy định tại các điều 5 – 11, NĐ 12 và các phụ lục của Nghị định.”
“Với mỗi mặt hàng cụ thể, ở từng thời điểm cụ thể, sẽ phải tuân theo những quy định cụ
thể của Nhà nước/cơ quan hữu trách về giấy phép và thủ tục xuất nhập khẩu.…..”
Chuẩn bị hàng hóa (đối với nhà nhập khẩu) :
Thuê phương tiện vận tải (nếu hợp đồng quy định) :
Nếu trong hợp đồng xuất nhập khẩu quy định: “hàng được giao ở nước người xuất khẩu,
phương tiện vận tải do người mua lo (điều kiện giao hàng EXW, FAS, FCA, FOB) thì
người mua sẽ thuê phương tiện vận tải.”
(Cách thức thuê: xem Ịại mục 10.1.6, phần thực hiện hợp đồng xuất khẩu).
Làm thủ tục hải quan :
Đối với những mặt hàng xuất nhập khẩu, thơng quan hàng hóa là một trong những u
cầu được bắt buộc. Thực hiện thủ tục hải quan nhằm giải quyết 2 mục đích cơ bản như
sau:
 Nhà nước thu thuế
 Quản lý hàng hóa: Nhằm đảm bảo an tồn hàng hóa ra vào trong lãnh thổ Việt Nam
khơng cịn thuộc vào danh mục cấm, bạn có thể nhập như; ngà voi, súng, ma túy
vào Việt Nam; cũng không thể xuất các mặt hàng đồ cổ, động vật ra khỏi thị trường
Việt Nam theo con đường chính ngạch được.
Giao hàng (xuất khẩu)/Nhận hàng (nhập khẩu) :

Theo quy định của Nhà nước “các cơ quan vận tải (ga, cảng) có trách nhiệm tiếp
nhận hàng hóa nhập khẩu trên các phương tiện vận tải từ nước ngoài vào, bảo quản hàng
hóa đó trong q trình xếp dỡ, lưu kho, lưu băi và giao cho các đơn vị nhập khẩu, theo
lệnh giao hàng của đơn vị vận tải (hãng tàu, đại lý…) đã nhận hàng đó”. Khi nhập hàng,
các bên trực tiếp lên và đưa hàng đến cảng, sau đó đưa hàng về địa điểm an tồn: kho,
bãi. Chủ hàng phải ký hợp đồng ủy thác với cảng để hồn thành cơng việc này.
Ví dụ: Khi tàu chuẩn bị đến nơi thì đơn vị tàu biền hay hãng tàu sẽ bắt đầu gửi
“Giấy báo tàu đến” đến cho bên nhận hàng. Mục đích của việc này là để họ nhận
biết và đến nơi nhận “Lệnh giao hàng” (Delivery-order–D/O) tại đại lý tàu. Để
việc nhận D/O thuận tiện cần chuẩn bị: giấy giới thiệu của đơn vị và Original B/L
và bên phía đại lý sẽ được nhận lại B/L gốc và đưa 3 bản D/O đến tay chủ hàng.
*Lưu ý: có thể có thu lệ phí nhận D/O và mức thu không thống nhất do từng đại lý
quyết định. Nhận được D/O ngay lập tức nhà nhập khẩu cần làm thủ tục để nhận
về lô hàng. Và nếu nhận chậm sẽ phải chịu chi trả chi phí lưu kho/bãi/mọi rủi ro
tổn thất có thể phát sinh.
Kiểm tra hàng hóa :
 Theo quy định của Nhà nước, “hàng nhập khẩu khi về qua cửa khẩu cần được kiểm
tra kỹ càng.”
 Đối với mọi hàng hóa nhập/xuất khẩu, mỗi cơ quan tùy theo chức năng của mình
phải tiến hành cơng việc kiểm tra.
 “Cơ quan giao thông (ga, cảng) phải kiểm tra niêm phong kẹp chì trước khi dỡ hàng
ra khỏi phương tiện. Nếu hàng có thể có tổn thất hoặc xếp đặt khơng theo vị trí vận
đơn thỉ cơ quan giao thông mời công ty giám định lập biên bản giám định”. Nếu
hàng chuyên chở đường biển mà thiếu hụt mất mát thì phải có “biên bản kết tốn
nhận hàng với chủ tàu”, cịn nếu có đổ vỡ phải có “biên bản hàng đổ vỡ, hư hỏng”.
 Với tư cách là một bên trong vận đơn, đơn vị kinh doanh nhập khẩu phải cấp thư bảo
lưu. Cảm thấy nghi ngờ hoặc thấy rằng hàng hóa đã bị hư hỏng, thì các bên liên quan
phải yêu cầu ngay lập tức lập biên bản gỉám định(Survey report).
 Thực hiện các nhiệm vụ kiểm dịch nếu hàng hóa nhập/xuất khẩu là động - thực vật.

Hồn tất thủ tục thanh tốn :
Phương thức 1: Phương thức chuyển tiền (remittance)
Phương thức 2: Phương thức tín dụng chứng từ (Letter of Credit – L/C)
Phương thức 3: Phương thức ghi sổ (Open account)
Phương thức 4: Phương thức nhờ thu (Collection)
Phương thức 5: Bảo lãnh và tín dụng dự phịng
Khiếu nại/ giải quyết khiếu nại (nếu có) :
 Khiếu nại là một trong hai cách giải quyết các tranh chấp phát sinh trong ngoại
thương. Bằng cách khiếu nại, các bên đương sự thương lượng trực tiếp với nhau để
giải quyết tranh chấp.


 Khiếu nại đối với người bán: “Người mua có quyền khiếu nại người bán không
giao hàng hoặc giao hàng chậm, giao thiếu… (nếu thấy khơng có cơ sở để quy
trách nhiệm cho người chuyên chở) hoặc phẩm chất hàng hóa khơng phù hợp với
quy định của hợp đồng, bao bì xấu, ký mã hiệu sai, khơng giao hoặc giao chậm tài
liệu kỹ thuật.”
 Khiếu nại người vận tải: “Tiến hành khiếu nại người chuyên chở khi bản thân họ
vi phạm hợp đồng, cụ thể: khi người chuyên chở khồng mang tàu hoặc mang tàu
đến chậm, khỉ hàng hóa bị tổn thất, mất mát, thiếu hụt, khi hàng bị kém phẩm
chất… do lỗi của người chuyên chở.”
 Khiếu nại bảo hiểm: “Hồ sơ khiếu nại phải được gửi trực tiếp cho hãng bảo hiểm
hoặc đại lý của bảo hiểm trong thời gian sớm nhất song không được chậm quá 9
tháng (nếu khiếu nại tổn thất có liên quan đến trách nhiệm bên thứ ba) kể từ khi
hàng được dỡ khỏi tàu biển tại cảng có ghi tên trong hợp đồng bảo hiểm trừ khi
có thỏa thuận khác.”
 v.v …..
Thanh lý hợp đồng :
 Thanh lý hợp đồng là biên bản ghi nhận sau khi hồn tất một cơng việc được hai bên
tham gia xác nhận lại khối lượng, chất lượng và các phát sinh sau q trình hồn

thành cơng việc đó và hai bên cùng đồng ý ký tên.

1.5. Các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả đàm phán
1.5.1. Đàm phán bằng cách gặp mặt trực tiếp
Cần nắm các phương pháp đàm phán sau:






Phương pháp khai thác thông tin
Lên kế hoạch kỹ lưỡng và chi tiết trước khi đặt câu hỏi, thu hẹp phạm vi
Nghiên cứu, tìm hiểu đối tác
Biết cách sử dụng và phát triển phần trình bày của người khác một cách khéo léo
Xin phép trước khi hỏi

Trước khi đặt câu hỏi, cần nhớ:
Tránh hỏi những câu hỏi "có" hoặc "khơng".
Đặt câu hỏi cần được trả lời bằng dữ liệu, không phải giải pháp.
Đặt câu hỏi với một giọng điệu trung lập và bình tĩnh.
Ln nhớ rằng: Thái độ hung hăng, chỉ trích hoặc hồi nghi sẽ khơng mang lại cho
bạn kết quả như mong muốn.
 Đặt một loạt câu hỏi nhẹ nếu bạn đang tìm kiếm thơng tin “khó lấy”
 Hướng dẫn đối tác qua q trình trả lời, rồi mới đặt câu hỏi chính.





 Nếu đối phương né tránh giao tiếp bằng cách hứa sẽ nói chuyện sau, hãy nhớ nhắc
họ giữ lời hứa.
 Phương pháp trả lời câu hỏi:
 Không trả lời nếu thiếu câu hỏi cũng như khám phá các câu hỏi chưa được trả lời
 Nếu câu hỏi gây bất lợi, hãy đưa ra câu trả lời một số câu hỏi thay vì tồn bộ câu
hỏi
 Cố gắng khơng trả lời câu hỏi trực tiếp, đưa câu hỏi ra khỏi chủ đề - trả lời những
câu hỏi chưa được đặt ra
 Để người hỏi tự tìm câu trả lời bằng cách u cầu họ làm rõ câu hỏi của chính
mình
 Khi ai đó ngắt lời, đừng để bị phân tâm bởi sự gián đoạn.
 Phương pháp thuyết phục đối tác:
 Ln dùng những câu ngắn gọn, súc tích nhưng phải rõ ràng để đảm bảo giúp
người nghe hiểu, hiểu rõ và hiểu đúng những gì bạn đang nói. Một người nói tốt là
người làm cho nó dễ hiểu
 Tốc độ vừa phải để người nghe có thể theo kịp và ghi chép lại những chi tiết quan
trọng
 Khi đặt câu hỏi, hãy luôn chủ động và hãy luôn dùng câu khẳng định. Nếu chúng
ta hành động, thể hiện và trình bày với sự tự tin và thuyết phục, chúng ta sẽ có ảnh
hưởng mạnh mẽ đến đối tác để thuyết phục họ.
 Ghi nhớ chính xác những con số để có thể biện minh cho các câu hỏi được đặt,
trình bày với sự đĩnh đạc và dứt khoát sẽ khiến đối tác nể phục, từ đó dễ thuyết
phục họ hơn.
 Dù ai đặt câu hỏi, khi trả lời câu hỏi hãy hướng về người ra quyết định, vì đó mới
là người cần thuyết phục.
 Trình bày hấp dẫn. Bất kể đó là bày tỏ quan điểm, tranh luận hay thuyết phục đối
tác, bài thuyết trình của bạn sẽ ln giúp chúng ta làm việc hiệu quả.
 Phương pháp nâng cao vị thế trong đàm phán:
 Ưu điểm vượt trội: " Đương nhiên ngài thấy chúng tơi buộc phải nói chuyện với

nhà cung cấp khác”
 Giảm thiểu khuyết điểm : “Chúng tơi cũng muốn giải quyết vấn đề một cách
nhanh chóng nhưng chúng ta vẫn còn nhiều thời gian”
 Phương pháp giảm giá trị lý lẽ của đối tác:
 Khoảng cách tin tưởng “hình như các ngài khơng nhất qn với những điều mà
đồng nghiệp hơm trước đã trình bày”.
 Đặt câu hỏi về các dữ kiện còn thiếu
 Tập trung vào phần cịn thiếu sót hay nhắm vào khuyết điểm
 Đề nghị đối phương xem lại








 Phương pháp nhượng bộ và đòi đối tác nhượng bộ:
Cần nắm được điểm giới hạn.
Hỗ trợ đối tác của bạn bằng cách đưa ra những lý do chính đáng và khi họ chấp
nhân,
« hãy đọc to lên
Sử dụng cách nói điều kiện để bàn bạc thơng tin nhượng bộ
Đừng bao giờ nhượng bộ mà khơng tính đến hậu quả lâu dài có thể xảy ra cho bạn
Đưa ra lý do trước khi nhượng bộ

 Các lợi ích cơ bản vững chắc và các vị trí đàm phán linh hoạt
 Phương pháp giải quyết những tình huống bế tắc trong đàm phán.
Ngun nhân dẫn đến tình trạng bế tắc:






Lợi ích hai bên chênh lê «ch quá lớn hoặc tranh chấp về lập trường
Mơ «t bên chiếm ưu thế để ép buộc bên còn lại
Hai bên bất đồng quan điểm
Năng lực người đàm phán còn yếu kém

Cách giải quyết:
 Các cuộc đàm phán tập trung hơn vào lợi ích
- Phải cơng nhận rằng sự quan tâm quyết định lập trường
- Những lợi ích chung có thể ẩn sau những lập trường bất đồng
- Xác định rõ ràng và truyền đạt lợi ích của tất cả các bên
- Tổng hợp các khoản lợi nhuận khác nhau
 Xây dựng kế hoạch để đạt được mục tiêu
- Đầu tiên, bạn cần tạo ra giải pháp
- Lựa chọn, đánh giá các phương án trước khi đưa lên bàn đám phán
- Trao đổi với đối tác và cả hai bên cùng lựa chọn giải pháp tốt nhất
 Đưa ra các tiêu chí khách quan
- Coi thương lượng như một nghiên cứu chung về các tiêu chí khách quan
- Thảo luận và lắng nghe ý kiến của đối tác
- Chỉ lùi bước trước các nguyên tắc mà không phải bị áp lực từ đối tác của bạn.
 Áp dụng thuật nhu đạo
- Tìm kiếm và khám phá những lợi ích đằng sau nó, thay vì tấn cơng lâ p« trường của
đối tác của bạn
- Thay vì bảo vệ ý kiến của mình, hãy hỏi ý kiến và lời khuyên của đối tác
- Biến cuộc tấn công của bạn thành một cuộc tấn công giải quyết vấn đề.
- Đặt câu hỏi và giữ im lặng khi cần thiết.












Thay người đàm phán:
Cho đối tác của bạn biết lý do thay đổi
Chỉ khi cần thiết, không nên tự ý đổi người
Khơng làm mất mă «t người của mình
Tập trung vào nhân vật chủ chốt:
Trong quá trình đàm phán, bạn cần xác định những người chủ chốt và những
người không đồng ý với ý kiến của bạn, đồng thời tập trung thuyết phục họ để đạt
được kết quả.
Nắm bắt những điểm yếu chính để tấn cơng.
Khi đàm phán, cần nhận rõ thực chất của vấn đề, lợi dụng sơ hở của bên kia, tập
trung tấn công vào điểm yếu của bên kia.
Tận dụng mâu thuẫn:
Khai thác các xung đột của đối tác để đấu tranh một cách khéo léo và đẩytrách
nhiệm. Điều này giúp loại bỏ sự bế tắc.
Dưới búa lượm củi
Kỹ thuật lắng nghe:

Nói tốt, đặt câu hỏi đúng là chưa đủ để đàm phán thành cơng mà cịn cần phải lắng nghe.

Để lắng nghe một cách cẩn thận và hiệu quả, bạn cần:
 Quan tâm và lắng nghe tích cực
 Chú ý đến thái đơ « và cử chỉ của người nói khi nghe
 Khơng làm phiền đối tác của bạn
 Không bị phân tâm hoặc mất tập trung
 Ghi lại những gì bạn nghe thấy
 Cho đối tác thấy bạn tập trung và quan tâm đến những gì họ nói
 Bình tĩnh và cố gắng tránh tức giận
 Ln nhớ rằng khơng thể nghe và nói cùng một lúc.
 Kỹ năng tìm hiểu, đánh giá đối tác:
 Hãy thử đặt mình vào vị trí của đối phương.
 Nhìn nhân« đầy đủ những suy nghĩ, tâm tư và mục tiêu của bạn từ góc nhìn của
người khác và tạo ra điều gì đó có ích cho bạn. Giúp hạn chế các lĩnh vực xung đột
trong đàm phán và tạo ra quan điểm phát triển các lợi ích mới cho bản thân.
Lưu ý: Hiểu quan điểm của người khác khơng có nghĩa là đồng ý nó.
 Đừng diễn giải ý định của người khác qua lăng kính sợ hãi của bản thân
 Đừng đổ lỗi cho người khác về vấn đề của bản thân.


Sự chỉ trích dẫn đến các vấn đề đàm phán và đan xen vào nhau, gây phản tác dụng. Để
đàm phán được thành công nên tách những biểu hiện của vấn đề ra khỏi con người.
 Thảo luận quan điểm của nhau.
 Chia sẻ kết quả của bạn với những người khác bằng cách kéo họ tham gia vào công
việc của bạn
 Biết giữ thể diện cho người khác.
 Kỹ thuật trao đổi thông tin:
 Lắng nghe và cố gắng hiểu những gì đối phương đang nói. Hãy tích cực lắng nghe
cảm xúc của đối phương và thông điệp mà bạn đang truyền đạt
 Trình bày quan điểm và nhấn mạnh điểm mạnh của đối tác khi bạn lặp lại những
gì bạn hiểu từ họ.

 Nói để mọi người hiểu được và nói có chủ đích.
 Thảo luận vấn đề một cách cởi mở, nhìn nhận vấn đề và tìm ra giải pháp chung để
đơi bên cùng có lợi.
Khơng nên cung cấp quá nhiều dữ liệu cùng một lúc vì có thể rối loạn q trình đàm
phán. Hãy chuẩn bị kỹ lưỡng những thơng tin sẽ trình bày sao cho phù hợp với mục đich
của mình
 Kỹ năng tìm kiếm lợi ích chung
 Xác định lợi ích chung
 Hỏi thứ họ thích
Một cách để kết nối lợi nhuận là tạo một tập hợp các tùy chọn mà bạn có thể chấp nhận
đáp ứng và hỏi bên kia thích lựa chọn nào hơn.
1.5.2. Đàm phán bằng thư
Viết thư là một hình thức đàm phán lâu đời. Các đối tác thể hiện mong muốn và
nguyện vọng trong thư cùng với đó là đàm phán về lợi ích mà đơi bên nhận được.
Cách đàm phán này tuy đã cũ nhưng đơn giản và dễ thực hiện, nó cho phép đàm
phán được nhiều bạn hàng mà giảm chi phí. Đàm phán qua thư tạo điều kiện cho
sự chuẩn bị kỹ lưỡng của các đối tác trước khi thực hiện đàm phán. Cuộc đàm
phán bằng thư thơng thường diễn ra theo trình tự sau: tìm hiểu, chào hàng, báo giá,
hoàn tiền, nghiệm thu, đặt hàng, xác nhận (ký kết hợp đồng). Khi thực hiện đàm
phán bằng thư, điều quan trọng đầu tiên là bố cục trình bày.
Trình bày thư thương mại:
1. Letter head (Phần tiêu đề của công ty: Tên, địa chỉ công ty gửi thư)


2. File reference (Mã số hồ sơ)
3. Date line (Ngày, tháng)
4. Inside address (Tên, địa chỉ người nhận)
5. Salutation (Chào hỏi: gentlemen, Dear Sirs…)
6. The opening paragraph (Mở đầu thư)
7. The body of letter ( Nội dung chính của bức thư)

8. The closing paragraph ( Câu kết của bức thư)
9. Signature (Ký tên)
10. Stenographic reference (Ký hiệu riêng)
11. Enclosure (Phần đính kèm)
12. Carbon copy notation (Nơi gửi bản sau)
Tiến hành đàm phán bằng thư cần chú ý đến những vấn đề sau: thư cần ngắn gọn,
lịch sự, nội dung thư cần được tập trung vào vấn đề chính, lối hành văn đơn giản
dễ hiểu, ngôn từ đơn nghĩa tránh gây ra sự hiểu lầm cho đối tác. Cần kiên nhẫn với
khách hàng, kiên trì theo đuổi khách hàng mục tiêu bằng những bức thư liên tiếp
nhằm tạo dựng mối quan hệ lâu dài.
Bên cạnh đó đàm phán bằng thư tín phát sinh nhiều hạn chế vì khó nắm bắt ý đồ
của đối tác, hơn nữa việc trao đổi bằng thư từ địi hỏi thời gian dài, do đó dễ mất
cơ hội kinh doanh nên đàm phán bằng thư tín thường được áp dụng cho các hợp
đồng đơn giản, có quy mô vừa và nhỏ.
1.5.3. Đàm phán bằng email
Sự phát triển của khoa học kỹ thuật và nhất là khi điều kiện gặp gỡ trực tiếp khó
khăn, các nhà kinh doanh còn đàm phán qua telex, fax, thư điện tử (email) . . . Các
hình thức đàm phán này tiện lợi, nhanh chóng. Nó cho phép kèm theo các thuyết
minh, chú dẫn không lo thất lạc. Đây cũng là xu hướng phát triển trong tương lai.
Ngày nay, sự phát triển của thông tin liên lạc đã làm cho đàm phán qua điện thoại
ngày càng trở nên phổ biến. Ưu điểm nổi bật nhất đó là tiết kiệm được thời gian,
giúp chúng ta khơng bỏ sót cơ hội kinh doanh nào. Tuy nhiên, việc đàm phán kinh
doanh qua điện thoại sẽ không có gì làm bằng chứng hợp pháp cho sự thoả thuận
của các bên. Do đó người ta thường sử dụng kết hợp đàm phán qua điện thoại với
dùng telefax.


Điện tử tin học phát triển đã làm cho quá trình đàm phán trở nên phong phú về
nội dung và hình thức. Điển hình là đàm phán qua Intemet. Sự ra đời và lan truyền
với tốc độ cao của Intemet đã làm thay đổi bộ mặt thế giới. Đây là phương tiện

truyền tin, nhận tin và giao dịch rất lý tưởng. Đàm phán qua thư điện tử (email)
cho phép đàm phán đa phương, song phương với đặc điểm và thời gian trải rộng
toàn cầu. Qua mạng Intemet giúp các bên hiểu rõ nhau, nắm được nhu cầu của
nhau. Ngoài những ưu điểm đã nêu trên, e-mail cũng có nhiều phiền tối.
+ Đầu tiên, giao dịch viên đơi khi gửi hoặc nhận thư rác gây mất thời gian.
+ Tiếp theo, nhiều e-mail được viết một cách cẩu thả không được chuẩn bị kỹ
lưỡng trước khi gửi.
+ Đi đôi với điều trên, nhiều nội dung được gửi đi, mang nặng tình cảm cá nhân,
làm ảnh hưởng đến mối quan hệ công việc giữa hai bên.
+ Tiếp đến, đôi khi các email được gửi đến sai địa chỉ, gây ra những hiểu lầm
không đáng có.
+ Cuối cùng, những nội dung đã bị xóa cũng có thể được phục hồi để kiện tụng.
* Để khắc phục những điều trên, khi viết e-mail cần lưu ý những điều sau:
Đặt thơng điệp chính lên dịng “Subject” bị người nhận bỏ qua hoặc xóa. Viết ngắn
gọn và cố gắng đặt thơng điệp chính ở đầu màn hình. Mỗi e-mail chỉ nên chứa một
thư. Kiểm tra thư trước khi gửi. Không bao giờ gửi thư trong trạng thái bực bội.
Bước cuối cùng là kiểm tra lại thư lần nữa trước khi nhấp gửi. “Việc này giúp bạn
tránh được khả năng gửi một bức thư khơng hồn hảo.”

Chương 2: VẬN DỤNG THỰC TIỄN
2.1. Công ty TNHH Lam Giang đàm phán xuất khẩu chè sang thị trường Ấn
Độ
2.1.1. Giai đoạn mở đầu:
Ngơn ngữ: có thể giao tiếp bằng tiếng Anh - Ấn, ngồi ra cũng có thể sử dụng thêm 5
ngôn ngữ của Thế giới. Trong trường hợp cả hai khơng thống nhất được ngơn ngữ chung
thì sẽ sử dụng thông dịch viên.
Chào hỏi, làm quen: Thường lệ khi gặp nhau chỉ cần bắt tay chào hỏi, nhưng không quá
chặt. Ở Ấn Độ hành động bắt tay quá chặt được xem là bất lịch sự. Không được chắp hai
bàn tay lại như khấn vái để chào hỏi. Những cái chạm đầu tiên thường là những câu
chuyện không đầu không đuôi vì những người Ấn Độ thường rất đa nghi và hay để ý

ngay từ đầu để đánh giá đối tác có đáng để tin cậy hay khơng. Họ sẽ thường nói chuyện
về gia đình. Sẽ khơng q ngạc nhiên khi người Ấn Độ tìm hiểu tỉ mỉ về gia đình, tình
trạng hơn nhân hay tên của những người thân trong gia đình. Cho nên khi đàm phán với


đối tác Ấn Độ có thể mở đầu bằng câu chuyện hay hình ảnh về gia đình hoặc bộ mơn thể
theo Cricket cũng rất hiệu quả cho việc bàn bạc.
Thông tin chi tiết về chè Lam Giang: đạt chất lượng xuất khẩu Global GAP. Đơn vị tính
theo gói sản phẩm đã tẩm ướp. Đơn giá: 56.000đ/hộp. Trọng lượng 15g/gói và 12
gói/hộp. Hình ảnh bao bì có logo nhà sản xuất và chứng nhận thương hiệu về chất lượng.
Cách đọc tên sản phẩm được giữ nguyên theo ngôn ngữ nước xuất khẩu.
Thể hiện rõ nơi sản xuất: xưởng sản xuất chè tươi
Cơng ty có 2 sản phẩm là chè xanh và chè đen và “nguyên liệu chính để sản xuất chè đen
và chè xanh chính là chè búp tươi. Từ nguyên liệu này, tùy theo quy trình chế biến sẽ cho
ra những sản phẩm khác nhau. Nhưng vẫn theo tiêu chuẩn là búp tươi cùng với 2,3 lá
non.”
Còn nguyên liệu phụ: “đối với chè đen, ngồi ngun liệu chính là chè búp tươi ra thì
khơng cần bất cứ ngun liệu phụ nào khác trong quá trình chế biến. Nhưng đối với chè
xanh, có thể dùng thêm nguyên liệu phụ như các hương liệu để ướp chế tạp ra các hương
vị đặc trưng cho chè.”
Quy mơ doanh nghiệp cịn nhỏ so với các doanh nghiệp cùng ngành, giá bán thường theo
mặt bằng chung của thị trường nhưng vẫn chịu sức ép giá cả từ phía thị trường nước
ngồi.
Thơng tin thị trường: trên thị trường thế giới, số lượng người tiêu thụ chè đang tăng
mạnh. “Chè Việt Nam ngày càng khẳng định được vị thế của mình trên thị trường quốc tế
và ngày càng được tiêu dùng thế giới ưa chuộng”.
Năng lực của người đàm phán: cần có những kiến thức tồn diện về luật, khả năng ngoại
giao tốt, có tâm lý vững vàng, giỏi ngoại ngữ đặc biệt là tiếng Anh… Ngoài ra cần có sự
linh hoạt trong q trình đàm phán.
2.1.2. Giai đoạn tiếp xúc

- Đàm phán: Đàm phán thường được bắt đầu bằng những cơng việc ngồi lề như việc
uống trà hoặc cà phê. Tiếp theo là những cuộc đàm phán được chuẩn bị một cách chi tiết
và chu đáo. Có thể thẳng thắn lập luận nhưng khơng được tỏ ra trạng thái mất bình tĩnh.
- Ăn tiệc: Do Ấn Độ là quốc gia đa tơn giáo nên sẽ có nhiều cách thức chế biến món ăn
khác nhau. Thực phẩm chay và nước ép trái cây thì được ưa chuộng ở khắp mọi nơi, phổ
biến là bia gin tonic và whisky. Người thuộc đẳng cấp cao thường sẽ không uống rượu.
Sau món tráng miệng là thời điểm phải cáo từ ra về, ở lại lâu hơn bị coi là thiếu lịch sự.
- Mời: Để tỏ thiện chí với đối tác, người Ấn Độ sẽ mời nhau đi dự tiệc riêng tư. Khi nhận
được lời mời đó, bạn khơng được từ chối.


-Quà tặng: Bạn sẽ được họ đánh giá cao khi gửi tặng những món quà mang nét đặc trưng
của quê hương.
- Trả lời: Tránh đặt những câu hỏi Yes/No vì dễ gây hiểu nhầm. Trong nhiều trường hợp
“Vâng” không chỉ có nghĩa là đồng ý.
- Phê phán: Khi đàm phán với người Ấn Độ, không nên phê phán họ một cách trực diện.
Nên đề xuất về những phương án khác thay vì từ chối, bác bỏ một cách trực tiếp khi
khơng hài lịng với đề xuất của họ.
- Ngơn ngữ: tiếng Anh là ngôn ngữ hàng đầu được ưu tiên sử dụng trong đàm phán. Mặt
khác nếu bạn có thể nói tiếng Hindi- ngơn ngữ địa phương sẽ một lợi thế vô cùng lớn đối
với đối tác ở miền Bắc nhưng ở miền Nam thì điều này sẽ khơng có tác dụng.
- Quần áo: Người Ấn Độ, họ thường có xu hướng sẽ ăn vận không trang trọng khi gặp đối
tác. Tuy nhiên, để thể hiện sự tôn trọng đối với họ, bạn nên ăn mặc lịch sự.
- Danh thiếp: được xem là phương tiện trung gian trong đàm phán và được trao trực tiếp
trong chào hỏi, làm quen. Cách nhận danh thiếp cũng cần phải chú ý vì người Ấn xem tay
trái là “không sạch sẽ” . Điều quan trọng trên danh thiếp chính là chức danh. Nếu trên
danh thiếp khơng đề cập ít nhất là “Phó Chủ tịch” hay “Giám đốc” thì sẽ khơng được
đánh giá cao.Vì Ấn Độ thường tổ chức doanh nghiệp của họ một cách nghiêm ngặt,
quyền quyết định thường thuộc về những người có chức danh cao, những chức danh thấp
thường nghe theo quyết định của cấp trên và khơng có quyền quyết định.

- Thời gian:Khi biết bạn muốn gì, người Ấn Độ có thể sẽ đến muộn trong các cuộc hẹn.
Nhưng để thể hiện là một người lịch sự và tôn trọng đối tác, bạn cần phải đến đúng giờ.
2.1.3. Giai đoạn đàm phán:
a. Đưa ra những đề nghị và lắng nghe đối tác
Ấn độ JV Overseas Trading đã đồng ý với đề nghi mà ta đưa ra là một hợp đồng nhập
khẩu hơn 200 tấn chè với mức giá thị trường tại thời điểm giao hàng.
Lam Giang chú trọng về chất lượng sản phẩm thay vì cố gắng cạnh tranh về mặt giá cả.
Tiêu chuẩn về chè được công ty Ấn Độ yêu cầu nằm trong mức đáp ứng của công ty vì
cơng ty sở hữu những thiết bị, máy móc được nhập từ Đức với những tiêu chuẩn kỹ thuật
của châu Âu. Tùy theo tình hình thị trường thế giới, giá thành sản phẩm sẽ được điều
chỉnh thích hợp cho mỗi lần giao hàng.
Công ty Lam Giang chủ động đề nghị giá bán sản phẩm sẽ làm theo điều kiện giao hàng
CIF theo Incoterms 2000 . Cịn phía cơng ty đối tác Ấn Độ đưa ra đề nghị khác là theo
mức giá CIP theo Incoterms 2000 nhằm giảm được phần chi phí.
b. Nhận và đưa ra nhượng bộ


“Công ty TNHH Lam Giang đề xuất phương thức thanh toán là 100% giá trị đơn hàng là
DP. Tuy nhiên công ty Lam Giang cũng đã chuẩn bị phương án dự phòng là DP 45 ngày
kể từ ngày vận tải đơn. Sau khi đối tác không đồng ý với phương thức DP, hai bên đã đi
đến thống nhất phương thức thanh toán là DP 45 ngày kể từ ngày vận tải đơn với các
chứng từ kèm theo như yêu cầu của bên mua”.
Bên phía cơng ty Lam Giang, họ ln thể hiện là một đối tác uy tín. Sản phẩm chè của
công ty thuộc loại sản phẩm cao cấp nhưng với vị thế là một nhà xuất khẩu nhỏ lẻ, công
ty đã đàm phán và thuyết phục để giảm mức phạt xuống cịn 0,1% giá trị hàng hố theo
đơn đặt hàng của đối tác. Mặc dù trước đó điều khoản phạt trong hợp đồng được bên Ấn
Độ đưa ra là phạt 0,2% giá trị hàng hố nếu bên bán trì hoãn giao hàng đến 10 ngày sau
ngày giao hàng thỏa thuận trong Đơn đặt hàng của bên bán.
Với sự hiểu biết và kinh nghiệm từng hợp tác với những đối tác là người Ấn của bà Trần
Thị Minh Hằng và ông Nguyễn Đắc Đạt - đại diện công ty Lam Giang, hợp đồng đã được

thỏa thuận với tinh thần cùng nhau hợp tác, cả hai cùng có lợi.
2.1.4. Giai đoạn kết thúc – ký hợp đồng:
Thông tin cần thiết:
- Tên, địa chỉ, số điện thoại, số tài khoản, ngân hàng bên mua và cả bên bán vì đối với bất
kỳ đối tác nào khơng ngoại trừ Ấn Độ thì việc thiếu những thông tin cơ bản cũng dẫn đến
việc không ký được hợp đồng.
- Đơn giá: ……….
- Khối lượng: 15g/gói, 12 gói/hộp*yêu cầu bên mua
- Thành tiền: Yêu cầu bên mua * Đơn giá
- Các khoảng khác: Mô tả chi tiết hàng hóa, quy cách, phẩm chất,...
Thỏa thuận điều kiện:
- Điều kiện giao hàng: Thời gian giao hàng, điều kiện giao hàng, địa điểm xếp hàng, địa
điểm giao hàng, địa điểm dỡ hàng,...
- Điều khoản thanh toán: Phương thức thanh toán, bộ chứng từ yêu cầu,...
- Các điều khoản phát sinh của 2 bên: Thỏa thuận chi tiết về bảo hiểm, điều khoản bảo
hành, luật áp dụng, số bản gốc của hợp đồng, hiệu lực của hợp đồng,.... Hợp đồng khơng
được có những điều khoản trái với luật hiện hành vì Ấn Độ họ rất kiêng kỵ việc trong
hợp đồng có những khoản trái với pháp luật.
Cơ sở pháp lý: Cơ sở pháp lý quyết định việc pháp luật bên nào sẽ chịu trách
nhiệm chính trong việc thi hành các biện pháp đối với mặt hàng xuất khẩu, các thủ tục