A_Cách tạo mục lục cho văn bản
Bạn ñã soạn xong một tài liệu dài, bao gồm rất nhiều chương mục, mỗi mục lại có
các số La Mã bên trong đó, việc cuối cùng bạn muốn làm với tài liệu trước khi in là tạo
một mục lục cho nó sao cho giống các quyển sách trên thị trường, vậy phải làm sao? Bạn
yên tâm, Microsoft Word là một chương trình soạn thảo văn bản đồ sộ, chắc chắn phải có
tính năng này, để làm việc đó bạn thực hiện như sau:
WORD 2003
- Trước tiên bạn vào View > Chọn Toolbars > Outlining, thanh công cụ tạo mục lục sẽ
xuất hiện dưới thanh công cụ chuẩn.
- Bạn vào View > chọn Outline, chế ñộ xem này sẽ giúp bạn nhận ra các cấp độ của mục
lục. Tiếp đến bạn dùng chuột bơi ñen các dòng tiêu ñề cần làm mục lục rồi ñưa trỏ chuột
vào hộp Outline Level và chọn từng Level cho nó.
Word quy định cấp độ có số thấp nhất sẽ là cấp ñộ cao nhất, các cấp ñộ tiếp theo
sẽ là cấp con của cấp độ đó và sẽ có vị trí xê dịch về bên phải, ví dụ với 3 mục sau có 3
Level khác nhau.
Hoặc bạn có thể chọn trực tiếp Heading 1, Heading 2, Heading 3 trên phần Style
(View -> Toolbars -> Formatting để bật thanh cơng cụ Format)
Level 1 = Heading 1 ; Level 2 = Heading 2 ; Level 3 = Heading 3 ; …
Bạn có thể sử dụng phím tắt: ctrl – Alt – 1 là heading 1; ctrl – Alt – 2 là heading 2; ctrl –
Alt – 3 là heading 3
- Thực hiện xong thao tác đánh mục lục cho tồn bộ văn bản, bạn di chuyển ñến phần ñầu
hay cuối ñoạn văn nơi cần chèn mục lục đã tạo vào (ví dụ: Bạn muốn mục lục nằm phía
trên, phía dưới mới là nội dung văn bản thì bạn để dấu trỏ chuột ở phía trên của văn bản
cần tạo mục lục). Tiếp ñến vào menu Insert > chọn References > Index and Tables, ở
hộp thoại vừa hiện bạn chọn mức ñộ cây thư mục cần hiện ra (ví dụ: bạn muốn thể hiện ở
mức 3 tiêu ñề (Mục I rồi dưới là I .1 rồi đến I .1.1) thì bạn chọn Show levels: 3) rồi nhấp
OK ñể ñồng ý.
- Mục lục mà bạn ñã tạo sẽ xuất hiện, bạn chọn lại chế ñộ Print Layout (View > Print
Layout) để xem kết quả
- Trong q trình làm, có thể bạn sẽ chỉnh sửa lại một vài tiêu ñề, hoặc bổ sung thêm cho
đoạn văn , khi đó tên tiêu ñề của số trang của các tiêu ñề sẽ có sự thay đổi. Khi đó bạn
chọn Update TOC trên thanh cơng cụ Outining.
* Remark:
Cịn 1 cách khác để làm cho mục lục trở nên uyển chuyển hơn: Tạo mục lục từ
Styles có điểm bất lợi là ta khơng thể sửa chữa ñề mục trong mục lục khác với nội dung
ñược trình bày trong tài liệu bởi vì chúng được nối rất chặt chẽ qua các Style. Một bất lợi
khác là có khi ta chỉ muốn đưa một vài chữ (chứ khơng hết cả đoạn vào) để làm mục lục
cho một mục từ nào đó thì cách 1 cũng khó mà giải quyết được. Cách 2 có thể giải quyết
vấn đề này và làm cho việc ñưa một ñề mục lên mục lục trở nên dễ dàng hơn nhiều. Tiến
hành như sau: - Đặt con trỏ ở cuối ñoạn cần làm mục lục, chèn ñề mục cho mục lục bằng
cách nhấn alt-shift-O, ta ñược bảng sau:
Đặt tên đề mục cho mục lục ở ơ Entry, chọn cấp cho mục lục ở ơ Level, cịn ơ Table
identifier giữ ngun, sau đó nhấn enter 2 lần (Mark, Close). Để cách 2 này hoạt ñộng
ñược cần enable cho ô Table entry fields trong phần Options của bảng Index and Tables.
(nhớ tắt bỏ dấu check ở Styles và Outline levels)
WORD 2007
Đây là một mục lục mẫu mà bạn muốn tạo ra gồm các mục lớn và nhỏ.
Chương 1: Thống nhất giữa lý luận và thực tiễn
1.1 Định nghĩa
1.1.1 Lý luận là gì?
1.1.2 Thực tiễn?
1.2 Vận dụng
1.2.1 Là ai hướng dẫn.
Khi soạn thảo văn bản
1. Chọn tiêu ñề bạn muốn đưa vào mục lục (bơi đen)
2. Chọn thẻ Home, nhìn qua phải thấy nút AaBb (heading 1), click chọn (ở ñây chọn cho
"Chương 1: Thống nhất giữa lý luận và thực tiễn", sau đó định dạng font, size... thế là
xong một bước.
3. Tương tự làm cho "1.1 Định nghĩa" chọn ln Heading 1
4. Tương tự làm cho các tiêu đề mà bạn muốn ñưa vào mục lục, nhớ là heading 1 là ở
ngoài, rồi heading 2 là lùi vào một tí.
5. Như vậy 1.1.1 Phải là heading 2.
Để khỏi mất thời gian, chúng ta sử dụng Chức năng Format painter copy ñịnh dạng cho
các heading khác, Cách sử dụng giống như Excel. Chọn ñịnh dạng muốn copy rồi dùng
"cây chổi" quét lên rồi quét lên tiêu ñề muốn copy.
Làm như thế ta sẽ có một loạt các heading. Chính các heading này sẽ là mục lục của ta.
Bước kế tiếp là tạo mục lục.
Chọn thẻ Preferences,
Chọn Table of content
Chọn Automatic table 1
3. Làm như bước 2 ñối với tất cả các hình, sau khi làm xong thì chọn menu Insert ->
Reference -> Indexs and Tables –> Chọn Table of Figures –> Chọn Options –> Chọn
style có tên là HINH. Nhấn Ok và bạn sẽ có kết quả mong muốn.
Cách tạo mục lục bảng thì tương tự như tạo mục lục hình:
Chọn menu Format –> Styles and Formating –> Chọn New Style –> Nhập vào tên của
Style ( ví dụ là BANG ) .
Bơi đen tiêu đề của bảng mà bạn muốn ñưa vào mục lục –> chọn Style có tên là BANG.
Chọn menu Insert -> Reference -> Indexs and Tables –> Chọn Table of Figures –> Chọn
Options –> Chọn style có tên là BANG.
