userguide 3818

-1PHẦN MỀM

QUẢN LÝ VẬT TƯ
TỔNG QUAN
1.1. Giới thiệu
Quản lý hàng hoá trong doanh nghiệp là một trong những việc quan trọng có ý nghĩa
quyết định trong sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Trong điều kiện kinh tế thị
trường cạnh tranh đòi hỏi các nhà quản lý phải có thơng tin chính xác, nhanh chóng,
nắm bắt thơng tin kịp thời về hàng hố vật tư,… từ đó ra các kế hoạch, quyết định và
chiến lược kinh doanh hợp lý giúp giảm chí phí, nâng cao hiệu quả kinh doanh của
doanh nghiệp.
Quản lý hàng hoá đạt hiệu quả cao sẽ giúp doanh nghiệp giảm thất thốt và có thêm
nhiều cơ hội phát triển trong hoạt động kinh doanh.
Quản lý vật tư là phần mềm ứng dụng CNTT vào công tác quản lý giúp doanh nghiệp
thay thế cách thức quản lý truyền thống phức tạp, mất thời gian và hiệu quả thấp. Phần
mềm được xây dựng dựa trên những công nghệ mới nhất của Microsoft như .Net 2.0 và
Microsoft SQL 2000, 2005… dựa trên tiêu chí đơn giản, thân thiện nên không yêu cầu
người dùng phải sử dụng thành thạo về máy vi tính.
Quản lý vật tư hỗ trợ phương pháp xuất kho theo nguyên tắc nhập trước xuất trước. Sẽ
đem lại một phương pháp quản lý tiên tiến và hỗ trợ nhiều loại hình doanh nghiệp kinh
doanh khác nhau. Làm việc theo qui trình tự động, có tổ chức, cập nhật, thay đổi thơng
tin nhanh chóng. Cung cấp những thơng tin nhanh chóng, chính xác và kịp thời…đến
nhà quản lý kinh doanh. Sẽ giúp doanh nghiệp trong việc quản lý hàng hố với chi phí
thấp nhất và hiệu quả cao nhất.
1.2. Chức năng chính
Quản lý vật tư cung cấp một số chức năng chính sau đây:
Hệ thống
o Quản lý thêm, sửa, xoá và theo dõi người dùng trong hệ thống khi sử dụng
chương trình.
o Sao lưu và phục hồi dữ liệu của khi gặp có sự cố xảy ra, bảo đảm hệ thống ổn
định và an toàn.

o Thiết lập thơng tin cơng ty.
o Cho phép người dùng có thể in các báo cáo kết xuất ra dữ liệu dưới dạng các tập
tin Word, Excel, XML, Acrobat Reader..
o Chương trình có chạy độc lập hoặc trên hệ thống mạng, internet.
o Tự cảnh cáo và khôi phục dữ liệu do thao tác sai lệnh.
o Hệ thống danh mục giúp người ta có thể chọn lựa nhanh chóng.
o Hệ thống báo cáo đa dạng giúp người nắm bắt thơng tin chính xác và nhanh chóng.
1.

Danh mục
o Quản lý thêm, sửa, xố và theo dõi nhóm hàng hố, hàng hố, khách hàng, nhà
phân phối.
o Hàng hố được theo dõi như: đơn vị tính, hạn sử dụng, giá bán
o Khách hàng - nhà phân phối được nào là địa chỉ, số điện thoại, fax, mã số thuế, tài
khoản ngân hàng, dư nợ…
o Nhập số dư ban đầu: cho kho có thể chỉnh sửa lại trong một khoảng thời gian
Trang 1


-2nhất định, công nợ phải thu, công nợ phải trả.
Nghiệp vụ
o Quản lý xuất, nhập, tồn:

Tạo các phiếu xuất với mã sinh tự động, tự động lấy giá bán quy định và có
thể sửa đổi theo yêu cầu có thể chọn và xuất hàng một cách nhanh chóng với
nhiều hình thức khác nhau như bán hoặc cho mượn kiểm soát hàng hố xuất ra
khơng vượt q số lượng trong kho. Ghi nhận nhân viên xuất hàng cho khách
hàng nào.

Tạo các phiếu nhập với mã sinh tự động, theo dõi những mặt hàng, số lượng,

giá mua, nhân viên nhập hàng, nhà phân phối, ngày nhập hàng, hình thức thanh tốn
tiền mặt hay cơng nợ.

Theo dõi tồn kho, kiểm kê hàng hố, dự báo hàng hết hạn sử dụng.

Theo dõi và cập nhật hàng cho mượn của từng khách hàng.

o Quản lý Công nợ:

Theo dõi tất cả các công nợ phải thu, cũng như phải trả, theo từng khách
hàng, hố đơn..từ đó đưa ra kế hoạch thu hồi cơng nợ nhanh chóng và chính xác.

Thực hiện thanh tốn và giải quyết cơng nợ một cách nhanh chóng cho từng
khách hàng, hố đơn.

o Quản lý hàng hố bảo hành, bảo trì: theo dõi và cập nhật hàng bảo hành và bảo trì
để có được một chiến lược chăm sóc khách hàng hợp lý.
Báo cáo
o Bán hàng

Báo chi tiết các mặt hàng đã cho khách hàng mượn.

Báo cáo chi tiết và tổng hợp công nợ phải thu theo khách hàng, theo hoá
đơn, theo thời gian

Báo cáo tổng hợp công nợ theo khách hàng, theo hoá đơn theo, theo thời
gian

Báo cáo chi tiết bán hàng theo khách hàng, theo mặt hàng, theo thời gian

o Mua hàng

Báo cáo chi tiết và tổng hợp công nợ phải trả theo nhà phân phối, theo hoá
đơn, theo thời gian

Báo cáo tổng hợp công nợ theo nhà phân phối, theo hoá đơn theo, theo thời
gian

Báo cáo chi tiết mua hàng theo nhà phân phối, theo mặt hàng, theo thời gian

o Kho hàng

Dự báo tồn kho theo từng nhóm mặt hàng, theo hàng hố một nhanh chóng
và chính xác, kịp thời và cảnh hạn sử dụng của hàng hoá

Dự báo tồn kho theo từng nhóm mặt hàng, theo hàng hố vào bất kỳ thời
gian, nhằm giúp nhà quản lý có xem lại ký ứng tồn kho của những thời gian
trước.

Báo cáo sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá.

Báo cáo Thẻ kho

Báo cáo Tổng hợp số lượng xuất nhập tồn.

Báo cáo tổng hợp tồn kho
Trang 2


-3o Doanh thu




1.3.

Báo cáo hiệu quả kinh doanh.
Báo cáo doanh thu theo nhân viên
Báo cáo doanh thu theo mặt hàng

Thông tin sản phẩm.
Hệ điều hành: Windows XP, 2000, 2003,VISTA..
Cơ sở dữ liệu: SQL Server 2000, 2005.
Chạy trên nền: Microsoft Net Framwork 2.0
Tài khoản đăng nhập lần điều tiên: admin, không có mật khẩu.

2.
2.1.

HỆ THỐNG
Đổi mật khẩu
Trước khi muốn sử dụng chương trình, người dùng phải có một tài khoản gồm: Tên
đăng nhập và Mật khẩu để đăng nhập vào sử dụng chương trình. Giao diện đăng
nhập như sau:

Người dùng đăng nhập vào sử dụng lần đầu tiên với tài khoản và mật khẩu như sau:
o Tài khoản: admin.
o Mật khẩu: khơng có mật khẩu.
Ngồi ra người sử dụng có thể chọn “Mở rộng” để quản lý dữ liệu như sau:

o Tạo cơ sở dữ liệu mới:

Trang 3


-4-

Người dùng nhập vào tên máy chủ, tài khoản và mật khẩu hệ quản trị cơ sở dữ
liệu SQL Server 2000, cùng tên cơ sở dữ liệu sẽ tạo, chọn đường dẫn để lưu cơ
sở dữ liệu và cuối cùng nhấn “Thực hiện”.
o Đăng ký cơ sở dữ liệu:

Chức năng dùng đăng ký cơ sở dữ liệu trên một máy chủ khác, người dùng nhập
thông tin tên máy chủ, tài khoản và mật khẩu cùng tên cơ sở dữ liệu trên máy đó,
sau đó nhấn nút “Thực hiện”.
o Sao lưu cơ sở dữ liệu:

Người dùng cần sao lưu lại dữ liệu thường xun để đề phịng có rủi ro xảy ra,
Trang 4


-5đặt tên dữ liệu cần lưu và chọn nơi lưu trong máy tính người dùng sau đó nhấn
“Thực hiện”.

o Phục hồi cơ sở dữ liệu:

Nếu có rủi ro mất dữ liệu thì người dùng có thể phục hồi lại dữ liệu gần đây nhất, chọn
vị trí trong máy người dùng đã sao lưu dữ liệu trước đó sau đó nhấn phục hồi.
Chú ý: tất cả các chức năng liên quan đến quản trị cơ sở dữ liệu điều phải chạy lại
chương trình lần nữa để sử dụng.
Sau khi đăng nhập vào chương trình, người dùng có thể thay đổi mật khẩu của mình

bằng cách Hệ thống > Đổi mật khẩu như sau:

o Nhập lại chính xác mật khẩu cũ .
o Nhập mật khẩu mới mà người dùng muốn thay đổi, sau đó nhấn nút “Lưu”.
2.2.

Quản lý người dùng
Thực hiện chức năng: Hệ thống > Quản lý người dùng
Chức năng này cho phép người dùng:

o

Xem tất cả các tài khoản hiện có trên hệ thống.

Trang 5


- 37 -

6.

TÌM KIẾM

Phân hệ này giúp người dùng tìm kiếm vật tư, khách hàng.
6.1.

Tìm vật tư
Thực hiện chức năng: Tìm kiếm > Vật tư
Chức năng này cho phép người dùng tìm kiếm vật tư nào đó nhập vào tên vật tư
nhấn phím Enter.

6.2.

Tìm khách hàng
Thực hiện chức năng: Tìm kiếm > Khách hàng.
Chức năng này cho phép người dùng tìm kiếm thơng tin khách hàng theo nhiều
trường hợp.
o Chọn tìm theo nhà phân phối, khách hàng, hay là tất cả.
o Sau đó tìm theo tên, địa chỉ hay điện thoại.

Trang 37


- 38 7.

TRỢ GIÚP

7.1.

Hướng dẫn sử dụng
Thực hiện chức năng: Trợ giúp > Hướng dẫn sử dụng.
Người sử dụng có thể xem hướng dẫn bằng cách đọc tài liệu hướng dẫn.

7.2.

Liên hệ
Thực hiện chức năng: Trợ giúp > Liên hệ
Liên hệ với cơng ty nếu có vấn đề xảy ra.

7.3.

Đăng ký.
Thực hiện chức năng: Trợ giúp > Đăng ký.
Nhập vào số serial của công ty cung cấp để đăng ký bản quyền sử dụng.

Trang 38