106 thu thuat microsoft office chua xac dinh 6222

106 thủ thuâ ̣t với Microsoft Office
Microsoft đã rất cố gắng nhằm hoàn
thiê ̣n và bổ sung thêm nhiều tính năng
mới tiê ̣n dụng hơn cho bô ̣ phần mềm
Microsoft Office. Nhưng phần lớn “sức
ma ̣nh tiềm ẩn” của MS Office - những
lựa cho ̣n ẩn, những tính năng chưa hề
đươ ̣c biết đến hay những shortcuts - đều
gần như không đươ ̣c biết đến hay không
đươ ̣c sử dụng.
Thông qua baì viết naỳ chúng tôi mong
muốn đươc̣ giới thiê ̣u đến ba ̣n những thủ
thuâ ̣t đơn giản và hiê ̣u quả cho Word,
Excel, Outlook, và PowerPoint. Có thể nói
những thủ thuâ ̣t này sẽ giúp ba ̣n sử dụng
hiê ̣u quả hơn bộ phần mềm văn phòng này,
khai thác những khả năng tiềm tàng hoă ̣c
tuỳ biến theo phong cách riêng của miǹ h.


Tuy nhiên chúng tôi cũng xin chú ý ba ̣n
là hầu hết những thủ thuâ ̣t sau đây sẽ vâ ̣n
haǹ h rất tốt đối với phiên bản Microsoft
Office XP và 2003.

Thủ thuâ ̣t chung
Phóng to hay thu nhỏ
Nếu ba ̣n đang sở hữu một mouse (con
chuột máy tính) có thanh cuộn ở giữa

(scroll button) thi ̀ ba ̣n hoaǹ toaǹ có thể
phóng to hay thu nhỏ văn bản của miǹ h
trong cửa sổ MS Office cực ki ̀ nhanh
chóng bằng cách giữ phím Ctrl và xoay
thanh cuộn – xoay lên phía trước là phóng
to và về phía sau là thu nhỏ la ̣i.
Đi ̣nh da ̣ng nhanh chóng


Một trong những “viên ngọc ẩn” trong
MS Office chính là Format Painter – có
hiǹ h dáng như chiếc chổi sơn trên thanh
công cụ chuẩn (Standard toolbar). Nếu
chưa có ba ̣n có thể vào Tool | Commands,
̀ đến mục Format và kéo biểu tươṇ g của
tim
công cụ thả vaò thanh công cụ chuẩn.
Khi ba ̣n nhắp chuột vaò biểu tươṇ g chiếc
chổi sơn, công cụ sẽ copy la ̣i đi ̣nh da ̣ng
văn bản ta ̣i nơi con trỏ chuột xuất hiê ̣n.
Nếu ba ̣n lựa chọn cả một đoa ̣n (paragraph)
hay một ô (cell) rồi mới nhắp chuột vào
biểu tươṇ g công cụ thi ̀ đi ̣nh da ̣ng của đoa ̣n
hay ô đó sẽ đươc̣ sao chép la ̣i. Sau đó ba ̣n
chỉ cần kéo chuột lựa chọn đoa ̣n văn bản
ba ̣n muốn “dán” đi ̣nh da ̣ng giống như đoa ̣n


Sheet. Ba ̣n nhâ ̣p mâ ̣t khẩu vào trong mục
“Password to unprotect sheet” – đây là

mâ ̣t khẩu để gỡ bỏ mọi hiǹ h thức bảo vê ̣
đối với bảng tính đa ̃ đươc̣ bảo vê ̣. Trong
vùng “Allow all user of this worksheet
to”, ba ̣n lựa chọn cho phép người sử dụng
có thể thực hiê ̣n đươc̣ những thao tác gi ̀
trên Sheet đa ̃ đươc̣ bảo vê ̣. Nếu ba ̣n không
lựa chọn gi ̀ thi ̀ không ai có thể thay đổi
đươc̣ gi ̀ trên Sheet đó trừ khi người đó có
mâ ̣t khẩu loa ̣i bỏ tính năng Protect Sheet.
Tính năng thứ 2 là Allow User to Edit
Range. Đây là tính năng giúp ba ̣n bảo vê ̣
một vùng nhất đi ̣nh trên bảng tính, chỉ
những ai đươc̣ ba ̣n cấp quyền hay có mâ ̣t
khẩu mới đươc̣ phép sửa đổi trên vùng
đươc̣ bảo vê ̣ naỳ . Tính năng naỳ cũng sử
dụng quyền của các user trong hê ̣ điều
haǹ h Windows của ba ̣n. Nếu nhiều người


sử dụng chung 1 máy ba ̣n có thể cho phép
người đó đươc̣ phép sửa đổi mà không cần
đă ̣t mâ ̣t khẩu.
Tính năng Tool | Protection | Protect
Workbook giúp ba ̣n bảo vê ̣ toaǹ bộ tê ̣p tin
bảng tính của ba ̣n, từ khung cửa sổ đến cấu
trúc bảng tính của ba ̣n.
Tính năng Tool | Protection | Protect
and Share workbook giúp ba ̣n theo dõi
mọi thay đổi trong bảng tính của ba ̣n. Khi
có ai đó thực hiê ̣n bất ki ̀ thay đổi gi ̀ trên

bảng tính, Excel sẽ dùng Track Changes để
ghi la ̣i và thông báo cho ba ̣n biết