Bạn đã biết cách trả lời e-mail? docx

Bạn đã biết cách trả lời e-mail?
Chưa gọi là chuẩn mực nhưng phép lịch sự trong giao tiếp qua e-mail vẫn có
những mẫu số chung nhất định. Dưới đây là một vài lời khuyên nho nhỏ về những
việc bạn nên và không nên làm khi trả lời thư điện tử.
NÊN:
Luôn luôn trả lời e-mail, dù câu trả lời chỉ đơn giản là “cảm ơn” hay hẹn lúc
khác sẽ trả lời kĩ hơn (do đang có việc bận). Đó là cách để người gửi biết chính
xác rằng bạn đã đọc mail và nắm thông tin. Tất nhiên, loại trừ trường hợp thư gửi
đến là thư rác.
Mở đầu mail bằng dòng chào hỏi, xưng hô. Điều này thường áp dụng cho những
e-mail mang tính chất công việc, nghiêm túc. Dòng “Chào chị A”, “Anh B thân
mến” sẽ giúp xác định rõ người bạn muốn trao đổi là ai và giúp bức thư trọn vẹn
hơn.
Đi thẳng vào vấn đề, viết ngắn gọn. Những người bận rộn sẽ rất cảm ơn bạn vì
điều này vì tiết kiệm thời gian cho cả hai.
Chia đoạn ngắn, mỗi đoạn một ý rõ ràng. Nếu bạn phải trả lời bằng e-mail dài
và nhiều thông tin thì việc này sẽ giúp người nhận thư dễ theo dõi và nắm bắt hơn.
Trả lời tất cả các câu hỏi được hỏi. Đừng lười biếng và tỏ ra thiếu tôn trọng
người gửi thư khi bỏ lơ các câu hỏi của họ, hoặc chỉ chọn trả lời những câu hỏi mà
bạn thích. Nếu được, bạn nên trích dẫn từng ý câu hỏi để trả lời cho thấu đáo.
Kết thư một cách lịch sự. Đó có thể là một lời chào, một câu chúc và bên dưới
ghi tên của bạn, kèm thông tin liên lạc xem như chữ ký.
Đặt tiêu đề rõ ràng cho e-mail. Người nhận thư càng nắm bắt vấn đề bạn gửi
gắm nhanh và súc tích chừng nào thì càng tốt chừng nấy.
Hiểu rõ và sử dụng hợp lý chức năng CC (Carbon Copy) và BCC (Blind
Carbon Copy). Thông thường, nếu tên bạn ở dòng CC thì có nghĩa người gửi chỉ
muốn cập nhật thông tin để bạn tham khảo mà thôi.
Đọc và kiểm tra lại toàn bộ thư trước khi gửi. Bạn nên lưu ý cả các lỗi chính tả,
dùng từ, đặt câu. Cẩn tắc vô ưu mà!
Cẩn thận với nút “Reply to all”. Khi gửi thư, bạn phải biết chắc là mình muốn
trả lời cho ai và muốn nhận phản hồi từ ai.

KHÔNG NÊN:
Viết toàn bộ câu bằng chữ in hoa. Điều đó sẽ gây cảm giác như bạn đang hét vào
mặt người nhận thư. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể dùng chữ in hoa để nhấn mạnh ở
một vài điểm cụ thể.
Lạm dụng ký hiệu, biểu tượng cảm xúc. “Smileys” hay “emoticons” vẫn thường
được bạn trẻ sử sụng khi giao tiếp online để biểu đạt sắc thái cảm xúc trong câu
nói của mình. Tuy nhiên, nếu sử dụng quá nhiều những biểu tượng này, e-mail của
bạn sẽ trông kém chuyên nghiệp đi rất nhiều.
Quên đính kèm tài liệu hay quên đặt tiêu đề mail. Chắc chắn là bạn không
muốn tỏ ra vụn về, bất cẩn trong mắt người khác đâu nhỉ?
Viết những lời bạn không muốn người thứ ba biết. E-mail không phải là chỗ
riêng tư. Người nhận vẫn có thể chuyển tiếp e-mail của bạn cho người khác, mặc
dù đấy là việc không đáng hoan nghênh chút nào.
Dùng từ ngữ thô lỗ. Việc trao đổi qua lại những bức mail có màu sắc căng thẳng,
giận dữ rất dễ châm ngòi “chiến tranh”.