Advanced financial accounting - Lecture 3: Single entry (Conversion method)

Advanced Financial 
Accounting
FIN­611  
Mian Ahmad Farhan 
Lecture­3
Single Entry 
  (Conversion Method)  
 

 


Necessary Documents Required in Conversion 
Method 
1. Cash book 
2. Total Debtors account 
3. Total Creditors account 
4. Statement of affairs relating to 
opening date 
5. Year end adjustment  


Cash Book 
Receipts 

Amount 

Payment 

Amount 

Opening balance 

xxx

All payments either 
relating capital or 
revenue payments

xxx

Closing balance

xxx

All receipts either 
relating capital or 
revenue receipts

xxx

xxx

xxx


Debtors Account  
Increase in Debtors

Amount  Decrease in Debtors

Opening balance 

xxx

Credit sales 

xxx

xxx

Cash received from 
debtors
Discount allowed
Bad debts 
Sales return 
Closing balance

Amount 
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx

xxx


Creditors Account  
Decrease in Creditors

Amount  Increase in Creditors

Amount 

Cash paid to creditors 
Discount received 
Purchase return 
Closing balance

xxx
xxx
xxx
xxx

xxx
xxx

xxx

Opening balance 
Credit purchase 

xxx


Debit (Dr) and Credit (Cr) Rules 
Debit (Dr) group
Assets 
Expenses 

Increase 

      Dr.  

Decrease 

      Cr.  

Credit (Cr) group
Owner’s equity
Liability
Income  
 

Increase 
Decrease 

      Cr.  
      Dr.  


Statement of Affairs 
It consists of previous year “Balance Sheet” items    

Assets 
Furniture & Fixture
Equipments
Stock
Debtors
Prepaid expenses

Bank balance 
Cash

Amount 
(Rs)
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx

Liabilities 
Loan 
Creditors
Payable expenses
Owner’s equity/Net 
Assets (Balancing 
figure)

Amount 
(Rs)
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx

xxx


Year End Adjustments 

It includes various adjustments relating to previous year.   


Company Name 
Income Statement 
For the year ended ­­­­­­­
Sales
Less Cost of goods sold  

Opening Stock  
xxx
Add Purchases                         xxx
Less Closing Stock 
           xxx 

Less Operating expenses
Add Other Income 

Gross Profit 

xxx

xxx
xxx
          xxx

 xxx
 xxx


Sales 
Sales 

Cash Sales 

Credit Sales 

Journal Entry 

Journal Entry 

Cash  xxx

Debtors   xxx

Sale xxx

Sale xxx


Cash Book 
Receipts 

Amount 

Cash received from 

debtors 

xxx

xxx

Payment 

Amount 

xxx


Debtors Account  
Increase in Debtors

Amount  Decrease in Debtors

Amount 

Credit sales 

xxx

xxx

xxx

Cash received from 
debtors  

xxx


Purchases  
        Purchases 

Cash Purchase

Credit Purchase

Journal Entry 

Journal Entry 

Purchase xxx 

  Creditors xxx

Cash  xxx

            Purchase xxx


Cash Book 
Receipts 

Amount 

xxx

Payment 

Amount 

Cash purchases 

xxx

xxx


Creditors Account  
Decrease in Creditors

Amount  Increase in Creditors
Credit purchase 

xxx

Amount 
xxx

xxx


Closing Stock

Closing stock information is available at year end 
balance sheet.

   


Operating Expenses
1.
2.
3.

Cash based expenses 
Expenses relating to receivables 
Expenses relating to fixed assets
a). Depreciation 
b). Loss on disposal of an assets   


Cash Book 
Receipts 

Amount 

xxx

Payment 

Amount 

Expenses paid in 
cash 

xxx

xxx


Cash Based Expenses 
Expenses paid in cash during the year 
Less Opening balance of Accrued expenses 
Add Closing balance of Accrued expenses
Add Opening balance of Prepaid expenses 
Less Closing balance of  Prepaid expenses
   

xxx
xxx
xxx
xxx 
xxx
xxx


Expenses Related to Receivable 
1.
2.
3.

  

Discount Allowed
Debtors account
Bad debts 

Provision for doubtful debts  Year end adjustment 


Provision for Doubtful Debts
1.

2.

When there is an increase in Provision it will be 
charged as an expense. 
When there is an decrease in Provision it will be
credited to the expense.  


Operating Expenses
1.
2.
3.

Cash Account 
Cash based expenses 
Debtors Account & 
Expenses relating to receivables 
Year end adjustment  
Expenses relating to fixed assets
Year end adjustment  
a). Depreciation 
Cash Account & 
b). Loss on disposal of an assets   
Year end 

adjustment  


Other Income 
1.
2.
3.

Incomes based on cash
Incomes relating to payables 
Incomes relating to fixed assets


Incomes Based on Cash
Cash received during the year
Less Opening balance of Accrued income  
Add Closing balance of Accrued income 
xxx
Add Opening balance of advance income  
Less Closing balance of advance income 
xxx

xxx
xxx

xxx 

xxx
   

Incomes Relating to Payables
Journal Entry 

Discount received 

Creditors xxx 
           Income xxx