QUY CHẾ TÀI CHÍNH NỘI BỘ DOANH NGHIỆP

QUY CHẾ TÀI CHÍNH NỘI BỘ
CHƯƠNG I:

QUY ĐỊNH CHUNG
1/ Cơ sở để xây dụng quy chế tài chính nội bộ:
- Quy định chung của pháp luật nhà nước và bộ tài chính về các chính sách thuế,
chính sách tiền lương, tiền thưởng và các quy định hợp lý, hợp lệ trong doanh ngiệp;
- Căn cứ vào quy chế tổ chức hoạt động, quy định chức năng nhiệm vụ các phòng
ban của Công ty;
- Quy định về các định mức kinh tế kỹ thuật trong hoạt động sản xuất lĩnh vực thi
công xây dựng, mức lương tối thiểu và giá cả thị trường thời điểm hiện tại.
2/ Nguyên tắc quản lý tài chính:
- Đảm bảo an tồn pháp lý: Chi phí phải có đủ chứng từ thanh tốn hợp lý, hợp lệ, và
hợp pháp;
- Chi tiêu phải tiết kiệm, đề cao tính hiệu quả trong cơng việc, khơng gian lận, khơng
lãng phí;
- Việc kiểm sốt, ghi chép phải chặt chẽ, khoa học, chính xác tuyệt đối;
- Trách nhiệm cá nhân trong quản lý tài chính:
a) Người duyệt chi có trách nhiệm cao nhất trong kiểm duyệt nội dung thanh tốn,
nếu vơ trách nhiệm để xảy ra hậu quả gây mất tiền hoặc tổn thất cho Công ty, tùy theo
mức độ, phải chịu kỷ luật khiển trách hoặc đền bù thiệt hại do hành vi thiếu trách nhiệm
của mình gây ra.
b) Nếu người ứng tiền đi chi mà chi sai nguyên tắc, cài đặt giá, cài đặt khối lượng,
thừa không trả lại. Khi bị phát hiện phải đền bù 100% thiệt hại và phạt tiền, đồng thời
cho nghỉ việc và có thể bị truy tố nếu giá trị chiếm đoạt lớn theo quy định của pháp luật.
CHƯƠNG II:

CÁC KHOẢN CHI CHO CÁN BỘ NHÂN VIÊN
1. Chi lương: Việc tính lương và thanh toán lương được quy định chi tiết tại quy chế
lương của Cơng ty. Các quy định chính như sau:
- Việc theo dõi chấm công do cán bộ quản lý tại từng bộ phận chấm công khai hàng ngày,

cuối tháng lãnh đạo bộ phận ký bảng chấm công chuyển cho bộ phận kế tốn lập bảng
lương trình giám đốc ký duyệt.
- Quy định về thời gian duyệt và trả lương: Căn cứ vào bảng cơng, bộ phận kế tốn lương
làm bảng thanh tốn lương trình giám đốc duyệt trước ngày 05 hàng tháng. Việc trả
lương thực hiện vào trước ngày 15 hàng tháng.
- Hình thức trả lương: Chuyển khoản vào tài khoản cá nhân người lao động.
- Khi trả lương, phải thu giữ các khoản: bảo hiểm phải nộp, nợ tạm ứng đến kỳ thanh
tốn, tiền phạt nếu có.
2. Chi thưởng cuối năm:

1


- Căn cứ vào kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, nếu có lãi Cơng ty sẽ trích từ lợi
nhuận để thưởng cuối năm cho Người lao động, mức thưởng tùy thuộc vào kết quả lợi
nhuận của năm đó.
- Mức thưởng cụ thể từng NLĐ tùy thuộc vào sự đóng góp cơng sức, chất lượng cơng
việc, tham gia chấp hành đầy đủ các nội quy, quy định của Công ty.
- Mức thưởng do Tổng Giám đốc quyết định và khơng bắt buộc cơng khai với tồn thể
người lao động.
3. Chi phí bảo hiểm xã hội và các khoản trợ cấp:
- Người lao động đủ điều kiện quy định, nếu có nguyện vọng tham gia đóng BHXH phải
có đơn đề nghị được Tổng Giám đốc phê duyệt, và cùng Công ty đóng phần nghĩa vụ bảo
hiểm phải nộp kịp thời;
- Khi ốm đau, thai sản hoặc tai nạn phải nộp đủ giấy tờ cần thiết để Công ty làm thủ tục
với cơ quan bảo hiểm, được duyệt thanh toán bao nhiêu, Cơng ty sẽ chi trả bấy nhiêu.
3. Thanh tốn nghỉ phép:
- Người lao động được nghỉ phép hưởng nguyên lương theo quy định tại quy chế lương
của Công ty, cụ thể tiêu chuẩn như sau:
+ Người lao động làm đủ 01 năm trở lên: Được nghỉ 12 ngày/năm;

+ Thâm niên đủ 03 năm tính thêm 01 ngày, số ngày nghỉ tối đa không quá 18
ngày/năm.
+ Ngày đi đường trong nghỉ phép theo quy định tại quy chế lương.
- Công ty khuyến khích và tạo mọi điều kiện để người lao động nghỉ đủ số ngày phép
theo quy định;
- Nếu do nhu cầu công tác CBNV không nghỉ hết những ngày nghỉ phép trong năm, thì
khơng được cộng dồn phép cho năm tiếp theo.
4. Chi tham quan nghỉ mát:
- Hàng năm căn cứ vào kết quả hoạt động kinh doanh của Cơng ty, Giám đốc sẽ có quyết
định cụ thể về thời gian, địa điểm, mức chi cho một người đi du lịch, nghỉ mát.
- Khi tập hợp chứng từ, bảng kê để thanh quyết tốn chi phí, phải phân định rõ:
+ Phần chi trong tiêu chuẩn của người lao động: Thanh toán bằng quỹ phúc lợi;
+ Phần chi của người đi theo không thuộc tiêu chuẩn: Phải thu theo bình quân đầu
người;
+ Phần khách mời: Đề nghị Tổng giám đốc Công ty duyệt chi.
- Người lao động không đi thì tùy theo lý do, Cơng ty có thể bố trí chuyến đi khác, chi trả
một phần hoặc khơng chi trả tiêu chuẩn nghỉ mát đã công bố.
5. Chi hiếu hỉ, thăm hỏi:
- Đối với tứ thân phụ mẫu, chồng, vợ hoặc con của người lao động, mức chi như sau:
+ Chi đám hiếu: một vịng hoa và phong bì 500.000đ.
+ Chi đám cưới con: Phong bì cơng ty 500.000đ.
+ Chi thăm hỏi ốm đau: Túi quà và phong bì tổng 500.000đ/lần.
- Đối với bản thân cán bộ nhân viên Cơng ty:
+ Nếu mất: một vịng hoa và phong bì 2.000.000đ.
+ Nếu cưới: Phong bì cơng ty 3.000.000đ.
+ Chi thăm hỏi ốm đau: Túi quà và phong bì tổng 800.000đ/lần.
6. Chi các ngày lễ tết:
- Bao gồm các ngày sau:

2

+ Tết dương Lịch 01/01
+ Ngày 1/5 và 30/4 chi chung một lần;
+ Ngày quốc khánh 2/9;
+ Tết âm lịch;
- Mức tiền chi tuỳ thuộc vào kết quả kinh doanh của Công ty và được Tổng Giám đốc
phê duyệt trên cơ sở đề xuất của phịng kế tốn tại thời điểm chi thưởng.
7. Chi các ngày lễ khác.
- Bao gồm các ngày sau:
+ Quà ngày quốc tế Phụ nữ 8/3: Túi q hoặc phịng bì trị giá 200.000 đồng/ người
+ Quà ngày phụ nữ Việt Nam 20/10: Túi quà hoặc phịng bì trị giá 200.000 đồng/
người.
+ Q Ngày tết thiếu nhi 1/6 và Trung thu 15/8(AL): Túi quà hoặc phòng bì trị giá
100.000 đồng/ Cháu.
8. Chi sinh nhật cán bộ nhân viên:
- Quà tặng sinh nhật có thể là tiền mặt, tặng phẩm với mức chi 200.000đ/người.
- Về tổ chức sinh nhật: Có thể tổ chức và chi trả cho một nhóm người theo tháng, hoặc
theo quý, mức tổ chức theo tháng 300.000 đ/ Lần tổ chức.
9. Chi phí đào tạo:
- Cơng ty chi trả tồn bộ chi phí đào tạo cho cán bộ nhân viên khi được cử đi học để đáp
ứng yêu cầu bắt buộc của một lĩnh vực hoạt động của công ty;
- Công ty hỗ trợ một phần kinh phí hoặc tạo điều kiện thời gian cho cán bộ nhân viên
muốn học tập nâng cao trình độ chuyên môn và cam kết làm việc cho Công ty tối thiểu
năm năm sau khi hồn thành khóa học;
- Chứng từ thanh tốn gồm: Thơng báo nhập học, hố đơn, chứng từ thực tế từng khoá
học.
10. Chi trang phục CBNV:
- CBNV Công ty được cấp đồng phục theo mẫu chung của Cơng ty:
+ Bộ phận văn phịng: Cty trang bị đồng phục theo mẫu đảm bảo tính trang trọng, lịch sự,

thể hiện hình ảnh tác phong chuyên nghiệp của Cơng ty.
+ Các cơng trường, đơn vị có trang phục bảo hộ riêng đảm bảo mục đích: Nhận diện
thương hiệu, tiện lợi thoải mái trong làm việc, kết hợp bảo hộ trong lao động.
- Trang phục được Công ty đặt may theo mẫu quy định, và định kỳ thay mới hàng năm.
- Phịng Tổ chức hành chính chịu trách nhiệm tổ chức liên hệ may và quản lý quá trình sử
dụng đồng phục của CBNV.
11. Chi ăn trưa cho Cán bộ nhân viên:
- Cán bộ nhân viên làm tại văn phịng Cơng ty được Cơng ty ứng trước bữa ăn trưa mức
ăn 20.000đ/bữa; Và sẽ khấu trừ vào lương hàng tháng.
- Cán bộ nhân viên làm và ở lại tại công trường mức chi 60.000đ/ngày (03 bữa).
- Định mức chi trên bao gồm tồn bộ các chi phí gạo, thức ăn, gia vị. Khơng bao gồm
th đầu bếp, chi phí điện, ga.
- Nếu Cán bộ nhân viên về nhà không ăn thì khơng được thanh tốn chi trả tiền ăn trên.

3


CHƯƠNG III:

CÁC KHOẢN CHI PHÍ HÀNH CHÍNH
I/ QUẢN LÝ SỬ DỤNG XE Ô TÔ

1. Quy định chung về quản lý xe Ơ tơ
- Xe ơ tơ con là tài sản của Cơng ty dùng làm phương tiện đưa đón lãnh đạo, cán bộ cơng
nhân viên, vận chuyển hàng hóa vật tư phục vụ hoạt động quản lý và sản xuất kinh
doanh của Cơng ty.
- Phịng hành chính (hoặc cán bộ chuyên trách) được giao quản lý sử dụng xe đúng mục
đích, an tồn, hiệu quả đảm bảo tơn trọng các quy định về quản lý sử dụng xe ô tô theo
quy chế này.
2. Quy định về tiêu chuẩn sử dụng xe:

- Xe đưa đón hàng ngày đối với Tổng Giám đốc;
- Xe đi cơng tác đối với Phó TGĐ, các trưởng phòng.
- Các trường hợp cán bộ, nhân viên được sử dụng xe: Do tính cấp bách của cơng việc, do
đặc thù cơng việc, do cự li xa.
- Khi có việc cần sử dụng xe, trưởng bộ phận thông báo và đề xuất lãnh đạo xin lệnh điều
xe, khi có chỉ đạo mới được sử dụng.
3. Quy định về trách nhiệm người lái xe:
- Khi tham gia ký hợp đồng và nhận xe, phải ký một bản cam kết về nội quy quy định
trách nhiệm của lái xe theo mẫu của Cơng ty;
- Sử dụng xe an tồn, bảo vệ xe tốt, tiết kiệm chi phí;
- Tạm ứng tiền và thanh tốn chi phí xăng dầu kịp thời, đúng quy định.
4. Quy định về định mức xăng dầu:
- Việc quy định định mức thanh toán xăng dầu căn cứ vào thông số của nhà sản xuất của
từng loại xe, theo dõi tiêu hao thực tế, tình trạng vận hành của xe, và hệ số hao hụt, nghỉ
chờ.
- Việc quy định định mức là để xác định mức tiêu hao tối thiểu và tối đa để làm căn cứ
thanh toán chi phí nhiên liệu cho lái xe
- Việc xác định số lượng xăng dầu thanh toán dựa trên chỉ số contermet, sổ nhật trình sử
dụng xe và hóa đơn xăng dầu.
Định mức số lít xăng dầu/100km cụ thể cho các xe của Công ty như sau:
+ Xe 7 chỗ máy dầu: Dầu diezel định mức 12 lit/100km.
+ Xe 7 Chỗ máy xăng: Xăng 13 lít/100km
+ Xe 4 chỗ máy xăng: Xăng 8 lít/100km.
(Định mức cụ thể sẽ được ghi trong quyết định khi giao xe cho lái xe)
5. Quy định vê thanh tốn chi phí xe:
- Thanh tốn chi phí định ký:
+ Các chi phí cầu đường, xăng dầu, rửa xe, gửi xe phát sinh thường xuyên thực hiện
thanh toán theo định kỳ 15 ngày một lần.
+ Bộ phận hành chính (quản lý xe) cùng lái xe chốt chỉ số contermet và sổ nhật trình
sử dụng xe làm căn cứ thanh toán.

4


+ Lái xe có trách nhiệm lập bảng đề nghị thanh tốn kèm bảng kê và chứng từ nếu
có;
+ Bộ phận kế toán tiếp nhận đề nghị thanh toán, kiểm tra đối chiếu với định mức để
thanh toán cho lái xe.
Lưu ý: Khơng thanh tốn các khoản tiền phạt, tiền mua phụ tùng thay thế do lỗi của
của lái xe gây ra.
- Chi phí sửa chữa bảo dưỡng:
+ Khi có hỏng hóc hoặc đến kỳ bảo dưỡng, lái xe phải lập kế hoạch và báo cáo bộ
phận quản lý xe biết.
+ Sau khi gara kiểm tra, đánh giá tình trạng và phương án sủa chữa, thay thế, phải có
báo giá đề nghị Tổng giám đốc Công ty phê duyệt đồng ý;
+ Sau khi hoàn thành sửa chữa, bảo dưỡng, làm nghiệm thu bàn giao, lấy hóa đơn để
thanh tốn. Lưu ý: các phụ tùng thay thế ra phải đem về để trình báo khi thanh tốn.
+ Các hỏng hóc do tai nạn, va quệt, lái xe phải có trách nhiệm làm việc cơ quan bảo
hiểm để làm thủ tục thanh toán bảo hiểm theo quy định hợp đồng bảo hiểm.
- Chi phí đăng kiểm, mua bảo hiểm, và nộp phí sử dụng đường bộ:
+ Lái xe là người trực tiếp đi làm đăng kiểm định kỳ đúng thời hạn;
+ Các chi phí được thanh tốn theo phiếu thu, hóa đơn và chi phí giao dịch hợp lý;
II/ CHI PHÍ HÀNH CHÍNH

1. Quản lý và thanh tốn chi phí hành chính:
- Các loại chi phí hành chính bao gồm: Chi phí văn phịng phẩm, chi phí điện nước, chi
phí chuyển phát tài liệu, chi phí điện thoại.
- Bộ phận hành chính kết hợp với phịng kế tốn theo dõi, quản lý việc mua bán, cấp phát
sử dụng và thanh toán các chi phí trên bằng chứng từ, hóa đơn, hợp lệ.
- Nếu phát hiện các hành vi sai phạm, thiếu trách nhiệm gây lãng phí chi phí hành chính,

phải nhắc nhở, chấn chỉnh kịp thời.
2. Quản lý văn phòng phẩm:
- Việc mua bán, cấp phát văn phòng phẩm tại văn phòng hoặc đội thi cơng do kế tốn
đảm nhiệm;
- Tận dụng giấy đã in một mặt, văn bản giấy tờ không còn sủ dụng để in ấn. Chỉ sử dụng
giấy mới khi in văn bản chính thức phát hành ra bên ngồi, văn bản hồ sơ đóng dấu Cơng
ty.
- Các loại sổ, giấy, bút cặp tài liệu giao cho cá nhân sử dụng phải bảo quản cẩn thận, nếu
xảy ra mất mát, không được cấp lại.
3. Quản lý sử dụng thiết bị văn phòng, điện, nước:
- Sử dụng thiết bị điện, nước một cách tiết kiệm, chỉ sử dụng khi cần thiết, tắt hết thiết bị
điện khi đi vắng hoặc hết ngày làm việc.
- Nếu phát hiện bộ phận nào vi phạm như quên tắt điện, nước, sử dụng điều hòa lãng phí
thì Phịng hành chính phải nhắc nhở, nếu vi phạm nhiều lần thì đề xuất Tổng Giám đốc
có hình thức sử phạt hành chính thích đáng.
4. Chi phí thư tín, chuyển phát:
- Tận dụng tối đa cơng nghệ thơng tin, các phần mềm hỗ trợ để gửi, truyền tải tài liệu,
thông tin.

5


- Chỉ thuê dịch vụ chuyển phát, bưu chính khi cần thiết, cố gắng sử dụng dịch vụ hợp lý
có giá thành rẻ nhất để giảm chi phí cho Cơng ty.
5. Sử dụng điện thoại:
- Điện thoại của Công ty trang bị cho văn phịng chỉ sử dụng cho cơng việc của Cơng ty
do Cơng ty thanh tốn 100% cước phí;
- Một số vị trí và chức danh phải giao dịch nhiều, Tổng Giám đốc Cơng ty có thể xem xét
định mức thanh tốn cước phí hàng tháng.
III/ CHI TIẾP KHÁCH ĂN UỐNG, PHONG BÌ

1. Chi tiếp khách:
a) Những trường hợp được thanh toán tiếp khách:
- Chỉ thanh toán các chi phí giao dịch tiếp khách khi các giao dịch đó được xác định là
phục vụ lợi ích của Cơng ty trong hiện tại hoặc tương lai và phải được sự chỉ đạo thống
nhất của Tổng giám đốc Công ty.
- Hạn chế đến mức tối đa việc tiếp khách, Chỉ được chi tiếp khách ăn uống khi:
+ Không thể từ chối;
+ Cuộc họp hoặc buổi làm việc đến đúng thời gian bữa ăn;
+ Công việc thấy cần thiết ăn uống để trao đổi đạt mục tiêu công việc, hoặc cảm ơn
khi cơng việc hồn thành.
- Tại hiện trường: Chỉ huy trưởng cơng trình, Phó TGĐ có thể quyết chi theo quy định
tiếp khách, giao dịch tại hiện trường.
- Tuyệt đối khơng thanh tốn tiền tiếp khách khi khơng nằm trong quy định này.
- Chi phí giao dịch tiếp khách được thanh toán theo số tiền chi thực tế, phù hợp với
nguyên tắc chi và định mức chi và phải được giám đốc Công ty phê duyệt.
b) Định mức tiếp khách:
- Tổng GĐ, Phó GĐ, Kế tốn trưởng tiếp:
+ < 02 người 01 bữa (chưa bao gồm người tiếp) <= 1.000.000 đ cho cả bữa.
+ <= 05 người 01 bữa (chưa bao gồm người tiếp) <= 2.000.000 đ cho cả bữa.
+ > 06 người 01 bữa (chưa bao gồm người tiếp) <= 400.000 đ/người.
- Các vị trí cịn lại (khơng bao gồm người tiếp).
+ < 02 người 01 bữa <= 500.000 đ.
+ Từ 03 người đến 05 người 01 bữa < =250.000 đ/người.
+ Từ 05 người 01 bữa trở lên < =200.000 đ/người.
- Nếu chi quá mức trên thì người quyết định tiếp khách phải tự trả bằng tiền của mình.
c) Những điều chú ý:
- Tất cả các khoản chi tiếp khách bắt buộc phải có hố đơn và ticke các đồ ăn kẹp cùng
nhau mới được thanh toán.
- Kế toán chỉ thanh tốn tiền chi phí tiếp khách trong định mức quy định.

- Tất cả các cá nhân tự ý tiếp khách khi không xin ý kiến cấp quy định thì tuyệt đối khơng
được thanh tốn.
- Hạn chế tối đa ăn uống khơng cần thiết.
2) Chi phong bì giao dịch.
- Chỉ chi phong bì khi đi giao dịch với các cơ quan quản lý để giải quyết cơng việc được
trót lọt, cần tiến độ nhanh hơn so với thời hạn quy định.
- Các phong bì tổng từ 1 triệu trở lên phải xin ý kiến của Tổng GĐ

6


- Các phong bì mà tổng chi các phong bì dưới 1 triệu thì phó GĐ và Kế tốn trưởng duyệt
nhưng phó GĐ và Kế tốn trưởng phải chịu trách nhiệm về tính thực tiễn, hiệu quả của
nó.
IV/ CHI QUẢNG CÁO TIẾP THỊ, LIÊN HOAN, HỘI NGHỊ

1. Chi phí quảng cáo tiếp thị:
- Quảng cáo tiếp thị được thực hiện dưới nhiều hình thức và phải được bộ phận kinh
doanh xây dụng kế hoạch riêng cho từng hoạt động, từng lĩnh vực để trình Giám đốc ký
duyệt.
- Việc hạch tốn, thanh tốn các khoản chi phí quảng cáo tiếp thị theo đúng quy định hiện
hành về chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.
2. Chi phí liên hoan, hội nghị:
- Việc tổ chức liên hoan, hội nghị phải theo chỉ đạo của Tổng Giám đốc;
- Phòng hành chính tổ chức phải lập chương trình, chọn địa điểm và dự trù kinh phí trình
Tổng giám đốc phê duyệt trước khi tổ chức;
- Sau khi liên hoan, hội nghị xong, phải tập hợp bảng kê để duyệt thanh tốn trong vịng
khơng q 05 ngày.
V/ CHI CƠNG TÁC PHÍ

1. Được thanh tốn cơng tác phí, khi hội tụ đủ các điều kiện sau:
- Có nhiệm vụ được phân cơng (Nếu là Phó TGĐ hoặc Kế tốn trưởng thì Tổng GĐ phân
cơng; nếu là các cấp dưới thì Phó TGĐ, Kế tốn trưởng hoặc Trưởng phịng phân cơng
theo nhiệm vụ bắt buộc của doanh nghiệp).
- Đối với cơng tác phí là tiền nhà nghỉ thì bắt buộc phải có hố đơn đỏ.
2. Thanh tốn cơng tác phí:
- Việc thanh tốn cơng tác phí dựa trên hóa đơn, chứng từ chi thực tế, trên cơ sở định
mức chi phí Cơng ty ban hành.
- Các đợt công tác đặc biệt theo chỉ đạo của giám đốc, chi phí được thanh tốn 100% theo
chi thực tế.
- Đối với cán bộ, nhân viên đi làm việc ngồi Cơng ty được thanh tốn cơng tác phí theo
định mức quy định.
3. Định mức thanh tốn cơng tác phí:
- Tiền đi lại: + Nếu dùng phương tiện cá nhân được thanh tốn tiền xăng xe và phí cầu
đường;
+ Sử dụng phương tiện công cộng: xe bus, xe khách, tàu thì thanh tốn theo vé;
+ Đi máy bay hoặc đi taxi phải được sự đồng ý của Tổng Giám đốc.
- Tiền thuê phòng nghỉ:
+ Tổng GĐ: 500.000 đ/phòng.
+ Các bộ phận còn lại: 400.000 đ/phòng.
Nếu nghỉ chung phòng thì chỉ thanh tốn cho 01 người có tiêu chuẩn cao nhất.
- Tiền ăn trong chuyến công tác: Bữa sáng 30.000đ, bữa trưa và bữa tối 50.000đ.
- Tiền sinh hoạt phí: Thanh tốn theo thực tế định mức khơng q 50.000đ/ngày.
4) Một số trường hợp đặc biệt được thanh toán cơng tác phí:

7


- Các cán bộ đi xử lý các công việc gấp phải đi ra khỏi Cơng ty có cự ly cách Công ty từ
25km trở lên dùng phương tiện cá nhân được thanh toán tiền xăng và ăn uống với mức

200.000 đồng.
- Trường hợp cơng việc địi hỏi phải thường xuyên đi lại giao dịch, Công ty xét hỗ trợ
tiền chi phí xe theo tháng.
Lưu ý: Trường hợp chi cơng tác vượt định mức, phải có giải trình và phải được Tổng
giám đốc phê duyệt đồng ý mới được thanh toán.
VI/ CHI TẠM ỨNG CÁ NHÂN

1. Điều kiên được tạm ứng cá nhân:
- Đối tượng được tạm ứng: Chỉ chi tạm ứng tiền mặt cho những cá nhân là cán bộ nhân
viên của Công ty.
- Chỉ chi tạm ứng cá nhân cho các công việc sau:
+ Ứng lương: Khi Công ty chậm lương theo quy định từ 01 tháng chở lên mà người
tạm ứng có cơng việc đột xuất của bản thân hoặc gia đình. Mức tạm ứng nhỏ hơn lương
tháng được hưởng.
+ Ứng đi cơng tác: Khi có lịch cơng tác và có dự trù chi phí;
+ Ứng định kỳ của lái xe: Dùng để mua xăng dầu và chi phí đi lại trong một kỳ thanh
tốn của xe.
+ Ứng mua bán vật tư nhỏ lẻ hoặc chi mua dịch vụ: Có dự trù, báo giá và khoản cần
chi >= 1.000.000đ.
+ Ứng mua vật tư, thiết bị lớn: Có hợp đồng kinh tế, có thỏa thuận đặt cọc hoặc ứng
trước bằng tiền mặt.
+ Tạm ứng sửa chữa: Có dự trù kinh phí, có báo giá vật tư phụ tùng thay thế.
- Chi tạm ứng cho cá nhân có thể bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản vào tài khoản cá nhân
của người được tạm ứng.
2. Thủ tục tạm ứng:
- Khi có nhu cầu tạm ứng thì người tạm ứng làm giấy tạm ứng theo mẫu quy định của
phịng kế tốn, kèm theo bản dự trù kinh phí của khoản chi;
- Trưởng phòng quản lý trực tiếp xác nhận việc tạm ứng của nhân viên;
- Phê duyệt tạm ứng: Thẩm quyền phê duyệt tạm ứng.
+ Phó TGĐ : Phê Duyệt chi tạm ứng các khoản tạm ứng có giá trị dưới mức lương

tháng của người tạm ứng.
+ Tổng giám đốc phê duyệt các khoản tạm ứng trên mức duyệt của phó GĐ.
3. Thanh tốn hồn ứng:
- Các khoản tạm ứng sau 30 ngày mà khơng chi, dùng đến thì người tạm ứng phải nộp
hồn trả lại cho Cơng ty;
- Sau khi cơng việc hồn thành, chậm nhất khơng q 10 ngày, người tạm ứng phải làm
hồ sơ thanh tốn chi phí để thực hiện hồn ứng.
Lưu ý: Việc thanh tốn hồn ứng phải thực hiện đúng thời hạn quy định, nếu để lâu quá
thì người tạm ứng phải chịu trách nhiệm kỷ luật hoặc không cho tạm ứng kỳ tiếp theo.
- Người tạm ứng: Kê khai đầy đủ nội dung đề nghị thanh tốn theo mẫu để nghị thanh
tốn của Cơng ty, kèm các chứng từ để diễn giải nội dung đã chi theo quy định thanh
toán.

8


- Phịng kế tốn có trách nhiệm kiểm tra, hướng dẫn người làm thanh tốn hồn thiện thủ
tục hồn ứng, xác định rõ số đã tạm ứng, số đã chi, số tiền còn lại phải nộp trả hoặc số
tiền còn thiếu phải chi nốt cho người thanh toán.
- Với tạm ứng lương: tạm ứng lương của tháng nào thì khi Cơng ty chi trả lương của
tháng đó bộ phận kế toán tự động trừ lương để thu nợ tạm ứng.
- Nếu phải nộp lại tiền ứng thừa, mà người tạm ứng khơng có tiền nộp, kế tốn thực hiện
việc trừ vào lương khi chi trả lương tháng gần nhất của người tạm ứng.

CHƯƠNG V

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
1. Quy chế này có hiệu lực từ ngày ký, các quy định trước đây trái với Quy định này đều
khơng cịn hiệu lực.
2. Nội dung Quy chế tài chính liên quan tới cá nhân, bộ phận nào thì phải được trưởng bộ

phận truyền đạt, nhắc nhở và yêu cầu thực hiện nghiêm túc, nếu thực hiện sai, sẽ khơng
được thanh tốn hoặc bị phê bình khiển trách.
3. Trong quá trình thực hiện, các phịng ban tham gia đóng góp, để quy chế này ngày
càng hoàn thiện và phù hợp.
TỔNG GIÁM ĐỐC

Đinh Phúc Hậu

9