Tránh những lỗi thường gặp trong trao đổi bằng email ppt

Tránh những lỗi thường gặp trong trao đổi
bằng email
Nhiều người cho rằng, email là một trong những hình thức giao
tiếp phổ biến trong công sở và quá ư đơn giản nên dễ dàng bỏ
qua những lỗi không đáng có.
Vì vậy, để tránh những lỗi thường gặp này, hãy thử xem, liệu bạn đã
lưu tâm tới các vấn đề dưới đây khi gửi email trao đổi công việc
chưa.
Rà soát lỗi soạn thảo
Quy tắc đầu tiên khá đơn giản, đừng để email của bạn mắc các lỗi
chính tả hay ngữ pháp. Hãy đọc thật kỹ nội dung cần trao đổi trước
khi gửi đi. Nếu viết tiếng Anh, bạn có thể sử dụng tính năng tự kiểm
tra ngữ pháp và chính tả đã tích hợp trong phần mềm soạn thư. Việc
viết nhầm hay viết sai có thể xảy ra, nhưng bạn hoàn toàn có thể
khắc phục các lỗi nhỏ lẻ đó nếu đọc lại cẩn thận trước khi gửi. Người
nhận email có thể sẽ coi thường bạn nếu họ bắt gặp lỗi chính tả hay
ngữ pháp trong nội dung thư. Bởi điều đó chứng tỏ, có thể bạn đã vội
vàng trong khi đánh máy hoặc không thực sự quan tâm tới người
nhận email.
Giọng điệu trao đổi
Quy tắc tiếp theo, bạn nên kiểm tra giọng điệu đã viết trong email có
thực sự là giọng điệu bạn muốn gửi tới người nhận. Việc tạo ra sắc
thái giọng điệu trong email là điều không đơn giản và hầu hết mọi
người không quan tâm chăm chút tới yếu tố này. Bạn nên tránh cách
gửi email chỉ để hỏi ngay lập tức vấn đề quan tâm. Hãy gửi tới người
nhận một lời chào trước để bức email có một giọng điệu ôn hòa, dễ
chịu hơn.
Không dùng CAPSLOCK
Đừng bao giờ bật nút CAPSLOCK khi soạn sảo email. Việc viết email
bằng chữ in hoa khiến người nhận nghĩ bạn như đang muốn hét vào
mặt họ vậy. Cũng như thế, đừng bao giờ sử dụng tiếng lóng cũng

như viết tắt trong email. Và hơn hết thảy, đừng bao giờ dùng ngôn
ngữ tục tĩu trong các thư trao đổi công việc. Có thể bạn bè bạn thích
ngôn ngữ ấy, nhưng đồng nghiệp sẽ không đánh giá cao nó đâu. Một
trong những sai lầm rất lớn của mọi người là thường viết email quá
dài. Hãy nhớ rằng, người nhận không có nhiều thời gian để đọc, thế
nên, hãy tập trung vào vấn đề cần trao đổi nhất. Hãy chỉ hỏi những
câu bạn cần mà thôi.
Đừng bắt người nhận phải đoán
Một sai lầm khác cũng rất dễ mắc phải với nhiều người là dùng
nickname hoặc không nói rõ tên tuổi của mình trong khi liên hệ.
Những người nhận được email của bạn có thể sẽ không thấy tên bạn
có gì đáng buồn cười hoặc sẽ không có nhã hứng cộng tác cùng
bạn. Cách dễ dàng nhất là hãy dùng địa chỉ email giúp người nhận
nhận ra ngay tên của bạn. Chẳng hạn, nếu tên bạn là XYZ, hãy sử
dụng địa chỉ mail là
Một điểm nữa bạn cũng rất nên lưu ý là hãy tỏ ra lịch thiệp. Có một
cách đơn giản nhất để tránh được lỗi này là bạn nên luyện tập nó
hàng ngày. Hãy nhớ cảm ơn người khác bất cứ khi nào có thể.
Nếu tránh được tất cả những lỗi vừa nêu trên, chắc chắn, kỹ năng
giao tiếp bằng email của bạn đã đạt mức “tuyệt đỉnh” rồi đó.
Đừng cho rằng khi không ở văn phòng, bạn có thể đăng tải mọi thứ
lên tài khoản mạng xã hội của mình và không ai biết. Không có sự
phân biệt giữa cuộc sống riêng và công việc trên mạng xã hội. Do đó,
hãy chú ý và kiểm soát tốt mọi thông tin của bản thân trên Internet.