MÔN QUẢN TRỊ văn PHÒNG THỰC TRẠNG CÔNG tác HÀNH CHÍNH văn PHÒNG tại CÔNG TY cổ PHẦN sữa VIỆT NAM

TỔNG LIÊN ĐỒN LAO ĐỘNG VIỆT NAM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TƠN ĐỨC THẮNG
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÁO CÁO NHĨM CUỐI KỲ
MƠN QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG

THỰC TRẠNG CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN
PHỊNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Trần Thị Mỹ Phượng
Lớp Quản trị văn phòng N07 (Ca 1, Thứ 3)
Nhóm thực hiện: 01
Danh sách thành viên:
1. Nguyễn Thị Hồng Dung _71902022
2. Nguyễn Thị Yến Nhi_71902036
3. Nguyễn Thị Diễm Quỳnh_71901457
4. Nguyễn Trần Diễm Quỳnh_71901061
5. Nguyễn Thị Thu Thảo_71901914
6. Nguyễn Thị Ngọc Trân_71902077
7. Phạm Thúy An_71901291
TP. HCM, THÁNG 1 NĂM 2022

0

0


MỤC LỤC
CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT THÔNG TIN VỀ CÔNG TY......................................... 1
1.1. Thông tin về doanh nghiệp................................................................................ 1

1.1.1. Thông tin chung........................................................................................... 1
1.1.2. Thành tựu nổi bật.........................................................................................3
1.2. Cơ cấu tổ chức....................................................................................................3
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG.............6
2.1. Cơng tác quản trị hành chính văn phịng........................................................... 6
2.1.1. Cách bố trí nơi làm việc.............................................................................. 6
2.1.1.1. Ưu điểm trong cách bố trí của Vinamilk....................................8
2.1.1.2. Nhược điểm trong cách bố trí của Vinamilk.............................. 9
2.1.2. Công tác 5S của Vinamilk........................................................................... 9
2.1.2.1. Ưu điểm khi thực hiện 5S của Vinamilk................................... 12
2.1.2.2. Nhược điểm khi thực hiện 5S của Vinamilk............................. 12
2.1.3. Công tác quản trị thông tin của Vinamilk.................................................13
2.1.3.1. Mơ hình quản trị thơng tin của Vinamilk................................. 13
2.1.3.2. Truyền thông trong công ty cổ phần Vinamilk.........................15
2.1.3.3. Các công cụ hỗ trợ quản trị thông tin của Vinamilk............... 17
2.2. Xây dựng các biểu mẫu văn bản của Vinamilk...............................................21
2.2.1. Công văn.................................................................................................... 21
2.2.2. Thông báo.................................................................................................. 22
2.2.3. Giấy giới thiệu........................................................................................... 23
2.2.4. Quyết định khen thưởng............................................................................ 24
2.2.5. Quyết định bổ nhiệm..................................................................................26
2.2.6. Quyết định chấm dứt hợp đồng................................................................. 28
2.3. Xây dựng quy trình xử lý văn bản đến, văn bản đi......................................... 30
2.3.1. Một số khái niệm........................................................................................30
2.3.2. Nguyên tắc quản lý văn bản...................................................................... 30
2.3.3. Quy trình xử lý văn bản đến...................................................................... 31
2.3.4. Quy trình xử lý văn bản đi.........................................................................45

0

0


2.4. Xây dựng quy trình lưu trữ văn bản................................................................ 56
2.4.1. Sơ đồ quy trình lưu trữ văn bản................................................................ 56
2.4.2. Mơ tả chi tiết..............................................................................................57
CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT CHUNG VÀ KIẾN NGHỊ............................................. 69
3.1. Cơng tác quản trị hành chính văn phịng......................................................... 69
3.1.1. Cách bố trí nơi làm việc............................................................................ 69
3.1.2. Cơng tác 5S của doanh nghiệp..................................................................70
3.1.3. Công tác quản trị thông tin của doanh nghiệp......................................... 70
3.2. Xây dựng các biểu mẫu văn bản......................................................................71
3.3. Xây dựng quy trình xử lý văn bản................................................................... 72
3.4. Xây dựng quy trình lưu trữ văn bản................................................................ 73
KẾT LUẬN.................................................................................................................73
TÀI LIỆU THAM KHẢO..........................................................................................75
PHỤ LỤC HÌNH ẢNH.............................................................................................. 78
PHỤ LỤC VIDEO......................................................................................................82
DANH MỤC BẢNG BIỂU VÀ HÌNH ẢNH............................................................83
DANH MỤC ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN................................................................84

0

0


ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
*************
ĐIỂM BÀI BÁO CÁO CUỐI KỲ

HỌC KỲ 2 NĂM HỌC 2020-2021
Nhóm thực hiện: ………………………01……………………ca: ...…1……thứ …3
Đánh giá:
TT
1

2

Thang
điểm

Tiêu chí

Điểm
chấm

Ghi
chú

Hình thức trình bày:
- Trình bày đúng quy định hướng dẫn (font, số
trang, mục lục, bảng biểu…)

0.5

- Khơng lỗi chính tả, lỗi đánh máy, lỗi trích dẫn
tài liệu tham khảo

0.5

Nội dung:
Khái qt về thơng tin doanh nghiệp

1,0

Phân tích và đánh giá việc áp dụng lý thuyết vào
tình huống

3,0

Nhận xét chung và kiến nghị

1,0

Tổng điểm

6/10

Điểm chữ: ................................................................ (làm tròn đến 1 số thập phân)
Ngày … … tháng …… năm 20 …
Giảng viên chấm điểm

0

0


ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
*************

ĐIỂM BÀI THUYẾT TRÌNH CUỐI KỲ
HỌC KỲ 2 NĂM HỌC 2020-2021
Nhóm thực hiện: ………………………01……………………ca: ...……1………thứ ………………3………………
Đánh giá:
TT
1

2

Thang
điểm

Tiêu chí

Nguyễn
văn A

……

…..

…….

……

Hình thức trình bày slide
- Nội dung slides đúng trọng tâm

0,5

- Thiết kế slides

0,5

Thuyết trình
- Chia cơng việc cho thành viên hợp lý

0,5

- Thuyết trình

2,0

- Kỹ năng trả lời câu hỏi

0,5

Tổng điểm

4,0/10
Ngày ……… tháng …… năm 20 …
Giảng viên chấm điểm

0

0

Ghi
chú

LỜI MỞ ĐẦU
Cơng tác hành chính văn phịng là một lĩnh vực nắm giữ vị trí và vai trị đặc
biệt quan trọng trong mọi tổ chức từ cơ quan nhà nước đến các doanh nghiệp nhỏ
hay lớn. Dù ở bất kỳ thời điểm nào đi chăng nữa, chúng ta vẫn không thể vận hành
trơn tru một tổ chức mà không có sự hỗ trợ của cơng tác hành chính văn phịng. Để
chứng minh điều đó, nhóm chúng tơi đã quyết định chọn Công ty Cổ phần Sữa Việt
Nam Vinamilk để phân tích cụ thể thực trạng cơng tác hành chính văn phịng tại đây.
Trong bài báo cáo này, chúng tơi sẽ giới thiệu khái quát thông tin về công ty, thực
trạng cơng tác hành chính, xây dựng những quy trình cụ thể cũng như đưa ra những
nhận xét và kiến nghị của mình về việc cải thiện cơng tác hành chính văn phịng của
cơng ty Vinamilk.
Bài báo cáo có cấu trúc được chia làm ba chương chính như sau:
Chương 1: Khái quát thông tin về Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Vinamilk)
Chương 2: Thực trạng cơng tác hành chính văn phịng của Cơng ty Cổ phần
Sữa Việt Nam (Vinamilk)
Chương 3: Nhận xét chung và kiến nghị

0

0


1

CHƯƠNG 1: KHÁI QT THƠNG TIN VỀ CƠNG TY
1.1. Thơng tin về doanh nghiệp
1.1.1. Thông tin chung
● Tên công ty bằng tiếng Việt: Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam
● Tên cơng ty bằng tiếng nước ngồi: Vietnam Dairy Products Joint Stock

Company
● Tên cơng ty viết tắt: Vinamilk
● Loại hình: Cơng ty cổ phần
● Mã chứng khốn trên HOSE: VNM
● Trụ sở chính: Số 10, đường Tân Trào, phường Tân Phú, quận 7, Tp. HCM
● Điện thoại: (028) 54 155 555
● Fax: (028) 54 161 226
● Email:
● Website: www.vinamilk.com.vn
Ngày 20/08/1976, Vinamilk được thành lập dựa trên cơ sở tiếp quản 3 nhà
máy sữa do chế độ cũ để lại, gồm:
● Nhà máy sữa Thống Nhất (tiền thân là nhà máy Foremost)
● Nhà máy sữa Trường Thọ (tiền thân là nhà máy Cosuvina)
● Nhà máy sữa Bột Dielac (tiền thân là nhà máy sữa bột Nestle’ - Thụy Sỹ)
Sau khi các chi nhánh bán hàng được mở rộng ở một vài tỉnh thành từ Bắc
vào Nam, vào ngày 01/10/2003, công ty được cổ phần hóa và chính thức chuyển đổi
thành Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam.
Vinamilk là một công ty có ngành nghề đa dạng nhưng điển hình nhất là sản
xuất và kinh doanh các sản phẩm từ sữa như sữa hộp, sữa bột, bột dinh dưỡng, sữa
đậu nành, sữa tươi, bánh, nước giải khát và rất nhiều các sản phẩm từ sữa khác.

0

0


2

Vinamilk còn kinh doanh các thiết bị phụ tùng, nguyên liệu, vật tư, hóa chất có liên
quan. Bên cạnh đó, Vinamilk cịn góp mặt vào một số lĩnh vực khác như chăn nuôi;

kinh doanh nhà, môi giới cho thuê bất động sản; kinh doanh kho bãi, vận tải bằng ô
tô, bốc xếp hàng hóa; sản xuất và mua bán bao bì; sản xuất và mua bán rượu, đồ
uống và một số thực phẩm chế biến khác.
Vinamilk hiện là doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất các sản
phẩm từ sữa tại Việt Nam với sản phẩm được phân phối phủ đều khắp 63 tỉnh thành
trên cả nước với gần 200 nhà phân phối và 240.000 điểm bán lẻ truyền thống, 7.800
kênh bán lẻ hiện đại. Vinamilk chiếm lĩnh phần lớn thị phần trên cả nước, cụ thể
như sau: 54,5% thị phần sữa trong nước; 40,6% thị phần sữa bột; 33,9% thị phần
sữa chua uống; 84,5% thị phần sữa chua ăn; 79,7% thị phần sữa đặc. Ngồi ra,
nhóm khách hàng đặc biệt liên tục được mở rộng như bệnh viện, khách sạn, nhà
hàng, doanh nghiệp… nhất là nhóm trường học được chú trọng và mở rộng hơn bao
giờ hết nhờ tích cực góp phần vào chương trình Sữa học đường Quốc gia. Bên cạnh
đó, Vinamilk khơng chỉ là thương hiệu hàng đầu trong lòng người tiêu dùng Việt
Nam mà còn là thương hiệu nhận được cả sự ưa chuộng trên trường quốc tế. Tính
đến nay, sản phẩm của Vinamilk đã xuất khẩu lũy kế đến 55 quốc gia và vùng lãnh
thổ trên thế giới như: Thái Lan, Campuchia, Lào, Úc, Bắc Mỹ, châu Âu, khu vực
Trung Đông… với tổng kim ngạch xuất khẩu từ năm 1997 đến năm 2020 đạt hơn
2,4 tỷ USD.
Cổ phiếu của Vinamilk được xếp là cổ phiếu blue-chip tại Việt Nam - cổ
phiếu dành cho những doanh nghiệp được đánh giá có mức tăng trưởng và doanh
thu ổn định. Doanh thu hằng năm của Vinamilk được thống kê tăng khoảng từ 20%
- 25%. Trên thực tế, theo như thống kê của AC Nielsen, năm 2020 ngành sữa đã có
sự tăng trưởng âm (giảm 6%) do hàng chục triệu người bị ảnh hưởng tiêu cực bởi
đại dịch và thu nhập bình quân của người lao động đã giảm 3,2% so với năm 2019
(GSO). Tuy phải đối mặt với đại dịch Covid-19 với những ảnh hưởng đầy khắc
nghiệt, bằng những nỗ lực khơng ngừng của mình, Vinamilk vẫn nhận được những
thành tích đáng kinh ngạc trong năm 2020. Trong bối cảnh khó khăn, Vinamilk vẫn

0

0


3

hoàn thành kế hoạch năm 2020 với tổng doanh thu hợp nhất đạt 59,723 tỷ đồng,
tăng 5,9% so với cùng kỳ năm trước, chiếm hơn 20% tổng giá trị của top 50 thương
hiệu dẫn đầu Việt Nam năm 2020 và hơn 50% thị phần sữa Việt Nam.
1.1.2. Thành tựu nổi bật
Là một công ty với lịch sử lâu đời ở Việt Nam, Vinamilk khơng chỉ thành
cơng khẳng định vai trị, vị thế của mình trong nước mà cịn cả trên trường quốc tế.
Thông qua một thời gian hoạt động lâu dài của mình, sự xuất sắc của Vinamilk đã
đem lại cho cơng ty khơng ít thành tựu nổi bật, trong đó có một số thành tựu đáng
kể như sau:
● Danh hiệu Anh hùng lao động (2000).
● Huân chương Độc lập hạng III (2005, 2016), hạng II (2010).
● Huân chương Lao động hạng III (1985), hạng II (1991), hạng I (1996).
● Vinamilk tự hào là Thương hiệu Quốc gia, thuộc “Top 10 thương hiệu sữa
giá trị nhất toàn cầu” và “Top 36 công ty sữa lớn nhất thế giới”.
● Dẫn đầu trong Top 10 doanh nghiệp phát triển bền vững Việt Nam (2020).
● Top 50 thương hiệu giá trị nhất Việt Nam - Forbes (2016 - 2020).
● Top 10 hàng Việt Nam chất lượng cao (1995 - 2020).
● Top 200 công ty doanh thu trên 1 tỷ USD tốt nhất Châu Á - Thái Bình
Dương (2019).
● Top 50 cơng ty niêm yết lớn nhất Châu Á - Thái Bình Dương (2016).
● Top 300 công ty năng động nhất châu Á - Tạp chí Nikkei (2016 - 2020).
● Top 50 Doanh nghiệp sữa có doanh thu lớn nhất thế giới (Đứng thứ 49) theo
báo cáo của Euro Monitor & KPMG (2016).

0

0


4

1.2. Cơ cấu tổ chức
Số lượng nhân viên của Vinamilk theo thống kê năm 2020 đạt mức 9.361
nhân viên. Cơ cấu tổ chức của Vinamilk được thiết kế theo mô hình trực tuyến chức năng. Sơ đồ tổ chức của Vinamilk được thể hiện một cách chuyên nghiệp và
phân bổ phòng ban một cách khoa học và hợp lý, phân cấp cụ thể theo trách nhiệm
của mỗi thành viên và phịng ban trong cơng ty. Vinamilk do Đại hội đồng cổ đơng
đứng đầu có nhiệm vụ định hướng, phát triển và quyết định các dự án đầu tư, trực
tiếp quản lý Hội đồng quản trị. Hội đồng quản trị bao gồm 4 tiểu ban là: Tiểu ban
chiến lược, Tiểu ban nhân sự, Tiểu ban lương thưởng và Tiểu ban kiểm tốn có
nhiệm vụ quyết định các chiến lược, kế hoạch phát triển, kinh doanh hằng năm và
quyết định các giải pháp phát triển thị trường. Tổng giám đốc là người có chức vụ
điều hành cao nhất, có nhiệm vụ điều hành hoạt động hằng ngày của công ty và
hành động dưới quyền của Hội đồng quản trị. Tổng giám đốc là lãnh đạo trực tiếp
của các giám đốc các phòng ban điều hành hoạt động của công ty như: Giám đốc
Hoạch định Chiến lược, Giám đốc Công nghệ thông tin, Giám đốc Điều hành Kinh
doanh quốc tế… Ngoài ra, cơ cấu tổ chức Vinamilk cịn có hai vị trí là Giám đốc
Kiểm soát nội bộ và quản lý rủi ro có chức năng tư vấn cho Hội đồng quản trị cũng
như Tổng giám đốc và Giám đốc Kiểm toán nội bộ làm việc dưới quyền Tiểu ban
kiểm toán.

0

0

5

Nguồn: Vinamilk.com
Hình 1.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Cơng ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Vinamilk)

0

0


6

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG
2.1. Cơng tác quản trị hành chính văn phịng
2.1.1. Cách bố trí nơi làm việc
Mơi trường làm việc và khơng gian làm việc của một tổ chức có tác động rất
lớn tới trạng thái, tâm lý làm việc cũng như hiệu suất công việc của nhân viên. Bất
cứ nhân viên nào cũng mong muốn được làm việc trong một không gian tiện nghi,
thoải mái nhưng đồng thời cũng hiện đại và năng động. Một môi trường làm việc tốt
sẽ là nguồn động lực mạnh mẽ để thúc đẩy sự sáng tạo của nhân viên, giúp họ có
được những phương án và quyết định đúng đắn trong công việc.
Hiểu được điều này, kể từ khi mới thành lập năm 1976 đến nay, trải qua 45
xây dựng và phát triển Vinamilk đã không ngừng cải tiến môi trường làm việc ở
công ty của mình. Trong nhiều năm liên tiếp Vinamilk đều nằm trong danh sách
“100 nơi làm việc tốt nhất Việt Nam” do Tổ chức cộng đồng mạng nghề nghiệp
Anphabe công bố. Năm 2020, Vinamilk tiếp tục được bình chọn là nơi làm việc tốt
nhất Việt Nam, điều này đồng nghĩa với việc Vinamilk đã giữ vững vị trí top 1 là
nơi làm việc tốt nhất Việt Nam trong 3 năm liền. Có thể thấy rằng, sự bền vững
trong chiến lược nhân sự nói riêng và phát triển nói chung của Vinamilk trong việc
định hướng xác định yếu tố con người chính là nhân tố then chốt quyết định đến

thành công của doanh nghiệp.
Văn phòng làm việc của Vinamilk tọa lạc tại đường Tân Trào, quận 7, thành
phố Hồ Chí Minh được thiết kế theo kiểu hỗn hợp vì tương ứng với mỗi nhóm nhân
viên sẽ có một khơng gian làm việc riêng theo dạng những ơ chữ nhật lớn có vách
ngăn, đối với nơi làm việc giữa các nhân viên trong cùng một nhóm sẽ khơng có
vách ngăn để thuận tiện cho trao đổi cơng việc. Phịng làm việc của ban lãnh đạo
cơng ty được bố trí ở một vị trí riêng biệt, yên tĩnh sử dụng tường cách âm và có
cửa ra vào riêng, ngăn cách với không gian làm việc của nhân viên.

0

0


7

Mỗi nhóm nhân viên sẽ có khơng gian làm việc chung, bàn làm việc của mỗi
nhân viên được xếp để tạo ra khơng gian hình chữ nhật và có lối ra vào ở giữa, đồng
thời, có vách ngăn thấp ở phía trước để tách biệt với nhóm khác. Lối đi chung tại
khu vực làm việc khá rộng rãi tạo cảm giác thơng thống hơn cho văn phịng. Ngồi
ra, Vinamilk cịn trang bị những phịng họp vừa và nhỏ với khơng gian kín hoặc mở
tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của nhân viên.
Khơng gian làm việc của Vinamilk có nhiều góc trang trí các tiểu cảnh có
liên quan đến sữa và các sản phẩm từ sữa. Đặc biệt, Vinamilk thiết kế một khu vực
riêng để nhân viên Marketing có khơng gian sáng tạo và truyền cảm hứng làm việc
cho họ. Đó là khơng gian làm việc mở, được trải thảm cỏ để tạo cảm giác như một
trang trại. Tại đây cũng trưng bày một số giải thưởng mà Vinamilk đã đạt được để
tạo niềm vui và động lực cho nhân viên làm việc. Bên cạnh đó, các sản phẩm của
cơng ty có mặt hầu hết khắp mọi nơi trong khơng gian làm việc, điều này không chỉ
giúp không gian làm việc trở nên sinh động hơn mà nó cịn giúp tạo nguồn cảm

hứng để hình thành nên những ý tưởng phát triển cho chính các sản phẩm đó.
Những chiếc bàn tròn nhỏ được đặt rải rác trong văn phòng giúp nhân viên có thể
họp nhóm hoặc thảo luận một cách nhanh chóng, tiện lợi. Văn phịng làm việc được
trang trí với màu sắc chủ đạo là trắng, xanh lá cây và xanh dương (ba màu trong
nhận diện thương hiệu của Vinamilk), hoa, cây cảnh và những mảng xanh được đặt
ở nhiều nơi tạo bầu khơng khí trong lành, mới mẻ và hòa nhập với thiên nhiên.
Nơi làm việc của Vinamilk ln có đầy đủ ánh sáng: Ánh sáng thiên nhiên
và ánh sáng nhân tạo từ hệ thống đèn điện. Tuy nhiên, ở văn phòng làm việc vẫn sử
dụng chủ yếu là ánh sáng nhân tạo. Mỗi tầng làm việc đều có tường kính để nhìn ra
ngồi, có thể đón ánh sáng tự nhiên và có rèm kéo màu xám nhạt dễ chịu.
Văn phòng làm việc của Vinamilk trang bị đầy đủ các thiết bị làm việc hiện
đại cho nhân viên như: máy in laser, máy in màu, máy photocopy, v.v. Mỗi bàn làm
việc được cung cấp máy tính riêng, ghế ngồi của nhân viên là dạng ghế xoay lưới
màu đen sang trọng đem lại cảm giác thoải mái cho nhân viên khi làm việc. Bàn

0

0


8

làm việc, tường và nội thất sử dụng các màu sắc tươi sáng tạo cảm giác thoáng đãng
và rộng rãi khi làm việc.
Ngồi mơi trường làm việc độc đáo và hiện đại, Vinamilk cịn quan tâm xây
dựng các khơng gian nghỉ ngơi, giải trí và chăm sóc sức khỏe cho nhân viên. Khu
vực phục vụ ăn trưa và giải khát tại Vinamilk được thiết kế sạch sẽ, rộng rãi có thể
phục vụ một số lượng rất lớn nhân viên cùng lúc. Ngoài thời gian làm việc căng
thẳng nhân viên của cơng ty có thể giải trí, trị chuyện ở những không gian được
thiết kế như quán cà phê sân vườn ngồi trời, rèn luyện sức khỏe tại phịng gym của

cơng ty với các thiết bị tập luyện hiện đại hoặc có thể tận hưởng khu vực hồ bơi của
cơng ty.
2.1.1.1. Ưu điểm trong cách bố trí của Vinamilk
● Với cách thiết kế khơng gian làm việc của Vinamilk có thể mang lại cả hiệu
quả làm việc cá nhân và nhóm. Mỗi nhóm có thể tập trung cho một nhiệm vụ
cơng việc khác nhau, đồng thời cũng thuận tiện cho việc trao đổi của các
thành viên trong nhóm và tiết kiệm được thời gian di chuyển.
● Thiết kế văn phòng theo kiểu hỗn hợp vừa thể hiện được ưu điểm vừa khắc
phục được nhược điểm của văn phịng kiểu đóng và kiểu mở. Ngoài việc
thuận lợi cho hoạt động giám sát nhân viên trong q trình làm việc, cách bố
trí văn phòng làm việc của Vinamilk còn giúp tối ưu diện tích tối đa và tiết
kiệm rất nhiều chi phí như xây dựng, mua trang thiết bị và trang trí nội thất.
● Bố trí văn phịng theo kiểu hỗn hợp giúp dễ dàng điều chỉnh, nâng cấp và mở
rộng tùy vào nhu cầu phát triển số lượng nhân sự của công ty.
● Văn phịng làm việc của Vinamilk khơng chỉ giúp mang lại hứng thú làm
việc cho nhân viên qua cách bố trí mà nó cịn làm cho nhân viên cảm thấy
được gắn bó, được quan tâm, chăm sóc về cả sức khỏe tinh thần và thể chất.

0

0


9

2.1.1.2. Nhược điểm trong cách bố trí của Vinamilk
● Khơng gian làm việc được ngăn cách bởi các vách ngăn mỏng nên hiệu quả
bảo mật không cao. Một số không gian hội họp trong công ty ở dạng không
gian mở hồn tồn có thể bị nghe lén hoặc đánh cắp ý tưởng.
● Không gian làm việc mở, xuất hiện nhiều loại tiếng ồn khác nhau như tiếng

trao đổi, đi lại v.v có thể gây mất tập trung cho nhân viên trong q trình làm
việc.
2.1.2. Cơng tác 5S của Vinamilk
Sàng lọc - Seri
Nhân viên tại Vinamilk chủ động trong công việc phân loại và loại bỏ những
vật không cần thiết tại khu vực làm việc của mỗi cá nhân. Khơng có vật dụng thừa
trên bàn làm việc. Đặc biệt, phải chú ý các vật cịn sót lại trong ngăn tủ trong quá
trình phân loại.
Tại khu vực làm việc chung các nhân viên sẽ cùng nhau phân loại và giữ lại
các sản phẩm, các vật trang trí tiểu cảnh cịn phù hợp với chiến dịch quảng bá hiện
tại. Đồng thời, lưu trữ những sản phẩm, vật dụng của đợt quảng bá cũ tại kho lưu
trữ của cơng ty.
Tài liệu trong q trình làm việc được phân loại theo các cấp độ quan trọng
và mức độ sử dụng. Chủ động loại bỏ, tiêu hủy những tài liệu khơng cịn cần thiết.
Đối với nội thất, máy móc cũ hoặc khơng cịn có thể sử dụng có thể thanh lý
hoặc bán lại. Với những thiết bị cịn có thể sửa chữa thì tái sử dụng chúng. Đối với
các vật thuộc sở hữu công ty cần báo cáo và xin phép người có thẩm quyền trước
khi tiến hành tiêu hủy.
Sắp xếp - Seiton
Khu vực làm việc tại Vinamilk được sắp xếp và phân loại rất rõ ràng từ khu
vực làm việc của nhân viên, của sếp đến phòng họp, khu vực thiết kế, sáng tạo và

0

0


10

khu ăn uống, giải trí. Khu vực làm việc chung và khu vực làm việc riêng được tách

biệt với nhau giúp nhân viên tập trung hơn trong quá trình làm việc.
Bàn ghế và các vật dụng trong khu vực làm việc được sắp xếp một cách gọn
gàng, ngăn nắp, dễ tìm và dễ lấy. Mỗi bàn được trang bị kệ tài liệu riêng cho nhân
viên. Những vật dụng nhân viên thường xuyên sử dụng như: máy tính, bút, khay tài
liệu, v.v được đặt trên bàn làm việc. Ngoài ra, mỗi nhân viên được trang bị một tủ
nhỏ và một tủ lớn dưới bàn làm việc để cất giữ những vật dụng và tài liệu ít được sử
dụng hoặc các đồ dùng cá nhân của nhân viên.
Đối với tài liệu đã qua sử dụng và không cần dùng tới nữa (không còn quan
trọng) sẽ được đem đi tiêu hủy, với các tài liệu thường xuyên sử dụng được đặt tại
kệ chung có ở mỗi tầng làm việc, các tài liệu mật cực kỳ quan trọng sẽ được bảo
quản riêng bởi ban lãnh đạo, các tài liệu không thường dùng nhưng vẫn chưa tới
thời gian tiêu hủy sẽ được lưu trữ tại kho tư liệu của công ty. Hồ sơ, tài liệu được
phân loại theo màu sắc và dán nhãn, ký hiệu rõ ràng để thuận lợi cho việc tìm kiếm
đồng thời đảm bảo mỹ quan nơi làm việc.
Tại các hành lang, lối ra vào của công ty đều đặt chuông báo cháy, bình chữa
cháy, hệ thống phun nước đặt ở cuối hành lang, camera đặt ở những vị trí cao dễ
quan sát để đảm bảo an ninh cho công ty.
Sạch sẽ - Seiso
Ngoài nhân viên vệ sinh sẽ làm vệ sinh ở những khu vực chung mỗi ngày, thì
các nhân viên tại Vinamilk đều có ý thức giữ gìn vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc của
mỗi cá nhân. Các kệ tủ trưng bày và bàn làm việc của nhân viên hồn tồn sạch sẽ,
khơng bám bụi và được vệ sinh thường xun. Các cửa kính trong cơng ty, cửa sổ,
cửa ra vào được lau chùi mỗi ngày và khơng có vết bẩn.
Máy móc, thiết bị trong q trình làm việc cũng được thường xuyên lau chùi
để loại bỏ bụi bẩn đồng thời có thể giúp kiểm tra trạng thái hoạt động và phát hiện
sớm các chi tiết hoạt động bất thường.

0

0

11

Mỗi tầng làm việc đều được trang bị hệ thống hút ẩm trần giúp lưu thơng
khơng khí và hạn chế tình trạng ẩm mốc ở văn phịng.
Săn sóc - Seiketsu
Mỗi nhóm nhân viên sẽ do một người phụ trách việc kiểm tra và đánh giá
thực hiện 5S một cách thường xuyên. Ngoài ra, các nhân viên cũng chủ động nhắc
nhở nhau trong quá trình thực hiện, giúp 5S trở thành một thói quen trong cơng việc
hàng ngày của mỗi người. Đối với các công tác chung sẽ ghi cụ thể tên người chịu
trách nhiệm ở mỗi công việc.
Đặc biệt, tại khu vực làm việc có các khẩu hiệu, hình ảnh sinh động để nhắc
nhở mọi người nỗ lực duy trì, khơng nên lãng phí cơng sức sau khi đã thực hiện
được 3S nói trên.
Kế hoạch làm vệ sinh được xây dựng một cách thường xuyên. Đồng thời,
giữa các phòng ban cịn phát động các chương trình thi đua thực hiện 5S định kỳ để
các nhân viên có cơ hội được tham gia nhiều hơn.
Sẵn sàng - Shiketsuke
Vinamilk chủ động xây dựng các khóa đào tạo về 5S cho nhân viên, làm cho
nhân viên cảm nhận được niềm vui trong quá trình thực hiện 5S cũng như những lợi
ích mà 5S mang lại. Kế hoạch thực hiện 5S của Vinamilk được sắp xếp một cách cụ
thể, có sự tham gia của toàn bộ nhân viên và các cấp lãnh đạo. Ban lãnh đạo của
Vinamilk chính là những người đi đầu trong việc thực hiện, cũng như hỗ trợ thực
hiện và thúc đẩy hoạt động 5S của tồn tổ chức.
Khơng thúc ép nhân viên trong quá trình thực hiện 5S mà để nhân viên chủ
động thực hiện cho tới khi cảm thấy u thích 5S. Đây cũng là cách giúp tạo khơng
gian thoải mái để mọi người có thể thực hiện 5S một cách tốt nhất. Đối với các cá
nhân và tập thể hồn thành tích cực cơng tác 5S, Vinamilk sẽ có các chương trình
khen thưởng phù hợp để khích lệ họ tiếp tục duy trì 5S. Song song với việc khen

thưởng, khi cá nhân hoặc tập thể mắc lỗi trong quá trình thực hiện 5S, họ cần được

0

0


12

nhắc nhở kịp thời và chỉ ra lỗi sai một cách lịch sự thay vì chỉ trích thơ lỗ. Điều này
sẽ giúp cho nhân viên cảm thấy dễ dàng chấp nhận và hợp tác tốt hơn
Khi xảy ra chậm trễ trong quá trình thực hiện 5S ở bất cứ bộ phận nào sẽ
ngay lập tức áp dụng 5W1H để tìm ra nguyên nhân, gốc rễ vấn đề và sau đó tìm
cách khắc phục, cải thiện.
2.1.2.1. Ưu điểm khi thực hiện 5S của Vinamilk
● Nhờ quá trình thực hiện nghiêm túc 5S, văn phòng làm việc của Vinamilk trở
nên gọn gàng, ngăn nắp và sạch sẽ. Tất cả tài liệu được sắp xếp và phân loại
không chỉ giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm mà cịn tạo tính thẩm mỹ cho nơi
làm việc.
● Tiết kiệm chi phí thay mới đồ dùng (nhờ tái sử dụng), chi phí lưu kho (loại
bỏ những sản phẩm khơng cần dùng).
● Máy móc được kiểm tra, sửa chữa và thay mới giúp nâng cao hiệu quả hoạt
động, hạn chế những rủi ro có thể xảy ra với máy móc trong q trình làm
việc.
● Đảm bảo an toàn cháy nổ và an ninh tại nơi làm việc, giúp nhân viên an tâm
công tác.
● Nâng cao ý thức, trách nhiệm của nhân viên đối với tập thể, công ty. Tạo môi
trường làm việc chuyên nghiệp cho các nhân viên, định hướng nhân viên
phát triển tồn cầu. Tạo mơi trường làm việc tích cực, chun nghiệp từ đó
giúp thu hút nhân sự.

2.1.2.2. Nhược điểm khi thực hiện 5S của Vinamilk
● Trong giai đoạn đầu, thực hiện 5S mất khá nhiều thời gian dành cho việc
sàng lọc, sắp xếp và dọn dẹp một cách thường xuyên.

0

0


13

● Chưa đảm bảo được 100% nhân viên yêu thích và hứng thú tham gia thực
hiện 5S tại cơ sở làm việc. Cần các chính sách phù hợp hơn để thu hút nhân
viên tham gia và tuân thủ 5S.
● Mỗi nhân viên đều có ý thức kỷ luật khác nhau nên cịn thiếu sự đồng bộ
trong thực hiện 5S. Chính vì vậy cần tăng cường thực hiện, phổ biến và cải
tiến 5S để phù hợp hơn với thực tế môi trường làm việc của Vinamilk.
● Gây áp lực cho nhân viên trong giai đoạn đầu vì phải vừa thực hiện công
việc hằng ngày vừa thực hiện các nhiệm vụ của 5S. Để khắc phục điều này
mỗi nhân viên cần xây dựng cho mình một kế hoạch làm việc chi tiết và
phân bổ thời gian làm việc hiệu quả, khoa học.
2.1.3. Cơng tác quản trị thơng tin của Vinamilk
2.1.3.1. Mơ hình quản trị thông tin của Vinamilk
Dựa vào cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng của Vinamilk, có thể thấy
rằng thơng tin được truyền đi trong tồn bộ tổ chức theo mơ hình thơng tin phân tán.
Ban Giám Đốc sẽ trực tiếp ra quyết định cho mọi quyết định của công ty. Các vấn
đề trong công ty được liên lạc truyền đi và đến đều được thông qua Đại hội đồng Cổ
đông và Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc sẽ là người đại diện chính thức thơng
báo và ban hành các quyết định và chỉ thị xuống cho các cấp phịng ban của mình.
Việc sử dụng mơ hình thơng tin này đem lại cho Vinamilk nhiều ưu điểm

trong quản lý thơng tin nhưng cũng có một số hạn chế cần lưu ý.
Ưu điểm:
● Giúp Vinamilk quản lý thông tin một cách dễ dàng, thông tin được trao đổi
sẽ có sự tập trung, chính xác hơn về mặt chun mơn, do đó tất cả mọi người
trong tổ chức biết mình phải làm gì và làm như thế nào, cũng như có được
tính nhất qn trong q trình làm việc. Bởi vì thơng tin được truyền theo mơ
hình phân tán, do đó bộ phận chức năng sẽ tập trung hơn vào chuyên môn
nên hiệu quả công việc sẽ tốt hơn, đem lại hiệu suất công việc.

0

0


14

● Với sự phân tán trong thông tin, các nhà quản trị của Vinamilk sẽ có thể nắm
bắt được thơng tin, số liệu cụ thể nhất vì họ trực tiếp quản lý, tiếp nhận thông
tin từ quản trị cấp cơ sở. Do đó, nhà quản trị sẽ có thể đưa ra được những
quyết định đúng đắn, phù hợp nhất. Đây cũng là điều kiện giúp các lãnh đạo
thể thực hiện tầm nhìn của cơng ty một cách dễ dàng hơn. Có những đường
dây truyền thơng rõ ràng và Giám đốc điều hành cũng như Hội đồng quản trị
có thể truyền đạt tới nhân viên và giúp nhân viên hướng tới việc đạt được
tầm nhìn của tổ chức.
● Ngồi ra, với mơ hình thơng tin này, cơng ty cũng khơng cần phải chịu thêm
chi phí để thuê chuyên gia cho các chi nhánh của mình vì các quyết định
quan trọng được đưa ra bởi Ban điều hành và sau đó được truyền đạt tới các
chi nhánh.
Nhược điểm:
● Có thể xảy ra xung đột thơng tin khi các phịng ban chức năng và ban lãnh

đạo có sự khác nhau về ý kiến, cần phải thảo luận nhiều lần nên thơng tin có
thể sẽ khơng được nhanh chóng.
● Một bộ phận trong cơ cấu sẽ bị chi phối bởi thông tin của nhiều phịng ban
chức năng và cả ban lãnh đạo, vì vậy thơng tin cũng có thể sẽ trở nên nhiễu
loạn, q tải.
● Tạo áp lực cho người lãnh đạo mỗi khi ra quyết định phải đảm bảo chính xác
dẫn đến rủi ro cao và thời gian ra quyết định chậm.

0

0


15

Nguồn: stockbiz.vn
Hình 2.1. Mơ hình 3 tuyến phịng vệ theo thơng lệ QLRR và KSNB
Ngồi việc sử dụng mơ hình thơng tin phân tán, Vinamilk cịn kết hợp mơ
hình 3 tuyến phịng vệ theo thơng lệ quản lý rủi ro và kiểm soát nội bộ của
Vinamilk được thiết lập nhằm đảm bảo tính chuyên nghiệp, khách quan và độc lập
trong việc đánh giá các quy trình quản lý quản trị. Mơ hình này cũng cho phép việc
giám sát của Uỷ ban Kiểm toán được thực hiện trước, trong và sau khi Ban điều
hành và Hội đồng Quản trị ra quyết định quản lý trọng yếu.
2.1.3.2. Truyền thông trong công ty cổ phần Vinamilk
Các kênh truyền thông của Vinamilk vô cùng đa dạng, phong phú và theo
kịp xu thế của thời đại 4.0 cũng như môi trường công sở hiện đại. Có hai dạng kênh
truyền thơng là dạng cơng khai và riêng tư trong nội bộ đảm bảo những thông tin
then chốt, bí mật của doanh nghiệp và nhân sự.
a, Truyền thơng trong nội bộ Vinamilk
Là một tập đồn sữa lớn của Việt Nam, Vinamilk đã xây dựng những hoạt

động truyền thông nội bộ không chỉ phù hợp với đặc trưng hoạt động của doanh

0

0


16

nghiệp mà còn đáp ứng được nguyện vọng của người lao động với mục tiêu tăng
thêm đoàn kết cũng như gắn bó với doanh nghiệp của nhân viên.
● Sử dụng nền tảng website làm nền tảng truyền thông nội bộ: Vinamilk có
website riêng chỉ dành cho nhân sự trong doanh nghiệp. Trong trang web này,
Vinamilk tập trung quản lý, truyền tải thơng tin đến nhân sự cơng ty, bên
cạnh đó là những thông tin về các hoạt động của công ty. Từ đó, tạo cho
nhân viên một cảm giác gần gũi, thân thuộc và cảm thấy gắn kết với doanh
nghiệp hơn.
● Sử dụng phần mềm số để quản lý nhân viên: Vinamilk đã triển khai sử
dựng hệ thống E-Office giúp quản lý nhân viên dễ dàng, trong những trường
hợp bất khả kháng như phải làm việc online trong đại dịch COVID-19, hay
trong những trường hợp lãnh đạo và nhân viên khơng thể gặp mặt trực tiếp
thì việc quản lý cũng khơng cịn là vấn đề. Nhân viên có thể báo cáo công
việc hoặc xin ý kiến qua các cuộc họp online và lãnh đạo có thể sử dụng chữ
ký số để xác nhận các quyết định, văn bản, giấy tờ của mình cũng đưa ra các
quyết định kịp thời để điều hành cơng ty.
b, Truyền thơng bên ngồi Vinamilk
● Website chính thức của Vinamilk: trang web này hẳn khơng cịn xa lạ với
khách hàng khi muốn tìm hiểu về cơng ty. Đây là nơi cơng ty thể hiện được
tầm nhìn, giá trị cốt lõi cũng như các chính sách đào tạo, các chiến lược phát
triển nhân sự. Đây chính là những nguồn thông tin quan trọng, tạo nên dấu

ấn cũng như truyền thơng rất tốt về hình ảnh của cơng ty đến nhân viên của
mình cũng như nguồn lao động quan tâm đến công ty.
● Sử dụng nền tảng Youtube: Vinamilk đã vận dụng sự tiện lợi của nền tảng
Youtube để làm kênh truyền thông cho doanh nghiệp. Nắm bắt được nhu cầu
giải trí trên Youtube của nhân viên, việc Vinamilk đăng tải những thông tin
về doanh nghiệp trên nền tảng này sẽ giúp công ty tiếp cận người lao động
một cách tự nhiên và làm giảm sự gị bó, gượng ép. Các video trên Youtube

0

0


17

của Vinamilk thì có nội dung khá đơn giản nhưng những nội dung ấy đều
hàm chứa những thông tin quan trọng. Các thông tin về công ty, các hoạt
động nổi bật, những sản phẩm quan trọng hay các chiến dịch quảng bá của
công ty đều được lồng ghép, đăng tải một cách rất sáng tạo, khiến nhân viên
khi xem các video này có thể có nhiều ấn tượng và tạo được hiệu suất trong
cơng việc của mình.
Trong q trình phát triển của mình, Vinamilk ln nổi lên là một doanh
nghiệp lớn với nhiều năm kinh nghiệm nhưng các hoạt động truyền thông của
Vinamilk không hề cũ kỹ, lạc hậu mà ngược lại, Vinamilk ln chủ động tìm tịi và
tiếp thu những xu hướng truyền thông nội bộ, lắng nghe nguyện vọng và mong
muốn của những nhân lực trẻ để từ đó có sự điều chỉnh phù hợp nhất, đem lại hiệu
quả làm việc tốt nhất cho doanh nghiệp của mình.
2.1.3.3. Các công cụ hỗ trợ quản trị thông tin của Vinamilk
Có mạng lưới tới hơn 220.000 điểm kinh doanh phủ đều khắp cả nước cùng
việc đẩy mạnh thâm nhập thị trường ngoại, vấn đề sản xuất và quản lý tới các kênh

chính là thách thức cho Vinamilk. Chính vì vậy, Vinamilk đã dùng phương án quản
trị doanh nghiệp tổng thể ERP và hệ thống quản lý quan hệ khách hàng CRM với
mục tiêu quản lý thông tin chặt chẽ hơn cũng như nâng tầm vị thế doanh nghiệp
mình.
a, Hệ thống ERP
ERP (Enterprise Resource Planning) là một hệ thống hoạch định nguồn lực
giúp việc quản lý và vận hành dự án cũng như việc quản lý thông tin trong tổ chức
và các nguồn tài nguyên khác một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Trước đây, hoạt động kinh doanh của Vinamilk vẫn còn sử dụng những phần
mềm cũ như Foxpro,Excel,... và thường xun mắc phải những sai sót trong q
trình tính tốn, kiểm soát, lưu trữ các chứng từ với khối lượng lớn... điều này làm
cho doanh nghiệp gặp rất nhiều khó khăn trong việc quản lý các thông tin này.

0

0


18

Trong hạch toán, Vinamilk vẫn thường gặp phải những sai sót trong q
trình tính tốn và các cán bộ kế của Vinamilk cũng không dễ dàng khi kiểm tra các
bước tính tốn và các quy trình. Việc quản lý hàng hóa vào và ra cũng hồn tồn là
thủ cơng, điều này đã dẫn đến lượng hàng tồn kho quá nhiều trong khi sản phẩm
đầu ra lại tiêu thụ quá chậm và đã gây ra tốn kém trong cả quá trình sản xuất của
Vinamilk, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của cơng ty.
Để khắc phục khó khăn, vào ngày 15/3/2005, tập đồn sữa Vinamilk Việt
Nam đã khơng ngại chi hơn 4 triệu USD mua hệ thống ERP nhằm hướng đến một
tương lai phát triển và nâng cao hơn vị thế của mình. Hệ thống này đã được đưa
vào sử dụng chính thức từ 1/1/2007 đến nay. Thay vì thực hiện các công việc một

cách thủ công, hệ thống ERP sẽ giúp doanh nghiệp quản lý và thực hiện các quy
trình một cách hiệu quả và tránh sai sót hơn. ERP tiêu chuẩn gồm các phân hệ như:
kế tốn tài chính, hậu cần, quản lý, sản xuất, dịch vụ, dự đoán, lập kế hoạch và công
cụ lập báo cáo.
Theo bà Ngô Thị Trang - Phó tổng giám đốc Vinamilk, sau 8 tháng vận hành
ERP trên tồn cơng ty, hệ thống giúp cơng ty thực hiện chặt chẽ, tránh được các sai
sót trong cơng tác kế tốn; rõ ràng trong cơng tác tài chính - kế tốn, tạo điều kiện
thuận lợi hơn nhiều so với trước đây. Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số
nhược điểm khi sử dụng công cụ này như:
● Thiếu nguồn nhân lực: Khi triển khai sử dụng hệ thống ERP, nguồn nhân lực
có kiến thức chun mơn ERP hầu như bị thiếu do đó gây ra nhiều khó khăn
và cản trở trong cơng tác sử dụng hệ thống.
● Chi phí đầu tư lớn: Tuy Vinamilk là một doanh nghiệp lớn nhất nhì cả nước
nhưng ERP vẫn là một hệ thống đắt đỏ với doanh nghiệp này khi đã chi hơn
4 triệu USD cho hệ thống này.

0

0


19

b, Hệ thống CRM
CRM (Customer Relationship Management) là hệ thống quản lý thông tin
khách hàng giúp doanh nghiệp thu thập, phân tích và lưu trữ thơng tin về những
khách hàng tiềm năng và khách hàng hiện tại của doanh nghiệp.
Trước khi sử dụng hệ thống CRM, Vinamilk phân phối sản phẩm theo cách
truyền thống đó là thơng qua nhà phân phối xuống các cơ sở bán lẻ rồi mới tới
người tiêu dùng. Hình thức phân phối này gặp phải rất nhiều khó khăn như:

● Khơng thể kiểm sốt tất cả thông tin mà nhà phân phối, đại lý bán lẻ trao đổi
với khách hàng và ngược lại, công ty cũng khó chia sẻ thơng tin đến các nhà
phân phối của mình.
● Có sự gián đoạn thơng tin giữa các khâu trung gian. Tổng công ty không thể
nắm bắt được số lượng tồn kho của nhà phân phối để phân bổ hàng hóa kịp
thời và sẽ dễ làm mất cơ hội bán hàng của họ.

Nguồn: crmviet.vn
Hình 2.2. Quy trình phân phối sản phẩm của Vinamilk
Vinamilk xem hệ thống quản trị khách hàng là một phần không thể thiếu
trong chiến lược kinh doanh dài hạn của công ty. Hệ thống quản lý trước

0

0